E3.
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Perfil de la empresa.
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Acuse de Recibo
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Primera Vez: £
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Renovación:
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£
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Adición:
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£
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Modificación:
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£
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Los datos que proporcione sustituirán los que proporcionó
cuando solicitó su autorización.
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Información General.
El objetivo de este Perfil, es el de asegurar que las
empresas implementen prácticas y procesos de seguridad que aseguren su cadena
de suministros para mitigar el riesgo de contaminación de sus mercancías con
productos ilícitos.
Aquellas empresas interesadas en obtener su inscripción al
Registro en el Esquema de Certificación de Empresas en la modalidad Operador
Económico Autorizado bajo los rubros de Importador y/o Exportador,
Controladora, Aeronaves, SECIIT Textil y Tercerización Logística a que se
refiere la regla 7.1.4., de las RGCE vigentes, deberán demostrar que cuentan
con procesos documentados y verificables exigidos en el presente documento de
acuerdo al modelo o diseño empresarial que tengan establecido con base en una
gestión de riesgo, buscando durante la implementación de los estándares
mínimos en materia de seguridad la aplicación de una cultura de análisis que
soporte la toma de decisiones preventivas y reactivas ante amenazas y/o
circunstancias de riesgo acorde a los valores, misión, visión, códigos de
ética y conducta de la propia empresa.
Instrucciones de llenado:
1. Deberá llenar un perfil por cada una de las
instalaciones que operen bajo un mismo RFC, donde realicen procesos de
manufactura de productos de comercio exterior y, en su caso, de aquellas
instalaciones relacionadas como: plantas industriales y/o manufactureras,
almacenes, centros de distribución, consolidación entre otros. Esta
información deberá coincidir con lo manifestado en su Solicitud de Registro
en el Esquema de Certificación de Empresas.
2. Detallar cómo la empresa cumple o excede con
lo establecido en cada uno de los numerales conforme a lo que se indica.
3. El formato de este documento, se encuentra
dividido en dos secciones, como se detalla a continuación:
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1. Estándar.
Descripción del estándar
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1.1 Sub-estándar.
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Descripción del sub-estándar
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Respuesta.
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Notas Explicativas
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Describa y/o anexe…
Recomendación:
1. …
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4. Indicar cómo cumple con lo establecido en
cada uno de los sub-estándares, por lo que deberá anexar los procedimientos
en idioma español que, en su caso, se requieran, o brindar una explicación
detallada de lo solicitado en el campo de “Respuesta”.
El campo, referente a las “Notas
Explicativas”, es una guía respecto a los puntos que se deben incluir en la “Respuesta”,
de cada sub-estándar, señalando de manera indicativa aquellos puntos que no
deben excluirse de su respuesta.
De la misma forma, en algunos de los
campos de “Notas explicativas”, se incluyen “Recomendaciones”, las cuales
pretenden ser una guía en el caso de que, previo a la presentación de este
documento, no se cuente con lo solicitado, y de esta manera pueda coadyuvar a
elaborarse e implementarse, teniendo como base dicha sugerencia. En este
sentido, se debe entender que cualquier recomendación aquí indicada, no es
considerada como una obligación.
5. Una vez contestado este Perfil de la
empresa, deberá anexarlo a la Solicitud de Registro en el Esquema de
Certificación de Empresas a que se refiere el primer párrafo de la regla
7.1.4., fracción IV.
Para efectos de verificar lo manifestado
en el párrafo anterior, el SAT a través de la AGACE, podrá realizar una
inspección a la instalación aquí señalada, con el exclusivo propósito de
verificar lo señalado en este documento.
6. Cualquier Perfil de la empresa incompleto no
será procesado.
7. Cualquier pregunta relativa a la Solicitud
de Registro en el Esquema de Certificación de Empresas y el Perfil de la
empresa, favor de dirigirla a los contactos que aparecen en el Portal del
SAT.
8. En el caso de ser autorizado con el Registro
en el Esquema de Certificación de Empresas, este formato deberá ser
actualizado anualmente, de conformidad con lo establecido en la regla 7.2.1.,
tercer párrafo, fracción III.
9. Derivado de la emisión de la autorización,
podrían resultar “Requerimientos específicos”, los cuales deben solventarse
en el plazo que señale la autoridad para tales efectos.
Datos de la Instalación.
Se deberá llenar un Perfil de la empresa por cada una de
las instalaciones que pertenezcan y operen bajo el mismo RFC y que en sus
procesos manejen mercancía que sea objeto de comercio exterior. Las
instalaciones pueden ser plantas industriales y/o manufacturas, almacenes,
centros de distribución, etc.
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Información de la Instalación.
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Número de “Perfil de la empresa”:
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de
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RFC
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Nombre y/o Razón Social:
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Nombre y/o Denominación de la Instalación
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Tipo de Instalación
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Calle
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Número y/o letra exterior
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Número y/o letra interior
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Colonia
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Código Postal
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Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
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Antigüedad de la planta (años de operación):
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Actividad preponderante de la planta:
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Productos que fábrica o maneja en esta planta:
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(Según sea el caso)
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No. de embarques promedio mensual (EXP):
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(Por medio de transporte)
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No. de embarques promedio mensual (IMP):
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(Por medio de transporte)
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No. de empleados total de esta instalación:
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Superficie de la instalación (m2):
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Certificaciones en programas de
seguridad: (Favor de indicar si esta instalación cuenta con una certificación
por alguno de los siguientes programas)
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C-TPAT.
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Si
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No
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Nivel:
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Pre-Aplicante
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Aplicante
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Certificado
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Certificado/Validado
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C-TPAT Account number (8 dígitos):
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Manufacturer Identification Code (MID):
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Fecha de última visita en esta instalación:
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Operador Económico Autorizado de otros países (OEA)
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Si
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No
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Programa:
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Registro:
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Otros programas de seguridad en la cadena de suministros
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Si
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No
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Programa:
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Registro:
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Certificaciones: (Favor de
indicar si cuenta con certificaciones que consideren que impactan en el
proceso de su cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000; Procesos
Logísticos Confiables, entre otros)
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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1. Planeación de la seguridad en la cadena de suministros.
La empresa debe elaborar políticas y procedimientos
documentados para llevar a cabo un análisis que le permita la identificación
de riesgos y debilidades en su cadena de suministros con el objetivo de que
la alta dirección de la empresa, implemente estrategias que ayuden a mitigar
el riesgo en su empresa.
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1.1 Análisis de riesgo.
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La empresa debe establecer medidas para identificar,
analizar y mitigar los riesgos de seguridad dentro de la cadena de
suministros y en sus instalaciones. Por lo anterior, debe desarrollar un
proceso por escrito para determinar riesgos con base en el modelo de su organización
(ejemplo: ubicación de las instalaciones, tipo de mercancías y país de
origen, volumen, clientes, proveedores, rutas, contratación de personal,
clasificación y manejo de documentos, tecnología de la información, amenazas
potenciales, etc.), que le permita implementar y mantener medidas de
seguridad apropiadas.
Este procedimiento debe actualizarse por lo menos una vez
al año, de manera que permita identificar de forma permanente otros riesgos o
amenazas que se consideren en su operación y en la cadena de suministros, por
el resultado de algún incidente de seguridad o cuando se originen por cambios
en las condiciones iniciales de la empresa, así como para identificar que las
políticas, procedimientos y otros mecanismos de control y seguridad se estén cumpliendo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique cuáles son las fuentes de información utilizadas
para calificar los riesgos durante la fase de análisis.
Anexe el procedimiento documentado para identificar
riesgos en la cadena de suministros y las instalaciones de su empresa, el
cual debe de incluir como mínimo los siguientes puntos:
● Periodicidad con que revisa y/o
actualiza el análisis de riesgo.
● Aspectos y/o áreas de la empresa que
se incorporan al análisis de riesgo.
● Metodología o técnicas utilizadas para
realizar el análisis de riesgo.
● Responsables de revisar y/o actualizar
el análisis de riesgo de la empresa.
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Asimismo, el procedimiento documentado para identificar
riesgos en la cadena de suministro y sus instalaciones, deberá contemplar el proceso
de apreciación y gestión del riesgo, e incluir los siguientes aspectos:
● Establecimiento de un contexto
(cultural, político, legal, económico, geográfico, social, etc.).
● Identificación de los riesgos en su
cadena de suministros y sus instalaciones.
● Análisis del riesgo (causas,
consecuencias, probabilidades y controles existentes para determinar el nivel
de riesgo como “alto”, “medio” y “bajo”).
● Evaluación del riesgo (toma de
decisiones para determinar los riesgos a tratar y prioridad para implementar
el tratamiento).
● Tratamiento del riesgo (aplicación de
alternativas para cambiar la probabilidad de que los riesgos ocurran).
● Seguimiento y revisión del riesgo
(monitoreo de los resultados del análisis de riesgo y verificación de la
eficacia de su tratamiento).
Recomendación:
Se sugiere utilizar las técnicas de administración,
gestión y evaluación de riesgos de acuerdo a las normas internacionales ISO
31000, ISO 31010 e ISO 28000 que, de acuerdo a su modelo de negocio deban
implementar.
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1.2 Políticas de seguridad.
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La empresa debe contar con una política orientada a
prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la seguridad de la cadena de
suministros, como lo son el contrabando, lavado de dinero, tráfico de armas,
personas, mercancías prohibidas y actos de terrorismo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Enuncie la(s) política(s) de seguridad en la cadena de
suministros e instalaciones de la empresa, quién es el responsable de su
revisión, así como la periodicidad con la que se lleva a cabo su actualización.
Dicha(s) política(s) se debe(n) comunicar a los empleados
mediante un programa y/o campaña de difusión.
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1.3 Auditorías internas en la
cadena de suministros.
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Además del monitoreo de rutina en control y seguridad, es
necesario programar y realizar auditorías periódicas, que permitan evaluar
todos los procesos en materia de seguridad en la cadena de suministros de una
manera más crítica y profunda.
Las auditorías deben ser realizadas por personal
autorizado y, en lo posible, independientes de la actividad auditada, aunque
pueden ser parte de la organización. Se debe establecer un procedimiento
documentado para su realización. Si bien es necesario que las auditorías sean
exhaustivas, su enfoque se debe ajustar al tamaño de la organización y a la
naturaleza de los riesgos. Las auditorías pueden ser generales o centrarse en
tópicos seleccionados de acuerdo con las circunstancias.
La alta gerencia de la organización debe revisar los
resultados de las auditorías, y emprender las acciones correctivas o preventivas
requeridas. El proceso de revisión debe garantizar que se recoja la
información necesaria para permitir que la gerencia realice está evaluación.
La revisión debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para llevar a cabo
una auditoría interna, enfocada en la seguridad en la cadena de suministros,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señalar el tipo de auditorías internas
o externas, en materia de seguridad, que se realizan en la empresa.
● Indique quienes participan en ellas, y
los registros que se efectúan de la misma, así como periodicidad con la que
se llevan a cabo.
● Indique si la gerencia de la empresa
verifica el resultado de las auditorías en materia de seguridad, y si realiza
y/o implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora.
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1.4 Planes de contingencia y/o
emergencia.
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Debe existir un plan de contingencia documentado, para
asegurar la continuidad del negocio en el caso de una situación que afecte el
desarrollo normal de las actividades y las operaciones de comercio exterior
de la empresa en su cadena de suministros (por ejemplo: cierre de aduanas,
amenaza de bombas, detección de paquetes sospechosos, corte de energía
eléctrica, robo y/o daño de mercancías, amenazas, bloqueos o cierre de
carreteras, entre otros).
Dichos planes deben ser comunicados al personal mediante
capacitaciones periódicas, así como realizar pruebas, ejercicios prácticos o
simulacros de los planes de contingencia y emergencia para constatar su
efectividad, mismos de los que deberá mantener un registro (por ejemplo:
reportes de resultados, minutas, videograbaciones, fotografías, etc.).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento o plan de emergencia documentado,
en caso de una situación de emergencia o de seguridad, que afecte el
desarrollo normal de las actividades de comercio exterior de la empresa.
Este procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas
no limitativa, lo siguiente:
1. Qué situaciones contempla.
2. Qué mecanismos utiliza para difundir y
asegurarse que estos planes sean efectivos.
3. Contemplar la realización de simulacros y
cómo se documentan.
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2. Seguridad física.
La empresa debe contar con mecanismos establecidos y
procesos documentados para impedir, detectar o disuadir la entrada de
personal no autorizado a las instalaciones. Todas las áreas sensibles de la
empresa, deberán tener barreras físicas, elementos de control y disuasión
contra el acceso no autorizado.
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2.1 Instalaciones.
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Las instalaciones deben estar construidas con materiales
que puedan resistir accesos no autorizados. Se deben realizar inspecciones
periódicas documentadas para mantener la integridad de las estructuras y en
el caso de haberse detectado una irregularidad, efectuar la reparación
correspondiente. Asimismo, se deben tener identificados plenamente los
límites territoriales, así como los diversos accesos, rutas internas y la
ubicación de los edificios.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique los materiales predominantes con los que se
encuentra construida la instalación (por ejemplo: de estructura de metal y
paredes de lámina, paredes de ladrillo, concreto, malla ciclónica, entre
otros), y señale de qué forma se lleva a cabo la revisión y mantenimiento de
la integridad de las estructuras.
Anexe un plano de distribución o arquitectónico del
conjunto, donde se puedan identificar los límites de las instalaciones, rutas
de acceso, salidas de emergencia, ubicación de los edificios y colindancias.
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2.2 Accesos en puertas y
casetas.
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Las puertas de entrada o salida de vehículos y/o personal
deben ser atendidas, controladas, vigiladas y/o supervisadas. La cantidad de
puertas de acceso debe mantenerse al mínimo necesario.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique cuantas puertas y/o accesos existen en las instalaciones,
así como el horario de operación de cada una, e indique de qué forma son
monitoreadas (en caso de tener personal asignado, indicar la cantidad).
Detalle si existen puertas y/o accesos bloqueados o
permanentemente cerrados.
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2.3 Bardas perimetrales.
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Las bardas perimetrales y/o barreras periféricas deben
instalarse para asegurar las instalaciones de la empresa, con base en un
análisis de riesgo. Se deben utilizar cercas, barreras interiores o un
mecanismo para identificar y segregar la carga internacional, así como la de
alto valor y peligrosa. Estas deben ser inspeccionadas regularmente y llevar
un registro de la revisión con la finalidad de asegurar su integridad e
identificar daños.
Las áreas de almacenaje, alto valor, peligrosas, y/o de
acceso restringido, deben estar claramente identificadas y monitoreadas para
prevenir ingresos no autorizados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el tipo de cerca, barrera periférica y/o bardas
con las que cuenta la empresa, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Especifique qué áreas se encuentran
segregadas.
● Señale las características de las
mismas (material, dimensiones, etc.).
● En caso de no contar con bardas, favor
de justificar detalladamente la razón.
● Periodicidad con la que se verifica la
integridad de las bardas perimétricas y los registros que se llevan a cabo.
Describa de qué manera se encuentra segregada la carga
destinada al extranjero, el material peligroso y la de alto valor; asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
● Indique cómo separa la mercancía
nacional y la de comercio exterior, y si está identificada de manera
adicional (por ejemplo: empaque distinto, etiquetas, embalaje, entre otros).
● Identifique y señale las áreas de
acceso restringido. (mercancías peligrosas, alto valor, confidenciales,
etc.).
Recomendación:
El procedimiento para la inspección de las bardas
perimétricas podría incluir:
a) Personal responsable para llevar a cabo el
proceso.
b) Cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo
las inspecciones de las cercas, bardas perimétricas y/o periféricas y los
edificios.
c) Cómo se lleva el registro de la inspección.
d) Quién es el responsable de verificar que las
reparaciones y/o modificaciones cumplan con las especificaciones técnicas y
requisitos de seguridad necesarias.
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2.4 Estacionamientos.
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El acceso a los estacionamientos de las instalaciones debe
ser controlado y monitoreado. Se debe prohibir que los vehículos privados (de
empleados, visitantes, proveedores, contratistas, entre otros), se estacionen
dentro de las áreas de manejo y almacenaje de la mercancía, así como en áreas
adyacentes.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para el control y monitoreo de
los estacionamientos, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Responsables de controlar y monitorear
el acceso a los estacionamientos.
● Identificación de los estacionamientos
(especificar si el estacionamiento de visitantes y empleados, se encuentra
separado de las áreas de almacenaje y manejo de mercancía).
● Cómo se lleva el control de entrada y
salida de vehículos a las instalaciones. (Indicar los registros que se
realizan para el control del estacionamiento y los mecanismos de control
existentes, por ejemplo: tarjetones, tarjetas lectoras, corbatines, etc.).
● Políticas o mecanismos para no
permitir el ingreso de vehículos privados a las áreas de almacenaje y manejo
de mercancía.
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2.5 Control de llaves y
dispositivos de cerraduras.
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Las ventanas, puertas, así como las cercas interiores y
exteriores, de acuerdo a su análisis de riesgo, deben asegurarse con
dispositivos de cierre. La empresa debe contar con un procedimiento
documentado para el manejo y control de llaves y/o dispositivos de cierre de
las áreas interiores que se hayan considerado como críticas. Asimismo, deben
llevar un registro y establecer cartas responsivas firmadas de las personas
que cuentan con llaves o accesos autorizados conforme a su nivel de
responsabilidad y labores dentro de su área de trabajo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si todas las puertas, ventanas, entradas
interiores y exteriores disponen de mecanismos de cierre o seguridad.
Anexe el procedimiento documentado para el manejo y
control de llaves y/o dispositivos de cierre, asegúrese que incluya los
siguientes puntos:
● Responsables de administrar y
controlar la seguridad de las llaves.
● Formato y/o registro de control para
el préstamo de llaves.
● Tratamiento de pérdida o no devolución
de llaves.
● Señalar si existen áreas en las que se
acceda con dispositivos electrónicos y/o algún otro mecanismo de acceso.
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2.6 Alumbrado.
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El alumbrado dentro y fuera de las instalaciones debe
permitir una clara identificación de personas, material y/o equipo que ahí se
encuentre, incluyendo las siguientes áreas: entradas y salidas, áreas de
manejo y almacenaje de la mercancía, bardas perimetrales y/o periféricas,
cercas interiores y áreas de estacionamiento, debiendo contar con un sistema
de emergencia y/o respaldo en las áreas sensibles.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la operación y
mantenimiento del sistema de iluminación, asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
● Señale qué áreas se encuentran
iluminadas y cuáles cuentan con un sistema de respaldo (indique si cuenta con
una planta de poder auxiliar o algún otro mecanismo para suministrar energía
eléctrica en caso de alguna contingencia).
● De qué manera se cerciora que el
sistema de iluminación sea el apropiado en cada una de las áreas de la
empresa, de manera que permita una clara identificación del personal,
material y/o equipo que ahí se encuentra.
Recomendaciones:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del control de los sistemas de
iluminación.
b) Cómo se controla el sistema de iluminación.
c) Horarios de funcionamiento.
d) Identificación de áreas con iluminación
permanente.
e) Programa de mantenimiento y revisión. (En
caso de coincidir con otro proceso, indicarlo).
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2.7 Aparatos de comunicación.
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La empresa debe contar con aparatos y/o sistemas de
comunicación con la finalidad de contactar de forma inmediata al personal de
seguridad y/o con las autoridades, en caso de ocurrir una situación de
emergencia y seguridad. Adicionalmente, se debe contar con un sistema de
respaldo y verificar su buen funcionamiento de manera periódica.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento que el personal debe realizar
para contactar al personal de seguridad de la empresa o, en su caso, de la
autoridad correspondiente.
Indique si el personal operativo y administrativo cuenta o
dispone de aparatos (teléfonos fijos, móviles, botones de alerta y/o
emergencia, etc.), para comunicarse con el personal de seguridad y/o con
quien corresponda (estos deberán estar accesibles a los usuarios, para poder
tener una pronta reacción).
Indique qué tipo de aparatos de comunicación utiliza el
personal de seguridad en la empresa (teléfonos fijos, celulares, radios,
sistema de alarma, etc.).
Describa el procedimiento para el control y mantenimiento
de los aparatos de comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Políticas de asignación de aparatos de
comunicación móvil.
● Programa de mantenimiento de aparatos
de comunicación fija y móvil.
● Indique si cuenta con aparatos de
comunicación de respaldo, en caso de que el sistema permanente fallara, y, en
su caso, descríbalos brevemente.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del buen funcionamiento y
mantenimiento de los aparatos de comunicación.
b) Registro de verificación y mantenimiento de
los aparatos.
c) Forma de asignación de los aparatos de
comunicación.
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2.8 Sistemas de alarma y
circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV).
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Los sistemas de alarmas y de circuito cerrado de
televisión (CCTV), se deben utilizar para vigilar, notificar o disuadir
accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones y
notificar al área correspondiente, además de utilizarse como herramienta de
prueba en investigaciones derivadas de algún incidente de seguridad.
Estos sistemas deberán colocarse de acuerdo a un análisis de
riesgo previo, de tal forma que se mantengan vigiladas y monitoreadas las
áreas que impliquen el manejo y almacenaje de las mercancías, materias primas
y materiales de empaque, inspecciones de seguridad a los vehículos de carga,
así como del acceso de personal, visitantes, proveedores, vehículos de
pasajeros y de carga. Dichos sistemas deben permitir una clara identificación
del área o ambiente que vigila, estar permanentemente grabando y mantener un
respaldo de las grabaciones por lo menos de un mes, considerando que, en el
caso de que sus procesos logísticos excedan este periodo, deberá aumentar el
periodo del mantenimiento de estos respaldos, con la finalidad de tener los
elementos necesarios para destinar responsabilidades en caso de un incidente
de seguridad.
El sistema de CCTV, debe contar con un procedimiento
documentado de operación que incluya la supervisión del buen estado del
equipo, la verificación de la correcta posición de las cámaras, indicar la
frecuencia con la que debe realizar el respaldo de las grabaciones, así como
los responsables de su operación. Dicho sistema deberá tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si tiene contratado un servicio de central de
alarmas externo, y en su caso, describa los siguientes puntos:
● Indique si todas las puertas y
ventanas tienen sensores de alarma, así como las áreas donde se cuenta con
sensores de movimiento.
● Procedimiento a seguir en caso de
activarse una alarma.
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Describa el procedimiento documentado para la operación
del sistema de CCTV, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique el número de cámaras de CCTV
instaladas, y su ubicación por áreas. (Detalle si cubre las zonas de embarque
y descarga, incluyendo los puntos de entrada y salida de las instalaciones,
para cubrir el movimiento de vehículos e individuos, y donde se lleva a cabo
la inspección señalada en el sub-estándar 7.2).
● Señale la ubicación del sistema de
CCTV, dónde se localizan los monitores, quién los revisa, así como los
horarios de operación, y en su caso, si existen estaciones de monitoreo
remoto.
● Indique de qué forma revisan las
grabaciones. (Aleatoria, cada semana, eventos especiales, áreas restringidas,
etc.).
● Indique por cuánto tiempo se mantienen
estas grabaciones. (Debiendo ser por lo menos de un mes).
● Indique si el sistema de CCTV se
encuentra respaldado por una planta de poder eléctrica o algún otro mecanismo
para suministrar energía eléctrica.
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3. Controles de acceso físico.
Los controles de acceso físico, son mecanismos o
procedimientos que previenen e impiden la entrada no autorizada a las
instalaciones, mantienen control del ingreso de los empleados, visitantes y
proveedores, además de proteger los bienes de la empresa.
Los controles de acceso deben incluir la identificación de
todos los empleados, visitantes y proveedores en todos los puntos de entrada.
Así mismo, se deben mantener registros y evaluar permanentemente los
mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las instalaciones,
siendo la base para comenzar a integrar la seguridad como una de las
funciones primordiales dentro de cualquier empresa.
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3.1 Personal de seguridad.
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La empresa debe contar con personal de seguridad y
vigilancia. Este personal desempeña un rol importante en la protección física
de las instalaciones y de la mercancía durante su traslado, manejo y
resguardo dentro de la empresa, así como para controlar el acceso y salida de
todas las personas al inmueble.
El personal de seguridad, deberá contar con un
procedimiento documentado para llevar a cabo sus funciones y tener pleno
conocimiento de los mecanismos y procedimientos en situaciones de emergencia,
detección de personas no autorizadas o cualquier incidente de seguridad en la
instalación.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la operación
del personal de seguridad y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique el número del personal de
seguridad que labora en la empresa.
● Señale los cargos y/o funciones del
personal y horarios de operación.
● En caso de contratarse un servicio
externo, proporcionar los datos generales de la empresa (RFC, Razón social,
domicilio), y especificar número del personal empleado, detalles de
operación, registros y reportes que utilizan para desempeñar sus funciones.
● En caso de contar con personal armado,
describa el procedimiento para el control y resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los
empleados.
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Debe existir un sistema de identificación de empleados con
fines de acceso a las instalaciones. Los empleados sólo deben tener acceso a
aquellas áreas que necesiten para desempeñar sus funciones. La gerencia o el
personal de seguridad de la compañía deben controlar adecuadamente la entrega
y devolución de insignias, gafetes y/o credenciales de identificación de
empleados, visitantes y proveedores. Se deben documentar los procedimientos
para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo,
llaves, gafetes y/o credenciales, tarjetas de proximidad, etc.).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la identificación de los
empleados y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Mecanismos de identificación (gafete
y/o credencial con foto, control de acceso, biométricos, tarjetas de
proximidad, etc.).
● Indique cómo se identifica al personal
contratado por un socio comercial, que labore dentro de las instalaciones
(contratistas, sub-contratados, servicios in house sub-maquila, etc.).
Describa cómo la empresa entrega, cambia y retira las
identificaciones y controles de acceso del empleado y asegúrese de incluir
las áreas responsables de autorizarlas y administrarlas.
Anexe el procedimiento documentado para el control de las
identificaciones.
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3.3 Identificación de visitantes
y proveedores.
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Para tener acceso a las instalaciones, los visitantes y
proveedores deberán presentar identificación oficial con fotografía con fines
de documentación a su llegada y se deberá llevar un registro. Todos los
visitantes deberán estar acompañados por personal de la empresa durante su
permanencia en las instalaciones y asegurarse que el visitante porte siempre
en un lugar visible la identificación provisional proporcionada. Este
procedimiento deberá estar documentado.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para el control de acceso de los
visitantes y proveedores, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale qué registros se llevan a cabo
(formatos personales por cada visita, bitácoras, entre otros).
● Señale quién es la persona responsable
de acompañar al visitante y/o proveedor y si existen áreas restringidas para
su ingreso.
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3.4 Procedimiento de identificación
y retiro de personas o vehículos no autorizados.
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La empresa debe contar con procedimientos documentados que
especifiquen como identificar, enfrentar o reportar a personas y/o vehículos
no autorizados o identificados, dicho procedimiento debe ser comunicado al
personal responsable mediante capacitación. La capacitación debe estar
documentada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para identificar,
enfrentar o reportar personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
El procedimiento deberá incluir:
a) Personal responsable.
b) Designar a una persona o área responsable
para ser informado de los incidentes de seguridad.
c) Indicaciones para enfrentar y dirigirse al
personal no identificado.
d) Señalar en qué casos deberá reportarse a las
autoridades correspondientes.
e) Cómo se lleva a cabo el registro de los
incidentes de seguridad y las medidas adoptadas en cada caso.
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3.5 Entregas de mensajería y
paquetería.
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La mensajería y paquetería destinada a personal de la
empresa debe ser examinada a su llegada y salida, antes de ser distribuida a
las áreas y destinos correspondientes. Asimismo, la empresa deberá de tener
un procedimiento documentado para la recepción y revisión de mensajería y
paquetería, el cual debe ser comunicado al personal responsable mediante
capacitación. La capacitación debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la recepción y revisión de
mensajería y paquetería y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Personal encargado de llevar a cabo el
procedimiento.
● Indique cómo se identifica al personal
o proveedor del servicio de mensajería y paquetería. (Señale si requiere de
procedimiento adicional al de acceso a proveedores).
● Señale como se lleva a cabo la
revisión de la mensajería y/o paquetes, qué mecanismo utiliza, los registros
que se llevan a cabo y en su caso, los incidentes detectados.
● Describa las características o
elementos para determinar qué mensajería y/o paquetería es sospechosa.
● Señale qué acción realiza en el caso
de detectar mensajería y/o paquetes sospechosos.
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4. Socios comerciales.
La empresa debe contar con procedimientos escritos y
verificables para la selección y contratación de socios comerciales
(transportistas, para el traslado y/o distribución de mercancías objeto de
comercio exterior, agentes aduanales, almacenes, empresas de sub-maquila,
fabricantes, vendedores, proveedores de partes y materias primas, proveedores
de servicios de limpieza, seguridad privada, contratación de personal, entre
otros), y de acuerdo a su análisis de riesgo, exigir que cumplan con las
medidas de seguridad para fortalecer la cadena de suministros internacional.
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4.1 Criterios de selección.
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Deben existir procedimientos documentados para la
selección, seguimiento o renovación de relaciones comerciales con los
asociados de negocio o proveedores, que incluyan entrevistas, verificación de
referencias, métodos de evaluación y uso de la información proporcionada. La
información derivada de la investigación y/o evaluación de los asociados de
negocio y/o proveedores deberá documentarse y estar integrada un expediente
(físico o electrónico).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para la selección de
socios comerciales esto comprende cualquier tipo de proveedor, que tenga una
relación comercial con la empresa y la tercerizadora de servicios, en su
cadena de suministros (es en el siguiente sub-estándar donde se solicita
diferenciar aquellos de riesgo en su cadena de suministros), asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
● Qué información es requerida a su
socio comercial.
● Qué aspectos son revisados e
investigados.
● Indique si mantiene un expediente
físico o electrónico de cada uno de sus socios comerciales.
● Señale de qué manera se evalúan los
servicios de su socio comercial y qué puntos revisa.
Recomendación:
El expediente podría incluir lo siguiente:
● Datos de la empresa (nombre, RFC,
actividad, etc.).
● Presentación de la empresa.
● Datos del representante legal.
● Comprobante de domicilio.
● Referencias comerciales.
● Contratos, acuerdos y/o convenios de
confidencialidad, políticas de seguridad.
● En su caso, certificado o número de
certificación en los programas de seguridad a los que pertenezca.
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4.2 Requerimientos en seguridad.
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La empresa debe contar con un procedimiento documentado en
el que, de acuerdo a su análisis de riesgo, solicite requisitos adicionales
en materia de seguridad a aquellos socios comerciales que intervengan en su
cadena de suministro, ya sea como proveedores de materiales para la
elaboración, empaque o embalaje de las mercancías que sean objeto de comercio
exterior, así como de los proveedores de servicios que de igual forma
intervengan en la gestión aduanera, el control, manipulación, traslado y/o distribución
de las mismas.
Estos requisitos deberán estar basados en el “Perfil de la
empresa” establecido por la AGACE de manera genérica, o en caso de existir,
el “Perfil” específico para cada actor de la cadena de suministros que le
corresponda.
La empresa debe solicitar a sus socios comerciales la
documentación que acredite o compruebe que cumple con los estándares mínimos
de seguridad establecidos en este documento, ya sea a través de una
declaración escrita emitida por el representante legal del socio, convenios o
cláusulas contractuales, o con documentación que avale el cumplimiento de los
requisitos establecidos en algún otro programa de Operador Económico
Autorizado. Para el caso de la empresa Tercerizadora de Servicios que cuente
con socios comerciales contratados para prestar en su nombre los servicios de
gestión aduanera, almacenaje, traslado y/o distribución de mercancías objeto
de comercio exterior, deberán estar inscritos en el Registro en el Esquema de
Certificación de Empresas, en las modalidades de Operador Económico
Autorizado y Socio Comercial Certificado en cualquiera de sus rubros o contar
con el programa C-TPAT, otorgado por la CBP.
En el caso de los socios comerciales de la empresa que
presten sus servicios en el interior de las instalaciones, deberán estar
obligados al cumplimiento de estos requerimientos de seguridad en la cadena
de suministro.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa cómo lleva a cabo la identificación de socios
comerciales que requieran el cumplimiento de estándares mínimos en materia de
seguridad. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique si cuenta con un registro de
los socios comerciales que deben cumplir con requisitos en materia de
seguridad, y mencione que tipo de proveedores son estos (transportistas para
el traslado y/o distribución de mercancías objeto de comercio exterior,
almacenes, servicio de custodia, empresa de seguridad privada, agentes
aduanales, etcétera).
● Indique de qué forma documental
(convenios, acuerdos, cláusulas contractuales, entre otros), asegura que sus
socios comerciales cumplan con los requisitos en materia de seguridad.
● Indique si existen acuerdos
contractuales, respecto a la implementación de medidas de seguridad con sus
proveedores de servicios al interior de su empresa, tales como: seguridad
privada, comedor, jardinería, servicios de limpieza y mantenimiento,
proveedores de tecnología de la información, etc.
● Indique si cuenta con socios
comerciales que se les exija pertenecer a un programa de seguridad de la
cadena de suministros (por ejemplo: C-TPAT o algún otro programa de Operador
Económico Autorizado de la OMA).
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4.3 Revisiones del socio
comercial.
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La empresa debe realizar
evaluaciones periódicas de los procesos e instalaciones de los asociados de
negocios con base a un análisis de riesgo y estos deben mantener las normas
de seguridad requeridas por la empresa, y mantener registros de las mismas,
así como del seguimiento correspondiente.
Cuando se encuentren
inconsistencias, la empresa deberá comunicarlo a su socio y/o proveedor y
proporcionar un período justificado para atender las observaciones
identificadas o, en caso contrario, tener las medidas necesarias para
sancionarla.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la verificación de los requisitos
en materia de seguridad (procesos e instalaciones) de sus socios comerciales,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Periodicidad con la que realiza las
visitas al socio comercial (estas deben de ser por lo menos una vez al año).
● Registro o reporte de la verificación,
y en su caso del seguimiento correspondiente.
● Señale qué medidas de acción se toman
en caso de que los socios comerciales no cumplan con los requisitos de
seguridad establecidos.
En caso de contar con socios comerciales con la
certificación de C-TPAT u otro programa de certificación de seguridad en la
cadena de suministros, indique la periodicidad con la que es revisado su
estatus, como lo registran y las acciones que toma en caso de detectarse que
esté suspendida y/o cancelada.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
1. Periodicidad de las visitas;
2. Puntos de revisión en materia de seguridad;
3. Elaboración de reportes;
4. Retroalimentación y acuerdos con el socio
comercial;
5. Seguimiento a los acuerdos;
6. Medidas en caso de la detección del
incumplimiento de los requisitos;
7. Registro de evaluaciones;
8. Área o responsable de llevar a cabo este
procedimiento.
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5. Seguridad de procesos.
Deben establecerse medidas de
control para garantizar la integridad y seguridad de la mercancía de los
procesos relacionados con el transporte, manejo, despacho aduanero,
almacenaje y/o distribución de carga a lo largo de la cadena de suministros.
Estos procedimientos deben documentarse y asegurarse de mantener la
integridad de su embarque desde el punto de origen hasta su destino final.
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5.1 Mapeo de procesos.
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Se deberá contar con un mapa que muestre paso a paso el
proceso logístico del flujo de las mercancías y la documentación requerida a
través de su cadena de suministros internacional.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el documento donde se ilustre o describa el mapeo de
procesos por los que atraviesan sus mercancías, desde el punto de origen
hasta su destino, con la finalidad de tener un panorama general de cada uno
de los pasos que involucran la elaboración y entrega del producto final.
Incluya en su respuesta, los nombres (RFC y razón social)
de las empresas que le proporcionan los servicios en su cadena logística (por
lo menos los involucrados en el punto 3
a 6 del siguiente párrafo).
Este mapeo puede ser de manera escrita y/o gráfica,
debiendo contener por lo menos los siguientes aspectos:
1. Origen de:
a. Materia prima.
b. Envase, empaque y/o embalaje.
c. Contenedor y/o Semirremolque.
2. Entrega y/o Recepción de la mercancía.
3. Traslado de la mercancía.
4. Almacenamiento y/o Distribución.
5. Despacho Aduanero.
6. Entrega a destino final.
7. Flujo de Información relacionado con la
mercancía.
En su caso, indique si existe un proceso de
sub-manufactura y proporcione los datos generales de la empresa (Nombre, RFC,
Dirección) y el permiso de la SE en el que se otorga la autorización como
empresa de sub-manufactura, así como el proceso productivo que realizan.
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5.2 Almacenes y centros de
distribución.
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En caso de que la empresa cuente con almacenes y centros
de distribución para las mercancías objeto de comercio exterior, fuera de las
instalaciones de producción y/o manufactura que le pertenezcan, éstas deberán
sujetarse, de acuerdo a sus características, a lo establecido en este
documento, con el objeto de mantener la integridad en su cadena de
suministros.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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De acuerdo al mapeo de procesos de sus mercancías, si en
la cadena logística de las mercancías de comercio exterior se considera el
trasladarse a un almacén o centro de distribución, estos deben cumplir con
los requisitos mínimos en materia de seguridad establecidos por la AGACE. De
tal forma, que están obligados a llenar un “Perfil de la empresa” por cada
una de estas instalaciones aquí mencionadas.
Por lo anterior, indique cuántos almacenes y/o centros de
distribución utiliza, proporcione sus datos generales (denominación y
domicilio), y explique brevemente que actividad se lleva a cabo en esta
instalación.
Adicionalmente, incluya también aquellos almacenes y/o
centros de distribución que se utilicen para productos nacionales, activo
fijo, entre otros, como referencia (estos no deberán llenar un “Perfil de la
empresa”).
Asimismo, indique si estos pertenecen a la empresa o es un
servicio contratado a través de un tercero. En este caso, conforme a los
criterios de selección de proveedores que se mencionan en lo referente a
“Socios Comerciales”, indique de qué forma se cercioran de que cumple con los
requerimientos mínimos en materia de seguridad (los almacenes y/o centros de
distribución administrados por un tercero, no están obligados a presentar un
“Perfil de la empresa”).
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5.3 Entrega y recepción de
carga.
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La empresa debe asegurarse de la identificación de los
operadores de medio de transporte que efectúen la entrega o recepción de la
carga. Asimismo, la empresa debe designar a un responsable que supervise la
carga o descarga del embarque, verificando la descripción detallada de las
mercancías, peso, etiquetas, marcas y cantidad, cotejando dicha información
con las órdenes de compra o de entrega correspondientes.
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De igual forma, debe entregarse al conductor que transporta
las mercancías, la información documental requerida para su correcto traslado
en el que se incluya, de manera enunciativa más no limitativa, destino, ruta
que deberá mantener, datos de contacto y/o procedimiento en caso de ocurrir
algún incidente de seguridad o de la inspección por parte de alguna
autoridad, entre otros.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado en el que indique el
procedimiento para la entrega y recepción de la carga y asegúrese que se
incluyan los siguientes puntos:
● Método para identificar a los
operadores de transporte.
● Documentación que se entrega a los
operadores.
● Responsable de la supervisión de la
carga o descarga de la mercancía y cotejo de la información.
Recomendación:
El procedimiento de entrega y recepción de la mercancía
podrá incluir:
1. Método de inspección en el punto de acceso a
la empresa.
2. Designación del personal responsable de
recibir al conductor y las mercancías en la llegada.
3. Mantenimiento de un horario de las llegadas
previstas y tratamiento de las llegadas inesperadas.
4. Registro de los documentos de transporte y
los documentos de aduanas que acompañan en la entrada y salida de las
mercancías.
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5. Designar al personal responsable de
supervisar el proceso de carga y/o descarga de mercancías.
6. Pesaje, recuento, medición y marcaje de las
mercancías. (Comparar con la documentación proporcionada).
7. En el caso de la salida de mercancías,
verificar si existen requisitos de seguridad adicionales impuestos por
clientes.
8. Comprobación de la integridad de cualquier
candado y/o sellos en la carga y/o descarga (como se usan y registran en los
documentos los candados o sellos, colocados según el procedimiento
establecido en los estándares y de acuerdo con los requisitos legales
vigentes).
9. Identificación e informe de discrepancias.
10. En caso de la salida de mercancías, indicar
qué documentación se le entregará al transportista.
11. Informe al departamento correspondiente de la
recepción y/o salida de las mercancías.
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5.4 Procedimiento de seguimiento
de la mercancía.
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La empresa es la responsable de vigilar y monitorear la
integridad de sus mercancías a lo largo de la cadena de suministros, por lo
que debe contar con procedimientos documentados en los que se establezca el
uso de un diario de seguimiento y supervisión de actividades o una tecnología
equivalente para seguir el movimiento del medio de transporte que traslada la
mercancía de comercio exterior.
La empresa debe establecer procedimientos documentados,
internos o con su proveedor, para asegurarse en todo momento de la ubicación
del vehículo del transportista en tránsito. Estos procedimientos deben
realizarse bajo un análisis de riesgo en el que se incluya, de manera
enunciativa más no limitativa, la identificación de rutas predeterminadas,
tiempos estimados de entrega, así como entre puntos intermedios (patios,
aduana de salida, instalaciones del agente aduanal o agencia aduanal, agentes
de carga, entre otros). De igual manera, se deben incluir las medidas y
acciones a realizar en el caso de identificar cualquier retraso en la ruta
debido a condiciones climáticas, tráfico, cambios de ruta o la inspección de
alguna autoridad o algún incidente en materia de seguridad.
Los datos de supervisión y registro de todos los vehículos
en tránsito que transportan mercancías de comercio exterior deben preservarse
durante un mes en caso de que la autoridad y/o el transportista deban
realizar una evaluación debido a un incidente de seguridad.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para monitorear el
traslado de la mercancía.
Este procedimiento debe incluir, entre otros aspectos de
acuerdo a su operación:
● En caso de contar con GPS, indique el
tipo de sistema que tienen implementado las unidades que utiliza y, en caso
de ser un servicio tercerizado o subcontratado, describa las herramientas de
consulta de que dispone para poder monitorear la mercancía.
● Identificación de rutas y tiempos
estimados de traslado.
● Instrucciones en caso de existir una
demora en el recorrido. (detenciones, cambios de ruta, fallas mecánicas,
accidentes, etc.).
● Detalle si cuenta con un medio que
permita la comunicación con el transportista durante su traslado y si cuenta
con más de una forma de comunicación.
● Indique los registros que se
mantienen, así como el tiempo que deberán resguardarse.
● En caso de que el seguimiento lo
realice un tercero, indique quien es el responsable, y como se verifica que
se esté llevando a cabo correctamente, conforme a los procedimientos que la
empresa le señale.
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Indique si la empresa utiliza servicios de custodia para
sus embarques y, en su caso, señale si existe un proceso documentado para la operación
de los mismos en el que se señalen las políticas y restricciones, así como
los medios de comunicación entre la escolta y los transportistas (en su caso,
indique el RFC y razón social de la empresa que proporciona el servicio).
Recomendación:
Se sugiere asegurarse que los servicios de transporte
utilizados cuenten con un sistema de posicionamiento global permanente, que
facilite el monitoreo y seguimiento de los embarques.
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5.5 Reporte de discrepancias en
la carga.
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Deben existir procedimientos documentados para detectar y
reportar mercancía faltante, sobrante, prohibida o cualquier otra
discrepancia en la entrega o recepción de las mercancías, las cuales deben
ser investigadas y resueltas. Se debe verificar que la carga coincida con lo
indicado en la descripción declarada en la lista de empaque o el documento de
embarque, especificando la descripción detallada de las mercancías y los
datos que permitan la correcta identificación y cuantificación de las mismas.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para detectar y
reportar discrepancias en la entrega o recepción de las mercancías y
asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Responsables de llevar a cabo la
revisión.
● Documentos a cotejar.
● Áreas a las que se reporta la
información.
Este procedimiento, deberá aplicarse tanto a la mercancía
que se recibe de importación; en caso de aplicar, en la revisión en puntos
intermedios; así como en la entrega final de las mercancías a su cliente.
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5.6 Procesamiento de la
información y documentación de la carga.
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La empresa debe contar con procedimientos documentados
para asegurar que la información electrónica y/o documental utilizada durante
el movimiento y el despacho de la carga sea legible, completa, exacta y
protegida contra cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
De la misma forma, debe haber procedimientos documentados
para corroborar que la información recibida por los asociados de negocio sea
reportada en forma exacta y oportuna.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para el procesamiento de la
documentación de la carga, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Detalle como transmite la información
y documentación relevante al traslado de su carga con todos lo que
intervienen en su cadena de suministro. (Indique si utiliza un sistema
informático de control específico y explique brevemente su función).
Asimismo, detalle cómo valida que la información proporcionada sea legible,
completa, exacta y protegida.
● Señale de qué forma los asociados de
negocio transmiten información con la empresa y aseguran la protección de la
misma.
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5.7 Gestión de Inventarios,
control de material de empaque, envase y embalaje.
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La empresa debe tener procedimientos documentados para el
control de inventarios y almacenaje de la carga y deben llevarse a cabo de
forma periódica revisiones y auditorías para comprobar su correcta gestión.
Así mismo, debe tener un procedimiento documentado para el control del
material de empaque, envase y embalaje de las mercancías.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para la gestión de
inventarios. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
● La frecuencia con la que lleva a cabo
la verificación de existencias. (Inventario periódico). Indique si existe un
calendario programado documentado para realizarlos.
● Indique qué se realiza en el caso de
existir excedentes y faltantes en los inventarios.
● Señalar el tratamiento que se brinda
para el control y manejo del material de empaque, envase y embalaje, y en su
caso, de las mermas, desperdicios o material sobrante.
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
1. Almacén solamente accesible a personal
autorizado.
2. Periodicidad del control de existencias.
3. Control de mercancías entrantes,
transferencias a otros almacenes, retiradas permanentes y temporales.
4. Acciones que se toman si se identifican
irregularidades, discrepancias, pérdidas o hurtos.
5. Tratamiento del deterioro o de la
destrucción de las mercancías.
6. Separación de los diversos tipos de
mercancías por ejemplo de alto valor o peligrosas.
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6. Gestión aduanera.
La empresa debe contar con
procedimientos documentados en los que se establezcan políticas internas y de
operación, así como de los controles necesarios para el debido cumplimiento
de las obligaciones aduaneras.
Asimismo, deberá contar con
personal especializado y procedimientos documentados que establezcan la
verificación de la información y documentación generada por el agente aduanal
o, en su caso, asegurar los procesos que realiza el apoderado aduanal.
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6.1 Gestión del despacho
aduanero.
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La empresa debe contar con un procedimiento documentado en
el que se establezcan los criterios para la selección de un Agente o, en su
caso, un apoderado aduanal, quienes conforme a la legislación nacional, son
los autorizados para promover por cuenta ajena el despacho de las mercancías.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento de selección del Agente o
Apoderado Aduanal y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Criterios de selección.
● Métodos de evaluación y periodicidad.
Indique el nombre completo y el número de la patente y/o
autorización del agente o apoderado aduanal autorizado para promover sus
operaciones de comercio exterior.
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6.2 Obligaciones aduaneras.
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La empresa debe contar con un
procedimiento documentado que establezca el control de inventarios de las
mercancías de comercio exterior conforme a lo establecido en el artículo 59,
fracción I de la Ley y la información a que se refiere el Anexo 24 apartados
I y II, según corresponda.
La empresa deberá contar con un
procedimiento documentado para el cumplimiento de las obligaciones aduaneras
que se deriven de las operaciones de comercio exterior que realicen. Este
debe incluir, por lo menos, el cumplimiento de lo establecido en el artículo
59, fracciones II y III de la Ley, que permitirá la comprobación del origen y
procedencia de las mercancías, así como la correcta determinación del valor
en aduana.
Estos procedimientos respecto al
origen de las mercancías deben describir los casos en que se declara el
origen de las mismas y la documentación con la que se debe demostrar. En el
caso de las empresas que introduzcan mercancías al territorio nacional bajo
un programa de diferimiento o de devolución de aranceles, la empresa deberá
contar con un procedimiento en el que se describa cómo determina el pago de
los impuestos al comercio exterior, de acuerdo con lo dispuesto en los
Tratados de que México sea parte, conforme a lo establecido en el artículo
63-A de la Ley.
En el caso de contar con un
programa de fomento autorizado por la SE, debe contar con procedimientos
documentados para cumplir con lo requerido en el mismo, entre los cuales se
encuentra el control de inventarios, plazos de retorno y restricciones en cuanto
al cambio de destino de la mercancía importada temporalmente, entre otros
establecidos en el artículo 24 del Decreto IMMEX, así como el Reporte Anual
de Operaciones de Comercio Exterior a que se refiere el artículo 25 del
citado decreto.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento mediante el cual se establece el
control de inventarios en los términos de la fracción I del artículo 59 de la
Ley.
Anexe el procedimiento para cumplir con las obligaciones
aduaneras que deriven en la comprobación del país de origen y la valoración
de las mercancías de comercio exterior en los términos de la fracción II y
III del artículo 59 de la Ley.
Al respecto, para los efectos de restricciones a la
devolución de aranceles aduaneros sobre productos exportados y a los
programas de diferimiento de aranceles aduaneros, solo se requiere demostrar
el origen cuando la mercancía importada es originaria y se envía
subsecuentemente a otra Parte signataria del tratado internacional de que se
trate. Tratándose de cuotas compensatorias, se debe demostrar el origen
cuando la fracción arancelaria de la mercancía importada esté sujeta a dichas
medidas. Y también debe demostrarse el origen tratándose de mercancías que se
importen con trato arancelario preferencial al amparo de algún tratado del
que México sea parte. El origen se tendrá por demostrado cuando la empresa
cuente con el certificado de origen u otro documento previsto en las
disposiciones aplicables.
Indique si cuenta con un Programa IMMEX autorizado por la
SE, y en su caso, anexe el procedimiento para cumplir con las obligaciones
establecidas en el artículo 24 y 25 del Decreto IMMEX, entre las que se
incluyen, de manera enunciativa, más no limitativa los siguientes:
● Registro donde se llevan a cabo los
procesos productivos.
● Retorno de las mercancías en los
plazos autorizados.
● Control de inventarios automatizado.
● Reporte Anual de Operaciones, entre
otros.
En caso de contar con algún otro programa de fomento a la
exportación, anexe el procedimiento para cumplir con las obligaciones que se
deriven del mismo.
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6.3 Comprobación aduanera.
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La empresa, con el objeto de garantizar el cumplimiento de
la encomienda otorgada a un tercero, así como verificar la veracidad de la
información declarada a su nombre ante las autoridades competentes, debe
tener procedimientos documentados para que el personal que designa la
empresa, verifique periódicamente que los pedimentos que tiene registrados en
su contabilidad coinciden con lo que aparece registrado en el SAAI Web y, en
su caso, reportar a la autoridad aduanera cualquier discrepancia en dicha
información. La empresa, de igual forma, debe contar con un procedimiento
para el archivo de los pedimentos para su adecuado control.
Asimismo, la empresa debe contar con procedimientos documentados,
en los que se establezca la verificación periódica de la correcta
clasificación arancelaria de las mercancías sujetas a comercio exterior y la
comprobación de las regulaciones y restricciones arancelarias y no
arancelarias a que estén sujetas.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento establecido para verificar la
información que aparece registrada en el SAAI Web, y cotejar con los
pedimentos y documentación solicitados al agente aduanal y/o apoderado
aduanal.
Anexe el procedimiento documentado para la comprobación de
la correcta clasificación arancelaria y NICO. Este debe incluir, entre otros
aspectos de acuerdo a su operación:
● Método para la revisión y comprobación
de la clasificación arancelaria y NICO de las mercancías y sus
correspondientes tasas arancelarias, regulaciones y restricciones no
arancelarias.
● Mantenimiento de un fichero
actualizado de los productos de comercio exterior. Detalle qué rubros
concentra en el mismo (fracción arancelaria, NICO, Tasas, Regulaciones,
Dictámenes, entre otros) y con qué periodicidad se actualiza.
● Las herramientas, sistemas, programas
o información técnica que utiliza para clasificar sus mercancías.
● Reporte a las áreas correspondientes
los cambios en las fracciones arancelarias y las implicaciones que se generan
en tasas y regulaciones; así mismo cuando se trate de cambios en los NICO.
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7. Seguridad de los vehículos de
carga, contenedores, carros de tren, remolques y/o semirremolques.
Se debe mantener la seguridad en
los medios de transporte (vehículos de carga, camionetas, entre otros),
contenedores, carros de tren, remolques y semirremolques para protegerlos de
la introducción de personas y/o materiales no autorizados. Por lo anterior,
es necesario tener procedimientos documentados para identificar, revisar,
sellar y mantener la integridad de los mismos.
Por lo anterior, es necesario
que se cuente con procedimientos para sellar correctamente y mantener la
integridad de los contenedores y remolques desde el punto de origen. Se debe
aplicar un sello de alta seguridad a todos los contenedores y remolques a los
embarques de comercio exterior, los cuales deben cumplir o exceder la norma ISO
17712 para sellos de alta seguridad.
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7.1 Integridad de la carga y uso
de sellos en contenedores y remolques.
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La empresa debe contar con un
procedimiento documentado donde se identifiquen los medios de transporte y,
en su caso, de los contenedores, carros de tren y/o semirremolques utilizados
en su cadena logística internacional y se indique de qué forma se mantiene la
integridad de los mismos.
Por lo anterior, como uno de los
mecanismos de seguridad, la empresa debe utilizar los candados o sellos de
Alta Seguridad que cumplan o excedan la Norma ISO 17712 en todos los
contenedores y remolques cargados que sean objeto de comercio exterior y
mantener su integridad hasta la entrega en el destino final. Para ello, la
empresa debe tener procedimientos documentados para colocar y verificar la
correcta aplicación de los sellos, su inspección en puntos intermedios,
destino final y de su reemplazo cuando sean abiertos por alguna autoridad.
Asimismo, es necesario contar
con un procedimiento documentado para la administración de los mismos donde
se incluya el control, asignación, resguardo, manejo de discrepancias y
destrucción de sellos y candados. Respecto al proveedor de los sellos y/o
candados, se deberá demostrar de qué forma estos cumplen con la Norma ISO
17712.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Detalle el tipo de vehículos, medios de transporte, así
como contenedores y semirremolques que la empresa utiliza para el traslado de
sus mercancías (contenedores marítimos, cajas secas, contenedores
ferroviarios, tanques, entre otros).
Indique si las unidades de transporte, contenedores y/o
remolques son propiedad de la empresa o de un tercero.
Indique las empresas transportistas contratadas para
efectuar el traslado de las mercancías de comercio exterior, señalando su denominación
o razón social, RFC y domicilio fiscal.
Anexe el procedimiento documentado para la colocación y
revisión de los sellos y/o candados en los vehículos, medios de transporte,
contenedores, carros de tren, remolques y/o semirremolques. Este debe incluir,
entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
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● Verificar que el sello o candado esté
intacto y determinar si existe evidencia de manipulación indebida.
En caso de utilizar candado de alta
seguridad, de tipo botella, utilizar el método de inspección de VVTT:
a) V- Ver el sello y mecanismos de las cerraduras
del contenedor (View).
b) V- Verificar el número de sello (Verify).
c) T- Tirar del sello para asegurarse que está
correctamente puesto (Tug).
d) T- Torcer y girar el sello para asegurarse de
que ha cerrado (Twist and Turn).
● Revisar y cotejar la documentación que
contenga el número del sello o candado original y, en su caso, de los
adicionales que se lleven en el traslado de la mercancía.
● Revisar que los dispositivos de
cierre, bisagras y pasadores estén unidos al remolque o contenedor y soldados
o con remache.
● Indique cómo asignan y remplazan los
candados de alta seguridad, en el caso de que, durante el recorrido, sea
inspeccionado por alguna otra autoridad.
Anexe el procedimiento documentado para el control y
manejo de los candados. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a
su operación:
● Qué tipo de sellos y/o candados
utiliza en sus operaciones (comercio exterior, tránsito, almacenaje, etc.).
● Quién y cómo se resguardan los
candados y/o sellos.
● Cómo se atienden las discrepancias en
los números de candados.
● Indique quién es el proveedor(es) y
cómo se comprueba que las especificaciones de los sellos y/o candados cumplan
con la ISO 17712 (anexar certificado expedido por la empresa certificadora
encargada de verificar el cumplimiento de la ISO correspondiente).
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7.2 Inspección de los medios de
transporte, contenedores, carros de tren, remolques y semirremolques.
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Debe haber procedimientos establecidos para verificar la
integridad física de la estructura del medio de transporte, contenedor,
carros de tren, remolques y/o semirremolque antes de cargarlo, incluso la
confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas, con la finalidad
de identificar compartimientos naturales u ocultos.
Las inspecciones de los medios de transporte o vehículos
de carga, contenedores y remolques (de carga terrestre o ferroviaria) deben
ser sistemáticas y efectuarse a la entrada y salida de la empresa y/o en el
punto de carga de las mercancías; y si la infraestructura lo permite, antes
de llegar a la aduana de despacho. Deberá llevarse un registro de estas
inspecciones y realizarse en un lugar monitoreado por el sistema de CCTV,
dicho sistema debe cubrir el proceso de inspección en su totalidad.
El procedimiento documentado para su inspección debe incluir
de manera enunciativa, más no limitativa, los siguientes puntos de revisión:
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Medios de Transporte
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Remolques, Carros de tren, Semirremolques y Contenedores
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1. Parachoques, neumáticos y rines;
2. Puertas y compartimientos de herramientas;
3. Caja de la batería y filtros de aire;
4. Tanques de combustible;
5. Interior de la cabina / dormitorio;
6. Rompevientos, deflectores y techo;
7. Chasis y área de la quinta rueda.
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1. Pared delantera;
2. Lado izquierdo y derecho;
3. Piso;
4. Techo interior y exterior;
5. Interior y exterior de puertas;
6. Sección inferior externa;
7. En su caso, el sistema de refrigeración.
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Para los medios de transporte con remolque o
compartimiento de carga integrado, deberá adicionarse a los puntos de medios
de transporte, lo indicado en el apartado de Remolques.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para llevar a cabo la
inspección de seguridad de los medios de transporte, contenedores, remolques
y semirremolques. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
● Responsables de llevar a cabo la
inspección.
● Definición del lugar(es) donde se
lleva a cabo la inspección e indicar si está monitoreada por el sistema de
CCTV.
● Los puntos de revisión para medios de
transporte, remolques, semirremolques y contenedores tanto de seguridad como
aquellas de calidad.
Anexar el formato establecido para la inspección de medios
de transporte o vehículos de carga, contenedores, carros de tren, remolques
y/o semirremolques.
Indique si la reparación o mantenimiento de las unidades
de transporte, contenedores o remolques se realizan en las mismas
instalaciones o son llevados con un proveedor externo.
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7.3 Almacenaje de vehículos,
medios de transporte, contenedores, carros de tren, remolques y semirremolques.
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En caso de que los medios de transporte, contenedores,
remolques y/o semirremolques que serán destinados a transportar mercancías de
comercio exterior se encuentren vacíos y deban almacenarse en las áreas de
estacionamiento, deberán ser asegurados con un candado y/o sello indicativo,
o en su caso, en un área segura que se encuentre resguardada y/o monitoreada.
Cuando se tenga que almacenar algún contenedor, remolque
y/o semirremolque cargado, éste debe encontrarse en un área segura y
monitoreada para impedir el acceso y manipulación y cerrado con un candado de
alta seguridad de acuerdo a la norma ISO 17712.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si la empresa almacena los contenedores, remolques
y/o semirremolques para su posterior despacho, o en su caso los que se
encuentren vacíos y de qué manera mantiene la integridad de los mismos dentro
de sus instalaciones:
● En caso de utilizar candado y/o
sellos, para los contenedores, remolques y semirremolques vacíos, indique qué
tipo utiliza.
● En caso de utilizar algún contenedor,
remolque y/o semirremolque como almacén de materia prima y/o algún otro tipo
de mercancías, señale cómo mantiene la integridad y seguridad de las mismas.
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8. Seguridad del personal.
Se debe contar con
procedimientos documentados para el registro y evaluación de personas que
desean obtener un empleo dentro de la empresa y establecer métodos para
realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.
También, deben existir programas
de capacitación continuos para el personal que difundan las políticas de
seguridad de la empresa, así como las consecuencias y acciones a tomar en
caso de cualquier falta o incidente de seguridad.
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8.1 Verificación de antecedentes
laborales.
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La empresa debe tener procedimientos documentados para
verificar la información asentada en el currículo y solicitud de los
candidatos con posibilidad de empleo, de conformidad con la legislación
local, ya sea por cuenta propia o por medio de una empresa externa.
De igual forma, para los cargos que por su sensibilidad
así lo requieran y afecten la seguridad de los embarques que sean objeto de
comercio exterior, de conformidad con su análisis de riesgo efectuado
previamente, deberán considerar solicitar requisitos más estrictos para su
contratación, los cuales se deberán realizar de manera periódica.
Toda la información referente al personal deberá
mantenerse en expedientes personales, mismos que deberán tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la contratación del
personal, y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Requisitos y documentación exigida.
● Pruebas y exámenes solicitados.
Indique las áreas y/o puestos críticos que se hayan
identificado como de riesgo, conforme a su análisis y señale lo siguiente:
● Indique cuales son los requerimientos
adicionales para áreas y/o puestos de trabajo específicos (carta de
antecedentes no penales, estudios socioeconómicos, clínicos (uso de drogas),
etc.). En su caso, señale los puestos o áreas de trabajo en que se requieren
y con qué periodicidad se llevan a cabo.
● Indique si previo a la contratación,
el candidato debe firmar un acuerdo de confidencialidad o un documento
similar.
En caso de contratar una agencia de servicios para la
contratación de personal, indique si ésta cuenta con procedimientos
documentados para la contratación de personal y cómo se asegura de que
cumplan con el mismo. Explique brevemente en qué consisten.
Los procedimientos para la contratación del personal
podrán incluir:
a) Comprobaciones exhaustivas de los
antecedentes laborales y personales de los nuevos empleados.
b) Cláusulas de confidencialidad y
responsabilidad en los contratos de los empleados.
c) Requerimientos específicos para puestos
críticos.
d) En su caso, la actualización periódica del
estudio socioeconómico y físico/médico de los empleados que trabajen en áreas
críticas y/o sensibles.
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8.2 Procedimiento para baja del
personal.
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Deben existir procedimientos
documentados para la baja del personal en que se incluya la entrega de
identificaciones y cualquier otro artículo que se le haya proporcionado para
realizar sus funciones (llaves, uniformes, gafetes y/o credenciales, equipos
informáticos, contraseñas, herramientas, etc.). Así mismo, este procedimiento
debe incluir la baja en aquellos sistemas informáticos, de accesos, entre
otros que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la baja del personal, y
asegúrese de incluir lo siguiente:
● Cómo se realiza la entrega de
identificaciones, controles de acceso y demás equipo.
● Indique si cuentan con un registro y/o
formato, en que se identifique y asegure la entrega de material y baja en
sistemas informáticos (en su caso, favor de anexar).
● Señale si mantienen registros del
personal que finalizó su relación laboral con la empresa, para que en caso de
que haya sido por motivos de seguridad, se prevenga a sus proveedores de
servicios y/o asociados de negocio.
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8.3 Administración de personal.
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La empresa debe mantener una lista de empleados
permanentes actualizada. Asimismo, debe realizar y mantener actualizados los
registros de afiliación a instituciones de seguridad social y demás registros
legales de orden laboral.
En el caso de que la empresa cuente con personal
contratado por sus socios comerciales y labore dentro de las instalaciones,
deberá asegurarse de que cumplan con los requerimientos establecidos para el
resto de sus empleados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si la empresa cuenta con un sistema o base de
datos actualizada, tanto del personal empleado directamente, como aquel
contratado a través de una empresa proveedora de servicios:
● Este personal, deberá estar contratado
de acuerdo con las leyes y reglamentos de orden laboral vigentes.
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9. Seguridad de la información y
documentación.
Deben existir medidas de
prevención para mantener la confidencialidad e integridad de la información y
documentación generada por los sistemas de la empresa, incluyendo aquellos
utilizados para el intercambio de información con otros integrantes de la
cadena de suministros. Asimismo, deben existir políticas documentadas que
incluyan las medidas contra su mal uso.
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9.1 Clasificación y manejo de
documentos.
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Deben existir procedimientos para clasificar documentos de
acuerdo a su sensibilidad y/o importancia. La documentación sensible e
importante debe ser almacenada en un área segura que solamente permita el
acceso a personal autorizado. Se debe identificar el tiempo de vida útil de
la documentación y establecer procedimientos para su destrucción.
La empresa deberá conducir revisiones de forma regular
para verificar los accesos a la información y asegurarse de que no sean
utilizados de manera indebida.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el registro,
control y almacenamiento de documentación impresa (clasificación y archivo de
documentos).
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Registro de control para entrega, préstamo,
entre otros de documentación.
b) Acceso restringido al área de archivos.
c) Políticas de almacenamiento y clasificación.
d) Un plan de seguridad actualizado que describa
las medidas en vigor relativas a la protección de los documentos contra
accesos no autorizados, así como contra la destrucción deliberada o la
pérdida de los mismos.
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9.2 Seguridad de la tecnología
de la información.
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En el caso de los sistemas automatizados, se deben
utilizar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la
contraseña. Debe haber políticas, procedimientos y normas de tecnología de
informática establecidas que se deben comunicar a los empleados mediante
capacitación.
Deben existir procedimientos escritos e infraestructura
para proteger a la empresa contra pérdidas, robo, fuga, hackeo y/o secuestro
de información, así como un sistema o software establecido para identificar
el abuso de los sistemas de tecnología de la información y detectar el acceso
inapropiado y/o la manipulación indebida o alteración de los datos
comerciales y del negocio, así como un procedimiento escrito para la
aplicación de medidas disciplinarias apropiadas a todos los infractores.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para archivar su información y
protegerla de posibles pérdidas. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale la frecuencia con que se llevan
a cabo las copias de respaldo de la información.
● Quién tiene acceso a los mismos y
quién autoriza la recuperación de la información.
Describa el procedimiento para la protección de sus
sistemas informáticos y como garantizan la seguridad de la información,
asegúrese de indicar lo siguiente:
● Indique si los sistemas están
protegidos bajo contraseñas y con qué frecuencia son modificadas.
● Señale si existen políticas de
seguridad de la información para su protección.
● Indique los mecanismos o sistemas para
detectar el abuso o intrusión de personas no autorizadas a sus sistemas.
● Indique las políticas correctivas y/o
sanciones en caso de la detección de alguna violación a las políticas de
seguridad de la información.
Señale si los socios comerciales tienen acceso a los
sistemas informáticos de la empresa. En su caso, indique qué programas y cómo
controlan el acceso a los mismos.
Indique si el equipo de cómputo cuenta con un sistema de
respaldo de suministro eléctrico que permita la continuidad del negocio.
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Los procedimientos referentes al respaldo de la
información de la empresa podrán incluir:
a) Cómo y por cuánto tiempo se almacenan los
datos.
b) Plan de continuidad del negocio en caso de
incidente y de cómo recuperar la información.
c) Frecuencia y localización de las copias de
seguridad y de la información archivada.
d) Si las copias de seguridad se almacenan en
sitios alternativos a las instalaciones donde se encuentra el CPD (centro de
proceso de datos).
e) Pruebas de la validez de la recuperación de
los datos a partir de copias de seguridad.
Recomendación:
Los procedimientos referentes a la protección de la
información de la empresa podrán incluir:
1. Una política actualizada y documentada de
protección de los sistemas informáticos de la empresa de accesos no
autorizados y destrucción deliberada o pérdida de la información.
2. Detalle si opera con sistemas múltiples
(sedes/sitios) y cómo se controlan dichos sistemas.
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3. Quién es responsable de la protección del
sistema informático de la empresa (la responsabilidad no debería estar
limitada a una persona, sino a varias, de forma que cada uno pueda controlar
las acciones del resto).
4. Cómo se conceden autorizaciones de acceso y
nivel de acceso al sistema informático (el acceso a la información sensible
debería estar limitado al personal autorizado a realizar modificaciones de la
información).
5. Formato de las contraseñas, frecuencia de
cambios y quién proporciona esas contraseñas.
6. Nombre del cortafuegos "firewall"
y anti-virus utilizados (incluir lo relacionado al licenciamiento).
7. Eliminación, mantenimiento o actualización
de los detalles de usuario.
8. Medidas previstas para tratar incidentes en
caso de que el sistema se vea comprometido.
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10. Capacitación en seguridad y
concientización.
Debe haber un programa
documentado de concientización sobre amenazas establecido y mantenido por el
personal de seguridad para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas de
terroristas y contrabandistas en cada punto de la cadena de suministros. Los
empleados deben conocer los procedimientos establecidos en la compañía para
considerar una situación y cómo denunciarla. Se debe brindar capacitación
específica a los empleados en las áreas de seguridad, embarques y recibos;
así como también a aquellos que reciben y abren mensajería y paquetería.
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10.1 Capacitación y
concientización sobre amenazas.
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La empresa debe contar con un
programa de capacitación y concientización de las políticas de seguridad en
la cadena de suministros dirigido a todos sus empleados (operativos y
administrativos) y, adicionalmente, poner a su disposición material
informativo respecto de los procedimientos establecidos en la compañía para
considerar una situación que amenace su seguridad y saber cómo denunciarla.
De igual forma, se debe ofrecer
capacitación específica conforme a sus funciones para ayudar a los empleados
a mantener la integridad de la carga, realizar la revisión de contenedores,
remolques y/o semirremolques, recepción y revisión de mensajería y
paquetería, difusión de las políticas, procedimientos y normas de tecnologías
de la información (robo, fuga, hackeo y/o secuestro de información),
prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita, reconocer
conspiraciones internas, proteger los controles de acceso, así como
capacitación referente a contrabando, robo de mercancía.
Aunado a los programas de
capacitación en seguridad, se debe incluir un programa de concientización
sobre consumo de alcohol y drogas. Estos temas deben establecerse como parte
de la inducción de nuevos empleados y mantener periódicamente programas de
actualización.
Los programas de capacitación
deben fomentar la participación activa de los empleados en los controles y
mecanismos de seguridad, así como mantener registros de todos los esfuerzos
de capacitación que haya brindado la empresa y la relación de quienes
participaron en ellos (videos, fotografías, minutas, listas de asistencia,
intranet u otro sistema, material didáctico, presentaciones en PowerPoint, folletos,
etc.).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si cuenta con un programa de capacitación en
materia de seguridad y prevención de incidentes de seguridad en la cadena de
suministros para todos los empleados que laboren para la empresa
(administrativos, operativos, directos o indirectos). Explique brevemente en
qué consiste el programa de capacitación y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Breve descripción de los temas que se
imparten en el programa.
● En qué momento se imparten.
(Inducción, períodos específicos, derivado de auditorías, incidentes de
seguridad, etc.).
● Periodicidad de las capacitaciones,
así como, las actualizaciones y reforzamiento.
● Indique de qué forma se documenta la
participación en las capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros
(videos, fotografías, minutas, listas de asistencias, intranet u otro
sistema, material didáctico, presentaciones en PowerPoint, folletos, etc.).
● Explique cómo se fomenta la
participación de los empleados en cuestiones de seguridad en la cadena de
suministros.
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10.2 Concientización a los
operadores de los medios de transporte.
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La empresa debe dar a conocer a
los operadores de los medios de transporte que utiliza para el traslado de
las mercancías que se destinarán al comercio exterior, las políticas de
seguridad respecto de procedimientos de carga y descarga, manejo de
incidentes de seguridad, cambio de candados en caso de inspección por otras
autoridades, entre otros, que se tengan implementados.
En el caso de que el servicio de
transporte sea proporcionado por un socio comercial, deberá asegurarse de que
los operadores y/o choferes conozcan todas las políticas de seguridad y
procedimientos establecidos.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el programa de difusión en materia de seguridad
en la cadena de suministros enfocada a los operadores de los medios de
transporte y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Indique cómo se lleva a cabo esta
difusión.
● Señale los temas que se cubren.
● En caso de utilizar los servicios de
un socio comercial para el traslado de sus mercancías, indique de qué manera
se informa a los operadores las políticas de seguridad y procedimientos de la
empresa.
● Indique de qué forma se documenta la
participación en las capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros
de los operadores de los medios de transporte (videos, listas de asistencia,
folletos, etc.).
Recomendación:
Los temas que podrán incluir, de manera enunciativa mas no
limitativa, son:
1. Políticas de acceso y seguridad en las
instalaciones.
2. Entrega-recepción de mercancía.
3. Confidencialidad de la información de la
carga.
4. Instrucciones de traslado.
5. Reportes de accidentes y emergencias.
6. Instrucciones para la colocación de candados
y/o sellos en caso de la inspección por otras autoridades.
7. Instalación y prueba de alarmas de seguridad
y de rastreo de unidades, cuando aplique.
8. Identificación de los formatos autorizados y
documentos que utilizará.
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11. Manejo e investigación de
incidentes.
Deben existir procedimientos
documentados para reportar e investigar incidentes de seguridad en la cadena
de suministros, las acciones a tomar para evitar su recurrencia, así como
notificarse al personal de seguridad y/o demás autoridades competentes. La
investigación y análisis de incidentes deberá estar documentada (expediente
físico y/o electrónico).
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11.1 Reporte de anomalías y/o
actividades sospechosas.
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En caso de detección de anomalías y/o actividades
sospechosas relacionadas con la seguridad de la cadena de suministros y de
conformidad con sus procesos logísticos, éstas deben notificarse al personal
de seguridad, y las demás autoridades competentes, llevando un registro de
dichas anomalías y/o actividades inusuales.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para reportar anomalías y/o
actividades sospechosas y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Quién es el responsable de reportar
los incidentes.
● Detalle cómo determina e identifica
con qué autoridad comunicarse en distintos supuestos o presunción de
actividades sospechosas.
● Mencione si lleva un registro del
reporte de estas actividades y/o sospechas.
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E4.
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Perfil del Agente Aduanal.
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Acuse de Recibo
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Primera Vez: o
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Renovación:
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o
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Adición:
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Modificación:
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o
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Los datos que proporcione sustituirán los que proporcionó
cuando solicitó su autorización.
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Información General.
El objetivo de este Perfil es asegurar que el Agente
Aduanal implemente prácticas y procesos de seguridad, basándose en los
criterios mínimos establecidos en el presente perfil, que ayuden a fortalecer
la cadena de suministro mitigando el riesgo de contaminación en los embarques
con productos ilícitos y asimismo reduciendo el riesgo de incurrir en
incidencias durante el despacho aduanero de las mercancías.
Los agentes aduanales interesados en obtener la autorización
a que se refiere la regla 7.1.5., de las RGCE vigentes, deberán tener
procesos documentados y verificables. Asimismo, el Agente Aduanal que se
encuentre interesado en la autorización que se mencionó anteriormente deberá
integrar los criterios exigidos en el presente documento al modelo o diseño
empresarial que tenga establecido, buscando durante la implementación de los
estándares en materia de seguridad, la aplicación de una cultura de análisis
que soporte la toma de decisiones acorde a los valores, la misión, la visión,
los códigos de ética y conducta del propio Agente Aduanal.
Es importante mencionar que los alcances de los criterios
mínimos de seguridad exigidos en el presente perfil son aplicables a la
operación esencial que realiza el Agente Aduanal, principalmente a los
procesos relacionados con el despacho aduanero de mercancías.
Asimismo, y tomando en cuenta la variedad de servicios
logísticos integrados que puede brindar actualmente un agente aduanal a sus
clientes, se contemplan ciertos criterios adicionales a cumplir,
específicamente a los agentes aduanales que concentran o que cuentan con
patios de resguardo y/o maniobras para los medios de transporte de mercancías
objeto de comercio exterior en las mismas instalaciones donde presten sus servicios.
Instrucciones de llenado:
1. Deberá llenar un perfil por cada una de las
instalaciones asociadas a la aduana de adscripción, así como por cada una de
las instalaciones asociadas a las aduanas adicionales de la patente aduanal.
Esta información deberá coincidir con lo manifestado en su solicitud para
Socio Comercial Certificado de Agente Aduanal.
2. Detallar cómo el agente aduanal cumple o
excede con lo establecido en cada uno de los numerales conforme a lo que se
indica.
3. El formato de este documento, se encuentra
dividido, en dos secciones, como se detalla a continuación:
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1. Estándar
Descripción del estándar
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1.1 Sub-estándar
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Descripción del sub-estándar
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Respuesta
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Notas Explicativas
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Describa y/o anexe…
Puntos a destacar…
Recomendación:
1. …
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4. Indicar cómo cumple con lo establecido en
cada uno de los sub-estándares, por lo que deberá anexar los procedimientos
en idioma español, estos procedimientos deben caracterizarse por describir o
definir el objetivo que persigue el documento, el inicio y fin del proceso,
indicadores de medición, requisitos, documentos o formatos a utilizar,
responsables, por mencionar algunos.
5. En los casos en los que se requiera solo una
explicación del procedimiento, esta deberá ser detallada y colocarse en el
campo de “Respuesta”.
El campo, referente a las “Notas
Explicativas” es una guía respecto a los puntos que se deben incluir en la
“Respuesta” de cada sub-estándar, señalando de manera indicativa aquellos
puntos que no deben excluirse de su respuesta.
De la misma forma, en algunos de los
campos de “Notas explicativas”, se incluyen “Recomendaciones”, las cuales
pretenden ser una guía en el caso de que, previo a la presentación de este
documento, no se cuente con lo solicitado, y de esta manera pueda coadyuvar a
elaborarse e implementarse, teniendo como una base dicha sugerencia. En este
sentido, se debe entender que cualquier recomendación aquí indicada, no es
considerada como una obligación.
6. Una vez contestado este Perfil del Agente
Aduanal, deberá anexarlo a la Solicitud de Registro en el Esquema de
Certificación de Empresas a que se refiere el primer párrafo de la regla
7.1.5., fracción II, inciso b).
Para efectos de verificar lo manifestado
en el párrafo anterior, el SAT a través de la AGACE, podrá realizar una
inspección a la instalación, con el exclusivo propósito de verificar lo
manifestado en este documento.
7. Cualquier “Perfil del Agente Aduanal”
incompleto no será procesado.
8. Cualquier pregunta relativa a la Solicitud
de Registro en el Esquema de Certificación de Empresas y el Perfil del Agente
Aduanal, favor de dirigirla a los contactos que aparecen en el Portal del
SAT.
9. En el caso de ser autorizado con el Registro
en el Esquema de Certificación de Empresas, este formato deberá ser
actualizado anualmente, de conformidad con lo establecido en la regla 7.2.1.,
cuarto párrafo, fracción I.
10. Para la renovación del socio comercial
certificado se someterá al procedimiento marcado en la regla 7.2.3.
11. Derivado de la emisión de la autorización,
podrían resultar “requerimientos específicos” los cuales deben solventarse en
el plazo que señale la autoridad para tales efectos.
Datos de la Instalación
Deberá llenar un perfil por cada una de las instalaciones
asociadas a la aduana de adscripción, así como por cada una de las
instalaciones asociadas a las aduanas adicionales bajo la patente aduanal.
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Información del Agente Aduanal
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de
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Nombre del Agente Aduanal
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____________________
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Patente :
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________________
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Autorización: Adscripción:
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_________
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Adscripción:
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________________
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Aduanas Autorizadas (nombre) :
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Nombre y/o Denominación de la instalación:
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Tipo de Instalación
(oficinas administrativas, instalaciones con servicio de
almacenaje de mercancía o transporte, etc.):
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Calle
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Número y/o letra exterior
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Número y/o letra interior
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Colonia
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Código Postal
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Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
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_
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Antigüedad de la Instalación (años de operación)
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Actividad preponderante
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Tipos de servicios:
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Realiza validación de pedimentos en esta instalación:
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No. de operaciones promedio mensual (EXP):
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(Por medio de transporte, marítimo, aéreo, terrestre,
ferroviario, etc.)
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No. de operaciones promedio mensual (IMP):
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(Por medio de transporte, marítimo, aéreo, terrestre,
ferroviario, etc.)
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Número de empleados total de esta instalación:
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Superficie de la Instalación (M2):
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Certificaciones en programas de
seguridad: (Favor de indicar si esta instalación cuenta con una certificación
por alguno de los siguientes programas)
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Programas de Seguridad en la Cadena de Suministros
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Si
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No
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Programa:
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Registro:
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Certificaciones: (Favor de
indicar si cuenta con certificaciones que consideren que impactan en el
proceso de su cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000; Procesos
Logísticos Confiables, entre otros)
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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1. Planeación de la seguridad en la cadena de suministros.
El Agente Aduanal debe elaborar políticas y procedimientos
documentados para llevar a cabo un análisis que le permita la identificación
de riesgos y debilidades en su cadena de suministros con el objeto de
implementar estrategias que ayuden a mitigar el riesgo en sus operaciones.
Asimismo, se deberá llevar a cabo de forma sistemática una
gestión del riesgo mediante la identificación y el análisis que permita una
evaluación y tratamiento del mismo.
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1.1 Análisis de riesgo.
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El Agente Aduanal debe tener medidas para identificar,
analizar y mitigar los riesgos de seguridad a lo largo de la cadena de
suministro, incluyendo sus instalaciones. Por lo anterior, debe contar con un
procedimiento escrito y verificable para determinar el riesgo en todas sus
operaciones, basado en el modelo de su organización (ejemplo: ubicación de
las instalaciones, tipo de mercancía y país de origen, volumen, clientes,
proveedores, rutas, contratación de personal, clasificación y manejo de
documentos, tecnología de la información, amenazas potenciales, etc.) que le
permita implementar y mantener medidas de seguridad apropiadas.
Este procedimiento debe ejecutarse por lo menos una vez al
año, de manera que permita identificar otras amenazas o riesgos que se
consideren en su operación y en la cadena de suministro, por el resultado de
algún incidente o que se originen por cambios en las condiciones iniciales de
las instalaciones y procesos del agente aduanal, así como para identificar
que las políticas, procedimientos y otros mecanismos de control y seguridad
se estén cumpliendo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique cuales son las fuentes de información utilizadas
para calificar los riesgos durante la fase de análisis.
Anexe el procedimiento documentado para identificar
riesgos en sus operaciones diarias a lo largo de la cadena de suministro y en
sus instalaciones, el cual debe incluir como mínimo los siguientes puntos.
Periodicidad con que revisa y/o actualiza el análisis de
riesgo.
Aspectos y/o áreas que el agente aduanal incorpora al
análisis de riesgo.
Metodología o técnicas utilizadas para realizar el
análisis de riesgo.
Responsables de revisar y/o actualizar el análisis de
riesgo de la empresa.
Asimismo, el procedimiento documentado para identificar
riesgos en la cadena de suministro y sus instalaciones, deberá contemplar el
proceso de apreciación y gestión del riesgo, e incluir los siguientes
aspectos:
Establecimiento de un contexto (cultural, político, legal,
económico, geográfico, social, etc.).
Identificación de los riesgos en su cadena de suministros
y sus instalaciones.
Análisis del riesgo (causas, consecuencias, probabilidades
y controles existentes para determinar el nivel de riesgo como “alto”,
“medio” y “bajo”).
Evaluación del riesgo (toma de decisiones para determinar
los riesgos a tratar y prioridad para implementar el tratamiento).
Tratamiento del riesgo (aplicación de alternativas para
cambiar la probabilidad de que los riesgos ocurran).
Seguimiento y revisión del riesgo (monitoreo de los
resultados del análisis de riesgo y verificación de la eficacia de su tratamiento).
Recomendación:
Se sugiere utilizar las técnicas de administración,
gestión y evaluación de riesgos de acuerdo a las normas internacionales ISO
31000, ISO 31010 e ISO 28000 que, de acuerdo a su modelo de negocio, deban
implementar.
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1.2 Políticas de seguridad.
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Los agentes aduanales deben contar con políticas
orientadas a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la seguridad de la
cadena de suministro, como lo son el contrabando, tráfico de armas, personas,
mercancías prohibidas, actos de terrorismo, así como en el intercambio de
información, reflejadas en los procedimientos correspondientes.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Enuncie las políticas en materia de seguridad en la cadena
de suministros e instalaciones, quién es el responsable de su revisión, así
como la periodicidad con la que se lleva a cabo su actualización.
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1.3 Auditorías internas en la
cadena de suministros.
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Además del monitoreo de rutina en control y seguridad, es
necesario programar y realizar auditorías por lo menos una vez al año que
permita evaluar todos los procesos en materia de seguridad en la cadena de
suministros.
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Las auditorías deben ser realizadas por personal
autorizado y, en lo posible, independientes de la actividad auditada, aunque
pueden ser parte de la organización. Se debe establecer un procedimiento
documentado para su realización. Si bien es necesario que las auditorías sean
exhaustivas, su enfoque se debe ajustar al tamaño de la organización, de los
riesgos.
La alta gerencia de la organización debe revisar los resultados
de las auditorías, analizar las causas y emprender las acciones correctivas
y/o preventivas requeridas. El proceso de revisión debe garantizar que se
recoja la información necesaria para permitir que la gerencia realice esta
evaluación. La revisión debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para llevar a cabo
una auditoría interna, enfocada en la seguridad en la cadena de suministros,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Señalar el tipo de auditorías internas o externas, en
materia de seguridad en la cadena de suministros, que tienen implementadas
por parte del agente aduanal.
Indique quienes participan en ellas, y los registros que
se efectúan del mismo, así como periodicidad con la que se llevan a cabo.
Indique si la gerencia o el agente aduanal verifica el
resultado de las auditorias en materia de seguridad, y si realiza y/o
implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora.
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1.4 Planes de contingencia y/o
emergencia relacionados con la seguridad de la cadena de suministros.
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Debe existir un plan de contingencias documentado
relacionado con la seguridad de la cadena de suministro y sus instalaciones
para asegurar la continuidad del negocio en el caso de una situación que
afecte el desarrollo normal de las actividades y las operaciones de comercio
exterior.
Dichos planes se deben de comunicar al personal
administrativo y operativo mediante programas de difusión y capacitaciones
periódicas, así como realizar pruebas, ejercicios prácticos o simulacros de
los planes de contingencia y emergencia para constatar su efectividad, mismos
de los que deberá mantener un registro (por ejemplo: reportes de resultados,
minutas, videograbaciones, fotografías, etc.).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el plan de contingencia y/o emergencias relacionado
con la seguridad de la cadena de suministros y sus instalaciones, en caso de
una situación de emergencia o de seguridad, que afecte el desarrollo normal
de las actividades de comercio exterior (cancelación o suspensión de patente,
cierre de aduanas, actividades de comercio exterior consideradas de riesgo
conforme a su análisis, actos de terrorismo, bloqueos, robos, accidentes,
etc.).
Este
procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas no limitativa, lo
siguiente:
1. Qué situaciones contempla;
2. Qué mecanismos utiliza para difundir y
asegurarse que estos planes sean efectivos.
3. Incluir la realización de simulacros y cómo
se documentan.
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2. Seguridad física.
El agente aduanal debe contar
con mecanismos establecidos para impedir, detectar o disuadir la entrada de
personal no autorizado a sus instalaciones, y en su caso, patios para los
medios de transporte de mercancías ubicados en las mismas instalaciones, así
como el área donde se resguarda la información sensible. Conforme al análisis
de riesgos del agente aduanal, las áreas sensibles identificadas en sus
instalaciones deberán tener barreras físicas, elementos de control y
disuasión contra el acceso no autorizado.
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2.1 Instalaciones.
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Las instalaciones deben estar construidas con materiales
que puedan resistir accesos no autorizados. Se deben realizar inspecciones
periódicas documentadas para mantener la integridad de las estructuras, y en
el caso de haberse detectado una irregularidad, efectuar la reparación
correspondiente. Asimismo, se deben tener identificados plenamente los
límites territoriales, así como los diversos accesos, rutas internas y la
ubicación de los edificios.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique los materiales predominantes con los que se
encuentran construidas las instalaciones (por ejemplo, de estructura de metal
y paredes de lámina, paredes de ladrillo, concreto, malla ciclónica, entre
otros.), y señale de qué forma se lleva a cabo la revisión y mantenimiento de
las estructuras.
Anexe un plano de distribución o arquitectónico de las
instalaciones, donde se puedan identificar los límites de las instalaciones,
rutas de acceso, salidas de emergencia, ubicación de los edificios u
oficinas, así como las colindancias.
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2.2 Accesos en puertas y
casetas.
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Las puertas de entrada o salida de personal y/o vehículos
de las instalaciones del agente aduanal o en su caso el acceso a los patios
para los medios de transporte de mercancías ubicados en el mismo lugar, deben
ser atendidas y/o supervisadas ya sea por medio de personal propio
debidamente capacitado o bien por personal de seguridad privada. La cantidad
de puertas de acceso debe mantenerse al mínimo necesario.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique cuantas puertas y/o accesos existen en las
instalaciones, así como el horario de operación de cada una, e indique de qué
forma son monitoreadas (En caso de tener personal asignado, indicar la
cantidad).
Detalle si existen puertas y/o accesos bloqueados, o
permanentemente cerradas.
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2.3 Bardas perimetrales.
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Las bardas perimetrales y/o barreras periféricas deben
instalarse para asegurar las instalaciones del agente aduanal, con base en un
análisis de riesgo. En el caso de contar con patio para los medios de
transporte de mercancías ubicados en las mismas instalaciones deberá estar
delimitado, así como el lugar donde exista cualquier maniobra y/o manejo de
la carga según corresponda. Estas deben ser inspeccionadas regularmente y
llevar un registro de la revisión con la finalidad de asegurar su integridad
e identificar daños.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el tipo de cerca, barrera periférica y/o bardas
con las que cuentan las instalaciones del agente aduanal, asegúrese de no
excluir los siguientes puntos:
Señale las características de las mismas (material,
dimensiones, etc.).
En caso de no contar con bardas, favor de justificar
detalladamente la razón.
Periodicidad con la que se verifica la integridad de las
bardas perimétricas, y los registros que se llevan a cabo.
En caso de contar con patio para medios de transporte en
sus instalaciones, describa como se encuentra delimitado.
Recomendación:
El procedimiento para la inspección de las bardas
perimétricas podrá incluir:
a) Personal responsable para llevar a cabo el
proceso.
b) Cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo
las inspecciones de las cercas, bardas perimétricas y/o periféricas y los
edificios.
c) Cómo se lleva a cabo el registro de la
inspección.
d) Quién es el responsable de verificar que las
reparaciones y/o modificaciones cumplan con las especificaciones técnicas y
requisitos de seguridad necesarias.
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2.4 Estacionamientos.
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En el caso de contar con estacionamientos en las
instalaciones el acceso a los mismos debe ser controlado y monitoreado. Se
debe prohibir que los vehículos privados (de empleados, visitantes,
proveedores y contratistas, entre otros) se estacionen en su caso dentro del
patio para medios de transporte, así como en áreas adyacentes.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para el control y monitoreo de
los estacionamientos, asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
Responsables de controlar y monitorear el acceso a los
estacionamientos.
Identificación de los estacionamientos (en su caso)
especifique si el estacionamiento de empleados, visitantes, se encuentra
separado de las áreas de almacenaje y manejo de mercancías.
Cómo se lleva a cabo el control de entrada y salida de
vehículos a las instalaciones. (Indicar los registros que se realizan para el
control del estacionamiento y los mecanismos de control existentes, por
ejemplo: tarjetones, tarjetas lectoras, corbatines, etc.).
Políticas o mecanismos (en su caso) para no permitir el
ingreso de vehículos privados a las áreas de almacenaje y manejo de
mercancía.
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2.5 Control de llaves y
dispositivos de cerraduras.
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Las ventanas, puertas, así como las cercas interiores y
exteriores deberán asegurarse con dispositivos de cierre, estos dispositivos
se deben implementar con base en el análisis de riesgo del agente aduanal.
Asimismo deben contar con procedimientos documentados para el manejo,
resguardo, asignación y control de las llaves en las instalaciones, llevando
un registro y establecer cartas responsivas firmadas de las personas que
cuentan con llaves o accesos autorizados conforme a su nivel de
responsabilidad y labores dentro su área de trabajo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el o los procedimientos documentados para el
control, resguardo, asignación y manejo de las llaves de las instalaciones,
oficinas y áreas interiores.
Asegúrese que dichos procedimientos incluyan los
siguientes puntos:
Responsables de administrar y controlar la seguridad de
las llaves.
Formato y/o registro de control para el préstamo de
llaves.
Tratamiento de pérdida o no devolución de llaves.
Señalar si existen áreas en las que se acceda con
dispositivos electrónicos y/o algún otro mecanismo de acceso.
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2.6 Alumbrado.
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El alumbrado dentro y fuera de las instalaciones debe
permitir una clara identificación de personas, material y/o equipo que ahí se
encuentre, incluyendo las siguientes áreas: entradas, salidas, bardas
perimetrales y/o periféricas, cercas interiores y áreas de estacionamiento en
su caso. Se debe contar con un sistema de emergencia y/o respaldo en las
áreas sensibles.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la operación y
mantenimiento del sistema de iluminación. Asegúrese de no excluir los
siguientes puntos:
● Señale qué áreas se encuentran
iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo (Indique si cuenta con
una planta de poder auxiliar o algún otro mecanismo para suministrar energía
eléctrica en caso de alguna contingencia).
● De qué manera se cerciora que el
sistema de iluminación tenga continuidad ante la falta de suministro en cada
una de las áreas de las instalaciones, de manera que permita una clara
identificación del personal, material y/o equipo que ahí se encuentra.
El procedimiento debe incluir:
a) Responsable del control de los sistemas de
iluminación.
b) Cómo se controla el sistema de iluminación.
c) Horarios de funcionamiento.
d) Identificación de áreas con iluminación
permanente.
e) Programa de mantenimiento y revisión.
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2.7 Sistemas de alarma y
circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV).
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Los sistemas de alarmas y de circuito cerrado de
televisión (CCTV) se deben utilizar para vigilar, notificar o disuadir
accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones y
notificar al área correspondiente, además de utilizarse como herramienta de
prueba en investigaciones derivadas de algún incidente de seguridad.
Estos sistemas deberán colocarse, vigilarse y monitorearse
de acuerdo a un análisis de riesgo previo de tal forma que se mantengan
vigiladas y monitoreadas las áreas que impliquen el acceso de personal,
visitantes y proveedores, y en su caso las áreas de acceso para vehículos de
pasajeros y vehículos de carga.
Dichos sistemas deben permitir una clara identificación
del área o ambiente que vigila, estar permanentemente grabando y mantener un
respaldo de las grabaciones por lo menos de un mes, con la finalidad de tener
los elementos necesarios para destinar responsabilidades en caso de un
incidente de seguridad.
El sistema de CCTV, debe contar con un procedimiento
documentado de operación que incluya la supervisión del buen estado del
equipo y la verificación de la correcta posición de las cámaras, indicando la
frecuencia con la que debe realizar el respaldo de las grabaciones, así como
los responsables de su operación. Dicho sistema deberá tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si tiene contratado un servicio de central de
alarmas externo, y en su caso, describa los siguientes puntos:
Indique si las puertas y ventanas tienen sensores de
alarma o sensores de movimiento.
Procedimiento a seguir en caso de activarse una alarma.
Describa el procedimiento documentado para la operación
del sistema de CCTV, asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
Indique el número de cámaras de CCTV instaladas,
características técnicas y su ubicación. (Detalle si cubre los puntos de
entrada y salida de las instalaciones, para cubrir el movimiento de vehículos
e individuos, así como el lugar de almacenaje de los vehículos).
Señale la ubicación del sistema de CCTV, dónde se
localizan los monitores, quién los revisa, así como los horarios de
operación, y en su caso, si existen estaciones de monitoreo remoto.
Indique si las grabaciones se revisan periódicamente y de
qué forma. (aleatoria, cada semana, eventos especiales, áreas restringidas,
etc.).
Indique por cuánto tiempo se mantienen estas grabaciones.
(Debiendo ser por lo menos de un mes).
Indique si el sistema de CCTV se encuentra respaldado por
una planta de poder eléctrica o algún otro mecanismo para suministrar energía
eléctrica.
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3. Controles de acceso físico.
Los controles de acceso físico,
son mecanismos o procedimientos que previenen e impiden la entrada no
autorizada a las instalaciones, mantienen control de ingreso a personal
administrativo y/o visitantes, así como a los operadores/choferes de los
medios de transporte en su caso y protegen los bienes del agente aduanal.
Los controles de acceso deben
incluir la identificación de todos los empleados, visitantes y proveedores en
todos los puntos de entrada. Asimismo, se deben mantener registros y evaluar
permanentemente los mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las
instalaciones, siendo la base para comenzar a integrar la seguridad como una
de las funciones primordiales dentro de las mismas.
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3.1 Personal de seguridad.
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De acuerdo a su análisis de riesgo, el agente aduanal debe
contar con personal de seguridad y vigilancia. Este personal desempeña un rol
importante en la protección física de las instalaciones y en su caso del
patio donde se resguardan los vehículos de carga, así como para controlar el
acceso de todas las personas al inmueble.
El personal de seguridad, deberá contar con un
procedimiento documentado para llevar a cabo sus funciones, y tener pleno
conocimiento de los mecanismos y procedimientos en situaciones de emergencia,
detección de personas no autorizadas, o cualquier incidente en las
instalaciones.
Asimismo, el agente aduanal deberá contar con dispositivos
y/o sistemas de comunicación con la finalidad de tener un contacto inmediato
con el personal de seguridad y/o con las autoridades correspondientes.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la operación
del personal de seguridad, y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Describa el procedimiento que el personal debe realizar
para contactar al personal de seguridad o en su caso, con la autoridad
correspondiente.
Indique qué aparatos de comunicación utiliza el personal
de seguridad (teléfonos fijos, celulares, radios, sistema de alarma, etc.).
Indique el número de personal de seguridad que labora en
las instalaciones del agente aduanal.
Señale los cargos y/o funciones del personal, y horarios
de operación.
En caso de contratarse un servicio externo, proporcionar
los datos generales de la empresa (RFC, razón social y domicilio),
especificar número de personal empleado, detalles de operación, registros,
reportes, etc.
En caso de contar con personal armado; describa el
procedimiento para el control y resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los
empleados, visitantes y proveedores.
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Debe existir un sistema de identificación de empleados,
visitantes y proveedores con fines de acceso a las instalaciones. Los
empleados sólo deben tener acceso a aquellas áreas que necesiten para
desempeñar sus funciones. Los visitantes y proveedores deberán presentar
identificación oficial con fotografía con fines de documentación a su llegada
y se deberá llevar un registro. Todos los visitantes deberán estar
acompañados por personal que labore con el agente aduanal durante su
permanencia en las instalaciones.
La gerencia o el personal de seguridad del agente aduanal,
deben controlar adecuadamente la entrega y devolución de insignias de
identificación de empleados, visitantes y proveedores y asegurarse que porten
siempre en un lugar visible la identificación proporcionada. Este
procedimiento deberá estar documentado, así como los procedimientos para la
entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves,
gafetes, credenciales, tarjetas de proximidad, etc.).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el control de las
identificaciones.
Describa el procedimiento para la identificación de los
empleados, y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Mecanismos de identificación (gafete y/o credencial con
foto, uniforme, control de acceso, biométricos, tarjetas de proximidad,
etc.).
Indique cómo se identifica al personal contratado por un
socio comercial, que labore dentro de las instalaciones. (Contratistas,
Sub-contratados, etc.).
Describa cómo el agente aduanal entrega, cambia y retira
las identificaciones y controles de acceso del empleado y asegúrese de
incluir las áreas responsables de autorizarlas y administrarlas.
Describa el procedimiento para el control de acceso de los
visitantes y proveedores, asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
Señale qué registros se llevan a cabo (Formatos personales
por cada visita, bitácoras).
Señale quién es la persona responsable de acompañar al
visitante y/o proveedor, y si existen áreas restringidas para su ingreso.
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3.3 Procedimiento de
identificación y retiro de personas o vehículos no autorizados.
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El agente aduanal debe contar con procedimientos
documentados que especifiquen como identificar, enfrentar o reportar a
personas y/o vehículos no autorizados o identificados, dicho procedimiento
debe ser comunicado al personal responsable mediante capacitación. La
capacitación debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para identificar,
enfrentar o reportar personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
El procedimiento deberá incluir:
a) Personal responsable.
b) Designar a una persona o área responsable
para ser informado de los incidentes de seguridad.
c) Indicaciones para enfrentar y dirigirse al
personal no identificado.
d) Señalar en qué casos deberá reportarse a las
autoridades correspondientes.
e) Señalar cómo se lleva a cabo el registro de
los incidentes y las medidas adoptadas en cada caso.
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3.4 Entregas de mensajería y
paquetería.
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La mensajería y paquetería destinada al agente aduanal o a
su personal debe ser examinada a su llegada y antes de ser distribuida al
área correspondiente. Asimismo, el agente aduanal deberá de tener un
procedimiento documentado para la recepción y revisión de mensajería y
paquetería, el cual debe ser comunicado al personal responsable mediante
capacitación. La capacitación debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la recepción y revisión de
mensajería y paquetería y asegúrese de incluir lo siguiente:
Personal encargado de llevar a cabo el procedimiento.
Indique cómo se identifica al personal o proveedor del
servicio. (Señale si requiere de procedimiento adicional al de acceso a
proveedores).
Señale como se lleva a cabo la revisión de la mensajería
y/o paquetes que mecanismo utiliza, los registros que se llevan a cabo y en
su caso, los incidentes detectados.
Describa las características o elementos para determinar
qué mensajería y/o paquetería es sospechosa.
Señale qué acción realiza en el caso de detectar
mensajería y/o paquetes sospechosos.
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4. Socios comerciales.
El Agente Aduanal debe contar
con procedimientos escritos y verificables para la selección y contratación
de socios comerciales (sociedades con otros agentes aduanales, corresponsalías,
empresas manufactureras, almacenes, empresas transportistas, vendedores,
clientes, proveedores de servicios, empresas que brinden el servicio de
digitalización de documentos, etc.) y de acuerdo a su análisis de riesgo,
exigir que cumplan con las medidas de seguridad para fortalecer la cadena de
suministros internacional.
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4.1 Criterios de selección.
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Deben existir procedimientos documentados para la
selección, seguimiento y/o renovación de relaciones comerciales con los
asociados de negocio o proveedores, que incluyan entrevistas, verificación de
referencias, métodos de evaluación y uso de la información proporcionada. La
información derivada de la investigación y/o evaluación de los asociados de
negocio y/o proveedores deberá documentarse y estar integrada por un
expediente (físico o electrónico).
El Agente Aduanal debe contar con el procedimiento escrito
para la identificación de actividades vulnerables establecidas en el artículo
17, fracción XIV, así como para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas
en el artículo 18 de la LFPIORPI.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para la selección de
socios comerciales, esto comprende cualquier tipo de cliente o proveedor, que
tenga una relación comercial con el agente aduanal y asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
● Qué información es requerida a su
socio comercial.
● Qué aspectos son revisados e
investigados. (el resultado de la investigación debe integrarse en el
expediente).
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● Indique si mantiene un expediente
físico o electrónico de cada uno de sus socios comerciales.
● Para el caso de los proveedores,
señale de qué manera se evalúan los servicios de su socio comercial y qué
puntos revisa.
Asimismo, los expedientes por cada uno de ellos deben
contener al menos los documentos que los identifiquen fiscal y
administrativamente dependiendo el tipo de relación que se tenga con el socio
comercial. Considerando los siguientes:
Encargo conferido: Lo otorgará en original independiente
del que haya entregado en forma electrónica, por cada operación de comercio
exterior que realice.
Copia del mandato o poder del representante legal en su
caso.
Copia certificada de acta constitutiva de la empresa
(debidamente identificada ante el Registro Público de la Propiedad y el Comercio).
Alta en el RFC del importador o exportador.
Aviso de cambio de domicilio fiscal, en su caso.
Copia de identificación oficial con fotografía del
importador/exportador y del representante legal, en caso de ser persona
moral.
Anexar el procedimiento documentado para dar cumplimiento
a la LFPIORPI, el cual debe contener como mínimo:
Acciones a tomar cuando se identifica alguna de las
actividades vulnerables marcadas en la Ley citada.
Avisos ante la SHCP.
Integración de expedientes de los clientes susceptibles a
esta Ley.
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Recomendación:
El expediente podría incluir lo siguiente:
Datos de la empresa (nombre, RFC, actividad, etc.).
Datos del representante legal.
Comprobante de domicilio.
Referencias comerciales.
Contratos, acuerdos y/o convenios de confidencialidad.
Políticas de seguridad.
En su caso, certificado o número de certificación en los
programas de seguridad a los que pertenezca.
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4.2 Requerimientos en seguridad.
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El Agente Aduanal debe contar con un procedimiento
documentado en el que, de acuerdo a su análisis de riesgo, solicite
requisitos adicionales en materia de seguridad a aquellos socios comerciales
que intervengan en su cadena de suministro tales como transportistas,
empresas de seguridad privada, prestadoras de servicio para carga y descarga
de mercancía, corresponsalías, además de los que arroje el análisis
efectuado.
Estos requisitos deberán estar basados en los requisitos
mínimos de seguridad establecidos por la AGACE de manera genérica, o en caso
de existir, el “Perfil” específico para cada actor de la cadena de
suministros que le corresponda.
El agente aduanal debe solicitar a sus socios comerciales
la documentación que acredite o compruebe que cumple con los estándares
mínimos de seguridad establecidos en este documento, ya sea a través de una
declaración escrita emitida por el representante legal del socio, convenios o
cláusulas contractuales o con documentación que avale el cumplimiento de los
requisitos establecidos en algún otro programa de Operador Económico
Autorizado.
En el caso de los socios comerciales que proveen un
servicio dentro de las instalaciones del agente aduanal, deben estar
obligados al cumplimiento de los requerimientos de seguridad establecidos por
él, por ejemplo proveedores que brinden el servicio de jardinería, limpieza,
cafetería, etc.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa cómo lleva a cabo la identificación de socios
comerciales que requieran el cumplimiento de estándares mínimos en materia de
seguridad y de qué forma, estos cumplen dichos requerimientos. Asegúrese de
no excluir los siguientes puntos:
Indique si cuenta con un registro de los socios
comerciales que deben cumplir con requisitos en materia de seguridad, y
mencione que tipo de servicios proporcionan (transporte, almacenaje, servicio
de custodios, seguridad, corresponsalías, servicio para carga y descarga de
mercancía, etc.).
Indique de qué forma documental (convenios, acuerdos,
cláusulas contractuales, entre otros) asegura que sus socios comerciales
cumplen con los requisitos en materia de seguridad.
Indique si existen acuerdos contractuales, respecto a la
implementación de medidas de seguridad con sus proveedores de servicios al
interior de su empresa, tales como: seguridad privada, comedor, jardinería,
servicios de limpieza y mantenimiento, proveedores de tecnología de la
información, etc.
Indique si cuenta con socios comerciales que se les exija
pertenecer a un programa de seguridad de la cadena de suministro. (Por
ejemplo: C-TPAT o algún otro programa de Operador Económico Autorizado de la
OMA).
Indique el número total de pedimentos y el valor global de
los mismos que se realizan por cada una de las instalaciones desde las que
transmita la validación de los pedimentos en cada una de las aduanas
autorizadas de la patente aduanal.
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En el caso de las sociedades con otros agentes aduanales,
se deberá contar con un listado de los clientes del Agente Aduanal
certificado que son gestionados por dicha sociedad.
Indique el número total anual de pedimentos y el valor
global de los mismos que son gestionados por cada una de las sociedades con
otros agentes aduanales a las que pertenecen e indique lo siguiente:
Nombre o denominación de la sociedad.
Aduanas por las que opera la sociedad.
Dirección completa de la(s) instalación(es).
Describa como se asegura que las sociedades que tiene con
otros agentes aduanales y en las que su patente no es adscripción o adicional
cumple con los requerimientos mínimos en materia de seguridad.
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4.3 Revisiones del socio
comercial.
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El Agente Aduanal debe realizar evaluaciones periódicas de
los procesos e instalaciones de los asociados de negocios con base a un
análisis de riesgo, con apego a las normas de seguridad requeridas por el
agente aduanal, y mantener registros de las mismas, así como del seguimiento
correspondiente.
Cuando se encuentren inconsistencias, estas deben ser
comunicadas al socio y/o proveedor y proporcionar un período justificado
establecido en un procedimiento para atender las observaciones identificadas,
o en caso contrario, tener las medidas necesarias para sancionarla.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la verificación de los
requisitos en materia de seguridad (procesos e instalaciones) de sus socios
comerciales, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Periodicidad de visitas al socio comercial. (estas deben
de ser por lo menos una vez al año).
Registro o reporte de la verificación y en su caso del
seguimiento correspondiente.
Señale qué medidas de acción se toman en caso de que los
socios comerciales no cumplan con los requisitos de seguridad establecidos.
En caso de contar con socios comerciales con la
certificación de C-TPAT u otro programa de certificación de seguridad en la
cadena de suministros, indique la periodicidad con la que es revisado su
estatus, y las acciones que toma en caso de detectarse que esté suspendida
y/o cancelada. Para los socios que cuenten con dicha certificación en
seguridad (otorgada por una autoridad aduanera), no será necesario realizar
visitas, siempre y cuando el estatus de la certificación se encuentre
vigente.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
1. Periodicidad de las visitas.
2. Puntos de revisión en materia de seguridad.
3. Elaboración de reportes.
4. Retroalimentación y acuerdos con el socio
comercial.
5. Seguimiento a los acuerdos.
6. Medidas en caso de la detección del
incumplimiento de los requisitos.
7. Registro de evaluaciones.
8. Área o responsable de llevar a cabo este
procedimiento.
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5. Seguridad de procesos.
Deben establecerse medidas de
control para garantizar la integridad y seguridad de los procesos
relacionados con el flujo de la información proporcionada por el
importador/exportador, embarcador, recinto fiscalizado, etc., que se utiliza
para el movimiento de las mercancías y sus operaciones de comercio exterior,
cuidando en todo momento que esta información sea legible y se encuentre
protegida contra el intercambio, robo, pérdida o introducción de datos
erróneos.
Asimismo, deben existir
procedimientos establecidos para impedir y detectar mercancías o materiales
no declarados, e impedir que el personal no autorizado tenga acceso a la
mercancía y a los medios de transporte y contenedores. Estos procedimientos
deben documentarse y asegurarse de mantener la integridad de los embarques
desde el punto de origen hasta su destino final.
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5.1 Mapeo de procesos.
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Se debe contar con un mapeo de procesos que describa paso
a paso el flujo de información y operativo para el traslado de mercancías de
comercio exterior a lo largo de la cadena de suministros permitiendo tener
una visión amplia sobre sus operaciones en materia de comercio exterior.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el documento donde se ilustre o describa el mapeo de
procesos por los que atraviesa el flujo de la información y las mercancías,
desde el punto en que las recibe hasta su entrega, con la finalidad de tener
un panorama general de cada uno de los pasos que involucran la recepción, el
despacho de la mercancía hasta su entrega en destino final.
Este mapeo, puede ser de manera escrita y/o gráfica,
debiendo contener por lo menos los siguientes aspectos:
1. Verificación del padrón correspondiente.
2. Encargo conferido.
3. Revalidación del documento de transporte en
su caso.
4. Revisión previa al despacho.
5. Clasificación Arancelaria.
6. Captura del pedimento.
7. Cumplimiento de regulaciones y restricciones
no arancelarias. (obligatoriedad que se cuente con los permisos de autoridad
competente antes de presentarse al despacho de la mercancía).
8. Generación del COVE (en su caso).
9. Manifestación de Valor.
10. Determinación de contribuciones.
11. Revisión de información transmitida al SEA
con la documentación generada del embarque (Glosa).
12. Pago de contribuciones.
13. Pago de maniobras.
14. Validación del pedimento.
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15. Presentación de mercancía ante el mecanismo
de selección automatizado.
16. Desaduanamiento libre.
17. Reconocimiento Aduanero.
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18. Procedimiento en caso de toma de muestras
(Puede proporcionarlas el importador mediante su Agente Aduanal al momento
del despacho siempre y cuando las muestras contengan los precintos, sellos o
cualquier medio que manifieste que el resultado de laboratorio se conserva
estéril o bien lo podrá realizar la autoridad).
19. Manejo y control de medios de seguridad,
candados/sellos de alta seguridad y otros.
20. Verificación de la entrega de la mercancía en
el destino acordado en su caso.
21. Procedimiento de reexpedición de mercancías.
22. Procedimiento para la promoción del
desistimiento de una importación o exportación.
23. Subdivisión del embarque.
24. Comunicación efectiva a las autoridades
aduaneras para casos que representen un riesgo en materia de seguridad.
25. Cuenta de gastos del embarque.
26. Medición para la satisfacción de clientes.
27. Tratamiento para quejas.
28. Verificación de mercancía en transporte.
29. Consolidación del embarque.
30. Conformación del expediente electrónico de
cada uno de los pedimentos o documentos aduaneros (artículo 167 de la Ley).
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5.2 Entrega, recepción y
discrepancias en la carga.
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El agente aduanal debe supervisar, de acuerdo al tipo de
operaciones que realiza y con base a su análisis de riesgo, la carga o
descarga del embarque verificando la descripción detallada de las mercancías,
peso, etiquetas, marcas, cantidades y demás datos que ayuden a cuantificar e
identificar plenamente la mercancía cotejando dicha información con las
facturas, conocimiento de embarque, guía aérea o lista de empaque
correspondientes. Considerando y derivado de estas revisiones el o los
procedimientos documentados para detectar y reportar mercancía faltante, sobrante,
prohibida o cualquier otra discrepancia en la entrega o recepción de las
mercancías, las cuales deben ser investigadas y resueltas.
De igual forma, debe entregarse al conductor que
transporta las mercancías, la información documental requerida para su
correcto traslado (por ejemplo: pedimento, lista de empaque, factura, etc.).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado en el que indique paso
a paso cómo se lleva a cabo la entrega y recepción de la carga.
Anexe el procedimiento documentado para detectar y
reportar discrepancias en la entrega o recepción de las mercancías y
asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Responsables de llevar a cabo la
revisión.
● Documentos a cotejar.
● Áreas a las que se reporta la información.
Este procedimiento, deberá aplicarse a la mercancía que se
recibe de importación, exportación; y en caso de aplicar, en la revisión en
puntos intermedios.
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5.3 Procesamiento de la
información y documentación de la carga.
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El agente aduanal debe tener procedimientos por escrito
para asegurar que tanto la información electrónica y/o documental que es
enviada por sus clientes a partir de su solicitud de servicio, durante el
movimiento y el despacho el traslado de mercancía como la generada por cuenta
propia sea legible, completa, exacta, oportuna y protegida contra cambios,
pérdidas o introducción de información errónea.
De la misma forma, debe haber procedimientos documentados
para corroborar que la información recibida por los asociados de negocio sea
reportada en forma exacta y oportuna.
El agente aduanal deberá contar con la información de cada
despacho de mercancías que realice, de una manera accesible y segura, en
forma escrita o electrónica.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para el procesamiento
de la información y documentación de la carga. Explique brevemente en qué
consiste.
Detalle como recibe y transmite información y
documentación relevante al traslado de mercancía de comercio exterior con sus
socios comerciales (Indique si utiliza un sistema informático de control
específico y explique brevemente su función). Asimismo, detalle cómo
garantiza que la información proporcionada sea legible, completa, exacta y
protegida.
Señale de qué forma los asociados de negocio transmiten
información al agente aduanal, y como aseguran la protección de la misma.
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5.4 Gestión de Inventarios,
control de material de empaque, envase y embalaje.
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Se deben tener en su caso, procedimientos documentados
para el control de inventarios y almacenaje de la carga y llevarse a cabo de
forma periódica revisiones para comprobar su correcta gestión (por ejemplo,
para el caso de subdivisión de facturas o documentos de embarque, etc.).
Asimismo, debe tener en su caso un procedimiento documentado para el control
y supervisión del material de empaque y embalaje de las mercancías (por
ejemplo en los procesos de etiquetado de las mercancías.).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para la gestión de
inventarios. Este debe incluir, de acuerdo a su operación entre otros
aspectos, lo siguiente:
La frecuencia con la que lleva a cabo la verificación de
existencias. (Inventario periódico). Indique si existe un calendario
programado documentado para realizarlos.
Indique qué se realiza, en el caso de existir excedentes y
faltantes en los inventarios.
Señalar el tratamiento que se brinda para el control y
manejo del material de empaque, envase y embalaje.
Respecto a los desperdicios o material sobrante de empaque
y embalaje, señale el procedimiento que se realiza para su manejo y/o
destrucción.
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
1. Almacén solamente accesible a personal
autorizado.
2. Periodicidad del control de existencias.
3. Control de mercancías entrantes,
transferencias a otros almacenes, consolidación o desconsolidación.
4. Acciones que se toman si se identifican
irregularidades, discrepancias, pérdidas o hurtos.
5. Tratamiento del deterioro o de la
destrucción de las mercancías.
6. Separación de los diversos tipos de
mercancías por ejemplo de alto valor, peligrosas.
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5.5 Comunicación interna.
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El Agente Aduanal debe contar con dispositivos y/o
sistemas de comunicación con la finalidad de tener un contacto inmediato con
el personal de las diferentes áreas encargadas de realizar el despacho
aduanero de las mercancías. Adicionalmente, se debe contar con un sistema de
respaldo y verificar su buen funcionamiento de manera periódica.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa detalladamente cómo se comunica el agente aduanal
con el personal encargado de llevar a cabo el despacho de la mercancía,
principalmente con aquellos que tienen contacto directo con la mercancía y
con los medios de transporte (mandatarios, dependientes, clasificadores,
etc.).
Indique si el personal operativo y administrativo cuenta o
dispone de aparatos (radios, móviles, teléfonos fijos) para comunicarse entre
sí y/o con quien corresponda.
Estos deberán estar accesibles a los usuarios, para poder
tener una pronta reacción.
Describa el procedimiento para el control y mantenimiento
de los aparatos de comunicación, asegúrese de no excluir los siguientes
puntos:
Políticas de asignación de aparatos de comunicación móvil.
Programa de mantenimiento de aparatos de comunicación fija
y móvil.
Indique si cuenta con aparatos de comunicación de respaldo
en caso de que el sistema permanente fallara, y en su caso, detalle
brevemente.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del buen funcionamiento y
mantenimiento de los aparatos de comunicación.
b) Registro de verificación y mantenimiento de
los aparatos.
c) Forma de asignación de los aparatos de
comunicación.
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6. Gestión aduanera.
El agente aduanal debe contar
con procedimientos documentados, en el que se establezcan políticas internas
y de operación, así como de los controles necesarios para el debido
cumplimiento de las obligaciones aduaneras, con el objeto de garantizar el
cumplimiento de la encomienda otorgada.
Asimismo, deberá contar con
personal especializado y procedimientos documentados, que establezcan la
verificación de la información y documentación generada en su nombre.
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6.1 Gestión del despacho
aduanero.
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El Agente Aduanal debe contar con procedimientos
documentados que detallen cada uno de los pasos que se muestran en su mapeo
de procesos establecido en el sub-estándar 5.1.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe los procedimientos de cada uno de los puntos o pasos
que contempla en su mapeo de procesos (5.1). Estos procedimientos deberán de
incluir los siguientes puntos:
Responsables de cada procedimiento.
Formatos y Documentos utilizados.
Sistemas utilizados.
Actor de la cadena logística con el que se intercambia la
información.
La revisión de estos procedimientos que detallan la
operación del despacho aduanero de la mercancía deberá en todo momento
coincidir con la información y/o documentación proporcionada por el cliente.
Principalmente en los temas siguientes:
1. Clasificación Arancelaria. (Respaldo de
información o fichas técnicas de la mercancía que el cliente envía al Agente
Aduanal para su correcta clasificación).
2. Cumplimiento de regulaciones y restricciones
no arancelarias. [Interacción con sus clientes y las diferentes dependencias
de gobierno para el cumplimiento de regulaciones y restricciones no
arancelarias (RRNA)].
3. Manifestación de Valor (La verificación y
confirmación de la información proporcionada por el cliente servirá de
respaldo para la utilización de los métodos de valoración establecido en la
Ley).
4. Pago de contribuciones. (el intercambio de la
información que se genera para el pago de contribuciones deberá ser claro y
preciso con el cliente).
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6.2 Control en recintos.
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El Agente Aduanal deberá contar con procedimientos
documentados en los que se contemple el control de los gafetes oficiales que
se soliciten para el personal que ingresa a los recintos fiscales, por
ejemplo: mandatario aduanal, dependiente, etc.
Asimismo, una de las obligaciones aduaneras, es la
evaluación y certificación de la figura del mandatario aduanal, por lo que
deberá contar con procedimiento documentado para dar cumplimiento establecido
en la Ley.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado que describa el control
de los gafetes oficiales para el personal que ingresa a los recintos
fiscales, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
a) Procedimiento de Solicitud de gafetes con
las Asociaciones o Confederaciones.
b) Políticas de uso de gafetes.
c) Infracciones relacionadas con el uso
indebido de gafetes.
d) Multas aplicables a las infracciones relacionadas
con el uso indebido de gafetes.
Se deberá contar con una relación actualizada de los
gafetes solicitados, así como los que se han dado de baja.
Describa el proceso que debe seguir el mandatario aduanal
para aplicar las evaluaciones y tener vigente sus certificaciones de
actividades como:
a) La supervisión de actos previos y derivados
del despacho aduanero.
b) Elaboración del pedimento.
c) El conjunto de actos y formalidades
relativos a la entrada de mercancías al territorio nacional y a su salida del
mismo.
El agente aduanal deberá contar con la evidencia
correspondiente que ampare las evaluaciones y certificaciones de los temas
antes mencionados.
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7. Seguridad de los vehículos de
carga, contenedores, remolques y/o semirremolques.
Dependiendo el caso se debe
mantener la seguridad en los medios de transporte, tractores (vehículos de
carga, camionetas, entre otros), contenedores, remolques y semirremolques
para protegerlos de la introducción de personas y/o materiales no
autorizados. Por lo anterior, es necesario tener procedimientos documentados
para revisar, sellar y mantener la integridad de los mismos.
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7.1 Uso de sellos y/o candados
en contenedores y remolques.
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El agente aduanal debe contar en su caso, con un
procedimiento documentado, donde se identifiquen los medios de transporte,
los contenedores y/o semirremolques y sellos de alta seguridad utilizados en
la cadena logística internacional, indicando de qué forma se mantiene la
integridad de los mismos.
Por lo anterior, como uno de los mecanismos de seguridad,
el agente aduanal debe utilizar los candados o sellos de Alta Seguridad que
cumplan o excedan la Norma ISO 17712 en todos los contenedores y remolques
cargados que sean objeto de comercio exterior. Para ello, el agente aduanal
debe tener procedimientos documentados para colocar correctamente los sellos
de alta seguridad y verificar su integridad.
Asimismo, en dicho procedimiento es necesario que el
agente aduanal incluya lo relacionado a la administración de sellos de alta
seguridad donde se incluya, el control, asignación, resguardo, manejo de
discrepancias y destrucción de sellos y candados. Respecto al proveedor de
los sellos y/o candados, se deberá demostrar de qué forma estos cumplen con
la norma ISO 17712.
En caso de contar con patio para almacenaje de vehículos
de carga en las instalaciones del agente aduanal, los contenedores vacíos
deberán ser asegurados con un candado y/o sello indicativo, o en un área
segura que se encuentre resguardada y/o monitoreada por el sistema de CCTV.
Cuando se tenga que almacenar (pernocta) algún contenedor,
remolque y/o semirremolque cargado, éste debe encontrase en un área segura y
monitoreada por el sistema de CCTV para impedir el acceso y manipulación,
debiendo estar cerrado con un candado de alta seguridad.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si el agente aduanal cuenta con unidades de
transporte, contenedores y/o remolques propios.
Anexe el procedimiento documentado para la colocación y
revisión de los sellos y/o candados en los vehículos, medios de transporte,
contenedores, carros de tren, remolques y/o semirremolques. Este debe
incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
Verificar que el sello o candado esté intacto y determinar
si existe evidencia de manipulación indebida.
Utilizar el método de inspección de VVTT:
a) V- Ver el sello y mecanismos de las
cerraduras del contenedor (View).
b) V- Verificar el número de sello (Verify).
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c) T- Tirar del sello para asegurarse que está
correctamente puesto (Tug).
d) T- Torcer y girar el sello para asegurarse.
(Twist and Turn).
Revisar y cotejar la documentación que contenga el número
del sello o candado original y, en su caso, de los adicionales que se lleven
en el traslado de la mercancía.
Revisar que los dispositivos de cierre, bisagras y
pasadores, estén unidos al remolque o contenedor, y soldados o con remache.
Indique cómo asignan y remplazan los candados de alta
seguridad, en el caso de que durante el recorrido, sea inspeccionado por
alguna otra autoridad.
Anexe el procedimiento documentado para el control y
manejo de los candados. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a
su operación:
Inventario de los candados y/o sellos.
Quién y cómo se resguardan los candados y/o sellos.
Como se atienden las discrepancias en los números de
candados.
Registro de los candados utilizados al momento de
reconocimiento aduanero.
Para el caso de candados extraviados o robados describa el
procedimiento que sigue el agente aduanal.
Indique quien es el proveedor(es) y cómo se comprueba que
las especificaciones de los sellos y/o candados cumplan con la ISO 17712.
(Anexar certificado de conformidad, expedido por la empresa certificadora
encargada de verificar el cumplimiento de la ISO correspondiente).
En el caso de contar con patio para almacenaje de
vehículos de carga en las instalaciones del agente aduanal, describa como se
asegura de cuidar la integridad de los medios de transporte.
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7.2 Inspección de los medios de
transporte, contenedores, remolques y semirremolques
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En caso de contar con patio para almacenaje de medios de
transporte, el agente aduanal debe tener procedimientos establecidos para
verificar la integridad física de la estructura del medio de transporte,
contenedor, carros de tren, remolques y/o semirremolque antes de cargarlo,
incluso la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas, con
la finalidad de identificar compartimientos naturales u ocultos.
Las inspecciones de los medios de transporte o vehículos
de carga, contenedores y remolques (de carga terrestre o ferroviaria) deben
ser sistemáticas y contar con registros de estas, así como realizarlas en
lugares monitoreados por el sistema de CCTV.
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El procedimiento documentado para su inspección debe
incluir de manera enunciativa, más no limitativa, los siguientes puntos de
revisión:
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Medios de Transporte
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Remolques, Carros de tren,
Semirremolques y Contenedores
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1. Parachoques, neumáticos y rines;
2. Puertas y compartimientos de
herramientas;
3. Caja de la batería y filtros de aire;
4. Tanques de combustible;
5. Interior de la cabina / dormitorio;
6. Rompevientos, deflectores y techo;
7. Chasis y área de la quinta rueda.
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1. Pared Delantera;
2. Lado Izquierdo y Derecho;
3. Piso;
4. Techo interior y exterior;
5. Interior y exterior de Puertas;
6. Sección inferior externa;
7. En su caso, el sistema de refrigeración.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para llevar a cabo la
inspección de los medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
● Responsables de llevar a cabo la
inspección.
● Definición del/los lugar(es) donde se
lleva a cabo la inspección e indicar si está monitoreada por el sistema de
CCTV.
● Los puntos de revisión para medios de
transporte, remolques, semirremolques y contenedores tanto de seguridad como
aquellas de calidad.
Anexar el formato establecido para la inspección de medios
de transporte o vehículos de carga, contenedores, carros de tren, remolques
y/o semirremolques.
Indique si la reparación o mantenimiento de las unidades
de transporte, contenedores o remolques se realizan en las mismas
instalaciones o son llevados con un proveedor externo.
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8. Seguridad del personal.
Se debe contar con
procedimientos documentados para el registro y evaluación de personas que
desean obtener un empleo con el agente aduanal y establecer métodos para
realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.
También, deben existir programas
de capacitación continuos para el personal administrativo y operativo
difusión de las políticas de seguridad del agente aduanal, así como las
consecuencias y acciones a tomar en caso de cualquier falta o incidente de
seguridad.
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8.1 Verificación de antecedentes
laborales.
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El agente aduanal debe tener procedimientos documentados
para verificar la información asentada en el currículo y solicitud de los
candidatos con posibilidad de empleo, de conformidad con la legislación
local, ya sea por cuenta propia o por medio de una empresa externa.
De igual forma, para los cargos que por su sensibilidad
así lo requieran y afecten la seguridad de los embarques que sean objeto de
comercio exterior, de conformidad con su análisis de riesgo efectuado
previamente, deberán considerar el solicitar requisitos más estrictos para su
contratación y durante su permanencia en el trabajo cuando sean contratados,
los cuales se deberán realizar de manera periódica por lo menos una vez al
año.
Toda la información referente al personal deberá
mantenerse en expedientes personales, mismos que deberán tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la contratación
del personal y asegúrese de no excluir lo siguiente:
Requisitos y documentación exigida.
Pruebas y exámenes solicitados.
Indique las áreas y/o puestos críticos que se hayan
identificado como de riesgo, conforme a su análisis y señale lo siguiente:
Indique si existen requerimientos adicionales para áreas
y/o puestos de trabajo específicos. (Carta de antecedentes no penales,
Estudios Socioeconómicos, Clínicos (uso de drogas), etc.) En su caso, señale
los puestos o áreas de trabajo en que se requieren y con qué periodicidad se
llevan a cabo.
Indique si previo a la contratación, el candidato debe
firmar un acuerdo de confidencialidad o un documento similar.
En caso de contratar una agencia de servicios para la
contratación de personal, indique si ésta cuenta con procedimientos
documentados para la contratación de personal y cómo se asegura de que
cumplan con el mismo. Explique brevemente en qué consisten.
Los procedimientos para la contratación del personal
podrán incluir:
a) Comprobaciones exhaustivas de los
antecedentes laborales y personales de los nuevos empleados.
b) Cláusulas de confidencialidad y
responsabilidad en los contratos de los empleados.
c) Requerimientos específicos para puestos
críticos.
En su caso, la actualización periódica del estudio
socioeconómico y físico/médico de los empleados que trabajen en áreas
críticas y/o sensibles.
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8.2 Procedimiento para baja del
personal.
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Deben existir procedimientos documentados para la baja del
personal, en el que se incluya la entrega de identificaciones, y cualquier
otro artículo que se le haya proporcionado para realizar sus funciones
(Llaves, uniformes, gafetes y/o credenciales, equipos informáticos,
contraseñas, herramientas, etc.). Asimismo, este procedimiento debe incluir
la baja en aquellos sistemas tanto informáticos como de accesos, entre otros
que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la baja del personal, y
asegúrese de no excluir lo siguiente:
Como se realiza y confirma la entrega de identificaciones,
uniformes, llaves y demás equipo.
Indique si cuentan con un registro y/o formato, en que se
identifique y asegure la entrega de material, y baja en sistemas
informáticos. (En su caso, favor de anexar).
Señale si mantienen registros del personal que finalizo su
relación laboral, para que en caso de que haya sido por motivos de seguridad,
se prevenga a sus proveedores de servicios y/o asociados de negocio.
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8.3 Administración de personal.
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El agente aduanal debe mantener una lista actualizada de
los empleados contratados directamente por el mismo, así como contratados a
través de un tercero. El agente aduanal debe realizar y mantener actualizados
los registros de afiliación a instituciones de seguridad social y demás
registros legales de orden laboral.
En el caso de que el agente aduanal cuente con personal
contratado por sus socios comerciales y laboré dentro de las instalaciones,
deberá asegurarse de que cumplan con los requerimientos establecidos para el
resto de sus empleados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si el agente aduanal cuenta con una base de datos
actualizada, tanto del personal contratado directamente, como aquel
contratado a través de una empresa proveedora de servicios y asegúrese que
incluya de forma enunciativa mas no limitativa los siguientes puntos:
Nombre completo.
Fotografía actualizada mínimo cada cinco años.
Datos personales (edad, nombre, fecha de nacimiento,
número telefónico, domicilio, CURP, número de IMSS, tipo sanguíneo, alergias,
etcétera).
Filiación.
Antecedentes laborales.
Enfermedades.
Exámenes médicos.
Capacitación.
Exámenes Psicométricos.
Exámenes Toxicológicos.
Resultados de evaluaciones periódicas.
Observaciones.
Este personal, deberá estar contratado de acuerdo las
leyes y reglamentos de orden laboral vigentes.
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9. Seguridad de la información y
documentación.
Deben existir medidas de
prevención para mantener la confidencialidad e integridad de la información y
documentación relativa a las operaciones de comercio exterior, incluyendo
aquellas utilizadas para el intercambio de información con otros integrantes
de la cadena de suministros. Asimismo, deben existir políticas que incluyan
las medidas contra el mal uso de la información.
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9.1 Clasificación y manejo de
documentos.
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Deben existir procedimientos para clasificar documentos de
acuerdo a su sensibilidad y/o importancia. La documentación sensible e
importante debe ser almacenada en un área segura que solamente permita su
acceso a personal autorizado. Se debe identificar el tiempo de vida útil de
la documentación y establecer procedimientos para su destrucción de
conformidad a la legislación correspondiente.
Alguna de la información sensible a la que hace referencia
el párrafo anterior y dependiendo el caso puede ser:
Integración de documentación previa al despacho aduanero.
Pedimento de exportación/importación.
Lista de empaque.
El conocimiento de embarque. (Guía aérea, Bill of lading y
carta porte) según sea el caso.
Copia de los documentos que comprueben el cumplimiento de
las restricciones y regulaciones no arancelarias a la importación que se
hubieran expedido conforme a las leyes correspondientes.
El documento con base en el cual se determine la
procedencia y el origen de las mercancías para la aplicación de preferencias
arancelarias.
El documento en el que conste la garantía otorgada
mediante depósito efectuado en la cuenta aduanera de garantía a que se
refiere el artículo 84-A de la Ley, cuando el valor declarado sea inferior al
precio estimado que establezca la SE.
El certificado de peso o volumen expedido por la empresa
certificadora autorizada por la Secretaría mediante reglas, tratándose del
despacho de mercancías a granel en aduanas de tráfico marítimo, en los casos
que establezca el Reglamento de la Ley.
La información que permita la identificación, análisis y
control que señale la Secretaría mediante reglas.
Manifestación de valor de las mercancías.
Hoja de cálculo de determinación de contribuciones,
aprovechamientos y/o accesorios.
Carta responsiva (técnica y hoja de datos de seguridad de
materiales MSDS en su caso).
Póliza de seguro de la mercancía que se despachó.
El agente aduanal deberá conducir revisiones de forma
regular para verificar los accesos a la información y asegurarse que no sean
utilizados de manera indebida.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el registro,
control y almacenamiento de documentación impresa (clasificación y archivo de
documentos).
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
a) Registro de control para entrega, préstamo,
entre otros documentos.
b) Acceso restringido al área de archivos.
c) Políticas de almacenamiento y clasificación.
d) Un plan de seguridad actualizado que describa
las medidas en vigor relativas a la protección de los documentos contra
accesos no autorizados, así como contra la destrucción deliberada o la
pérdida de los mismos.
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9.2 Seguridad de la tecnología
de la información.
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El agente aduanal deberá tener la capacidad de preservar
la confidencialidad, integridad, disponibilidad, auditabilidad de la
información que se genere derivado de las operaciones de comercio exterior
que realice entre las autoridades, sus clientes y demás actores.
En el caso de los sistemas automatizados, se deben
utilizar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la
contraseña. Debe haber políticas, procedimientos y normas de tecnología de
informática establecidas que se deben comunicar a los empleados mediante
capacitación.
Deben existir procedimientos escritos e infraestructura
para proteger al agente aduanal contra pérdidas, robo, fuga, hackeo y/o
secuestro de información, así como un sistema establecido para identificar el
abuso de los sistemas de tecnología de la información y detectar el acceso
inapropiado y/o la manipulación indebida o alteración de los datos
comerciales y del negocio, así como un procedimiento escrito para la
aplicación de medidas disciplinarias apropiadas a todos los infractores.
La información sensible debe estar protegida a través de
estas políticas de seguridad informática, además de disponer de copias de
respaldo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para archivar su información y
protegerlos de posibles pérdidas. Asegúrese de no excluir los siguientes
puntos:
Señale la frecuencia con que se llevan a cabo las copias
de respaldo.
Quien tiene acceso a los mismos, y quien autoriza la
recuperación de la información.
Describa el procedimiento para la protección de sus
sistemas informáticos que garanticen la seguridad de la información,
asegúrese de indicar lo siguiente:
Indique si los sistemas están protegidos bajo contraseñas
y con qué frecuencia son modificadas.
Señale si existen políticas de seguridad de la información
para su protección.
Indique los mecanismos o sistemas para detectar el abuso,
o intrusión de personas no autorizadas a sus sistemas.
Indique las políticas correctivas y/o sanciones en caso de
la detección de alguna violación a las políticas de seguridad de la
información.
Señale si los socios comerciales tienen acceso a los
sistemas informáticos del agente aduanal. En su caso, indique que programas y
como aseguran el control de acceso a los mismos.
Indique si el equipo de cómputo cuenta con un sistema de
respaldo de suministro eléctrico que permita la continuidad del negocio.
|
|
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Los procedimientos referentes al respaldo de la
información del agente aduanal deberán incluir como mínimo lo siguiente:
a) Cómo y por cuánto tiempo se almacenan los
datos.
b) Plan de continuidad del negocio en caso de
incidente y de cómo recuperar la información.
c) Frecuencia y localización de las copias de
seguridad y de la información archivada.
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d) Si las copias de seguridad se almacenan en
sitios alternativos a las instalaciones donde se encuentra el CPD (centro de
proceso de datos).
e) Pruebas de la validez de la recuperación de
los datos a partir de copias de seguridad.
Los procedimientos referentes a la protección de la
información del agente aduanal deberán incluir como mínimo lo siguiente:
1. Una política actualizada y documentada de
protección de los sistemas informáticos del agente aduanal de accesos no
autorizados y destrucción deliberada o pérdida de la información.
2. Detalle si opera con sistemas múltiples
(sedes/sitios) y cómo se controlan dichos sistemas.
3. Quién es responsable de la protección del
sistema informático del agente aduanal (la responsabilidad no debería estar
limitada a una persona sino a varias de forma que cada uno pueda controlar
las acciones del resto).
4. Cómo se conceden autorizaciones de acceso y
nivel de acceso al sistema informático. (El acceso a la información sensible
debería estar limitado al personal autorizado a realizar modificaciones de la
información).
5. Formato de las contraseñas, frecuencia de
cambios y quien proporciona esas contraseñas.
6. Cortafuegos "firewall" y
anti-virus utilizados.
7. Eliminación, mantenimiento o actualización
de los detalles de usuario.
8. Medidas previstas para tratar incidentes de
seguridad en caso de que el sistema se vea comprometido.
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10. Capacitación en seguridad y
concientización.
Debe existir un programa de
concientización sobre amenazas diseñado y actualizado por el agente aduanal
para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas en sus procesos
logísticos, contrabando, contaminación de embarques, fuga de información,
etc. Los empleados administrativos y operativos tienen que conocer los
procedimientos establecidos de la compañía para considerar una situación y
cómo denunciarla. Se debe brindar capacitación adicional a los empleados que
por sus funciones se encuentran en contacto directo con las mercancías y/o
los medios de transporte, así como a los empleados que se encuentren en áreas
críticas y/o sensibles determinadas bajo su análisis de riesgo.
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10.1 Capacitación y
concientización sobre amenazas.
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El agente aduanal debe contar con un programa de
capacitación y concientización de las políticas de seguridad en la cadena de
suministro, dirigido a todos sus empleados (operativos y administrativos) y,
adicionalmente poner a su disposición material informativo respecto a los
procedimientos establecidos por el agente aduanal para considerar una
situación que amenace su seguridad y cómo denunciarla.
Estos programas de capacitación deben fomentar la
participación activa de los empleados en los controles y mecanismos de
seguridad, el agente aduanal debe asegurarse que todos sus empleados conocen,
comprenden y aplican las políticas de seguridad en la cadena de suministro,
así como mantener registros de todos los esfuerzos de capacitación que haya
brindado, y la relación de quienes participaron en ellas.
Asimismo y con el propósito de mantener la integridad de
las operaciones y procesos relacionados con el despacho aduanero de
mercancías el personal deberá recibir capacitación específica conforme a sus
funciones. Los temas que puede incluir son los siguientes: mantener la
integridad de la carga, realizar la revisión de contenedores, remolques y/o
semirremolques (en su caso), recepción y revisión de mensajería y paquetería,
difusión de las políticas, procedimientos y normas de tecnologías de la
información (robo, fuga, hackeo y/o secuestro de información), prevención de
operaciones con recursos de procedencia ilícita, reconocimiento de
conspiraciones internas, protección de los controles de acceso, control de
sellos de alta seguridad, uso de gafetes oficiales, así como capacitación
referente a contrabando, robo de mercancía.
Aunado a los programas de capacitación en seguridad, se
debe incluir un programa de concientización sobre consumo de alcohol y
drogas. Estos temas deben establecerse como parte de la inducción de nuevos
empleados y mantener periódicamente programas de actualización.
Los programas de capacitación deben fomentar la
participación activa de los empleados en los controles y mecanismos de
seguridad, así como mantener registros de todos los esfuerzos de capacitación
que haya brindado el agente aduanal y la relación de quienes participaron en
ellos (videos, fotografías, minutas, listas de asistencia, intranet u otro
sistema, material didáctico, presentaciones en PowerPoint, folletos, etc.).
|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si cuenta con un programa de capacitación en
materia de seguridad y prevención de incidentes de seguridad en la cadena de
suministros para todos los empleados (administrativos, operativos, directos o
indirectos). Explique brevemente en qué consiste el programa de capacitación
y asegúrese de incluir lo siguiente:
Breve descripción de los temas que se imparten en el
programa.
En qué momento se imparten (Inducción, períodos
específicos, derivado de auditorías, incidentes de seguridad, etc.).
Periodicidad de las capacitaciones, así como, las
actualizaciones y reforzamiento.
Indique de qué forma se documentan la participación en las
capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros (videos, fotografías,
minutas, listas de asistencias, intranet u otro sistema, material didáctico,
presentaciones en Power Point, folletos, etc.).
Explique cómo se fomenta la participación de los empleados
en cuestiones de seguridad.
|
|
11. Manejo e investigación de
incidentes.
Deben existir procedimientos
documentados para reportar e investigar incidentes de seguridad en la cadena
de suministros y las acciones a tomar para evitar su recurrencia, así como
notificarse al personal de seguridad y/o demás autoridades competentes. La
investigación y análisis de incidentes deberá estar documentada (expediente
físico y/o electrónico).
|
|
11.1 Reporte de anomalías y/o
actividades sospechosas.
|
|
En caso de detección de anomalías y/o actividades
sospechosas, relacionadas con la seguridad de la cadena de suministros y de
conformidad con sus procesos logísticos, estas deben notificarse al personal
de seguridad y/o demás autoridades competentes, llevando un registro de
dichas anomalías y/o actividades inusuales.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
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|
|
Describa el procedimiento para reportar anomalías y/o
actividades sospechosas, y asegúrese de no excluir lo siguiente:
Quien es el responsable de reportar los incidentes de
seguridad.
Detalle como determina e identifica con qué autoridad
comunicarse en distintos supuestos o presunción de actividades sospechosas.
Mencione si lleva un registro del reporte de estas
actividades y/o sospechas y describa brevemente.
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E5.
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Perfil del Auto Transportista Terrestre.
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Acuse de Recibo
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Primera Vez: £
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Renovación: £
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Adición: £
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Modificación: £
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Los datos que proporcione sustituirán los que proporcionó
cuando solicitó su autorización.
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Información General.
El objetivo de este Perfil, es el de asegurar que el auto
transportista terrestre, implemente prácticas y procesos de seguridad que
aseguren su cadena de suministros mitigando el riesgo de contaminación de sus
vehículos con productos ilícitos, así como de pérdida, robo y/o cualquier
otro factor que pueda vulnerar la seguridad de la cadena de suministros.
Los auto transportistas terrestres interesados en obtener
la autorización a que se refiere la regla 7.1.5., de las RGCE vigentes,
deberán tener procesos documentados y verificables. Asimismo, la empresa
transportista que se encuentre interesada en la autorización que se mencionó
anteriormente deberá integrar los criterios exigidos en el presente documento
al modelo o diseño empresarial que tenga establecido, buscando durante la
implementación de los estándares en materia de seguridad la aplicación de una
cultura de análisis que soporte la toma de decisiones acorde a los valores,
la misión, visión, los códigos de ética y conducta de la propia empresa.
Como ejemplo de los puntos o temas que se pide realicen
los interesados durante el llenado de este documento, y que requieren un
análisis para poder identificar riesgos que afecten la cadena de suministros,
y a su vez ayude a detectar su tratamiento están los siguientes: puntos de
origen y destino, rutas, instalaciones, volumen de operaciones, seguridad en
patios, incidentes previos de seguridad, interacción con socios comerciales,
principalmente.
Instrucciones de llenado:
1. Deberá llenar un perfil de la instalación
matriz, así como de cada una de las instalaciones principales donde se
utilicen y resguarden vehículos para el traslado de mercancías de comercio
exterior. En el caso de los patios y/o sucursales que de igual forma se
encuentren bajo el mismo RFC, no tendrán que desarrollar un perfil por cada
uno de ellos, sin embargo, se debe seguir estrictamente lo establecido en el
sub-estándar 7.3., del presente documento. Esta información deberá coincidir
con lo manifestado en su solicitud para Socio Comercial Certificado.
2. Detallar cómo la empresa cumple o excede con
lo establecido en cada uno de los numerales conforme a lo que se indica.
3. El formato de este documento, se encuentra
dividido, en dos secciones, como se detalla a continuación:
1. Estándar.
Descripción del estándar
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1.1 Sub-estándar.
|
|
Descripción del sub-estándar
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Respuesta.
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Notas Explicativas.
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Describa y/o anexe…
Puntos a destacar…
Recomendación:
1. …
|
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4. Indicar cómo cumple con lo establecido en
cada uno de los sub-estándares, por lo que deberá anexar los procedimientos
en idioma español, estos procedimientos deben caracterizarse por describir o
definir el objetivo que persigue el documento, el inicio y fin del proceso,
indicadores de medición, requisitos, documentos o formatos a utilizar,
responsables, por mencionar algunos.
5. En los casos en los que se requiera sólo una
explicación del procedimiento, ésta deberá ser detallada y colocarse en el
campo de “Respuesta”.
El campo, referente a las “Notas
Explicativas” es una guía respecto a los puntos que se deben incluir en la “Respuesta”
de cada sub-estándar, señalando de manera indicativa aquellos puntos que no
deben excluirse de su respuesta.
De la misma forma, en algunos de los
campos de “Notas explicativas”, se incluyen “Recomendaciones”, las cuales
pretenden ser una guía en el caso de que, previo a la presentación de este
documento, no se cuente con lo solicitado, y de esta manera pueda coadyuvar a
elaborarse e implementarse, teniendo como una base dicha sugerencia. En este
sentido, se debe entender que cualquier recomendación aquí indicada, no es
considerada como una obligación.
6. Una vez contestado este Perfil del Auto
transportista Terrestre, deberá anexarlo a la Solicitud de inscripción en el
registro de Socio Comercial Certificado a que se refiere el primer párrafo de
la regla 7.1.5., fracción I, inciso c.
7. Para efectos de verificar lo manifestado en
el párrafo anterior, el SAT a través de la AGACE, podrá realizar una
inspección a la instalación aquí señalada, con el exclusivo propósito de
verificar lo señalado en este documento.
8. Una vez contestado este Perfil del Auto
transportista Terrestre, deberá anexarlo a la Solicitud de inscripción en el
registro de Socio Comercial Certificado a que se refiere el primer párrafo de
la regla 7.1.5., fracción I, inciso c.
9. Para efectos de verificar lo manifestado en
el párrafo anterior, el SAT a través de la AGACE, podrá realizar una
inspección a la instalación aquí señalada, con el exclusivo propósito de
verificar lo señalado en este documento.
10. Cualquier “Perfil del Auto-Transportista
Terrestre” incompleto no será procesado.
11. Cualquier pregunta relativa a la Solicitud
para Socio Comercial Certificado y el Perfil del Auto transportista
Terrestre, favor de dirigirla a los contactos que aparecen en el Portal del
SAT.
12. En el caso de ser autorizado como Socio
Comercial Certificado, este formato deberá ser actualizado de conformidad con
lo establecido en la regla 7.2.1., cuarto párrafo, fracción I.
13. Derivado de la emisión de la autorización,
podrían resultar “requerimientos específicos” los cuales deben solventarse en
el plazo que señale la autoridad para tales efectos.
Datos de la Instalación.
Deberá llenar un perfil de la instalación matriz, así como
de cada una de las instalaciones principales donde se utilicen y resguarden
vehículos para el traslado de mercancías de comercio exterior. En el caso de
los patios y/o sucursales que de igual forma se encuentren bajo el mismo RFC,
no tendrán que desarrollar un perfil por cada uno de ellos, sin embargo, se
debe seguir estrictamente lo establecido en el sub-estándar 7.3., del
presente documento. Esta información deberá coincidir con lo manifestado en
su solicitud para Socio Comercial Certificado.
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Información de la Instalación
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Número de “Perfil del Auto transportista Terrestre”:
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de
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RFC:
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Nombre y/o Razón Social:
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Nombre y/o Denominación de la Instalación
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Tipo de Instalación
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Calle:
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Número y/o letra exterior
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Número y/o letra interior
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Colonia
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Código Postal
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Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
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Antigüedad de la Instalación (años de operación):
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Actividad preponderante (Transfer / Largo Recorrido)
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Tipo de servicio (Carga General/Especializada):
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No. de embarques promedio mensual (EXP):
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(Por medio de transporte)
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No. de embarques promedio mensual (IMP):
|
(Por medio de transporte)
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|
Número de empleados total de esta instalación:
|
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Superficie de la Instalación (M2):
|
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Número total de patios y/o sucursales (propio y/o
subarrendado) que se encuentren habilitados y que se utilicen para el
almacenaje de los medios de transporte:
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Certificaciones en programas de
seguridad: (Favor de indicar si esta instalación cuenta con una certificación
por alguno de los siguientes programas)
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C-TPAT.
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Si
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|
No
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Nivel:
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Pre-Aplicante
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Aplicante
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Certificado
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Certificado/ Validado
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CTPAT Account number (Ocho dígitos):
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Fecha de última visita en esta instalación:
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Partners in Protection (PIP)
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Si
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|
No
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No. de Registro:
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Operador Económico Autorizado de otros países (OEA’s)
|
Si
|
|
|
No
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Programa:
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|
Registro:
|
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Otros Programas de Seguridad en la Cadena de Suministros
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Si
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|
|
No
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Programa:
|
|
Registro:
|
|
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Certificaciones: (Favor de
indicar si cuenta con certificaciones que consideren que impactan en el
proceso de su cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000; Procesos
Logísticos Confiables, entre otros)
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|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
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Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
1. Planeación de la seguridad en la cadena de suministros.
La empresa transportista deberá llevar a cabo una gestión
del riesgo de forma sistemática que permita la identificación, análisis,
evaluación y tratamiento de riesgos y debilidades en su cadena de suministros
y en sus instalaciones, con el objeto de que la dirección (cuál) implemente
estrategias, elabore políticas y procedimientos documentados que ayuden a
mitigar y disuadir dichos riesgos y por ende aporte elementos que fortalezcan
a la seguridad de la cadena de suministros.
|
|
1.1 Análisis de riesgo.
|
|
La empresa transportista debe establecer medidas para
identificar, analizar y mitigar los riesgos de seguridad a lo largo de la
cadena de suministros, incluyendo sus instalaciones. Por lo anterior, debe
desarrollar un procedimiento escrito en el que se determinen riesgos con base
en el modelo de su organización (ejemplo: volumen, unidades, patios, rutas,
amenazas potenciales, etc.), que le permita implementar y mantener medidas de
seguridad apropiadas.
|
|
Este procedimiento debe realizarse por lo menos una vez al
año, de manera que permita identificar otros riesgos o amenazas en la
operación, que se puedan dar por el resultado de algún incidente o que se
originen por cambios en las condiciones iniciales de la empresa, así como
para identificar que las políticas, procedimientos y otros mecanismos de
control y seguridad se estén cumpliendo.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Describa el procedimiento documentado que utiliza para
identificar riesgos en sus operaciones diarias a lo largo de la cadena de
suministros y sus instalaciones (patios y/o sucursales, oficinas, pensiones,
talleres mecánicos, etc.) asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Periodicidad con que lleva a cabo este procedimiento.
Que aspectos y/o áreas de la empresa transportista se
incorporan al análisis de riesgo.
Tipo de servicio:
Largo recorrido.
Tránsito interno e internacional.
Transfer.
Consolidado.
Recomendación:
Se sugiere utilizar las técnicas de evaluación de riesgos
de acuerdo a la norma internacional ISO 31000 vigente, y en específico la ISO
31010, donde de acuerdo a su modelo de negocio, deban implementar.
|
|
1.2 Políticas de seguridad.
|
|
Las empresas deben contar con un manual de políticas
orientadas a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la seguridad de la
cadena de suministros, como lo son el contrabando, tráfico de armas,
personas, mercancías prohibidas, y actos de terrorismo.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Indique si cuenta con un manual de políticas en materia de
seguridad de la cadena de suministros enfocados a garantizar la integridad de
sus recursos (unidades, operadores, instalaciones, patios y/o sucursales,
etc.) así como para asegurar el traslado de las mercancías, propiedad de
terceros o propia e indique quién es el responsable de su revisión y
actualización.
|
|
1.3 Auditorías internas en la
cadena de suministros.
|
|
Además del monitoreo de rutina en control y seguridad, es
necesario programar y realizar auditorías, por lo menos una vez al año, que
permitan evaluar todos los procesos en materia de seguridad en la cadena de
suministros, de una manera más crítica y profunda.
Las auditorías deben ser realizadas por personal
autorizado y, en lo posible, independientes de la actividad auditada, aunque
pueden ser parte de la organización. Se debe establecer un procedimiento
documentado para su realización. Si bien es necesario que las auditorías sean
exhaustivas, su enfoque se debe ajustar al tamaño de la organización y a la
naturaleza de los riesgos. Las auditorías pueden ser generales o centrarse en
tópicos seleccionados de acuerdo con las circunstancias.
La alta gerencia de la organización debe revisar los
resultados de las auditorías, y emprender las acciones correctivas o
preventivas requeridas. El proceso de revisión debe garantizar que se recoja
la información necesaria para permitir que la gerencia realice está
evaluación. La revisión debe estar documentada.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Describa el procedimiento documentado para llevar a cabo
una auditoría interna, enfocada en la seguridad en la cadena de suministros,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Señalar el tipo de auditorías internas o externas, en
materia de seguridad, que se realizan en la empresa.
Indique quienes participan en ellas, y los registros que
se efectúan del mismo, así como la periodicidad con la que se llevan a cabo.
Indique si la Gerencia de la empresa verifica el resultado
de las auditorias en materia de seguridad, y si realiza y/o implementa
acciones preventivas, correctivas y de mejora.
|
|
1.4 Planes de contingencia y/o
emergencia.
|
|
Debe existir un plan de contingencias documentado para
asegurar la continuidad del negocio, incidentes de cualquier índole que afecten
el desarrollo normal de las operaciones de la empresa transportista. Dichos
planes deben ser comunicados al personal administrativo y operativo mediante
capacitaciones periódicas, así como realizar pruebas, ejercicios prácticos o
simulacros de los planes de protección y procedimientos de contingencia y
emergencia para constatar su efectividad, mismos de los que se deberá
mantener un registro.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Anexar el procedimiento o plan de emergencias documentado,
o situaciones de emergencia o de seguridad que pueden afectar el
funcionamiento de la empresa (bloqueos, robos, accidentes, derrames fallas
mecánicas, etc.).
Este procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas
no limitativa, lo siguiente:
1. Qué situaciones contempla.
2. Qué mecanismos utiliza para difundir y
asegurarse que estos planes sean efectivos.
En el caso de las empresas transportistas de Materiales y
Residuos Peligrosos, se deberá anexar una hoja de emergencia que indique las
acciones a seguir para casos de incidente o accidente (fugas, derrames,
explosiones, incendios, etc.).
|
|
2. Seguridad física.
La empresa transportista debe contar con mecanismos
establecidos para impedir, detectar o disuadir la entrada de personal no
autorizado a sus oficinas administrativas, patios (sucursales) y/o pensiones
donde resguarda la información y los medios de transporte (tractores),
contenedores, remolques o semirremolques respectivamente. Todas las áreas
sensibles de la empresa, deberán tener barreras físicas, elementos de control
y disuasión contra el acceso no autorizado.
|
|
2.1 Instalaciones.
|
|
Las instalaciones deben estar construidas con materiales
que puedan resistir accesos no autorizados. Se deben realizar inspecciones
periódicas documentadas para mantener la integridad de las estructuras, y en
el caso de haberse detectado una irregularidad, efectuar la reparación
correspondiente. Asimismo, se deben tener identificados plenamente los
límites territoriales, así como los diversos accesos, rutas internas y la
ubicación de los edificios.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Indique los materiales predominantes con los que se
encuentran construidas las instalaciones (por ejemplo, de estructura de metal
y paredes de lámina, paredes de ladrillo, de madera, entre otros.
Explique cómo lleva a cabo la revisión y mantenimiento de
la integridad de las estructuras.
Anexe un plano de distribución o arquitectónico de
conjunto, donde se puedan identificar los límites, rutas de acceso y la
ubicación de las oficinas, patios y /o pensiones.
|
|
2.2 Accesos en puertas y
casetas.
|
|
Las puertas de entrada o salida de vehículos y/o personal
de accesos a los patios y/o pensiones de vehículos de carga y a las oficinas
administrativas, deben ser atendidas y/o supervisadas ya sea por medio de
personal propio o bien por personal de seguridad. La cantidad de puertas de
acceso debe mantenerse al mínimo necesario.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Indique cuantas puertas y/o accesos existen en las
instalaciones, así como el horario de operación de cada una, e indique de qué
forma son monitoreadas (En caso de tener personal asignado, indicar la
cantidad).
Detalle si existen puertas y/o accesos bloqueados, o
permanentemente cerradas.
|
|
2.3 Bardas perimetrales.
|
|
Las bardas perimetrales y/o barreras periféricas deben
instalarse para asegurar las instalaciones de la empresa, con base en un
análisis de riesgo. El área de los patios y/o pensiones deberán estar
delimitadas para vehículos de carga (tractores), remolques y/o semirremolques
y/o contenedores según corresponda. Estas deben ser inspeccionadas
regularmente y llevar un registro de la revisión con la finalidad de asegurar
su integridad e identificar daños.
En el caso de prestar servicios de almacenaje de
mercancías, esta zona deberá estar claramente delimitada, identificada y
monitoreada de acuerdo al servicio requerido (nacional o internacional, así
como la de alto valor y peligrosa) para prevenir ingresos no autorizados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el tipo de cerca, barrera periférica y/o bardas
con las que cuenta la empresa, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Señale las características de las mismas (material,
dimensiones, etc.).
En caso de no contar con bardas, favor de justificar
detalladamente la razón.
Periodicidad con la que se verifica la integridad de las
bardas perimétricas, y los registros que se llevan a cabo.
Indique como están divididos sus patios. (Describa
brevemente, de qué forma separan los tractores, contenedores, remolques y/o
semirremolques con carga doméstica y/o internacional, vacíos, en reparación
y/o mantenimiento; vehículos de carga; talleres; oficinas; entre otros).
Recomendación:
El procedimiento para la inspección de las bardas
perimétricas podría incluir:
a) Personal responsable para llevar a cabo el
proceso.
b) Cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo
las inspecciones de las cercas, bardas perimétricas y/o periféricas y los
edificios.
c) Cómo se lleva el registro de la inspección.
d) Quién es el responsable de verificar que las
reparaciones y/o modificaciones cumplan con las especificaciones técnicas y
requisitos de seguridad necesarias.
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2.4 Estacionamientos.
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El acceso a los estacionamientos de las instalaciones debe
ser controlado y monitoreado. Se debe prohibir que los vehículos privados (de
empleados, visitantes, proveedores y contratistas, entre otros) se estacionen
dentro de las áreas de manejo y almacenaje de medios de transporte,
contenedores, remolques y semirremolques, así como en áreas adyacentes.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para el control y monitoreo de
los estacionamientos, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Responsables de controlar y monitorear el acceso a los
estacionamientos.
Identificación de los estacionamientos (especificar si el
estacionamiento de empleados, visitantes, se encuentra separado de medios de
transporte, contenedores, remolques y semirremolques).
Cómo se lleva el control de entrada y salida de vehículos
a las instalaciones. (Indicar los registros que se realizan para el control
del estacionamiento).
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2.5 Control de llaves y
dispositivos de cerraduras.
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De acuerdo al análisis de riesgo las ventanas, puertas y
cercas interiores y exteriores deberán asegurarse con dispositivos de cierre.
La empresa transportista deberá contar con procedimientos documentados para
el manejo, resguardo, asignación y control de las llaves de las instalaciones
y de los vehículos de carga, designando a los responsables para la
administración, control y registro de éstas. Asimismo, se debe llevar un
registro de las personas que en base a sus funciones cuenten con llaves o
accesos autorizados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el o los procedimientos documentados para el
control, resguardo, asignación y manejo de las llaves de los medios de
transporte y de las instalaciones, oficinas y áreas interiores.
Asegúrese que dichos procedimientos incluyan los
siguientes puntos:
Responsables de administrar y controlar la seguridad de
las llaves.
Registro de control para el préstamo de llaves.
Tratamiento de pérdida o no devolución de llaves.
Señalar si existen áreas en las que se acceda con
dispositivos electrónicos y/o algún otro mecanismo de acceso.
En caso de utilizar candados de llave que se coloquen en
contenedores, remolques y/o semirremolques dentro de las instalaciones describa
detalladamente los criterios para el manejo, control y resguardo de las
llaves de dichos candados.
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2.6 Alumbrado.
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El alumbrado dentro y fuera de las instalaciones debe
permitir una clara identificación de personas, material y/o equipo que ahí se
encuentre, incluyendo las siguientes áreas: entradas, salidas, áreas de
estacionamiento o almacenaje para tractores, remolques, equipos rodantes,
bardas perimetrales y/o periféricas, cercas interiores, manejo y almacenaje
de la mercancía (en caso de prestar este servicio). Se debe contar con un
sistema de emergencia y/o respaldo en las áreas sensibles.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la operación y
mantenimiento del sistema de iluminación. Asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
● Señale qué áreas se encuentran
iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo (Indique si cuenta con
una planta de poder auxiliar).
● De qué manera se cerciora que el
sistema de iluminación sea el apropiado en cada una de las áreas de la
empresa, de manera que permita una clara identificación del personal,
material y/o equipo que abarca.
Recomendaciones:
El procedimiento podrá incluir:
a) Como se controla el sistema de iluminación.
b) Horarios de funcionamiento.
c) Programa de mantenimiento y revisión.
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2.7 Aparatos de comunicación.
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La empresa transportista deberá contar con dispositivos
y/o sistemas de comunicación con la finalidad de tener un contacto inmediato
con el personal de seguridad y/o con las autoridades de emergencia y
seguridad en caso de que se requieran. Adicionalmente, se debe contar con un
sistema de respaldo de comunicación y verificar su buen funcionamiento de
manera periódica.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento que el personal debe realizar
para contactar al personal de seguridad o en su caso, con la autoridad
correspondiente.
Indique si el personal operativo y administrativo cuenta o
dispone de aparatos (teléfonos fijos, móviles, botones de alerta y/o
emergencia), para comunicarse con el personal de seguridad y/o con quien
corresponda. (Estos deberán estar accesibles a los usuarios, para poder tener
una pronta reacción).
Indique qué aparatos de comunicación utiliza el personal
de seguridad en la empresa transportista (teléfonos fijos, celulares, radios,
sistema de alarma, etc.).
Describa el procedimiento para el control y mantenimiento
de los aparatos de comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Políticas de asignación de aparatos de comunicación móvil.
Programa de mantenimiento de aparatos de comunicación fija
y móvil.
Indique si cuenta con aparatos de comunicación de respaldo
en caso de que el sistema permanente fallara, y en su caso, detalle
brevemente.
Indique si los operadores/choferes de la empresa utilizan
teléfonos, radios, celulares, banda civil (CB), o algún otro medio para su
comunicación interna y las políticas de asignación de los mismos.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del buen funcionamiento y
mantenimiento de los aparatos de comunicación.
b) Registro de verificación y mantenimiento de
los aparatos.
c) Forma de asignación de los aparatos de
comunicación.
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2.8 Sistemas de alarma y
circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV).
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Los sistemas de alarmas y de circuito cerrado de
televisión (CCTV) se deben utilizar para vigilar, notificar o disuadir
accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones y
notificar al área correspondiente, además de utilizarse como herramienta de
prueba en investigaciones derivadas de algún incidente.
Estos sistemas deberán colocarse de acuerdo a un análisis
de riesgo previo, de tal forma que se mantengan vigiladas y monitoreadas las
áreas que impliquen el acceso de personal, visitantes, proveedores y
vehículos de carga y pasajeros, asimismo, las áreas en las que se ubiquen
normalmente los vehículos y contenedores (estacionamientos, almacenaje donde
pernoctan) y en su caso donde se almacenan las mercancías (si prestan este
servicio).
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Dichos sistemas deben permitir una clara identificación
del área o ambiente que vigila, estar permanentemente grabando y mantener un
respaldo de las grabaciones por lo menos de un mes, considerando que, en el
caso de que sus procesos logísticos excedan este periodo, deberá aumentar el
periodo del mantenimiento de estos respaldos, con la finalidad de tener los
elementos necesarios en caso de un incidente.
El sistema de CCTV, debe contar con un procedimiento
documentado de operación que incluya la supervisión del buen estado del
equipo y la verificación de la correcta posición de las cámaras, indicando la
frecuencia con la que debe realizar el respaldo de las grabaciones, así como
los responsables de su operación. Dicho sistema deberá tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si tiene contratado un servicio de central de
alarmas externo, y en su caso, describa los siguientes puntos:
Indique si las puertas y ventanas tienen sensores de
alarma o sensores de movimiento.
Procedimiento a seguir en caso de activarse una alarma.
Describa el procedimiento documentado para la operación
del sistema de CCTV, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Indique el número de cámaras de CCTV instaladas,
características técnicas y su ubicación. (Detalle si cubre los puntos de
entrada y salida de las instalaciones, para cubrir el movimiento de vehículos
e individuos, así como el lugar de almacenajes de los vehículos).
Señala la ubicación del sistema de CCTV, dónde se
localizan los monitores, quién los revisa, así como los horarios de
operación, y en su caso, si existen estaciones de monitoreo remoto.
Indique si las grabaciones se revisan periódicamente y de
qué forma. (aleatoria, cada semana, eventos especiales, áreas restringidas,
etc.).
Indique por cuánto tiempo se mantienen estas grabaciones.
(Debiendo ser por lo menos de un mes).
Indique si el sistema de CCTV se encuentra respaldado por
una planta de poder eléctrica.
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3. Controles de acceso físico.
Los controles de acceso físico son mecanismos o
procedimientos que previenen e impiden la entrada no autorizada a las instalaciones
(oficinas administrativas, patios y/o pensiones de los medios de transporte,
almacén de mercancías (en caso de prestar este servicio), asimismo, mantienen
el control de ingreso a los operadores/choferes, personal administrativo y/o
visitantes y protegen los bienes de la empresa.
Los controles de acceso deben incluir la identificación de
todos los empleados, visitantes y proveedores en todos los puntos de entrada.
Asimismo, se deben mantener registros y evaluar permanentemente los
mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las instalaciones,
siendo la base para comenzar a integrar la seguridad como una de las
funciones primordiales dentro de cualquier empresa.
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3.1 Personal de seguridad.
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La empresa transportista debe contar con personal de
seguridad y vigilancia. Este personal desempeña un rol importante en la
protección física de las instalaciones, de los patios y/o pensiones donde se
resguardan los vehículos de carga (tractores), remolques y contenedores, así
como para controlar el acceso de todas las personas al inmueble.
El personal de seguridad, deberá contar con un
procedimiento documentado para llevar a cabo sus funciones, y tener pleno
conocimiento de los mecanismos y procedimientos en situaciones de emergencia,
detección de personas no autorizadas, o cualquier incidente en las
instalaciones.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la operación
del personal de seguridad, y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Indique el número de personal de seguridad que labora en
la empresa.
Señale los cargos y/o funciones del personal, y horarios
de operación.
En caso de contratarse un servicio externo, especificar
número de personal empleado, detalles de operación, registros, reportes, etc.
En caso de contar con personal armado; describa el
procedimiento para el control y resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los
empleados, visitantes y proveedores.
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Debe existir un sistema de identificación de empleados,
visitantes y proveedores con fines de acceso a las instalaciones. Los
empleados sólo deben tener acceso a aquellas áreas que necesiten para
desempeñar sus funciones. Los visitantes y proveedores deberán presentar
identificación oficial con fotografía a su llegada y se deberá llevar un
registro. Todos los visitantes deberán estar acompañados por personal de la
empresa durante su permanencia en las instalaciones.
La gerencia o el personal de seguridad de la compañía
deben controlar adecuadamente la entrega y devolución de insignias de
identificación de empleados, visitantes y proveedores y asegurarse que porten
siempre en un lugar visible la identificación proporcionada. Este
procedimiento deberá estar documentado, así como los procedimientos para la
entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves,
tarjetas de proximidad, etc.).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el control de las
identificaciones.
Describa el procedimiento para la identificación de los
empleados, y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Mecanismos de identificación (Credencial con foto,
uniforme, etc.).
Indique cómo se identifica al personal contratado por un
socio comercial, que labore dentro de las instalaciones. (Contratistas,
Sub-contratados, etc.).
Describa cómo la empresa entrega, cambia y retira las
identificaciones y controles de acceso del empleado y asegúrese de incluir
las áreas responsables de autorizarlas y administrar.
Describa el procedimiento para el control de acceso de los
visitantes y proveedores, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Señale que registros se llevan a cabo (Formatos personales
por cada visita, bitácoras).
Señale quién es la persona responsable de acompañar al
visitante y/o proveedor, y si existen áreas restringidas para su ingreso.
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3.3 Procedimiento de
identificación y retiro de personas o vehículos no autorizados.
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La empresa debe contar con procedimientos documentados que
especifiquen como identificar, enfrentar o reportar a personas y/o vehículos
no autorizados o identificados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para identificar,
enfrentar o reportar personas y/o vehículo no autorizados o identificados.
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Personal responsable.
b) Designar a una persona o área responsable
para ser informado de los incidentes.
c) Indicaciones para enfrentar y dirigirse al
personal no identificado.
d) Señalar en qué casos deberá reportarse a las
autoridades correspondientes.
e) Cómo se lleva a cabo el registro de los
incidentes y las medidas adoptadas en cada caso.
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3.4 Entregas de mensajería y
paquetería.
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La mensajería y paquetería destinada a personal de la
empresa debe ser examinada a su llegada y antes de ser distribuida al área
correspondiente.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la recepción y revisión de
mensajería y paquetería y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Indique cómo se identifica al
proveedor del servicio. (Señale si requiere de procedimiento adicional al de
acceso a proveedores).
● Señale de qué forma se revisan los
paquetes y/o que mecanismo utiliza, así como los registros que se llevan a
cabo.
● Señale qué acción realiza en el caso
de detectar un paquete sospechoso.
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Personal responsable.
b) Cómo se identifica el personal de la empresa
externa, adicional a lo requerido para el resto de los proveedores.
c) Qué se debe realizar en caso de detectar un
empaque sospechoso.
d) Cómo se lleva a cabo la revisión.
e) Indicar cómo se lleva a cabo el registro de
la inspección y en su caso de los incidentes detectados.
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4. Socios comerciales.
La empresa transportista debe contar con procedimientos
escritos y verificables para la selección y contratación de socios
comerciales (empresas manufactureras, fabricantes o ensambladoras,
vendedores, proveedores de partes y/o refacciones, proveedores mecánicos o de
cualquier otro servicio) y de acuerdo a su análisis de riesgo, exigir que
cumplan con las medidas de seguridad para fortalecer la cadena de suministros
internacional.
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4.1 Criterios de selección.
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Deben existir procedimientos documentados para la
selección, seguimiento o renovación de relaciones comerciales con los
asociados de negocio o proveedores, que incluyan entrevistas, verificación de
referencias, métodos de evaluación y uso de la información proporcionada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para la selección de
socios comerciales (esto comprende cualquier tipo de proveedor, que tenga una
relación comercial con su empresa; es en el siguiente sub-estándar donde se
solicita diferenciar aquellos de riesgo en su cadena de suministros) y
asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Qué información es requerida a su
socio comercial.
● Qué aspectos son revisados e
investigados.
● Indique si mantiene un expediente de
cada uno de sus socios comerciales.
● Señale de qué manera se evalúan los
servicios de su socio comercial y qué puntos revisa.
Recomendación:
El expediente podría incluir lo siguiente:
Datos de la empresa (nombre, RFC, actividad, etc.).
Datos del representante legal.
Comprobante de domicilio.
Referencias comerciales.
Contratos, acuerdos y/o convenios de confidencialidad.
Políticas de seguridad.
En su caso, certificado o número de certificación en los
programas de seguridad a los que pertenezca.
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4.2 Requerimientos en seguridad.
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La empresa transportista debe contar con un procedimiento
documentado en el que, de acuerdo a su análisis de riesgo, solicite
requisitos adicionales en materia de seguridad a aquellos socios comerciales
que intervengan en su cadena de suministros tales como, Transportistas
sub-contratados, Agentes Aduanales, Seguridad Privada, empresas que brinden
el servicio de Reparación de los Medios de Transporte, Prestadoras de
Servicio para Carga y Descarga de mercancía, además de los que arroje el
análisis efectuado.
Estos requisitos deberán estar basados en el “Perfil de la
empresa” establecido por la AGACE de manera genérica, o en caso de existir,
el “Perfil” específico para cada actor de la cadena de suministros que le
corresponda.
La empresa debe solicitar a sus socios comerciales la
documentación que acredite o compruebe que cumple con los estándares mínimos
de seguridad establecidos en este documento, ya sea a través de una
declaración escrita emitida por el representante legal del socio, convenios o
cláusulas contractuales o con documentación que avale el cumplimiento de los
requisitos establecidos en algún otro programa de Operador Económico
Autorizado.
En el caso de los socios comerciales de la empresa que
presten sus servicios en el interior de las instalaciones, deberán estar
obligados al cumplimiento de estos requerimientos de seguridad en la cadena
de suministro, por ejemplo empresas que brinden el servicio de jardinería,
limpieza, cafetería, etc.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa cómo lleva a cabo la identificación de socios
comerciales que requieran el cumplimiento de estándares mínimos en materia de
seguridad y de qué forma, estos cumplen dichos requerimientos. Asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
Indique si cuenta con un registro de los socios
comerciales que deben cumplir con requisitos en materia de seguridad, y
mencione que tipo de proveedores son estos (Transportistas, Almacenes,
Servicio de Custodios, Empresa de Seguridad, Servicios de Reparación de
Medios de Transporte, Servicio de Carga y Descarga, Agentes Aduanales, etcétera).
Indique de qué forma documental (convenios, acuerdos,
cláusulas contractuales, entre otros), asegura que sus socios comerciales
cumplan con los requisitos en materia de seguridad.
Indique si existen acuerdos contractuales, respecto a la
implementación de medidas de seguridad con sus proveedores de servicios al
interior de su empresa, tales como: guardias de seguridad, servicios de
limpieza y mantenimiento, etc.
Indique si cuenta con socios comerciales que se les exija
pertenecer a un programa de seguridad de la cadena de suministros, ya sea de
certificación por una autoridad extranjera o del sector privado. (Por
ejemplo: C-TPAT, PIP o algún otro programa de Operador Económico Autorizado
de la OMA).
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4.3 Revisiones del socio
comercial.
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La empresa debe realizar evaluaciones periódicas de los
procesos e instalaciones de los asociados de negocios en base al riesgo y
estos deben mantener las normas de seguridad requeridas por la empresa, y
mantener registros de las mismas, así como del seguimiento correspondiente.
Cuando se encuentren inconsistencias, la empresa
transportista deberá comunicarlo a su socio comercial y proporcionar un
período justificado para atender las observaciones identificadas, o en caso
contrario, implementar las medidas necesarias para sancionarla.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la verificación de los
requisitos en materia de seguridad de sus socios comerciales, asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
Periodicidad de visitas al socio comercial.
Registro o reporte de la verificación y en su caso del
seguimiento correspondiente.
Señale qué medidas de acción se toman en caso de que los
socios comerciales no cumplan con los requisitos de seguridad establecidos.
En caso de contar con socios comerciales con la
certificación de C-TPAT u otro programa de certificación de seguridad en la
cadena de suministros, indique la periodicidad con la que es revisado su
estatus, y las acciones que toma en caso de detectarse que este suspendida
y/o cancelado.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
1. Periodicidad de las visitas.
2. Puntos de revisión en materia de seguridad;
3. Elaboración de reportes.
4. Retroalimentación y acuerdos con el socio
comercial.
5. Seguimiento a los acuerdos.
6. Medidas en caso de la detección del
incumplimiento de los requisitos.
7. Registro de evaluaciones.
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5. Seguridad de procesos.
Deben establecerse medidas de control para garantizar la
integridad y seguridad de los procesos relacionados con los medios de
transporte, manejo y almacenaje de mercancía de comercio exterior (en caso de
aplicar), a lo largo de la cadena de suministros. Asimismo, deben existir
procedimientos establecidos para impedir, detectar o disuadir que materiales
no declarados o personal no autorizado tengan acceso a los medios de
transporte y contenedores. Estos procedimientos deben documentarse con la
intención y el objetivo de mantener en todo momento la integridad del medio
de transporte y el embarque desde el punto de origen hasta su destino final.
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5.1 Mapeo de procesos.
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Se debe contar con un mapeo de procesos, que describa paso
a paso el flujo operativo para el traslado de mercancías de comercio
exterior, a lo largo de la cadena de suministro que incluya de forma
enunciativa mas no limitativa y respecto del servicio que solicite el
contratante lo siguiente: asignación del medio de transporte, contenedor,
remolque, dentro y fuera de los patios conforme a la disponibilidad, el
ingreso a las instalaciones del fabricante, proveedor o vendedor que describa
la carga y descarga de las mercancías, el traslado con rutas y puntos de
descanso autorizados.
Asimismo, el transportista terrestre deberá contar con
procedimientos por escrito para la designación de operadores/choferes, rutas
previamente diseñadas, recolección de carga y entrega de mercancía de
comercio exterior al destino final; manejo de documentación propia del
embarque durante las maniobras de carga y/o descarga o de forma anticipada;
comunicación durante el trayecto de ruta del embarque entre los puntos
intermedios o finales, su relación con otros actores de la cadena de
suministros tales como operadores logísticos, Agentes Aduanales entre otros y
los clientes contratantes.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado donde describa detalladamente
el flujo operativo de su servicio general de transporte y el tipo de servicio
que prestan, que incluya la designación de operadores/choferes,
vehículos/unidades rutas previamente diseñadas, recolección de carga y
entrega de mercancía, el manejo de documentación, la comunicación durante la
operación con demás actores de la cadena de suministros incluyendo a sus
clientes contratantes. Este proceso deberá incluir, por lo menos lo
siguiente:
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1. Solicitud de servicio.
2. Asignación de Unidad y contenedor o
Remolque.
3. Asignación de Operador.
4. Confirmación de servicio.
5. Instrucciones al Transportista.
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6. Recolección de carga.
a) Identificación ante la empresa.
b) Cartas de Instrucciones para entrega.
7. Consolidación de la mercancía/Sello del
contenedor (si aplica).
8. Almacenamiento durante espera de
instrucciones de envió u orden de despacho.
9. Traslado de mercancías al puerto, frontera,
aduana de salida.
Medio de comunicación constante con la
empresa transportista y la empresa contratante. (Durante el traslado y al
término del servicio).
10. Traslado a punto de des-consolidación (si
aplica).
11. Almacenamiento de espera.
12. Desconsolidación.
13. Traslado a destino final.
14. Flujo de información asociado con el
embarque.
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Proceso de gestión administrativa (Proceso general de
envío de información documental, y cobranza).
Para efectos del proceso de gestión administrativa y
cobranza, la empresa transportista debe contar con un procedimiento
documentado para recibir y registrar la solicitud del servicio que va a
requerir el usuario, debiendo contener, por lo menos lo siguiente:
Solicitud de Servicio, que incluya de forma enunciativa
mas no limitativa al menos la siguiente información:
1. Origen (Recolección).
2. Destino.
3. Especificaciones de la carga (doméstica,
internacional, peligrosa, de alto valor, etc.).
4. Hora y fecha de entrega.
5. Costo por flete.
6. Seguro.
Designación de unidad y operador.
Preparación y entrega de Documentación.
En el caso de que la empresa transportista, proporcione el
cruce fronterizo de las mercancías, deberá contar con un procedimiento
documentado, que incluya, por lo menos lo siguiente: Indicaciones para
coordinarse con otros proveedores de servicios que intervienen en el despacho
aduanero y cruce fronterizo (Agentes Aduanales, DOT, Consolidadores/
Des-Consolidadores, entre otros).
Documentación que se requiera presentar en Aduana.
Equipo de protección personal, o alguna petición especial
del Agente Aduanal o la Agencia Aduanal.
7. Lineamiento de carga y descarga de mercancía
en la Aduana y/o con el cliente.
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5.2 Entrega y recepción de
carga.
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La empresa transportista debe dar a conocer a los
operadores/choferes del transporte que efectúen la entrega o recepción de
carga de comercio exterior los criterios y condiciones que sus clientes
(fabricantes, proveedores, etc.) exigen para el manejo de su carga, así como
cumplir con los lineamientos de seguridad con que cuente la empresa para
ingresar a sus instalaciones en el momento de recolección y/o entrega de la
carga de comercio exterior. La empresa transportista deberá dar a sus
clientes previamente a que éstos entreguen el embarque y se efectúen
maniobras de carga y descarga en los vehículos designados para tales efectos
la información referente a los operadores/choferes para que puedan ser
plenamente identificados al llegar a sus instalaciones. La empresa
transportista debe contar con una base de datos actualizada con información
detallada de sus operadores/choferes.
El operador/chofer debe conocer los documentos que se le
entregarán, los cuales amparan la propiedad de la carga que será trasladada,
como la orden de remisión o transferencia, así como la hoja de instrucciones
que establecerá de manera precisa los datos de contacto a quien se tendrá que
dirigir en caso de ocurrir algún incidente, inspección por parte de alguna
otra autoridad o modificación de las condiciones originales del embarque,
rutas señaladas por el cliente entre otros.
|
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Asimismo, con la documentación que se le entregó, deberá
corroborar al momento de carga y descarga de la mercancía el número de bultos
y los candados asignados descritos en los mismos.
Además la empresa transportista deberá emitir por cada
embarque, una carta porte debidamente documentada, que deberá contener,
además de los requisitos fiscales, las disposiciones aplicables contenidas en
el Reglamento de Autotransporte Federal y Servicios Auxiliares.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado en el que indique paso
a paso como se lleva a cabo la entrega y recepción de la carga.
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5.3 Procedimiento de seguimiento
de la mercancía.
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La empresa transportista es la responsable de vigilar la
integridad del medio de transporte, así como de la mercancía desde el momento
de la carga y hasta su entrega en el destino establecido. Se debe contar con
un dispositivo capaz de rastrear la posición de los vehículos en el que se
trasladan las mercancías vía GPS/Enlace Satelital durante el tiempo que dure
el traslado, contando con cobertura geográfica continua durante la ruta.
Dicho dispositivo deberá contar con las siguientes características:
a) Asegurar que el dispositivo no pueda ser
removido de la unidad en la que fue fijado sin que esto se detecte y
autorice.
b) Reconocer una Geocerca (límite de desvío).
c) Conocer en todo momento la posición del
vehículo.
d) El dispositivo deberá de contar con un número
de Identificación Único (número de serie).
e) Cuando se detecte una alerta, el dispositivo
deberá ser capaz de cambiar de manera automática la transmisión de la
posición del vehículo, para que se reporte cada 15 minutos, en tanto se
mantenga la condición que detonó la alerta.
f) El dispositivo deberá ser autónomo en su
operación; esto es que no requiera energía del vehículo durante su recorrido.
Se requiere que el dispositivo cuente con un esquema de
alertas, por lo menos para los siguientes casos:
o Dispositivo
fuera de Geocerca.
o Dispositivo
excede tiempo de inmovilidad.
o Vehículo
excede el tiempo de permanencia en el país.
o Remoción
no autorizada del dispositivo.
Asimismo, la empresa debe establecer procedimientos
documentados, para asegurarse en todo momento de la ubicación del vehículo
del transportista en tránsito. Estos procedimientos deben realizarse bajo un
análisis de riesgo en el que se incluya, de manera enunciativa más no
limitativa, la identificación de rutas predeterminadas, tiempos estimados de
entrega, así como entre puntos intermedios (patios, aduana de salida,
instalaciones del agente aduanal o agencia aduanal, agentes de carga, paradas
autorizadas de comidas, carga de combustible, revisiones mecánicas de rutina,
entre otros). De igual manera, se deben incluir las medidas y acciones a
realizar en el caso de identificar cualquier retraso en la ruta debido a
condiciones climáticas, tráfico, incidente mecánico, cambios de ruta o la
inspección de alguna autoridad o algún incidente en materia de seguridad.
Debe existir personal capacitado y autorizado para la realización del
monitoreo y/o rastreabilidad permanente de los embarques que trasladen
mercancía de comercio exterior.
Los datos de supervisión y registro de todos los vehículos
en tránsito que transportan mercancías de comercio exterior, deben
preservarse durante un mes en caso de que la autoridad y/o el transportista
deban realizar una evaluación debido a un incidente de seguridad.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Detalle si se lleva a cabo una revisión de rutas
predeterminadas en base a su análisis de riesgo de forma individual o
colectiva con sus clientes y de qué forma se documenta.
Asimismo, el monitoreo de los embarques debe documentarse,
y este registro debe contar con la siguiente información:
1) Nombre del Operador.
2) Origen y destino del servicio.
3) Cliente.
4) Tipo de carga.
5) Registros de la ubicación de la unidad.
6) Bitácora de horas de servicio del conductor,
el cual es un registro diario que contiene los datos necesarios para conocer
el tiempo efectivo de conducción y determinar el descanso de acuerdo al
Reglamento de Tránsito en Carreteras Federales.
Anexar el procedimiento documentado para realizar el
monitoreo de los vehículos o medios de transporte que trasladan mercancía de
comercio exterior.
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Recomendación:
El procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas
no limitativa, lo siguiente:
a) El área y persona (s) responsable (s) de la
empresa transportista de rastrear y monitorear los embarques.
b) Indique quiénes son las personas autorizadas
para monitorear y/o rastrear operaciones de comercio exterior y de qué forma
han sido instruidas y capacitadas para realizar dicha labor.
c) Indicar mediante qué forma y/o sistemas
realizan el monitoreo de los embarques.
d) Periodicidad para revisar el estatus de los
embarques y conforme a su análisis de riesgo.
e) Señalar los medios de comunicación que
existan con el operador de la unidad de transporte. (Indique si existe más de
una forma de comunicarse: Celular, sistema de rastreo, sistemas de
posicionamiento global (GPS) puntos de supervisión fijos, etc.).
f) Indicar, la frecuencia con que los clientes
son informados de la ubicación de sus embarques, o si comparten algún sistema
de rastreo.
g) Indique si existen procedimientos
documentados para actuar o reportar en caso de una demora en el recorrido.
(Detenciones, cambios de ruta, fallas mecánicas, accidentes, etc.) Indique si
el operador está capacitado para atender fallas mecánicas de las unidades.
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5.4 Procesamiento de la
información y documentación de la carga.
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Las empresas transportistas deben tener procedimientos por
escrito para asegurar que tanto la información electrónica y/o documental que
es enviada por sus clientes a partir de su solicitud de servicio, durante el
movimiento y el despacho del traslado de mercancía de la carga como la
generada por cuenta propia sea legible, completa, exacta, oportuna y
protegida contra cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
De la misma forma, debe haber procedimientos documentados
para corroborar que la información recibida por los asociados de negocio sea
reportada en forma exacta y oportuna.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para el procesamiento
de la documentación de la carga. Explique brevemente en qué consiste.
Detalle como recibe y transmite información y
documentación relevante al traslado de mercancía de comercio exterior con sus
socios comerciales (Indique si utiliza un sistema informático de control
específico y explique brevemente su función). Asimismo, detalle cómo
garantiza que la información proporcionada sea legible, completa, exacta y
protegida.
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6. Gestión aduanera.
La empresa transportista debe
contar con procedimientos documentados, en el que se establezcan políticas
internas y de operación, así como de los controles necesarios para el debido
cumplimiento de las obligaciones aduaneras.
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6.1 Obligaciones aduaneras.
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Para el caso de empresas transportistas que ingresan a los
recintos fiscales o fiscalizados para el traslado de mercancías de comercio
exterior deberán contar con un procedimiento documentado para la obtención
del registro del CAAT, conforme a lo establecido en los artículos 1 y 20 de
la Ley y la regla 2.4.5.
Las empresas que cuenten con el “Registro para llevar a
cabo el tránsito de mercancías” de conformidad con la Regla 4.6.11., deben
contar con un procedimiento documentado con el objetivo de cumplir con lo
establecido en la Regla 4.6.18.
Tratándose de tránsitos internos de mercancía de comercio
exterior a los que se refiere los artículos 127 de la Ley, 189 del Reglamento
y la regla 4.6.11., la empresa transportista deberá contar con un
procedimiento documentado con el que garantice el aviso a las autoridades
aduaneras causado por arribo extemporáneo, señalando las causas que
originaron el retraso, el lugar donde se encuentre el medio de transporte, el
número de pedimento de tránsito y el estado que guardan los candados
oficiales en su caso. (Artículo 188 del Reglamento).
Para efectos de lo estipulado en el artículo 128 de la Ley
y la regla 4.6.17., la empresa transportista en su caso, deberá de contar con
un procedimiento documentado con el que garantice que el tránsito interno de
las mercancías, debe efectuarse dentro de los plazos máximos establecidos en
el Anexo 15.
Para los casos de destrucción de mercancías previstos en
el artículo 94 de la Ley y 141 del Reglamento, la empresa transportista
deberá contar con un procedimiento documentado por el que garantice la
entrega de los avisos de forma clara, precisa y exacta ante la aduana de
destino.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si cuenta con el registro del CAAT.
Anexe el procedimiento que describa los pasos a seguir
para la obtención del CAAT (este procedimiento debe incluir los pasos a
seguir para obtener el número de dispositivo de identificación de
radiofrecuencia (transponder).
Indique si cuenta con el “Registro para llevar a cabo el
tránsito de Mercancías”, en caso afirmativo, anexar los siguientes
procedimientos:
Procedimiento documentado para dar cumplimiento a la Regla
4.6.18. el cual deberá incluir de forma enunciativa más no limitativa lo
siguiente:
- Avisos a la autoridad, de los cambios en la
información proporcionada para la obtención del registro.
- Integrar y mantener actualizado un registro
diario automatizado de usuarios del servicio.
- Integración de un expediente por cada
usuario del servicio.
Anexe el procedimiento documentado con el que garantice el
aviso a las autoridades aduaneras causado por arribo extemporáneo conforme
artículo 188 del Reglamento.
Anexe procedimiento documentado al que se refiere el
artículo 189 del Reglamento y en su caso describa como garantiza el
cumplimiento de los plazos establecidos de traslados a que se refiere el
Anexo 15.
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7. Seguridad de los vehículos de
carga, contenedores, remolques y/o semirremolques.
Se debe mantener la seguridad en
los medios de transporte, tractores, contenedores, remolques y semirremolques
(vehículos de carga, camionetas pick up, furgoneta o van, entre otros), para
protegerlos de la introducción de personas y/o materiales no autorizados. Por
lo anterior, es necesario tener procedimientos documentados para revisar,
sellar y mantener la integridad de los mismos.
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7.1 Uso de sellos y/o candados
en contenedores y remolques.
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El uso y colocación de sellos o candados en los medios de
transporte (contenedores, remolques y semirremolques), es considerado un
proceso crítico y necesario para mantener la integridad de los embarques que
trasladan mercancía de comercio exterior, es por ello que la empresa deberá
documentar los procedimientos que incluyan el control, resguardo, asignación
y reemplazo de candados y sellos que cumplan o exceden la norma ISO 17712.
La empresa transportista deberá verificar y evidenciar que
durante los puntos de carga, así como en las revisiones por parte de alguna
autoridad o bien por cambios en las condiciones originales del embarque, se
apliquen y coloquen correctamente los sellos o candados de alta seguridad que
cumplan o excedan la norma ISO 17712; para el caso de operaciones de
recolección y entrega de carga consolidada que no utiliza los centros de
consolidación para ordenar o consolidar la carga antes de llegar al destino,
la empresa transportista deberá en cada parada y antes de llegar al destino
colocar sellos de alta seguridad al remolque, semirremolque o contenedor.
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Asimismo, la empresa debe tener procedimientos
documentados que describan claramente cómo serán controlados los sellos de
alta seguridad por el transportista durante el tránsito en ruta, y que de
manera enunciativa mas no limitativa contengan lo siguiente:
A. Verificar la correcta colocación de sellos o
candados conforme al método de inspección VVTT para evidenciar y descartar
manipulaciones indebidas:
V- Ver el sello y mecanismos de las cerraduras del
contenedor.
V- Verificar el número de sello.
T- Tirar del sello para asegurarse que está correctamente
puesto.
T- Torcer y girar el sello para asegurarse.
B. Revisar y cotejar la documentación que
contenga el número del sello o candado original y de los adicionales que se
lleven consigo durante el traslado de la mercancía.
C. Colocar en el caso de contenedores y
remolques el sello de alta seguridad en la puerta derecha o, en su caso, si
la empresa utiliza sellos de cable este deberá colocarse a las dos barras
verticales del contenedor.
D. Revisar que los dispositivos de cierre,
bisagras y pasadores, estén unidos al remolque o contenedor, y soldados o con
remache.
E. Considerar el tipo de reportes y registros
que se realizaran si el sello es removido, incluso por autoridades oficiales
o por motivo de incidente durante el traslado de la carga, debiendo
contemplar la instalación de un segundo sello como reemplazo y su debida notificación
con el dueño de la mercancía.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la revisión de
los sellos y/o candados en los vehículos, medios de transporte, contenedores,
remolques y/o semirremolques. Este debe incluir, entre otros aspectos de
acuerdo a su operación:
Verificar que el sello o candado esté intacto y determinar
si existe evidencia de manipulación indebida.
Utilizar el método de inspección de VVTT.
Revisar y cotejar la documentación que contenga el número
del sello o candado original y, en su caso, de los adicionales que se lleven
en el traslado de la mercancía.
Revisar que los dispositivos de cierre, bisagras y
pasadores, estén unidos al remolque o contenedor, y soldados o con remache.
Indicar cómo asignan y remplazan los candados de alta
seguridad, en el caso de que durante el recorrido, sea inspeccionado por
alguna otra autoridad.
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7.2 Inspección de los medios de
transporte, contenedores, remolques y semirremolques.
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La empresa transportista debe tener procedimientos para
realizar de forma permanente una revisión a los medios de transporte
(tractores), contenedores, remolques y semirremolques vacíos con la finalidad
de identificar compartimientos naturales u ocultos, utilizando una lista de
verificación o formato que incluya los principales puntos a revisar. Dicha
revisión debe ser efectuada por los operadores/choferes o personal designado
por la empresa para tal efecto. Asimismo, se deben revisar periódicamente las
condiciones físico-mecánicas de los medios de transporte para comprobar su
buen funcionamiento.
Dichas revisiones e inspecciones deben ser sistemáticas, y
efectuarse en la entrada y salida de los patios o sitios de resguardo; en el
punto de carga de las mercancías (empresa contratante); y si la infraestructura
lo permite, antes de llegar a la aduana de despacho. Dicha inspección deberá
ser monitoreada por el sistema de CCTV.
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El procedimiento documentado para su inspección debe
incluir de manera enunciativa, más no limitativa, los siguientes puntos de
revisión:
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Medios de Transporte
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Contenedores, Remolques y
Semirremolques
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1. Defensa.
2. Llantas y rines (tractor y remolque).
3. Piso (tractor).
4. Tanques de gasolina.
5. Compartimientos del interior de la cabina
/ dormitorio / puertas y compartimientos de herramientas/sección de
pasajero y techo.
6. Tanques de aire.
7. Chasis y área de la quinta rueda.
8. Ejes de transmisión.
9. Tubo de escape.
10. Motor / Caja de la batería / Caja y filtros
de aire.
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1. Base del remolque.
2. Puertas exteriores e interiores.
3. Pared lateral derecha.
4. Techos interno y externo.
5. Pared frontal.
6. Pared lateral izquierda.
7. Piso interno.
8. Eje o placa del patín.
9. En su caso, el sistema de refrigeración.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para llevar a cabo la
inspección de los medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
Responsables de llevar a cabo la inspección.
Formatos que utilizan para la realizar la inspección que
den cumplimiento a los requisitos mínimos que se indican en el presente
subestándar; asimismo,
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Tratándose de empresas transportistas de Materiales y
Residuos Peligrosos, cada vehículo deberá contar con una Bitácora de Revisión
Ocular Diaria de la Unidad de Autotransporte.
Descripción del lugar(es) donde se lleva a cabo la
inspección e indicar si está monitoreada por el sistema de CCTV.
Asimismo, describa el procedimiento que se realiza a los
medios de transporte, vehículos de carga, remolques, semirremolques y/o
contenedores, que contemple las condiciones físico-mecánicas para la
operación diaria en caminos y puentes de jurisdicción federal.
Dicho procedimiento debe incluir adicionalmente lo
siguiente:
Personal responsable.
Lugares donde se realizan las inspecciones.
En caso de detectarse alguna condición y/o anomalía
físico-mecánica que afecte el buen funcionamiento de las unidades, cómo se
reportan, y qué medidas se deben llevar a cabo.
Señalar que tipo de registro se lleva a cabo.
Para los casos en los que por motivo de modificaciones
estructurales mayores en los medios de transporte tales como ejes, muelles,
modificaciones de chasis e incluso adaptaciones en las cabinas, entre otros,
el propietario y responsable del parque vehicular, tendrá que contemplar de
conformidad a su análisis de riesgo, una revisión más exhaustiva al vehículo
que se trate a efecto de cuidar la integridad del mismo, ante esto:
Indique si la reparación o mantenimiento de las unidades
de transporte (tractores), contenedores o remolques, se realizan en las
mismas instalaciones, o son llevados con un proveedor externo.
Describa brevemente como se lleva a cabo la
entrega-recepción de los vehículos que sufrieron una modificación como las
que se comentaron en el párrafo anterior.
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7.3 Almacenaje de vehículos,
medios de transporte, contenedores, remolques y semirremolques.
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La empresa transportista debe mantener la integridad en
todo momento de los medios de transporte (tractores, contenedores, remolques
y/o semirremolques entre otros) estableciendo controles dentro de sus
instalaciones. Si estos se encuentran vacíos y deben almacenarse en las áreas
de estacionamiento, deberán ser asegurados con un candado y/o sello
indicativo o, en su caso, en un área segura que se encuentre resguardada y/o
monitoreada.
Cuando se tenga que almacenar algún contenedor, remolque
y/o semirremolque con mercancías de comercio exterior, éste debe encontrarse
en un área segura y monitoreada para impedir el acceso y manipulación, así como
cerrado con un candado de alta seguridad de acuerdo a la norma ISO 17712.
Si durante el trayecto en la ruta autorizada al destino
final, se considera trasladarse a una instalación que se encuentre habilitada
como patio de almacenaje para vehículos, medios de transporte, contenedores,
remolques y semirremolques, ya sea de su propiedad o a través de un tercero,
la empresa transportista deberá garantizar que dichas instalaciones cumplen
los criterios mínimos en materia de seguridad basados en el “Perfil de la
empresa” establecido por la AGACE, o en su caso, de algún otro programa de
Operador Económico Autorizado.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa de qué manera asegura la integridad de los medios
de transporte que trasladan mercancía de comercio exterior (cajas,
contenedores, remolques y/o semirremolques).
Indique los tipos de sellos y/o candados utilizados para
cajas, contenedores, remolques, y/o semirremolques.
Indique cuantas instalaciones contempla la empresa para el
almacenaje de vehículos, medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques y agregue los siguientes datos de cada una de estas:
Nombre o denominación de la instalación.
Dirección completa de la instalación.
Superficie de la instalación marcada en m2.
Indique cuantos embarques de comercio exterior ingresan a
la instalación (impo/expo).
Número de personas que laboran en esta instalación.
En caso de que alguna instalación haya sido visitada por
parte de C-TPAT indique la fecha en la que se realizó la visita.
Indique en cada una de las instalaciones cual pertenece a
la empresa o es un servicio contratado a través de un tercero.
Describa como se asegura de que su socio comercial que le
presta el servicio de almacenaje cumple con los requerimientos mínimos en
materia de seguridad.
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8. Seguridad del personal.
Se debe contar con
procedimientos documentados para el registro y evaluación de personas que
desean obtener un empleo dentro de la empresa transportista y establecer
métodos para realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.
También, deben existir programas
de capacitación continuos para el personal administrativo y operativo que
difundan las políticas de seguridad de la empresa, así como las consecuencias
y acciones a tomar en caso de cualquier falta.
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8.1 Verificación de antecedentes
laborales.
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La empresa transportista debe tener procedimientos
documentados para verificar la información asentada en el currículo y
solicitud de los candidatos con posibilidad de empleo, de conformidad con la
legislación local, ya sea por cuenta propia o por medio de una empresa
externa.
Este procedimiento debe contemplar la creación y
actualización de los expedientes del personal, mismos que deberán tener un
acceso restringido y contener la siguiente información de manera enunciativa,
más no limitativa:
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Solicitud de empleo.
Fotografía actualizada (en formato electrónico o impresa).
Copia de la identificación oficial.
Copia de la licencia de conducir federal vigente expedida
por la SICT de acuerdo al tipo de servicio a prestar.
Copia del comprobante de domicilio actualizado.
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Copia del acta de nacimiento.
Alta ante las Instituciones de seguridad social.
Cartas de recomendación.
Evaluaciones (Examen Toxicológico obligatorio para
operadores/choferes) por lo menos cada seis meses.
Términos de contratación.
Examen de conocimientos mecánicos mínimos.
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De igual forma, para los puestos sensibles que se hayan
identificado en el análisis de riesgo efectuado previamente y afecten
directamente la seguridad de los medios de transporte, deberán considerar el
solicitar requisitos más estrictos para su contratación, los cuales se
deberán realizar de manera periódica (ej. Operadores/choferes).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la contratación
del personal y asegúrese de incluir lo siguiente:
Requisitos y documentación exigida.
Pruebas y exámenes solicitados.
Indique las áreas y/o puestos críticos que se hayan
identificado como de riesgo, conforme a su análisis y señale lo siguiente:
Indique si existen requerimientos adicionales para áreas
y/o puestos de trabajo específicos. (Carta de antecedentes no penales,
Estudios Socioeconómicos, Clínicos (uso de drogas), etc.) En su caso, señale
los puestos o áreas de trabajo en que se requieren y con qué periodicidad se llevan
a cabo.
Indique si previo a la contratación, el candidato debe
firmar un acuerdo de confidencialidad o un documento similar.
Indique los exámenes médicos y toxicológicos que se
realizan a los operadores/choferes.
En caso de contratar una agencia de servicios para la
contratación de personal, indique si ésta cuenta con procedimientos
documentados para la contratación de personal y cómo se asegura de que
cumplan con el mismo. Explique brevemente en qué consisten.
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8.2 Procedimiento para
baja del personal.
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Deben existir procedimientos documentados
para la baja del personal, en el que se incluya la entrega de
identificaciones, y cualquier otro artículo que se le haya proporcionado para
realizar sus funciones (Llaves, uniformes, equipos informáticos, herramientas,
etc.). Asimismo, este procedimiento debe incluir la baja en aquellos sistemas
tanto informáticos como de accesos, entre otros que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la baja del personal, y
asegúrese de incluir lo siguiente:
Como se realiza la entrega de identificaciones, uniformes,
llaves y demás equipo.
Indique si cuentan con un registro y/o formato, en que se
identifique y asegure la entrega de material, y baja en sistemas
informáticos. (En su caso, favor de anexar).
Señale si mantienen registros del personal que finalizó su
relación laboral con la empresa transportista, para que en caso de que haya
sido por motivos de seguridad, prevenir a sus proveedores de servicios y/o
asociados de negocio.
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8.3 Administración de personal.
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Se debe mantener una lista actualizada de los empleados
contratados directamente por la empresa, así como contratados a través de un
tercero. Asimismo, se deberá realizar y mantener actualizados los registros
de afiliación ante las Instituciones de seguridad social y demás registros
legales de orden laboral.
En el caso de que la empresa cuente con personal
contratado por sus socios comerciales y laboren dentro de las instalaciones,
deberá asegurarse de que cumplan con los requerimientos establecidos para el
resto de sus empleados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si la empresa cuenta con una base de datos
actualizada, tanto del personal contratado directamente, como aquel
contratado a través de una empresa proveedora de servicios y asegúrese que
incluya de forma enunciativa mas no limitativa los siguientes puntos:
- Nombre completo.
- Fotografía actualizada mínimo cada cinco
años.
- Datos personales (edad, nombre, fecha de
nacimiento, número telefónico, domicilio, CURP, número de IMSS, tipo
sanguíneo, alergias, etcétera).
- Filiación.
- Antecedentes laborales.
- Enfermedades.
- Exámenes médicos.
- Capacitación.
- Tipo de licencia y estatus de la misma
(deben contar con un registro de licencias de transportistas con la vigencia
correspondiente, con el fin de evitar que sus choferes viajen con la licencia
vencida).
- Resultados de evaluaciones periódicas.
- Observaciones.
- Este personal, deberá estar contratado de
acuerdo a las leyes y reglamentos de orden laboral vigentes.
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9. Seguridad de la información y
documentación.
Deben existir medidas de
prevención para mantener la confidencialidad e integridad de la información y
documentación relativa a los embarques que trasladen mercancía de comercio
exterior, incluyendo aquellos utilizados para el intercambio de información
con otros integrantes de la cadena de suministros. Asimismo, deben existir
políticas que incluyan las medidas contra el mal uso.
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9.1 Clasificación y manejo de
documentos.
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Deben existir procedimientos para clasificar documentos de
acuerdo a su sensibilidad y/o importancia, con especial énfasis en aquella
recibida por sus contratantes donde se describe información relacionada con
rutas, materiales, mercancías y/o bienes que se trasladan, cartas de instrucciones,
horarios, nombres de clientes y/o contactos, entre otros. La documentación
sensible e importante debe ser almacenada en un área segura que solamente
permita su acceso a personal autorizado. Se deben conducir revisiones de
forma regular para asegurar que los documentos no sean utilizados de manera
indebida.
Se debe identificar el tiempo de vida útil de
documentación y/o expedientes y establecer procedimientos para su
destrucción.
La empresa debe contar con expedientes actualizados y
resguardados de los medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques, con lo siguiente: Acreditación de la propiedad o legal
posesión del vehículo con factura, carta factura, pedimento, contrato de
arrendamiento o documento del Registro Nacional de Vehículos.
Tarjeta de circulación.
Póliza de seguro de responsabilidad civil por daños a
terceros o fondo de garantía vigente.
Certificado de baja emisión de contaminantes.
Para el caso del traslado de materiales y residuos
peligros, la empresa transportista deberá contar con póliza de seguro de
daños al medio ambiente.
Lo anterior de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento de
Autotransporte Federal y Servicios Auxiliares y el Reglamento para el
Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el registro,
control y almacenamiento de documentación impresa (clasificación y archivo de
documentos).
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
a) Registro de control para entrega, préstamo,
entre otros de documentación.
b) Acceso restringido al área de archivos.
c) Políticas de almacenamiento y clasificación.
d) Un plan de seguridad actualizado que describa
las medidas en vigor relativas a la protección de los documentos contra
accesos no autorizados, así como contra la destrucción deliberada o la
pérdida de los mismos.
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9.2 Seguridad de la Tecnología
de la Información.
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En el caso de los sistemas automatizados, se deben
utilizar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la
contraseña. Debe haber políticas, procedimientos y normas de tecnología de
informática establecidas que se deben comunicar a los empleados mediante
capacitación.
Deben existir procedimientos escritos e infraestructura
para proteger a la empresa contra pérdidas de información, así como un
sistema establecido para identificar el abuso de los sistemas de tecnología
de la información y detectar el acceso inapropiado y/o la manipulación
indebida o alteración de los datos comerciales y del negocio, así como un
procedimiento escrito para la aplicación de medidas disciplinarias apropiadas
a todos los infractores.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para archivar su información y
protegerlos de posibles pérdidas. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Señale la frecuencia con que se llevan a cabo las copias
de respaldo.
Quien tiene acceso a los mismos, y quien autoriza la
recuperación de la información.
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Describa el procedimiento para la protección de sus
sistemas informáticos que garanticen la seguridad de la información,
asegúrese de indicar lo siguiente:
Indique si los sistemas están protegidos bajo contraseñas
y con qué frecuencia son modificadas.
Señale si existen políticas de seguridad de la información
para su protección.
Indique los mecanismos o sistemas para detectar el abuso,
o intrusión de personas no autorizadas a sus sistemas.
Indique las políticas correctivas y/o sanciones en caso de
la detección de alguna violación a las políticas de seguridad de la
información.
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Indique si el equipo de cómputo cuenta con un sistema de
respaldo de suministro eléctrico que permita la continuidad del negocio.
Recomendación:
Los procedimientos referentes al respaldo de la
información de la empresa podrán incluir:
a) Cómo y por cuánto tiempo se almacenan los
datos.
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b) Plan de continuidad del negocio en caso de
incidente y de cómo recuperar la información.
c) Frecuencia y localización de las copias de
seguridad y de la información archivada.
d) Si las copias de seguridad se almacenan en
sitios alternativos a las instalaciones donde se encuentra el CPD (centro de
proceso de datos).
e) Pruebas de la validez de la recuperación de
los datos a partir de copias de seguridad.
Recomendación:
Los procedimientos referentes a la protección de la
información de la empresa podrán incluir:
1. Una política actualizada y documentada de
protección de los sistemas informáticos de la empresa de accesos no
autorizados y destrucción deliberada o pérdida de la información.
2. Detalle si opera con sistemas múltiples
(sedes/sitios) y cómo se controlan dichos sistemas.
3. Quién es responsable de la protección del
sistema informático de la empresa (la responsabilidad no debería estar
limitada a una persona sino a varias de forma que cada uno pueda controlar
las acciones del resto).
4. Cómo se conceden autorizaciones de acceso y
nivel de acceso al sistema informático. (El acceso a la información sensible
debería estar limitado al personal autorizado a realizar modificaciones de la
información).
5. Formato de las contraseñas, frecuencia de
cambios y quien proporciona esas contraseñas.
6. Cortafuegos "firewall" y
anti-virus utilizados.
7. Eliminación, mantenimiento o actualización
de los detalles de usuario.
Medidas previstas para tratar incidentes en caso de que el
sistema se vea comprometido.
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10. Capacitación en seguridad y
concientización.
Debe existir un programa de
concientización sobre amenazas diseñado y actualizado por el personal de la
empresa transportista para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas de
terroristas y contrabandistas en cada punto de la cadena de suministro. Los
empleados administrativos y operativos tienen que conocer los procedimientos
establecidos de la compañía para considerar una situación y cómo denunciarla.
Se debe brindar capacitación adicional a los operadores/choferes, así como a
los empleados que se encuentren en áreas críticas y/o sensibles determinadas
bajo su análisis de riesgo.
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10.1 Capacitación y
concientización sobre amenazas.
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La empresa debe contar con un programa de capacitación y
concientización de las políticas de seguridad en la cadena de suministros
dirigido a todos sus empleados y, adicionalmente, poner a su disposición
material informativo respecto de los procedimientos establecidos en la
compañía para considerar una situación que amenace su seguridad y cómo
denunciarla.
La empresa debe contar con un programa adicional para sus
operadores/choferes que utiliza para el traslado de las mercancías que se
destinarán al comercio exterior, en el que se incluyan temas específicos
conforme a sus funciones que le permitan mantener la integridad de los medios
de transporte y su carga, manejo de incidentes, cambio de candados en caso de
inspección por otras autoridades, entre otros, que se tengan implementados.
De igual forma, se debe ofrecer capacitación específica
conforme a sus funciones para ayudar a los empleados a mantener la integridad
de los remolques y tractores, reconocer conspiraciones internas y proteger
los controles de acceso. Aunado a los programas de capacitación en seguridad,
se debe incluir un programa de concientización sobre consumo de alcohol y
drogas. Estos temas deben establecerse como parte de la inducción de nuevos
empleados y mantener periódicamente programas de actualización.
Los programas de capacitación deben fomentar la
participación activa de los empleados en los controles y mecanismos de
seguridad, así como mantener registros de todos los esfuerzos de capacitación
que haya brindado la empresa, y la relación de quienes participaron en ellos.
Lo anterior, de conformidad con la reglamentación
establecida por la SICT, en donde establece que los permisionarios tendrán la
obligación, de proporcionar a sus conductores capacitación y adiestramiento
para lograr que la prestación de los servicios sea eficiente, segura y
eficaz.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si cuenta con un programa de capacitación en
materia de seguridad y prevención en la cadena de suministros para todos los
empleados. Explique brevemente en qué consiste y asegúrese de incluir lo
siguiente:
Breve descripción de los temas que se imparten en el
programa.
En qué momento se imparten. (Inducción, períodos
específicos, etc.).
Periodicidad de las capacitaciones y en su caso,
actualizaciones.
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Indique de qué forma se documenta la participación en las
capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros.
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Explique cómo se fomenta la participación de los empleados
en cuestiones de seguridad.
Indique si cuenta con un programa de capacitación en
materia de seguridad en la cadena de suministros, enfocada a los
operadores/choferes. Explique brevemente en qué consiste.
Indique de qué forma se documentan la participación en las
capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros.
Explique cómo se fomenta la participación de los empleados
en cuestiones de seguridad.
Indique de qué forma lleva el registro de los
participantes en las capacitaciones.
Periodicidad de las capacitaciones y en su caso,
actualizaciones.
Los temas que podrán incluir, de manera enunciativa mas no
limitativa:
Políticas de acceso y seguridad en las instalaciones.
Entrega-recepción de mercancía.
Confidencialidad de la información de la carga.
Instrucciones de traslado.
Reportes de accidentes y emergencias.
Instrucciones para la colocación de candados y/o sellos en
caso de la inspección por otras autoridades.
Instalación y prueba de alarmas de seguridad y de rastreo
de unidades, cuando aplique.
Identificación de los formatos autorizados y documentos
que utilizará.
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11. Manejo e investigación de
incidentes.
Deben existir procedimientos
documentados para reportar e investigar incidentes en la cadena de
suministros y las acciones a tomar para evitar su recurrencia.
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11.1 Reporte de anomalías y/o
actividades sospechosas.
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En caso de detección de anomalías y/o actividades sospechosas,
éstas deben notificarse al personal de seguridad y/o demás autoridades
competentes.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para reportar anomalías y/o
actividades sospechosas, y asegúrese de incluir lo siguiente:
Quien es el responsable de reportar los incidentes.
Detalle como determina e identifica con qué autoridad
comunicarse en distintos supuestos o presunción de actividades sospechosas.
Mencione si lleva un registro del reporte de estas
actividades y/o sospechas y describa brevemente.
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11.2 Investigación y análisis.
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Deben existir procedimientos escritos para el análisis e
investigación de incidentes para determinar su causa, así como acciones
correctivas para evitar que vuelvan a ocurrir. La información derivada de
esta investigación deberá documentarse y estar disponible en todo momento
para las autoridades que así lo requieran.
Esta información y documentación generada para llevar a
cabo la operación de comercio exterior, deberá incluirse en un expediente con
la finalidad de permitir identificar cada uno de los procesos por los que
atravesó el medio de transporte, hasta el punto en que se detectó la
incidencia y que permita reconocer la vulnerabilidad de la cadena.
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E6.
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Perfil de Mensajería y Paquetería.
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Acuse de Recibo
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Primera Vez: £
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Renovación:
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£
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Adición:
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£
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Modificación:
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£
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Los datos que proporcione sustituirán los que proporcionó
cuando solicitó su autorización.
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Información General
El objetivo de este Perfil, es asegurar que las empresas
de mensajería y paquetería, cuenten con prácticas y procesos de seguridad
implementados en sus instalaciones, enfocados a fortalecer la cadena de
suministro y a mitigar el riesgo de contaminación de los embarques con productos
ilícitos.
Las empresas de mensajería y paquetería interesadas en
obtener la autorización a que se refiere la regla 7.1.5., de las RGCE
vigentes deberán demostrar que cuentan con procesos documentados y
verificables; así mismo, deberán integrar los criterios exigidos en el
presente documento de acuerdo al modelo o diseño empresarial que tenga
establecido, buscando durante la implementación de los estándares en materia
de seguridad, la aplicación de una cultura de análisis de riesgos soportada
en la toma de decisiones acorde a los valores, la misión, visión, los códigos
de ética y conducta de la propia empresa.
En caso de que la empresa de mensajería y paquetería
cuente con autorización de Recinto Fiscalizado o Recinto Fiscalizado
Estratégico; además de cumplir con lo dispuesto en el presente documento,
deberá de acreditar los requisitos y lineamientos establecidos para el
control, vigilancia, vías de acceso, infraestructura, equipamiento y de
seguridad de las mercancías de comercio exterior establecidos por la ANAM y
podrá comprobar su cumplimiento con aquello que sea coincidente con lo
establecido en el presente perfil.
Instrucciones de llenado:
1. Deberá llenar un perfil por cada una de las
instalaciones principales en las que consolida mercancía de comercio exterior
y en su caso de aquellas instalaciones relacionadas como: almacenes, centros
de distribución, entre otros. El número de perfiles presentados deberá
coincidir con las instalaciones manifestadas en su solicitud de inscripción
como socio comercial certificado bajo el rubro de mensajería y paquetería y
con los domicilios registrados ante el RFC.
2. En cada sub-estándar, la empresa de
mensajería y paquetería deberá detallar cómo cumple o excede con lo
establecido en cada uno de los numerales conforme a lo que se indica.
3. El formato de este documento, se encuentra
dividido en dos secciones, como se detalla a continuación:
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1. Estándar.
Descripción del estándar
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1.1 Sub-estándar.
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Descripción del sub-estándar
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Respuesta.
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Notas explicativas
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Describa y/o anexe…
Recomendación:
1. …
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4. Indicar cómo cumple con lo establecido en
cada uno de los sub-estándares, por lo que deberá anexar los procedimientos
en idioma español que, en su caso, se requieran, o brindar una explicación detallada
de lo solicitado en el campo de “Respuesta”.
El apartado referente a las “Notas
explicativas”, pretende ser utilizado como una guía respecto a los puntos que
se deben incluir en la “Respuesta” o en los procedimientos anexos, según sea
el caso, de cada sub-estándar, señalando de manera indicativa aquellos puntos
que no deben excluirse de su respuesta. En este sentido, se debe entender que
cualquier recomendación aquí indicada, no es considerada como una obligación.
5. Una vez contestado este “Perfil de
Mensajería y Paquetería”, deberá anexarlo a la Solicitud de Registro en el
Esquema de Certificación de Empresas, modalidad Socio Comercial Certificado a
que se refiere el primer párrafo de la regla 7.1.5., primer párrafo, fracción
VI, inciso e).
Para efectos de verificar lo manifestado
en el párrafo anterior, el SAT a través de la AGACE, podrá realizar una
inspección a la instalación, con el exclusivo propósito de verificar lo
manifestado en este documento.
6. Cualquier perfil de la empresa de mensajería
y paquetería incompleto no será procesado.
7. Cualquier pregunta relativa a la Solicitud
de inscripción y el “Perfil de Mensajería y Paquetería”, favor de dirigirla a
los contactos que aparecen en el Portal del SAT.
8. En el caso de ser autorizado como Socio
Comercial Certificado, este formato deberá ser actualizado anualmente, de
conformidad con lo establecido en la regla 7.2.1., cuarto párrafo, fracción
primera.
9. Derivado de la emisión de la autorización,
podrían resultar “requerimientos específicos” los cuales deben solventarse en
el plazo que señale la autoridad para tales efectos.
Datos de la instalación
Se deberá llenar un Perfil de la empresa de mensajería y
paquetería por cada una de las instalaciones de consolidación de carga y que
en sus procesos manejen mercancía de comercio exterior.
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Información de la Instalación
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Número de “Perfil de Mensajería y Paquetería”:
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de
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RFC
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Nombre y/o Razón social
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Nombre y/o Denominación de la Instalación
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Tipo de Instalación
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Calle
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Número y/o letra exterior
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Número y/o letra interior
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Colonia
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Código Postal
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Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
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Antigüedad de la instalación (años de operación):
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Actividad que se realizan en la instalación:
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Productos preponderantes que manejan en la instalación de
la empresa de mensajería y paquetería:
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(Según sea el caso)
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No. de embarques promedio mensual (EXP):
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(Por medio de transporte)
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No. de embarques promedio mensual (IMP):
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(Por medio de transporte)
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Número de empleados total de esta instalación:
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Superficie de la instalación (m2):
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Certificaciones en programas de
seguridad: (Favor de indicar si esta instalación cuenta con una certificación
por alguno de los siguientes programas)
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C-TPAT.
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Si
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£
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No
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£
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Nivel: Pre-Aplicante £
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Aplicante £
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Certificado £
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Certificado/Validado £
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C-TPAT Account number (8 dígitos):
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Fecha de última visita en esta instalación:
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Partners in Protection (PIP)
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Si
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£
|
No
|
£
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No. de Registro:
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Operador Económico Autorizado de otros países (OEA’s)
|
Si
|
£
|
No
|
£
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Programa:
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|
Registro:
|
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|
|
Otros Programas de Seguridad en la Cadena de Suministros
|
Si
|
£
|
No
|
£
|
Programa:
|
|
Registro:
|
|
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Certificaciones: (Favor de
indicar si cuenta con certificaciones que consideren que impactan en el
proceso de su cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000; Procesos Logísticos
Confiables, entre otros)
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
|
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|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
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|
Nombre:
|
|
Categoría:
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|
Vigencia:
|
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Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
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1. Planeación de la seguridad en
la cadena de suministros.
La empresa debe elaborar
políticas y procedimientos documentados para llevar a cabo un análisis que le
permita la identificación de riesgos y debilidades en su cadena de
suministros con el objetivo de implementar estrategias que ayuden a mitigar
el riesgo en las operaciones de su organización.
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1.1 Análisis de riesgo.
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|
La empresa de mensajería y paquetería debe contar con
medidas para identificar, analizar y mitigar riesgos que podrían derivar en
alteraciones de mercancía de comercio exterior durante su manejo, guardia,
custodia y traslado en su cadena de suministro y sus instalaciones, bajo el
lineamiento de un procedimiento documentado. Dicho análisis debe estar basado
en el modelo de su organización (ejemplo: tipo de mercancía, volumen,
clientes, rutas, fuga de información, amenazas potenciales, etc.), de modo
que le permita implementar y mantener medidas de seguridad. Este
procedimiento deberá actualizarse por lo menos una vez al año, de manera que
permita identificar de forma permanente nuevas amenazas o riesgos que se
consideren en la operación, por el resultado de algún incidente o que se
originen por cambios en las condiciones iniciales, así como para identificar
que las políticas, procedimientos, mecanismos de control y de seguridad se
estén cumpliendo.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Explique cómo identifica, analiza y mitiga riesgos
relacionados con su cadena de suministros y sus instalaciones.
Indique cuáles son las fuentes de información utilizadas
para calificar riesgos durante la fase de análisis.
Anexe el procedimiento documentado para identificar
riesgos en la cadena de suministro y las instalaciones de su empresa,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale la periodicidad con que lleva a
cabo este procedimiento.
● Indique qué aspectos y/o áreas de la
empresa se incorporan al análisis de riesgo.
● Describa que metodología usa para
determinar un análisis de riesgo.
● Mencione quienes son los responsables
de actualizar el análisis de riesgo de la empresa.
● El contexto geográfico y social de la
instalación.
● Los riesgos identificados en la
instalación y en su cadena de suministros o logística.
● La calificación dada a cada riesgo.
● Los controles impuestos a cada riesgo
identificado, con el fin de mitigarlo.
● El periodo de revisión y/o
actualización de los resultados del análisis de riesgos.
Recomendación:
Se sugiere utilizar las técnicas de Administración,
gestión y evaluación de riesgos de acuerdo a las normas internacionales ISO
31000, ISO 31010 e ISO 28000 que de acuerdo a su modelo de negocio, deba
implementar.
|
|
1.2 Políticas de seguridad.
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|
La empresa de mensajería y paquetería deben contar con
políticas orientadas a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la
seguridad de la cadena de suministro, como lo son el contrabando, tráfico de
armas, personas, mercancías prohibidas, actos de terrorismo, así como
aquellas amenazas asociadas al intercambio de información. Dichas políticas
deben estar reflejadas en los procedimientos y/o manuales correspondientes.
|
|
Respuesta:
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Notas explicativas:
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Enuncie las políticas de la empresa en la cadena de
suministros y de sus instalaciones, quien es el responsable de su revisión,
así como la periodicidad con la que se lleva a cabo su actualización.
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1.3 Auditorías internas en la
cadena de suministros.
|
|
Además del monitoreo de rutina en control y seguridad, es
necesario programar y realizar auditorías por lo menos una vez al año, bajo
los lineamientos de un procedimiento documentado que permita evaluar todos
los procesos en materia de seguridad en la cadena de suministros y sus instalaciones.
Las auditorías deben ser realizadas por personal
autorizado y, en lo posible, independientes de la actividad auditada, aunque
pueden ser parte de la organización. El enfoque y realización se debe ajustar
al tamaño de la organización y a la naturaleza de los riesgos identificados
durante el análisis conforme el punto 1.1.
La alta gerencia debe revisar los resultados de las
auditorías, analizar las causas y emprender acciones correctivas o
preventivas requeridas mediante una evaluación sistemática con la información
que se disponga para tal efecto. La revisión debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para llevar a cabo
una auditoría interna, enfocada en la seguridad en la cadena de suministros,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señalar el tipo de auditorías internas
o externas, en materia de seguridad en la cadena de suministros, que realiza
la empresa de mensajería y paquetería.
● Indique quienes participan en ellas, y
los registros que se generan, así como la periodicidad con la que se llevan a
cabo.
● Indique cómo la alta gerencia de la
empresa verifica el resultado de las auditorias en materia de seguridad de la
cadena de suministros y si determina realizar acciones preventivas, correctivas
y de mejora en los procesos.
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1.4 Planes de contingencia y/o
emergencia relacionados con la seguridad de la cadena de suministros.
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|
Debe existir un plan de contingencia documentado para
asegurar la continuidad del negocio en caso de afectación al desarrollo
normal de las actividades en las instalaciones y durante el traslado, manejo,
guarda y custodia de mercancía de comercio exterior conforme a su proceso
logístico en la cadena de suministro (por ejemplo: cierre de aduanas,
amenazas, bloqueos, entre otros). La empresa debe realizar pruebas,
ejercicios prácticos o simulacros de los planes de contingencia y emergencia
de la cadena de suministros para constatar su efectividad, mismos de los que
se deberá mantener un registro.
|
|
Respuesta:
|
Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento o plan de emergencia documentado,
en caso de una situación de emergencia o de seguridad, que afecte el
desarrollo normal de las actividades en las instalaciones, durante el
traslado, manejo, guarda y custodia de mercancía, de comercio exterior
conforme a su proceso logístico en la cadena de suministros.
Este procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas
no limitativa, lo siguiente:
1. Qué situaciones contempla.
2. Qué mecanismos utiliza para garantizar que
el plan de continuidad del negocio sea efectivo.
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2. Seguridad física.
La empresa de mensajería y
paquetería debe contar con mecanismos establecidos y procesos documentados para
impedir, detectar o disuadir la entrada de personal no autorizado a las
instalaciones. Todas las áreas sensibles de la empresa, deben tener barreras
físicas, elementos de control y disuasión contra el acceso no autorizado.
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2.1 Instalaciones.
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Las instalaciones deben estar construidas con materiales
que puedan resistir accesos no autorizados. Se deben realizar inspecciones
periódicas documentadas para mantener la integridad de las estructuras y en
el caso de haberse detectado una irregularidad, efectuar la reparación
correspondiente. Asimismo, se deben tener identificados plenamente los
límites territoriales, así como los diversos accesos, rutas internas y la
ubicación de los edificios.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique los materiales predominantes con los que se
encuentra construida la instalación (por ejemplo, de estructura de metal y paredes
de lámina, paredes de ladrillo, de madera, entre otros), y señale de qué
forma se lleva a cabo la revisión y mantenimiento de la integridad de las
estructuras.
Anexe un plano de distribución o arquitectónico de
conjunto, donde se puedan identificar los límites, rutas de acceso, flujo
vial y la ubicación de los edificios.
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2.2 Accesos en puertas y
casetas.
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Las puertas de entrada o salida de personal y/o vehículos
de las instalaciones de la empresa deben ser atendidas y/o supervisadas ya
sea por medio de personal propio o bien por personal de seguridad. La
cantidad de puertas de acceso debe mantenerse al mínimo necesario.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
|
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Indique cuantas puertas y/o accesos existen en las
instalaciones, así como el horario de operación de cada una, e indique de qué
forma son monitoreadas (en caso de tener personal de vigilancia asignado,
indicar la cantidad).
Detalle si existen puertas y/o accesos bloqueados, o
permanentemente cerradas y su ubicación.
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2.3 Bardas perimetrales.
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Las bardas perimetrales y/o barreras periféricas deben
instalarse para asegurar las instalaciones de la empresa de mensajería y
paquetería, de manera particular, las áreas de guarda, custodia y almacenaje
de mercancía, de comercio exterior, alto valor, peligrosa, conforme a la
normatividad aplicable, áreas con acceso restringido y otras que determine
conforme a su análisis de riesgo con el objeto de prevenir ingresos no
autorizados. Estas deben ser inspeccionadas regularmente y llevar un registro
de la revisión con la finalidad de asegurar su integridad e identificar
daños.
Las áreas de almacenaje, alto valor, peligrosas, y/o de
acceso restringido, deben estar claramente identificadas y monitoreadas para
prevenir ingresos no autorizados.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el tipo de barrera periférica y/o bardas con las
que cuenta la instalación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Especifique que áreas segrega en la
instalación por ser consideradas críticas y/o sensibles.
● Señale las características de las
mismas (material, dimensiones, etc.).
● En caso de no contar con bardas, favor
de justificar detalladamente la razón.
● Periodicidad con la que se verifica la
integridad de las bardas perimétricas, y los registros que se llevan a cabo.
|
|
|
Describa de qué manera se encuentra segregada la carga
destinada al extranjero, el material peligroso y la de alto valor; asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
● Indique cómo separa la mercancía
nacional y la de comercio exterior, y si está identificada de manera
adicional (por ejemplo: empaque distinto; etiquetas; embalaje, entre otros).
● Identifique y señale las áreas de
acceso restringido (mercancías peligrosas, alto valor, confidenciales, etc.).
Recomendación:
El procedimiento para la inspección de las bardas
perimétricas podría incluir:
a) Personal responsable para llevar a cabo el
proceso.
b) Cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo
las inspecciones de las cercas, bardas perimétricas y/o periféricas y los
edificios.
c) Cómo se lleva el registro de la inspección.
d) Quién es el responsable de verificar que las
reparaciones y/o modificaciones cumplan con las especificaciones técnicas y
requisitos de seguridad necesarias.
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2.4 Estacionamientos.
|
|
El acceso a los estacionamientos de las instalaciones debe
ser controlado y monitoreado, conforme a las disposiciones aplicables. Se
debe prohibir que los vehículos privados (de empleados, visitantes,
proveedores y contratistas, entre otros) se estacionen dentro de las áreas de
manejo y almacenaje de la mercancía, así como en áreas adyacentes.
|
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Respuesta:
|
Notas explicativas:
|
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|
Describa el procedimiento para el control y monitoreo de
los estacionamientos, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Responsables de controlar y monitorear
el acceso a los estacionamientos.
● Identificación de los estacionamientos
(especificar si el estacionamiento de visitantes, se encuentra separado de
las áreas de almacenaje y manejo de mercancía).
● Cómo se lleva el control de entrada y
salida de vehículos a las instalaciones (indicar los registros que se
realizan para el control del estacionamiento).
Políticas o mecanismos para no permitir el ingreso de
vehículos privados a las áreas de almacenaje y manejo de mercancía.
|
|
2.5 Control de llaves y
dispositivos de cerraduras.
|
|
Las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores, de
acuerdo a su análisis de riesgo, deben asegurarse con dispositivos de cierre.
La empresa debe contar con un procedimiento documentado para el manejo y
control de llaves y/o dispositivos de cierre de las áreas interiores que se
hayan considerado como críticas.
Asimismo, se debe llevar un registro de las personas que
cuentan con llaves o accesos autorizados conforme a su nivel de responsabilidad
y labores dentro su área de trabajo.
|
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Respuesta:
|
Notas explicativas:
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|
Anexe el o los procedimientos documentados para el manejo,
resguardo, asignación, control y no devolución de llaves, en las
instalaciones, oficinas, interiores y áreas críticas y/o sensibles.
Asegúrese que dichos procedimientos incluyan los
siguientes puntos:
Responsables de administrar y controlar la seguridad de
las llaves.
Registro de control para el préstamo de llaves.
Tratamiento de pérdida o no devolución de llaves.
Señalar si existen áreas en las que se acceda con
dispositivos electrónicos y/o algún otro mecanismo de acceso.
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2.6 Alumbrado.
|
|
El alumbrado dentro y fuera de las instalaciones debe
permitir una clara identificación de personas, material y/o equipo que ahí se
encuentre, incluyendo las siguientes áreas: entradas y salidas, áreas de
manejo y almacenaje de la mercancía, bardas perimetrales y/o periféricas,
cercas interiores y áreas de estacionamiento, debiendo contar con un sistema
de emergencia y/o respaldo en las áreas sensibles.
|
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Respuesta:
|
Notas explicativas:
|
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Describa el procedimiento para la operación y
mantenimiento del sistema de iluminación. Asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
● Señale qué áreas se encuentran
iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo (indique si cuenta con
una planta de poder auxiliar).
● De qué manera se cerciora que el
sistema de iluminación tenga continuidad ante la falta de suministro en cada
una de las áreas de la instalación y con especial énfasis de las áreas
consideradas como críticas y/o sensibles, de manera que permita una clara
identificación del personal, material y/o equipo que abarca.
Recomendaciones:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del control de los sistemas de
iluminación.
b) Cómo se controla el sistema de iluminación.
c) Horarios de funcionamiento.
d) Identificación de áreas con iluminación
permanente.
e) Programa de mantenimiento y revisión (en caso
de coincidir con otro proceso, indicarlo).
|
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2.7 Aparatos de comunicación.
|
|
La empresa debe contar con aparatos y/o sistemas de
comunicación con la finalidad de contactar de forma inmediata al personal de
seguridad y/o con las autoridades de emergencia y seguridad que se requieran.
Adicionalmente, debe contar con un sistema de respaldo y verificar su buen
funcionamiento de manera periódica.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento que el personal debe realizar
para contactar al personal de seguridad de la empresa o, en su caso, de la
autoridad correspondiente.
Indique si el personal operativo y administrativo cuenta o
dispone de aparatos (teléfonos fijos, móviles, botones de alerta y/o
emergencia) para comunicarse con el personal de seguridad y/o con quien corresponda
(estos deberán estar accesibles a los usuarios, para poder tener una pronta
reacción).
Indique qué aparatos de comunicación utiliza el personal
de seguridad en la empresa (teléfonos fijos, celulares, radios, sistema de
alarma, etc.).
Describa el procedimiento para el control y mantenimiento
de los aparatos de comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Políticas de asignación de aparatos de
comunicación móvil.
● Programa de mantenimiento de aparatos
de comunicación fija y móvil.
● Indique si cuenta con aparatos de
comunicación de respaldo, en caso de que el sistema permanente fallara y, en
su caso, detalle brevemente.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del buen funcionamiento y
mantenimiento de los aparatos de comunicación.
b) Registro de verificación y mantenimiento de
los aparatos.
c) Forma de asignación de los aparatos de
comunicación.
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2.8 Sistemas de alarma y
circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV).
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Los sistemas de alarmas y de circuito cerrado de
televisión (CCTV) se deben utilizar para vigilar, notificar o disuadir
accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones y
notificar al área correspondiente, además de utilizarse como herramienta de
prueba en investigaciones derivadas de algún incidente.
Estos sistemas deberán colocarse de forma sistemática de
acuerdo a un análisis de riesgo previo y a la normatividad aplicable, de tal
forma que permita una clara identificación del área o ambiente que vigila,
monitorea y supervisa las áreas que impliquen el acceso y salida de personal
autorizado, proveedores, áreas de carga, descarga, guarda, custodia y
almacenaje de mercancía de comercio exterior, patios de medios de transporte,
patios de vehículos particulares y de carga, entre otras áreas consideradas
críticas y/o sensibles de forma permanente e ininterrumpida de conformidad a
los lineamientos establecidos por la ACEIA y operación simultánea con la
Aduana o área central que se trate. Lo anterior resulta aplicable en los casos
en las que las empresas de mensajería y paquetería estén ubicadas dentro de
un recinto fiscalizado y/o fuera de él.
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La empresa de mensajería y paquetería debe contar con
procedimientos documentados de operación de los sistemas mencionados. Para el
caso del CCTV, debe incluir la supervisión del buen estado del equipo, la
verificación de la correcta posición de las cámaras, el mantenimiento para el
respaldo de las grabaciones al menos por sesenta días de conformidad con la
regla 2.3.8., para aquellos que cuenten con autorizaciones de recinto
fiscalizado y recinto fiscalizado estratégico, para los demás casos deberá de
ser el plazo de grabación al menos de treinta días; la continuidad en el
funcionamiento en caso de fallas de suministro eléctrico así como los
responsables de su operación. Dichos sistemas deberán tener un acceso
restringido.
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|
Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si tiene contratado un servicio de central de
alarmas externo y, en su caso, describa los siguientes puntos:
● Indique si las puertas y ventanas
tienen sensores de alarma o sensores de movimiento.
● Procedimiento a seguir en caso de
activarse una alarma.
Describa el procedimiento documentado para la operación
del sistema de CCTV, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique el número de cámaras de CCTV
instaladas, características técnicas y su ubicación (detalle si cubre los
puntos de entrada y salida de las instalaciones, para cubrir el movimiento de
vehículos e individuos, así como el lugar de almacenaje de mercancías de
comercio exterior).
● Señale la ubicación del sistema de
CCTV, dónde se localizan los monitores, quién los revisa, así como los
horarios de operación y, en su caso, si existen estaciones de monitoreo
remoto.
● Indique si las grabaciones se revisan
periódicamente y de qué forma (aleatoria, cada semana, eventos especiales,
áreas restringidas, etc.).
● Indique por cuánto tiempo se mantienen
estas grabaciones (debiendo ser por lo menos de un mes).
● Indique si el sistema de CCTV se
encuentra respaldado por una planta de poder eléctrica.
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3. Controles de acceso físico.
Los controles de acceso físico,
son mecanismos o procedimientos que previenen e impiden la entrada no
autorizada a las instalaciones, mantienen control del ingreso de los empleados
y visitantes y protegen los bienes de la empresa.
Los controles de acceso deben
incluir la identificación de todos los empleados, visitantes y proveedores en
todos los puntos de entrada. Así mismo, se deben mantener registros y evaluar
permanentemente los mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las
instalaciones, siendo la base para comenzar a integrar la seguridad como una
de las funciones primordiales dentro de cualquier empresa.
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3.1 Personal de seguridad.
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La empresa debe contar con personal de seguridad y
vigilancia. Este personal desempeña un rol importante en la protección física
de las instalaciones y de la mercancía durante su traslado y manejo dentro de
la empresa, así como para controlar el acceso de todas las personas al inmueble.
El personal de seguridad deberá contar con un
procedimiento documentado para llevar a cabo sus funciones y tener pleno
conocimiento de los mecanismos y procedimientos en situaciones de emergencia,
detección de personas no autorizadas o cualquier incidente en la instalación.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la operación
del personal de seguridad y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique el número de personal de
seguridad que labora en la empresa.
● Señale los cargos y/o funciones del
personal y horarios de operación.
● En caso de contratarse un servicio
externo, proporcionar los datos generales de la empresa (RFC, razón social, domicilio),
y especificar número de personal empleado, detalles de operación, registros,
reportes, etc.
● En caso de contar con personal armado,
describa el procedimiento para el control y resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los
empleados.
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Debe existir un sistema de identificación de empleados con
fines de acceso a las instalaciones. Los empleados sólo deben tener acceso a
aquellas áreas que necesiten para desempeñar sus funciones. La gerencia o el
personal de seguridad de la compañía deben controlar adecuadamente la entrega
y devolución de insignias de identificación de empleados, visitantes y
proveedores. Se deben documentar los procedimientos para la entrega,
devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas
de proximidad, etc.).
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la identificación de los
empleados y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Mecanismos de identificación
(credencial con foto, biométricos, etc.).
● Indique cómo se identifica al personal
contratado por un socio comercial, que labore dentro de las instalaciones
(contratistas, sub-contratados, servicios in house, personal de empresas de
manejo de mercancías, etc.).
Describa cómo la empresa entrega, cambia y retira las
identificaciones y controles de acceso del empleado y asegúrese de incluir
las áreas responsables de autorizarlas y administrar.
Anexe el procedimiento documentado para el control de las
identificaciones.
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3.3 Identificación de visitantes
y proveedores.
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Para tener acceso a las instalaciones, los visitantes y
proveedores deberán presentar identificación oficial con fotografía con fines
de documentación a su llegada y se deberá llevar un registro. Todos los
visitantes deberán estar acompañados por personal de la empresa durante su
permanencia en las instalaciones y asegurarse que el visitante porte siempre
en un lugar visible la identificación provisional proporcionada. Este
procedimiento deberá estar documentado.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para el control de acceso de los
visitantes y proveedores, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale qué registros se llevan a cabo
(formatos personales por cada visita, bitácoras).
● Señale quién es la persona responsable
de acompañar al visitante y/o proveedor y si existen áreas restringidas para
su ingreso.
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3.4 Procedimiento de
identificación y retiro de personas o vehículos no autorizados.
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La empresa debe contar con procedimientos documentados que
especifiquen como identificar, enfrentar o reportar a personas y/o vehículos
no autorizados o identificados.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para identificar,
enfrentar o reportar personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Personal responsable.
b) Designar a una persona o área responsable
para ser informado de los incidentes.
c) Indicaciones para enfrentar y dirigirse al
personal no identificado.
d) Señalar en qué casos deberá reportarse a las
autoridades correspondientes.
e) Cómo se lleva a cabo el registro de los
incidentes y las medidas adoptadas en cada caso.
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3.5 Entregas de mensajería y
paquetería.
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La mensajería y paquetería destinada a personal de la
empresa debe ser examinada a su llegada y antes de ser distribuida al área
correspondiente.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la recepción y revisión de
mensajería y paquetería y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Indique cómo se identifica al
proveedor del servicio (señale si requiere de procedimiento adicional al de
acceso a proveedores).
● Señale de qué forma se revisan los
paquetes y/o que mecanismo utiliza, así como los registros que se llevan a
cabo.
● Señale qué acción realiza en el caso
de detectar un paquete sospechoso.
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Personal responsable.
b) Cómo se identifica el personal de la empresa
externa, adicional a lo requerido para el resto de los proveedores.
c) Qué se debe realizar en caso de detectar un
paquete sospechoso.
d) Cómo se lleva a cabo la revisión.
e) Indicar cómo se lleva a cabo el registro de
la inspección y en su caso de los incidentes detectados.
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4. Socios comerciales.
La empresa debe contar con
procedimientos escritos y verificables para la selección y contratación de
socios comerciales (Transportistas; proveedores de materiales, proveedores de
servicios como limpieza, seguridad, contratación de personal; prestadores de
servicios de carga, descarga y maniobra de mercancías; subcontratistas;
líneas navieras o aéreas, etc.) y de acuerdo a su análisis de riesgo, exigir
que cumplan con las medidas de seguridad para fortalecer la cadena de
suministros internacional.
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4.1 Criterios de selección.
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Deben existir procedimientos documentados para la
selección, seguimiento o renovación de relaciones comerciales con los
asociados de negocio o proveedores, que incluyan entrevistas, verificación de
referencias, métodos de evaluación y uso de la información proporcionada.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para la selección de
socios comerciales, esto comprende cualquier tipo de asociados de negocio,
proveedores que tengan relación con su proceso logístico y con la cadena de
suministros, asimismo con clientes potenciales y preponderantes de contratar
su servicio de manera frecuente y/o aquellos que tengan relación comercial
con su empresa y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Qué información es requerida a su
socio comercial.
● Qué aspectos son revisados e
investigados (el resultado de la investigación debe integrarse en el
expediente).
● Indique si mantiene un expediente de
cada uno de sus socios comerciales.
● Señale de qué manera se evalúan los
servicios de su socio comercial y qué puntos revisa.
Recomendación:
El expediente podría incluir lo siguiente:
● Datos de la empresa (nombre, RFC,
actividad, etc.).
● Datos del representante legal.
● Comprobante de domicilio.
● Referencias comerciales.
● Contratos, acuerdos y/o convenios de
confidencialidad.
● Políticas de seguridad.
● En su caso, certificado o número de
certificación en los programas de seguridad a los que pertenezca.
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4.2 Requerimientos en seguridad.
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La empresa debe contar con un procedimiento documentado en
el que, de acuerdo a su análisis de riesgo, solicite requisitos adicionales
en materia de seguridad a aquellos socios comerciales que intervengan en los
servicios que proporciona como mensajería y paquetería, así como de los
proveedores de servicios que de igual forma intervengan en el control,
manipulación, traslado y/o coordinación de mercancía objeto de comercio
exterior.
Estos requisitos deberán estar basados en el “Perfil de la
empresa de Mensajería y Paquetería” establecido por la AGACE de manera
genérica o, en caso de existir, el “Perfil” específico para cada actor de la
cadena de suministros que le corresponda.
La empresa debe solicitar a sus socios comerciales la
documentación que acredite o compruebe que cumple con los estándares mínimos
de seguridad establecidos en este documento, ya sea a través de una
declaración escrita emitida por el representante legal del socio, convenios o
cláusulas contractuales con documentación que avale el cumplimiento de los
requisitos establecidos en algún otro programa de Operador Económico
Autorizado.
En el caso de los socios comerciales de la empresa que
presten sus servicios en el interior de las instalaciones, deberán estar
obligados al cumplimiento de estos requerimientos de seguridad en la cadena
de suministro.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa cómo lleva a cabo la identificación de socios
comerciales que requieran el cumplimiento de estándares mínimos en materia de
seguridad. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique si cuenta con un registro de
los socios comerciales que deben cumplir con requisitos en materia de
seguridad, y mencione que tipo de proveedores son estos (transportistas,
almacenes, empresas de seguridad, agentes aduanales, empresas autorizadas para
prestar los servicios de carga, descarga y manejo de mercancías, etc.).
● Indique de qué forma documental
(convenios, acuerdos, cláusulas contractuales, entre otros) garantiza que sus
socios comerciales cumplen con los requisitos en materia de seguridad.
● Indique si existen acuerdos
contractuales, respecto a la implementación de medidas de seguridad con sus
proveedores de servicios al interior de su empresa, tales como: Agentes
Aduanales, guardias de seguridad, servicios de limpieza, jardinería, comedor,
mantenimiento, proveedores de tecnología de la información, etc.
● Indique si cuenta con socios
comerciales que se les exija pertenecer a un programa de seguridad de la
cadena de suministro, ya sea de certificación por una autoridad extranjera o
del sector privado (por ejemplo: C-TPAT, PIP o algún otro programa de
Operador Económico Autorizado de la OMA).
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4.3 Revisiones del socio
comercial.
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La empresa debe realizar evaluaciones periódicas de los
procesos e instalaciones de los asociados de negocios en base al riesgo y
estos deben mantener las normas de seguridad requeridas por la empresa, y
mantener registros de las mismas, así como del seguimiento correspondiente.
Cuando se encuentren inconsistencias, la empresa deberá
comunicarlo a su socio o proveedor y proporcionar un período justificado para
atender las observaciones identificadas o, en caso contrario, tener las
medidas necesarias para sancionarla.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la verificación de procesos
de seguridad e instalaciones de socios comerciales, asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
● Periodicidad de visitas al socio
comercial (esta debe de ser por lo menos una vez al año).
● Registro o reporte de la verificación
y, en su caso, del seguimiento correspondiente.
● Señale qué medidas de acción se toman
en caso de que los socios comerciales no cumplan con los requisitos de
seguridad establecidos.
● En caso de contar con socios
comerciales con la certificación de C-TPAT u otro programa de certificación
de seguridad en la cadena de suministros, indique la periodicidad con la que
es revisado su estatus y las acciones que toma en caso de detectarse que esté
suspendido y/o cancelado.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
1. Periodicidad de las visitas;
2. Puntos de revisión en materia de seguridad;
3. Elaboración de reportes;
4. Retroalimentación y acuerdos con el socio
comercial;
5. Seguimiento a los acuerdos;
6. Medidas en caso de la detección del
incumplimiento de los requisitos;
7. Registro de evaluaciones.
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5. Seguridad de procesos.
Deben establecerse medidas de
control para garantizar la integridad y seguridad de la mercancía y de los
procesos relacionados con el manejo, despacho aduanero y almacenaje de carga.
Estos procedimientos deben documentarse y asegurarse de mantener la
integridad desde el punto de recepción hasta su entrega.
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5.1 Mapeo de procesos.
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Se deberá contar con un mapa que muestre paso a paso el
proceso logístico del flujo de las mercancías de comercio exterior y la
documentación requerida a través de su cadena de suministros internacional.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el documento donde ilustre o describa el mapeo
general de su proceso logístico y los procesos de seguridad por los que
atraviesan las mercancías de comercio exterior, propiedad de terceros desde
el punto donde se origina su operación hasta su término o destino, con la
finalidad de tener un panorama general de cada uno de los pasos que
involucran la recepción, guarda, maniobra, custodia y entrega de carga de
mensajería y paquetería.
Incluya en el mapeo, los nombres (RFC y razón Social) de
las empresas que intervienen en su proceso logístico general. Este mapeo
puede ser de manera escrita y/o gráfica, siempre y cuando describa por lo
menos los siguientes aspectos:
1. Recolección, entrega y/o recepción de
mercancía de comercio exterior en el (los) centro (s) de distribución y/o
acopio.
2. Seguridad en el traslado de la mercancía a
recinto fiscal o fiscalizado.
3. Seguridad en el almacenamiento y/o
distribución en recinto fiscal o fiscalizado.
4. Seguridad de proceso durante el despacho
aduanero.
5. Seguridad en transporte internacional
(aéreo, terrestre, marítimo o multimodal).
6. Seguridad en desaduanamiento y/o
desconsolidación en país destino.
7. Entrega a destino final.
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5.2 Almacenes y centros de
distribución.
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En caso de que la empresa de mensajería y paquetería
cuente con almacenes y/o centros de distribución externos registrados ante el
mismo RFC, deberán sujetarse de acuerdo a sus características, a lo
establecido en este documento, con el objeto de mantener la integridad en su
cadena de suministros.
De igual manera, indique si cuenta con socios comerciales
que presten algún servicio de almacén, centro de distribución u otros al
interior de sus instalaciones, los cuales deberán en todo momento cumplir con
los estándares mínimos en materia de seguridad establecidos por la propia
empresa.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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De acuerdo al mapeo de su proceso logístico, si las
mercancías de comercio exterior son transferidas o trasladadas a otro almacén
y/o centro de distribución alternos o diferente al que opere bajo la empresa
de mensajería y paquetería, deberá indicar si están registrados ante su
R.F.C. proporcionando sus datos generales (Denominación y domicilio) y
explicando brevemente qué actividad se lleva a cabo en esa o esas
instalaciones (Cross Dock, almacén temporal, etc.).
Asimismo, indique si éstos pertenecen a la empresa o es un
servicio contratado a través de un tercero y sean parte de un grupo
accionista. En este caso, conforme a los criterios de selección de
proveedores que se mencionan en lo referente al apartado de “Socios
Comerciales” del presente documento, indique de qué forma se cerciora que
cumple con los requerimientos mínimos en materia de seguridad (los almacenes
administrados por un tercero, no están obligados a presentar un “Perfil de
Mensajería y Paquetería”).
Las instalaciones que cuenten con concesión o autorización
de Recinto Fiscalizado o Recinto Fiscalizado Estratégico; registradas ante su
R.F.C. deberán llenar por cada instalación autorizada, el Perfil de la
modalidad y rubro correspondiente.
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5.3 Entrega y recepción de
carga.
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La empresa de mensajería y paquetería debe garantizar la
supervisión de la identificación de los operadores de los medios de
transporte propios o subcontratados, que efectúan la recolección, entrega o
recepción de mercancía de comercio exterior dentro o fuera de sus
instalaciones, almacenes y/o centros de distribución. Asimismo, debe designar
al área responsable de supervisar la carga o descarga del embarque, inclusive
conforme a las instrucciones que reciba de los clientes para su manejo y
traslado. Por otro lado, debe supervisar, inspeccionar y verificar mediante
mecanismos, herramienta o tecnología no intrusiva que disponga, la integridad
de los medios de transporte y de la mercancía objeto de comercio exterior que
ingrese o salga de la empresa de mensajería y paquetería, cotejando la
información descrita en las listas de intercambio recibidas de manera previa
conforme al tráfico o modalidad de transporte que se trate.
De igual forma, debe garantizar que el conductor que
transporta mercancías de comercio exterior, durante la entrega o recepción
cuente con la información documental requerida antes de someterse a las
formalidades del despacho aduanero y autorizar su salida.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado en el que indique cómo
lleva a Póliza de seguro de responsabilidad civil por daños a terceros o
fondo de garantía vigente.
Certificado de baja emisión de contaminantes.
Para el caso del traslado de materiales y residuos
peligros, la empresa transportista deberá contar con póliza de seguro de
daños al medio ambiente.
Lo anterior de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento de
Autotransporte Federal y Servicios Auxiliares y el Reglamento para el
Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos respecto del
procedimiento documentado para la entrega y recepción de carga y asegúrese
que se incluyan los siguientes puntos:
● Método para identificar a los
operadores de transporte.
● Documentación que se entrega a los
operadores.
● Responsable de la supervisión de los
números de identificación de los medios de transporte durante la carga o
descarga de contenedores, cajas secas, UDLS, en su caso tratándose de
mercancía consolidada, proceso de des consolidación y cotejo de la
información.
● Tecnología no intrusiva para la
revisión y supervisión de entradas y salidas de la empresa de mensajería y
paquetería, explicando el plan de mantenimiento para el buen funcionamiento
de los equipos (calibración).
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Recomendación:
El procedimiento de entrega y recepción de la mercancía
podrá incluir:
1. Método de inspección en el punto de acceso a
la empresa de mensajería y paquetería.
2. Designación del personal responsable de
recibir al conductor y las mercancías en la llegada.
3. Coordinación de las áreas de la empresa de
mensajería y paquetería quienes reciben las listas de intercambio por parte
de los transportistas de forma previa a su arribo y con las aduanas donde se
cumplen las formalidades del despacho aduanero.
4. Registro de la introducción a la empresa de
mensajería y paquetería de las mercancías con carga completa y consolidada.
5. Plazos de liberación.
6. Solicitudes de previo.
7. Servicios que ofrece la empresa de
mensajería y paquetería para el movimiento de mercancías previo a su despacho
aduanero.
Anexe el procedimiento documentado para detectar y
reportar discrepancias en la entrega o recepción de medios de transporte que
traslada mercancías y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Responsables de llevar a cabo la
revisión.
● Documentos a cotejar.
● Áreas a las que se reporta la
información.
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5.4 Procedimiento de seguimiento
de la mercancía.
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De conformidad a su análisis de riesgo, la empresa de
mensajería y paquetería debe monitorear el movimiento de mercancías de
comercio exterior dentro y fuera de su instalación a través de un diario de
seguimiento y supervisión de actividades o una tecnología en las siguientes
etapas: durante la recolección; arribo a sus centros de consolidación de
carga, la guarda, custodia y liberación de mercancías, objeto de comercio
exterior con la finalidad de garantizar el cumplimiento de las formalidades
del despacho aduanero, garantizando en todo momento contar con la siguiente
información: número e información del conocimiento de embarque, lista de
empaque, guía o demás documentos de transporte, según corresponda, nombre y
dirección del consignatario o remitente, descripción, valor y origen de la
mercancía, la ubicación física en la instalación, entre otras de conformidad
a la normatividad aplicable.
Para efectos del seguimiento de unidades vía terrestre, la
empresa debe incluir en el procedimiento mencionado, la identificación de
rutas predeterminadas, tiempos estimados de recolección y entrega en
almacenes y/o centros de distribución o acopio, en su caso, puntos
intermedios. Asimismo, describir las medidas en caso de la identificación de
retrasos en la ruta debido a condiciones climáticas, tráfico, cambios de
ruta, la inspección de autoridades o incidentes relacionados con la
seguridad.
Los datos de supervisión y registro de todas las maniobras
en la empresa de mensajería y paquetería, deben preservarse durante un mes en
caso de que la autoridad deba realizar una evaluación cuando así se requiera.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para monitorear los
traslados internos en la empresa de mensajería y paquetería de mercancía de
comercio exterior completa y/o consolidada.
Este procedimiento debe incluir, entre otros aspectos de
acuerdo a su operación:
● Indicar el tipo de sistema que tiene
implementado en su caso las herramientas de consulta que dispone para
monitorear la mercancía.
● Identificación de tiempos estimados de
traslado y maniobras en empresas de mensajería y paquetería conforme al
transporte que se trate.
● Detalle los medios de comunicación que
dispone.
● En caso de que el seguimiento lo
realice un tercero, indique quien es el responsable, y como se verifica que
se esté llevando a cabo correctamente, conforme a los procedimientos que la
empresa le señale.
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5.5 Reporte de discrepancias en
la carga.
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Deben existir procedimientos documentados para detectar y
reportar mercancía faltante, sobrante, prohibida o cualquier otra
discrepancia en la entrega o recepción de las mercancías que recolecta de
forma previa a cumplir las formalidades del despacho aduanero con la
finalidad de disponer de información que coadyuve a las investigaciones
correspondientes por parte de los consignatarios autorizados y en su caso por
las autoridades competentes. Asimismo tendrá que describir las medidas y
acciones a realizar en caso de identificar el traslado y manejo de mercancías
ilícitas, no declaradas y prohibidas o aquellas que por su naturaleza pongan
en riesgo la seguridad de los usuarios pudiendo ser éstos durante los
siguientes procesos: recepción, entrega, almacén para reconocimientos
previos, consolidados, des-consolidados, patios de medios de transporte y en
su caso conforme a los servicios que ofrezca.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para detectar y
reportar discrepancias en la entrega o recepción de las mercancías y
asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Responsables de llevar a cabo la
revisión.
● Documentos a cotejar.
● Áreas a las que se reporta la
información.
Este procedimiento, deberá aplicarse a mercancía
consolidada y ubicada en almacén.
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5.6 Procesamiento de la
información y documentación de la carga.
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La empresa de mensajería y paquetería debe contar con
procedimientos documentados para asegurar que la información electrónica y/o
documental utilizada durante el movimiento, guarda, custodia, maniobras y el
despacho de la carga, sea legible, completa, exacta y protegida contra
cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
De la misma forma, debe haber procedimientos documentados
para corroborar que la información recibida por los asociados de negocio sea
reportada en forma exacta y oportuna para que la mercancía se someta a las
formalidades del despacho aduanero.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para el procesamiento de la
documentación de la carga, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Detalle como transmite y/o recibe
información relacionada al traslado y maniobras de carga en la empresa de
mensajería y paquetería (indique si utiliza un sistema informático de control
específico y explique brevemente su función). Asimismo, detalle cómo valida
que la información proporcionada sea legible, completa, exacta y protegida.
● Señale de qué forma los asociados de
negocio transmiten información con la empresa de mensajería y paquetería y
aseguran la exactitud de las mismas, por ejemplo: el uso de la aplicación
institucional “Consulta Remota de Pedimentos” para corroborar el pago de las
contribuciones y/o cuotas compensatorias para la autorización de salida.
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5.7 Gestión de inventarios,
control de material de empaque, envase y embalaje.
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La empresa de mensajería y paquetería debe tener
procedimientos documentados para el control de inventarios y almacenaje de la
carga, éstos deben llevarse a cabo de forma periódica revisiones y auditorías
para comprobar su correcta gestión. Así mismo, debe tener un procedimiento
documentado para el control del material de empaque, envase y embalaje de las
mercancías.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para la gestión de
inventarios. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
● La frecuencia con la que lleva a cabo
la verificación de existencias. (Inventario periódico). Indique si existe un
calendario programado documentado para realizarlos.
● Indique qué se realiza en el caso de
existir excedentes y faltantes en los inventarios.
● Señalar el tratamiento que se brinda
para el control y manejo del material de empaque, envase y embalaje y, en su
caso, de las mermas, desperdicios o material sobrante.
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
1. Almacén solamente accesible a personal
autorizado.
2. Periodicidad del control de existencias.
3. Control de mercancías entrantes,
transferencias a otros almacenes, retiradas permanentes y temporales.
4. Acciones que se toman si se identifican
irregularidades, discrepancias, pérdidas o hurtos.
5. Tratamiento del deterioro o de la
destrucción de las mercancías.
6. Separación de los diversos tipos de
mercancías, por ejemplo: de alto valor o peligrosas.
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6. Gestión aduanera.
La empresa debe contar con
procedimientos documentados en los que se establezcan políticas internas y de
operación, así como de los controles necesarios para el debido cumplimiento
de las obligaciones aduaneras.
Asimismo, deberá contar con
personal especializado y procedimientos documentados que establezcan la
verificación de la información y documentación generada por el agente aduanal
o, en su caso, asegurar los procesos que realiza el representante aduanal.
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6.1 Gestión del despacho
aduanero.
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La empresa debe contar con un procedimiento documentado en
el que se establezcan los criterios para la selección de un Agente o, en su
caso, un representante aduanal, quienes, conforme a la legislación nacional,
son los autorizados para promover el despacho de las mercancías.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento de selección del agente aduanal
o representante aduanal y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Criterios de selección.
● Métodos de evaluación y periodicidad.
Indique el nombre completo y el número de la patente y/o
autorización del agente aduanal o apoderado aduanal autorizado para promover
sus operaciones de comercio exterior.
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6.2 Obligaciones aduaneras.
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La empresa de mensajería y paquetería debe contar con un
procedimiento documentado para el cumplimiento de las obligaciones aduaneras
que deriven de las operaciones de comercio exterior que realicen. Este debe
incluir al menos lo siguiente: el proceso de comunicación con las autoridades
aduaneras cuando estén enterados del traslado y custodia de valores
superiores al determinado por la autoridad de conformidad al artículo 9 de la
Ley. La transmisión de los manifiestos de carga a través del SEA (Ventanilla
Digital) y los plazos establecidos, conforme al artículo 38 del Reglamento de
la Ley y regla 1.9.15. de las Reglas; los avisos en los casos de destrucción,
extravío y descomposición de mercancías; el proceso de despacho aduanero por
conducto del representante legal de la empresa de mensajería siempre que no
excedan los montos determinados, las excepciones establecidas y la
determinación de pago de la tasa global que corresponde. Para los casos en
los que preste el servicio de pre-validación electrónica de datos, establecer
cómo cumple las obligaciones previstas en la Regla 1.8.2; los avisos que
deben enviar a las autoridades tratándose de mercancías explosivas y armas de
fuego; la actualización de datos en el registro CAAT y su periodicidad. Los procesos
de retorno de mercancías cuando estén en depósito ante la Aduana; relativo al
uso del RFC genérico en caso de operaciones globales y el uso de RFC para
operaciones individuales.
Aunado a lo anterior, la empresa de mensajería y
paquetería en caso de contar con autorización como Recinto Fiscalizado
Estratégico, Depósito Fiscal, elaboración, transformación o reparación en
Recinto Fiscalizado, debe contar con un procedimiento documentado para el
cumplimiento de las obligaciones aduaneras que deriven de las operaciones de
comercio exterior que manejan. Este debe incluir al menos lo siguiente: a) la
garantía anual que debe enterarse al interés fiscal conforme al valor
promedio de las mercancías que manejan; b) La identificación del espacio
físico para la realización de reconocimiento aduanero practicado por las
autoridades aduaneras; c) el espacio físico destinado para los servicios de
manejo, almacenaje y custodia tratándose de mercancías que haya pasado a
propiedad del fisco federal; d) el almacenamiento y custodia gratuita de
mercancías conforme a la normatividad; e) proceso de transferencia de
mercancías entre almacenes; f) proceso para acreditar el pago sobre los
aprovechamientos por ser recinto fiscalizado; g) sobre la autorización para
que las mercancías puedan ser objeto de elaboración, transformación o
reparación, en su caso.
Por otro lado, debe incluir en el procedimiento, el
proceso de comunicación con los consignatarios en caso de destrucción o
extravío de mercancía; garantizar el intercambio de información mediante
sistema simultáneo que contengan los datos señalados en la regla 2.3.8. de
las RGCE y establecer protocolos relacionados con el tratamiento,
comunicación, guarda y custodia de mercancía de comercio exterior bajo el
régimen de tránsito interno.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento para cumplir con sus obligaciones
aduaneras.
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6.3 Comprobación aduanera.
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La empresa de mensajería y paquetería, con el objeto de
garantizar el cumplimiento de la información de las operaciones para la
realización del despacho aduanero de mercancías de comercio exterior, así
como verificar la veracidad de la información declarada ante las autoridades
competentes, debe tener procedimientos documentados para verificar que los
pedimentos que recibe para su trámite de liberación de la empresa, coinciden
con lo que aparece registrado en el SAAI Web y, en su caso, reportar a la
autoridad aduanera cualquier discrepancia en dicha información. La empresa,
de igual forma, debe contar con un procedimiento para el archivo de las
constancias de liberación correspondiente.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento establecido para verificar la
información que aparece registrada en el SAAI Web, y cotejar que las
contribuciones y/o cuotas compensatorias hubieran sido pagadas previo a la
liberación de los embarques para someterse a las formalidades del despacho
aduanero.
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7. Seguridad de los medios de
transporte de carga.
La empresa de mensajería y
paquetería debe coadyuvar con los usuarios y autoridades competentes a
mantener la seguridad de los medios de transporte, para protegerlos de la
introducción de personas, materiales ilícitos, prohibidos o no autorizados.
Por lo anterior, es necesario tener procedimientos documentados para revisar,
sellar y mantener la integridad de los mismos.
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7.1 Uso de sellos y/o candados.
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El recinto fiscalizado estratégico, en su caso, debe
identificar los medios de transporte de carga propios o sub contratados que
transportan mercancías de comercio exterior que pueden ser: marítimos,
aéreos, terrestres nacionales, transfronterizos, ferroviarios y/o
multimodales que estén sujetos a la colocación de sellos y/o candados que
cumplan o excedan la norma internacional ISO 17712 con la finalidad de
garantizar en todo momento la integridad de la carga.
Para este caso, la empresa debe contar con un
procedimiento documentado en el que de conformidad a su análisis de riesgo
supervise la colocación de sellos y/o candados a los medios de transporte que
trasladan mercancía de comercio exterior de conformidad a su proceso
logístico y en aquéllos tráficos que lo requieran por su alta probabilidad de
ocurrencia e impacto del riesgo identificado y durante las maniobras en el
recinto. En él, debe evidenciar controles que permitan acreditar que
supervisa la portabilidad de sellos y/o candados derivado de entradas o
salidas del recinto fiscalizado estratégico en los medios de transporte. En
todos los casos, debe utilizar el método de inspección VVTT para mitigar
manipulaciones indebidas conforme a lo siguiente:
● V- Ver el sello y mecanismos de las
cerraduras del contenedor.
● V- Verificar el número de sello.
● T- Tirar del sello para asegurarse que
está correctamente puesto.
● T- Torcer y girar el sello para
asegurarse.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Enliste de acuerdo a su análisis de riesgo y su proceso
logístico, los medios de transporte que están sujetos a la colocación de
sellos y/o candados de alta seguridad.
Anexe el procedimiento documentado para la supervisión de
colocación y revisión de sellos y/o candados en los medios de transporte que
transportan mercancía de comercio exterior. Este debe incluir, entre otros
aspectos de acuerdo a su operación:
● El uso de sellos y/o candados que
cumplan o excedan la norma ISO17712.
● Si aplica, utilizar el método de
inspección de VVTT.
● Revisar y cotejar la documentación que
contenga el número del sello o candado original para efectos de entradas o
salidas de la empresa de mensajería y paquetería.
● Indique cómo asignan y remplazan los
candados de alta seguridad, en el caso de maniobras como reconocimiento
previo, reemplazo, entre otros.
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7.2 Inspección de los medios de
transporte.
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Debe haber procedimientos establecidos para verificar la
integridad física de la estructura de los medios de transporte, que entran o
salen de la empresa de mensajería y paquetería conforme a su naturaleza,
incluso la confiabilidad de los mecanismos de cerradura en los mismos con la
finalidad de identificar compartimientos naturales u ocultos, según sea el
caso.
Las inspecciones de los medios de transporte deben ser
sistemáticas y contar con registros de estas, así como realizarlas en lugares
monitoreados por el sistema de CCTV.
El procedimiento documentado para su inspección debe
incluir de manera enunciativa, más no limitativa, los siguientes puntos de
revisión:
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Medios de Transporte
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Remolques, Carros de tren,
Semirremolques y Contenedores
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1. Parachoques, neumáticos y rines;
2. Puertas y compartimientos de herramientas;
3. Caja de la batería y filtros de aire;
4. Tanques de combustible;
5. Interior de la cabina / dormitorio;
6. Rompe vientos, deflectores y techo;
7. Chasis y área de la quinta rueda.
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1. Pared delantera;
2. Lado izquierdo y derecho;
3. Piso;
4. Techo interior y exterior;
5. Interior y exterior de puertas;
6. Sección inferior externa;
7. En su caso, el sistema de refrigeración.
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Para los medios de transporte con remolque o
compartimiento de carga integrado, deberá adicionarse a los puntos de medios
de transporte, lo indicado en el apartado de Remolques.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para llevar a cabo la
inspección de los medios de transporte conforme a su naturaleza y proceso
logístico que se trate en las entradas y salidas de la empresa de mensajería
y paquetería. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
● Responsables de llevar a cabo la
inspección.
● Definición del/los lugar(es) donde se
lleva a cabo la inspección e indicar si está monitoreada por el sistema de
CCTV.
● Los puntos de revisión de seguridad
para medios de transporte, remolques, semirremolques, contenedores
transportación ferroviaria y/o multimodal conforme a las disposiciones
oficiales.
Formatos establecidos para la inspección de medios de
transporte.
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7.3 Almacenaje de vehículos,
medios de transporte, contenedores, carros de tren, remolques y
semirremolques.
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En caso de que los medios de transporte, contenedores,
remolques y/o semirremolques que serán destinados a transportar mercancías de
comercio exterior se encuentren vacíos y deban almacenarse en las áreas de
estacionamiento, deberán ser asegurados con un candado y/o sello indicativo
o, en su caso, en un área segura que se encuentre resguardada y/o
monitoreada.
Cuando se tenga que almacenar algún contenedor, remolque
y/o semirremolque cargado, éste debe encontrarse en un área segura y
monitoreada para impedir el acceso y manipulación y cerrado con un candado de
alta seguridad de acuerdo a la norma ISO 17712.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si la empresa almacena los contenedores, remolques
y/o semirremolques para su posterior despacho o, en su caso los que se
encuentren vacíos y de qué manera mantiene la integridad de los mismos dentro
de sus instalaciones.
● En caso de utilizar candado y/o
sellos, indique qué tipo utiliza.
● En caso de utilizar algún contenedor,
remolques y/o semirremolques como almacén de materia prima y/o algún otro
tipo de mercancías, señale como mantiene la integridad y seguridad de las
mismas.
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8. Seguridad del personal.
La empresa debe contar con
procedimientos documentados para el registro y evaluación de personas que
desean obtener un empleo dentro de la empresa de mensajería y paquetería
estableciendo métodos para realizar verificaciones periódicas de los
empleados actuales.
También, deben existir programas
de capacitación continuos para el personal administrativo y operativo en las
que se difundan las políticas de seguridad en la cadena de suministros de la
empresa, consecuencias y acciones a considerar en caso de cualquier falta.
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8.1 Verificación de antecedentes
laborales.
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La empresa debe tener procedimientos documentados para
verificar la información asentada en el currículo y solicitud de los
candidatos con posibilidad de empleo, de conformidad con la legislación
local, ya sea por cuenta propia o por medio de una empresa externa.
De igual forma, para los cargos que por su sensibilidad
así lo requieran y afecten la seguridad de los embarques, de conformidad con
su análisis de riesgo efectuado previamente, deberán considerar solicitar
requisitos más estrictos para su contratación, los cuales se deberán realizar
de manera periódica.
Toda la información referente al personal deberá
mantenerse en expedientes personales, mismos que deberán tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la contratación del
personal y, asegúrese de incluir lo siguiente:
● Requisitos y documentación exigida.
● Pruebas y exámenes solicitados.
Indique las áreas y/o puestos críticos que se hayan
identificado como de riesgo, conforme a su análisis y señale lo siguiente:
● Indique si existen requerimientos
adicionales para áreas y/o puestos de trabajo específicos. (Carta de
antecedentes no penales, Estudios Socioeconómicos, Clínicos (uso de drogas),
etc.) En su caso, señale los puestos o áreas de trabajo en que se requieren y
con qué periodicidad se llevan a cabo.
● Indique si previo a la contratación,
el candidato debe firmar un acuerdo de confidencialidad o un documento
similar.
En caso de contratar una agencia de servicios para la
contratación de personal, indique si ésta cuenta con procedimientos
documentados para la contratación de personal y cómo se asegura de que
cumplan con el mismo. Explique brevemente en qué consisten.
Recomendación:
Los procedimientos para la contratación del personal
podrán incluir:
a) Comprobaciones exhaustivas de los
antecedentes laborales y personales de los nuevos empleados.
b) Cláusulas de confidencialidad y
responsabilidad en los contratos de los empleados.
c) Requerimientos específicos para puestos
críticos.
d) En su caso, la actualización periódica del
estudio socioeconómico y físico/médico de los empleados que trabajen en áreas
críticas y/o sensibles.
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8.2 Procedimiento para baja del
personal.
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Deben existir procedimientos documentados para la baja del
personal, en el que se incluya la entrega de identificaciones, y cualquier
otro artículo que se le haya proporcionado para realizar sus funciones
(llaves, uniformes, equipos informáticos, herramientas, etc.). Asimismo, este
procedimiento debe incluir la baja en sistemas informáticos y de accesos,
entre otros que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la baja del personal y
asegúrese de incluir lo siguiente:
● Cómo se realiza la entrega de
identificaciones, controles de acceso y demás equipo.
● Indique si cuentan con un registro y/o
formato, en que se identifique y asegure la entrega de material y baja en
sistemas informáticos (en su caso, favor de anexar).
● Señale si mantienen registros del
personal que finalizó su relación laboral con la empresa, para que en caso de
que haya sido por motivos de seguridad, se prevenga a sus proveedores de
servicios y/o asociados de negocio.
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8.3 Administración de personal.
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La empresa debe mantener una lista de empleados
permanentes actualizada. Asimismo, debe realizar y mantener actualizados los
registros de afiliación a instituciones de seguridad social y demás registros
legales de orden laboral.
En el caso de que la empresa cuente con personal
contratado por sus socios comerciales y labore dentro de las instalaciones,
deberá asegurarse de que cumplan con los requerimientos establecidos para el
resto de sus empleados.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si la empresa cuenta con una base de datos
actualizada, tanto del personal empleado directamente, como aquel contratado
a través de una empresa proveedora de servicios.
Este personal, deberá estar contratado de acuerdo con las
leyes y reglamentos de orden laboral vigentes.
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9. Seguridad de la información y
documentación.
Deben existir medidas de
prevención para mantener la confidencialidad e integridad de la información y
documentación relativa a las operaciones de comercio exterior, incluyendo
aquellas utilizadas para el intercambio de información con otros
participantes de la cadena de suministros. Asimismo, deben existir políticas
que incluyan las medidas contra su mal uso.
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9.1 Clasificación y manejo de
documentos.
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Deben existir procedimientos para clasificar documentos de
acuerdo a su sensibilidad y/o importancia. La documentación sensible e
importante debe ser almacenada en un área segura que solamente permita el
acceso a personal autorizado. Se debe identificar el tiempo de vida útil de
la documentación y establecer procedimientos para su destrucción.
La empresa deberá conducir revisiones de forma regular
para verificar los accesos a la información y asegurarse de que no sean
utilizados de manera indebida.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el registro,
control y almacenamiento de documentación impresa y electrónica
(clasificación y archivo de documentos).
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
a) Registro de control para entrega, préstamo,
entre otros documentos.
b) Acceso restringido al área de archivos.
c) Políticas de almacenamiento y clasificación.
d) Un plan de seguridad actualizado que describa
las medidas en vigor relativas a la protección de los documentos contra
accesos no autorizados, así como contra la destrucción deliberada o la
pérdida de los mismos.
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9.2 Seguridad de la tecnología
de la información.
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En el caso de los sistemas automatizados, se deben
utilizar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la
contraseña. Debe haber políticas, procedimientos y normas de tecnología de
informática establecidas que se deben comunicar a los empleados mediante
capacitación.
Deben existir procedimientos escritos e infraestructura
para proteger a la empresa contra pérdidas de información, así como un
sistema establecido para identificar el abuso de los sistemas de tecnología
de la información y detectar el acceso inapropiado y/o la manipulación
indebida o alteración de los datos comerciales y del negocio, así como un
procedimiento escrito para la aplicación de medidas disciplinarias apropiadas
a todos los infractores.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para archivar su información y
protegerla de posibles pérdidas. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale la frecuencia con que se llevan
a cabo las copias de respaldo.
● Quien tiene acceso a los mismos, y
quien autoriza la recuperación de la información.
Describa el procedimiento para la protección de sus
sistemas informáticos que garanticen la seguridad de la información,
asegúrese de indicar lo siguiente:
● Indique si los sistemas están
protegidos bajo contraseñas y con qué frecuencia son modificadas.
● Señale si existen políticas de
seguridad de la información para su protección.
● Indique los mecanismos o sistemas para
detectar el abuso, o intrusión de personas no autorizadas a sus sistemas.
● Indique las políticas correctivas y/o
sanciones en caso de la detección de alguna violación a las políticas de
seguridad de la información.
Señale si los socios comerciales tienen acceso a los
sistemas informáticos de la empresa. En su caso, indique que programas y como
aseguran el control de acceso a los mismos.
Indique si el equipo de cómputo cuenta con un sistema de
respaldo de suministro eléctrico que permita la continuidad del negocio.
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Los procedimientos referentes al respaldo de la
información de la empresa deberán incluir como mínimo lo siguiente:
a) Cómo y por cuánto tiempo se almacenan los
datos.
b) Plan de continuidad del negocio en caso de
incidente y de cómo recuperar la información.
c) Frecuencia y localización de las copias de
seguridad y de la información archivada.
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d) Si las copias de seguridad se almacenan en
sitios alternativos a las instalaciones donde se encuentra el CPD (centro de
proceso de datos).
e) Pruebas de la validez de la recuperación de
los datos a partir de copias de seguridad.
Los procedimientos referentes a la protección de la
información de la agencia deberán incluir como mínimo lo siguiente:
1. Una política actualizada y documentada de
protección de los sistemas informáticos de accesos no autorizados y
destrucción deliberada o pérdida de la información.
2. Detalle si opera con sistemas múltiples
(sedes/sitios) y cómo se controlan dichos sistemas.
3. Quién es responsable de la protección del
sistema informático (la responsabilidad no debería estar limitada a una
persona sino a varias de forma que cada uno pueda controlar las acciones del
resto).
4. Cómo se conceden autorizaciones de acceso y
nivel de acceso al sistema informático. (El acceso a la información sensible
debería estar limitado al personal autorizado a realizar modificaciones de la
información).
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5. Formato de las contraseñas, frecuencia de
cambios y quien proporciona esas contraseñas.
6. Cortafuegos "firewall" y anti-virus
utilizados.
7. Eliminación, mantenimiento o actualización
de los detalles de usuario.
8. Medidas previstas para tratar incidentes en
caso de que el sistema se vea comprometido.
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10. Capacitación en seguridad y
concientización.
Debe existir un programa de
concientización diseñado y actualizado por el personal de la empresa para
reconocer y crear conciencia sobre las amenazas en sus procesos logísticos,
contrabando, contaminación de embarques, fuga de información, etc. Los
empleados administrativos y operativos tienen que conocer los procedimientos
establecidos de la compañía para considerar una situación y cómo denunciarla.
Se debe brindar capacitación adicional a los empleados que por sus funciones
se encuentran en contacto directo con las mercancías y/o los medios de
transporte, así como a los empleados que se encuentren en áreas críticas y/o
sensibles determinadas bajo su análisis de riesgo.
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10.1 Capacitación y
concientización sobre amenazas.
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La empresa debe contar con un programa de capacitación y
concientización de las políticas de seguridad en la cadena de suministros
dirigido a todos sus empleados y, adicionalmente, poner a su disposición
material informativo respecto de los procedimientos establecidos en la
compañía para considerar una situación que amenace su seguridad y cómo
denunciarla.
De igual forma, se debe ofrecer capacitación específica
conforme a sus funciones para ayudar a los empleados a mantener la integridad
de la carga, realizar la revisión de contenedores, remolques y/o semirremolques,
reconocer conspiraciones internas y proteger los controles de acceso.
Aunado a los programas de capacitación en seguridad, se
debe incluir un programa de concientización sobre consumo de alcohol y
drogas. Estos temas deben establecerse como parte de la inducción de nuevos
empleados y mantener periódicamente programas de actualización.
Los programas de capacitación deben fomentar la
participación activa de los empleados en los controles y mecanismos de
seguridad, así como mantener registros de todos los esfuerzos de capacitación
que haya brindado la empresa y la relación de quienes participaron en ellos.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si cuenta con un programa de capacitación en
materia de seguridad y prevención en la cadena de suministros para todos los
empleados directos e indirectos.
Explique brevemente en qué consiste, y asegúrese de
incluir lo siguiente:
● Breve descripción de los temas que se
imparten en el programa.
● En qué momento se imparten (inducción,
períodos específicos, etc.) .
● Periodicidad de las capacitaciones y
en su caso, actualizaciones.
● Indique de qué forma se documentan la
participación en las capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros.
● Explique cómo se fomenta la
participación de los empleados en cuestiones de seguridad.
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10.2 Concientización a los
operadores de los medios de transporte.
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La empresa debe dar a conocer a los operadores de los
medios de transporte que utiliza para el traslado de las mercancías que se
originen o destinen al comercio exterior, las políticas de seguridad respecto
de procedimientos de carga y descarga, manejo de incidentes, cambio de
candados en caso de inspección por otras autoridades, entre otros, que se
tengan implementados.
En el caso de que el servicio de transporte sea proporcionado
por un socio comercial, deberá asegurarse de que los operadores conozcan
todas las políticas de seguridad y procedimientos establecidos.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el programa de difusión en materia de seguridad
en la cadena de suministros enfocada a los operadores de los medios de
transporte y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Indique cómo se lleva a cabo esta
difusión.
● Señale los temas que se cubren.
● En caso de utilizar los servicios de
un socio comercial para el traslado de sus mercancías, indique de qué manera
se informa a los operadores las políticas de seguridad y procedimientos de la
empresa.
● Indique de qué forma se documenta la
participación en las capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros
de los operadores de los medios de transporte.
Recomendación:
Los temas que podrán incluir, de manera enunciativa mas no
limitativa, son:
1. Políticas de acceso y seguridad en las
instalaciones.
2. Entrega-recepción de mercancía.
3. Confidencialidad de la información de la
carga.
4. Instrucciones de traslado.
5. Reportes de accidentes y emergencias.
6. Instrucciones para la colocación de candados
y/o sellos en caso de la inspección por otras autoridades.
7. Instalación y prueba de alarmas de seguridad
y de rastreo de unidades, cuando aplique.
8. Identificación de los formatos autorizados y
documentos que utilizará.
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11. Manejo e investigación de
incidentes.
Deben existir procedimientos
documentados para reportar e investigar incidentes en la cadena de
suministros y las acciones a tomar para evitar su recurrencia.
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11.1 Reporte de anomalías y/o
actividades sospechosas.
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En caso de detección de anomalías y/o actividades
sospechosas relacionadas con la seguridad de la cadena de suministros y de
conformidad con sus procesos logísticos, estas deben notificarse al personal
de seguridad y/o demás autoridades competentes.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para reportar anomalías y/o
actividades sospechosas y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Quien es el responsable de reportar
los incidentes.
● Detalle como determina e identifica
con qué autoridad comunicarse en distintos supuestos o presunción de
actividades sospechosas.
● Mencione si lleva un registro de
reporte de anomalías y/o actividades sospechas y describa brevemente en que
consiste.
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11.2 Investigación y análisis.
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Deben existir procedimientos escritos para el análisis e
investigación de incidentes en la cadena de suministros para determinar su
causa, así como acciones correctivas para evitar que vuelvan a ocurrir. La
información derivada de esta investigación deberá documentarse y estar disponible
en todo momento para las autoridades que así lo requieran.
Esta información y documentación generada deberá incluirse
en un expediente con la finalidad de permitir identificar cada uno de los
procesos por los que atravesó dicha operación hasta el punto en que se
detectó el incidente y que permita reconocer la vulnerabilidad de la cadena
de suministros.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para iniciar una
investigación en caso de ocurrir algún incidente, y asegúrese de incluir lo
siguiente:
● Responsable de llevar a cabo la
investigación.
● Documentación que integra el
expediente de la investigación de la operación de comercio exterior.
Recomendación:
Los documentos a incluir en el expediente derivado de la
investigación, debe incluir al menos los siguientes:
● Información general del embarque,
Orden de servicio.
● Solicitud de transporte; Confirmación
de medio de transporte; Identificación del operador de transporte (Registros
de acceso, etc.).
● Formatos de Inspección de medios de
transporte; órdenes de salida; registros de recolección, entrega y recepción
de mercancía de comercio exterior.
● Videograbaciones del sistema de CCTV.
● Documentación generada para el
transportista, documentación generada para clientes, proveedores, socios
comerciales, autoridades aduaneras, documentación generada por clientes,
proveedores, socios comerciales, autoridades aduaneras.
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E7.
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1.2 Políticas de seguridad.
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Los recintos fiscalizados deben contar con políticas
orientadas a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la seguridad de la
cadena de suministro, como lo son el contrabando, tráfico de armas, personas,
mercancías prohibidas, actos de terrorismo, así como aquellas amenazas
asociadas al intercambio de información. Dichas políticas deben estar
reflejadas en los procedimientos y/o manuales correspondientes.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Enuncie las políticas de la empresa en la cadena de
suministros y de sus instalaciones, quien es el responsable de su revisión,
así como la periodicidad con la que se lleva a cabo su actualización.
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1.3 Auditorías internas en la
cadena de suministros.
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Además del monitoreo de rutina en control y seguridad, es
necesario programar y realizar auditorías por lo menos una vez al año, bajo
los lineamientos de un procedimiento documentado que permita evaluar todos
los procesos en materia de seguridad en la cadena de suministros y sus
instalaciones.
Las auditorías deben ser realizadas por personal
autorizado y, en lo posible, independientes de la actividad auditada, aunque
pueden ser parte de la organización.
El enfoque y realización se debe ajustar al tamaño de la
organización y a la naturaleza de los riesgos identificados durante el
análisis conforme el punto 1.1.
La alta gerencia debe revisar los resultados de las
auditorías, analizar las causas y emprender acciones correctivas o
preventivas requeridas mediante una evaluación sistemática con la información
que se disponga para tal efecto. La revisión debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para llevar a cabo
una auditoría interna, enfocada en la seguridad en la cadena de suministros,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señalar el tipo de auditorías internas
o externas, en materia de seguridad en la cadena de suministros, que se
realizan el recinto.
● Indique quienes participan en ellas, y
los registros que se generan, así como la periodicidad con la que se llevan a
cabo.
● Indique cómo la alta gerencia de la
empresa verifica el resultado de las auditorias en materia de seguridad de la
cadena de suministros, y si determina realizar acciones preventivas,
correctivas y de mejora en los procesos.
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1.4 Planes de contingencia y/o
emergencia relacionados con la seguridad de la cadena de suministros.
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Debe existir un plan de contingencia documentado para
asegurar la continuidad del negocio en caso de afectación al desarrollo
normal de las actividades en las instalaciones y durante el traslado, manejo,
guarda y custodia de mercancía de comercio exterior conforme a su proceso
logístico en la cadena de suministro (Por ejemplo: cierre de aduanas,
amenazas, bloqueos, entre otros).
La empresa debe realizar pruebas, ejercicios prácticos o
simulacros de los planes de contingencia y emergencia de la cadena de
suministros para constatar su efectividad, mismos de los que se deberá
mantener un registro.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento o plan de emergencia documentado,
en caso de una situación de emergencia o de seguridad, que afecte el
desarrollo normal de las actividades en las instalaciones, durante el
traslado, manejo, guarda y custodia de mercancía, de comercio exterior
conforme a su proceso logístico en la cadena de suministros.
Este procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas
no limitativa, lo siguiente:
1. Qué situaciones contempla.
2. Qué mecanismos utiliza para garantizar que
el plan de continuidad del negocio sea efectivo.
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2. Seguridad física.
El recinto fiscalizado debe
contar con mecanismos establecidos y procesos documentados para impedir,
detectar o disuadir la entrada de personal no autorizado a las instalaciones.
Todas las áreas sensibles de la empresa, deben tener barreras físicas,
elementos de control y disuasión contra el acceso no autorizado.
Lo anterior podrá acreditarse
mediante el cumplimiento de las medidas de control, vigilancia, vías de
acceso, infraestructura, equipamiento y de seguridad del recinto fiscalizado
y de las mercancías de comercio exterior establecidos por la ANAM, siempre
que dichas medidas sean suficientes para acreditar lo establecido en el
presente estándar.
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2.1 Instalaciones.
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Las instalaciones deben estar construidas con materiales
que puedan resistir accesos no autorizados. Se deben realizar inspecciones
periódicas documentadas para mantener la integridad de las estructuras y en
el caso de haberse detectado una irregularidad, efectuar la reparación
correspondiente. Asimismo, se deben tener identificados plenamente los
límites territoriales, así como los diversos accesos, rutas internas y la
ubicación de los edificios.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique los materiales predominantes con los que se
encuentra construida la instalación (por ejemplo, de estructura de metal y
paredes de lámina, paredes de ladrillo, de madera, entre otros), y señale de
qué forma se lleva a cabo la revisión y mantenimiento de la integridad de las
estructuras.
Anexe un Plano de distribución o arquitectónico de
conjunto, donde se puedan identificar los límites, rutas de acceso, flujo
vial y la ubicación de los edificios.
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2.2 Accesos en puertas y
casetas.
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Las puertas de entrada o salida de personal y/o vehículos
de las instalaciones de la empresa deben ser atendidas y/o supervisadas ya sea
por medio de personal propio o bien por personal de seguridad. La cantidad de
puertas de acceso debe mantenerse al mínimo necesario.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique cuantas puertas y/o accesos existen en las
instalaciones, así como el horario de operación de cada una, e indique de qué
forma son monitoreadas (en caso de tener personal de vigilancia asignado,
indicar la cantidad).
Detalle si existen puertas y/o accesos bloqueados, o
permanentemente cerradas y su ubicación.
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2.3 Bardas perimetrales.
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Las bardas perimetrales y/o barreras periféricas deben
instalarse para asegurar las instalaciones del recinto fiscalizado, y de
manera particular, las áreas de guarda, custodia y almacenaje de mercancía,
de comercio exterior, alto valor, peligrosa, conforme a la normatividad
aplicable, áreas con acceso restringido y otras que determine conforme a su
análisis de riesgo con el objeto de prevenir ingresos no autorizados. Estas
deben ser inspeccionadas regularmente y llevar un registro de la revisión con
la finalidad de asegurar su integridad e identificar daños.
Las áreas de almacenaje, alto valor, peligrosas, y/o de
acceso restringido, deben estar claramente identificadas y monitoreadas para
prevenir ingresos no autorizados.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el tipo de barrera periférica y/o bardas con las
que cuenta la instalación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Especifique que áreas segrega en la
instalación por ser consideradas críticas y/o sensibles.
● Señale las características de las
mismas (material, dimensiones, etc.).
● En caso de no contar con bardas, favor
de justificar detalladamente la razón.
● Periodicidad con la que se verifica la
integridad de las bardas perimétricas, y los registros que se llevan a cabo.
Describa de qué manera se encuentra segregada la carga
destinada al extranjero, el material peligroso y la de alto valor; asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
● Indique cómo separa la mercancía
nacional y la de comercio exterior, y si está identificada de manera
adicional (Por ejemplo: empaque distinto; etiquetas; embalaje, entre otros).
● Identifique y señale las áreas de
acceso restringido. (Mercancías peligrosas, alto valor, confidenciales,
etc.).
Recomendación:
El procedimiento para la inspección de las bardas
perimétricas podría incluir:
a) Personal responsable para llevar a cabo el
proceso.
b) Cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo
las inspecciones de las cercas, bardas perimétricas y/o periféricas y los
edificios.
c) Cómo se lleva el registro de la inspección.
d) Quién es el responsable de verificar que las
reparaciones y/o modificaciones cumplan con las especificaciones técnicas y
requisitos de seguridad necesarias.
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2.4 Estacionamientos.
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El acceso a los estacionamientos de las instalaciones debe
ser controlado y monitoreado, conforme a las disposiciones aplicables. Se
debe prohibir que los vehículos privados (de empleados, visitantes,
proveedores y contratistas, entre otros) se estacionen dentro de las áreas de
manejo y almacenaje de la mercancía, así como en áreas adyacentes.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para el control y monitoreo de
los estacionamientos, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Responsables de controlar y monitorear
el acceso a los estacionamientos.
● Identificación de los estacionamientos
(especificar si el estacionamiento de visitantes, se encuentra separado de
las áreas de almacenaje y manejo de mercancía).
● Cómo se lleva el control de entrada y
salida de vehículos a las instalaciones. (Indicar los registros que se
realizan para el control del estacionamiento).
● Políticas o mecanismos para no
permitir el ingreso de vehículos privados a las áreas de almacenaje y manejo
de mercancía.
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2.5 Control de llaves y
dispositivos de cerraduras.
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Las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores, de
acuerdo a su análisis de riesgo, deben asegurarse con dispositivos de cierre.
La empresa debe contar con un procedimiento documentado para el manejo y
control de llaves y/o dispositivos de cierre de las áreas interiores que se
hayan considerado como críticas. Asimismo, se debe llevar un registro de las
personas que cuentan con llaves o accesos autorizados conforme a su nivel de
responsabilidad y labores dentro su área de trabajo.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el o los procedimientos documentados para el manejo,
resguardo, asignación, control y no devolución de llaves, en las
instalaciones, oficinas, interiores y áreas críticas y/o sensibles.
Asegúrese que dichos procedimientos incluyan los
siguientes puntos:
● Responsables de administrar y
controlar la seguridad de las llaves.
● Registro de control para el préstamo
de llaves.
● Tratamiento de pérdida o no devolución
de llaves.
● Señalar si existen áreas en las que se
acceda con dispositivos electrónicos y/o algún otro mecanismo de acceso.
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2.6 Alumbrado.
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El alumbrado dentro y fuera de las instalaciones debe
permitir una clara identificación de personas, material y/o equipo que ahí se
encuentre, incluyendo las siguientes áreas: entradas y salidas, áreas de manejo
y almacenaje de la mercancía, bardas perimetrales y/o periféricas, cercas
interiores y áreas de estacionamiento, debiendo contar con un sistema de
emergencia y/o respaldo en las áreas sensibles.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la operación y
mantenimiento del sistema de iluminación. Asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
● Señale qué áreas se encuentran
iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo (indique si cuenta con
una planta de poder auxiliar).
● De qué manera se cerciora que el
sistema de iluminación tenga continuidad ante la falta de suministro en cada
una de las áreas de la instalación y con especial énfasis de las áreas
consideradas como críticas y/o sensibles, de manera que permita una clara
identificación del personal, material y/o equipo que abarca.
Recomendaciones:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del control de los sistemas de
iluminación.
b) Cómo se controla el sistema de iluminación.
c) Horarios de funcionamiento.
d) Identificación de áreas con iluminación
permanente.
e) Programa de mantenimiento y revisión (en caso
de coincidir con otro proceso, indicarlo).
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2.7 Aparatos de comunicación.
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La empresa debe contar con aparatos y/o sistemas de
comunicación con la finalidad de contactar de forma inmediata al personal de
seguridad y/o con las autoridades de emergencia y seguridad que se requieran.
Adicionalmente, debe contar con un sistema de respaldo y verificar su buen
funcionamiento de manera periódica.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento que el personal debe realizar
para contactar al personal de seguridad de la empresa o en su caso, de la
autoridad correspondiente.
Indique si el personal operativo y administrativo cuenta o
dispone de aparatos (teléfonos fijos, móviles, botones de alerta y/o
emergencia) para comunicarse con el personal de seguridad y/o con quien
corresponda (estos deberán estar accesibles a los usuarios, para poder tener
una pronta reacción).
Indique qué aparatos de comunicación utiliza el personal
de seguridad en la empresa (teléfonos fijos, celulares, radios, sistema de
alarma, etc.).
Describa el procedimiento para el control y mantenimiento
de los aparatos de comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Políticas de asignación de aparatos de
comunicación móvil.
● Programa de mantenimiento de aparatos
de comunicación fija y móvil.
● Indique si cuenta con aparatos de
comunicación de respaldo, en caso de que el sistema permanente fallara y, en
su caso, detalle brevemente.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del buen funcionamiento y
mantenimiento de los aparatos de comunicación.
b) Registro de verificación y mantenimiento de
los aparatos.
c) Forma de asignación de los aparatos de
comunicación.
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2.8 Sistemas de alarma y
circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV).
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Los sistemas de alarmas y de circuito cerrado de
televisión (CCTV) se deben utilizar para vigilar, notificar o disuadir
accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones y
notificar al área correspondiente, además de utilizarse como herramienta de
prueba en investigaciones derivadas de algún incidente.
Estos sistemas deberán colocarse de forma sistemática de
acuerdo a un análisis de riesgo previo y a la normatividad aplicable, de tal
forma que permita una clara identificación del área o ambiente que vigila,
monitorea y supervisa las áreas que impliquen el acceso y salida de personal
autorizado, proveedores, áreas de carga, descarga guarda, custodia y
almacenaje de mercancía de comercio exterior, patios de medios de transporte,
patios de vehículos particulares y de carga, entre otras áreas consideradas
críticas y/o sensibles de forma permanente e ininterrumpida de conformidad a
su operación y a la coordinación establecida con la aduana, la DGIA o la
AGCTI, en su caso.
El recinto fiscalizado debe contar con procedimientos
documentados de operación de los sistemas mencionados. Para el caso del
sistema de circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV), debe
incluir la supervisión del buen estado del equipo, la verificación de la
correcta posición de las cámaras, el mantenimiento para el respaldo de las
grabaciones al menos por sesenta días de conformidad con la regla 2.3.8 la
continuidad en el funcionamiento en caso de fallas de suministro eléctrico,
así como los responsables de su operación. Dichos sistemas deberán tener un
acceso restringido.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si tiene contratado un servicio de central de
alarmas externo, y en su caso, describa los siguientes puntos:
● Indique si las puertas y ventanas
tienen sensores de alarma o sensores de movimiento.
● Procedimiento a seguir en caso de
activarse una alarma.
Describa el procedimiento documentado para la operación
del sistema de CCTV, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique el número de cámaras de CCTV
instaladas, características técnicas y su ubicación (detalle si cubre los
puntos de entrada y salida de las instalaciones, para cubrir el movimiento de
vehículos e individuos, así como el lugar de almacenajes de mercancías de
comercio exterior).
● Señale la ubicación del sistema de
CCTV, dónde se localizan los monitores, quién los revisa, así como los
horarios de operación, y en su caso, si existen estaciones de monitoreo
remoto.
● Indique si las grabaciones se revisan
periódicamente y de qué forma. (aleatoria, cada semana, eventos especiales,
áreas restringidas, etc.).
● Indique por cuánto tiempo se mantienen
estas grabaciones (debiendo ser por lo menos de un mes).
● Indique si el sistema de CCTV se
encuentra respaldado por una planta de poder eléctrica.
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3. Controles de acceso físico.
Los controles de acceso físico,
son mecanismos o procedimientos que previenen e impiden la entrada no
autorizada a las instalaciones, mantienen control del ingreso de los
empleados y visitantes y protegen los bienes de la empresa.
Los controles de acceso deben
incluir la identificación de todos los empleados, visitantes y proveedores en
todos los puntos de entrada. Así mismo, se deben mantener registros y evaluar
permanentemente los mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las
instalaciones, siendo la base para comenzar a integrar la seguridad como una
de las funciones primordiales dentro de cualquier empresa. La evaluación de
lo dispuesto en el presente sub-estándar, se realizará de acuerdo a las
disposiciones normativas aplicables al Recinto Fiscalizado.
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3.1 Personal de seguridad.
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La empresa debe contar con personal de seguridad y
vigilancia. Este personal desempeña un rol importante en la protección física
de las instalaciones y de la mercancía durante su traslado y manejo dentro de
la empresa, así como para controlar el acceso de todas las personas al
inmueble.
El personal de seguridad, deberá contar con un
procedimiento documentado para llevar a cabo sus funciones y tener pleno
conocimiento de los mecanismos y procedimientos en situaciones de emergencia,
detección de personas no autorizadas o cualquier incidente en la instalación.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la operación
del personal de seguridad y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique el número de personal de
seguridad que labora en la empresa.
● Señale los cargos y/o funciones del
personal y horarios de operación.
● En caso de contratarse un servicio
externo, proporcionar los datos generales de la empresa (RFC, Razón social,
domicilio), y especificar número de personal empleado, detalles de operación,
registros, reportes, etc.
● En caso de contar con personal armado,
describa el procedimiento para el control y resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los
empleados.
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Debe existir un sistema de identificación de empleados con
fines de acceso a las instalaciones. Los empleados sólo deben tener acceso a
aquellas áreas que necesiten para desempeñar sus funciones. La gerencia o el
personal de seguridad de la compañía deben controlar adecuadamente la entrega
y devolución de insignias de identificación de empleados, visitantes y
proveedores. Se deben documentar los procedimientos para la entrega,
devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas
de proximidad, etc.).
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la identificación de los
empleados y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Mecanismos de identificación
(credencial con foto, biométricos, etc.).
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Indique cómo se identifica al personal contratado por un
socio comercial, que labore dentro de las instalaciones (contratistas,
sub-contratados, servicios in house, personal de empresas de manejo de
mercancías, etc.).
● Describa cómo la empresa entrega,
cambia y retira las identificaciones y controles de acceso del empleado y
asegúrese de incluir las áreas responsables de autorizarlas y administrar.
● Anexe el procedimiento documentado
para el control de las identificaciones.
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3.3 Identificación de visitantes
y proveedores.
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Para tener acceso a las instalaciones, los visitantes y
proveedores deberán presentar identificación oficial con fotografía con fines
de documentación a su llegada y se deberá llevar un registro. Todos los
visitantes deberán estar acompañados por personal del recinto durante su
permanencia en las instalaciones y asegurarse que el visitante porte siempre
en un lugar visible la identificación provisional proporcionada. Este
procedimiento deberá estar documentado. Para el caso de proveedores y
usuarios que laboren de manera regular en el recinto, la empresa debe contar
un sistema de validación físico de gafetes de identificación conforme a los
lineamientos que establezca la Administración Local de Aduanas de su
circunscripción para conceder las autorizaciones de entrada y de salida en su
caso.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para el control de acceso de los
visitantes y proveedores, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale qué registros se llevan a cabo
(formatos personales por cada visita, bitácoras).
● Señale quién es la persona responsable
de acompañar al visitante y/o proveedor y si existen áreas restringidas para
su ingreso.
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3.4 Procedimiento de
identificación y retiro de personas o vehículos no autorizados.
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La empresa debe contar con procedimientos documentados que
especifiquen como identificar, enfrentar o reportar a personas y/o vehículos
no autorizados o identificados.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para identificar,
enfrentar o reportar personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Personal responsable.
b) Designar a una persona o área responsable
para ser informado de los incidentes.
c) Indicaciones para enfrentar y dirigirse al
personal no identificado.
d) Señalar en qué casos deberá reportarse a las
autoridades correspondientes.
e) Cómo se lleva a cabo el registro de los incidentes
y las medidas adoptadas en cada caso.
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3.5 Entregas de mensajería y
paquetería.
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La mensajería y paquetería destinada a personal de la
empresa debe ser examinada a su llegada y antes de ser distribuida al área
correspondiente.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la recepción y revisión de
mensajería y paquetería y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Indique cómo se identifica al
proveedor del servicio. (Señale si requiere de procedimiento adicional al de
acceso a proveedores).
● Señale de qué forma se revisan los
paquetes y/o que mecanismo utiliza, así como los registros que se llevan a
cabo.
● Señale qué acción realiza en el caso
de detectar un paquete sospechoso.
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Personal responsable.
b) Cómo se identifica el personal de la empresa
externa, adicional a lo requerido para el resto de los proveedores.
c) Qué se debe realizar en caso de detectar un
paquete sospechoso.
d) Cómo se lleva a cabo la revisión.
e) Indicar cómo se lleva a cabo el registro de
la inspección y en su caso de los incidentes detectados.
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4. Socios comerciales
La empresa debe contar con
procedimientos escritos y verificables para la selección y contratación de
socios comerciales (Transportistas; proveedores de materiales, proveedores de
servicios como limpieza, seguridad, contratación de personal; prestadores de
servicios de carga, descarga y maniobra de mercancías; subcontratistas;
líneas navieras o aéreas, etc.) y de acuerdo a su análisis de riesgo, exigir
que cumplan con las medidas de seguridad para fortalecer la cadena de
suministros internacional.
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4.1 Criterios de selección.
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Deben existir procedimientos documentados para la
selección, seguimiento o renovación de relaciones comerciales con los asociados
de negocio o proveedores, que incluyan entrevistas, verificación de
referencias, métodos de evaluación y uso de la información proporcionada.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para la selección de
socios comerciales, esto comprende cualquier tipo de asociados de negocio,
proveedores que tengan relación con su proceso logístico y con la cadena de
suministros, asimismo con clientes potenciales y preponderantes de contratar
su servicio de manera frecuente y/o aquellos que tengan relación comercial
con su empresa y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Qué información es requerida a su
socio comercial.
● Qué aspectos son revisados e
investigados (el resultado de la investigación debe integrarse en el
expediente).
● Indique si mantiene un expediente de
cada uno de sus socios comerciales.
● Señale de qué manera se evalúan los
servicios de su socio comercial y qué puntos revisa.
Recomendación:
El expediente podría incluir lo siguiente:
● Datos de la empresa (nombre, RFC,
actividad, etc.).
● Datos del representante legal.
● Comprobante de domicilio.
● Referencias comerciales.
● Contratos, acuerdos y/o convenios de
confidencialidad.
● Políticas de seguridad.
● En su caso, certificado o número de
certificación en los programas de seguridad a los que pertenezca.
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4.2 Requerimientos en seguridad.
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La empresa debe contar con un procedimiento documentado en
el que, de acuerdo a su análisis de riesgo, solicite requisitos adicionales
en materia de seguridad a aquellos socios comerciales que intervengan en el
servicio prestado por el recinto fiscalizado, así como de los proveedores de
servicios que de igual forma intervengan en el control, manipulación,
traslado y/o coordinación de mercancía objeto de comercio exterior.
Estos requisitos deberán estar basados en el “Perfil del
Recinto Fiscalizado” establecido por la AGACE de manera genérica, o en caso
de existir, el “Perfil” específico para cada actor de la cadena de
suministros que le corresponda.
La empresa debe solicitar a sus socios comerciales la
documentación que acredite o compruebe que cumple con los estándares mínimos
de seguridad establecidos en este documento, ya sea a través de una
declaración escrita emitida por el representante legal del socio, convenios o
cláusulas contractuales con documentación que avale el cumplimiento de los
requisitos establecidos en algún otro programa de Operador Económico
Autorizado.
En el caso de los socios comerciales de la empresa que
presten sus servicios en el interior de las instalaciones, deberán estar
obligados al cumplimiento de estos requerimientos de seguridad en la cadena
de suministro.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa cómo lleva a cabo la identificación de socios
comerciales que requieran el cumplimiento de estándares mínimos en materia de
seguridad. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique si cuenta con un registro de
los socios comerciales que deben cumplir con requisitos en materia de
seguridad, y mencione que tipo de proveedores son estos (transportistas,
almacenes, empresas de seguridad privada, agentes aduanales, empresas
autorizadas para prestar los servicios de carga, descarga y manejo de
mercancías, etcétera).
● Indique de qué forma documental
(convenios, acuerdos, cláusulas contractuales, entre otros) garantiza que sus
socios comerciales cumplen con los requisitos en materia de seguridad.
● Indique si existen acuerdos
contractuales, respecto a la implementación de medidas de seguridad con sus
proveedores de servicios al interior de su empresa, tales como: agentes
aduanales, guardias de seguridad, servicios de limpieza, jardinería, comedor,
mantenimiento, proveedores de tecnología de la información, etc.
● Indique si cuenta con socios
comerciales que se les exija pertenecer a un programa de seguridad de la
cadena de suministro, ya sea de certificación por una autoridad extranjera o
del sector privado (por ejemplo: C-TPAT, PIP o algún otro programa de
Operador Económico Autorizado de la OMA).
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4.3 Revisiones del socio
comercial.
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La empresa debe realizar evaluaciones periódicas de los
procesos e instalaciones de los asociados de negocios en base al riesgo y
estos deben mantener las normas de seguridad requeridas por la empresa, y
mantener registros de las mismas, así como del seguimiento correspondiente.
Cuando se encuentren inconsistencias, la empresa deberá
comunicarlo a su socio o proveedor y proporcionar un período justificado para
atender las observaciones identificadas, o en caso contrario, tener las
medidas necesarias para sancionarla.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la verificación de procesos
de seguridad e instalaciones de socios comerciales, asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
● Periodicidad de visitas al socio
comercial (esta debe de ser por lo menos una vez al año).
● Registro o reporte de la verificación
y en su caso del seguimiento correspondiente.
● Señale qué medidas de acción se toman
en caso de que los socios comerciales no cumplan con los requisitos de
seguridad establecidos.
● En caso de contar con socios
comerciales con la certificación de C-TPAT u otro programa de certificación
de seguridad en la cadena de suministros, indique la periodicidad con la que
es revisado su estatus y las acciones que toma en caso de detectarse que esté
suspendido y/o cancelado.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
1. Periodicidad de las visitas.
2. Puntos de revisión en materia de seguridad.
3. Elaboración de reportes.
4. Retroalimentación y acuerdos con el socio
comercial.
5. Seguimiento a los acuerdos.
6. Medidas en caso de la detección del
incumplimiento de los requisitos.
7. Registro de evaluaciones.
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5. Seguridad de procesos.
Deben establecerse medidas de
control para garantizar la integridad y seguridad de la mercancía y de los
procesos relacionados con el manejo, despacho aduanero y almacenaje de carga.
Estos procedimientos deben documentarse y asegurarse de mantener la
integridad desde el punto de recepción hasta su entrega.
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5.1 Mapeo de procesos.
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Se deberá contar con un mapa que muestre paso a paso el
proceso logístico del flujo de las mercancías de comercio exterior y la
documentación requerida a través de su cadena de suministros internacional.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el documento donde se ilustre o describa el mapeo de
procesos por los que atraviesan las mercancías, desde el punto de origen
hasta su entrega.
Este mapeo puede ser de manera escrita y/o gráfica,
debiendo contener por lo menos los siguientes aspectos:
1. Origen de las mercancías:
a. Mercancías nacionales o nacionalizadas.
b. Mercancías extranjeras para su exposición,
venta o distribución.
c. Mercancías para su elaboración,
transformación o reparación.
d. Mercancías cuyo origen o destino sea la transferencia
a empresas con programas de la SE.
2. Aduanas de despacho.
3. Traslado de la mercancía.
4. Entrega y/o recepción de las mercancías.
5. Despacho Aduanero.
6. Entrega al consignatario.
7. Flujo de Información relacionado con la
mercancía.
8. Abandonos, destrucción de mercancías, entre
otros.
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5.2 Almacenes y centros de
distribución.
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En caso de que el recinto fiscalizado cuente con socios
comerciales que presten algún servicio de almacén, centros de distribución u
otros al interior de sus instalaciones, deberán sujetarse de acuerdo a sus
características, a lo establecido en este documento, con el objeto de
mantener la integridad en su cadena de suministros.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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De acuerdo al mapeo de su proceso logístico, si las mercancías
de comercio exterior son transferidas o trasladadas a otro almacén y/o centro
de distribución alterno o diferente al que opere bajo su autorización o
concesión como recinto fiscalizado, deberá indicar si están registrados ante
su R.F.C. proporcionando sus datos generales (denominación y domicilio) y
explicando brevemente que actividad se lleva a cabo en esa o esas
instalaciones (cross dock, almacén temporal, etc.).
Asimismo, indique si estos pertenecen a la empresa o es un
servicio contratado a través de un tercero y/o sean parte de un grupo
accionista. En este caso, conforme a los criterios de selección de
proveedores que se mencionan en lo referente al apartado de “Socios
Comerciales” del presente documento, indique de qué forma se cerciora que cumple
con los requerimientos mínimos en materia de seguridad.
Las instalaciones que cuenten con concesión o autorización
de Recinto Fiscalizado deberán coincidir con el número de Perfiles
presentados, así como indicar todos los domicilios que se encuentren registrados
ante el RFC.
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5.3 Entrega y recepción de
carga.
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El recinto fiscalizado debe garantizar la supervisión de
la identificación de los operadores de los medios de transporte propios o
subcontratados, que efectúan la recolección, entrega o recepción de mercancía
de comercio exterior dentro o fuera de sus instalaciones, almacenes y/o
centros de distribución. Asimismo, debe designar al área responsable de
supervisar la carga o descarga del embarque, inclusive conforme a las
instrucciones que reciba de los clientes para su manejo y traslado. Por otro
lado, debe supervisar, inspeccionar y verificar mediante mecanismos,
herramienta o tecnología no intrusiva que disponga, la integridad de los
medios de transporte y de la mercancía objeto de comercio exterior que
ingrese o salga del recinto fiscalizado, cotejando la información descrita en
las listas de intercambio recibidas de manera previa conforme al tráfico o
modalidad de transporte que se trate.
De igual forma, debe garantizar que el conductor que
transporta mercancías de comercio exterior, durante la entrega o recepción
cuente con la información documental requerida antes de someterse a las
formalidades del despacho aduanero y autorizar su salida.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado en el que indique cómo
lleva a cabo la entrega y recepción de carga y asegúrese que se incluyan los
siguientes puntos:
● Método para identificar a los
operadores de transporte.
● Documentación que se entrega a los
operadores.
● Responsable de la supervisión de los
números de identificación de los medios de transporte durante la carga o
descarga de contenedores, cajas secas, UDLS, plataformas de ferrocarril,
guías aéreas, en su caso tratándose de mercancía consolidada, proceso de
des-consolidación y cotejo de la información.
Recomendación:
El procedimiento de entrega y recepción de la mercancía
podrá incluir:
1. Método de inspección en el punto de acceso
al recinto.
2. Designación del personal responsable de
recibir al conductor y las mercancías en la llegada.
3. Coordinación de las áreas del recinto
quienes reciben las listas de intercambio por parte de los transportistas de
forma previa a su arribo y con las aduanas donde se cumplen las formalidades
del despacho aduanero.
4. Registro de la introducción al recinto
fiscalizado de las mercancías consolidadas.
5. Plazos de liberación.
6. Solicitudes de previo.
7. Servicios que ofrece el recinto para el
movimiento de mercancías previo a su despacho aduanero.
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Anexe el procedimiento documentado para detectar y
reportar discrepancias en la entrega o recepción de medios de transporte que
trasladan mercancías y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Responsables de llevar a cabo la
revisión.
● Documentos a cotejar.
● Áreas a las que se reporta la información.
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5.4 Procedimiento de seguimiento
de la mercancía.
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De conformidad a su análisis de riesgo, el recinto
fiscalizado debe monitorear el movimiento mercancías de comercio exterior en
su instalación a través de un diario de seguimiento y supervisión de
actividades o una tecnología durante el arribo, guarda, custodia y liberación
de mercancías de comercio exterior para cumplir con las formalidades del
despacho aduanero, garantizando en todo momento contar con la siguiente
información: número e información del conocimiento de embarque, lista de
empaque, guía o demás documentos de transporte, según corresponda, nombre y
dirección del consignatario o remitente, descripción, valor, origen de la
mercancía y la ubicación física en el recinto. Lo anterior debe acreditarse
conforme los lineamientos de un procedimiento documentado.
Los datos de supervisión y registro de todas las maniobras
en el recinto fiscalizado, deben preservarse durante un mes en caso de que la
autoridad deba realizar una evaluación cuando así se requiera.
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Respuesta
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para monitorear los
traslados, transferencias internas en el recinto fiscalizado de mercancía de
comercio exterior consolidada y/o des-consolidada.
Este procedimiento debe incluir, entre otros aspectos de
acuerdo a su operación:
● Indicar el tipo de sistema que tiene
implementado en su caso las herramientas de consulta que dispone para
monitorear la mercancía.
● Identificación de tiempos estimados de
traslado y maniobras en recintos fiscalizados conforme al transporte que se
trate.
● Detalle los medios de comunicación que
dispone.
● En caso de que el seguimiento lo
realice un tercero, indique quien es el responsable, y como se verifica que
se esté llevando a cabo correctamente, conforme a los procedimientos que la
empresa le señale.
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5.5 Reporte de discrepancias en
la carga.
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Deben existir procedimientos documentados para detectar y
reportar mercancía faltante, sobrante, prohibida o cualquier otra
discrepancia en la entrega o recepción de las mercancías contenerizadas,
consolidadas y/o des-consolidados de forma previa a cumplir las formalidades
del despacho aduanero con la finalidad de disponer de información que
coadyuve a las investigaciones correspondientes por parte de los
consignatarios autorizados y en su caso por las autoridades competentes.
Asimismo tendrá que describir las medidas y acciones a realizar en caso de
identificar el traslado y manejo de mercancías ilícitas, no declaradas y
prohibidas o aquellas que por su naturaleza pongan en riesgo la seguridad de
los usuarios pudiendo ser éstos durante los siguientes procesos: recepción,
entrega, almacén para reconocimientos previos, consolidados,
des-consolidados, patios de medios de transporte y en su caso conforme a los
servicios que ofrezca.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para detectar y
reportar discrepancias en la entrega o recepción de las mercancías y
asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Responsables de llevar a cabo la
revisión.
● Documentos a cotejar.
● Áreas a las que se reporta la
información.
Este procedimiento, deberá aplicarse a mercancía
consolidada y ubicada en almacén.
Describa y enumera las áreas de riesgo identificadas en el
recinto fiscalizado.
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5.6 Procesamiento de la
información y documentación de la carga.
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El recinto fiscalizado debe contar con procedimientos
documentados para asegurar que la información electrónica y/o documental
utilizada durante el movimiento, guarda, custodia, maniobras y despacho de la
carga, sea legible, completa, exacta y protegida contra cambios, pérdidas o
introducción de información errónea.
De la misma forma, debe haber procedimientos documentados
para corroborar que la información recibida por los asociados de negocio sea
reportada en forma exacta y oportuna para que la mercancía se someta a las
formalidades del despacho aduanero.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para el procesamiento de la
documentación de la carga, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Detalle cómo transmite y/o recibe
información relacionada al traslado y maniobras de carga en el recinto
fiscalizado (indique si utiliza un sistema informático de control específico
y explique brevemente su función). Asimismo, detalle cómo valida que la información
proporcionada sea legible, completa, exacta y protegida proporcionada por
usuarios de comercio exterior, transportistas, navieras, empresas de
ferrocarril, entre otros que convergen en el recinto.
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5.7 Gestión de inventarios,
control de material de empaque, envase y embalaje.
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El recinto fiscalizado debe contar con procedimientos
documentados para el control de inventarios automatizado, conforme a su
autorización para prestar servicios de manejo, almacenaje y custodia de
mercancías de comercio exterior, asimismo deben incluir los abandonos,
destrucciones entre otros conforme a la normatividad aplicable y conducir
revisiones de forma periódica. Los materiales de empaque, envase, embalajes,
en su caso, deben ser controlados y supervisados para evitar sean
susceptibles de manipulación previo a su uso.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para la gestión de
inventarios. Este debe incluir, de acuerdo a su operación entre otros
aspectos, lo siguiente:
● Mencionar que tipo de sistema utiliza
para el intercambio de información con la autoridad para efectos de
inventario.
● Quien es su proveedor.
● Indique si cuenta con un plan
contingente en caso de fallas en el sistema.
● Mencione donde está localizado físicamente
y quienes son los responsables de su operación.
● La frecuencia con la que lleva a cabo
la verificación de existencias (inventario periódico). Indique si existe un
calendario programado documentado para realizarlos.
● Indique que se realiza, en el caso de
existir excedentes y faltantes en los inventarios.
● Señalar el tratamiento que se brinda
para el control y manejo del material de empaque, envase y embalaje.
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
1. Almacén solamente accesible a personal
autorizado.
2. Control de mercancías entrantes,
transferencias a otros almacenes, consolidación o des-consolidación.
3. Acciones que se toman si se identifican
irregularidades, discrepancias, pérdidas o hurtos.
4. Tratamiento del deterioro o de la
destrucción de las mercancías.
5. Separación de los diversos tipos de
mercancías, por ejemplo: de alto valor, peligrosas.
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6. Gestión aduanera.
La empresa debe contar con
procedimientos documentados en los que se establezcan políticas internas y de
operación, así como de los controles necesarios para el debido cumplimiento
de las obligaciones aduaneras.
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6.1 Obligaciones aduaneras.
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El recinto fiscalizado debe contar con un procedimiento
documentado para el cumplimiento de las obligaciones aduaneras por contar con
autorización federal. Este debe incluir al menos lo siguiente: a) la garantía
anual que debe enterarse al interés fiscal conforme al valor promedio de las
mercancías que manejan; b) La identificación del espacio físico para la realización
de reconocimiento aduanero practicado por las autoridades aduaneras; c) el
espacio físico destinado para los servicios de manejo, almacenaje y custodia
tratándose de mercancías que hayan pasado a propiedad del fisco federal; d)
el almacenamiento y custodia gratuita de mercancías conforme a la
normatividad; e) proceso de transferencia de mercancías entre almacenes; f)
proceso para acreditar el pago sobre los aprovechamientos por ser recinto
fiscalizado; g) sobre la autorización para que las mercancías puedan ser
objeto de elaboración, transformación o reparación, en su caso.
Por otro lado debe incluir en el procedimiento mencionado
en el párrafo anterior, el proceso de comunicación con los consignatarios en
caso de destrucción o extravío de mercancía, garantizar el intercambio de
información mediante sistema simultáneo que contengan los datos señalados en
la regla 2.3.8. y establecer protocolos relacionados con el tratamiento,
comunicación, guarda y custodia de mercancía de comercio exterior bajo el régimen
de tránsito interno.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento para cumplir con sus obligaciones
aduaneras.
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6.2 Comprobación aduanera.
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El recinto fiscalizado, con el objeto de garantizar el
cumplimiento de la información de las operaciones para la realización del
despacho aduanero de mercancías de comercio exterior, así como verificar la
veracidad de la información declarada ante las autoridades competentes, debe
tener procedimientos documentados para verificar que los pedimentos que recibe
para su trámite de liberación del recinto, coinciden con lo que aparece
registrado en el SAAI Web y, en su caso, reportar a la autoridad aduanera
cualquier discrepancia en dicha información. La empresa, de igual forma, debe
contar con un procedimiento para el archivo de las constancias de liberación
correspondiente y resguardarlas durante al menos un mes.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento establecido para verificar la
información que aparece registrada en el SAAI Web, y cotejar que las
contribuciones y/o cuotas compensatorias hubieran sido pagadas previo a la
liberación de los embarques para someterse a las formalidades del despacho
aduanero.
Señale de qué forma los asociados de negocio transmiten
información con el recinto fiscalizado y aseguran la exactitud de la misma,
por ejemplo: el uso de la aplicación institucional “Consulta Remota de
Pedimentos” para corroborar el pago de las contribuciones y/o cuotas
compensatorias, identificación de medios de transporte, peso, entre otros,
para la autorización de salida.
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7. Seguridad de los medios de
transporte de carga.
El recinto fiscalizado debe
coadyuvar con los usuarios y autoridades competentes a mantener la seguridad
de los medios de transporte, para protegerlos de la introducción de personas,
materiales ilícitos, prohibidos o no autorizados. Por lo anterior, es
necesario tener procedimientos documentados para revisar, sellar y mantener
la integridad de los mismos.
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7.1 Uso de sellos y/o candados.
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El recinto fiscalizado debe identificar los medios de
transporte de carga propios o sub contratados que transportan mercancías de
comercio exterior completa o consolidada que pueden ser: marítimos, aéreos,
terrestres nacionales, transfronterizos, ferroviarios y/o multimodales que
estén sujetos a la colocación de sellos y/o candados que cumplan o excedan la
norma internacional ISO 17712 con la finalidad de garantizar en todo momento
la integridad de la carga.
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Para este caso, la empresa debe contar con un
procedimiento documentado en el que de conformidad a su análisis de riesgo
supervise la colocación de sellos y/o candados a los medios de transporte que
trasladan mercancía de comercio exterior de conformidad a su proceso
logístico y en aquéllos tráficos que lo requieran por su alta probabilidad de
ocurrencia e impacto del riesgo identificado y durante las maniobras en el
recinto. En él, debe evidenciar controles que permitan acreditar que
supervisa la portabilidad de sellos y/o candados derivado de entradas o
salidas del recinto fiscalizado. En todos los casos, debe utilizar el método
de inspección VVTT para mitigar manipulaciones indebidas conforme a lo
siguiente:
V- Ver el sello y mecanismos de las cerraduras del
contenedor.
V- Verificar el número de sello.
T- Tirar del sello para asegurarse que está correctamente
puesto.
T- Torcer y girar el sello para asegurarse.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Enliste de acuerdo a su análisis de riesgo y su proceso
logístico, los medios de transporte que están sujetos a la colocación de
sellos y/o candados de alta seguridad.
Anexe el procedimiento documentado para la supervisión de
colocación y revisión de sellos y/o candados en los medios de transporte que
transportan mercancía de comercio exterior. Este debe incluir, entre otros
aspectos de acuerdo a su operación:
● El uso de sellos y/o candados que
cumplan o excedan la norma ISO17712.
● Si aplica, utilizar el método de
inspección de VVTT.
● Revisar y cotejar la documentación que
contenga el número del sello o candado original para efectos de entradas o
salidas de recintos fiscalizados.
● Indique cómo asignan y remplazan los
candados de alta seguridad, en el caso de maniobras como reconocimiento
previo, reemplazo, entre otros.
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7.2 Inspección de los medios de
transporte.
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Debe haber procedimientos establecidos para verificar la
integridad física de la estructura de los medios de transporte, que entran o
salen del recinto fiscalizado conforme a su naturaleza, incluso la
confiabilidad de los mecanismos de cerradura en los mismos con la finalidad
de identificar compartimientos naturales u ocultos, según sea el caso.
Las inspecciones de los medios de transporte deben ser
sistemáticas y contar con registros de estas, así como realizarlas en lugares
monitoreados por el sistema de CCTV.
El procedimiento documentado para su inspección debe
incluir de manera enunciativa, más no limitativa, los siguientes puntos de
revisión para auto transporte:
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Medios de Transporte
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Remolques, Carros de tren,
Semirremolques y Contenedores
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1. Parachoques, neumáticos y rines;
2. Puertas y compartimientos de herramientas;
3. Caja de la batería y filtros de aire;
4. Tanques de combustible;
5. Interior de la cabina / dormitorio;
6. Rompevientos, deflectores y techo;
7. Chasis y área de la quinta rueda.
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1. Pared delantera;
2. Lado izquierdo y derecho;
3. Piso;
4. Techo interior y exterior;
5. Interior y exterior de puertas;
6. Sección inferior externa;
7. En su caso, el sistema de refrigeración.
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Para los medios de transporte con remolque o
compartimiento de carga integrado, deberá adicionarse a los puntos de medios
de transporte, lo indicado en el apartado de Remolques.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para llevar a cabo la
inspección de los medios de transporte conforme a su naturaleza y proceso
logístico que se trate en las entradas y salidas del recinto fiscalizado.
Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
● Responsables de llevar a cabo la
inspección.
● Definición del/los lugar(es) donde se
lleva a cabo la inspección e indicar si está monitoreada por el sistema de
CCTV.
● Los puntos de revisión de seguridad
para medios de transporte, remolques, semirremolques, contenedores,
transportación ferroviaria y/o multimodal conforme a las disposiciones
oficiales.
● Formatos establecidos para la inspección
de medios de transporte.
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7.3 Almacenaje de vehículos,
medios de transporte, contenedores, carros de tren, remolques y
semirremolques.
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En caso de que los medios de transporte, contenedores,
remolques y/o semirremolques que serán destinados a transportar mercancías de
comercio exterior se encuentren vacíos y deban almacenarse en las áreas de
estacionamiento, deberán ser asegurados con un candado y/o sello indicativo
o, en su caso, en un área segura que se encuentre resguardada y/o
monitoreada.
Cuando se tenga que almacenar algún contenedor, remolque
y/o semirremolque cargado, éste debe encontrarse en un área segura y
monitoreada para impedir el acceso o manipulación y cerrado con un sello y/o
candado de alta seguridad de acuerdo a la norma ISO 17712.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si la empresa almacena los contenedores, remolques
y/o semirremolques para su posterior despacho, o en su caso los que se
encuentren vacíos y de qué manera mantiene la integridad de los mismos dentro
de sus instalaciones.
● En caso de utilizar candado y/o
sellos, indique qué tipo utiliza.
● En caso de utilizar algún contenedor,
remolques y/o semirremolques como almacén de materia prima y/o algún otro
tipo de mercancías, señale como mantiene la integridad y seguridad de las
mismas.
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8. Seguridad del personal.
La empresa debe contar con
procedimientos documentados para el registro y evaluación de personas que
desean obtener un empleo dentro del recinto fiscalizado estableciendo métodos
para realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.
También, deben existir programas
de capacitación continuos para el personal administrativo y operativo en las
que se difundan las políticas de seguridad en la cadena de suministros de la
empresa, consecuencias y acciones a considerar en caso de cualquier falta.
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8.1 Verificación de antecedentes
laborales.
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La empresa debe tener procedimientos documentados para
verificar la información asentada en el currículo y solicitud de los
candidatos con posibilidad de empleo, de conformidad con la legislación
local, ya sea por cuenta propia o por medio de una empresa externa.
De igual forma, para los cargos que por su sensibilidad
así lo requieran y afecten la seguridad de los embarques, de conformidad con
su análisis de riesgo efectuado previamente, deberán considerar solicitar
requisitos más estrictos para su contratación, los cuales se deberán realizar
de manera periódica.
Toda la información referente al personal deberá
mantenerse en expedientes personales, mismos que deberán tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la contratación del
personal, y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Requisitos y documentación exigida.
● Pruebas y exámenes solicitados.
Indique las áreas y/o puestos críticos que se hayan
identificado como de riesgo, conforme a su análisis y señale lo siguiente:
● Indique si existen requerimientos
adicionales para áreas y/o puestos de trabajo específicos (carta de
antecedentes no penales, estudios socioeconómicos, clínicos (uso de drogas),
etc.) En su caso, señale los puestos o áreas de trabajo en que se requieren y
con qué periodicidad se llevan a cabo.
● Indique si previo a la contratación,
el candidato debe firmar un acuerdo de confidencialidad o un documento
similar.
En caso de contratar una agencia de servicios para la
contratación de personal, indique si ésta cuenta con procedimientos
documentados para la contratación de personal y cómo se asegura de que
cumplan con el mismo. Explique brevemente en qué consisten.
Recomendación:
Los procedimientos para la contratación del personal
podrán incluir:
a) Comprobaciones exhaustivas de los
antecedentes laborales y personales de los nuevos empleados.
b) Cláusulas de confidencialidad y
responsabilidad en los contratos de los empleados.
c) Requerimientos específicos para puestos
críticos.
d) En su caso, la actualización periódica del
estudio socioeconómico y físico/médico de los empleados que trabajen en áreas
críticas y/o sensibles.
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8.2 Procedimiento para baja del
personal.
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Deben existir procedimientos documentados para la baja del
personal, en los que se incluyan la entrega de identificaciones, y cualquier
otro artículo que se le haya proporcionado para realizar sus funciones
(llaves, uniformes, equipos informáticos, herramientas, etc.). Asimismo, este
procedimiento debe incluir la baja en sistemas informáticos y de accesos,
entre otros que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la baja del personal, y
asegúrese de incluir lo siguiente:
● Cómo se realiza la entrega de
identificaciones, controles de acceso y demás equipo.
● Indique si cuentan con un registro y/o
formato, en que se identifique y asegure la entrega de material y baja en
sistemas informáticos (en su caso, favor de anexar).
● Señale si mantienen registros del
personal que finalizó su relación laboral con la empresa, para que en caso de
que haya sido por motivos de seguridad, se prevenga a sus proveedores de
servicios y/o asociados de negocio.
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8.3 Administración de personal.
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La empresa debe mantener una lista de empleados
permanentes actualizada. Asimismo, debe realizar y mantener actualizados los
registros de afiliación a instituciones de seguridad social y demás registros
legales de orden laboral.
En el caso de que la empresa cuente con personal
contratado por sus socios comerciales y labore dentro de las instalaciones,
deberá asegurarse que cumplan con los requerimientos establecidos para el
resto de sus empleados.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si la empresa cuenta con una base de datos
actualizada, tanto del personal empleado directamente, como aquel contratado
a través de una empresa proveedora de servicios.
Este personal, deberá estar contratado de acuerdo con las
leyes y reglamentos de orden laboral vigentes.
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9. Seguridad de la información y
documentación.
Deben existir medidas de
prevención para mantener la confidencialidad e integridad de la información y
documentación relativa a las operaciones de comercio exterior, incluyendo
aquellas utilizadas para el intercambio de información con otros
participantes de la cadena de suministros. Asimismo, deben existir políticas
que incluyan las medidas contra su mal uso.
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9.1 Clasificación y manejo de
documentos.
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Deben existir procedimientos para clasificar documentos de
acuerdo a su sensibilidad y/o importancia. La documentación sensible e
importante debe ser almacenada en un área segura que solamente permita el
acceso a personal autorizado. Se debe identificar el tiempo de vida útil de
la documentación y establecer procedimientos para su destrucción.
La empresa deberá conducir revisiones de forma regular
para verificar los accesos a la información y asegurarse de que no sean
utilizados de manera indebida.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el registro,
control y almacenamiento de documentación impresa y electrónica
(clasificación y archivo de documentos).
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
a) Registro de control para entrega, préstamo,
entre otros documentos.
b) Acceso restringido al área de archivos.
c) Políticas de almacenamiento y clasificación.
d) Un plan de seguridad actualizado que describa
las medidas en vigor relativas a la protección de los documentos contra
accesos no autorizados, así como contra la destrucción deliberada o la
pérdida de los mismos.
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9.2 Seguridad de la tecnología
de la información.
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En el caso de los sistemas automatizados, se deben
utilizar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la
contraseña. Debe haber políticas, procedimientos y normas de tecnología de
informática establecidas que se deben comunicar a los empleados mediante
capacitación.
Deben existir procedimientos escritos e infraestructura
para proteger a la empresa contra pérdidas de información, así como un
sistema establecido para identificar el abuso de los sistemas de tecnología
de la información y detectar el acceso inapropiado y/o la manipulación
indebida o alteración de los datos comerciales y del negocio, así como un
procedimiento escrito para la aplicación de medidas disciplinarias apropiadas
a todos los infractores.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para archivar su información y
protegerla de posibles pérdidas. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale la frecuencia con que se llevan
a cabo las copias de respaldo.
● Quien tiene acceso a los mismos, y
quien autoriza la recuperación de la información.
Describa el procedimiento para la protección de sus
sistemas informáticos que garanticen la seguridad de la información,
asegúrese de indicar lo siguiente:
● Indique si los sistemas están
protegidos bajo contraseñas y con qué frecuencia son modificadas.
● Señale si existen políticas de
seguridad de la información para su protección.
● Indique los mecanismos o sistemas para
detectar el abuso, o intrusión de personas no autorizadas a sus sistemas.
● Indique las políticas correctivas y/o
sanciones en caso de la detección de alguna violación a las políticas de
seguridad de la información.
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Señale si los socios comerciales tienen acceso a los
sistemas informáticos de la empresa. En su caso, indique que programas y como
aseguran el control de acceso a los mismos.
Indique si el equipo de cómputo cuenta con un sistema de
respaldo de suministro eléctrico que permita la continuidad del negocio.
Los procedimientos referentes al respaldo de la
información de la empresa deberán incluir como mínimo lo siguiente:
a) Cómo y por cuánto tiempo se almacenan los
datos.
b) Plan de continuidad del negocio en caso de
incidente y de cómo recuperar la información.
c) Frecuencia y localización de las copias de
seguridad y de la información archivada.
d) Si las copias de seguridad se almacenan en
sitios alternativos a las instalaciones donde se encuentra el CPD (Centro de
Proceso de Datos).
e) Pruebas de la validez de la recuperación de
los datos a partir de copias de seguridad.
Los procedimientos referentes a la protección de la
información del recinto fiscalizado deberán incluir como mínimo lo siguiente:
1. Una política actualizada y documentada de
protección de los sistemas informáticos de accesos no autorizados y
destrucción deliberada o pérdida de la información.
2. Detalle si opera con sistemas múltiples
(sedes/sitios) y cómo se controlan dichos sistemas.
3. Quién es responsable de la protección del
sistema informático (la responsabilidad no debería estar limitada a una
persona sino a varias de forma que cada uno pueda controlar las acciones del
resto).
4. Cómo se conceden autorizaciones de acceso y
nivel de acceso al sistema informático (el acceso a la información sensible
debería estar limitado al personal autorizado a realizar modificaciones de la
información).
5. Formato de las contraseñas, frecuencia de
cambios y quien proporciona esas contraseñas.
6. Cortafuegos "firewall" y
anti-virus utilizados.
7. Eliminación, mantenimiento o actualización
de los detalles de usuario.
Medidas previstas para tratar incidentes en caso de que el
sistema se vea comprometido.
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10. Capacitación en seguridad y
concientización.
Debe existir un programa de
concientización diseñado y actualizado por el personal de la empresa para
reconocer y crear conciencia sobre las amenazas en sus procesos logísticos,
contrabando, contaminación de embarques, fuga de información, etc. Los
empleados administrativos y operativos tienen que conocer los procedimientos
establecidos de la compañía para considerar una situación y cómo denunciarla.
Se debe brindar capacitación adicional a los empleados que por sus funciones
se encuentran en contacto directo con las mercancías y/o los medios de
transporte, así como a los empleados que se encuentren en áreas críticas y/o
sensibles determinadas bajo su análisis de riesgo.
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10.1 Capacitación y
concientización sobre amenazas.
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La empresa debe contar con un
programa de capacitación y concientización de las políticas de seguridad en
la cadena de suministros dirigido a todos sus empleados y, adicionalmente,
poner a su disposición material informativo respecto de los procedimientos
establecidos en la compañía para considerar una situación que amenace su
seguridad y cómo denunciarla.
De igual forma, se debe ofrecer
capacitación específica conforme a sus funciones para ayudar a los empleados
a mantener la integridad de la carga, realizar la revisión de contenedores,
remolques y/o semirremolques, reconocer conspiraciones internas y proteger
los controles de acceso.
Aunado a los programas de
capacitación en seguridad, se debe incluir un programa de concientización
sobre consumo de alcohol y drogas. Estos temas deben establecerse como parte
de la inducción de nuevos empleados y mantener periódicamente programas de
actualización.
Los programas de capacitación
deben fomentar la participación activa de los empleados en los controles y
mecanismos de seguridad, así como mantener registros de todos los esfuerzos
de capacitación que haya brindado la empresa y la relación de quienes
participaron en ellos.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si cuenta con un programa de capacitación en
materia de seguridad y prevención en la cadena de suministros para todos los
empleados directos e indirectos.
Explique brevemente en qué consiste y asegúrese de incluir
lo siguiente:
● Breve descripción de los temas que se
imparten en el programa.
● En qué momento se imparten (Inducción,
períodos específicos, etc.).
● Periodicidad de las capacitaciones y
en su caso, actualizaciones.
● Indique de qué forma se documentan la
participación en las capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros.
● Explique cómo se fomenta la
participación de los empleados en cuestiones de seguridad.
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10.2 Concientización a los
operadores de los medios de transporte.
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La empresa debe dar a conocer a los operadores de los
medios de transporte que utiliza para el traslado de las mercancías que se
destinarán al comercio exterior, las políticas de seguridad respecto de
procedimientos de carga y descarga, manejo de incidentes, cambio de candados
en caso de inspección por otras autoridades, entre otros, que se tengan
implementados.
En el caso de que el servicio de transporte sea proporcionado
por un socio comercial, deberá asegurarse de que los operadores conozcan
todas las políticas de seguridad y procedimientos establecidos.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el programa de difusión en materia de seguridad
en la cadena de suministros enfocada a los operadores de los medios de
transporte y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Indique cómo se lleva a cabo esta
difusión.
● Señale los temas que se cubren.
● En caso de utilizar los servicios de
un socio comercial para el traslado de sus mercancías, indique de qué manera
se informa a los operadores las políticas de seguridad y procedimientos de la
empresa.
● Indique de qué forma se documenta la
participación en las capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros
de los operadores de los medios de transporte.
Recomendación:
Los temas que podrán incluir, de manera enunciativa mas no
limitativa, son:
1. Políticas de acceso y seguridad en las
instalaciones.
2. Entrega-recepción de mercancía.
3. Confidencialidad de la información de la
carga.
4. Instrucciones de traslado.
5. Reportes de accidentes y emergencias.
6. Instrucciones para la colocación de candados
y/o sellos en caso de la inspección por otras autoridades.
7. Instalación y prueba de alarmas de seguridad
y de rastreo de unidades, cuando aplique.
8. Identificación de los formatos autorizados y
documentos que utilizará.
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11. Manejo e investigación de
incidentes.
Deben existir procedimientos
documentados para reportar e investigar incidentes en la cadena de
suministros y las acciones a tomar para evitar su recurrencia.
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11.1 Reporte de anomalías y/o
actividades sospechosas.
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En caso de detección de anomalías y/o actividades
sospechosas relacionadas con la seguridad de la cadena de suministros y de
conformidad con sus procesos logísticos, estas deben notificarse al personal
de seguridad y/o demás autoridades competentes.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para reportar anomalías y/o
actividades sospechosas y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Quien es el responsable de reportar
los incidentes.
● Detalle como determina e identifica
con qué autoridad comunicarse en distintos supuestos o presunción de
actividades sospechosas.
● Mencione si lleva un registro de
reporte de anomalías y/o actividades sospechas y describa brevemente en que
consiste.
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11.2 Investigación y análisis.
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Deben existir procedimientos
escritos para el análisis e investigación de incidentes en la cadena de
suministros para determinar su causa, así como acciones correctivas para
evitar que vuelvan a ocurrir. La información derivada de esta investigación
deberá documentarse y estar disponible en todo momento para las autoridades
que así lo requieran.
Esta información y documentación
generada deberá incluirse en un expediente con la finalidad de permitir
identificar cada uno de los procesos por los que atravesó dicha operación
hasta el punto en que se detectó el incidente y que permita reconocer la
vulnerabilidad de la cadena.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para iniciar una
investigación en caso de ocurrir algún incidente, y asegúrese de incluir lo
siguiente:
● Responsable de llevar a cabo la
investigación.
● Documentación que integra el
expediente de la investigación de la operación de comercio exterior.
Recomendación:
Los documentos en el expediente derivado de la
investigación, deben incluir al menos lo siguiente:
● Información general del embarque,
orden de servicio.
● Solicitud de transporte; confirmación
de medio de transporte; identificación del operador de transporte (registros
de acceso, etc.).
● Formatos de Inspección de medios de
transporte; órdenes de salida; registros de recolección, entrega y recepción
de mercancía de comercio exterior.
● Videograbaciones del sistema de CCTV.
● Documentación generada para el
transportista documentación generada para clientes, proveedores, socios
comerciales, autoridades aduaneras documentación generada por clientes,
proveedores, socios comerciales, autoridades aduaneras.
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