E8.
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1.2 Políticas de seguridad.
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Los Recintos Fiscalizados Estratégicos deben contar con
políticas orientadas a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la
seguridad de la cadena de suministro, como lo son el contrabando, tráfico de
armas, personas, mercancías prohibidas, actos de terrorismo, así como
aquellas amenazas asociadas al intercambio de información. Dichas políticas
deben estar reflejadas en los procedimientos y/o manuales correspondientes.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Enuncie las políticas de la empresa en la cadena de
suministros y de sus instalaciones, quien es el responsable de su revisión,
así como la periodicidad con la que se lleva a cabo su actualización.
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1.3 Auditorías internas en la
cadena de suministros.
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Además del monitoreo de rutina en control y seguridad, es
necesario programar y realizar auditorías por lo menos una vez al año, bajo
los lineamientos de un procedimiento documentado que permita evaluar todos
los procesos en materia de seguridad en la cadena de suministros y sus
instalaciones.
Las auditorías deben ser realizadas por personal
autorizado y, en lo posible, independientes de la actividad auditada, aunque
pueden ser parte de la organización. El enfoque y realización se debe ajustar
al tamaño de la organización y a la naturaleza de los riesgos identificados
durante el análisis conforme el punto 1.1.
La alta gerencia debe revisar los resultados de las
auditorías, analizar las causas y emprender acciones correctivas o preventivas
requeridas mediante una evaluación sistemática con la información que se
disponga para tal efecto. La revisión debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para llevar a cabo
una auditoría interna, enfocada en la seguridad en la cadena de suministros,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señalar el tipo de auditorías internas
o externas, en materia de seguridad en la cadena de suministros, que se
realizan el recinto.
● Indique quienes participan en ellas, y
los registros que se generan, así como la periodicidad con la que se llevan a
cabo.
● Indique cómo la alta gerencia de la
empresa verifica el resultado de las auditorias en materia de seguridad de la
cadena de suministros, y si determina realizar acciones preventivas,
correctivas y de mejora en los procesos.
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1.4 Planes de contingencia y/o
emergencia relacionados con la seguridad de la cadena de suministros.
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Debe existir un plan de contingencia documentado para
asegurar la continuidad del negocio en caso de afectación al desarrollo
normal de las actividades en las instalaciones y durante el traslado, manejo,
guarda y custodia de mercancía de comercio exterior conforme a su proceso
logístico en la cadena de suministro (por ejemplo: cierre de aduanas,
amenazas, bloqueos, entre otros).
La empresa debe realizar pruebas, ejercicios prácticos o
simulacros de los planes de contingencia y emergencia de la cadena de
suministros para constatar su efectividad, mismos de los que se deberá
mantener un registro.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento o plan de emergencia documentado,
en caso de una situación de emergencia o de seguridad, que afecte el
desarrollo normal de las actividades en las instalaciones, durante el
traslado, manejo, guarda y custodia de mercancía, de comercio exterior
conforme a su proceso logístico en la cadena de suministros.
Este procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas
no limitativa, lo siguiente:
1. Qué situaciones contempla.
2. Qué mecanismos utiliza para garantizar que
el plan de continuidad del negocio sea efectivo.
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2. Seguridad física.
El recinto fiscalizado estratégico debe contar con
mecanismos establecidos y procesos documentados para impedir, detectar o
disuadir la entrada de personal no autorizado en las instalaciones. Todas las
áreas sensibles de la empresa, deben tener barreras físicas, elementos de
control y disuasión contra el acceso no autorizado.
Lo anterior podrá acreditarse mediante el cumplimiento de
las medidas de control, vigilancia, vías de acceso, infraestructura,
equipamiento y de seguridad del Recinto fiscalizado estratégico y de las
mercancías de comercio exterior establecidos por la ANAM, siempre que dichas
medidas sean suficientes para acreditar lo establecido en el presente
estándar.
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2.1 Instalaciones.
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Las instalaciones deben estar construidas con materiales
que puedan resistir accesos no autorizados. Se deben realizar inspecciones
periódicas documentadas para mantener la integridad de las estructuras y en
el caso de haberse detectado una irregularidad, efectuar la reparación
correspondiente. Asimismo, se deben tener identificados plenamente los
límites territoriales, así como los diversos accesos, rutas internas y la
ubicación de los edificios.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique los materiales predominantes con los que se
encuentra construida la instalación (por ejemplo, de estructura de metal y
paredes de lámina, paredes de ladrillo, de madera, entre otros), y señale de
qué forma se lleva a cabo la revisión y mantenimiento de la integridad de las
estructuras.
Anexe un plano de distribución o arquitectónico de
conjunto, donde se puedan identificar los límites, rutas de acceso, flujo
vial y la ubicación de los edificios.
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2.2 Accesos en puertas y
casetas.
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Las puertas de entrada o salida de personal y/o vehículos
de las instalaciones de la empresa deben ser atendidas y/o supervisadas ya
sea por medio de personal propio o bien por personal de seguridad. La
cantidad de puertas de acceso debe mantenerse al mínimo necesario.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique cuantas puertas y/o accesos existen en las
instalaciones, así como el horario de operación de cada una, e indique de qué
forma son monitoreadas (En caso de tener personal de vigilancia asignado,
indicar la cantidad).
Detalle si existen puertas y/o accesos bloqueados, o
permanentemente cerradas y su ubicación.
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2.3 Bardas perimetrales.
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Las bardas perimetrales y/o barreras periféricas deben
instalarse para asegurar las instalaciones del recinto fiscalizado estratégico,
y de manera particular, las áreas de guarda, custodia y almacenaje de
mercancía, de comercio exterior, alto valor, peligrosa, conforme a la
normatividad aplicable, áreas con acceso restringido y otras que determine
conforme a su análisis de riesgo con el objeto de prevenir ingresos no
autorizados. Estas deben ser inspeccionadas regularmente y llevar un registro
de la revisión con la finalidad de asegurar su integridad e identificar
daños.
Las áreas de almacenaje, alto valor, peligrosas, y/o de
acceso restringido, deben estar claramente identificadas y monitoreadas para
prevenir ingresos no autorizados.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el tipo de barrera periférica y/o bardas con las
que cuenta la instalación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Especifique que áreas segrega en la
instalación por ser consideradas críticas y/o sensibles.
● Señale las características de las
mismas (material, dimensiones, etc.).
● En caso de no contar con bardas, favor
de justificar detalladamente la razón.
● Periodicidad con la que se verifica la
integridad de las bardas perimétricas, y los registros que se llevan a cabo.
Describa de qué manera se encuentra segregada la carga
destinada al extranjero, el material peligroso y la de alto valor; asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
● Indique cómo separa la mercancía
nacional y la de comercio exterior, y si está identificada de manera
adicional (por ejemplo: empaque distinto; etiquetas; embalaje, entre otros).
● Identifique y señale las áreas de acceso
restringido (mercancías peligrosas, alto valor, confidenciales, etc.).
Recomendación:
El procedimiento para la inspección de las bardas
perimétricas podría incluir:
a) Personal responsable para llevar a cabo el
proceso.
b) Cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo
las inspecciones de las cercas, bardas perimétricas y/o periféricas y los
edificios.
c) Cómo se lleva el registro de la inspección.
d) Quién es el responsable de verificar que las
reparaciones y/o modificaciones cumplan con las especificaciones técnicas y
requisitos de seguridad necesarias.
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2.4 Estacionamientos.
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El acceso a los estacionamientos de las instalaciones debe
ser controlado y monitoreado, conforme a las disposiciones aplicables. Se
debe prohibir que los vehículos privados (de empleados, visitantes,
proveedores y contratistas, entre otros) se estacionen dentro de las áreas de
manejo y almacenaje de la mercancía, así como en áreas adyacentes.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para el control y monitoreo de los
estacionamientos, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Responsables de controlar y monitorear
el acceso a los estacionamientos.
● Identificación de los estacionamientos
(especificar si el estacionamiento de visitantes, se encuentra separado de las
áreas de almacenaje y manejo de mercancía).
● Cómo se lleva el control de entrada y
salida de vehículos a las instalaciones. (Indicar los registros que se
realizan para el control del estacionamiento).
● Políticas o mecanismos para no
permitir el ingreso de vehículos privados a las áreas de almacenaje y manejo
de mercancía.
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2.5 Control de llaves y
dispositivos de cerraduras.
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Las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores, de
acuerdo a su análisis de riesgo, deben asegurarse con dispositivos de cierre.
La empresa debe contar con un procedimiento documentado para el manejo y
control de llaves y/o dispositivos de cierre de las áreas interiores que se
hayan considerado como críticas. Asimismo, se debe llevar un registro de las
personas que cuentan con llaves o accesos autorizados conforme a su nivel de
responsabilidad y labores dentro su área de trabajo.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el o los procedimientos documentados para el manejo,
resguardo, asignación, control y no devolución de llaves, en las
instalaciones, oficinas, interiores y áreas críticas y/o sensibles.
Asegúrese que dichos procedimientos incluyan los
siguientes puntos:
● Responsables de administrar y
controlar la seguridad de las llaves.
● Registro de control para el préstamo
de llaves.
● Tratamiento de pérdida o no devolución
de llaves.
● Señalar si existen áreas en las que se
acceda con dispositivos electrónicos y/o algún otro mecanismo de acceso.
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2.6 Alumbrado.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la operación y
mantenimiento del sistema de iluminación. Asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
● Señale qué áreas se encuentran
iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo (indique si cuenta con
una planta de poder auxiliar).
● De qué manera se cerciora que el
sistema de iluminación tenga continuidad ante la falta de suministro en cada
una de las áreas de la instalación y con especial énfasis de las áreas
consideradas como críticas y/o sensibles, de manera que permita una clara
identificación del personal, material y/o equipo que abarca.
Recomendaciones:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del control de los sistemas de
iluminación.
b) Cómo se controla el sistema de iluminación.
c) Horarios de funcionamiento.
d) Identificación de áreas con iluminación
permanente.
e) Programa de mantenimiento y revisión (en caso
de coincidir con otro proceso, indicarlo).
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2.7 Aparatos de comunicación.
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La empresa debe contar con aparatos y/o sistemas de
comunicación con la finalidad de contactar de forma inmediata al personal de
seguridad y/o con las autoridades de emergencia y seguridad que se requieran.
Adicionalmente, debe contar con un sistema de respaldo y verificar su buen
funcionamiento de manera periódica.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento que el personal debe realizar
para contactar al personal de seguridad de la empresa o en su caso, de la
autoridad correspondiente.
Indique si el personal operativo y administrativo cuenta o
dispone de aparatos (teléfonos fijos, móviles, botones de alerta y/o
emergencia) para comunicarse con el personal de seguridad y/o con quien
corresponda (estos deberán estar accesibles a los usuarios, para poder tener
una pronta reacción).
Indique qué aparatos de comunicación utiliza el personal
de seguridad en la empresa (teléfonos fijos, celulares, radios, sistema de
alarma, etc.).
Describa el procedimiento para el control y mantenimiento de
los aparatos de comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Políticas de asignación de aparatos de
comunicación móvil.
● Programa de mantenimiento de aparatos
de comunicación fija y móvil.
● Indique si cuenta con aparatos de
comunicación de respaldo, en caso de que el sistema permanente fallara, y, en
su caso, detalle brevemente.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del buen funcionamiento y
mantenimiento de los aparatos de comunicación.
b) Registro de verificación y mantenimiento de
los aparatos.
c) Forma de asignación de los aparatos de
comunicación.
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2.8 Sistemas de alarma y
circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV).
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Los sistemas de alarmas y de circuito cerrado de
televisión (CCTV) se deben utilizar para vigilar, notificar o disuadir
accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones y
notificar al área correspondiente, además de utilizarse como herramienta de
prueba en investigaciones derivadas de algún incidente.
Estos sistemas deberán colocarse de forma sistemática de
acuerdo a un análisis de riesgo previo y a la normatividad aplicable, de tal
forma que permita una clara identificación del área o ambiente que vigila,
monitorea y supervisa las áreas que impliquen el acceso y salida de persona
autorizado, proveedores, áreas de carga, descarga, guarda, custodia y
almacenaje de mercancía de comercio exterior, patios de medios de transporte,
patios de vehículos particulares y de carga, entre otras áreas consideradas
críticas y/o sensibles de forma permanente e ininterrumpida de conformidad a
los lineamientos establecidos por la DGMEIA y operación simultánea con la
Aduana o área central que se trate.
El recinto fiscalizado estratégico debe contar con
procedimientos documentados de operación de los sistemas mencionados. Para el
caso del CCTV, debe incluir la supervisión del buen estado del equipo, la
verificación de la correcta posición de las cámaras, el mantenimiento para el
respaldo de las grabaciones al menos por sesenta días de conformidad con los
lineamientos que al efecto emita la ANAM, en relación con la RGCE 4.8.7., la
continuidad en el funcionamiento en caso de fallas de suministro eléctrico,
así como los responsables de su operación. Dichos sistemas deberán tener un
acceso restringido.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si tiene contratado un servicio de central de
alarmas externo, y en su caso, describa los siguientes puntos:
● Indique si las puertas y ventanas
tienen sensores de alarma o sensores de movimiento.
● Procedimiento a seguir en caso de
activarse una alarma.
Describa el procedimiento documentado para la operación
del sistema de CCTV, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique el número de cámaras de CCTV
instaladas, características técnicas y su ubicación (detalle si cubre los
puntos de entrada y salida de las instalaciones, para cubrir el movimiento de
vehículos e individuos, así como el lugar de almacenajes de mercancías de
comercio exterior).
● Señala la ubicación del sistema de
CCTV, dónde se localizan los monitores, quién los revisa, así como los
horarios de operación, y en su caso, si existen estaciones de monitoreo
remoto.
● Indique si las grabaciones se revisan
periódicamente y de qué forma (aleatoria, cada semana, eventos especiales,
áreas restringidas, etc.).
● Indique por cuánto tiempo se mantienen
estas grabaciones (debiendo ser por lo menos de un mes).
● Indique si el sistema de CCTV se
encuentra respaldado por una planta de poder eléctrica.
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3. Controles de acceso físico.
Los controles de acceso físico, son mecanismos o
procedimientos que previenen e impiden la entrada no autorizada a las
instalaciones, mantienen control del ingreso de los empleados y visitantes y
protegen los bienes de la empresa.
Los controles de acceso deben incluir la identificación de
todos los empleados, visitantes y proveedores en todos los puntos de entrada.
Así mismo, se deben mantener registros y evaluar permanentemente los
mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las instalaciones,
siendo la base para comenzar a integrar la seguridad como una de las
funciones primordiales dentro de cualquier empresa. La evaluación de lo
dispuesto en el presente sub-estándar, se realizará de acuerdo a las
disposiciones normativas aplicables al Recinto Fiscalizado Estratégico.
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3.1 Personal de seguridad.
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El recinto fiscalizado estratégico debe contar con
personal de seguridad y vigilancia. Este personal desempeña un rol importante
en la protección física de las instalaciones y de la mercancía durante su
traslado y manejo dentro de la empresa, así como para controlar el acceso de
todas las personas al inmueble.
El personal de seguridad, deberá contar con un
procedimiento documentado para llevar a cabo sus funciones y tener pleno
conocimiento de los mecanismos y procedimientos en situaciones de emergencia,
detección de personas no autorizadas o cualquier incidente en la instalación.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la operación
del personal de seguridad y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique el número de personal de
seguridad que labora en la empresa.
● Señale los cargos y/o funciones del
personal y horarios de operación.
● En caso de contratarse un servicio
externo, proporcionar los datos generales de la empresa (RFC, razón social,
domicilio), y especificar número de personal empleado, detalles de operación,
registros, reportes, etc.
● En caso de contar con personal armado,
describa el procedimiento para el control y resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los
empleados.
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Debe existir un sistema de identificación de empleados con
fines de acceso a las instalaciones. Los empleados sólo deben tener acceso a
aquellas áreas que necesiten para desempeñar sus funciones. La gerencia o el
personal de seguridad de la compañía deben controlar adecuadamente la entrega
y devolución de insignias de identificación de empleados, visitantes y
proveedores. Se deben documentar los procedimientos para la entrega,
devolución y cambio de dispositivos de acceso, (por ejemplo, llaves, tarjetas
de proximidad, etc.).
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la identificación de los
empleados y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Mecanismos de identificación
(credencial con foto, biométricos, etc.).
● Indique cómo se identifica al personal
contratado por un socio comercial, que labore dentro de las instalaciones
(contratistas, sub-contratados, servicios in house, personal de empresas de
manejo de mercancías, etc.).
● Describa cómo la empresa entrega, cambia
y retira las identificaciones y controles de acceso del empleado y asegúrese
de incluir las áreas responsables de autorizarlas y administrar.
● Anexe el procedimiento documentado
para el control de las identificaciones.
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3.3 Identificación de visitantes
y proveedores.
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Para tener acceso a las instalaciones, los visitantes y
proveedores deberán presentar identificación oficial con fotografía con fines
de documentación a su llegada y se deberá llevar un registro. Todos los
visitantes deberán estar acompañados por personal de la empresa durante su
permanencia en las instalaciones y asegurarse que el visitante porte siempre
en un lugar visible la identificación provisional proporcionada. Este
procedimiento deberá estar documentado. Para el caso de proveedores y
usuarios que laboren de manera regular en el recinto, la empresa debe contar
con un sistema de validación físico de gafetes de identificación conforme a
los lineamientos de control que establezca la Aduana de su circunscripción
para conceder las autorizaciones de entrada y de salida en su caso.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para el control de acceso de los
visitantes y proveedores, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale qué registros se llevan a cabo
(formatos personales por cada visita, bitácoras).
● Señale quién es la persona responsable
de acompañar al visitante y/o proveedor y si existen áreas restringidas para
su ingreso.
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3.4 Procedimiento de
identificación y retiro de personas o vehículos no autorizados.
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La empresa debe contar con procedimientos documentados que
especifiquen como identificar, enfrentar o reportar a personas y/o vehículos
no autorizados o identificados.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para identificar,
enfrentar o reportar personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Personal responsable.
b) Designar a una persona o área responsable
para ser informado de los incidentes.
c) Indicaciones para enfrentar y dirigirse al
personal no identificado.
d) Señalar en qué casos deberá reportarse a las
autoridades correspondientes.
e) Cómo se lleva a cabo el registro de los
incidentes y las medidas adoptadas en cada caso.
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3.5 Entregas de mensajería y
paquetería.
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La mensajería y paquetería destinada a personal de la
empresa debe ser examinada a su llegada y antes de ser distribuida al área
correspondiente.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la recepción y revisión de
mensajería y paquetería y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Indique cómo se identifica al
proveedor del servicio (señale si requiere de procedimiento adicional al de
acceso a proveedores).
● Señale de qué forma se revisan los
paquetes y/o que mecanismo utiliza, así como los registros que se llevan a
cabo.
● Señale qué acción realiza en el caso
de detectar un paquete sospechoso.
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Personal responsable.
b) Cómo se identifica el personal de la empresa
externa, adicional a lo requerido para el resto de los proveedores.
c) Qué se debe realizar en caso de detectar un
empaque sospechoso.
d) Cómo se lleva a cabo la revisión.
e) Indicar cómo se lleva a cabo el registro de
la inspección y en su caso de los incidentes detectados.
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4. Socios comerciales
La empresa debe contar con procedimientos escritos y
verificables para la selección y contratación de socios comerciales
(Transportistas; proveedores de materiales, proveedores de servicios como
limpieza, seguridad, contratación de personal; prestadores de servicios de
carga, descarga y maniobra de mercancías; subcontratistas; líneas navieras o
aéreas, etc.) y de acuerdo a su análisis de riesgo, exigir que cumplan con
las medidas de seguridad para fortalecer la cadena de suministros
internacional.
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4.1 Criterios de selección.
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Deben existir procedimientos documentados para la
selección, seguimiento o renovación de relaciones comerciales con los
asociados de negocio o proveedores, que incluyan entrevistas, verificación de
referencias, métodos de evaluación y uso de la información proporcionada.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para la selección de
socios comerciales, esto comprende cualquier tipo de asociados de negocio,
proveedores que tengan relación con su proceso logístico y con la cadena de
suministros, asimismo con clientes potenciales y preponderantes de contratar
su servicio de, manera frecuente y/o aquellos que tengan relación comercial con
su empresa y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Qué información es requerida a su
socio comercial.
● Qué aspectos son revisados e
investigados (el resultado de la investigación debe integrarse en el
expediente).
● Indique si mantiene un expediente de
cada uno de sus socios comerciales.
● Señale de qué manera se evalúan los
servicios de su socio comercial y qué puntos revisa.
Recomendación:
El expediente podría incluir lo siguiente:
● Datos de la empresa (nombre, RFC,
actividad, etc.).
● Datos del representante legal.
● Comprobante de domicilio.
● Referencias comerciales.
● Contratos, acuerdos y/o convenios de
confidencialidad.
● Políticas de seguridad.
● En su caso, certificado o número de
certificación en los programas de seguridad a los que pertenezca.
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4.2 Requerimientos en seguridad.
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La empresa debe contar con un procedimiento documentado en
el que, de acuerdo a su análisis de riesgo, solicite requisitos adicionales
en materia de seguridad a aquellos socios comerciales que intervengan en el
servicio prestado por el recinto fiscalizado estratégico, así como de los
proveedores de servicios que de igual forma intervengan en el control,
manipulación, traslado y/o coordinación de las mismas.
Estos requisitos deberán estar basados en el “Perfil del
Recinto Fiscalizado Estratégico” establecido por la AGACE de manera genérica,
o en caso de existir, el “Perfil” específico para cada actor de la cadena de
suministros que le corresponda.
La empresa debe solicitar a sus socios comerciales la
documentación que acredite o compruebe que cumple con los estándares mínimos
de seguridad establecidos en este documento, ya sea a través de una
declaración escrita emitida por el representante legal del socio, convenios o
cláusulas contractuales con documentación que avale el cumplimiento de los
requisitos establecidos en algún otro programa de Operador Económico
Autorizado.
En el caso de los socios comerciales de la empresa que
presten sus servicios en el interior de las instalaciones, deberán estar
obligados al cumplimiento de estos requerimientos de seguridad en la cadena
de suministro.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa cómo lleva a cabo la identificación de socios
comerciales que requieran el cumplimiento de estándares mínimos en materia de
seguridad. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique si cuenta con un registro de
los socios comerciales que deben cumplir con requisitos en materia de
seguridad, y mencione que tipo de proveedores son estos (transportistas,
almacenes, empresa de seguridad, agentes aduanales, empresas autorizadas para
prestar los servicios de carga, descarga y manejo de mercancías, etc.).
● Indique de qué forma documental
(convenios, acuerdos, cláusulas contractuales, entre otros) garantiza que sus
socios comerciales cumplen con los requisitos en materia de seguridad.
● Indique si existen acuerdos
contractuales, respecto a la implementación de medidas de seguridad con sus
proveedores de servicios al interior de su empresa, tales como: agentes
aduanales, guardias de seguridad, servicios de limpieza, jardinería, comedor,
mantenimiento, proveedores de tecnología de la información, etc.
● Indique si cuenta con socios
comerciales que se les exija pertenecer a un programa de seguridad de la
cadena de suministro, ya sea de certificación por una autoridad extranjera o
del sector privado (por ejemplo: C-TPAT, PIP o algún otro programa de
Operador Económico Autorizado de la OMA).
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4.3 Revisiones del socio
comercial.
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La empresa debe realizar evaluaciones periódicas de los
procesos e instalaciones de los asociados de negocios en base al riesgo y
estos deben mantener las normas de seguridad requeridas por la empresa, y
mantener registros de las mismas, así como del seguimiento correspondiente.
Cuando se encuentren inconsistencias, la empresa deberá
comunicarlo a su socio o proveedor y proporcionar un período justificado para
atender las observaciones identificadas, o en caso contrario, tener las
medidas necesarias para sancionarla.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la verificación de procesos
de seguridad e instalaciones de socios comerciales, asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
● Periodicidad de visitas al socio
comercial (esta debe de ser por lo menos una vez al año).
● Registro o reporte de la verificación
y en su caso del seguimiento correspondiente.
● Señale qué medidas de acción se toman
en caso de que los socios comerciales no cumplan con los requisitos de
seguridad establecidos.
● En caso de contar con socios
comerciales con la certificación de C-TPAT u otro programa de certificación
de seguridad en la cadena de suministros, indique la periodicidad con la que
es revisado su estatus y las acciones que toma en caso de detectarse que este
suspendido y/o cancelado.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
1. Periodicidad de las visitas.
2. Puntos de revisión en materia de seguridad.
3. Elaboración de reportes.
4. Retroalimentación y acuerdos con el socio
comercial.
5. Seguimiento a los acuerdos.
6. Medidas en caso de la detección del
incumplimiento de los requisitos.
7. Registro de evaluaciones.
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5. Seguridad de procesos.
Deben establecerse medidas de control para garantizar la
integridad y seguridad de la mercancía de los procesos relacionados con el
manejo, despacho aduanero y almacenaje de carga. Estos procedimientos deben
documentarse y asegurarse de mantener la integridad desde el punto de
recepción hasta su entrega.
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5.1 Mapeo de procesos.
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Se deberá contar con un mapa que muestre paso a paso el
proceso logístico del flujo de las mercancías de comercio exterior y la
documentación requerida a través de su cadena de suministros internacional.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el documento donde se ilustre o describa el mapeo de
procesos por los que atraviesan las mercancías, desde el punto de origen
hasta su entrega.
Este mapeo puede ser de manera escrita y/o gráfica,
debiendo contener por lo menos los siguientes aspectos:
1. Origen de las mercancías:
a. Mercancías nacionales o nacionalizadas.
b. Mercancías extranjeras para su exposición,
venta o distribución.
c. Mercancías para su elaboración,
transformación o reparación.
d. Mercancías cuyo origen o destino sea la transferencia
a empresas con programas de la SE.
2. Aduanas de despacho.
3. Transferencias de mercancía.
4. Entrega y/o recepción de las mercancías en
territorio nacional o embarque de retorno al extranjero incluyendo el proceso
de adquisición de bienes nacionales.
5. Despacho Aduanero que incluyan las
disposiciones para destinar mercancías objeto de elaboración, transformación,
reparación, manejo, almacenaje, custodia, exhibición, venta, distribución y
mensajería para la introducción de mercancías extranjeras, nacionales o
nacionalizadas en recintos fiscalizados estratégicos y en su caso del retorno
de bienes procesados en su mismo estado.
6. Destrucción de desperdicios o destinarlos al
mercado nacional.
7. Entrega al consignatario.
8. Gestión y operación de “Avisos de traslado
de mercancías de empresas con Programa IMMEX, RFE o Empresas Certificadas”
conforme a los lineamientos de la ADACE de su localidad.
9. Flujo de Información relacionado con la
mercancía.
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5.2 Almacenes y centros de
distribución.
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En caso de que el recinto fiscalizado estratégico cuente
con socios comerciales que presten algún servicio de almacén, centros de
distribución u otros al interior de sus instalaciones deberán sujetarse de
acuerdo a sus características, a lo establecido en este documento, con el
objeto de mantener la integridad en su cadena de suministros.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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De acuerdo al mapeo de su proceso logístico, si las
mercancías de comercio exterior son transferidas o trasladadas a otro almacén
y/o centro de distribución alterno o diferente que opere bajo su autorización
como recinto fiscalizado estratégico, deberá indicar, si están registrados
ante su R.F.C. proporcionando sus datos generales (denominación y domicilio)
y explicando brevemente que actividad se lleva a cabo en esa o esas
instalaciones (cross dock, almacén temporal, etc.).
Asimismo, indique si estos pertenecen a la empresa o es un
servicio contratado a través de un tercero y/o sean parte de un grupo
accionista. En este caso, conforme a los criterios de selección de
proveedores que se mencionan en lo referente al apartado de “Socios
Comerciales” del presente documento, indique de qué forma se cerciora que
cumple con los requerimientos mínimos en materia de seguridad.
Las instalaciones que cuenten con autorización de Recinto
Fiscalizado Estratégico, deberá coincidir con el número de Perfiles
presentados, así como indicar todos los domicilios que se encuentren
registrados ante el RFC.
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5.3 Entrega y recepción de
carga.
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El recinto fiscalizado estratégico debe garantizar la
supervisión de la identificación de los operadores de los medios de
transporte propios o subcontratados, que efectúan la recolección, entrega o
recepción de mercancía de comercio exterior dentro o fuera de sus
instalaciones, almacenes y/o centros de distribución. Asimismo, debe designar
al área responsable de supervisar la carga o descarga del embarque, inclusive
conforme a las instrucciones que reciba de los clientes para su manejo y
traslado. Por otro lado, la empresa debe verificar la descripción detallada
de las mercancías, peso, etiquetas, marcas y cantidad, cotejando dicha
información con documentación legal y aduanera correspondiente.
El recinto fiscalizado estratégico de conformidad a su
análisis de riesgo, debe contar con un proceso de liberación y extracción de
mercancía, establecer parámetros para inspeccionar y verificar mediante
mecanismos, herramienta o tecnología no intrusiva que disponga, la mercancía
de comercio exterior a despachar con independencia de las revisiones oficiales
que las autoridades puedan realizar con la finalidad de identificar mercancía
ilícita, prohibida, no declarada o con discrepancia, inclusive aquellas que,
conforme a su naturaleza, esté sujeta a regulaciones o restricciones
adicionales para el cumplimiento aduanero y traslado. De igual forma, debe
garantizar que el conductor que transporta mercancías de comercio exterior,
durante la entrega o recepción cuente con la información documental requerida
para su traslado en el que incluya, destino, ruta que deberá mantener, datos
de contacto y/o procedimiento en caso de ocurrir algún incidente o de la
inspección por parte de alguna autoridad, entre otros.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado en el que indique cómo
lleva a cabo la entrega y recepción de carga y asegúrese que se incluyan los
siguientes puntos:
● Método para identificar a los
operadores de transporte.
● Documentación que se entrega a los
operadores.
● Responsable de la supervisión de la
carga o descarga de la mercancía y cotejo de la información.
● Gestión y operación de “Aviso de
traslado de mercancías de empresas con Programa IMMEX, RFE o Empresas
Certificadas”.
Recomendación:
El procedimiento de entrega y recepción de la mercancía
podrá incluir:
1. Método de inspección en el punto de acceso a
la empresa.
2. Designación del personal responsable de
recibir al conductor y las mercancías en la llegada.
3. Registro de la introducción al recinto
fiscalizado estratégico de las mercancías recibidas.
Anexe el procedimiento documentado para detectar y
reportar discrepancias en la entrega o recepción de las mercancías y
asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Responsables de llevar a cabo la
revisión.
● Documentos a cotejar.
● Áreas a las que se reporta la
información.
Este procedimiento, deberá llevarse a cabo a mercancía que
recibe de importación, exportación; y en caso de aplicar, en la revisión en
puntos intermedios.
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5.4 Procedimiento de seguimiento
de la mercancía.
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De conformidad a su análisis de riesgo, el recinto
fiscalizado debe monitorear el movimiento de mercancías de comercio exterior
en su instalación a través de un diario de seguimiento y supervisión de
actividades o una tecnología durante el arribo, guarda, custodia y liberación
de mercancías de comercio exterior para cumplir con las formalidades del
despacho aduanero, garantizando en todo momento contar con la siguiente
información: número e información del conocimiento de embarque, lista de
empaque, guía o demás documentos de transporte, según corresponda, nombre y
dirección del consignatario o remitente, descripción, valor, origen de la
mercancía y la ubicación física en el recinto. Lo anterior debe acreditarse
conforme a los lineamientos de un procedimiento documentado.
Los datos de supervisión y registro de todas las maniobras
en el recinto fiscalizado, deben preservarse durante un mes en caso de que la
autoridad deba realizar una evaluación cuando así se requiera.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para monitorear los
traslados internos en el recinto fiscalizado de mercancía de comercio
exterior.
Este procedimiento debe incluir, entre otros aspectos de
acuerdo a su operación:
● Indicar el tipo de sistema que tiene
implementado en su caso las herramientas de consulta que dispone para
monitorear la mercancía.
● Identificación de tiempos estimados de
traslado y maniobras en recintos fiscalizados estratégicos conforme al
transporte que se trate.
● Detalle los medios de comunicación que
dispone.
● En caso de que el seguimiento lo
realice un tercero, indique quien es el responsable y como se verifica que se
esté llevando a cabo correctamente, conforme a los procedimientos que la
empresa le señale.
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5.5 Reporte de discrepancias en
la carga.
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Deben existir procedimientos documentados que describan
medidas y acciones para identificar, detectar y reportar medidas y/o acciones
a realizar en caso de mercancía faltante, sobrante, prohibida, mercancía
ilícita, no declaradas durante el manejo y traslado en el recinto fiscalizado
o de cualquier otra discrepancia en la entrega o recepción de las mercancías
contenerizadas, consolidadas y/o des-consolidados de forma previa a cumplir
las formalidades del despacho aduanero o aquellas que por su naturaleza
pongan en riesgo la seguridad de los usuarios pudiendo ser éstos durante los
siguientes procesos: recepción, entrega, almacenaje, reconocimientos previos,
consolidados, des-consolidados, patios de medios de transporte y en su caso
conforme a los servicios que ofrezca con la finalidad de disponer de
información que coadyuve a las investigaciones correspondientes por parte de
los consignatarios autorizados y en su caso por las autoridades competentes.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para detectar y
reportar discrepancias en la entrega o recepción de las mercancías y
asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Responsables de llevar a cabo la
revisión.
● Documentos a cotejar.
● Áreas a las que se reporta la
información.
Este procedimiento, deberá aplicarse tanto a la mercancía
que se recibe de importación; en caso de aplicar, en la revisión en puntos
intermedios; así como en la entrega final de las mercancías a su cliente.
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5.6 Procesamiento de la
información y documentación de la carga.
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El recinto fiscalizado estratégico debe contar con
procedimientos documentados para asegurar que la información electrónica y/o
documental utilizada durante el movimiento, guarda, custodia, maniobras y
despacho de la carga, sea legible, completa, exacta y protegida contra
cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
De la misma forma, debe haber procedimientos documentados
para corroborar que la información recibida por los asociados de negocio sea
reportada en forma exacta y oportuna para que la mercancía se someta a las
formalidades del despacho aduanero.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para el procesamiento de la
documentación de la carga, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Detalle como transmite la información
y documentación relevante al traslado de su carga con todos los que
intervienen en su cadena de suministro (indique si utiliza un sistema
informático de control específico y explique brevemente su función).
Asimismo, detalle cómo valida que la información proporcionada sea legible,
completa, exacta y protegida.
● Señale de qué forma los asociados de
negocio transmiten información con el recinto fiscalizado estratégico y
aseguran la protección de la misma.
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5.7 Gestión de inventarios,
control de material de empaque, envase y embalaje.
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El recinto fiscalizado estratégico debe contar con
procedimientos documentados para el control de inventarios automatizado,
conforme a su autorización para prestar servicios de manejo, almacenaje y
custodia de mercancías de comercio exterior, asimismo deben incluir los
abandonos, destrucciones entre otros conforme a la normatividad aplicable y
conducir revisiones de forma periódica. Los materiales de empaque, envase,
embalajes, en su caso, deben ser controlados, y supervisados para evitar sean
susceptibles de manipulación previo a su uso.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para la gestión de
inventarios. Este debe incluir, de acuerdo a su operación entre otros
aspectos, lo siguiente:
Mencionar que tipo de sistema utiliza para el intercambio
de información con la autoridad para efectos de inventario y sus clientes.
Quien es su proveedor.
Indique si cuenta con un plan contingente en caso de
fallas en el sistema.
Mencione donde está localizado físicamente y quienes son
los responsables de su operación.
La frecuencia con la que lleva a cabo la verificación de
existencias. (Inventario periódico). Indique si existe un calendario
programado documentado para realizarlos o de conformidad a las disposiciones
operativas de sus clientes.
Indique que se realiza, en el caso de existir excedentes y
faltantes en los inventarios y la comunicación con sus clientes.
Señalar el tratamiento que se brinda para el control y
manejo del material de empaque, envase y embalaje.
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Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
1. Almacén solamente accesible a personal
autorizado.
2. Control de mercancías entrantes,
transferencias a otros almacenes, consolidación o des-consolidación.
3. Acciones que se toman si se identifican
irregularidades, discrepancias, pérdidas o hurtos.
4. Tratamiento del deterioro o de la
destrucción de las mercancías.
5. Separación de los diversos tipos de
mercancías por ejemplo de alto valor, peligrosas.
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6. Gestión aduanera.
La empresa debe contar con procedimientos documentados en
los que se establezcan políticas internas y de operación, así como de los
controles necesarios para el debido cumplimiento de las obligaciones
aduaneras.
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6.1 Gestión del despacho
aduanero.
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La empresa debe contar con un procedimiento documentado en
el que se establezcan los criterios para la selección de un agente aduanal o,
en su caso, un representante aduanal, quienes conforme a la legislación
nacional, son autorizados para promover por cuenta ajena el despacho de las
mercancías.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento de selección del agente aduanal
o representante aduanal y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Criterios de selección.
● Métodos de evaluación y periodicidad.
Indique el nombre completo y el número de la patente y/o
autorización del agente o representante aduanal autorizado para promover sus
operaciones de comercio exterior.
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6.2 Obligaciones aduaneras.
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El recinto fiscalizado estratégico debe contar con un
procedimiento documentado que establezca el control de inventarios de las
mercancías de comercio exterior automatizado y en línea con la autoridad de
manera permanente e ininterrumpida, conforme a lo establecido en el artículo
59, fracción I, de la Ley y la información a que se refiere la regla 4.8.3.,
de las RGCE, el Anexo 24 y los lineamientos emitidos por el SAT.
Además, debe incluir al menos lo siguiente: a) el proceso
para dar cumplimiento a las medidas de seguridad, control vigilancia, vías de
acceso, infraestructura, y equipamiento de la superficie; b) procesos
relativos a los equipos para la agilización del despacho aduanero relativo a
los sistemas electrónicos para el control de las mercancías personas o
vehículos que ingresen o retiren del recinto. Lo anterior conforme a los
lineamientos de las áreas de SAT y propias de su autorización.
Por otro lado, debe incluir en el procedimiento el proceso
de destrucción de desperdicios o destino en mercado nacional o extravío de
mercancía conforme a la normatividad vigente, transferencias de mercancías a
recintos fiscalizados y/o estratégicos, traslados para efectos de
mantenimiento, reparación o calibración en maquinaria y/o equipo.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento para cumplir con sus obligaciones
aduaneras.
Anexe el (los) procedimiento(s) para el cumplimiento de lo
dispuesto en las reglas 1.5.3., 1.6.13. y 1.6.17., según corresponda.
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6.3 Comprobación aduanera.
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El recinto fiscalizado estratégico, con el objeto de
verificar la veracidad de la información declarada a su nombre ante las
autoridades competentes, debe tener procedimientos documentados para que el
personal que designa la empresa, verifique periódicamente que los pedimentos
que tiene registrados en su contabilidad coinciden con lo que aparece
registrado en el SAAI Web y, en su caso, reportar a la autoridad aduanera
cualquier discrepancia en dicha información. La empresa, de igual forma, debe
contar con un procedimiento para el archivo de los pedimentos para su
adecuado control.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento establecido para verificar la
información que aparece registrada en el SAAI Web, y cotejar con los
pedimentos y documentación solicitados al agente aduanal y/o representante
aduanal.
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7. Seguridad de los medios de transporte de carga.
El recinto fiscalizado estratégico debe coadyuvar con los
usuarios y autoridades competentes a mantener la seguridad de los medios de
transporte, para protegerlos de la introducción de personas, materiales
ilícitos, prohibidos o no autorizados. Por lo anterior, es necesario tener
procedimientos documentados para revisar, sellar y mantener la integridad de
los mismos.
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7.1 Uso de sellos y/o candados
en contenedores.
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El recinto fiscalizado estratégico, en su caso, debe
identificar los medios de transporte de carga propios o sub contratados que
transportan mercancías de comercio exterior que pueden ser: marítimos,
aéreos, terrestres nacionales, transfronterizos, ferroviarios y/o multimodales
que estén sujetos a la colocación de sellos y/o candados que cumplan o
excedan la norma internacional ISO 17712 con la finalidad de garantizar en
todo momento la integridad de la carga.
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Para este caso, la empresa debe contar con un
procedimiento documentado en el que de conformidad a su análisis de riesgo
supervise la colocación de sellos y/o candados a los medios de transporte que
trasladan mercancía de comercio exterior de conformidad a su proceso
logístico y en aquellos tráficos que lo requieran por su alta probabilidad de
ocurrencia e impacto del riesgo identificado y durante las maniobras en el
recinto. En él, debe evidenciar controles que permitan acreditar que
supervisa la portabilidad de sellos y/o candados derivado de entradas o
salidas del recinto fiscalizado estratégico en los medios de transporte. En
todos los casos, debe utilizar el método de inspección VVTT para mitigar
manipulaciones indebidas conforme a lo siguiente:
● V- Ver el sello y mecanismos de las
cerraduras del contenedor.
● V- Verificar el número de sello.
● T- Tirar del sello para asegurarse que
está correctamente puesto.
● T- Torcer y girar el sello para
asegurarse.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Enliste de acuerdo a su análisis de riesgo y su proceso
logístico, los medios de transporte que están sujetos a la colocación de
sellos y/o candados de alta seguridad.
Anexe el procedimiento documentado para la supervisión de
colocación y revisión de sellos y/o candados en los medios de transporte que
transportan mercancía de comercio exterior. Este debe incluir, entre otros
aspectos de acuerdo a su operación:
● El uso de sellos y/o candados que
cumplan o excedan la norma ISO17712.
● Si aplica, utilizar el método de
inspección de VVTT.
● Revisar y cotejar la documentación que
contenga el número del sello o candado original para efectos de entradas o
salidas de recintos fiscalizados estratégicos.
● Indique cómo asignan y remplazan los
candados de alta seguridad, en el caso de maniobras como reconocimiento
previo, reemplazo, entre otros.
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7.2 Inspección de los medios de
transporte.
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Debe haber procedimientos establecidos para verificar la
integridad física de la estructura de los medios de transporte, que entran
o salen del recinto fiscalizado estratégico conforme a su naturaleza,
incluso la confiabilidad de los mecanismos de cerradura en los mismos con
la finalidad de identificar compartimientos naturales u ocultos, según sea
el caso.
Las inspecciones de los medios de transporte deben ser
sistemáticas y contar con registros de estas, así como realizarlas en
lugares monitoreados por el sistema de CCTV.
El procedimiento documentado para su inspección debe
incluir de manera enunciativa, más no limitativa, los siguientes puntos de
revisión:
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Medios de Transporte
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Remolques, Carros de tren,
Semirremolques y Contenedores
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1. Parachoques, neumáticos y rines;
2. Puertas y compartimientos de
herramientas;
3. Caja de la batería y filtros de aire;
4. Tanques de combustible;
5. Interior de la cabina/dormitorio;
6. Rompevientos, deflectores y techo;
7. Chasis y área de la quinta rueda.
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1. Pared delantera;
2. Lado izquierdo y derecho;
3. Piso;
4. Techo interior y exterior;
5. Interior y exterior de puertas;
6. Sección inferior externa;
7. En su caso, el sistema de refrigeración.
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Para los medios de transporte con remolque o
compartimiento de carga integrado, deberá adicionarse a los puntos de
medios de transporte, lo indicado en el apartado de Remolques.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para llevar a cabo la
inspección de los medios de transporte conforme a su naturaleza y proceso
logístico que se trate en las entradas y salidas del recinto fiscalizado.
Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
● Responsables de llevar a cabo la
inspección.
● Definición del(los) lugar(es) donde se
lleva a cabo la inspección e indicar si está monitoreada por el sistema de
CCTV.
● Los puntos de revisión de seguridad
para medios de transporte, remolques, semirremolques, contenedores
transportación ferroviaria y/o multimodal conforme a las disposiciones
oficiales.
● Formatos establecidos para la inspección
de medios de transporte.
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7.3 Almacenaje de vehículos,
medios de transporte, contenedores, carros de tren, remolques y
semirremolques.
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En caso de que los medios de transporte, contenedores,
remolques y/o semirremolques que serán destinados a transportar mercancías de
comercio exterior se encuentren vacíos y deban almacenarse en las áreas de
estacionamiento, deberán ser asegurados con un candado y/o sello indicativo,
o en su caso, en un área segura que se encuentre resguardada y/o monitoreada.
Cuando se tenga que almacenar algún contenedor, remolque
y/o semirremolque cargado, éste debe encontrarse en un área segura y
monitoreada para impedir el acceso y manipulación y cerrado con un candado de
alta seguridad de acuerdo a la norma ISO 17712.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si la empresa almacena los contenedores, remolques
y/o semirremolques para su posterior despacho, o en su caso los que se
encuentren vacíos y de qué manera mantiene la integridad de los mismos dentro
de sus instalaciones.
● En caso de utilizar candado y/o
sellos, indique qué tipo utiliza.
● En caso de utilizar algún contenedor,
remolques y/o semirremolques como almacén de materia prima y/o algún otro
tipo de mercancías, señale como mantiene la integridad y seguridad de las
mismas.
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8. Seguridad del personal.
La empresa debe contar con procedimientos documentados
para el registro y evaluación de personas que desean obtener un empleo dentro
del recinto fiscalizado estableciendo métodos para realizar verificaciones
periódicas de los empleados actuales.
También, deben existir programas de capacitación continuos
para el personal administrativo y operativo en las que se difundan las
políticas de seguridad en la cadena de suministros de la empresa,
consecuencias y acciones a considerar en caso de cualquier falta.
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8.1 Verificación de antecedentes
laborales.
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La empresa debe tener procedimientos documentados para
verificar la información asentada en el currículo y solicitud de los
candidatos con posibilidad de empleo, de conformidad con la legislación
local, ya sea por cuenta propia o por medio de una empresa externa.
De igual forma, para los cargos que por su sensibilidad
así lo requieran y afecten la seguridad de los embarques, de conformidad con
su análisis de riesgo efectuado previamente, deberán considerar solicitar
requisitos más estrictos para su contratación, los cuales se deberán realizar
de manera periódica.
Toda la información referente al personal deberá
mantenerse en expedientes personales, mismos que deberán tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la contratación del
personal, y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Requisitos y documentación exigida.
● Pruebas y exámenes solicitados.
Indique las áreas y/o puestos críticos que se hayan
identificado como de riesgo, conforme a su análisis y señale lo siguiente:
● Indique si existen requerimientos
adicionales para áreas y/o puestos de trabajo específicos (carta de
antecedentes no penales, estudios socioeconómicos, clínicos (uso de drogas),
etc.) En su caso, señale los puestos o áreas de trabajo en que se requieren y
con qué periodicidad se llevan a cabo.
● Indique si previo a la contratación,
el candidato debe firmar un acuerdo de confidencialidad o un documento
similar.
En caso de contratar una agencia de servicios para la
contratación de personal, indique si ésta cuenta con procedimientos
documentados para la contratación de personal y cómo se asegura de que
cumplan con el mismo. Explique brevemente en qué consisten.
Recomendación:
Los procedimientos para la contratación del personal
podrán incluir:
a) Comprobaciones exhaustivas de los
antecedentes laborales y personales de los nuevos empleados.
b) Cláusulas de confidencialidad y
responsabilidad en los contratos de los empleados.
c) Requerimientos específicos para puestos
críticos.
d) En su caso, la actualización periódica del
estudio socioeconómico y físico/médico de los empleados que trabajen en áreas
críticas y/o sensibles.
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8.2 Procedimiento para baja del
personal.
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Deben existir procedimientos documentados para la baja del
personal, en el que se incluya la entrega de identificaciones, y cualquier
otro artículo que se le haya proporcionado para realizar sus funciones
(llaves, uniformes, equipos informáticos, herramientas, etc.). Asimismo, este
procedimiento debe incluir la baja en sistemas informáticos y de accesos,
entre otros que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la baja del personal, y
asegúrese de incluir lo siguiente:
● Cómo se realiza la entrega de
identificaciones, controles de acceso y demás equipo.
● Indique si cuentan con un registro y/o
formato, en que se identifique y asegure la entrega de material y baja en
sistemas informáticos (en su caso, favor de anexar).
● Señale si mantienen registros del
personal que finalizó su relación laboral con la empresa, para que en caso de
que haya sido por motivos de seguridad, se prevenga a sus proveedores de
servicios y/o asociados de negocio.
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8.3 Administración de personal.
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La empresa debe mantener una lista de empleados
permanentes actualizada. Asimismo, debe realizar y mantener actualizados los
registros de afiliación a instituciones de seguridad social y demás registros
legales de orden laboral.
En el caso de que la empresa cuente con personal
contratado por sus socios comerciales y labore dentro de las instalaciones,
deberá asegurarse de que cumplan con los requerimientos establecidos para el
resto de sus empleados.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si la empresa cuenta con una base de datos
actualizada, tanto del personal empleado directamente, como aquel contratado
a través de una empresa proveedora de servicios.
Este personal, deberá estar contratado de acuerdo con las
leyes y reglamentos de orden laboral vigentes.
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9. Seguridad de la información y documentación.
Deben existir medidas de prevención para mantener la
confidencialidad e integridad de la información y documentación relativa a
las operaciones de comercio exterior, incluyendo aquellas utilizadas para el intercambio
de información con otros participantes de la cadena de suministros. Asimismo,
deben existir políticas que incluyan las medidas contra su mal uso.
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9.1 Clasificación y manejo de
documentos.
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Deben existir procedimientos para clasificar documentos de
acuerdo a su sensibilidad y/o importancia. La documentación sensible e
importante debe ser almacenada en un área segura que solamente permita el
acceso a personal autorizado. Se debe identificar el tiempo de vida útil de
la documentación y establecer procedimientos para su destrucción.
La empresa deberá conducir revisiones de forma regular
para verificar los accesos a la información y asegurarse de que no sean
utilizados de manera indebida.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el registro,
control y almacenamiento de documentación impresa y electrónica
(clasificación y archivo de documentos).
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
a) Registro de control para entrega, préstamo,
entre otros documentos.
b) Acceso restringido al área de archivos.
c) Políticas de almacenamiento y clasificación.
d) Un plan de seguridad actualizado que describa
las medidas en vigor relativas a la protección de los documentos contra
accesos no autorizados, así como contra la destrucción deliberada o la
pérdida de los mismos.
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9.2 Seguridad de la tecnología
de la información.
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En el caso de los sistemas automatizados, se deben
utilizar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la
contraseña. Debe haber políticas, procedimientos y normas de tecnología de
informática establecidas que se deben comunicar a los empleados mediante
capacitación.
Deben existir procedimientos escritos e infraestructura
para proteger a la empresa contra pérdidas de información, así como un
sistema establecido para identificar el abuso de los sistemas de tecnología
de la información y detectar el acceso inapropiado y/o la manipulación
indebida o alteración de los datos comerciales y del negocio, así como un
procedimiento escrito para la aplicación de medidas disciplinarias apropiadas
a todos los infractores.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para archivar su información y
protegerlos de posibles pérdidas. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale la frecuencia con que se llevan
a cabo las copias de respaldo.
● Quien tiene acceso a los mismos, y
quien autoriza la recuperación de la información.
Describa el procedimiento para la protección de sus
sistemas informáticos que garanticen la seguridad de la información,
asegúrese de indicar lo siguiente:
● Indique si los sistemas están
protegidos bajo contraseñas y con qué frecuencia son modificadas.
● Señale si existen políticas de
seguridad de la información para su protección.
● Indique los mecanismos o sistemas para
detectar el abuso, o intrusión de personas no autorizadas a sus sistemas.
Indique las políticas correctivas y/o sanciones en caso de
la detección de alguna violación a las políticas de seguridad de la
información.
Señale si los socios comerciales tienen acceso a los
sistemas informáticos de la empresa. En su caso, indique que programas y como
aseguran el control de acceso a los mismos.
Indique si el equipo de cómputo cuenta con un sistema de
respaldo de suministro eléctrico que permita la continuidad del negocio.
Los procedimientos referentes al respaldo de la
información de la empresa deberán incluir como mínimo lo siguiente:
a) Cómo y por cuánto tiempo se almacenan los
datos.
b) Plan de continuidad del negocio en caso de
incidente y de cómo recuperar la información.
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c) Frecuencia y localización de las copias de
seguridad y de la información archivada.
d) Si las copias de seguridad se almacenan en
sitios alternativos a las instalaciones donde se encuentra el CPD (centro de
proceso de datos).
e) Pruebas de la validez de la recuperación de
los datos a partir de copias de seguridad.
Los procedimientos referentes a la protección de la
información de la agencia deberán incluir como mínimo lo siguiente:
1. Una política actualizada y documentada de
protección de los sistemas informáticos de accesos no autorizados y
destrucción deliberada o pérdida de la información.
2. Detalle si opera con sistemas múltiples
(sedes/sitios) y cómo se controlan dichos sistemas.
3. Quién es responsable de la protección del
sistema informático (la responsabilidad no debería estar limitada a una
persona sino a varias de forma que cada uno pueda controlar las acciones del
resto).
4. Cómo se conceden autorizaciones de acceso y
nivel de acceso al sistema informático (el acceso a la información sensible
debería estar limitado al personal autorizado a realizar modificaciones de la
información).
5. Formato de las contraseñas, frecuencia de
cambios y quien proporciona esas contraseñas.
6. Cortafuegos "firewall" y anti-virus
utilizados.
7. Eliminación, mantenimiento o actualización
de los detalles de usuario.
8. Medidas previstas para tratar incidentes en
caso de que el sistema se vea comprometido.
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10. Capacitación en seguridad y concientización.
Debe existir un programa de concientización diseñado y
actualizado por el personal de la empresa para reconocer y crear conciencia
sobre las amenazas en sus procesos logísticos, contrabando, contaminación de
embarques, fuga de información, etc. Los empleados administrativos y operativos
tienen que conocer los procedimientos establecidos de la compañía para
considerar una situación y cómo denunciarla. Se debe brindar capacitación
adicional a los empleados que por sus funciones se encuentran en contacto
directo con las mercancías y/o los medios de transporte, así como a los
empleados que se encuentren en áreas críticas y/o sensibles determinadas bajo
su análisis de riesgo.
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10.1 Capacitación y
concientización sobre amenazas.
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La empresa debe contar con un programa de capacitación y
concientización de las políticas de seguridad en la cadena de suministros
dirigido a todos sus empleados y, adicionalmente, poner a su disposición
material informativo respecto de los procedimientos establecidos en la
compañía para considerar una situación que amenace su seguridad y cómo
denunciarla.
De igual forma, se debe ofrecer capacitación específica
conforme a sus funciones para ayudar a los empleados a mantener la integridad
de la carga, realizar la revisión de contenedores, remolques y/o
semirremolques, reconocer conspiraciones internas y proteger los controles de
acceso.
Aunado a los programas de capacitación en seguridad, se
debe incluir un programa de concientización sobre consumo de alcohol y
drogas. Estos temas deben establecerse como parte de la inducción de nuevos
empleados y mantener periódicamente programas de actualización.
Los programas de capacitación deben fomentar la
participación activa de los empleados en los controles y mecanismos de
seguridad, así como mantener registros de todos los esfuerzos de capacitación
que haya brindado la empresa y la relación de quienes participaron en ellos.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si cuenta con un programa de capacitación en
materia de seguridad y prevención en la cadena de suministros para todos los
empleados directos e indirectos.
Explique brevemente en qué consiste, y asegúrese de
incluir lo siguiente:
● Breve descripción de los temas que se
imparten en el programa.
● En qué momento se imparten (inducción,
períodos específicos, etc.).
● Periodicidad de las capacitaciones y
en su caso, actualizaciones.
● Indique de qué forma se documentan la
participación en las capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros.
● Explique cómo se fomenta la
participación de los empleados en cuestiones de seguridad.
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10.2 Concientización a los
operadores de los medios de transporte.
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La empresa debe dar a conocer a los operadores de los
medios de transporte que utiliza para el traslado de las mercancías que se
destinarán al comercio exterior, las políticas de seguridad respecto de
procedimientos de carga y descarga, manejo de incidentes, cambio de candados
en caso de inspección por otras autoridades, entre otros, que se tengan
implementados.
En el caso de que el servicio de transporte sea
proporcionado por un socio comercial, deberá asegurarse de que los operadores
conozcan todas las políticas de seguridad y procedimientos establecidos.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el programa de difusión en materia de seguridad
en la cadena de suministros enfocada a los operadores de los medios de
transporte y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Indique cómo se lleva a cabo esta
difusión.
● Señale los temas que se cubren.
● En caso de utilizar los servicios de
un socio comercial para el traslado de sus mercancías, indique de qué manera
se informa a los operadores las políticas de seguridad y procedimientos de la
empresa.
● Indique de qué forma se documenta la
participación en las capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros
de los operadores de los medios de transporte.
Recomendación:
Los temas que podrán incluir, de manera enunciativa mas no
limitativa, son:
1. Políticas de acceso y seguridad en las
instalaciones.
2. Entrega-recepción de mercancía.
3. Confidencialidad de la información de la
carga.
4. Instrucciones de traslado.
5. Reportes de accidentes y emergencias.
6. Instrucciones para la colocación de candados
y/o sellos en caso de la inspección por otras autoridades.
7. Instalación y prueba de alarmas de seguridad
y de rastreo de unidades, cuando aplique.
8. Identificación de los formatos autorizados y
documentos que utilizará.
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11. Manejo e investigación de incidentes.
Deben existir procedimientos documentados para reportar e
investigar incidentes en la cadena de suministros y las acciones a tomar para
evitar su recurrencia.
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11.1 Reporte de anomalías y/o
actividades sospechosas.
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En caso de detección de anomalías y/o actividades
sospechosas relacionadas con la seguridad de la cadena de suministros y de
conformidad con sus procesos logísticos, estas deben notificarse al personal
de seguridad y/o demás autoridades competentes.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para reportar anomalías y/o
actividades sospechosas y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Quien es el responsable de reportar
los incidentes.
● Detalle como determina e identifica
con qué autoridad comunicarse en distintos supuestos o presunción de
actividades sospechosas.
● Mencione si lleva un registro de
reporte de anomalías y/o actividades sospechas y describa brevemente en que
consiste.
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11.2 Investigación y análisis.
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Deben existir procedimientos escritos para el análisis e
investigación de incidentes en la cadena de suministros para determinar su
causa, así como acciones correctivas para evitar que vuelvan a ocurrir. La
información derivada de esta investigación deberá documentarse y estar
disponible en todo momento para las autoridades que así lo requieran.
Esta información y documentación generada deberá incluirse
en un expediente con la finalidad de permitir identificar cada uno de los
procesos por los que atravesó dicha operación hasta el punto en que se
detectó el incidente y que permita reconocer la vulnerabilidad de la cadena.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para iniciar una
investigación en caso de ocurrir algún incidente y asegúrese de incluir lo
siguiente:
● Responsable de llevar a cabo la
investigación.
● Documentación que integra el
expediente de la investigación de la operación de comercio exterior.
Recomendación:
Los documentos en el expediente derivado de la
investigación, deben incluir al menos lo siguiente:
● Información general del embarque,
orden de servicio.
● Solicitud de transporte; confirmación
de medio de transporte; Identificación del operador de transporte (registros
de acceso, etc.).
● Formatos de Inspección de medios de
transporte; órdenes de salida; registros de recolección, entrega y recepción
de mercancía de comercio exterior.
● Videograbaciones del sistema de CCTV.
● Documentación generada para el
transportista documentación generada para clientes, proveedores, socios
comerciales, autoridades aduaneras, documentación generada por clientes,
proveedores, socios comerciales, autoridades aduaneras.
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E9.
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Perfil del Transportista Ferroviario.
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Acuse de Recibo
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Primera Vez: £
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Renovación:
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£
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Adición:
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£
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Modificación:
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£
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Los datos que proporcione sustituirán los que proporcionó
cuando solicitó su autorización.
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Información General
El objetivo de este Perfil, es el de asegurar que la
empresa concesionaria de transporte ferroviario, desarrolle e implemente
prácticas y procesos de seguridad que aseguren su cadena de suministro
mitigando el riesgo de contaminación en sus equipos tractivos y de arrastre (furgones,
góndolas, tolvas, carros tanque, contenedores, chasises, remolques,
plataformas etc., que no tienen tracción propia que circulan en las vías
férreas y que utilizan para transportar mercancía en su interior y en
contenedores) con productos ilícitos, así como de pérdida o robo de mercancía
y/o cualquier otro factor que pueda vulnerar la seguridad de la cadena de
suministro.
Las empresas concesionarias de transporte ferroviario interesadas
en obtener la autorización a que se refiere la regla 7.1.5., de las RGCE
vigentes deberán tener procesos documentados y verificables. Asimismo, que la
empresa concesionaria del transporte ferroviario que se encuentre interesada
en la autorización que se mencionó anteriormente deberá integrar los
criterios exigidos en el presente documento al modelo o diseño empresarial
que tenga establecido, buscando durante la implementación de los estándares
en materia de seguridad la aplicación de una cultura de análisis que soporte
la toma de decisiones acorde a los valores, misión, visión, códigos de ética
y conducta de la propia empresa.
Durante el llenado de este documento, los interesados en
obtener la certificación analizarán sus procesos logísticos, identificando
riesgos que afecten la cadena de suministro y a su vez brindando un
tratamiento para reducir estos riesgos. Principalmente aquellos relacionados
con los puntos de origen y destino, rutas, instalaciones, volumen de
operaciones, seguridad en patios, incidentes previos de seguridad,
interacción con socios comerciales.
Instrucciones de llenado:
1. Deberá llenar un Perfil de Transportista
Ferroviario de la instalación principal y/o terminal donde se generen
servicios para la exportación e importación, se utilice, resguarde equipo
ferroviario y patios para el almacenaje de contenedores con mercancías de
comercio exterior.
2. Describir detalladamente cómo el transportista
ferroviario cumple o excede con lo establecido en cada uno de los numerales
conforme a lo que se indica.
3. El formato de este documento, se encuentra
dividido, en dos secciones, como se detalla a continuación:
1. Estándar.
Descripción del estándar.
|
1.1 Sub-estándar
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|
Descripción del sub-estándar
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Respuesta.
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Notas Explicativas.
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Describa y/o anexe…
Puntos a destacar…
Recomendación:
1. …
|
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4. Indicar cómo cumple con lo establecido en
cada uno de los sub-estándares, por lo que deberá anexar los procedimientos
en idioma español, estos procedimientos deben caracterizarse por describir o
definir el objetivo que persigue el documento, el inicio y fin del proceso,
indicadores de medición, requisitos, documentos o formatos a utilizar,
responsables, por mencionar algunos.
El campo, referente a las “Notas Explicativas” es una guía
respecto a los puntos que se deben incluir en la “Respuesta” de cada
sub-estándar, señalando de manera indicativa aquellos puntos que no deben
excluirse de su respuesta.
De la misma forma, en algunos de los campos de “Notas
explicativas”, se incluyen “Recomendaciones”, las cuales pretenden ser una
guía en el caso de que, previo a la presentación de este documento, no se
cuente con lo solicitado, y de esta manera pueda coadyuvar a elaborarse e
implementarse, teniendo como base dicha sugerencia. En este sentido, se debe
entender que cualquier recomendación aquí indicada, no es considerada como
una obligación.
5. Una vez contestado este “Perfil del
Transportista Ferroviario”, deberá anexarlo a la Solicitud de inscripción en
el registro de Socio Comercial Certificado a que se refiere el primer párrafo
de la regla 7.1.5., fracción I, inciso c).
6. Para efectos de verificar lo manifestado en
el párrafo anterior, el SAT a través de la AGACE, podrá realizar una
inspección a la instalación aquí señalada, con el exclusivo propósito de
verificar lo señalado en este documento.
7. Cualquier “Perfil del Transportista
Ferroviario” incompleto no será procesado.
8. Cualquier pregunta relativa a la Solicitud
de inscripción y el “Perfil del Transportista Ferroviario”, favor de
dirigirla a los contactos que aparecen en el Portal del SAT.
9. En el caso de ser autorizado como Socio
Comercial Certificado, este formato deberá ser actualizado periódicamente y
presentarse para su renovación, de conformidad con lo establecido en la regla
7.2.3.
10. Derivado de la emisión de la autorización,
podrían resultar “requerimientos específicos”, los cuales deben solventarse
en el plazo que señale la autoridad para tales efectos.
Datos de la instalación
Deberá llenar un Perfil de la instalación principal y/o
terminal donde se generen servicios para la exportación e importación, se
utilice, resguarde equipo ferroviario y patios para el almacenaje de
contenedores con mercancías de comercio exterior.
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Información de la Instalación
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Número de “Perfil del Transportista Ferroviario”:
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de
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RFC
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Nombre y/o Razón Social :
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Nombre y/o Denominación de la Instalación
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Tipo de Instalación
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Calle
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Número y/o letra exterior
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Número y/o letra interior
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Colonia
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Código Postal
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Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
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Antigüedad de la Instalación (años de operación)
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Actividad preponderante
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Tipo de servicio (Carga General/Especializada):
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No. de embarques promedio mensual (EXP):
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(Por medio de transporte)
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No. de embarques promedio mensual (IMP):
|
(Por medio de transporte)
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Número de empleados total de esta instalación:
|
|
Superficie de la instalación (M2):
|
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Certificaciones en programas de
seguridad: (Favor de indicar si esta instalación cuenta con una certificación
por alguno de los siguientes programas)
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C-TPAT.
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Si
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£
|
No £
|
C-TPAT
Account
Number
(8 dígitos): ___________________________________
|
Fecha de la
Última
Visita: ____________________
|
|
Nivel:
£ Pre-Aplicante £ Aplicante £ Certificado £
Certificado/Validado
|
|
Operador Económico Autorizado de otros países
(OEA´s)
|
Si
|
£
|
No £
|
Programa: _______________________________________________________________
|
|
Otros Programas de Seguridad en la Cadena de
Suministros
|
Si
|
£
|
No £
|
|
Programa ______________________________
______________________________
|
Registro: ____________________
_____________________
|
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Certificaciones: (Favor de
indicar si cuenta con certificaciones que consideren que impactan en el
proceso de su cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000; Procesos
Logísticos Confiables, entre otros)
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
|
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Categoría:
|
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Vigencia:
|
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|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
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Vigencia:
|
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Planeación de la seguridad en la cadena de suministros
La empresa concesionaria de transporte ferroviario deberá
llevar a cabo una gestión del riesgo de forma sistemática que permita la
identificación, el análisis, la evaluación y el tratamiento de riesgos y
debilidades en su cadena de suministros y en sus instalaciones, con el objeto
de que la dirección implemente estrategias, elabore políticas y
procedimientos documentados que ayuden a mitigar y disuadir dichos riesgos y
por ende aporte elementos que fortalezcan a la seguridad de la cadena.
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1.1 Análisis de riesgo.
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La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
tener medidas para identificar, analizar y mitigar los riesgos de seguridad a
lo largo de la cadena de suministro, incluyendo sus instalaciones. Por lo
anterior, debe desarrollar un procedimiento escrito en el que se determinen
riesgos con base en el modelo de su organización (ejemplo: volumen, unidades,
patios, rutas, amenazas potenciales, etc.) que le permita implementar y
mantener medidas de seguridad apropiadas.
Este procedimiento debe realizarse por lo menos una vez al
año, de manera que permita identificar otros riesgos o amenazas en la
operación que se puedan dar por el resultado de algún incidente o que se
originen por cambios en las condiciones iniciales de la empresa, así como
para identificar que las políticas, procedimientos y otros mecanismos de
control y seguridad se estén cumpliendo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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|
Describa el procedimiento documentado que utiliza para
identificar riesgos en sus operaciones diarias a lo largo de la cadena de
suministro y sus instalaciones asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
Periodicidad con que lleva a cabo este procedimiento.
Indique qué tramos, rutas y/o áreas de la empresa
concesionaria de transporte ferroviario se incorporan al análisis de riesgo.
Tipo de servicio:
Tránsito interno e internacional.
Recomendación:
Se sugiere utilizar las técnicas de evaluación de riesgos
de acuerdo a la norma internacional ISO 31000 vigente, y en específico la ISO
31010, donde de acuerdo a su modelo de negocio, deban implementar.
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1.2 Políticas de seguridad.
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La Empresa Concesionaria de Transporte Ferroviario debe
contar con políticas orientadas a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en
la seguridad de la cadena de suministro, como lo son el contrabando, tráfico
de armas, personas, mercancías prohibidas, actos de terrorismo, así como en
el intercambio de información, reflejadas y soportadas en los procedimientos
que aplican.
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|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Enuncie las políticas del transportista ferroviario en
materia de seguridad en la cadena de suministros y de todas sus
instalaciones, quién es el responsable de su revisión así como la
periodicidad con la que se lleva a cabo su actualización.
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1.3 Auditorías internas en la
cadena de suministros.
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|
|
Además del monitoreo de rutina en control y seguridad, es
necesario programar y realizar auditorías por lo menos una vez al año que
permita evaluar todos los procesos en materia de seguridad en la cadena de
suministros de una manera más crítica y profunda.
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Las auditorías deben ser realizadas por personal
autorizado y, en lo posible, independientes de la actividad auditada, aunque
pueden ser parte de la organización. Se debe establecer un procedimiento
documentado para su realización. Si bien es necesario que las auditorías sean
exhaustivas, su enfoque se debe ajustar al tamaño de la organización y a la
naturaleza de los riesgos. Las auditorías pueden ser generales o centrarse en
tópicos seleccionados de acuerdo con las circunstancias.
La alta gerencia de la organización debe revisar los
resultados de las auditorías, y emprender las acciones correctivas o
preventivas requeridas. El proceso de revisión debe garantizar que se recoja
la información necesaria para permitir que la gerencia realice está
evaluación. La revisión debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para llevar a cabo
una auditoría interna, enfocada en la seguridad en la cadena de suministros,
asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
Señalar el tipo de auditorías internas o externas, en
materia de seguridad, que se realizan en la empresa.
Indique quienes participan en ellas, y los registros que
se efectúan del mismo, así como periodicidad con la que se llevan a cabo.
Indique si la Gerencia de la empresa verifica el resultado
de las auditorías en materia de seguridad, y si realiza y/o implementa
acciones preventivas, correctivas y de mejora.
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1.4 Planes de contingencia y/o
emergencia.
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Debe existir un plan de contingencias documentado para
asegurar la continuidad del negocio, incidentes de cualquier índole que
afecten el desarrollo normal de las operaciones de la empresa concesionaria
de transporte ferroviario. Dichos planes deben ser comunicados al personal
administrativo y operativo mediante capacitaciones periódicas, así como
realizar pruebas, ejercicios prácticos o simulacros de los planes de
protección y procedimientos de contingencia y emergencia para constatar su
efectividad, mismos de los cuales se deberá mantener un registro.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el plan de contingencia y/o emergencia enfocado a
la cadena de suministros y sus instalaciones, relacionando aquellos eventos
de riesgo que pueden afectar el funcionamiento del transportista como
accidentes durante la ruta (descarrilamientos, incendios, arrollamientos,
bloqueos, robos, accidentes, fallas mecánicas, cierre de aduanas, etc.).
Este procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas
no limitativa, lo siguiente:
Qué situaciones contempla.
Qué mecanismos utiliza para difundir y asegurarse que
estos planes sean efectivos.
En el caso de que trasladen Materiales y Residuos
Peligrosos, se deberá anexar una hoja de emergencia que indique las acciones
a seguir para casos de incidente o accidente (fugas, derrames, explosiones,
incendios, etc.).
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2. Seguridad física.
La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
contar con mecanismos establecidos para impedir, detectar o disuadir la
entrada de personal no autorizado a sus instalaciones, terminales, patios,
donde resguardan los equipos tractivos y de arrastre (furgones, góndolas,
tolvas, carros tanque, chasises, remolques, plataformas que no tienen
tracción propia que circulan en las vías férreas y que utilizan para
transportar mercancía en su interior y en contenedores). Todas las áreas
sensibles de la empresa, deberán tener barreras físicas, elementos de control
y disuasión contra el acceso no autorizado.
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2.1 Instalaciones.
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Las instalaciones deben estar construidas con materiales
que puedan resistir accesos no autorizados. Se deben realizar inspecciones
periódicas documentadas para mantener la integridad de las estructuras, y en el
caso de haberse detectado una irregularidad, efectuar la reparación
correspondiente. Asimismo, se deben tener identificados plenamente los
límites territoriales, así como los diversos accesos, rutas internas y la
ubicación de los edificios.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique los materiales predominantes con los que se
encuentran construidas las instalaciones (por ejemplo, de estructura de metal
y paredes de lámina, paredes de ladrillo, de madera, entre otros.).
Explique cómo lleva a cabo la revisión y mantenimiento de
la integridad de las estructuras.
Anexe un plano de distribución o arquitectónico de
conjunto, donde se puedan identificar los límites, rutas de acceso y la
ubicación de las oficinas, patios de clasificación de la terminal ferroviaria.
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2.2 Accesos en puertas y
casetas.
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Las puertas de entrada o salida de vehículos y/o personal
de accesos a los patios de operación ferroviaria y/o a las oficinas
administrativas, deben ser atendidas y/o supervisadas ya sea por medio de
personal propio o de empresa privada de seguridad. La cantidad de puertas de
acceso debe mantenerse al mínimo necesario.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique cuantas puertas y/o accesos existen en las
instalaciones, así como el horario de operación de cada una, e indique de qué
forma son monitoreadas (En caso de tener personal asignado, indicar la
cantidad).
Detalle si existen puertas y/o accesos bloqueados, o
permanentemente cerradas.
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2.3 Bardas perimetrales.
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Las bardas perimetrales y/o barreras periféricas deben instalarse
para asegurar las instalaciones de la empresa, con base en un análisis de
riesgo. Estas deben ser inspeccionadas regularmente y llevar un registro de
la revisión con la finalidad de asegurar su integridad e identificar daños.
En el caso de prestar servicios de almacenaje carros de
ferrocarril, esta zona deberá estar claramente delimitada, identificada y
monitoreada de acuerdo al servicio requerido (nacional o internacional, así
como la de alto valor y peligrosa) para prevenir ingresos no autorizados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el tipo de cerca, barrera periférica y/o bardas
con las que cuenta la empresa, asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
Señale las características de las mismas (material,
dimensiones, etc.).
En caso de no contar con bardas, favor de justificar
detalladamente la razón.
Periodicidad con la que se verifica la integridad de las
bardas perimétricas, y los registros que se llevan a cabo.
Indique cómo están divididos sus patios operativos
ferroviarios. (Describa brevemente, de qué forma separan los carros de
ferrocarril o contenedores de carga domestica y/o internacional, vacíos, en
reparación y/o mantenimiento; talleres; entre otros).
Recomendación:
El procedimiento para la inspección de las bardas
perimétricas podría incluir:
Personal responsable para llevar a cabo el proceso.
Cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo las
inspecciones de las cercas, bardas perimétricas y/o periféricas y los
edificios.
Cómo se lleva el registro de la inspección.
Quién es el responsable de verificar que las reparaciones
y/o modificaciones cumplan con las especificaciones técnicas y requisitos de
seguridad necesarias.
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2.4 Estacionamientos.
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|
El acceso a los estacionamientos de las instalaciones debe
ser controlado y monitoreado. Se debe prohibir que los vehículos privados (de
empleados, visitantes, proveedores y contratistas, entre otros) se estacionen
dentro de las áreas operativas de manejo y almacenaje los equipos tractivos y
de arrastre, (furgones, góndolas, tolvas, carros tanque, chasises, remolques,
plataformas que no tienen tracción propia que circulan en las vías férreas y
que utilizan para transportar mercancía en su interior y en contenedores),
así como en áreas adyacentes.
|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para el control y monitoreo de
los estacionamientos, asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
Responsables de controlar y monitorear el acceso a los
estacionamientos.
Identificación de los estacionamientos (especificar si el
estacionamiento de empleados, visitantes, se encuentra separado de los
equipos tractivos y de arrastre, (furgones, góndolas, tolvas, carros tanque,
chasises, remolques, plataformas que no tienen tracción propia que circulan
en las vías férreas y que utilizan para transportar mercancía en su interior
y en contenedores).
Cómo se lleva el control de entrada y salida de vehículos
a las instalaciones. (Indicar los registros que se realizan para el control
del estacionamiento).
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2.5 Control de llaves y
dispositivos de cerraduras.
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Las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores
deberán asegurarse con dispositivos de cierre, la implementación de estos
dispositivos se justificará con el análisis de riesgo realizado previamente
por el transportista ferroviario. Asimismo, deberán contar con procedimientos
documentados para el manejo, resguardo, asignación y control de las llaves en
las instalaciones, llevando un registro de las personas que cuentan con
llaves o accesos autorizados conforme a su nivel de responsabilidad y labores
dentro su área de trabajo.
La dirección de la empresa concesionaria de transporte
ferroviario será la responsable de controlar las llaves de las áreas
sensibles o restringidas de sus instalaciones.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
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Anexe el o los procedimientos documentados para el
control, resguardo, asignación y manejo de las llaves de las instalaciones,
oficinas y áreas interiores.
Asegúrese que dichos procedimientos no excluyan los
siguientes puntos:
Responsables de administrar y controlar la seguridad de
las llaves.
Registro de control para el préstamo de llaves.
Tratamiento de pérdida o no devolución de llaves.
Señalar si existen áreas en las que se acceda con
dispositivos electrónicos y/o algún otro mecanismo de acceso.
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2.6 Alumbrado.
|
|
El alumbrado dentro y fuera de las instalaciones debe
permitir una clara identificación de personas, material y/o equipo que ahí se
encuentre, incluyendo las siguientes áreas: entradas, salidas, áreas de
estacionamiento, patios de reparación y mantenimiento, equipos rodantes,
bardas perimetrales y/o periféricas, cercas interiores, etc. Se debe contar
con un sistema de emergencia y/o respaldo en las áreas sensibles.
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|
Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la operación y
mantenimiento del sistema de iluminación. Asegúrese de no excluir los
siguientes puntos:
Señale qué áreas se encuentran iluminadas y cuáles cuentan
con sistema de respaldo (Indique si cuenta con una planta de poder auxiliar).
De qué manera se cerciora que el sistema de iluminación
sea el apropiado en cada una de las áreas de la empresa, de manera que
permita una clara identificación del personal, material y/o equipo que
abarca.
Recomendaciones:
El procedimiento podrá incluir:
Cómo se controla el sistema de iluminación.
Horarios de funcionamiento.
Programa de mantenimiento y revisión.
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2.7 Aparatos de comunicación.
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El transportista ferroviario deberá contar con
dispositivos y/o sistemas de comunicación con la finalidad de tener un
contacto inmediato con el personal de seguridad y/o con las autoridades de
emergencia y seguridad en caso de que se requieran. Adicionalmente, se debe
contar con un sistema de respaldo de comunicación y verificar su buen
funcionamiento de manera periódica.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento que el personal debe realizar
para contactar al personal de seguridad o en su caso, con la autoridad
correspondiente.
Indique si el personal operativo y administrativo cuenta o
dispone de aparatos (teléfonos fijos, móviles, botones de alerta y/o
emergencia) para comunicarse con el personal de seguridad y/o con quien
corresponda. (Estos deberán estar accesibles a los usuarios, para poder tener
una pronta reacción).
Indique qué aparatos de comunicación utiliza el personal
de seguridad de la empresa concesionaria de transporte ferroviario (teléfonos
fijos, celulares, radios, sistema de alarma, etc.).
Describa el procedimiento para el control y mantenimiento
de los aparatos de comunicación, asegúrese de no excluir los siguientes
puntos:
Políticas de asignación de aparatos de comunicación móvil.
Programa de mantenimiento de aparatos de comunicación fija
y móvil.
Indique si cuenta con aparatos de comunicación de respaldo
en caso de que el sistema fallara permanente, y en su caso, detalle brevemente.
Indique si la tripulación de la empresa utiliza teléfonos,
radios, celulares, banda civil (CB), o algún otro medio para su comunicación
interna y las políticas de asignación de los mismos.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
Responsable del buen funcionamiento y mantenimiento de los
aparatos de comunicación.
Registro de verificación y mantenimiento de los aparatos.
Forma de asignación de los aparatos de comunicación.
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2.8 Sistemas de alarma y
circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV).
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Los sistemas de alarmas y de circuito cerrado de
televisión (CCTV) se deben utilizar para vigilar, notificar o disuadir
accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones y
notificar al área correspondiente, además de utilizarse como herramienta de
prueba en investigaciones derivadas de algún incidente.
Estos sistemas deberán colocarse, vigilarse y monitorearse
de acuerdo a un análisis de riesgo previo de tal forma que se mantengan
vigiladas y monitoreadas las áreas que impliquen el acceso de personal,
visitantes, proveedores y vehículos de carga, asimismo, las áreas en las que
se ubiquen normalmente los equipos tractivos y de arrastre (furgones,
góndolas, tolvas, carros tanque, chasises, remolques, plataformas que no
tienen tracción propia que circulan en las vías férreas y que utilizan para
transportar mercancía en su interior y en contenedores).
Dichos sistemas deben permitir una clara identificación
del área o ambiente que vigila, estar permanentemente grabando y mantener un
respaldo de las grabaciones por lo menos de un mes, considerando que, en el
caso de que sus procesos logísticos excedan este período, deberá aumentar el
período del mantenimiento de estos respaldos, con la finalidad de tener los
elementos necesarios en caso de un incidente.
El sistema de CCTV, debe contar con un procedimiento
documentado de operación que incluya la supervisión del buen estado del
equipo y la verificación de la correcta posición de las cámaras, indicando la
frecuencia con la que debe realizar el respaldo de las grabaciones, así como
los responsables de su operación. Dicho sistema deberá tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si tiene contratado un servicio de central de
alarmas externo, y en su caso, describa los siguientes puntos:
● Indique si las puertas y ventanas
tienen sensores de alarma o sensores de movimiento.
● Procedimiento a seguir en caso de
activarse una alarma.
Describa el procedimiento documentado para la operación
del sistema de CCTV, asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
● Indique el número de cámaras de CCTV
instaladas, características técnicas y su ubicación. (Detalle si cubre los
puntos de entrada y salida de las instalaciones, para cubrir el movimiento de
vehículos e individuos, así como el lugar de almacenajes de los vehículos).
● Señala la ubicación del sistema de
CCTV, dónde se localizan los monitores, quién los revisa, así como los
horarios de operación, y en su caso, si existen estaciones de monitoreo
remoto.
● Indique si las grabaciones se revisan
periódicamente y de qué forma. (aleatoria, cada semana, eventos especiales,
áreas restringidas, etc.).
● Indique por cuánto tiempo se mantienen
estas grabaciones. (Debiendo ser por lo menos de un mes).
● Indique si el sistema de CCTV se
encuentra respaldado por una planta de poder eléctrica.
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3. Controles de acceso físico.
Los controles de acceso físico son mecanismos o
procedimientos que previenen e impiden la entrada no autorizada a las
instalaciones (oficinas administrativas, patios de operación ferroviaria de
los carros de ferrocarril), asimismo, mantienen el control de ingreso al
personal operativo y/o administrativo y protegen los bienes de la empresa.
Los controles de acceso deben incluir la identificación de
todos los empleados, visitantes y proveedores en todos los puntos de entrada.
Asimismo, se deben mantener registros y evaluar permanentemente los
mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las instalaciones,
siendo la base para comenzar a integrar la seguridad como una de las
funciones primordiales dentro de cualquier empresa.
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3.1 Personal de seguridad.
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La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
contar con personal de seguridad y vigilancia. Este personal desempeña un rol
importante en la protección física de las instalaciones, de los patios y/o el
lugar donde se resguardan los equipos tractivos y de arrastre (furgones,
góndolas, tolvas, carros tanque, contenedores chasises, remolques,
plataformas que no tienen tracción propia que circulan en las vías férreas y
que utilizan para transportar mercancía en su interior y en contenedores, así
como para controlar el acceso de todas las personas al inmueble. El personal
de seguridad, deberá contar con un procedimiento documentado para llevar a
cabo sus funciones, y tener pleno conocimiento de los mecanismos y
procedimientos en situaciones de emergencia, detección de personas no
autorizadas, o cualquier incidente en las instalaciones.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la operación
del personal de seguridad, y asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
● Indique el número de personal de
seguridad que labora en la empresa.
● Señale los cargos y/o funciones del
personal, y horarios de operación.
● En caso de contratarse un servicio
externo, especificar número de personal empleado, detalles de operación, registros,
reportes, etc.
● En caso de contar con personal armado;
describa el procedimiento para el control y resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los
empleados, visitantes y proveedores.
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Debe existir un sistema de identificación de empleados, visitantes
y proveedores con fines de acceso a las instalaciones. Los empleados sólo
deben tener acceso a aquellas áreas que necesiten para desempeñar sus
funciones. Los visitantes y proveedores deberán presentar identificación
oficial con fotografía a su llegada y se deberá llevar un registro. Todos los
visitantes deberán estar acompañados por personal de la empresa durante su
permanencia en las instalaciones.
La gerencia o el personal de seguridad de la empresa
concesionaria de transporte ferroviario deben controlar adecuadamente la
entrega y devolución de insignias de identificación de empleados, visitantes
y proveedores y asegurarse que porten siempre en un lugar visible la
identificación proporcionada. Este procedimiento deberá estar documentado así
como los procedimientos para la entrega, devolución y cambio de dispositivos
de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas de proximidad, etc.).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el control de las
identificaciones.
Describa el procedimiento para la identificación de los
empleados, y asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
● Mecanismos de identificación
(Credencial con foto, uniforme, etc.).
● Indique cómo se identifica al personal
contratado por un socio comercial, que labore dentro de las instalaciones.
(Contratistas, Sub-contratados, etc.).
Describa cómo la empresa entrega, cambia y retira las
identificaciones y controles de acceso del empleado y asegúrese de incluir
las áreas responsables de autorizarlas y administrar.
Describa el procedimiento para el control de acceso de los
visitantes y proveedores, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale qué registros se llevan a cabo
(Formatos personales por cada visita, bitácoras).
● Señale quién es la persona responsable
de acompañar al visitante y/o proveedor, y si existen áreas restringidas para
su ingreso.
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3.3 Procedimiento de
identificación y retiro de personas o vehículos no autorizados.
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La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
contar con procedimientos documentados que especifiquen cómo identificar,
enfrentar o reportar a personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para identificar,
enfrentar o reportar personas y/o vehículo no autorizados o identificados.
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
Personal responsable.
Designar a una persona o área responsable para ser
informado de los incidentes.
Indicaciones para enfrentar y dirigirse al personal no
identificado.
Señalar en qué casos deberá reportarse a las autoridades
correspondientes.
Cómo se lleva a cabo el registro de los incidentes y las
medidas adoptadas en cada caso.
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3.4 Entregas de mensajería y
paquetería.
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La mensajería y paquetería destinada a personal de la
empresa concesionaria de transporte ferroviario debe ser examinada a su
llegada y antes de ser distribuida al área correspondiente.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la recepción y revisión de
mensajería y paquetería y asegúrese de no excluir lo siguiente:
● Indique cómo se identifica al
proveedor del servicio. (Señale si requiere de procedimiento adicional al de
acceso a proveedores).
● Señale de qué forma se revisan los
paquetes y/o que mecanismo utiliza, así como los registros que se llevan a
cabo.
● Señale qué acción realiza en el caso
de detectar un paquete sospechoso.
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Personal responsable.
b) Cómo se identifica el personal de la empresa
externa, adicional a lo requerido para el resto de los proveedores.
c) Qué se debe realizar en caso de detectar un
empaque sospechoso.
d) Cómo se lleva a cabo la revisión.
e) Indicar cómo se lleva a cabo el registro de
la inspección y en su caso de los incidentes detectados.
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4. Socios comerciales.
La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
contar con procedimientos escritos y verificables para la selección y
contratación de socios comerciales, asimismo y de acuerdo a su análisis de
riesgo identificará y hará exigible a estos socios el cumplimiento de
criterios de seguridad en la cadena de suministros internacional. (Empresas
que brinden el servicio de operación en terminales, proveedores de partes y/o
refacciones, proveedores mecánicos o de cualquier otro servicio.
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4.1 Criterios de selección.
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Deben existir procedimientos documentados para la
selección, seguimiento o renovación de relaciones comerciales con los
asociados de negocio o proveedores, que incluyan entrevistas, verificación de
referencias, métodos de evaluación y uso de la información proporcionada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para la selección de
socios comerciales (esto comprende cualquier tipo de proveedor, que tenga una
relación comercial con su empresa; es en el siguiente sub-estándar donde se
solicita diferenciar aquellos de riesgo en su cadena de suministros) y
asegúrese no excluir los siguientes puntos:
Qué información es requerida a su socio comercial.
Qué aspectos son revisados e investigados.
Indique si mantiene un expediente de cada uno de sus
socios comerciales.
Señale de qué manera se evalúan los servicios de su socio
comercial y qué puntos revisa.
Recomendación:
El expediente podría incluir lo siguiente:
Datos de la empresa (nombre, RFC, actividad, etc.).
Datos del representante legal.
Comprobante de domicilio.
Referencias comerciales.
Contratos, acuerdos y/o convenios de confidencialidad.
Políticas de seguridad.
En su caso, certificado o número de certificación en los
programas de seguridad a los que pertenezca.
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4.2 Requerimientos en seguridad.
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La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
contar con un procedimiento documentado en el que, de acuerdo a su análisis
de riesgo, solicite requisitos adicionales en materia de seguridad a aquellos
socios comerciales que intervengan en su cadena de suministro tales como,
empresas que brinden el servicio de operación en terminales, proveedores de
partes y/o refacciones, proveedores mecánicos o de cualquier otro servicio,
agentes aduanales, transportistas terrestres, seguridad privada, empresas que
brinden el servicio de reparación a los medios de transporte, prestadoras de servicio
para carga y descarga de mercancía, además de los que arroje el análisis
efectuado.
Estos requisitos deberán estar basados en los criterios y
objetivos de este perfil de seguridad, o en caso de existir el “Perfil”
específico para cada actor de la cadena de suministros que le corresponda.
La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
solicitar a sus socios comerciales la documentación que acredite o compruebe
que cumple con los estándares mínimos de seguridad establecidos en este
documento, ya sea a través de una declaración escrita emitida por el
representante legal del socio, convenios o cláusulas contractuales o con
documentación que avale el cumplimiento de los requisitos establecidos de
algún otro programa de Operador Económico Autorizado.
En el caso de los socios comerciales de la empresa que
presten sus servicios en el interior de las instalaciones, deberán estar
obligados al cumplimiento de estos requerimientos de seguridad en la cadena
de suministro, por ejemplo empresas.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa cómo lleva a cabo la identificación de socios
comerciales que requieran el cumplimiento de estándares mínimos en materia de
seguridad y de qué forma, estos cumplen dichos requerimientos. Asegúrese de
no excluir los siguientes puntos:
Indique si cuenta con un registro de los socios
comerciales que deben cumplir con requisitos en materia de seguridad, y
mencione qué tipo de proveedores son estos (Transportistas, Almacenes,
Servicio de Custodios, Empresa de Seguridad, Servicios de Reparación de
Medios de Transporte, Servicio de Carga y Descarga, Agentes Aduanales,
etcétera).
Indique de qué forma documental (convenios, acuerdos,
cláusulas contractuales, entre otros) asegura que sus socios comerciales
cumplan con los requisitos en materia de seguridad.
Indique si existen acuerdos contractuales, respecto a la
implementación de medidas de seguridad con sus proveedores de servicios al
interior de su empresa, tales como: guardias de seguridad, servicios de
limpieza y mantenimiento, etc.
Indique si cuenta con socios comerciales que se les exija
pertenecer a un programa de seguridad de la cadena de suministro, ya sea de
certificación por una autoridad extranjera o del sector privado. (Por
ejemplo: C-TPAT, PIP o algún otro programa de Operador Económico Autorizado
de la OMA).
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4.3 Revisiones del socio
comercial.
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La empresa concesionaria del transporte ferroviario debe
realizar evaluaciones periódicas de los procesos e instalaciones de los
asociados de negocios en base al riesgo y estos deben mantener las normas de
seguridad requeridas por la empresa, y mantener registros de las mismas, así
como del seguimiento correspondiente.
Cuando se encuentren inconsistencias, el transportista
ferroviario deberá comunicarlo a su socio comercial y proporcionar un período
de tiempo justificado para atender las observaciones identificadas, o en caso
contrario, tener las medidas necesarias para sancionarla.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la verificación de los
requisitos en materia de seguridad de sus socios comerciales, asegúrese de no
excluir los siguientes puntos:
Periodicidad de visitas al socio comercial.
Registro o reporte de la verificación y en su caso del
seguimiento correspondiente.
Señale qué medidas de acción se toman en caso de que los
socios comerciales no cumplan con los requisitos de seguridad establecidos.
En caso de contar con socios comerciales con la
certificación de C-TPAT u otro programa de certificación de seguridad en la
cadena de suministros, indique la periodicidad con la que es revisado su
estatus, y las acciones que toma en caso de detectarse que este suspendida
y/o cancelado.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
1. Periodicidad de las visitas;
2. Puntos de revisión en materia de seguridad;
3. Elaboración de reportes;
4. Retroalimentación y acuerdos con el socio
comercial;
5. Seguimiento a los acuerdos;
6. Medidas en caso de la detección del
incumplimiento de los requisitos;
7. Registro de evaluaciones.
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5. Seguridad de procesos.
Deben establecerse medidas de control para garantizar la
integridad y seguridad de los procesos relacionados con la recepción,
control, manejo, almacenaje, custodia y entrega carros de ferrocarril con
mercancía de comercio exterior, para garantizar la seguridad de la cadena de
suministros relacionados con los medios de transporte, a lo largo de la
cadena de suministro. Asimismo, deben existir procedimientos establecidos
para impedir, detectar o disuadir que materiales no declarados o personal no
autorizado tengan acceso a los equipos tractivos y de arrastre (furgones,
góndolas, tolvas, carros tanque, chasises, remolques, plataformas que no
tienen tracción propia que circulan en las vías férreas y que utilizan para
transportar mercancía en su interior y en contenedores). Estos procedimientos
deben documentarse con la intención y el objetivo de mantener en todo momento
la integridad del medio de transporte y el embarque desde el punto de origen
hasta su destino final.
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5.1 Mapeo de procesos.
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Se debe contar con un mapeo de procesos que describa paso
a paso el flujo operativo para el traslado de carros de ferrocarril con
mercancías de comercio exterior a lo largo de la cadena de suministro que
incluya de forma enunciativa mas no limitativa lo siguiente: solicitud del
cliente, asignación de la tripulación, en su caso el ingreso a las
instalaciones del cliente, proveedor o vendedor (espuela) que describa la
entrega y retiro de los carros de ferrocarril, el traslado hacia las
terminales, el proceso de clasificación de los carros, rutas, escapes o
laderos.
Asimismo, el transportista ferroviario deberá contar con
procedimientos por escrito para la designación de la tripulación (Maquinistas
de Camino, Conductor de Trenes, Garrotero de camino, Maquinista de patio,
Mayordomo, Garrotero de patio, Inspector de vía), despachadores de trenes,
rutas previamente diseñadas, recolección o entrega de carros de ferrocarril
cargados e intercambio de carros de ferrocarril con mercancía de comercio
exterior al ferrocarril conectante; manejo de documentación propia del carro
de ferrocarril; comunicación durante el trayecto de ruta del tren entre los
puntos intermedios o finales, su relación con otros actores de la cadena de
suministros tales como agentes aduanales, operadores logísticos, clientes contratantes
entre otros.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado donde describa
detalladamente el flujo operativo de su servicio general de transporte y el
tipo de servicio que prestan, que incluya la designación de la tripulación,
vehículos rodantes/unidades rutas, recolección y entrega de carros de
ferrocarril cargados, el manejo de documentación, la comunicación durante la
operación con demás actores de la cadena de suministros incluyendo a sus
contratantes. Este proceso deberá incluir por lo menos lo siguiente:
Solicitud de servicio.
Asignación de equipo tractivo (locomotoras).
Asignación de tripulación.
Confirmación de servicio a la tripulación.
Instrucciones a la tripulación.
Recolección carros de ferrocarril cargados:
Identificación ante la empresa;
Cartas de Instrucciones para entrega.
Sello del contenedor (si aplica) .
Traslado al patio de clasificación de carros de
ferrocarril.
Creación de órdenes de trabajo y clasificación de trenes.
Confirmación de lo clasificado.
Asignación de tripulación para salida de terminal o patio
de clasificación.
Documentación generada para el servicio de traslado.
Traslado de carros de ferrocarril cargados al puerto,
frontera, aduana de salida.
Indicaciones para coordinarse con otros proveedores de
servicios que intervienen en el despacho aduanero y cruce fronterizo (Agentes
Aduanales).
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Documentación que se requiera presentar en Aduana.
Equipo de protección personal.
Lineamiento de carga y descarga de mercancía en la Aduana
y/o con el cliente.
Medio de comunicación constante con la empresa
concesionaria de transporte ferroviario.
Traslado a destino final.
Flujo de información asociado con el embarque.
Proceso de gestión administrativa (Proceso general de
envío de información documental, y cobranza).
Para efectos del proceso de gestión administrativa y
cobranza, la empresa concesionaria de transporte ferroviario debe contar con
un procedimiento documentado para recibir y registrar la solicitud del
servicio que va a requerir el usuario, debiendo contener, por lo menos lo
siguiente:
Solicitud de Servicio, que incluya de forma enunciativa
más no limitativa al menos la siguiente información:
Origen (Recolección) .
Destino.
Especificaciones de la carga (doméstica, internacional,
peligrosa, de alto valor, etc.) .
Hora y fecha de entrega.
Costo por operación de carro de ferrocarril.
Seguro por carro cargado de ferrocarril.
Designación de tripulación.
Preparación y entrega de documentación.
Indicaciones para coordinarse con otros proveedores de
servicios que intervienen en el despacho aduanero y cruce fronterizo
(autoridades, agentes aduanales, DOT, consolidadores/des-consolidadores,
entre otros).
Documentación que se requiera presentar en Aduana.
Armado y desarmado de trenes, así como enganche y desenganche
de carros de ferrocarril en los patíos o terminales en las vías de
clasificación en la Aduana y/o con el cliente (Terminales trasvase,
Terminales automotrices, etc.).
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5.2 Entrega y recepción de
carros de ferrocarril.
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La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
dar a conocer a la tripulación (al personal) los criterios y condiciones que
sus clientes exigen para el manejo de su carga, así como cumplir con los
lineamientos de seguridad con que cuente la empresa para ingresar a sus
instalaciones en el momento de recolección y/o entrega de los carros de
ferrocarril con carga de comercio exterior.
La tripulación (el personal) debe conocer los documentos
que se le entregarán, los cuales amparan la propiedad de los carros cargados
que serán trasladados, asimismo con la documentación que se le entregó,
deberá corroborar el número de los equipos de arrastre (vagones o
contenedores) asignados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado en el que indique paso
a paso cómo se lleva a cabo la entrega y recepción de los carros de
ferrocarril con carga de comercio exterior.
Describa detalladamente el procedimiento para el armado y
desarmado de trenes, así como enganche y desenganche de carros de ferrocarril
en los patíos o terminales en las vías de clasificación, clientes (Terminales
trasvase, Terminales automotrices, etc.) y en la Aduana cuando el mecanismo
de selección automatizada determine reconocimiento aduanero.
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5.3 Procedimiento de seguimiento
de la mercancía.
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La empresa concesionaria de transporte ferroviario es la
responsable de vigilar la integridad de los equipos tractivos y de arrastre,
así como de la mercancía que se encuentre dentro de los carros de ferrocarril
desde el momento de la carga y hasta su entrega en el destino establecido. Se
debe contar con un dispositivo capaz de rastrear la posición de los carros de
ferrocarril en los que se trasladan las mercancías vía GPS/Enlace Satelital
durante el tiempo que dure el traslado, contando con cobertura geográfica
continua durante la ruta.
Asimismo, la empresa debe establecer procedimientos
documentados para asegurarse en todo momento de la ubicación de los trenes.
Estos procedimientos deben realizarse bajo un análisis de riesgo en el que se
incluya, de manera enunciativa más no limitativa, la identificación de rutas
predeterminadas, tiempos estimados de entrega, así como entre puntos
intermedios (patios de clasificación, aduana de salida, espuelas
ferroviarias, carga de combustible, revisiones mecánicas de rutina, escapes o
laderos, entre otros). De igual manera, se deben incluir las medidas y
acciones a realizar en el caso de identificar cualquier retraso en la ruta
debido a condiciones climáticas, incidente mecánico, inspección de alguna
autoridad o algún incidente en materia de seguridad. Debe existir personal
capacitado y autorizado para la realización del monitoreo y/o rastreabilidad
permanente de los trenes que trasladen carros de ferrocarril con mercancía de
comercio exterior.
Los datos de supervisión y registro de todos los trenes en
tránsito con carros de ferrocarril que transportan mercancías de comercio
exterior deben preservarse durante un mes en caso de que la autoridad y/o el
transportista ferroviario deban realizar una evaluación debido a un incidente
de seguridad.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Detalle si se lleva a cabo una revisión de rutas
predeterminadas en base a su análisis de riesgo y de qué forma se documenta.
Asimismo, el monitoreo de los trenes debe documentarse, y
este registro debe contar con la siguiente información:
Nombre de la tripulación.
Origen y destino del servicio.
Clientes.
Tipo de carga.
Registros de la ubicación de la unidad.
Bitácora del servicio de la tripulación.
Anexar el procedimiento documentado para realizar el
monitoreo de los trenes con carros de ferrocarril que trasladan mercancía de
comercio exterior.
Recomendación:
El procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas
no limitativa, lo siguiente:
El área y persona (s) responsable (s) de la empresa
transportista de rastrear y monitorear los trenes.
Indique quiénes son las personas autorizadas para
monitorear y/o rastrear los trenes y de qué forma han sido instruidas y
capacitadas para realizar dicha labor.
Indicar mediante qué forma y/o sistemas realizan el
monitoreo de los trenes.
Periodicidad para revisar el estatus de los trenes y
conforme a su análisis de riesgo señalar los medios de comunicación que
existan con la tripulación. (Indique si existe más de una forma de
comunicarse: Celular, sistema de Rastreo, sistemas de posicionamiento global
(GPS) puntos de supervisión fijos, etc.).
Indicar, la frecuencia con que los clientes son informados
de la ubicación de los carros de ferrocarril conteniendo sus embarques, o si
comparten algún sistema de rastreo.
Indique si existen procedimientos documentados para actuar
o reportar en caso de una demora en el recorrido. (Detenciones, fallas
mecánicas, accidentes, etc.) Indique si la tripulación está capacitada para
atender fallas mecánicas de los equipos tractivos y de arrastre.
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5.4 Procesamiento de la
información y documentación de carros tren.
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La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
tener procedimientos por escrito para asegurar que tanto la información
electrónica y/o documental que es enviada por sus clientes a partir de su
solicitud de servicio, durante el movimiento y el despacho del traslado de
los carros de ferrocarril conteniendo con su mercancía como la generada por
cuenta propia sea legible, completa, exacta, oportuna y protegida contra
cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
De la misma forma, debe haber procedimientos documentados
para corroborar que la información recibida por los asociados de negocio sea
reportada en forma exacta y oportuna.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para el procesamiento
de la documentación de carros de ferrocarril. Explique brevemente en qué
consiste.
Detalle cómo recibe y transmite información y
documentación relevante al traslado de carros de ferrocarril con mercancía de
comercio exterior con sus socios comerciales (indique si utiliza un sistema
informático de control específico y explique brevemente su función).
Asimismo, detalle cómo garantiza que la información proporcionada sea
legible, completa, exacta y protegida.
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6. Gestión aduanera.
La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
contar con procedimientos documentados, en el que se establezcan políticas
internas y de operación, así como de los controles necesarios para el debido
cumplimiento de las obligaciones aduaneras.
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6.1 Obligaciones aduaneras.
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La empresa concesionaria de transporte ferroviario deberá
contar con un procedimiento documentado con el objetivo de cumplir con lo
establecido en la regla 1.9.11. de las RGCE transmitiendo por medio electrónico
a la aduana de entrada o salida, o en caso de tránsito la aduana de despacho,
la lista de intercambio en los tiempos establecidos en las RGCE antes del
arribo del ferrocarril, la cual deberá contener además de los requisitos
previstos en la regla 4.2.14 la clave y número de pedimento que ampare las
mercancías, así como la descripción de las mismas, conforme a lo señalado en
el pedimento, en el COVE o conocimiento de embarque respectivo, según sea el
caso.
Deben contar con procedimiento documentado con el objetivo
de dar cumplimiento a la regla 2.4.13 de las RGCE para efectos del artículo
20, fracción III y 53 de la Ley.
Tratándose de tránsitos internos deberá contar con un
procedimiento documentado en el que se contemplen de forma clara, precisa y
exacta ante la aduana de destino los avisos a las autoridades aduaneras
causado por arribo extemporáneo, asimismo, para los casos de destrucción de
mercancías. Para efectos de lo estipulado en el artículo 128 de la Ley y la
regla 4.6.17., de las RGCE, estos procedimientos deben contemplar los plazos
establecidos en el Anexo 15.
Se debe contar con un procedimiento documentado en los
casos de importación temporal, retorno y transferencia de carros de
ferrocarril la empresa ferroviaria conforme a lo señalado en la 4.2.14, así
como, tratándose de la exportación temporal de locomotoras nacionales o
nacionalizadas que efectúen las empresas concesionarias de transporte
ferroviario deberán cumplir con los términos de los artículos 115 y 116, como
lo señala la regla 4.4.3.
Debe contar con procedimiento documentado para los casos
en que los carros de ferrocarril sufran daño y se deban destruir o cambiar de
régimen a importación definitiva conforme a los artículos 94 y 106, fracción
V, incisos a) y e) de la Ley, de conformidad con la regla 4.2.18.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento para la transmisión electrónica de
datos con la aduana.
Anexe el procedimiento a seguir cuando algún equipo
ferroviario sufre algún daño.
Describa el procedimiento para cumplir ante la Aduana en
los casos de exportaciones e importaciones temporales de locomotoras.
Describa el procedimiento a seguir en el caso de tránsito
de mercancía.
Describa el procedimiento para cumplir ante la Aduana en
los casos de importación temporal, retorno y transferencia de carros de
ferrocarril de la empresa ferroviaria.
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7. Seguridad de los equipos ferroviarios de arrastre y
vías férreas.
Se debe mantener la seguridad en los equipos tractivos y
de arrastre, (furgones, góndolas, tolvas, carros tanque, chasises, remolques,
doble estiba plataformas que no tienen tracción propia que circulan en las
vías férreas y que utilizan para transportar mercancía en su interior y en
contenedores.), para protegerlos de la introducción de personas y/o
materiales no autorizados. Por lo anterior, es necesario tener procedimientos
documentados para revisar, sellar y mantener la integridad de los mismos.
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7.1 Uso de sellos y/o candados
en equipos tractivos y de arrastre.
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El uso y colocación de sellos o candados en los equipos
tractivos y de arrastre (furgones, góndolas, tolvas, carros tanque, chasises,
remolques, plataformas que no tienen tracción propia que circulan en la vías
férreas y que utilizan para transportar mercancía en su interior y en
contenedores) es considerado un proceso crítico y necesario para mantener la
integridad de los embarques que trasladan mercancía de comercio exterior, es
por ello que la empresa deberá documentar los procedimientos que incluyan el
control, resguardo, asignación y reemplazo de candados y sellos que cumplan o
exceden la norma ISO 17712.
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El transportista ferroviario deberá verificar y evidenciar
que durante los puntos de carga, así como en las revisiones por parte de
alguna autoridad o bien por cambios en las condiciones originales del
embarque, se apliquen y coloquen correctamente los sellos o candados de alta
seguridad que cumplan o excedan la norma ISO 17712. Para el caso de
operaciones de recolección y entrega de carga consolidada que no utiliza los
centros de consolidación para ordenar o consolidar la carga antes de llegar
al destino, la empresa transportista deberá en cada parada y antes de llegar
al destino colocar sellos de alta seguridad en los equipos tractivos y de
arrastre.
Asimismo, la empresa debe tener procedimientos documentados
que describan claramente cómo serán controlados los sellos de alta seguridad
por la empresa ferroviaria durante el tránsito en ruta, y que de manera
enunciativa mas no limitativa contengan lo siguiente:
Verificar la correcta colocación de sellos o candados
conforme al método de inspección VVTT para evidenciar y descartar
manipulaciones indebidas:
V- Ver el sello y mecanismos de las cerraduras del
contenedor.
V- Verificar el número de sello.
T- Tirar del sello para asegurarse que está correctamente
puesto.
T- Torcer y girar el sello para asegurarse.
Revisar y cotejar la documentación que contenga el número
del sello o candado original y de los adicionales que se lleven consigo
durante el traslado de la mercancía.
Colocar en los carros de arrastre el sello de alta
seguridad en la puerta derecha (en caso de que el sello del cliente este mal
colocado o dañado), o en su caso si la empresa utiliza sellos de cable este
deberá colocarse a las dos barras verticales del contenedor.
Revisar que los dispositivos de cierre, bisagras y
pasadores, estén unidos mediante soldadura o con algún tipo de remache a los
equipos tractivos y de arrastre.
Considerar el tipo de reportes y registros que se
realizaran si el sello es removido, incluso por autoridades oficiales o por
motivo de incidente durante el traslado de la carga, debiendo contemplar la
instalación de un segundo sello como reemplazo y su debida notificación con
el dueño de la mercancía.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la revisión de
los sellos y/o candados en los equipos tractivos y de arrastre, (furgones,
góndolas, tolvas, carros tanque, chasises, remolques, plataformas que no
tienen tracción propia que circulan en las vías férreas y que utilizan para
transportar mercancía en su interior y en contenedores). Este debe incluir,
entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
Verificar que el sello o candado esté intacto y determinar
si existe evidencia de manipulación indebida.
Utilizar el método de inspección de VVTT.
Revisar y cotejar la documentación que contenga el número
del sello o candado original y, en su caso, de los adicionales que se lleven
en el traslado de la mercancía.
Revisar que los dispositivos de cierre, bisagras y
pasadores, estén unidos al remolque o contenedor mediante soldadura o con
remache.
Indicar cómo asignan y remplazan los candados de alta
seguridad, en el caso de que, durante el recorrido, sea inspeccionado por
alguna otra autoridad.
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7.2 Inspección de los equipos
tractivos y de arrastre.
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La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
tener procedimientos para realizar de forma permanente una revisión a los
equipos tractivos y de arrastre (furgones, góndolas, tolvas, carros tanque,
chasises, remolques, plataformas que no tienen tracción propia que circulan
en la vías férreas y que utilizan para transportar mercancía en su interior y
en contenedores) vacíos con la finalidad de identificar compartimientos
naturales u ocultos, utilizando una lista de verificación o formato que
incluya los principales puntos a revisar. Dicha revisión debe ser efectuada
por los operadores o personal designado por la empresa para tal efecto.
Asimismo, se deben revisar periódicamente las condiciones físico-mecánicas de
los medios de transporte para comprobar su buen funcionamiento, y de ser el
caso que cumplan o exceden con los estándares de seguridad de la
NOM064-SCT2-2001.
Dichas revisiones e inspecciones deben ser sistemáticas, y
efectuarse en la entrada y salida de los patios operativos o sitios de
resguardo; en el punto de carga de las mercancías (empresa contratante); y si
la infraestructura lo permite, antes de llegar a la aduana de despacho. Dicha
inspección, deberá ser monitoreada por el sistema de CCTV.
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|
El procedimiento documentado para su inspección debe
incluir de manera enunciativa, más no limitativa, los siguientes puntos de
revisión:
|
Equipo tractivo (locomotora y
cabina)
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Equipo de arrastre (furgones,
góndolas, tolvas, carros tanque, chasises, remolques, plataformas que no
tienen tracción propia que circulan en la vías férreas y que utilizan para
transportar mercancía en su interior y en contenedores)
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Máquina.
Piso (plataformas).
Tanques de combustible.
Compartimientos del interior de la cabina /baño /
puertas y compartimientos de herramientas/sección de tripulación y techo.
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Base de la plataforma.
Puertas exteriores e interiores.
Pared lateral derecha.
Techos interno y externo.
Pared frontal.
Pared lateral izquierda.
Piso interno.
Ejes o placas.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para llevar a cabo la
inspección de los equipos (furgones, góndolas, tolvas, carros tanque,
chasises, remolques, plataformas que no tienen tracción propia que circulan
en las vías férreas y que utilizan para transportar mercancía en su interior
y en contenedores). Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
Responsables de llevar a cabo la inspección.
Formatos que utilizan para la realizar la inspección que
den cumplimiento a los requisitos mínimos que se indican en el presente
sub-estándar; asimismo, tratándose de empresas transportistas de materiales y
residuos peligrosos, cada equipo deberá contar con una bitácora de revisión
ocular diaria de las unidades tractivas y de arrastre.
Descripción del lugar(es) donde se lleva a cabo la
inspección e indicar si está monitoreada por el sistema de CCTV.
Asimismo, describa el procedimiento que se realiza a los
equipos tractivos y de arrastre (furgones, góndolas, tolvas, carros tanque,
chasises, remolques, plataformas que no tienen tracción propia que circulan
en las vías férreas y que utilizan para transportar mercancía en su interior
y en contenedores) que contemple las condiciones físico-mecánicas para una
segura operación en la infraestructura ferroviaria dentro del país.
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Dicho procedimiento debe incluir adicionalmente lo
siguiente:
Personal responsable.
Lugares donde se realizan las inspecciones.
En caso de detectarse alguna condición y/o anomalía físico
-mecánica que afecte el buen funcionamiento de los equipos tractivos y de
arrastre, cómo se reportan, y qué medidas se deben llevar a cabo.
Señalar qué tipo de registro se lleva a cabo.
Para los casos en los que por motivo de modificaciones
estructurales mayores en los equipos tractivos y de arrastre tales como ejes,
muelles, modificaciones de estructura o cuerpo del carro de ferrocarril e
incluso adaptaciones en las cabinas, entre otros, el propietario y
responsable del carro de ferrocarril, tendrá que contemplar de conformidad a
su análisis de riesgo, una revisión más exhaustiva del equipo ferroviario que
se trate a efecto de cuidar la integridad del mismo, ante esto:
Indique si la reparación o mantenimiento de los equipos
tractivos y de arrastre (furgones, góndolas, tolvas, carros tanque, chasises,
remolques, plataformas que no tienen tracción propia que circulan en las vías
férreas y que utilizan para transportar mercancía en su interior y en
contenedores), se realizan en las mismas instalaciones, o son llevados con un
proveedor externo.
Describa brevemente cómo se lleva a cabo la
entrega-recepción de los equipos tractivos y de arrastre que sufrieron una
modificación como las que se comentaron en el párrafo anterior.
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7.3 Almacenaje del equipo
tractivo y de arrastre.
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La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
mantener la integridad en todo momento de los equipos tractivos y de arrastre
(furgones, góndolas, tolvas, carros tanque, chasises, remolques, plataformas
que no tienen tracción propia que circulan en las vías férreas y que utilizan
para transportar mercancía en su interior y en contenedores) estableciendo
controles dentro sus instalaciones. Si estos se encuentran vacíos y deben
almacenarse en las vías designadas para ello, deberán ser asegurados con un
candado y/o sello indicativo, o en su caso, en un área segura que se
encuentre resguardada y/o monitoreada.
Cuando se tenga que almacenar algún equipo tractivo o de
arrastre (furgones, góndolas, tolvas, carros tanque, chasises, remolques,
plataformas que no tienen tracción propia que circulan en las vías férreas y
que utilizan para transportar mercancía en su interior y en contenedores) con
mercancías de comercio exterior, éste debe encontrase en un área segura y
monitoreada para impedir el acceso y manipulación, así como cerrado con un
candado de alta seguridad de acuerdo a la norma ISO 17712.
Si durante el trayecto en la ruta autorizada al destino
final, se considera trasladarse a una instalación que se encuentre habilitada
como patio de almacenaje para los equipos, tractivos o de arrastre, (furgones,
góndolas, tolvas, carros tanque, chasises, remolques, plataformas que no
tienen tracción propia que circulan en la vías férreas y que utilizan para
transportar mercancía en su interior y en contenedores), ya sea de su
propiedad o a través de un tercero, el transportista ferroviario deberá
garantizar que dichas instalaciones cumplen los criterios mínimos en materia
de seguridad basados en el “Perfil del Transportista Ferroviario” establecido
por la AGACE, o en su caso, de algún otro programa de Operador Económico
Autorizado.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa de qué manera asegura la integridad de los
equipos tractivo y de arrastre que trasladan mercancía de comercio exterior
(furgones, góndolas, tolvas, carros tanque, chasises, remolques, plataformas
que no tienen tracción propia que circulan en las vías férreas y que utilizan
para transportar mercancía en su interior y en contenedores).
Indique los tipos de sellos y/o candados utilizados para
el equipo tractivo y de arrastre (furgones, góndolas, tolvas, carros tanque,
chasises, remolques, plataformas que no tienen tracción propia que circulan
en las vías férreas y que utilizan para transportar mercancía en su interior
y en contenedores).
Indique cuántas vías de las terminales o estaciones contempla
la empresa ferroviaria para el almacenaje de equipo tractivo y de arrastre,
(furgones, góndolas, tolvas, carros tanque, chasises, remolques, plataformas
que no tienen tracción propia que circulan en las vías férreas y que utilizan
para transportar mercancía en su interior y en contenedores) y agregue los
siguientes datos de cada una de estas:
Nombre o denominación de la vía en la estación o terminal.
Ubicación de la vía en la estación o terminal.
Longitud de la vía de almacenamiento.
Indique cuántos carros de ferrocarril con mercancías de
comercio exterior ingresan a la vía de almacenamiento (impo/expo).
Número de personas que laboran en esta estación o
terminal.
En caso de que alguna estación o terminal haya sido
visitada por parte de C-TPAT indique la fecha en la que se realizó la visita.
Indique en cada una de las instalaciones cual pertenece a
la empresa concesionaria o es un servicio contratado a través de un tercero.
Describa cómo se asegura de que su socio comercial que le
presta el servicio de almacenaje cumple con los requerimientos mínimos en
materia de seguridad.
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7.4 Seguridad en vías férreas.
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La empresa ferroviaria debe mantener la integridad en todo
momento de las vías férreas estableciendo controles de revisión y
conservación tanto de las vías férreas concesionadas, como de los
señalamientos en patios, cruces y calles.
El uso y colocación de señalamientos en vías férreas es
considerado un proceso necesario para mantener la integridad de los carros de
ferrocarril que trasladan mercancía de comercio exterior, es por ello que la
empresa deberá documentar los procedimientos que incluyan el control,
revisión, asignación, conservación y reemplazo de señalizaciones que cumplan
o exceden la “Norma Oficial Mexicana NOM-050-SCT2-2017, disposición para la
señalización de cruces a nivel de caminos y calles con vías férreas”,
publicada en el DOF el 11 de julio de 2017.
El transportista ferroviario deberá verificar y evidenciar
que durante la revisión y conservación de las vías férreas y señalamientos se
mantiene una bitácora del estado en que se encuentran las vías férreas y los
señalamientos.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa de qué manera asegura la integridad y
mantenimiento de las vías férreas.
Indique los tipos de señalamientos que utiliza y como
cumple o exceden con la “Norma Oficial Mexicana NOM-050-SCT2-2017,
disposición para la señalización de cruces a nivel de caminos y calles con
vías férreas”, publicada en el DOF el 11 de julio de 2017.
Indique las señalizaciones que contempla la empresa dentro
de su concesión.
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8. Seguridad del personal.
Se debe contar con procedimientos documentados para el
registro y evaluación de personas que desean obtener un empleo dentro de la
empresa concesionaria de transporte ferroviario y establecer métodos para
realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.
También, deben existir programas de capacitación continuos
para el personal administrativo y operativo que difundan las políticas de
seguridad de la empresa concesionaria, así como las consecuencias y acciones
a tomar en caso de cualquier falta.
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8.1 Verificación de antecedentes
laborales.
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La empresa concesionaria de transporte ferroviario debe
tener procedimientos documentados para verificar la información asentada en
currículo y solicitud de los candidatos con posibilidad de empleo, de
conformidad con la legislación local, ya sea por cuenta propia o por medio de
una empresa externa.
Este procedimiento debe contemplar la creación y
actualización de los expedientes del personal, mismos que deberán tener un
acceso restringido y contener la siguiente información de manera enunciativa,
más no limitativa:
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Solicitud de empleo.
Fotografía actualizada (en formato electrónico o impresa).
Copia de la identificación oficial.
Copia de la licencia federal Ferroviaria (Despachadores de
Trenes, Maquinistas de Camino, Conductor de Trenes, Garrotero de camino,
Maquinista de patio, Mayordomo, Garrotero de patio, Inspector de vía, etc.)
vigente expedida por la SICT de acuerdo al tipo de servicio a prestar.
Copia del comprobante de domicilio actualizado.
|
Copia del acta de nacimiento.
Alta ante las Instituciones de seguridad social.
Cartas de recomendación.
Evaluaciones (Examen Toxicológico obligatorio para
Despachadores de Trenes, Maquinistas de Camino, Conductor de Trenes,
Garrotero de camino, Maquinista de patio, Mayordomo, Garrotero de patio,
Inspector de vía, operadores/maquinistas) por lo menos cada seis meses.
Términos de contratación.
Examen de conocimientos mecánicos mínimos.
|
|
De igual forma, para los puestos sensibles que se hayan
identificado en el análisis de riesgo efectuado previamente y afecten
directamente la seguridad de los medios de transporte, deberán considerar el
solicitar requisitos más estrictos para su contratación, los cuales se deberán
realizar de manera periódica (ej. Despachadores de Trenes, Maquinistas de
Camino, Conductor de Trenes, Garrotero de camino, Maquinista de patio,
Mayordomo, Garrotero de patio, Inspector de vía operadores/ maquinistas).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la contratación
del personal y asegúrese de incluir lo siguiente:
Requisitos y documentación exigida.
Pruebas y exámenes solicitados.
Indique las áreas y/o puestos críticos que se hayan
identificado como de riesgo, conforme a su análisis y señale lo siguiente:
Indique si existen requerimientos adicionales para áreas
y/o puestos de trabajo específicos. (Carta de antecedentes no penales,
Estudios Socioeconómicos, Clínicos (uso de drogas), etc.) En su caso, señale
los puestos o áreas de trabajo en que se requieren y con qué periodicidad se
llevan a cabo.
Indique si previo a la contratación, el candidato debe
firmar un acuerdo de confidencialidad o un documento similar.
Indique los exámenes médicos y toxicológicos que se realizan
a los Despachadores de Trenes, Maquinistas de Camino, Conductor de Trenes,
Garrotero de camino, Maquinista de patio, Mayordomo, Garrotero de patio,
Inspector de vía, operadores/maquinistas.
En caso de contratar una agencia de servicios para la contratación
de personal, indique si ésta cuenta con procedimientos documentados para la
contratación de personal y cómo se asegura de que cumplan con el mismo.
Explique brevemente en qué consisten.
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8.2 Procedimiento para baja del
personal.
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Deben existir procedimientos documentados para la baja del
personal, en el que se incluya la entrega de identificaciones, y cualquier
otro artículo que se le haya proporcionado para realizar sus funciones
(Llaves, uniformes, equipos informáticos, herramientas, etc.) Asimismo, este
procedimiento debe incluir la baja en aquellos sistemas tanto informáticos
como de accesos, entre otros que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la baja del personal, y
asegúrese de incluir lo siguiente:
Cómo se realiza la entrega de identificaciones, uniformes,
llaves y demás equipo.
Indique si cuentan con un registro y/o formato, en que se
identifique y asegure la entrega de material, y baja en sistemas
informáticos. (En su caso, favor de anexar) .
Señale si mantienen registros del personal que finalizo su
relación laboral con la empresa concesionaria, para que en caso de que haya
sido por motivos de seguridad, prevenir a sus proveedores de servicios y/o
asociados de negocio.
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8.3 Administración de personal.
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|
Se debe mantener una lista actualizada de los empleados
contratados directamente por la empresa concesionaria de transporte
ferroviario, así como contratados a través de un tercero. Asimismo, se deberá
realizar y mantener actualizados los registros de afiliación a instituciones
de seguridad social y demás registros legales de orden laboral.
En el caso de que la empresa cuente con personal
contratado por sus socios comerciales y laboren dentro de las instalaciones,
deberá asegurarse de que cumplan con los requerimientos establecidos para el
resto de sus empleados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si la empresa cuenta con una base de datos
actualizada, tanto del personal contratado directamente, como aquel
contratado a través de una empresa proveedora de servicios y asegúrese que
incluya de forma enunciativa mas no limitativa los siguientes puntos:
Nombre completo.
Fotografía actualizada mínimo cada cinco años.
Datos personales (edad, nombre, fecha de nacimiento,
número telefónico, domicilio, CURP, número de IMSS, tipo sanguíneo, alergias,
etcétera).
Filiación.
Antecedentes laborales.
Enfermedades.
Exámenes médicos.
Capacitación.
Tipo de licencia y estatus de la misma (deben contar con
un registro de licencias federales ferroviarias con la vigencia
correspondiente, con el fin de evitar que sus Despachadores de Trenes,
Maquinistas de Camino, Conductor de Trenes, Garrotero de camino, Maquinista
de patio, Mayordomo, Garrotero de patio, Inspector de vía, maquinistas y
operadores viajen con la licencia vencida).
Resultados de evaluaciones periódicas.
Observaciones.
Este personal, deberá estar contratado de acuerdo las
leyes y reglamentos de orden laboral vigentes.
|
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9. Seguridad de la información y documentación.
Deben existir medidas de prevención para mantener la
confidencialidad e integridad de la información y documentación relativa a
los carros de ferrocarril con embarques que trasladen mercancía de comercio
exterior, incluyendo aquellos utilizados para el intercambio de información
con otros integrantes de la cadena de suministros. Asimismo, deben existir
políticas que incluyan las medidas contra el mal uso.
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9.1 Clasificación y manejo de
documentos.
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Deben existir procedimientos para clasificar documentos de
acuerdo a su sensibilidad y/o importancia, con especial énfasis en aquella
recibida por sus contratantes donde se describe información relacionada con rutas,
materiales, mercancías y/o bienes que se trasladan, cartas de instrucciones,
horarios, nombres de clientes y/o contactos, entre otros. La documentación
sensible e importante debe ser almacenada en un área segura que solamente
permita su acceso a personal autorizado. Se deben conducir revisiones de
forma regular para asegurar que los documentos no sean utilizados de manera
indebida.
Se debe identificar el tiempo de vida útil de la
documentación y/o expedientes y establecer procedimientos para su
destrucción.
Reportes, libros, guías de carga, órdenes de trabajo,
consist de trenes, listados de vías, estadísticas y cualquier otro documento que
se relacione con la actividad del transporte ferroviario.
Lo anterior de acuerdo a lo estipulado en la Ley
Reglamentaria del Servicio Ferroviario, el Reglamento de Autotransporte
Federal y Servicios Auxiliares y el Reglamento para el Transporte Terrestre
de Materiales y Residuos Peligrosos.
|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el registro,
control y almacenamiento de documentación impresa (clasificación y archivo de
documentos).
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
Registro de control para entrega, préstamo, entre otros de
documentación.
Acceso restringido al área de archivos.
Políticas de almacenamiento y clasificación.
Un plan de seguridad actualizado que describa las medidas
en vigor relativas a la protección de los documentos contra accesos no
autorizados, así como contra la destrucción deliberada o la pérdida de los
mismos.
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E10.
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Perfil de Parques Industriales.
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Acuse de Recibo
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Primera Vez: £
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Renovación:
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£
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Adición:
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£
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Modificación:
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£
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Los datos que proporcione sustituirán los que proporcionó
cuando solicitó su autorización.
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Información General
El objetivo de este Perfil, es el de asegurar que el
parque industrial, desarrolle e implemente prácticas y procesos de seguridad
que aseguren su cadena de suministro mitigando el riesgo de contaminación de
sus instalaciones.
Los parques industriales interesados en obtener la
autorización a que se refiere la regla 7.1.5., de las RGCE vigentes deberán
tener procesos documentados y verificables. Asimismo, que el industrial que
se encuentre interesado en la autorización que se mencionó anteriormente
deberá integrar los criterios exigidos en el presente documento al modelo o
diseño empresarial que tenga establecido, buscando durante la implementación
de los estándares en materia de seguridad la aplicación de una cultura de
análisis que soporte la toma de decisiones acorde a los valores, misión,
visión, códigos de ética y conducta de la propia empresa.
Durante el llenado de este documento, los interesados en
obtener la certificación analizarán e identificaran amenazas que les permitan
implementar prácticas y procesos de seguridad que aseguren su cadena de
suministros y minimicen el riesgo de contaminación o suplantación con
mercancías ilícitas de las empresas que albergan.
Instrucciones de llenado:
1. Deberá llenar un Perfil por cada parque
industrial, donde alberguen empresas que realicen operaciones de comercio
exterior.
2. Describir detalladamente cómo el parque
industrial cumple o excede con lo establecido en cada uno de los numerales
conforme a lo que se indica.
3. El formato de este documento, se encuentra
dividido en dos secciones, como se detalla a continuación:
1. Estándar.
Descripción del estándar.
|
1.1 Sub-estándar
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Descripción del sub-estándar
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Respuesta
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Notas Explicativas
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Describa y/o anexe…
Puntos a destacar…
Recomendación:
1. …
|
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4. Indicar cómo cumple con lo establecido en
cada uno de los sub-estándares, por lo que deberá anexar los procedimientos
en idioma español, estos procedimientos deben caracterizarse por describir o
definir el objetivo que persigue el documento, el inicio y fin del proceso,
indicadores de medición, requisitos, documentos o formatos a utilizar, responsables,
por mencionar algunos.
El campo, referente a las “Notas Explicativas” es una guía
respecto a los puntos que se deben incluir en la “Respuesta” de cada
sub-estándar, señalando de manera indicativa aquellos puntos que no deben
excluirse de su respuesta.
De la misma forma, en algunos de los campos de “Notas
explicativas”, se incluyen “Recomendaciones”, las cuales pretenden ser una
guía en el caso de que, previo a la presentación de este documento, no se
cuente con lo solicitado, y de esta manera pueda coadyuvar a elaborarse e
implementarse, teniendo como base dicha sugerencia. En este sentido, se debe
entender que cualquier recomendación aquí indicada, no es considerada como
una obligación.
5. Una vez contestado este Perfil del Parque
Industrial, deberá anexarlo a la Solicitud de inscripción en el registro de
Socio Comercial Certificado a que se refiere el primer párrafo de la regla
7.1.5., fracción IV, inciso a.
6. Para efectos de verificar lo manifestado en
el párrafo anterior, el SAT a través de la AGACE, podrá realizar una
inspección a la instalación aquí señalada, con el exclusivo propósito de
verificar lo señalado en este documento.
7. Cualquier Perfil de Parque Industrial
incompleto no será procesado.
8. Cualquier pregunta relativa a la Solicitud de
inscripción en el registro de empresas certificadas y el Perfil de Parque
Industrial, favor de dirigirla a los contactos que aparecen en el Portal del
SAT.
9. En el caso de ser autorizado como Socio
Comercial Certificado, este formato deberá ser actualizado anualmente, de
conformidad con lo establecido en la regla 7.2.1., cuarto párrafo, fracción
I.
10. Derivado de la emisión de la autorización,
podrían resultar “requerimientos específicos”, los cuales deben solventarse
en el plazo que señale la autoridad para tales efectos.
Datos de la instalación
Se deberá llenar un Perfil del Parque Industrial por cada
una de las instalaciones que pertenezcan y operen bajo el mismo RFC del
Corporativo. Las instalaciones albergadas pueden ser plantas industriales,
almacenes, centros de distribución, etc., y deben realizar operaciones de
comercio exterior.
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Información de la Instalación
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Número de “Perfil del Parque Industrial”:
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|
de
|
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RFC
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Nombre y/o Razón Social :
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Nombre y/o Denominación de la Instalación
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Tipo de Instalación
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Calle
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Número y/o letra exterior
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Número y/o letra interior
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Colonia
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Código Postal
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Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
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Antigüedad de la instalación (años de operación)
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Actividad preponderante
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Número de empleados total de esta instalación:
|
|
Superficie de la instalación (M2):
|
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Certificaciones en programas de
seguridad: (Favor de indicar si esta instalación cuenta con una certificación
por alguno de los siguientes programas)
|
|
C-TPAT.
|
Si
|
£
|
No £
|
C-TPAT
Account
Number
(8 dígitos): ___________________________________
|
Fecha de la
Última
Visita: ____________________
|
|
Nivel: £
Pre-Aplicante £ Aplicante £ Certificado £ Certificado/Validado
|
|
Operador Económico Autorizado de otros países
(OEA´s)
|
Si
|
£
|
No £
|
Programa:
________________________________________________________
|
|
Otros Programas de Seguridad en la Cadena de
Suministros
|
Si
|
£
|
No £
|
|
Programa: ____________________________
_____________________________
|
Registro: ____________________
Registro: ____________________
|
|
|
Certificaciones: (Favor de
indicar si cuenta con certificaciones que consideren que impactan en el
proceso de su cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000; Procesos
Logísticos Confiables, entre otros)
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
1. Planeación de la seguridad en la cadena de suministros.
El Parque Industrial debe diseñar políticas y
procedimientos documentados para hacer un análisis que le permita identificar
riesgos y vulnerabilidades con el objeto de que el Corporativo pueda
implementar estrategias que ayuden a mitigar, asumir o eliminar los riesgos
existentes en el Parque Industrial.
|
|
1.1 Análisis de riesgo.
|
|
Los Parques Industriales deben establecer medidas para
identificar, analizar y mitigar los riesgos de seguridad al interior de sus
instalaciones, particularmente en las áreas que son de uso común o compartido
por las empresas domiciliadas en su interior. Por tal motivo, se debe
desarrollar un análisis por escrito para tratar los riesgos con base en el
modelo de su organización (ejemplo: ubicación geográfica, índice delictivo,
actividad preponderante de las empresas co-propietarias y/o arrendatarias,
tipo de mercancía, peligrosa, alto valor, etc.), que le permita implementar y
mantener medidas de seguridad apropiadas.
Este procedimiento debe realizarse de una forma periódica,
de manera que permita identificar otros riesgos o amenazas en las
instalaciones del Parque, que se originen por cambios de las condiciones
iniciales en la operación, así como para verificar que las políticas,
procedimientos y otros mecanismos de control y de seguridad se estén
cumpliendo; se debe realizar por lo menos una vez al año.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Describa el procedimiento documentado para identificar
riesgos en las instalaciones del Parque Industrial asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
Señale la periodicidad con que lleva a cabo este
procedimiento.
Indique qué áreas y/o empresas del Parque Industrial se
incorporan al análisis de riesgo.
Recomendación:
Se sugiere utilizar las técnicas de evaluación de riesgos
de acuerdo a la norma internacional ISO 31000 vigente, y en específico la ISO
31010, que de acuerdo a su modelo de negocio, deban implementar.
|
|
1.2 Políticas de seguridad.
|
|
Los Parques Industriales deben contar con una política
orientada a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la cadena de
suministros, como lo son el contrabando, tráfico de armas, personas,
mercancías prohibidas y actos de terrorismo. Por su parte, las empresas
co-propietarias y/o arrendatarias que operan en el Parque Industrial, deben
suscribir y cumplir su Política de Seguridad. Lo anterior, independientemente
de que algunas empresas no realicen operaciones de comercio exterior o que ya
estén certificadas en materia de seguridad en la cadena de suministros.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si cuenta con una política en materia de seguridad
en la cadena de suministros y quien es el responsable de su revisión y
actualización.
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1.3 Auditorías internas en la
cadena de suministros.
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Además del monitoreo y la supervisión de rutina en los
controles de seguridad, es necesario programar y realizar auditorías
periódicas, que permitan evaluar todos los procesos en materia de seguridad
en la cadena de suministros de una manera más crítica y profunda.
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Las auditorías deben ser realizadas por personal y/o por
un tercero autorizado y, procurando en lo posible, que sea independiente de
la actividad auditada, aunque pueden ser parte de la empresa. Se debe
establecer un procedimiento documentado para su realización. Si bien es
necesario que las auditorías sean exhaustivas, su enfoque se debe ajustar al
tamaño de la organización y a la naturaleza de los riesgos identificados. Las
auditorías pueden ser generales o centrarse en tópicos específicos de acuerdo
con las circunstancias.
La alta gerencia del Corporativo del Parque Industrial
debe revisar los resultados de las auditorías, y emprender las acciones
correctivas o preventivas necesarias. El proceso de revisión debe garantizar
que se recopile la información necesaria para permitir que la gerencia
realice está evaluación. La revisión debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para llevar a cabo
una auditoría interna, enfocada en la seguridad de la cadena de suministros,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Señalar el tipo de auditorías que realiza en materia de
seguridad, si son internas (realizadas por empleados del Corporativo) o
externas (realizadas por una empresa contratada para este fin).
Indique quienes participan en ellas, y los registros que
se efectúan del mismo, así como periodicidad con la que se llevan a cabo.
Indique si el Corporativo del Parque Industrial verifica
el resultado de las auditorias en materia de seguridad, y si realiza y/o
implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora.
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1.4 Planes de contingencia y/o
emergencia.
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Debe existir un plan de contingencia documentado, para
asegurar la continuidad del negocio en caso de ocurrir un evento que afecte
el desarrollo normal de las operaciones de logística y comercio exterior en
la cadena de suministros (Por ejemplo: bloqueos carreteros, de vialidades
internas, vialidades urbanas, tiroteos, amenazas, cierre de aduanas).
Dichos planes deben ser comunicados tanto a los empleados
del Parque Industrial, como a los responsables de seguridad de las empresas
establecidas en el mismo, mediante capacitaciones periódicas así como
realizar de manera colectiva y coordinada, pruebas, ejercicios prácticos o
simulacros de los planes de contingencia y emergencia para constatar su
efectividad y mantener un registro.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento o plan de emergencia documentado,
en caso de presentarse una situación de emergencia, que afecte el desarrollo
normal de las operaciones de las empresas instaladas en el Parque Industrial.
Este procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas
no limitativa, lo siguiente:
1. Qué situaciones contempla.
2. Qué mecanismos utiliza para difundir y
asegurarse que estos planes sean efectivos para las empresas albergadas en el
Parque.
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2. Seguridad física.
El Parque Industrial debe contar con mecanismos y procesos
documentados para detectar, impedir, o disuadir la entrada de personal no
autorizado a las instalaciones. Todas las áreas deben tener barreras físicas,
elementos de control y disuasión contra accesos no autorizados.
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2.1 Instalaciones.
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Las instalaciones (oficinas administrativas, naves
industriales, almacenes, etc.) deben estar construidas con materiales que
puedan resistir e impedir accesos no autorizados. Se deben realizar inspecciones
periódicas documentadas para mantener la integridad de las estructuras y en
el caso de detectarse algún daño, efectuar la reparación correspondiente.
Asimismo, se deben tener identificados plenamente los límites territoriales,
así como los diversos accesos, vialidades internas, externas y la ubicación
de edificios administrativos, naves industriales, almacenes, áreas de
estacionamiento para vehículos de empleados y de carga, predios baldíos,
espuelas de ferrocarril y proyectos de ampliación a corto o mediano plazo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique los materiales predominantes con los que están
construidas las instalaciones (por ejemplo, estructura metálica, paredes de
lámina, paredes de ladrillo, de madera, señale de qué forma se lleva a cabo la
revisión y mantenimiento de la integridad de las estructuras.
Anexe un Plano de distribución o arquitectónico de
conjunto, donde se puedan identificar los límites, rutas de acceso y la
ubicación de los inmuebles.
En el supuesto de que dos propietarios o inquilinos del
Parque Industrial realicen operaciones de comercio exterior y compartan un
Almacén o patio de maniobras para vehículos de carga, debe señalarlo en el
Plano arquitectónico de conjunto.
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2.2 Accesos en puertas y
casetas.
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Las puertas de entrada o salida de vehículos y/o personal
deben ser atendidas, controladas, vigiladas y/o supervisadas. La cantidad de
puertas de acceso debe mantenerse al mínimo necesario.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique cuantas puertas y/o accesos (peatonales, autos
particulares, vehículos de carga, espuela de ferrocarril) existen en el
Parque Industrial, así como el horario de operación de cada una, e indique de
qué forma son monitoreadas (Debe tener personal de seguridad e indicar la
cantidad de elementos).
Detalle si existen puertas y/o accesos inutilizados o
clausurados permanentemente.
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2.3 Bardas perimetrales.
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Las bardas perimetrales, deben instalarse de manera que
resguarden el 100% de la superficie que actualmente ocupa el Parque
Industrial, con base en el análisis de riesgo realizado por el Corporativo.
Se deben utilizar cercas que permitan impedir y disuadir intrusiones al
Parque Industrial. Estas deben ser inspeccionadas regularmente y llevar un
registro de la revisión con la finalidad de asegurar su integridad e
identificar daños.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el tipo de cerca, barrera periférica y/o bardas
con las que cuenta el Parque Industrial, asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
● Especifique qué áreas encierra.
● Señale las características de las
mismas (material, dimensiones, etc.).
● En caso de no contar con bardas, favor
de justificar detalladamente la razón y explicar cómo subsana esta situación.
● Periodicidad con la que se verifica la
integridad de las bardas perimétricas y los registros que se llevan a cabo.
● Identifique y señale las áreas de
acceso restringido.
Recomendación:
El procedimiento para la inspección de las bardas
perimétricas podría incluir:
a) Personal responsable para llevar a cabo la
revisión.
b) Cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo
las inspecciones de las cercas y/o bardas perimétricas.
c) Cómo se lleva el registro de la inspección.
d) Quién es el responsable de verificar que las
reparaciones y/o modificaciones cumplan con las especificaciones técnicas y
requisitos de seguridad necesarios.
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2.4 Estacionamientos.
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El acceso a los estacionamientos debe ser controlado y
monitoreado. El personal de seguridad contratado por el Parque Industrial
debe impedir que los vehículos privados (de empleados, visitantes,
proveedores y contratistas, entre otros) se estacionen fuera de los espacios
asignados, que obstruyan las vialidades internas del Parque, los accesos a
los puntos de control e inspección y en su caso, a cualquier otro punto de
acceso al mismo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para el control y monitoreo de
los estacionamientos, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Responsables de controlar y autorizar
el acceso a los estacionamientos de áreas comunes.
● Identificación, señalización de los
estacionamientos de uso común o compartido.
(Especificar si los estacionamientos asignados a los
propietarios e inquilinos del Parque, se encuentran separados del patio de
maniobras para vehículos de carga).
● Cómo se controla la entrada y salida
de vehículos a las instalaciones. (Indicar los registros que se realizan para
el control del estacionamiento de uso común o compartido).
Identificación y señalización del estacionamiento de uso
común o compartido.
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2.5 Control de llaves y
dispositivos de cerraduras.
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De acuerdo al análisis de riesgo, las ventanas, puertas,
casetas, plumas de acceso, rejas interiores y exteriores, deben asegurarse
con dispositivos de cierre manual o electrónico. Todas las empresas del
Parque Industrial –sin excepción- deben contar con un procedimiento
documentado para el manejo y control de llaves y/o dispositivos de cierre
electrónico de las áreas interiores y exteriores que se hayan considerado
críticas. Asimismo, deben llevar un registro de las personas que cuentan con
llaves o accesos electrónicos autorizados conforme a su nivel de
responsabilidad en su área de trabajo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si todas las puertas, ventanas, casetas, plumas de
acceso, ventanillas y rejas interiores y exteriores disponen de mecanismos de
apertura y cierre manual o electrónico.
Anexe el procedimiento documentado para el manejo y
control de llaves y/o dispositivos electrónicos de acceso, asegúrese que
incluya los siguientes puntos:
● Responsables de resguardar y controlar
la seguridad de las llaves.
● Registro de control para el préstamo
de llaves.
● Tratamiento en caso de pérdida o no
devolución de llaves.
● Señalar si existen áreas en las que se
acceda con dispositivos electrónicos.
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2.6 Alumbrado.
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El alumbrado del perímetro interior y exterior del Parque
Industrial debe permitir una clara identificación de personas que ahí se
encuentren, incluyendo las siguientes áreas: entradas y salidas, bardas
perimetrales, cercas interiores, zona de carga/descarga y áreas de
estacionamiento, debiendo contar con un sistema de emergencia y/o respaldo en
las áreas sensibles de uso común.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la operación y
mantenimiento del sistema de iluminación, asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
● Señale las áreas de uso común o
compartidas que están iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo
(Indique si cuenta con una subestación eléctrica o planta de poder auxiliar o
lámparas de emergencia).
● De qué manera se comprueba que el
sistema de iluminación sea el apropiado en cada una de las empresas del
Parque Industrial, de manera que permita una clara identificación del
personal, material y/o equipo que manejan.
● Protocolo de emergencia del centro de
monitoreo del Parque Industrial en caso de apagón, catástrofes naturales o
sabotaje.
Recomendaciones:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable de operar los sistemas de
iluminación.
b) Cómo se controla el sistema de iluminación.
c) Horarios de funcionamiento.
d) Identificación de áreas que requieren
iluminación permanente.
e) Programa de mantenimiento preventivo y
correctivo. (En caso de coincidir con otro proceso, indicarlo).
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2.7 Aparatos de comunicación.
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Todas las empresas del Parque Industrial –sin excepción-
deben contar con aparatos y/o sistemas de comunicación para contactar de
forma inmediata a su personal de seguridad, al centro de monitoreo del Parque
y a las autoridades en casos de emergencia. Adicionalmente, deben contar con
un sistema de respaldo y verificar su buen funcionamiento de manera
periódica.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento que el personal debe seguir para
contactar al personal de seguridad del Centro de Monitoreo del Parque
Industrial o en su caso, a la autoridad correspondiente.
Indique si el personal operativo y administrativo de las
empresas del Parque cuenta con aparatos (teléfonos fijos, móviles, botones de
alerta y/o emergencia) para comunicarse con el personal de seguridad o con
quien corresponda. (Estos deberán estar accesibles a los usuarios, para poder
tener una pronta reacción).
Indique qué aparatos de comunicación utiliza el personal
de seguridad del Parque Industrial (teléfonos fijos, celulares, radios,
sistema de alarma, etc.).
Describa el procedimiento para el control y mantenimiento
de los aparatos de comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Políticas de asignación de aparatos de
comunicación móvil.
● Programa de mantenimiento de aparatos
de comunicación fija y móvil.
● Indique si cuenta con aparatos de
comunicación de respaldo, en caso de que el sistema permanente fallara, y
descríbalo brevemente.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del buen funcionamiento y
mantenimiento de los aparatos de comunicación.
b) Registros de pruebas y mantenimiento de los
aparatos.
c) Forma de asignación de los aparatos de
comunicación (cartas responsivas con acuse de recibo, etc.).
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2.8 Sistemas de alarma y
circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV).
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Los sistemas de alarmas y de circuito cerrado de
televisión (CCTV), se deben utilizar para vigilar, notificar o disuadir
accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones y
notificar al área correspondiente, además de utilizarse como herramienta de
prueba en investigaciones derivadas de algún incidente.
El Parque Industrial debe contar con un centro de
monitoreo, propio o de administración tercerizada que deberá instalarse de
acuerdo a un análisis de riesgo previo, de tal forma que se mantengan
vigiladas y monitoreadas las áreas acceso de personal, visitantes,
proveedores, vehículos de pasajeros, carga. El sistema de CCTV debe permitir
una clara identificación del área o ambiente que vigila, estar
permanentemente grabando y mantener un respaldo de las grabaciones por lo
menos de un mes, con la finalidad de tener los elementos necesarios en caso
de un incidente.
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El sistema de CCTV, debe contar con un procedimiento
documentado de operación que incluya la supervisión del buen estado del
equipo y la verificación de la correcta posición de las cámaras, indicando la
frecuencia con la que debe realizar el respaldo de las grabaciones, así como
los responsables de su operación. Dicho sistema debe tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si tiene contratado un servicio de central de
alarmas externo, y en su caso, describa los siguientes puntos:
● Si se cuenta con algún sistema de
alarma y describir su funcionamiento.
● Procedimiento a seguir en caso de
activarse una alarma.
Describa el procedimiento documentado para la operación
del sistema de CCTV, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique el número de cámaras de CCTV
instaladas, y su ubicación por áreas.
● Señala la ubicación del sistema de
CCTV, dónde se localizan los monitores, quién los revisa, así como los
horarios de operación, y en su caso, si existen estaciones de monitoreo remoto.
● Indique si las grabaciones se revisan
periódicamente y de qué forma. (Aleatoria, cada semana, eventos especiales,
áreas restringidas, etc.).
● Indique por cuánto tiempo se mantienen
estas grabaciones. (Debiendo ser por lo menos de un mes).
● Indique si el sistema de CCTV se
encuentra respaldado por una batería o planta de poder eléctrica.
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3. Controles de acceso físico.
Los controles de acceso físico, son mecanismos o
procedimientos que previenen e impiden la entrada no autorizada a las
instalaciones, mantienen control del ingreso de los empleados y visitantes y
protegen los activos del Parque Industrial y de las empresas domiciliadas en
él.
Los controles de acceso deben incluir la identificación y
control de todos los empleados, visitantes y proveedores en todos los puntos
de entrada. Así mismo, se deben mantener registros y evaluar permanentemente
los mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las instalaciones,
siendo una de las funciones primordiales dentro de cualquier Parque Industrial.
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3.1 Personal de Seguridad.
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El Parque Industrial debe contar con personal de seguridad
y vigilancia. Este personal desempeña un rol importante en la protección y
seguridad de los activos del Parque Industrial y de las empresas instaladas
en él, así como para controlar el acceso de todas las personas y vehículos al
inmueble.
El personal de seguridad del centro de monitoreo, debe
contar con un procedimiento documentado para llevar a cabo sus funciones y
tener pleno conocimiento de los protocolos en situaciones de emergencia,
detección y retiro de personas no autorizadas o cualquier incidente ocurrido
al interior del Parque Industrial.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para la operación del
personal de seguridad (Roles o Consignas) y asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
● Indique el número de personal de
seguridad que custodia el Parque Industrial.
● Señale los cargos y/o funciones del
personal y horarios de operación.
● En caso de contar con personal armado,
describa el procedimiento para el control y resguardo de las armas, presentar
evidencia de los registros y permisos expedidos por las autoridades
competentes en la materia.
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3.2 Identificación de los
empleados.
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Debe existir un sistema de identificación de empleados del
con fines de acceso a las instalaciones del parque industrial. Los empleados
sólo deben tener acceso a aquellas áreas que necesiten para desempeñar sus
funciones. La gerencia o el personal de seguridad de las compañías instaladas
en el Parque deben controlar adecuadamente la entrega y devolución de
insignias de identificación de empleados, visitantes y proveedores. Se deben
documentar los procedimientos para la entrega, devolución y cambio de
dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas de proximidad, etc.).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la identificación de los
empleados y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Mecanismos de identificación.
(Credencial con foto, biométricos, etc.).
● Indique cómo se identifica al personal
contratado por un socio comercial, que labore dentro de las instalaciones.
(seguridad, limpieza, mantenimiento, contratistas, etc.).
Describa cómo el Parque Industrial entrega, cambia y
retira las identificaciones y controles de acceso del empleado y asegúrese de
incluir las áreas responsables de autorizarlas y administrarlas.
Anexe el procedimiento documentado para el control de las
identificaciones.
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3.3 Identificación de visitantes
y proveedores.
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Para tener acceso a las instalaciones, los visitantes,
proveedores y contratistas deben presentar identificación oficial con
fotografía a su llegada y se debe llevar un registro.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento para el control de acceso de los
visitantes y proveedores, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale qué registros se llevan a cabo.
(Formatos personales por cada visita, bitácoras).
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3.4 Procedimiento de identificación
y retiro de personas o vehículos no autorizados.
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El centro de monitoreo del Parque Industrial debe contar
con un procedimiento documentado que especifiquen como identificar, enfrentar
o reportar a personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para identificar,
enfrentar o reportar personas y/o vehículo no autorizados o identificados.
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Personal responsable.
b) Designar a una persona o área responsable
para ser informado de los incidentes.
c) Indicaciones para enfrentar y dirigirse al
personal no identificado.
d) Señalar en qué casos deberá reportarse a las
autoridades correspondientes.
e) Cómo se lleva a cabo el registro de los
incidentes y las medidas adoptadas para cada caso.
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3.5 Entregas de mensajería y
paquetería.
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El personal del centro de monitoreo debe identificar al
personal de las empresas de mensajería y paquetería y autorizar su ingreso
para distribuir y entregar la correspondencia dirigida a las empresas
ubicadas al interior del Parque Industrial.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento para identificar y autorizar el
ingreso del personal de las empresas de mensajería que distribuye y entrega
la correspondencia destinada a las empresas instaladas en el Parque
Industrial y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Señale si el procedimiento es
diferente al de acceso para los demás proveedores.
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4. Socios comerciales.
El Corporativo del Parque Industrial debe contar con
procedimientos escritos y verificables para la selección de propietarios e
inquilinos, así como para la contratación de otros socios comerciales.
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4.1 Criterios de selección.
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Deben existir procedimientos documentados para la
selección, seguimiento o renovación de relaciones comerciales con los
asociados de negocio.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para la selección de
socios comerciales (comprende cualquier cliente o proveedor de bienes o
servicios que tenga una relación comercial directa con el Corporativo del
Parque Industrial), y asegúrese de que incluya los siguientes puntos:
● Qué información es requerida al socio
comercial.
● Qué aspectos son revisados e
investigados para la venta de un predio, o el alquiler de una nave
industrial, almacén, etc.
● Indique si mantiene un expediente de
cada uno de sus socios comerciales. (co-propietarios, arrendatarios y
proveedores) Registro.
● Señale de qué manera se evalúan los
servicios de sus proveedores y qué puntos se revisan.
Listado actualizado con los datos generales de las
empresas que operan en el Parque Industrial al momento de presentar la
solicitud de inscripción. (nombre, RFC, giro o actividad preponderante,
indique si realizan o no operaciones de comercio exterior, etc.).
Recomendación:
El expediente podría incluir lo siguiente:
● Datos de la empresa que alberga (nombre,
RFC, giro o actividad preponderante, etc.).
● Copia simple del acta constitutiva.
● Identificación y copia simple del
poder notarial del representante legal.
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4.2 Requerimientos en seguridad.
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El Parque Industrial debe contar con un procedimiento
documentado en el que, de acuerdo con su análisis de riesgos, solicite
requisitos adicionales en materia de seguridad a aquellos socios comerciales
(empresas co-propietarias o arrendatarias) que realicen operaciones de
comercio exterior.
En el caso de los socios comerciales que presten sus
servicios en el interior del Parque Industrial (empresas de seguridad
privada, limpieza, mantenimiento), están obligados al cumplimiento de los
mismos requisitos de seguridad en la cadena de suministro.
Todas las empresas co-propietarias o arrendatarias deben
adherirse -sin excepción- a la Política y al Protocolo General de Seguridad
establecida por el Parque Industrial.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa cómo identifica a los socios comerciales que
requieren cumplir los estándares mínimos en materia de seguridad. Asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
● Indique si cuenta con una relación de
los socios comerciales (empresas co-propietarias o arrendatarias) que
realizan operaciones de comercio exterior y que deben cumplir con requisitos
en materia de seguridad. Mencione que empresas son éstas.
● Mediante qué documento (convenios,
cláusulas contractuales, cartas compromiso, entre otros) se asegura de que
sus socios comerciales (empresas co-propietarias o arrendatarias) se adhieren
a la política y al protocolo general de seguridad del Parque Industrial.
● Indique si existen acuerdos
contractuales, para implementar medidas de seguridad con proveedores de
servicios al interior del Parque Industrial, tales como: guardias, servicio
de limpieza y mantenimiento, etc.
● Indique si tiene socios comerciales
que pertenezcan a algún programa de seguridad en la cadena de suministros, ya
sea certificado por una autoridad extranjera o por el sector privado. (Por
ejemplo: NEEC, C-TPAT, PIP o algún otro programa de Operador Económico
Autorizado de la OMA).
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4.3 Revisiones del socio
comercial.
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El Parque Industrial debe realizar evaluaciones periódicas
a los procesos e instalaciones comunes de las empresas co-propietarias y/o
arrendatarias con base en su análisis de riesgo y éstas deben alinearse a la
política y protocolo general de seguridad establecidos por el Parque
Industrial. Se deben mantener registros de las revisiones, así como del
seguimiento correspondiente.
Cuando se encuentren inconsistencias, el Parque Industrial
debe comunicarlo a su socio o proveedor y proporcionar un período razonable
para atender las observaciones identificadas, o en caso contrario, establecer
las medidas necesarias para sancionarla.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la verificación de los
requisitos en materia de seguridad de las empresas co-propietarias o
arrendatarias del Parque Industrial, asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
● Periodicidad de visitas.
● Registro o reporte de la verificación,
y en su caso, del seguimiento correspondiente.
● Señale qué medidas se toman en caso de
que los socios comerciales no cumplan con los requisitos de seguridad
establecidos por el Parque Industrial.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
1. Periodicidad de las visitas;
2. Puntos de revisión en materia de seguridad;
3. Elaboración de reportes;
4. Retroalimentación y acuerdos con el socio
comercial;
5. Seguimiento a los acuerdos;
6. Medidas en caso de incumplimiento de los
requisitos;
7. Registro de evaluaciones.
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5. Seguridad de procesos.
Deben establecerse medidas de control para garantizar la
efectividad de los procesos relacionados con la seguridad de los medios de
transporte, manejo y almacenaje de mercancía de comercio exterior a lo largo
de la cadena de suministro. Asimismo, deben existir procedimientos para
impedir, detectar o disuadir que materiales no declarados, personal o
vehículos no autorizados tengan acceso al Parque Industrial. Estos
procedimientos deben documentarse con el objetivo de mantener en todo momento
la integridad del medio de transporte y la mercancía desde el punto de origen
hasta su destino final.
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5.1 Entrega y recepción de
carga.
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El Parque Industrial debe dar a conocer a los
operadores/choferes de las compañías transportistas que entreguen o reciban
mercancía de comercio exterior, las políticas y los lineamientos de seguridad
al ingresar, circular y efectuar maniobras de carga/descarga al interior del
Parque.
Por su parte, todas las empresas -sin excepción- deben
informar previamente al personal de seguridad del Parque Industrial, los
nombres de las compañías transportistas, el tipo de vehículos de carga y
características de los sellos o candados normalmente utilizados y en su caso,
los datos de operadores para que puedan ser plenamente identificados al
arribar a sus instalaciones. El Parque Industrial debe contar con una base de
datos actualizada que contenga toda la información anterior.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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El personal de seguridad debe actualizar permanentemente
los datos de compañías transportistas, operadores, tipos de vehículos de
carga que cotidianamente ingresan y egresan del Parque Industrial, así como
las características distintivas de los sellos o candados de alta seguridad
utilizados por las empresas ubicadas en su interior.
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6. Seguridad de los vehículos de carga, contenedores,
remolques y/o semirremolques.
Se debe mantener la integridad en los medios de
transporte, contenedores, carros de tren, remolques y semirremolques, para
protegerlos contra la introducción de personas y/o materiales no autorizados.
Por lo anterior, es necesario que las empresas ubicadas en el Parque
Industrial tengan procedimientos documentados para revisar, sellar y mantener
la integridad de los mismos.
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6.1 Almacenaje de vehículos,
medios de transporte, contenedores, carros de tren, remolques y
semirremolques.
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En caso de que los tractos, camiones rabones, furgonetas,
van, cajas secas, cajas refrigeradas, furgones, góndolas, carros-tanque,
tolvas de ferrocarril, etc., que transporten mercancías de comercio exterior
estén vacíos y deban pernoctar y resguardarse en el interior del parque
industrial, deben asegurarse con un sello indicativo, o bien, colocarse en un
área común vigilada y monitoreada para impedir el acceso y manipulación
indebida. Los medios de transporte no deben obstruir las vialidades internas
del Parque Industrial. Si por causa de fuerza mayor, los contenedores,
remolques o semi remolques deben permanecer más de un día en el Parque, deben
permanecer al interior de la empresa que solicitó el servicio, o bien, si la
extensión e infraestructura del Parque lo permiten, en un área común que
cumpla con las medidas de seguridad antes mencionadas.
Cuando por necesidades de la operación se tenga que
resguardar algún contenedor, remolque o semirremolque cargado con mercancía
de comercio exterior, éste debe posicionarse en un área segura y monitoreada
y colocarse un sello de alta seguridad que cumpla con la norma ISO 17712.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si al interior del Parque Industrial se almacenan
contenedores, remolques y/o semirremolques llenos o vacíos para su despacho
posterior, y explique de qué manera se mantiene la integridad de los mismos
dentro de sus instalaciones.
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7. Seguridad del personal.
Se debe contar con procedimientos documentados para el
registro y evaluación de personas que desean obtener un empleo en el
Corporativo del Parque Industrial y establecer métodos para realizar
verificaciones periódicas de los empleados actuales.
También, deben existir programas de capacitación continuos
para el personal administrativo y de seguridad que difundan las políticas de
seguridad que rigen al interior del Parque Industrial, así como las
consecuencias y acciones a tomar en caso de cualquier falta.
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7.1 Verificación de antecedentes
laborales.
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El Parque Industrial debe tener procedimientos
documentados para verificar la información asentada en el currículo y
solicitud de los candidatos con posibilidad de empleo, de conformidad con la
legislación local, ya sea por cuenta propia o por medio de una empresa
externa.
De igual forma, para los cargos que por su sensibilidad
así lo requieran y afecten la seguridad del Parque Industrial, de conformidad
con el análisis de riesgo efectuado previamente, deben considerar solicitar
requisitos más estrictos para su contratación, los cuales se deben actualizar
de manera periódica.
Toda la información referente al personal deberá
mantenerse en expedientes personales, mismos que deben tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la contratación del
personal, y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Requisitos y documentación exigida.
● Pruebas y exámenes solicitados.
Indique las áreas y/o puestos críticos que se hayan
identificado como de riesgo, conforme a su análisis y señale lo siguiente:
● Indique si existen requisitos
adicionales para áreas y/o puestos de trabajo específicos. (Carta de
antecedentes no penales, Estudios Socioeconómicos, Clínicos para detectar el
uso de sustancias prohibidas, etc.) En su caso, señale los puestos o áreas de
trabajo en que se requieren y con qué periodicidad se llevan a cabo.
● Indique si previo a la contratación,
el candidato debe firmar un acuerdo de confidencialidad o un documento
similar.
En caso de utilizar los servicios de una agencia para la
contratación de personal, indique si ésta cuenta con un procedimiento
documentado para la contratación de personal y cómo se asegura de que lo
cumplan.
Recomendación:
Los procedimientos para la contratación del personal
podrán incluir:
a) Comprobaciones exhaustivas de los
antecedentes laborales y personales de los nuevos empleados.
b) Cláusulas de confidencialidad y
responsabilidad en los contratos de los empleados.
c) Requisitos específicos para puestos
críticos.
d) En su caso, la actualización periódica del
estudio socioeconómico o de laboratorio clínico de los empleados que trabajen
en áreas críticas y/o sensibles.
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7.2 Procedimiento para baja del
personal.
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Deben existir procedimientos documentados para la baja del
personal en que se incluya la entrega de identificaciones y cualquier otro
artículo que se le haya proporcionado para realizar sus funciones (Llaves,
uniformes, equipo informático, aparatos de comunicación, herramientas, etc.).
Así mismo, este procedimiento debe incluir la baja en aquellos sistemas informáticos,
de accesos, entre otros que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la baja del personal, y
asegúrese de incluir lo siguiente:
● Cómo se realiza la entrega de
identificaciones, controles de acceso y demás equipo.
● Indique si cuentan con un registro y/o
formato, en que se identifique y asegure la entrega de material y baja en
sistemas informáticos. (En su caso, favor de anexar).
● Señale si mantienen registros del
personal que finalizó su relación laboral con el Parque Industrial, para que
en caso de que haya sido por motivos de seguridad, se prevenga a las empresas
inquilinas, proveedores de servicios y/o asociados de negocio.
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7.3 Administración de personal.
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El Corporativo del Parque Industrial debe mantener una
lista de empleados propios o contratados a través de un tercero
permanentemente actualizada. Asimismo, debe realizar y mantener actualizados
los registros de afiliación a instituciones de seguridad social y demás
registros legales de orden laboral.
En el caso de que el Parque Industrial cuente con personal
contratado por sus socios comerciales y labore dentro de sus instalaciones,
debe asegurarse de que cumplan con los mismos requisitos que el resto de sus
empleados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si el Parque Industrial cuenta con una base de
datos actualizada, tanto del personal contratado directamente por el
Corporativo, como aquel contratado a través de una empresa proveedora de
personal calificado y confiable.
● Este personal, deberá estar contratado
de acuerdo con las leyes y reglamentos de orden laboral vigentes.
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8. Seguridad de la información y documentación.
Deben existir medidas de prevención para mantener la
confidencialidad e integridad de la información y documentación generada por
los sistemas, incluyendo aquellos utilizados para el intercambio de
información con otros integrantes de la cadena de suministros. Asimismo,
deben existir políticas documentadas que incluyan las medidas contra su mal
uso.
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8.1 Clasificación y manejo de
documentos.
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Deben existir procedimientos para clasificar documentos de
acuerdo a su sensibilidad y/o importancia. La documentación sensible e
importante debe ser almacenada en un área segura que solamente permita el
acceso a personal autorizado. Se debe identificar el tiempo de vida útil de
la documentación y establecer procedimientos para su destrucción.
El Parque Industrial debe contar con expedientes
resguardados y actualizados de las empresas co-propietarias y arrendatarias con
las que tiene relación de negocios, así como toda la información relativa a
la seguridad de su cadena de suministro.
El Parque Industrial debe conducir revisiones de forma
regular para verificar los accesos a la información y asegurarse de que no
sean utilizados de manera indebida.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el registro,
control y almacenamiento de documentación impresa (clasificación y archivo de
documentos).
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Registro de control para entrega, préstamo,
entre otros de documentación.
b) Acceso restringido al área de archivos.
c) Políticas de almacenamiento y clasificación.
d) Un plan de seguridad actualizado que describa
las medidas en vigor relativas a la protección de los documentos contra
accesos no autorizados, así como contra la destrucción deliberada o la
pérdida de los mismos.
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8.2 Seguridad de la tecnología
de la información.
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En el caso de los sistemas automatizados, se deben
utilizar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la
contraseña. Debe haber políticas, procedimientos y normas de tecnologías
informáticas que se deben comunicar a los empleados mediante capacitación.
Deben existir procedimientos escritos e infraestructura
para proteger al Corporativo del Parque Industrial contra pérdidas de
información, así como un sistema establecido para identificar el abuso de los
sistemas, detectar acceso inapropiado, manipulación indebida o alteración de
los datos comerciales y del negocio, así como un procedimiento escrito para
la aplicación de medidas disciplinarias apropiadas a todos los infractores.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para archivar su información y
protegerla de posibles pérdidas. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale la frecuencia con que se llevan
a cabo las copias de respaldo.
● Quién tiene acceso a los mismos y
quién autoriza la recuperación de la información.
Describa el procedimiento para la protección de sus
sistemas informáticos que garanticen la seguridad de la información,
asegúrese de indicar lo siguiente:
● Indique si los sistemas están
protegidos bajo contraseñas y con qué frecuencia son modificadas.
● Señale si existen políticas de
seguridad de la información para su protección.
● Indique los mecanismos o sistemas para
detectar el abuso o intrusión de personas no autorizadas a sus sistemas.
● Indique las políticas correctivas y/o
sanciones en caso de la detección de alguna violación a las políticas de
seguridad de la información.
Señale si los socios comerciales tienen acceso a los
sistemas informáticos del Parque Industrial. En su caso, indique qué
programas y cómo controlan el acceso a los mismos.
Indique si el equipo de cómputo cuenta con un sistema de
respaldo de suministro eléctrico que permita la continuidad del negocio.
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Recomendación:
Los procedimientos referentes al respaldo de la
información del Parque Industrial podrán incluir:
a) Cómo y por cuánto tiempo se almacenan los
datos.
b) Plan de continuidad del negocio en caso de
incidente y de cómo recuperar la información.
c) Frecuencia y localización de las copias de
seguridad y de la información archivada.
d) Si las copias de seguridad se almacenan en
sitios alternativos a las instalaciones donde se encuentra el CPD (centro de
proceso de datos).
e) Pruebas de la validez de la recuperación de
los datos a partir de copias de seguridad.
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Recomendación:
Los procedimientos referentes a la protección de la
información del Parque Industrial podrán incluir:
1. Una política actualizada y documentada de
protección de los sistemas informáticos del Parque Industrial de accesos no
autorizados y destrucción deliberada o pérdida de la información.
2. Detalle si opera con sistemas múltiples
(sedes/sitios) y cómo se controlan dichos sistemas.
3. Quién es responsable de la protección del
sistema informático del Parque Industrial (la responsabilidad no debería
estar limitada a una persona, sino a varias, de forma que cada uno pueda
controlar las acciones del resto).
4. Cómo se conceden autorizaciones de acceso y
nivel de acceso al sistema informático. (El acceso a la información sensible
debería estar limitado al personal autorizado a realizar modificaciones de la
información).
5. Formato de las contraseñas, frecuencia de
cambios y quién proporciona esas contraseñas.
6. Cortafuegos "firewall" y
anti-virus utilizados.
7. Eliminación, mantenimiento o actualización
de los detalles de usuario.
8. Medidas previstas para tratar incidentes en
caso de que el sistema se vea comprometido.
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9. Capacitación en seguridad y concientización.
Debe haber un programa documentado de concientización
sobre amenazas establecido y mantenido por el personal de seguridad para
reconocer y crear conciencia sobre las amenazas de terroristas y
contrabandistas en cada punto de la cadena de suministros. Los empleados
deben conocer los procedimientos establecidos en la compañía para considerar
una situación y cómo denunciarla. Se debe brindar capacitación adicional a
los empleados en las áreas accesos y salidas de las instalaciones.
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9.1 Capacitación y
concientización sobre amenazas.
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El Corporativo del Parque Industrial debe contar con un
programa de capacitación y concientización de las políticas de seguridad en
la cadena de suministros dirigido a todos sus empleados administrativos y de
seguridad y, adicionalmente, poner a su disposición material informativo
sobre los procedimientos establecidos en el Parque Industrial para considerar
una situación que amenace su seguridad y cómo denunciarla.
De igual forma, se debe ofrecer capacitación al personal
de seguridad conforme a sus funciones para ayudar a las empresas instaladas
en el Parque Industrial a mantener la integridad de su carga, reconocer
conspiraciones internas y proteger los controles de acceso.
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Aunado a los programas de capacitación en seguridad, se
debe incluir un programa de concientización sobre consumo de alcohol y
drogas. Estos temas deben establecerse como parte de la inducción de nuevos
empleados y mantener periódicamente programas de actualización.
Los programas de capacitación deben fomentar la
participación activa de los empleados en los controles y mecanismos de
seguridad, así como mantener registros de todos los esfuerzos de capacitación
que haya brindado el Corporativo del Parque Industrial y la relación de
quienes participaron en ellos.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si cuenta con un programa de capacitación en
materia de seguridad y prevención en la cadena de suministros para todos los
empleados. Explique brevemente en qué consiste y asegúrese de incluir lo
siguiente:
● Breve descripción de los temas que se
imparten en el programa.
● En qué momento se imparten.
(Inducción, períodos específicos, etc.).
● Periodicidad de las capacitaciones y
en su caso, actualizaciones.
● Indique de qué forma se documenta la
participación en las capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros.
● Explique cómo se fomenta la
participación de los empleados en cuestiones de seguridad.
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10. Manejo e investigación de incidentes.
Deben existir procedimientos documentados para reportar e
investigar incidentes en la cadena de suministros y las acciones a tomar para
evitar su recurrencia.
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10.1 Reporte de anomalías y/o
actividades sospechosas.
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En caso de detección de anomalías y/o actividades
sospechosas, éstas deben notificarse al personal de seguridad del Centro de
Monitoreo del Parque Industrial y a las autoridades competentes.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para reportar anomalías y/o
actividades sospechosas y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Quién es el responsable de reportar
los incidentes.
● Detalle cómo determina con qué
autoridad comunicarse en distintos supuestos o presunción de actividades
sospechosas.
● Mencione si lleva un registro del
reporte de estas actividades y/o sospechas.
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|
10.2 Investigación y análisis.
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|
Debe existir un procedimiento o protocolo de actuación
escrito para el análisis e investigación de incidentes relacionados con la
seguridad de la carga que pudieran ocurrir al interior del Parque Industrial
para determinar su causa, así como acciones correctivas para evitar que
vuelvan a reincidir. La información obtenida de la investigación conducida
conjuntamente por el Centro de Monitoreo del Parque Industrial y por los
responsables de seguridad de la empresa afectada, debe documentarse y estar
disponible en todo momento para las autoridades que así lo requieran.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para iniciar una
investigación en caso de ocurrir algún incidente relacionado con la seguridad
de la carga y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Responsable de llevar a cabo la
investigación.
● Documentación que integra el
expediente de la investigación.
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E11.
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Perfil del Almacén General de Depósito.
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Acuse de Recibo
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Primera Vez: o
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Renovación:
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o
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Adición:
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o
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Modificación:
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o
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Los datos que proporcione sustituirán los que proporcionó
cuando solicitó su autorización.
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Información General
El objetivo de este Perfil es asegurar que los almacenes
generales de depósito, cuenten con prácticas y procesos de seguridad
implementados en sus instalaciones, enfocados a fortalecer la cadena de
suministro y a mitigar el riesgo de contaminación de los embarques con
productos ilícitos.
Los almacenes generales de depósito interesados en obtener
la autorización a que se refiere la regla 7.1.5., deberán demostrar que
cuentan con procesos documentados y verificables; asimismo, deberán integrar
los criterios exigidos en el presente documento de acuerdo al modelo o diseño
empresarial que tenga establecido, buscando durante la implementación de los
estándares en materia de seguridad, la aplicación de una cultura de análisis
de riesgos soportada en la toma de decisiones acorde a los valores, la
misión, visión, los códigos de ética y conducta del propio almacén general de
depósito.
Instrucciones de llenado:
1. Deberá llenar un perfil por cada una de las
instalaciones que el almacén general de depósito determine que se sujetará a
la certificación, ya sean directas o habilitadas para que las opere un
tercero al amparo de la autorización. El perfil presentado deberá coincidir
con la instalación manifestada en su solicitud de inscripción como socio
comercial certificado bajo la modalidad de almacén general de depósito y con
el(los) domicilio(s) registrado(s) ante el RFC.
2. En cada sub-estándar, el almacén general de
depósito deberá detallar como cumple o excede con lo establecido en cada uno
de los numerales conforme a lo que se indica.
3. El formato de este documento, se encuentra
dividido en dos secciones, como se detalla a continuación:
1. Estándar.
Descripción del estándar
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1.1 Sub-estándar.
|
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Descripción del sub-estándar
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Respuesta.
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Notas explicativas.
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Describa y/o anexe…
Recomendación:
1. …
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4. Indicar cómo cumple con lo establecido en
cada uno de los sub-estándares, por lo que deberá anexar los procedimientos
en idioma español que, en su caso, se requieran, o brindar una explicación
detallada de lo solicitado en el campo de “Respuesta”.
El apartado referente a las “Notas explicativas”, pretende
ser utilizado como una guía respecto a los puntos que se deben incluir en la “Respuesta”
o en los procedimientos anexos, según sea el caso, de cada sub-estándar,
señalando de manera indicativa aquellos puntos que no deben excluirse de su
respuesta. En este sentido, se debe entender que cualquier recomendación aquí
indicada, no es considerada como una obligación.
5. Una vez contestado este “Perfil del Almacén
General de Depósito”, deberá anexarlo a la Solicitud de inscripción en el
registro de Socio Comercial Certificado a que se refiere la regla 7.1.5.,
fracción VII.
Para efectos de verificar lo manifestado en el párrafo
anterior, el SAT a través de la AGACE, podrá realizar una inspección a la
instalación aquí señalada, con el exclusivo propósito de verificar lo
señalado en este documento.
6. Cualquier “Perfil de Almacén General de
Depósito” incompleto no será procesado.
7. Cualquier pregunta relativa a la Solicitud
de inscripción y al “Perfil de Almacén General de Depósito”, favor de
dirigirla a los contactos que aparecen en el Portal del SAT.
8. En el caso de ser autorizado como Socio
Comercial Certificado, este formato deberá ser actualizado anualmente, de
conformidad con lo establecido en la regla 7.2.1., cuarto párrafo, fracción
I.
9. Derivado de la emisión de la autorización,
podrían resultar observaciones respecto a los estándares mínimos de
seguridad, los cuales deben solventarse en el plazo que señale la autoridad
para tales efectos.
Datos de la instalación
Se deberá llenar un “Perfil de Almacén General de
Depósito”, por cada una de las instalaciones que el almacén general de
depósito determine que se sujetará a la certificación, siempre y cuando
cuenten con autorización para prestar el servicio de almacenamiento de
mercancías destinada al régimen de depósito fiscal, con independencia de que
sean directas o habilitadas.
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Información de la Instalación:
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Número de “Perfil Almacén General de Depósito”:
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de
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RFC:
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Nombre y/o Razón social:
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Nombre y/o Denominación de la Instalación: (En caso de no
existir, realizar la aclaración y justificación correspondiente)
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Tipo de Instalación:
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Calle
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Número y/o letra exterior
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Número y/o letra interior
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Colonia
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Código Postal
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Municipio/Alcaldía
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Entidad Federativa
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Antigüedad de la instalación (años de operación para
prestar los servicios de almacenaje de mercancías operado por el promovente):
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Actividades que se realizan en la instalación:
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Productos preponderantes que manejan en el Almacén General
de Depósito (según sea el caso):
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No. de cartas cupo emitidas promedio mensual:
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No. de pedimentos de extracción promedio mensual:
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No. de empleados total de esta instalación:
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Superficie de la Instalación (M2):
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Certificaciones en programas de
seguridad (indique si esta instalación cuenta con una certificación por
alguno de los siguientes programas).
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C-TPAT
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Si
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o
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No
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o
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Nivel: Pre-Aplicante o
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Aplicante o
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Certificado o
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Certificado/Validado o
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C-TPAT Account number (Ocho dígitos):
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Fecha de última visita en esta instalación:
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Operador Económico Autorizado de otros países (OEA)
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Si
|
o
|
No
|
o
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Programa:
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Registro:
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Otros Programas de seguridad en la cadena de suministros
|
Si
|
o
|
No
|
o
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Programa:
|
|
Registro:
|
|
|
Certificaciones (indique si
cuenta con certificaciones que considere impactan en el proceso de su cadena
de suministros, ejemplo: ISO 9000, ISO 28000, entre otros).
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Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
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Nombre:
|
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Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
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Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
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1. Planeación de la seguridad en
la cadena de suministros.
El almacén general de depósito
debe elaborar políticas y procedimientos documentados para llevar a cabo un
análisis que le permita identificar riesgos y debilidades en la cadena de
suministros, con el objetivo de implementar estrategias que ayuden a mitigar
el riesgo en las operaciones de su organización e instalaciones.
Dentro de cada organización
existe una cadena de suministro diferente dependiendo del giro de la
compañía. Una cadena de suministro está formada por todos aquellos
procesos involucrados de manera directa o indirecta en la acción de
satisfacer las necesidades del cliente. La cadena de suministro incluye a
proveedores, almacenes, servicios de transporte y logística, líneas de
producción, canales de distribución, mayoristas, minoristas y el cliente
final. En el caso de los almacenes generales de depósito, la cadena de
suministros podría incluir a la autoridad aduanera, los proveedores, agentes
aduanales, transportistas, así como a los importadores y/o exportadores.
|
|
1.1 Análisis de riesgo.
|
|
El almacén general de depósito autorizado debe contar con
medidas para identificar, analizar y mitigar riesgos que podrían derivar en
alteraciones de mercancía destinada al régimen de depósito fiscal durante su
manejo, guardia, custodia y entrega a lo largo de su cadena de suministro y
sus instalaciones, bajo el lineamiento de un procedimiento documentado que
establezca la metodología o técnicas para realizarlo. Dicho análisis debe
estar basado en el modelo de su organización (ejemplo: instalaciones, tipo de
mercancía, volumen, clientes, proveedores, rutas (cuando aplique),
contratación de personal, clasificación y manejo de documentos, tecnología de
la información, amenazas potenciales, etc.), de modo que le permita
implementar y mantener medidas de seguridad apropiadas.
Este procedimiento deberá actualizarse por lo menos una
vez al año, de manera que permita identificar de forma permanente nuevas
amenazas o riesgos que se consideren su operación, por el resultado de algún
incidente de seguridad o que se originen por cambios en las condiciones
iniciales del almacén y su cadena de suministro (actualizaciones o
modificaciones de los procesos y/o instalaciones), así como para identificar
que las políticas, procedimientos, mecanismos de control y de seguridad se
estén cumpliendo.
|
|
Respuesta:
|
Notas explicativas:
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|
Indique cuáles son las fuentes de información utilizadas
para calificar los riesgos durante la fase de análisis.
Anexe el procedimiento documentado para identificar
riesgos en la cadena de suministro y las instalaciones del almacén general de
depósito, el cual debe incluir como mínimo los siguientes puntos:
Periodicidad con que se revisa y/o actualiza el análisis
de riesgo.
Aspectos y/o áreas del almacén general de depósito que se
incorporan al análisis de riesgo.
Metodología o técnicas utilizadas para realizar el
análisis de riesgo.
Responsables de revisar y/o actualizar el análisis de
riesgo del almacén general de depósito.
|
|
|
Asimismo, el procedimiento documentado para identificar
riesgos en la cadena de suministro y sus instalaciones, deberá contemplar el
proceso de apreciación y gestión del riesgo, e incluir los siguientes
aspectos:
Establecimiento de un contexto (cultural, político, legal,
económico, geográfico, social, etc.).
Identificación de los riesgos en su cadena de suministros
y sus instalaciones.
Análisis del riesgo (causas, consecuencias, probabilidades
y controles existentes para determinar el nivel de riesgo como “alto”,
“medio” y “bajo”).
Evaluación del riesgo (toma de decisiones para determinar
los riesgos a tratar y prioridad para implementar el tratamiento).
Tratamiento del riesgo (aplicación de alternativas para
cambiar la probabilidad de que los riesgos ocurran).
Seguimiento y revisión del riesgo (monitoreo de los
resultados del análisis de riesgo y verificación de la eficacia de su
tratamiento).
Recomendación:
Se sugiere utilizar las técnicas de administración,
gestión y evaluación de riesgos de acuerdo a las normas internacionales ISO
31000, ISO 31010 e ISO 28000 que de acuerdo a su modelo de negocio, deba implementar.
|
|
1.2 Políticas de seguridad.
|
|
Los almacenes generales de depósito deben contar con una
política(s) orientada(s) a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la
seguridad de la cadena de suministro, como lo son el contrabando, lavado de
dinero, tráfico de armas, personas, mercancías prohibidas, actos de
terrorismo, así como aquellas amenazas asociadas al intercambio de
información. Dichas políticas deben estar reflejadas en los procedimientos
y/o manuales correspondientes.
|
|
Respuesta:
|
Notas explicativas:
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|
Enuncie la(s) política(s) de seguridad en la cadena de
suministros e instalaciones del almacén general de depósito, quién es el
responsable de su revisión, así como la periodicidad con la que se lleva a
cabo su actualización.
Dicha(s) política(s) se debe(n) comunicar a los empleados
mediante un programa y/o campaña de difusión.
|
|
1.3 Auditorías internas en la
cadena de suministros.
|
|
Además del monitoreo de rutina en control y seguridad, es
necesario programar y realizar auditorías por lo menos una vez al año, bajo
los lineamientos de un procedimiento documentado que permita evaluar todos
los procesos en materia de seguridad en la cadena de suministros y sus
instalaciones.
Las auditorías deben ser realizadas por personal
autorizado y, en lo posible, independientes de la actividad auditada, aunque
pueden ser parte de la organización. El enfoque y realización se debe ajustar
al tamaño de la organización y a la naturaleza de los riesgos identificados
durante el análisis conforme al sub-estándar 1.1. La alta gerencia debe
revisar los resultados de las auditorías, analizar las causas y emprender
acciones correctivas o preventivas requeridas mediante una evaluación
sistemática con la información que se disponga para tal efecto. La revisión
debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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|
Describa el procedimiento documentado para llevar a cabo
una auditoría interna, enfocada en la seguridad en la cadena de suministros,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Señalar el tipo de auditorías internas o externas, en
materia de seguridad en la cadena de suministros, que se realizan en el
almacén.
Indique quienes participan en ellas, y los registros que
se generan, así como la periodicidad con la que se llevan a cabo.
Indique cómo la alta gerencia del almacén general de
depósito verifica el resultado de las auditorias en materia de seguridad de
la cadena de suministros, y si determina realizar acciones preventivas,
correctivas y de mejora en los procesos. La revisión debe estar documentada.
|
|
1.4 Planes de contingencia y/o
emergencia relacionados con la seguridad de la cadena de suministros.
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|
Debe existir un plan de contingencia documentado para
asegurar la continuidad del negocio en caso de afectación al desarrollo
normal de las actividades en las instalaciones y durante la recepción,
almacenaje, custodia y extracción de mercancía destinada al régimen de
depósito fiscal, mercancía nacional conforme a su proceso logístico en la
cadena de suministro (por ejemplo: robo de mercancías, marbetes y/o
etiquetas, derrames químicos, extravío y/o daño de mercancías, amenaza de
bomba, detección de paquetes sospechosos, corte de energía eléctrica, no
arribo de las mercancías, bloqueos, entre otros). Dichos planes de
contingencia y/o emergencia se deben comunicar a los empleados mediante un
programa y/o campaña de difusión.
Los almacenes generales de depósito deben realizar
pruebas, ejercicios prácticos o simulacros de los planes de contingencia y
emergencia de la cadena de suministros para constatar su efectividad, y de los
cuales deberá mantener un registro (por ejemplo: reportes de resultados,
minutas, videograbaciones, fotografías, etc.).
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|
Respuesta:
|
Notas explicativas:
|
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|
Anexe el procedimiento o plan de emergencia documentado,
en caso de una situación de emergencia o de seguridad, que afecte el
desarrollo normal de las actividades en las instalaciones, durante la
recepción, almacenaje, custodia y extracción de mercancía destinada al
régimen de depósito fiscal y nacional, conforme a su proceso logístico en la
cadena de suministros.
Este procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas
no limitativa, lo siguiente:
Qué situaciones contempla.
Qué mecanismos utiliza para garantizar que el plan de
continuidad del negocio sea efectivo.
Contemplar la realización de simulacros y cómo se
documentan.
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2. Seguridad física.
El almacén general de depósito
debe contar con mecanismos establecidos y procesos documentados para impedir,
detectar o disuadir la entrada de personal no autorizado a las instalaciones.
Todas las áreas sensibles del almacén general de depósito, deben tener
barreras físicas, así como elementos de control y disuasión contra el acceso
no autorizado.
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2.1 Instalaciones.
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Las instalaciones deben estar construidas con materiales
que puedan resistir accesos no autorizados. Se deben realizar inspecciones
periódicas documentadas para mantener la integridad de las estructuras y en
el caso de haberse detectado una irregularidad, efectuar la reparación
correspondiente. Asimismo, se deben tener identificados plenamente los
límites territoriales, así como los diversos accesos, rutas internas y la
ubicación de los edificios.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique los materiales predominantes con los que se
encuentra construida la instalación (por ejemplo: estructura de acero con
paredes de cemento, paredes de ladrillo, concreto, entre otros), y señale de
qué forma se lleva a cabo la revisión y mantenimiento de la integridad de las
estructuras.
Anexe un plano de distribución o arquitectónico de
conjunto, donde se puedan identificar los límites de la instalación, rutas de
acceso y salidas de emergencia, flujo vial, ubicación de los edificios y
colindancias.
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2.2 Accesos en puertas y
casetas.
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Las puertas de entrada o salida de personal y/o vehículos
de las instalaciones de los almacenes generales de depósito deben ser
atendidas y/o supervisadas ya sea por medio de personal propio o bien por
personal de seguridad. La cantidad de puertas de acceso debe mantenerse al
mínimo necesario.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique cuantas puertas y/o accesos existen en las
instalaciones, el horario de operación de cada una e indique de qué forma son
monitoreadas y/o supervisadas (en caso de tener personal de vigilancia
asignado, indicar la cantidad).
Detalle si existen puertas y/o accesos bloqueados, o
permanentemente cerradas y su ubicación.
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2.3 Bardas perimetrales.
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Las bardas perimetrales y/o barreras periféricas deben
estar instaladas para asegurar las instalaciones del almacén general de
depósito, y de manera particular, las áreas de recepción, almacenaje,
custodia y extracción de mercancía destinada al régimen de depósito fiscal,
mercancía nacional, alto valor, peligrosa, áreas con acceso restringido y
otras que determine conforme a su análisis de riesgo, con el objeto de
prevenir robo de mercancías e ingresos no autorizados. Estas deben ser
inspeccionadas regularmente y llevar un registro de la revisión con la
finalidad de asegurar su integridad e identificar daños.
Las áreas de almacenaje, alto valor, peligrosas, y/o de
acceso restringido, deben estar claramente identificadas y monitoreadas para
prevenir ingresos no autorizados.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el tipo de barrera periférica y/o bardas con las
que cuenta la instalación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Especifique que áreas segrega en la instalación por ser
consideradas críticas y/o sensibles.
Señale las características de las mismas (material,
dimensiones, etc.).
En caso de no contar con bardas, favor de justificar
detalladamente la razón.
Periodicidad con la que se verifica la integridad de las
bardas perimétricas, y los registros que se llevan a cabo.
Describa de qué manera se encuentra segregada la carga
destinada al extranjero, el material peligroso y la de alto valor; asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
● Indique cómo controla la mercancía
destinada al régimen de depósito fiscal, mercancía nacional, y si está
identificada de manera adicional (por ejemplo: etiquetas, empaque distinto,
papeletas, entre otros).
● Identifique y señale las áreas de
acceso restringido (mercancías peligrosas, alto valor, colocación de
marbetes, etiquetado, sub-maquila, confidenciales, etc.).
Recomendación:
El procedimiento para la inspección de las bardas
perimétricas podría incluir:
a) Personal responsable para llevar a cabo el
proceso.
b) Cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo
las inspecciones de las cercas, bardas perimétricas y/o periféricas.
c) Cómo se lleva el registro de la inspección.
d) Quién es el responsable de verificar que las
reparaciones y/o modificaciones cumplan con las especificaciones técnicas y
requisitos de seguridad necesarias.
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2.4 Estacionamientos.
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El acceso a los estacionamientos de las instalaciones debe
ser controlado y monitoreado, conforme a las disposiciones aplicables. Se debe
prohibir que los vehículos privados (de empleados, visitantes, proveedores y
contratistas, entre otros) se estacionen dentro de las áreas de manejo y
almacenaje de la mercancía, así como en áreas adyacentes.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para el control y monitoreo de
los estacionamientos, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Responsables de controlar y monitorear
el acceso a los estacionamientos.
● Identificación de los estacionamientos
(especificar si el estacionamiento de visitantes se encuentra separado de las
áreas de almacenaje de mercancía).
● Cómo se lleva el control de entrada y
salida de vehículos a las instalaciones (indicar los registros que se
realizan para el control del estacionamiento y los mecanismos de control
existentes, por ejemplo: tarjetones, corbatines, etc.).
Políticas o mecanismos para no permitir el ingreso de
vehículos privados a las áreas de almacenaje de la mercancía.
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2.5 Control de llaves y
dispositivos de cerraduras.
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Las ventanas, puertas, así como las cercas interiores y
exteriores, de acuerdo a su análisis de riesgo, deben asegurarse con
dispositivos de cierre. El almacén general de depósito debe contar con un
procedimiento documentado para el manejo y control de llaves y/o dispositivos
de cierre de las áreas interiores que se hayan considerado como críticas.
Asimismo, deben llevar un registro de las personas que cuentan con llaves o
accesos autorizados conforme a su nivel de responsabilidad y labores dentro
su área de trabajo.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el manejo,
resguardo, asignación, control y no devolución de llaves de las
instalaciones, oficinas y áreas críticas y/o sensibles.
El procedimiento deberá de incluir los siguientes puntos:
Responsables de administrar y controlar la seguridad de
las llaves.
Formato o registro de control para el préstamo de llaves.
Tratamiento de pérdida o no devolución de llaves.
Señalar si existen áreas en las que se acceda con
dispositivos electrónicos y/o algún otro mecanismo de acceso.
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2.6 Alumbrado.
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El alumbrado dentro y fuera de las instalaciones debe
permitir una clara identificación de personas, material y/o equipo que ahí se
encuentre, incluyendo las siguientes áreas: entradas y salidas, áreas de manejo
y almacenaje de la mercancía, bardas perimetrales y/o periféricas, cercas
interiores y áreas de estacionamiento, debiendo contar con un sistema de
iluminación de emergencia y/o respaldo en las áreas sensibles.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la operación y
mantenimiento del sistema de iluminación. Asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
● Señale qué áreas se encuentran
iluminadas y cuáles cuentan con sistema de emergencia y/o respaldo (indique
si cuenta con una planta de poder auxiliar o algún otro mecanismo para
suministrar energía eléctrica).
● De qué manera se cerciora que el
sistema de iluminación tenga continuidad ante la falta de suministro en cada
una de las áreas de la instalación y con especial énfasis de las áreas
consideradas como críticas y/o sensibles, de manera que permita una clara
identificación del personal, material y/o equipo que ahí se encuentre.
Recomendaciones:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del control de los sistemas de
iluminación.
b) Cómo se controla el sistema de iluminación.
c) Horarios de funcionamiento.
d) Identificación de áreas con iluminación
permanente.
e) Programa de mantenimiento y revisión (en caso
de coincidir con otro proceso, indicarlo).
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2.7 Aparatos de comunicación.
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El almacén general de depósito debe contar con aparatos
y/o sistemas de comunicación con la finalidad de contactar de forma inmediata
al personal de seguridad y/o autoridades cuando se requiera en caso de
ocurrir una situación de emergencia y seguridad. Adicionalmente, debe contar
con un sistema de respaldo y verificar su buen funcionamiento de manera
periódica.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento que el personal debe realizar
para contactar al personal de seguridad del almacén general de depósito o en
su caso, de la autoridad correspondiente.
Indique si el personal operativo y administrativo cuenta o
dispone de aparatos (teléfonos fijos, móviles, botones de alerta y/o
emergencia, etc.) para comunicarse con el personal de seguridad y/o con quien
corresponda (estos deberán estar accesibles a los usuarios para poder tener
una pronta reacción).
Indique qué tipo de aparatos de comunicación utiliza el
personal de seguridad del almacén general de depósito (teléfonos fijos,
celulares, radios, sistema de alarma, etc.).
Describa el procedimiento para el control y mantenimiento
de los aparatos de comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Políticas de asignación de aparatos de
comunicación móvil.
● Programa de mantenimiento de aparatos
de comunicación fija y móvil.
● Indique si cuenta con aparatos de
comunicación de respaldo en caso de que el sistema permanente fallara y, en
su caso, descríbalos brevemente.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable del buen funcionamiento y
mantenimiento de los aparatos de comunicación.
b) Registro de verificación y mantenimiento de
los aparatos.
c) Forma de asignación de los aparatos de
comunicación.
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2.8 Sistemas de alarma y
circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV).
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Los sistemas de alarmas y de circuito cerrado de
televisión (CCTV) se deben utilizar para vigilar, notificar o disuadir
accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones y
notificar al área correspondiente, además de utilizarse como herramienta de
prueba en investigaciones derivadas de algún incidente de seguridad.
Estos sistemas deberán colocarse de forma sistemática de
acuerdo a un análisis de riesgo previo, de tal forma que permita una clara
identificación del área o ambiente que vigila, monitorear y supervisar las
áreas que impliquen el acceso y salida de personal autorizado, proveedores,
áreas de carga, descarga, custodia y almacenaje de mercancía destinada al
régimen de depósito fiscal y nacional, patios para medios de transporte y de
carga, estacionamiento de vehículos particulares, así como áreas consideradas
críticas y/o sensibles de forma permanente e ininterrumpida de conformidad a
su operación.
El almacén general de depósito debe contar con
procedimientos documentados de operación de los sistemas anteriormente
mencionados. Para el caso del sistema de circuito cerrado de televisión y
video vigilancia (CCTV), el procedimiento debe incluir la supervisión del
buen estado del equipo, indicando la frecuencia con la que deben realizar el
respaldo de las grabaciones, los responsables de su operación y la
verificación de la correcta posición de las cámaras. El sistema de CCTV debe
permitir una clara identificación del área o ambiente que vigila, estar
permanentemente grabando y mantener un respaldo de las grabaciones por lo
menos de un mes, considerando que, en el caso de que sus procesos logísticos
excedan este periodo, deberá aumentar el periodo del mantenimiento de estos
respaldos con la finalidad de tener los elementos necesarios para deslindar
responsabilidades en caso de un incidente de seguridad. Dicho sistema deberá
tener un acceso restringido.
El sistema de circuito cerrado de televisión y video
vigilancia (CCTV) del almacén general de depósito deberá de cumplir con lo
establecido en la regla 4.5.18., para que la autoridad aduanera tenga acceso
a los puntos de entrega de la mercancía, así como de los puntos de salida,
conforme a lo que determine la ACEIA.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si tiene contratado un servicio de central de
alarmas externo, y en su caso, describa los siguientes puntos:
Indique si las puertas y ventanas tienen sensores de
alarma o sensores de movimiento.
Procedimiento a seguir en caso de activarse una alarma.
Describa el procedimiento documentado para la operación
del sistema de CCTV, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Indique el número de cámaras de CCTV instaladas,
características técnicas y su ubicación (detalle si cubren los puntos de
entrada y salida de las instalaciones para cubrir el movimiento de vehículos
e individuos, así como el lugar de almacenaje de mercancía destinada al
régimen de depósito fiscal y nacional).
Señale la ubicación del sistema de CCTV, dónde se
localizan los monitores, quién los revisa, así como los horarios de
operación, y en su caso, si existen estaciones de monitoreo remoto.
Indique si las grabaciones se revisan periódicamente y de
qué forma (aleatoria, cada semana, eventos especiales, áreas restringidas,
etc.).
Indique por cuánto tiempo se mantienen estas grabaciones
(debiendo ser por lo menos de un mes).
Indique si el sistema de CCTV se encuentra respaldado por
una planta de poder eléctrica de emergencia o algún otro mecanismo para
suministrar energía eléctrica.
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3. Controles de acceso físico.
Los controles de acceso físico,
son mecanismos o procedimientos que previenen e impiden la entrada no
autorizada a las instalaciones, mantienen control del ingreso de los empleados
y visitantes, además de proteger los bienes del almacén general de depósito.
Los controles de acceso deben
incluir la identificación de todos los empleados, visitantes y proveedores en
todos los puntos de entrada. Asimismo, deben mantener registros y evaluar
permanentemente los mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las
instalaciones, siendo la base para comenzar a integrar la seguridad como una
de las funciones primordiales dentro de cualquier compañía. La evaluación de
lo dispuesto en el presente sub estándar, se realizará de acuerdo a un
análisis de riesgo previo.
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3.1 Personal de seguridad.
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El almacén general de depósito debe contar con personal de
seguridad y vigilancia. Este personal desempeña un rol importante en la
protección física de las instalaciones y de la mercancía durante su traslado,
manejo y resguardo dentro del almacén, así como para controlar el acceso y
salida de todas las personas al inmueble.
El personal de seguridad, deberá contar con un
procedimiento documentado para llevar a cabo sus funciones y tener pleno
conocimiento de los mecanismos y procedimientos en situaciones de emergencia,
detección de personas no autorizadas o cualquier incidente de seguridad en la
instalación.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para la operación
del personal de seguridad y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique el número de personal de
seguridad que labora en el almacén general de depósito.
● Señale los cargos y/o funciones del
personal y horarios de operación.
● En caso de contratarse un servicio
externo, proporcionar los datos generales de la empresa (RFC, razón social,
domicilio), y especificar número de personal empleado, detalles de operación,
registros y reportes que utilizan para desempeñar sus funciones, etc.
● En caso de contar con personal armado,
describa el procedimiento para el control y resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los
empleados.
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Debe existir un sistema de identificación de empleados con
fines de acceso a las instalaciones. Los empleados sólo deben tener acceso a
aquellas áreas que necesiten para desempeñar sus funciones. La gerencia o el
personal de seguridad de la compañía deben controlar adecuadamente la entrega
y devolución de gafetes y/o credenciales de identificación de empleados,
visitantes y proveedores. Se deben documentar los procedimientos para la
entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves,
gafetes y/o credenciales, tarjetas de proximidad, etc.).
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la identificación de los
empleados y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Mecanismos de identificación (gafete
y/o credencial con foto, control de acceso biométrico, tarjetas de
proximidad, etc.).
● Indique cómo se identifica al personal
contratado por un socio comercial que labore dentro de las instalaciones
(contratistas, sub-contratados, servicios in house, personal de empresas de
manejo de mercancías, sub-maquila, etc.).
Describa cómo el almacén general de depósito entrega,
cambia y retira las identificaciones y controles de acceso del empleado,
asegúrese de incluir las áreas responsables de autorizarlas y administrarlas.
Anexe el procedimiento documentado para el control de las
identificaciones.
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3.3 Identificación de visitantes
y proveedores.
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Para tener acceso a las instalaciones, los visitantes y
proveedores deberán presentar identificación oficial con fotografía con fines
de documentación a su llegada y se deberá llevar un registro. Todos los
visitantes deberán estar acompañados por personal del almacén durante su
permanencia en las instalaciones y asegurarse que el visitante porte siempre
en un lugar visible la identificación provisional proporcionada, dicho
procedimiento deberá estar documentado. Para el caso de proveedores y
usuarios que laboren de manera regular en la instalación, el almacén general
de depósito debe contar con un mecanismo o sistema de control de gafetes de
identificación.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para el control de acceso de los
visitantes y proveedores, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale qué registros se llevan a cabo
(formatos personales por cada visita, bitácoras, entre otros).
● Señale quién es la persona responsable
de acompañar al visitante y/o proveedor y si existen áreas restringidas para
su ingreso.
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3.4 Procedimiento de
identificación y retiro de personas o vehículos no autorizados.
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El almacén general de depósito debe contar con
procedimientos documentados que especifiquen como identificar, enfrentar o
reportar a personas y/o vehículos no autorizados o identificados, dicho
procedimiento debe ser comunicado al personal responsable mediante
capacitación. La capacitación debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para identificar,
enfrentar o reportar personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
El procedimiento deberá incluir:
a) Personal encargado de llevar a cabo el
procedimiento.
b) Designar a una persona o área responsable
para ser informado de los incidentes de seguridad.
c) Indicaciones para enfrentar y dirigirse al
personal no identificado.
d) Señalar en qué casos deberá reportarse a las
autoridades correspondientes.
e) Cómo se lleva a cabo el registro de los
incidentes de seguridad y las medidas adoptadas en cada caso.
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3.5 Entregas de mensajería y
paquetería.
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La mensajería y paquetería destinada a personal del
almacén general de depósito debe ser registrada y examinada a su llegada y
antes de ser distribuida al área correspondiente, dicho procedimiento debe
ser comunicado al personal responsable mediante capacitación. La capacitación
debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la recepción y revisión de
mensajería y paquetería, y asegúrese de incluir lo siguiente:
Personal encargado de llevar a cabo el procedimiento.
Indique cómo identifica al personal o proveedor del
servicio de mensajería y paquetería (señale si requiere de procedimiento
adicional al de acceso a proveedores).
Señale cómo se lleva a cabo la revisión de la mensajería
y/o paquetes, qué mecanismo utiliza, los registros que se llevan a cabo y en
su caso, los incidentes detectados.
Describa las características o elementos para determinar
mensajería y/o paquetería es sospechosa.
Personal encargado de llevar a cabo el procedimiento.
Señale qué acciones realiza en el caso de detectar mensajería y/o paquetes
sospechosos.
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4. Socios comerciales.
El almacén general de depósito
debe contar con procedimientos escritos y verificables para la selección y
contratación de socios comerciales (transportistas, proveedores de servicios
de limpieza, seguridad privada, proveedores de materiales, contratación de
personal, prestadores de servicios de almacenaje, carga, descarga y maniobra
de mercancías, subcontratistas, etc.) y de acuerdo a su análisis de riesgo,
exigir que cumplan con las medidas de seguridad para fortalecer la cadena de
suministros internacional.
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4.1 Criterios de selección.
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Deben existir procedimientos documentados para la
selección, seguimiento o renovación de relaciones comerciales con los
asociados de negocio y/o proveedores, que incluyan entrevistas, verificación
de referencias, métodos de evaluación y uso de la información proporcionada.
La información derivada de la investigación y/o evaluación de los asociados
de negocio y/o proveedores deberá documentarse y estar integrada un
expediente (físico o electrónico).
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para la selección de
socios comerciales, esto comprende cualquier tipo de asociados de negocio,
proveedores que tengan relación con su proceso logístico y con la cadena de
suministros, asimismo, con clientes potenciales y preponderantes de contratar
su servicio de manera frecuente y/o aquellos que tengan relación comercial
con el almacén general de depósito. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Qué información es requerida a su socio comercial.
Qué aspectos son revisados e investigados (el resultado de
la investigación debe integrarse en el expediente).
Indique si mantiene un expediente físico o electrónico de
cada uno de sus socios comerciales.
Señale de qué manera se evalúan los servicios de su socio
comercial y qué puntos revisa.
Recomendación:
El expediente podría incluir lo siguiente:
Datos de la empresa (nombre, RFC, actividad, etc.).
Datos del representante legal.
Comprobante de domicilio.
Referencias comerciales.
Contratos, acuerdos y/o convenios de confidencialidad.
Políticas de seguridad.
En su caso, certificado o número de certificación en los
programas de seguridad a los que pertenezca.
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4.2 Requisitos en seguridad.
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El almacén general de depósito debe contar con un
procedimiento documentado en el que, de acuerdo a su análisis de riesgo,
solicite requisitos adicionales en materia de seguridad a aquellos socios
comerciales que intervengan en el servicio prestado por dicho almacén, así
como de los proveedores de servicios que de igual forma intervengan en el
control, manipulación, traslado y/o almacenaje de mercancía destinada al
régimen de depósito fiscal y nacional.
Estos requisitos deberán estar basados en el “Perfil del
Almacén General de Depósito” establecido por la AGACE de manera genérica, o
en caso de existir, el “Perfil” específico para cada actor de la cadena de
suministros que le corresponda.
El almacén general de depósito debe solicitar a sus socios
comerciales la documentación que acredite o compruebe que cumple con los
estándares mínimos de seguridad establecidos en este documento, ya sea a
través de una declaración escrita emitida por el representante legal del
socio, convenios o cláusulas contractuales con documentación que avale el
cumplimiento de los requisitos establecidos en algún otro programa de
Operador Económico Autorizado.
En el caso de los socios comerciales del almacén general
de depósito que presten sus servicios en el interior de las instalaciones,
deberán estar obligados al cumplimiento de estos requisitos de seguridad en
la cadena de suministro.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa cómo lleva a cabo la identificación de socios
comerciales que requieran cumplir con estándares mínimos en materia de seguridad.
Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique si cuenta con un registro de
los socios comerciales que deben cumplir con requisitos en materia de
seguridad, y mencione que tipo de proveedores son estos (transportistas,
proveedores de servicios de limpieza, comedor, seguridad privada, proveedores
de materiales, contratación de personal, prestadores de servicios de
almacenaje, carga, descarga y maniobra de mercancías, subcontratistas,
etcétera).
Indique de qué forma documental (contratos, convenios,
acuerdos, cláusulas contractuales, entre otros) garantiza que sus socios
comerciales cumplen con los requisitos en materia de seguridad.
Indique si existen acuerdos contractuales, respecto a la
implementación de medidas de seguridad con sus proveedores de servicios al
interior del almacén general de depósito, tales como: agentes aduanales,
seguridad privada, servicios de limpieza, comedor, jardinería, mantenimiento,
proveedores de tecnología de la información, etc.
Indique si cuenta con socios comerciales que se les exija
pertenecer a un programa de seguridad de la cadena de suministro, ya sea de
certificación por una autoridad extranjera o del sector privado (por ejemplo:
C-TPAT, PIP o algún otro programa de Operador Económico Autorizado de la
OMA).
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4.3 Revisiones del socio
comercial.
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El almacén general de depósito debe realizar evaluaciones
periódicas de los procesos e instalaciones de los asociados de negocios con
base a un análisis de riesgo y estos deben mantener las normas de seguridad
requeridas por dicho almacén, y mantener registros de las mismas, así como el
seguimiento correspondiente.
Cuando se encuentren inconsistencias, el almacén general
de depósito deberá comunicarlo a su socio y/o proveedor y proporcionar un
período justificado para atender las observaciones identificadas, o en caso
contrario, tener las medidas necesarias para sancionarla.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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El almacén general de depósito debe contar con un
procedimiento documentado para verificar o revisar los procesos de seguridad
e instalaciones de socios comerciales. Describa el procedimiento para
realizar las revisiones de sus socios comerciales, asegurándose de incluir
los siguientes puntos:
Periodicidad con la que realiza las visitas al socio
comercial (esta debe de ser por lo menos una vez al año).
Registros o reportes de la verificación o revisión, y en
su caso del seguimiento correspondiente.
Señale qué medidas de acción se toman en caso de que los
socios comerciales no cumplan con los requisitos de seguridad establecidos.
En caso de tener socios comerciales que cuenten con la
certificación C-TPAT u otro programa de seguridad en la cadena de
suministros, indique la periodicidad con la que es revisado su estatus, cómo
lo registran y las acciones que toma en caso de detectarse que este
suspendido y/o cancelado.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
1. Área o responsable de llevar a cabo este
procedimiento;
2. Puntos de revisión en materia de seguridad;
3. Elaboración de reportes;
4. Retroalimentación y acuerdos con el socio
comercial;
5. Seguimiento a los acuerdos;
6. Medidas en caso de la detección del
incumplimiento de los requisitos;
7. Registro de evaluaciones.
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5. Seguridad de procesos.
Deben establecerse medidas de
control para garantizar la integridad y seguridad de la mercancía destinada
al régimen de depósito fiscal, de los procesos relacionados con la recepción,
almacenaje, custodia y extracción de mercancía destinada al régimen de
depósito fiscal. Estos procedimientos deben documentarse y asegurarse de
mantener la integridad desde el ingreso al almacén hasta la entrega de la
carga.
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5.1 Mapeo de procesos.
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Se deberá contar con un mapa que muestre paso a paso el
proceso logístico del flujo de las mercancías destinadas al régimen de
depósito fiscal durante su depósito, manejo y custodia, así como la documentación
requerida a través de la cadena de suministros internacional (cartas cupo,
pedimentos de extracción, etc.).
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el mapeo de procesos donde se ilustre o describa el
flujo por los que atraviesan las mercancías destinadas al régimen de depósito
fiscal, desde el ingreso al almacén hasta la extracción de la mercancía, y en
su caso, incluir el traslado de mercancías destinadas al régimen de depósito
fiscal a una bodega o almacén distinto (habilitado o directo) por requerimiento
de algún cliente, así como el traslado o traspaso de la carga cuando
corresponda. De igual manera, es necesario incluir procedimiento para
realizar operaciones de valor agregado a la mercancía (colocación de
marbetes, etiquetado, empaquetado para exhibición o venta, etc.).
Este mapeo de procesos puede ser de manera escrita y/o
gráfica, debiendo contener por lo menos los siguientes aspectos:
1. Cotización.
2. Contrato de servicios.
3. Expedición y transmisión de la carta de cupo
mediante su sistema electrónico al del Servicio de Administración Tributaria.
4. Arribo de la mercancía al almacén general de
depósito.
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5. Proceso de recibo de la mercancía.
6. Generación de etiquetas fiscales y/o de
identificación.
7. Integración de la documentación aduanera,
por ejemplo:
Verificación de la información comercial.
Pedimento de importación o depósito fiscal.
Factura comercial.
Lista de empaque.
Guías de empaque.
Permisos de importación, Certificados de Origen,
acreditación de cumplimiento de la Norma Oficial Mexicana.
8. Verificación en su caso, de la unidad de
verificación (UVA).
9. Recepción de solicitud de extracción.
10. Salida de mercancías, entre otros.
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5.2 Almacenes, centros de
distribución, patios y bodegas directas y habilitadas.
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En caso de que el almacén general de depósito cuente con
almacenes directos y/o habilitados, deberán sujetarse de acuerdo a sus
características a lo establecido en este documento, con el objeto de mantener
la integridad en la cadena de suministros.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Declare si el almacén general de depósito cuenta con
almacenes, bodegas o centros de distribución adicionales, y especifique si
son directos y/o habilitados.
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5.3 Entrega y recepción de
mercancía.
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El almacén general de depósito debe supervisar la
recepción y entrega de las mercancías en su instalación, asegurando en todo
momento su correcta identificación, registro y manejo conforme a los
procedimientos establecidos por el almacén, incluyendo las instrucciones o
especificaciones que reciba de los clientes, en su caso, para su manejo y
traslado. Por lo anterior, el almacén general de depósito debe tener
procedimientos documentados que le permitan llevar a cabo de forma segura la
entrega y recepción de la carga en los centros de distribución o bodegas
(directas y/o habilitadas), dichos procedimientos deben incluir la recepción,
generación de carta cupo registro en sistema, manejo de acuerdo a las
especificaciones del cliente, programación de tareas de ingreso al almacén,
descarga, correcta identificación y acondicionamiento de la mercancía hasta
la ubicación en bodega, documentación generada para el transportista, cliente
y personal de servicios.
Asimismo, el almacén general de depósito debe tener
mecanismos de control para la recepción de unidades de transporte, además de
la identificación y registro de los operadores que efectúan la entrega o
recepción de mercancía en las instalaciones. De igual forma, debe garantizar
que los operadores que transportan las mercancías, durante la entrega y/o
recepción cuenten con toda la documentación requerida para autorizar su
ingreso o extracción del almacén general de depósito.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para la recepción y
entrega de las mercancías en las instalaciones, verificando en todo momento
su correcta identificación, registro y manejo conforme a los procedimientos
establecidos por el almacén y asegúrese de incluir los siguientes puntos:
1. Recepción, descarga y verificación de la
mercancía.
2. Identificación de los operadores de
transporte.
3. Generación de carta cupo.
4. Registro en sistema (corporativo).
5. Especificaciones del almacén o cliente.
6. Identificación de la mercancía.
7. Documentación generada para el
transportista, cliente y personal de servicios.
8. Proceso de extracción de la mercancía.
9. Documentación que se entrega a los
operadores.
Recomendación:
El procedimiento de entrega y recepción de la mercancía
podrá incluir:
Método de inspección en el punto de acceso al almacén.
Designación del personal responsable de identificar y
registrar a los operadores de los medios de transporte al momento de su
llegada.
Registro de la introducción al almacén general de depósito
de las mercancías.
Salida del almacén general de depósito.
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5.4 Procedimiento de seguimiento
de la mercancía.
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Cuando el traslado de las mercancías se realice por cuenta
del almacén general de depósito, de conformidad a su análisis de riesgo, se
debe asegurar la integridad y rastreabilidad de la mercancía destinada al
régimen de depósito fiscal durante su traslado entre almacenes, centros de
distribución y bodegas previamente autorizadas para este tipo de mercancías.
El almacén general de depósito debe monitorear en todo
momento el traslado de las mercancías (siempre y cuando sea su responsabilidad)
a otra bodega autorizada del mismo almacén o traspasadas a uno diferente,
verificando que, para su traslado se genere la documentación que ampare la
mercancía (copia del pedimento de importación o exportación a depósito
fiscal, así como con el comprobante fiscal que expida el mismo almacén
general de depósito) y deberá dar el aviso de traslado correspondiente a la
autoridad mediante transmisión electrónica al SAAI, señalando la información
necesaria (folio de la carta de cupo electrónica, número de autorización o
clave de la bodega autorizada al que serán trasladadas las mercancías,
fracción arancelaria, etc.), conforme a lo establecido en la regla 4.5.13. y
4.5.14.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para monitorear el
traslado de las mercancías destinadas al régimen de depósito fiscal, a otra
bodega autorizada del mismo almacén o traspasadas a uno diferente, conforme a
lo establecido en la regla 4.5.13. y 4.5.14.
Este procedimiento debe incluir, entre otros aspectos de
acuerdo a su operación:
El tipo de sistema que tiene implementado para el control
de las mercancías destinadas al régimen de depósito fiscal, en su caso, las
herramientas de consulta que dispone para monitorear la mercancía.
Detalle los medios de comunicación que dispone para el
seguimiento de la mercancía.
Señalar al área o responsable de supervisar este proceso.
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5.5 Reporte de discrepancias en
la carga.
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Deben existir procedimientos documentados para detectar y
reportar mercancía faltante, sobrante, prohibida o cualquier otra
discrepancia durante la entrega y/o recepción de las mercancías, con la
finalidad de disponer de información que coadyuve a las investigaciones
correspondientes por parte de las autoridades competentes en caso de ocurrir
algún incidente de seguridad. Asimismo, tendrá que describir las medidas y
acciones a realizar en caso de identificar mercancías ilícitas, no declaradas
y prohibidas (conforme a lo previsto por el artículo 123 de la Ley) o
aquellas que por su naturaleza pongan en riesgo la seguridad del personal
durante los procesos de recepción, entrega, traslado, traspaso, almacenaje y
en su caso, conforme a los servicios que ofrezca.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para detectar y
reportar discrepancias de mercancía faltante, sobrante, prohibida o cualquier
otra discrepancia durante la entrega y/o recepción de la misma y asegúrese
que incluya los siguientes puntos:
Responsables de llevar a cabo la revisión.
Documentos a cotejar.
Áreas a las que se reporta la información.
Que acciones realizan en caso de detectar alguna
discrepancia.
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5.6 Procesamiento de la
información y documentación de la carga.
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El almacén general de depósito debe contar con
procedimientos documentados para asegurar que la información electrónica y/o
documental utilizada durante la recepción, almacenaje, custodia y extracción
de mercancía destinada al régimen de depósito fiscal, sea legible completa,
exacta y protegida contra cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
De la misma forma, debe haber procedimientos documentados
para corroborar que la información recibida por los asociados de negocio sea
reportada en forma exacta y oportuna.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para el procesamiento de la
documentación de la mercancía, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Detalle como transmite y/o recibe información relacionada
con la recepción y entrega de la mercancía en el almacén general de depósito.
Indique si utiliza un sistema informático de control
específico y explique brevemente cómo funciona.
Asimismo, detalle cómo valida que la información
proporcionada por los diferentes actores de la cadena de suministro
(transportistas, agentes aduanales, navieras, empresas de ferrocarril, entre
otros) que convergen en el almacén, es legible, completa, exacta y protegida
contra cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
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5.7 Gestión de inventarios,
control de material de empaque, envase y embalaje.
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El almacén general de depósito debe contar con
procedimientos documentados para llevar a cabo el control de inventarios
automatizado conforme a su autorización para prestar servicios de depósito
fiscal de mercancías, asimismo, dicho control debe de contemplar lo referente
a los remates en depósito fiscal, donaciones en depósito fiscal al Fisco
Federal, retorno de mercancías al extranjero, traslados y traspasos,
destrucciones, entre otros, conforme a la normatividad aplicable y garantizar
que se realicen inventarios cíclicos a la mercancía. Los materiales de
empaque, envase, embalajes, en su caso, deben ser controlados, y supervisados
para evitar sean susceptibles de manipulación previo a su uso.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para la gestión de inventarios
de mercancías. Este debe incluir, de acuerdo a su operación entre otros
aspectos, lo siguiente:
Mencionar que tipo de sistema utiliza para el intercambio
de información con la autoridad para efectos de inventario.
Quién es su proveedor.
Indique si cuenta con un plan de contingencia en caso de
fallas en el sistema.
Mencione donde está localizado físicamente el sistema y
quienes son los responsables de su operación.
La frecuencia con la que lleva a cabo la verificación de
existencias (inventario cíclico). Indique si existe un calendario programado
para realizarlos y si está documentado.
Indique qué acciones realiza en el caso de existir
excedentes y faltantes en los inventarios.
Señalar el tratamiento que se brinda para el control y
manejo del material de empaque, envase y embalaje.
Tratamiento de las mercancías cuando presenten deterioro,
así como lo relacionado a su destrucción.
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
Restricciones de acceso al almacén para que solo ingrese
personal autorizado.
Acciones que se toman si se identifican irregularidades,
discrepancias, pérdidas o hurtos.
Separación de los diversos tipos de mercancías por ejemplo
de alto valor, peligrosas.
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6. Gestión aduanera.
El almacén general de depósito
debe contar con procedimientos documentados en los que se establezcan
políticas internas y de operación, así como de los controles necesarios para
el debido cumplimiento de las obligaciones aduaneras.
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6.1 Obligaciones aduaneras.
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El almacén general de depósito debe contar con
procedimientos documentados para el cumplimiento de las obligaciones
aduaneras derivadas de su autorización, de conformidad con lo señalado en el
Capítulo 4.5., aplicables a los almacenes generales de depósito, dicho
procedimiento debe de incluir al menos lo siguiente:
a. Definición de las áreas destinadas dentro
del almacén, que reúnan las especificaciones que señale la autoridad para
prestar el servicio de almacenamiento de mercancías en depósito fiscal y/o
colocar marbetes o precintos.
b. Proceso para la solicitud de adición,
modificación y/o exclusión de instalaciones de la autorización (de un mismo
local, bodega, patio, cámara frigorífica, silo o tanque, entre dos almacenes
generales de depósito de manera simultánea, etc.) para prestar el servicio de
almacenamiento de mercancías en depósito fiscal.
c. Registro permanente y simultáneo de ingreso
y salida de mercancías a los almacenes generales de depósito (designación del
equipo de cómputo y de transmisión de datos para que la aduana respectiva y
las unidades administrativas de la AGACE pueda realizar la consulta del
registro permanente y simultáneo en el sistema con que cuente el almacén
general de depósito para tal fin).
d. Responsabilidad solidaria.
e. Rectificación de carta cupo (aviso de los
sobrantes y faltantes dentro de las 24 horas siguientes al arribo de las
mercancías mediante transmisión electrónica al SAAI, aviso de arribo
extemporáneo y aviso de no arribo de mercancías).
f. Identificación de mercancías de depósito
fiscal (etiquetas adheribles).
g. Mercancías no susceptibles de depósito
fiscal.
h. Remate.
i. Donación al Fisco Federal.
j. Retornos.
k. Traslado (en este caso, deberá modificarse
la Aduana de circunscripción del almacén general de depósito en el que se
encuentren las mercancías).
l. Traspaso.
m. Avisos correspondientes a la autoridad.
n. Destrucción o extravío de mercancías.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento establecido para cumplir con las
obligaciones aduaneras derivadas de su autorización como almacén general de
depósito, de conformidad con lo señalado en el Capítulo 4.5., aplicables a
los almacenes generales de depósito. Asimismo, dicho procedimiento deberá
también de contemplar los siguientes puntos:
Proceso que deben de cumplir las mercancías que son
motivos de actos de conservación, exhibición, colocación de signos de
identificación comercial, empaquetado, examen, demostración y toma de
muestras.
Informes a la autoridad dentro del plazo de veinte días
siguientes al de la expedición de la carta cupo, los sobrantes o faltantes de
las mercancías manifestadas en el pedimento respecto de las efectivamente
recibidas.
Cumplimiento de las contribuciones y cuotas compensatorias
que se causen por la importación y exportación definitiva de las mercancías
que tengan en depósito fiscal y la obligación de enterarlas a la autoridad.
Proceso de comunicación con la autoridad y el cliente, en
caso de daño o extravío de mercancía.
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6.2 Comprobación aduanera.
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Con el objeto de verificar la veracidad de la información
declarada por el almacén general de depósito ante las autoridades
competentes, deben existir procedimientos documentados para que el personal
que designe el almacén, verifique periódicamente que los pedimentos
registrados y la información de cartas cupo electrónicas coincide con lo
declarado en el SAAI Web y, en su caso, reportar a la autoridad aduanera
cualquier discrepancia en dicha información. El almacén general de depósito,
de igual forma, debe contar con un procedimiento para el archivo de los
pedimentos para su adecuado control.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento establecido para verificar que la
información que aparece registrada en el SAAI Web, es cotejada y coincide con
la información de los pedimentos registrados, las cartas cupo y demás
documentación que genera el almacén general de depósito.
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7. Seguridad de los vehículos de
carga, contenedores, carros de tren, remolques y/o semirremolques.
El almacén general de depósito
debe coadyuvar con los usuarios y autoridades competentes a mantener la
seguridad de los medios de transporte (vehículos de carga, camionetas, entre
otros), contenedores, carros de tren, remolques y semirremolques que ingresan
y salen de sus instalaciones, para protegerlos de la introducción de personas,
materiales ilícitos, prohibidos y/o no autorizados. Por lo anterior, es
necesario tener procedimientos documentados para verificar la integridad
física de la estructura de los medios de transporte que ingresan y salen de
sus instalaciones, así como para revisar, sellar y mantener la integridad de
los mismos durante los traslados o traspasos de las mercancías destinadas al
régimen de depósito fiscal.
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7.1 Integridad de la carga y uso
de sellos en contenedores y remolques.
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El almacén general de depósito debe de asegurarse que los
medios de transporte de carga propios y/o sub
contratados por el almacén para realizar traslados o traspasos de mercancías
destinadas al régimen de depósito fiscal (que pueden ser: marítimos,
aéreos, terrestres nacionales, transfronterizos, ferroviarios y/o
multimodales, etc.), utilicen sellos y/o candados que cumplan la norma
internacional ISO 17712 con la finalidad de cumplir con las disposiciones de
la autoridad aduanera y garantizar en todo momento la integridad de la carga.
Para este caso, el almacén general de depósito debe contar
con un procedimiento documentado en el que de conformidad a su análisis de
riesgo supervise la colocación de sellos y/o candados que cumplan con la
norma internacional ISO 17712 en los medios de transporte de carga propios
y/o sub contratados para traslados o traspasos de mercancías destinadas al
régimen de depósito fiscal. En él, debe evidenciar los controles que permitan
acreditar que supervisa la portabilidad de sellos y/o candados derivado de entradas
y salidas del almacén general de depósito. En todos los casos, debe utilizar
el método de inspección VVTT para mitigar manipulaciones indebidas conforme a
lo siguiente:
V- Ver el sello y mecanismos de las cerraduras del
contenedor (View).
V- Verificar el número de sello (Verify).
T- Tirar del sello para asegurarse que está correctamente
puesto (Tug).
T- Torcer y girar el sello para asegurarse (Twist and
Turn).
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para supervisar la colocación
y revisión de sellos y/o candados de alta seguridad en los medios de carga
propios y/o sub contratados para realizar traslados o traspasos de mercancías
destinadas al régimen de depósito fiscal. De acuerdo a su operación, dicho
procedimiento debe incluir entre otros aspectos:
Qué tipo de sellos y/o candados utilizan y como verifican
que cumplen o exceden la norma ISO 17712.
La utilización del método de inspección de VVTT.
Descripción de la revisión y cotejo de la documentación
que contiene el número del sello y/o candado original a la entrada de los
almacenes generales de depósito.
Revisión de los dispositivos de cierre, bisagras y
pasadores para que estén unidos al remolque o contenedor y soldados o con
remache.
Quién y cómo se resguardan los candados y/o sellos de alta
seguridad.
Cómo llevan el control y manejo de los candados y/o sellos
de alta seguridad (inventario).
Cómo se atienden las discrepancias en los números de
candados y/o sellos de alta seguridad.
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7.2 Inspección de los medios de
transporte, contenedores, carros de tren, remolques y semirremolques.
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Debe haber procedimientos establecidos para verificar la
integridad física de la estructura de los medios de transporte, contenedores,
carros de tren, remolques y/o semirremolques que entran y salen del almacén
general de depósito, incluso la confiabilidad de los mecanismos de cerradura
en los mismos con la finalidad de identificar compartimientos naturales u
ocultos, según sea el caso.
Las inspecciones de los medios de transporte o vehículos de
carga, contenedores, remolques y semirremolques (de carga terrestre o
ferroviaria) deben ser sistemáticas y efectuarse a la entrada y salida del
almacén general de depósito y/o en el punto de carga de las mercancías.
Deberá llevarse un registro de estas inspecciones y realizarse en un lugar
monitoreado por el sistema de CCTV.
El procedimiento documentado para su inspección debe
incluir de manera enunciativa, más no limitativa, los siguientes puntos de
revisión para auto transporte:
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Medios de transporte
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Remolques, carros de tren,
semirremolques y contenedores
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1. Parachoques, neumáticos y rines;
2. Puertas y compartimientos de herramientas;
3. Caja de la batería y filtros de aire;
4. Tanques de combustible;
5. Interior de la cabina / dormitorio;
6. Rompevientos, deflectores y techo;
7. Chasis y área de la quinta rueda.
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1. Pared delantera;
2. Lado izquierdo y derecho;
3. Piso;
4. Techo interior y exterior;
5. Interior y exterior de puertas;
6. Sección inferior externa;
7. En su caso, el sistema de refrigeración.
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Para los medios de transporte con remolque o
compartimiento de carga integrado, deberá adicionarse a los puntos de medios
de transporte, lo indicado en el apartado de remolques.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para llevar a cabo la
inspección sistemática de los medios de transporte o vehículos de carga,
contenedores, carros de tren, remolques y/o semirremolques durante la entrada
y salida del almacén general de depósito y/o en el punto de carga de las
mercancías. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
Responsables de llevar a cabo la inspección.
Definición del/los lugar(es) donde se lleva a cabo la
inspección e indicar y de qué manera está monitoreada por el sistema de CCTV.
Los puntos de revisión de seguridad para medios de
transporte, remolques, semirremolques, contenedores transportación
ferroviaria y/o multimodal conforme a las disposiciones oficiales.
Formatos establecidos para la inspección de medios de
transporte o vehículos de carga, contenedores, carros de tren, remolques y/o
semirremolques.
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7.3 Resguardo de vehículos,
medios de transporte, contenedores, carros de tren, remolques y
semirremolques.
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En caso de que los medios de transporte o vehículos de
carga, contenedores, remolques y semirremolques (de carga terrestre o
ferroviaria) que serán destinados a transportar mercancías destinadas al
régimen de depósito fiscal se encuentren vacíos y que en su caso, se
resguarden en las áreas de estacionamiento, deberán ser asegurados con un
candado y/o sello indicativo, o en un área segura que se encuentre protegida
y/o monitoreada por el sistema de CCTV.
Cuando se tenga que resguardar algún contenedor, remolque
y/o semirremolque cargado con mercancías destinadas al régimen de depósito
fiscal, éste debe encontrarse en un área segura y monitoreada por el sistema
de CCTV para impedir el acceso o manipulación y cerrado con un sello y/o
candado de alta seguridad de acuerdo a la norma ISO 17712.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si almacén general de depósito resguarda
contenedores, remolques y/o semirremolques y de qué manera mantiene la
integridad de los mismos dentro de sus instalaciones.
En caso de usar candados y/o sellos para los contenedores,
remolques y semirremolques vacíos, indique qué tipo utiliza.
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8. Seguridad del personal.
El almacén general de depósito
debe contar con procedimientos documentados para el registro y evaluación de
personas que desean obtener un empleo dentro del almacén, estableciendo
métodos para realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.
También, deben existir programas
de capacitación continuos para el personal administrativo y operativo en los
que se difundan las políticas de seguridad en la cadena de suministros del
almacén general de depósito, consecuencias y acciones a considerar en caso de
cualquier falta o incidente de seguridad.
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8.1 Verificación de antecedentes
laborales.
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El almacén general de depósito debe tener procedimientos
documentados para verificar la información asentada en el currículo y
solicitud de los candidatos con posibilidad de empleo, de conformidad con la
legislación local, ya sea por cuenta propia o por medio de una empresa
externa.
De igual forma, para los cargos que por su sensibilidad
así lo requieran y afecten la seguridad de los embarques con mercancías
destinadas al régimen de depósito fiscal, de conformidad con su análisis de
riesgo efectuado previamente, deberán solicitar requisitos más estrictos para
su contratación, los cuales se deberán realizar de manera periódica (por lo
menos una vez al año). Toda la información referente al personal deberá
mantenerse en expedientes personales, mismos que deberán tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la contratación del
personal, y asegúrese de incluir lo siguiente:
Requisitos y documentación exigida.
Pruebas y exámenes solicitados.
Indique las áreas y/o puestos críticos que se hayan
identificado como de riesgo conforme a su análisis y señale lo siguiente:
Indique cuales son los requisitos adicionales para áreas
y/o puestos de trabajo críticos (carta de antecedentes no penales, estudios
socioeconómicos, clínicos, toxicológicos (uso de drogas, etc.). Señale los
puestos o áreas de trabajo en que se requieren y con qué periodicidad se
llevan a cabo.
Indique si previo a la contratación, el candidato debe
firmar un acuerdo de confidencialidad o un documento similar.
En caso de contratar una agencia de servicios para la
contratación de personal, indique si ésta cuenta con procedimientos
documentados para la contratación de personal y cómo se asegura de que
cumplan con él. Explique brevemente en qué consisten.
Los procedimientos para la contratación del personal
deberán incluir:
Comprobaciones exhaustivas de los antecedentes laborales y
personales de los nuevos empleados.
Cláusulas de confidencialidad y responsabilidad en los
contratos de los empleados.
Requisitos específicos para puestos críticos.
En su caso, la actualización periódica del estudio
socioeconómico y físico/médico de los empleados que trabajen en áreas
críticas y/o sensibles.
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8.2 Procedimiento para baja del
personal.
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Deben existir procedimientos documentados para la baja del
personal, en el que se incluya la entrega de identificaciones y cualquier
otro artículo que se le haya proporcionado para realizar sus funciones
(llaves, uniformes, equipos informáticos, contraseñas, herramientas, etc.).
Asimismo, este procedimiento debe incluir la baja en sistemas informáticos y
de accesos, entre otros que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para la baja del personal, y
asegúrese de incluir lo siguiente:
Cómo se realiza la entrega de identificaciones, controles
de acceso y demás equipo.
Indique si cuentan con un registro y/o formato, en que se
identifique y asegure la entrega de material y baja en sistemas informáticos.
(En su caso, favor de anexar).
Señale si mantienen registros del personal que finalizó su
relación laboral con el almacén general de depósito, para que en caso de que
haya sido por motivos de seguridad, se prevenga a sus proveedores de
servicios y/o asociados de negocio.
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8.3 Administración de personal.
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El almacén general de depósito debe mantener una lista de
empleados activos actualizada, asimismo, debe realizar y mantener
actualizados los registros de afiliación a instituciones de seguridad social
y demás registros legales de orden laboral.
En el caso de que el almacén general de depósito cuente
con personal contratado por sus socios comerciales y labore dentro de las instalaciones,
deberá asegurarse que cumplan con los requisitos establecidos para el resto
de sus empleados.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Indique si el almacén general de depósito cuenta con un
sistema o base de datos actualizada, tanto del personal empleado
directamente, como aquel contratado a través de una empresa proveedora de
servicios.
Este personal, deberá estar contratado de acuerdo con las
leyes y reglamentos de orden laboral vigentes.
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9. Seguridad de la información y
documentación.
Deben existir medidas de
prevención para mantener la confidencialidad e integridad de la información y
documentación generada por los sistemas del almacén general de depósito,
incluyendo aquellos utilizados para el intercambio de información con otros
integrantes de su cadena de suministros. Asimismo, deben existir políticas
documentadas que incluyan las medidas contra su mal uso.
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9.1 Clasificación y manejo de
documentos.
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Deben existir procedimientos escritos para clasificar
documentos de acuerdo a su sensibilidad y/o importancia. La documentación
sensible e importante debe ser almacenada en un área segura que solamente
permita el acceso a personal autorizado. Se debe identificar el tiempo de
vida útil de la documentación y establecer procedimientos para su destrucción.
El almacén general de depósito deberá conducir revisiones
de forma regular para verificar los accesos a la información y asegurarse de
que no sean utilizados de manera indebida.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para el registro,
control y almacenamiento de documentación impresa y electrónica
(clasificación y archivo de documentos).
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
Registro de control para entrega, préstamo, entre otros
documentos.
Acceso restringido al área de archivos
Políticas de almacenamiento y clasificación.
Un plan de seguridad actualizado que describa las medidas
en vigor relativas a la protección de los documentos contra accesos no
autorizados, así como contra la destrucción deliberada o la pérdida de los
mismos.
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9.2 Seguridad de la tecnología
de la información.
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En el caso de los sistemas automatizados, se deben
utilizar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la
contraseña. Debe haber políticas, procedimientos y normas de tecnologías de
la información establecidas, que se deben comunicar a los empleados mediante
capacitación.
Deben existir procedimientos escritos e infraestructura
para proteger al almacén general de depósito contra pérdidas, robo, fuga,
hackeo y/o secuestro de información, así como un sistema o software
establecido para identificar el abuso de los sistemas de tecnología de la
información, detectar el acceso inapropiado y/o la manipulación indebida o
alteración de los datos comerciales y del negocio, así como un procedimiento
escrito para la aplicación de medidas disciplinarias apropiadas a todos los
infractores.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para archivar su información y
protegerlos de posibles pérdidas. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
Señale la frecuencia con que se llevan a cabo las copias
de respaldo de la información.
Quién tiene acceso a los mismos y quién autoriza la
recuperación de la información.
Describa el procedimiento para la protección de sus
sistemas informáticos y cómo garantizan la seguridad de la información,
asegúrese de indicar lo siguiente:
Indique si los sistemas están protegidos bajo contraseñas
y con qué frecuencia son modificadas.
Señale si existen políticas de seguridad de la información
para su protección.
Indique los mecanismos o sistemas para detectar el abuso o
intrusión de personas no autorizadas a sus sistemas.
Indique las políticas correctivas y/o sanciones en caso de
la detección de alguna violación a las políticas de seguridad de la
información.
Señale si los socios comerciales tienen acceso a los
sistemas informáticos del almacén general de depósito. En su caso, indique
que programas y como aseguran el control de acceso a los mismos.
Indique si el equipo de cómputo cuenta con un sistema de
respaldo de suministro eléctrico que permita la continuidad del negocio.
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Los procedimientos referentes al respaldo de la
información del almacén general de depósito deberán incluir como mínimo lo
siguiente:
a. Cómo y por cuánto tiempo se almacenan los
datos.
b. Plan de continuidad del negocio en caso de
incidente y de cómo recuperar la información.
c. Frecuencia y localización de las copias de
seguridad y de la información archivada.
d. Si las copias de seguridad se almacenan en
sitios alternativos a las instalaciones donde se encuentra el CPD (Centro de
Proceso de Datos).
e. Pruebas de la validez de la recuperación de
los datos a partir de copias de seguridad.
Los procedimientos referentes a la protección de la
información del almacén general de depósito deberán incluir como mínimo lo
siguiente:
a. Una política actualizada y documentada de
protección de los sistemas informáticos de accesos no autorizados y
destrucción deliberada o pérdida de la información.
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b. Detalle si opera con sistemas múltiples
(sedes/sitios) y cómo se controlan dichos sistemas.
c. Quién es responsable de la protección del
sistema informático (la responsabilidad no debería estar limitada a una
persona sino a varias de forma que cada uno pueda controlar las acciones del
resto).
d. Cómo se conceden autorizaciones de acceso y
nivel de acceso al sistema informático. (El acceso a la información sensible
debería estar limitado al personal autorizado a realizar modificaciones de la
información).
e. Formato de las contraseñas, frecuencia de
cambios y quien proporciona esas contraseñas.
f. Nombre del cortafuego "firewall"
y anti-virus utilizados (incluir lo relacionado al licenciamiento).
g. Eliminación, mantenimiento o actualización
de los detalles de usuario.
h. Medidas previstas para tratar incidentes en
caso de que el sistema se vea comprometido.
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10. Capacitación en seguridad y
concientización.
Debe existir un programa de
concientización diseñado y actualizado por el personal del almacén general de
depósito para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas en sus procesos
logísticos, prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita y
financiamiento al terrorismo, así como capacitación referente a contrabando,
robo de mercancía, operaciones relevantes, inusuales, internas preocupantes,
lavado de dinero, contaminación de embarques, robo, fuga, hackeo y/o
secuestro de información, etc. Los empleados administrativos y operativos
tienen que conocer los procedimientos establecidos del almacén general de
depósito para identificar una situación de riesgo y saber cómo denunciarla.
Se debe brindar capacitación adicional a los empleados que por sus funciones
se encuentran en contacto directo con los sistemas informáticos, las
mercancías y/o los medios de transporte, así como a los empleados que se
encuentren en áreas críticas y/o sensibles determinadas bajo su análisis de
riesgo.
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10.1 Capacitación y
concientización sobre amenazas.
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El almacén general de depósito debe contar con un programa
de capacitación y concientización de las políticas de seguridad en la cadena
de suministros dirigido a todos sus empleados (operativos y administrativos)
y, adicionalmente, poner a su disposición material informativo respecto de
los procedimientos establecidos en la compañía para considerar una situación
que amenace su seguridad y saber cómo denunciarla.
De igual forma, se debe ofrecer capacitación específica
conforme a sus funciones para ayudar a los empleados a mantener la integridad
de la mercancía destinada al régimen de depósito fiscal durante su recepción
manejo, almacenaje, guardia, custodia y salida del almacén, realizar la
revisión de los medios de transporte, contenedores, carros de tren, remolques
y/o semirremolques, recepción y revisión de mensajería y paquetería, difusión
de las políticas, procedimientos y normas de tecnologías de la información
(robo, fuga, hackeo y/o secuestro de información), prevención de operaciones
con recursos de procedencia ilícita y financiamiento al terrorismo, así como
capacitación referente a contrabando, robo de mercancía, operaciones
relevantes, inusuales, internas preocupantes, lavado de dinero, contaminación
de embarques, reconocer conspiraciones internas y proteger los controles de
acceso.
Aunado a los programas de capacitación en seguridad, se
debe incluir un programa de concientización sobre consumo de alcohol y
drogas. Estos temas deben establecerse como parte de la inducción de nuevos
empleados y mantener periódicamente programas de actualización.
Los programas de capacitación deben fomentar la
participación activa de los empleados en los controles y mecanismos de
seguridad, así como mantener registros de todos los esfuerzos de capacitación
que haya brindado el almacén general de depósito y la relación de quienes
participaron en ellos (videos, fotografías, minutas, listas de asistencias,
intranet u otro sistema, material didáctico, presentaciones en PowerPoint,
folletos, etc.).
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Deberá contar con un programa de capacitación en materia
de seguridad y prevención de incidentes de seguridad en la cadena de
suministros para todos los empleados que laboren para el almacén general de
depósito (administrativos, operativo, directos e indirectos).
Explique brevemente en qué consiste el programa de
capacitación, y asegúrese de incluir lo siguiente:
Breve descripción de los temas que se imparten en el
programa.
En qué momento se imparten (inducción, períodos
específicos, derivado de auditorías, incidentes de seguridad, etc.).
Periodicidad de las capacitaciones, así como las actualizaciones
y reforzamiento.
Indique de qué forma se documenta la participación en las
capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros (videos, fotografías,
minutas, listas de asistencias, intranet u otro sistema, material didáctico,
presentaciones en PowerPoint, folletos, etc.).
Explique cómo se fomenta la participación de los empleados
en cuestiones de seguridad en la cadena de suministros.
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10.2 Concientización a los
operadores de los medios de transporte.
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El almacén general de depósito debe dar a conocer a los
operadores de los medios de transporte que utiliza para el traslado y
traspaso de las mercancías destinada al régimen de depósito fiscal, las
políticas de seguridad respecto de procedimientos de carga y descarga, manejo
de incidentes de seguridad, reemplazo de sellos y/o candados en caso de
inspección por otras autoridades, entre otros, que se tengan implementados.
Respecto al servicio de transporte es proporcionado por su
socio comercial, deberá asegurarse de que los operadores y/o choferes que
transportan las mercancías conozcan todas las políticas de seguridad y
procedimientos establecidos por el almacén general de depósito.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el programa de difusión en materia de seguridad
en la cadena de suministros enfocada a los operadores de los medios de
transporte y asegúrese de incluir lo siguiente:
Indique cómo se lleva a cabo esta difusión.
Señale los temas que cubren.
En caso de utilizar los servicios de un socio comercial
para el traslado y traspasos de sus mercancías, indique de qué manera se
informa a los operadores las políticas de seguridad y procedimientos del
almacén general de depósito.
Indique de qué forma se documenta la participación en las
capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros de los operadores de
los medios de transporte (videos, listas de asistencia, folletos, etc.).
Recomendación:
Los temas que podrán incluir, de manera enunciativa mas no
limitativa, son:
1. Políticas de acceso y seguridad en las
instalaciones.
2. Entrega y recepción de mercancía.
3. Confidencialidad de la información de la
carga.
4. Instrucciones de traslado y traspaso.
5. Reportes de accidentes y emergencias.
6. Instrucciones para la colocación de candados
y/o sellos en caso de la inspección por otras autoridades.
7. Instalación y prueba de alarmas de seguridad
y de rastreo de unidades, cuando aplique.
8. Identificación de los formatos autorizados y
documentos que utilizará.
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11. Manejo e investigación de
incidentes.
Deben existir procedimientos
documentados para reportar e investigar incidentes de seguridad en la cadena
de suministros, implementar las acciones correspondientes para evitar su
recurrencia, así como notificarse al personal de seguridad y/o demás
autoridades competentes. La investigación y análisis de incidentes deberá
estar documentada (expediente físico y/o electrónico).
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11.1 Reporte de anomalías y/o
actividades sospechosas.
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En caso de detección de anomalías y/o actividades
sospechosas relacionadas con la seguridad de la cadena de suministros y de
conformidad con sus procesos logísticos, deberán notificarse al personal de
seguridad y/o demás autoridades competentes, llevando un registro de dichas
anomalías y/o actividades sospechas.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento para reportar anomalías y/o
actividades sospechosas, y asegúrese de incluir lo siguiente:
Quién es el responsable de reportar los incidentes.
Detalle como determina e identifica con qué autoridad
comunicarse en distintos supuestos o presunción de actividades sospechosas.
Señalar el tipo de registro para el reporte de anomalías
y/o actividades sospechas y describa brevemente en que consiste.
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11.2 Investigación y análisis.
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El almacén general de depósito debe tener procedimientos
escritos para el análisis e investigación de incidentes de seguridad en la
cadena de suministros y poder determinar su causa, así como acciones
correctivas para evitar que vuelvan a ocurrir. La información derivada de
esta investigación deberá documentarse, estar integrada un expediente (físico
y/o electrónico) y disponible en todo momento para las autoridades que así lo
requieran.
Esta información y documentación generada deberá incluirse
en un expediente con la finalidad de permitir identificar cada uno de los
procesos por los que atravesó dicha operación hasta el punto en que se
detectó el incidente de seguridad, permitiendo reconocer cuál fue la
vulnerabilidad de la cadena de suministros.
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Respuesta:
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Notas explicativas:
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Describa el procedimiento documentado para iniciar una investigación
en caso de ocurrir algún incidente, y asegúrese de incluir lo siguiente:
Responsable de llevar a cabo la investigación.
Documentación que integra el expediente de la
investigación de la operación de comercio exterior.
Los documentos a incluir en el expediente derivado de la
investigación del incidente de seguridad, deberán de ser:
Información de la mercancía.
Información de la empresa transportista y del operador y/o
chofer, registros de entrada y salida al almacén general de depósito.
Formatos de inspección del medio de transporte,
contenedor, carro de tren, remolque y/o semirremolque.
Registros de entrega y recepción de la mercancía destinada
al régimen de depósito fiscal.
Videograbaciones del sistema de CCTV.
Documentación generada para la empresa transportista.
Documentación generada por y para los clientes,
proveedores, socios comerciales y autoridades aduaneras.
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