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Perfil de la empresa
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Acuse de Recibo
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Primera Vez: £
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Renovación:
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£
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Adición:
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£
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Modificación:
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£
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Los datos que
proporcione sustituirán los que proporcionó cuando solicitó su autorización.
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Información General.
El
objetivo de este Perfil, es el de asegurar que las empresas implementen
prácticas y procesos de seguridad que aseguren su cadena de suministros para
mitigar el riesgo de contaminación de sus mercancías con productos ilícitos.
Las
empresas interesadas en obtener su inscripción al Registro en el Esquema de
Certificación de Empresas en la modalidad Operador Económico Autorizado bajo
los rubros de Importador y/o Exportador, Controladora, Aeronaves, SECIIT,
Textil y Tercerización Logística a que se refiere la regla 7.1.4., deberán
demostrar que cuentan con procesos documentados y verificables exigidos en el
presente documento de acuerdo al modelo o diseño empresarial que tengan
establecido conforme a una gestión de riesgo, buscando durante la
implementación de los estándares mínimos en materia de seguridad la
aplicación de una cultura de análisis que soporte la toma de decisiones
preventivas y reactivas ante amenazas y/o circunstancias de riesgo acorde a
los valores, misión, visión, códigos de ética y conducta de la propia
empresa.
Instrucciones de llenado:
I. Deberá llenar
un Perfil por cada una de las instalaciones que operen bajo un mismo RFC,
donde realicen procesos de manufactura de productos de comercio exterior y,
en su caso, de aquellas instalaciones relacionadas como: plantas industriales
y/o manufactureras, almacenes, centros de distribución, consolidación entre
otros. Esta información deberá coincidir con lo manifestado en su Solicitud
de Registro en el Esquema de Certificación de Empresas.
II. Detallar cómo
la empresa cumple o excede con lo establecido en cada uno de los numerales
conforme a lo que se indica.
III. El formato de
este documento, se encuentra dividido en dos secciones, como se detalla a
continuación:
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1. Estándar.
Descripción
del estándar
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1.1 Sub-estándar.
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Descripción del
sub-estándar
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Respuesta.
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Notas
Explicativas.
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Describa y/o anexe…
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IV. Indicar cómo
cumple con lo establecido en cada uno de los sub-estándares, por lo que
deberá anexar los procedimientos en idioma español que, en su caso, se
requieran, o brindar una explicación detallada de lo solicitado en el campo
de “Respuesta”.
El apartado referente a las “Notas
Explicativas”, es una guía respecto a los puntos que se deben incluir en
la “Respuesta”, de cada sub-estándar, señalando de manera
indicativa aquellos puntos que no deben excluirse de su respuesta.
V. Una vez
contestado este “Perfil de la empresa”, deberá anexarlo a la Solicitud de
Registro en el Esquema de Certificación de Empresas a que se refiere el
primer párrafo de la regla 7.1.4., fracción IV.
Para efectos de verificar lo manifestado
en el párrafo anterior, el SAT a través de la AGACE, podrá realizar una
inspección a la instalación aquí señalada, con el exclusivo propósito de
verificar lo señalado en este documento.
VI. Cualquier
“Perfil de la empresa” incompleto no será procesado.
VII. Cualquier
pregunta relativa a la Solicitud de Registro en el Esquema de Certificación
de Empresas y el “Perfil de la empresa”, dirigirla a los contactos que
aparecen en el Portal del SAT.
VIII. En el caso de
ser autorizado con el Registro en el Esquema de Certificación de Empresas,
este formato deberá mantenerse actualizado y dar aviso cuando las
circunstancias por las cuales se les otorgó el registro hayan variado y
derivado de estas se requieran cambios o modificaciones en la información
vertida y proporcionada en este “Perfil de la empresa” a la autoridad, de
conformidad con lo establecido en la regla 7.2.1., tercer párrafo, fracciones
III y IV.
IX. Cuando derivado
de la visita de inspección resulten incumplimientos relacionados con los
estándares mínimos en materia de seguridad, la solicitante podrá subsanarlos
antes de la emisión de la resolución establecida en la regla 7.1.6., para lo
cual tendrá un plazo máximo de tres meses contados a partir de la
notificación de los incumplimientos señalados.
Datos de la Instalación.
Se
deberá llenar un “Perfil de la empresa” por cada una de las
instalaciones que pertenezcan y operen bajo el mismo RFC y que realicen
procesos de manufactura de productos de comercio exterior y, en su caso, de
aquellas instalaciones relacionadas como: plantas industriales y/o
manufactureras, almacenes, centros de distribución, consolidación, etcétera.
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Información
de la Instalación.
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Número de “Perfil de
la empresa”:
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de
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Clave en el RFC:
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Nombre y/o Razón Social:
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Nombre y/o Denominación
de la Instalación
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Tipo de Instalación
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Calle
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Número y/o letra
exterior
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Número y/o letra
interior
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Colonia
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Código Postal
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Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
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Antigüedad
de la planta (años de operación):
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Actividad
preponderante de la planta:
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Productos
que fábrica o maneja en esta planta:
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(Según
sea el caso)
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No.
de embarques promedio mensual (EXP):
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(Por
medio de transporte)
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No.
de embarques promedio mensual (IMP):
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(Por
medio de transporte)
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No.
de empleados total de esta instalación:
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Superficie
de la instalación (m2):
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Certificaciones en programas de seguridad: (Indicar si esta instalación cuenta con una
certificación por alguno de los siguientes programas)
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CTPAT
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Si
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No
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Nivel:
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Pre-Aplicante:
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Aplicante:
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Certificado:
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Certificado/Validado:
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CTPAT Account
number (8 dígitos):
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Manufacturer
Identification Code (MID):
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Fecha
de última visita en esta instalación:
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Operador
Económico Autorizado de otros países (OEA):
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Si
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No
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Programa:
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Registro:
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Otros
programas de seguridad en la cadena de suministros:
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Si
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No
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Programa:
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Registro:
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Certificaciones: (Indicar si cuenta con certificaciones que consideren que
impactan en el proceso de su cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000;
Procesos Logísticos Confiables, entre otros)
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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1. Planeación de la Seguridad en la cadena de
suministros.
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La
empresa debe elaborar políticas y procedimientos documentados para llevar a
cabo un análisis que le permita la identificación de riesgos y debilidades en
su cadena de suministros con el objetivo de que la alta dirección de la
empresa, implemente estrategias que ayuden a mitigar el riesgo en las
operaciones de su organización.
Asimismo,
para construir un programa sólido de seguridad de la cadena de suministro, la
empresa debe de contar con un Comité de Seguridad que incorpore
representantes de todos los departamentos relevantes, formando un equipo
multifuncional que identifique áreas de oportunidad y proponga acciones de
mejora continua a lo largo de la cadena de suministro e instalaciones de la
compañía.
De
igual manera, la empresa debe tener designados puntos de contacto para el
Programa Operador Económico Autorizado, el cual debe estar involucrado y
conocer los requisitos del Operador Económico Autorizado, pertenecer a la
compañía y acreditar su relación con la misma, así como responder a su
especialista en seguridad de la cadena de suministro (este es asignado una
vez que la empresa ya cuenta con el Programa Operador Económico Autorizado).
Si
derivado del análisis de riesgo, surgen nuevas medidas de seguridad para
incorporarse dentro de la empresa, estas deben incluirse en los
procedimientos existentes de la empresa y, en su caso, elaborar
procedimientos nuevos, lo que crea una estructura más sostenible y enfatiza
que la seguridad de la cadena de suministro es responsabilidad de todos.
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1.1 Análisis de riesgo.
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La
empresa debe establecer medidas para identificar, analizar y mitigar los
riesgos de seguridad dentro de la cadena de suministros y en sus
instalaciones. Por lo anterior, debe desarrollar un proceso por escrito para
determinar riesgos conforme al modelo de su organización (ejemplo: ubicación
de las instalaciones, tipo de mercancías y país de origen, volumen, clientes,
proveedores, rutas, contratación de personal, clasificación y manejo de
documentos, Tecnología de la Información, amenazas potenciales, etcétera),
que le permita implementar y mantener medidas de seguridad apropiadas. Conforme
a lo anterior, la empresa también debe tener un proceso escrito basado en su
análisis de riesgo para seleccionar nuevos socios comerciales y monitorear a
los socios con los que ya se encuentra trabajando.
Este
procedimiento debe actualizarse por lo menos una vez al año, de manera que
permita identificar de forma permanente otros riesgos o amenazas que se
consideren en su operación y en la cadena de suministros, por el resultado de
algún incidente de seguridad o cuando se originen por cambios en las
condiciones iniciales de la empresa, así como para identificar que las
políticas, procedimientos y otros mecanismos de control y seguridad se estén
cumpliendo. Es importante señalar, que el Comité de Seguridad de la compañía
debe de participar en la elaboración y actualización del análisis de riesgo,
así como en el mantenimiento del Programa Operador Económico Autorizado.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Indicar
cuáles son las fuentes de información utilizadas para calificar los riesgos
durante la fase de análisis.
Anexar
la matriz de riesgos, así como el procedimiento documentado para identificar
riesgos en la cadena de suministros y las instalaciones de su empresa, el
cual debe de incluir como mínimo los siguientes puntos:
I. Periodicidad
con que revisa y/o actualiza el análisis de riesgo.
II. Aspectos y/o
áreas de la empresa que se incorporan al análisis de riesgo.
III. Metodología o
técnicas utilizadas para realizar el análisis de riesgo.
IV. Responsables de
revisar y/o actualizar el análisis de riesgo de la empresa.
Asimismo,
el procedimiento documentado para identificar riesgos en la cadena de
suministro y sus instalaciones, deberá contemplar el proceso de apreciación y
gestión del riesgo, e incluir los siguientes aspectos:
I. Establecimiento
de un contexto (cultural, político, legal, económico, geográfico, social,
etcétera).
II. Identificación
de los riesgos en su cadena de suministros y sus instalaciones.
III. Análisis del
riesgo (causas, consecuencias, probabilidades y controles existentes para
determinar el nivel de riesgo como “alto”, “medio” y “bajo”).
IV. Evaluación del
riesgo (toma de decisiones para determinar los riesgos a tratar y prioridad
para implementar el tratamiento).
V. Tratamiento del
riesgo (aplicación de alternativas para cambiar la probabilidad de que los
riesgos ocurran).
VI. Seguimiento y
revisión del riesgo (monitoreo de los resultados del análisis de riesgo y
verificación de la eficacia de su tratamiento).
Se
sugiere utilizar las técnicas de administración, gestión y evaluación de
riesgos de acuerdo a las normas internacionales ISO 31000, ISO 31010 e ISO
28000 que, de acuerdo a su modelo de negocio deban implementar.
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1.2 Políticas de seguridad.
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La
empresa debe contar con una política orientada a prevenir, asegurar y
reconocer amenazas en la seguridad de la cadena de suministros e
instalaciones de la compañía, como lo son el tráfico de drogas, lavado de
dinero, tráfico de armas, contrabando de personas, mercancías prohibidas y
actos de terrorismo.
Para
promover una cultura de seguridad, las compañías deben demostrar su
compromiso con la seguridad de la cadena de suministro y el Programa Operador
Económico Autorizado a través de una declaración que resalte la importancia
de proteger el flujo del comercio nacional e internacional de actividades
delictivas, establecida por medio de la política de seguridad.
Los
altos funcionarios o directivos de la empresa que deben respaldar y firmar la
política de seguridad, pueden ser el presidente de la compañía, el director
ejecutivo, el gerente general o personal con cargo homólogo con facultad para
toma de decisiones.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Enunciar
la política de seguridad orientada a prevenir, asegurar y reconocer amenazas
en la cadena de suministros e instalaciones de la compañía, indique quién es
el responsable de su revisión, firma y difusión hacia los empleados, así como
la periodicidad con la que se lleva a cabo su actualización.
Dicha
política se debe comunicar a los empleados mediante un programa y/o campaña
de difusión.
La
política de seguridad debe estar firmada por un alto funcionario de la
compañía y estar exhibida en diversas áreas de la empresa, incluyendo el
sitio web de la empresa, carteles en áreas clave de la empresa (recepción,
embarques, recibos, almacén, etcétera), y como parte de la capacitación
inicial y de reforzamiento de la empresa.
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1.3 Auditorías internas en la cadena de
suministros.
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Además
del monitoreo de rutina en control y seguridad, es necesario programar y
realizar auditorías periódicas, que permitan evaluar todos los procesos en
materia de seguridad en la cadena de suministros de una manera más crítica y
profunda, así como garantizar que sus empleados sigan los procedimientos de
seguridad de la empresa.
Las
auditorías deben ser realizadas por el Comité de Seguridad de la compañía,
establecer un procedimiento documentado, así como un programa o calendario
para su realización. Si bien es necesario que las auditorías estén enfocadas
en la seguridad de la cadena de suministro y basadas en la evaluación,
revisión y ejecución de los estándares mínimos en materia de seguridad, su
enfoque se debe ajustar al tamaño de la organización, nivel de riesgo, modelo
de negocio y variaciones entre instalaciones. Las auditorías pueden ser
generales o centrarse en áreas o procesos específicos conforme a su programa
de trabajo.
El
objetivo de una auditoría interna enfocada al Programa Operador Económico
Autorizado, es verificar y garantizar que los empleados sigan los
procedimientos de seguridad de la empresa. El proceso de revisión no tiene
que ser complejo, sin embargo, los formatos y registros que se utilicen para
la aplicación de dichas revisiones deben de evidenciar que se validó la
aplicación y ejecución de los procesos evaluados, además del seguimiento y
cierre de acciones preventivas, correctivas y de mejora identificadas.
La
alta gerencia de la organización debe revisar los resultados de las
auditorías, y emprender las acciones correctivas o preventivas requeridas. El
proceso de auditoría debe garantizar que se recoja la información necesaria
para permitir que la gerencia realice está evaluación. La revisión debe estar
documentada, además de que el Comité de Seguridad de la empresa debe
proporcionar y registrar las actualizaciones periódicas sobre el progreso o
los resultados de cualquier auditoría, ejercicio o validación.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento documentado para llevar a cabo una auditoría interna
enfocada en la seguridad en la cadena de suministros, asegúrese de incluir
los siguientes puntos:
I. Señalar cómo la empresa lleva a cabo la programación o
calendarización para realizar una auditoría interna en materia de seguridad
en la cadena de suministros.
II. Indicar
quienes participan en ellas, y los registros que se efectúan de la misma, así
como periodicidad con la que se llevan a cabo.
III. Indicar cómo es que la gerencia de la empresa verifica el resultado
de las auditorías en materia de seguridad, cómo realiza y/o implementa
acciones preventivas, correctivas y de mejora, además del seguimiento y
cierre de las mismas.
IV. Los formatos
utilizados durante las auditorías internas deberán de estar debidamente
requisitados, y a través de ellos, evidenciar que los procedimientos y
medidas de seguridad se están poniendo en práctica.
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1.4 Planes de contingencia y/o emergencia.
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Debe
existir un plan de contingencia y/o emergencia documentado, dicho plan debe
de abordar la gestión de crisis, los planes de recuperación de la seguridad y
la reanudación labores para asegurar la continuidad del negocio en el caso de
una situación que afecte el desarrollo normal de las actividades y las
operaciones de comercio exterior de la empresa en su cadena de suministros.
Una crisis o contingencia puede incluir la interrupción de la transmisión e
intercambio de datos comerciales debido a un ataque cibernético, un incendio,
el secuestro de un conductor de transporte por personas armadas, (un cierre
de aduanas, una amenaza de bomba, la detección de paquetes sospechosos, el
corte de energía eléctrica, el robo y/o daño de mercancías, amenazas o extorsiones,
bloqueos o cierre de carreteras, entre otros).
Dichos
planes deben ser comunicados al personal mediante capacitaciones periódicas,
así como realizar pruebas, ejercicios prácticos y simulacros anuales de los
planes de contingencia y emergencia para constatar su efectividad, mismos de
los que deberá mantener un registro debidamente requisitado y firmado (por
ejemplo: reportes de resultados, minutas o informes, los cuales deberán ir
respaldados de videograbaciones, fotografías, etcétera, que demuestren su
ejecución).
El
plan de contingencia y/o emergencia debe actualizarse según sea necesario, en
función de los cambios en las operaciones y el nivel de riesgo de la
organización.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento o plan de contingencia y/o emergencia documentado, para
asegurar la continuidad del negocio en caso de una situación de emergencia o
de seguridad, que afecte el desarrollo normal de las actividades de comercio
exterior de la empresa.
Este
procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas no limitativa, lo
siguiente:
I. Qué
situaciones contempla, describiendo el plan de acción y pasos que hay que
seguir en caso de crisis, así como las tareas que el personal tenga asignadas
durante el manejo de dichas contingencias.
II. Qué mecanismos
utiliza para difundir y asegurarse que estos planes sean efectivos.
III. Contemplar la
programación y realización de pruebas, ejercicios prácticos y simulacros
anuales y cómo se documentan (por ejemplo: reportes de resultados, minutas o
informes, mismos que deberán ir acompañados de videograbaciones, fotografías,
etcétera, que demuestren su ejecución).
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2. Seguridad física.
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La empresa debe contar con mecanismos establecidos y
procesos documentados para impedir, detectar o disuadir la entrada de
personal no autorizado a las instalaciones. Todas las áreas sensibles de la
empresa, deberán tener barreras físicas, elementos de control y disuasión
contra el acceso no autorizado.
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2.1 Instalaciones.
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Las instalaciones deben estar construidas con
materiales que puedan resistir accesos no autorizados. Se deben realizar
inspecciones periódicas documentadas para mantener la integridad de las
estructuras y en el caso de haberse detectado una irregularidad, efectuar la
reparación correspondiente, por ejemplo: reportes de resultados, minutas o
informes, mismos que deberán ir acompañados de videograbaciones, fotografías,
etcétera, que demuestren su ejecución. Asimismo, se deben tener identificados
plenamente los límites territoriales, así como los diversos accesos, rutas
internas y la ubicación de los edificios.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar los materiales predominantes con los que se
encuentra construida la instalación (por ejemplo: de estructura de metal y
paredes de lámina, paredes de ladrillo, concreto, malla ciclónica, entre
otros), y señale de qué forma se lleva a cabo la revisión y mantenimiento de
la integridad de las estructuras.
Indicar el personal o área responsable para realizar
las tareas de inspección, mantenimiento y reparación de daños de las
instalaciones.
Anexar un plano de distribución o arquitectónico del
conjunto, donde se puedan identificar los límites de las instalaciones, rutas
de acceso, salidas de emergencia, ubicación de los edificios áreas críticas,
estacionamientos y colindancias.
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2.2 Accesos en puertas y
casetas.
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Las puertas de entrada o salida de vehículos y/o
personal deben ser atendidas, controladas, vigiladas y/o supervisadas. La
cantidad de puertas de acceso debe mantenerse al mínimo necesario. El acceso
a las áreas sensibles debe estar restringido según la descripción del trabajo
o las tareas asignadas.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar cuantas puertas y/o accesos existen en las
instalaciones, así como el horario de operación de cada una, e indique de qué
forma son monitoreadas (en caso de tener personal asignado, indicar la
cantidad).
Detallar si existen puertas y/o accesos bloqueados o
permanentemente cerrados.
Describir cómo asegura que el acceso a las áreas
sensibles esté restringido según la descripción del trabajo o las tareas
asignadas (incluya el tipo de registros y controles que utiliza).
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2.3
Bardas perimetrales.
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Las bardas
perimetrales y/o barreras periféricas deben instalarse para asegurar los
parámetros de las instalaciones de la empresa, conforme a un análisis de
riesgo. Se deben utilizar cercas, barreras interiores o un mecanismo para
identificar y segregar la carga internacional, así como la de alto valor y
peligrosa. Estas deben ser inspeccionadas regularmente y llevar un registro
de la revisión con la finalidad de asegurar su integridad e identificar
daños, mismos que deben repararse lo antes posible por parte del personal
designado para estas tareas.
Las áreas de
almacenaje, alto valor, peligrosas, y/o de acceso restringido, deben estar
claramente identificadas y monitoreadas para prevenir ingresos no
autorizados.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el tipo de
cerca, barrera periférica y/o bardas con las que cuenta la empresa, asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
I. Especificar qué áreas se
encuentran segregadas.
II. Señalar las
características de las mismas (material, dimensiones, etcétera).
III. En caso de no
contar con bardas, justificar detalladamente la razón.
IV. Periodicidad con
la que se verifica la integridad de las bardas perimétricas y los registros
que se llevan a cabo con la finalidad de asegurar su integridad e
identificar daños, mismos que deben repararse lo antes posible.
V. Indicar el
personal o área responsable para realizar las tareas de inspección y
reparación de daños.
Describir
de qué manera se encuentra segregada la carga destinada al extranjero, el
material peligroso y la de alto valor; asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
I. Indicar cómo
separa la mercancía nacional y la de comercio exterior, y si está
identificada de manera adicional (por ejemplo: empaque distinto, etiquetas,
embalaje, entre otros).
II. Identificar y
señale las áreas de acceso restringido (mercancías peligrosas, alto valor,
confidenciales, etcétera).
El
procedimiento para la inspección de las bardas perimétricas podría incluir:
I. Personal responsable para llevar a cabo el proceso.
II. Cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo las inspecciones
de las cercas, bardas perimétricas y/o periféricas y los edificios.
III. Cómo se lleva el registro de la inspección.
IV. Quién es el responsable de verificar que las reparaciones y/o
modificaciones cumplan con las especificaciones técnicas y requisitos de
seguridad necesarias.
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2.4
Estacionamientos.
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El acceso a los
estacionamientos de las instalaciones debe ser controlado y monitoreado por
el personal de seguridad o designado para esta tarea. Se debe prohibir que
los vehículos privados (de empleados, visitantes, proveedores, contratistas,
entre otros), se estacionen dentro de las áreas de manejo y almacenaje de la
mercancía, así como en áreas adyacentes.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el procedimiento para el control y monitoreo
de los estacionamientos, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Responsables de controlar y monitorear el acceso a los
estacionamientos.
II. Identificación de los estacionamientos (especificar si el
estacionamiento de visitantes y empleados, se encuentra separado de las áreas
de almacenaje y manejo de mercancía).
III. Cómo se lleva el control de entrada y salida de vehículos a
las instalaciones. Indicar los registros que se realizan para el control del
estacionamiento, los mecanismos de control existentes (por ejemplo:
tarjetones, tarjetas lectoras, corbatines, etcétera), cómo se asignan y el
área responsable de hacerlo.
IV. Políticas o mecanismos para no permitir el ingreso de
vehículos privados a las áreas de almacenaje y manejo de mercancía.
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2.5
Control de llaves y dispositivos de cerraduras.
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Las ventanas,
puertas, así como las cercas interiores y exteriores, de acuerdo a su
análisis de riesgo, deben asegurarse con dispositivos de cierre. La empresa
debe contar con un procedimiento documentado para el manejo y control de
llaves y/o dispositivos de cierre de las áreas interiores que se hayan
considerado como críticas. Asimismo, deben llevar un registro y establecer
cartas responsivas firmadas por las personas que cuentan con llaves o accesos
autorizados conforme a su nivel de responsabilidad y labores dentro de su
área de trabajo.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Indicar
si todas las puertas, ventanas, entradas interiores y exteriores disponen de
mecanismos de cierre o seguridad.
Anexar
el procedimiento documentado para el manejo y control de llaves y/o
dispositivos de cierre, asegurarse que incluya los siguientes puntos:
I. Responsables de administrar y controlar la seguridad de
las llaves.
II. Formato y/o registro de control para el préstamo de llaves.
III. Tratamiento de pérdida o no devolución de llaves.
IV. Señalar si existen áreas en las que se acceda con
dispositivos electrónicos y/o algún otro mecanismo de acceso.
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2.6
Alumbrado.
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El alumbrado dentro y
fuera de las instalaciones debe permitir una clara identificación de
personas, material y/o equipo que ahí se encuentre, incluyendo las siguientes
áreas: entradas y salidas, áreas de manejo, carga, descarga y almacenaje de
la mercancía, bardas perimetrales y/o periféricas, cercas interiores y áreas
de estacionamiento, debiendo contar con un sistema de emergencia y/o respaldo
en las áreas sensibles.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento para la operación y mantenimiento del sistema de iluminación,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar qué áreas se encuentran
iluminadas y cuáles cuentan con un sistema de respaldo (indique si cuenta con
una planta de poder auxiliar o algún otro mecanismo para suministrar energía
eléctrica en caso de alguna contingencia).
II. De qué manera
se cerciora que el sistema de iluminación sea el apropiado en cada una de las
áreas de la empresa, de manera que permita una clara identificación del
personal, material y/o equipo que ahí se encuentra.
III. Responsable
del control y mantenimiento de los sistemas de iluminación.
IV. Programa de
mantenimiento y revisión (en caso de coincidir con otro proceso, indicarlo).
El
procedimiento podrá incluir:
I. Cómo se
controla el sistema de iluminación.
II. Horarios de
funcionamiento.
III. Identificación
de áreas con iluminación permanente.
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2.7
Aparatos de comunicación.
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La empresa debe
contar con aparatos y/o sistemas de comunicación con la finalidad de
contactar de forma inmediata al personal de seguridad y/o con las
autoridades, en caso de ocurrir una situación de emergencia y seguridad.
Adicionalmente, se debe contar con un sistema de respaldo y verificar su buen
funcionamiento de manera periódica.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir
el procedimiento que el personal debe realizar para contactar al personal de
seguridad de la empresa o, en su caso, de la autoridad correspondiente en
caso de algún incidente de seguridad.
Indicar
si el personal operativo y administrativo cuenta o dispone de aparatos
(teléfonos fijos, móviles, botones de alerta y/o emergencia, etcétera), para
comunicarse con el personal de seguridad y/o con quien corresponda (estos
deberán estar accesibles a los usuarios, para poder tener una pronta
reacción).
Indicar
qué tipo de aparatos de comunicación utiliza el personal de seguridad en la
empresa (teléfonos fijos, celulares, radios, sistema de alarma, etcétera).
Describir
el procedimiento para el control y mantenimiento de los aparatos de
comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Políticas de
asignación de aparatos de comunicación móvil.
II. Programa de
mantenimiento o remplazo de aparatos de comunicación fija y móvil.
III. Indique si
cuenta con aparatos de comunicación de respaldo, cuando el sistema permanente
fallara, y, en su caso, descríbalos brevemente.
El
procedimiento podrá incluir:
I. Responsable
del buen funcionamiento y mantenimiento de los aparatos de comunicación.
II. Registro de
verificación y mantenimiento de los aparatos.
III. Forma de
asignación de los aparatos de comunicación.
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2.8 Sistemas de alarma y de circuito cerrado de
televisión y video vigilancia.
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Los sistemas de alarma y de circuito
cerrado de televisión y video vigilancia y las
tecnologías de seguridad, se deben utilizar para vigilar, notificar o
disuadir accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones
y demás áreas consideradas sensibles, notificar al área
correspondiente, además de utilizarse como herramienta de prueba en
investigaciones derivadas de algún incidente de seguridad.
Estos
sistemas y tecnologías de seguridad, deberán colocarse de acuerdo a un
análisis de riesgo previo, de tal forma que se mantengan vigiladas y
monitoreadas las áreas que impliquen el manejo, carga, descarga y
almacenaje de las mercancías, materias primas y materiales de empaque,
inspecciones de seguridad a los vehículos de carga, así como del acceso de
personal, visitantes, proveedores, vehículos de pasajeros y de carga y demás
áreas consideradas sensibles. Dichos sistemas deben permitir una clara identificación
del área o ambiente que vigila, estar permanentemente grabando y mantener un
respaldo de las grabaciones por lo menos de un mes, considerando que, en el
caso de que sus procesos logísticos excedan este periodo, deberá aumentar el
periodo del mantenimiento de estos respaldos, con la finalidad de tener los
elementos necesarios para deslindar las responsabilidades correspondientes
en caso de un incidente de seguridad.
Los
sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y
las tecnologías de seguridad, deben contar con un procedimiento documentado
de operación que incluya la supervisión del buen estado del equipo, la
verificación de la correcta posición de las cámaras, indicar la frecuencia
con la que debe realizar el respaldo de las grabaciones, así como los
responsables de su operación. Dicho sistema y toda la infraestructura de
tecnología de seguridad deberá tener un acceso restringido.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Mencionar
el procedimiento documentado en el que indique el funcionamiento del sistema
de central de alarmas externo o sensores, y en su caso, describa los
siguientes puntos:
I. Indicar si
todas las puertas y ventanas tienen sensores de alarma, así como las áreas
donde se cuenta con sensores de movimiento.
II. Procedimiento
a seguir en caso de activarse una alarma.
Describir
el procedimiento documentado para la operación de los sistemas de alarma y de
circuito cerrado de televisión y video vigilancia y las tecnologías de
seguridad (este debe revisarse y actualizarse anualmente y de acuerdo con el
análisis de riesgo o las circunstancias), asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
I. Indicar el
número de cámaras de seguridad de los sistemas de alarma y de circuito
cerrado de televisión y video vigilancia instaladas, y su ubicación por áreas
(Detalle si cubre las zonas de embarque y descarga, incluyendo los puntos de
entrada y salida de las instalaciones, para cubrir el movimiento de vehículos
e individuos, y donde se lleva a cabo la inspección señalada en el
sub-estándar 7.2). Anexe un layout o mapa de distribución de las cámaras de
seguridad.
II. Señalar la
ubicación de los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y
video vigilancia y las tecnologías de seguridad, dónde se localizan los
monitores, quién los revisa, así como los horarios de operación, y en su
caso, si existen estaciones de monitoreo remoto. Toda la infraestructura de
tecnología de seguridad debe estar protegida físicamente contra el acceso no
autorizado.
III. Se deben
realizar revisiones periódicas y aleatorias de las grabaciones. Indique de
qué forma las revisan (aleatoria, cada semana, eventos especiales, áreas
restringidas, etcétera), quién es el personal designado y cómo la gerencia se
involucra en las revisiones. Los resultados de las revisiones deben
documentarse para incluir acciones correctivas para fines de auditoría.
IV. Indicar por
cuánto tiempo se mantienen estas grabaciones (debiendo ser por lo menos de un
mes).
V. Los sistemas de
alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y las
tecnologías de seguridad deben de contar con una fuente de energía
alternativa que permita que estos continúen funcionando en caso de una
pérdida inesperada de energía directa. Por lo anterior, indique si los
sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y
las tecnologías de seguridad se encuentran respaldadas por una planta de
poder eléctrica o algún otro mecanismo para suministrar energía eléctrica,
que garanticen su funcionamiento. Estos sistemas deberían de tener una
función de alarma/notificación, que indique una condición de falla en el
funcionamiento y/ o grabación, señale si sus sistemas tienen dicha función.
VI. Indicar si
adicionalmente a los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y
video vigilancia utiliza algún otro tipo de tecnología para robustecer las
medidas de seguridad con las que ya cuenta.
VII. Describir el
procedimiento que se ha implementado para probar e inspeccionar de manera
regular los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video
vigilancia y las tecnologías de seguridad y asegurar su buen funcionamiento.
Los resultados de las inspecciones y las pruebas de funcionamiento deben
estar documentadas, al igual que las acciones correctivas necesarias (estas
se deben implementar lo antes posible). Adicionalmente, que los resultados
documentados de estas inspecciones se mantengan durante un tiempo suficiente
para fines de auditoría.
VIII. Indicar si el
proveedor de alarmas y sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión
y video vigilancia tiene acceso a las cámaras de seguridad, si es el
encargado de realizar el monitoreo de las mismas, de qué forma se controlan
los accesos y quién es el responsable de dicho monitoreo.
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3. Controles de acceso físico.
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Los
controles de acceso físico, son mecanismos o procedimientos que previenen e
impiden la entrada no autorizada a las instalaciones, mantienen control del
ingreso de los empleados, visitantes y proveedores, además de proteger los
bienes de la empresa.
Los
controles de acceso deben incluir la identificación de todos los empleados,
visitantes y proveedores en todos los puntos de entrada. Asimismo, se deben
mantener registros y evaluar permanentemente los mecanismos o procedimientos
documentados de ingreso a las instalaciones, siendo la base para comenzar a
integrar la seguridad como una de las funciones primordiales dentro de
cualquier empresa.
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3.1 Personal de seguridad.
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La
empresa debe contar con personal de seguridad y vigilancia. Este personal
desempeña un rol importante en la protección física de las instalaciones y de
la mercancía durante su traslado, manejo y resguardo dentro de la empresa,
así como para controlar el acceso y salida de todas las personas al inmueble.
El
personal de seguridad, deberá contar con un procedimiento documentado para
llevar a cabo sus funciones y tener pleno conocimiento de los mecanismos y
procedimientos en situaciones de emergencia, detección de personas no
autorizadas o cualquier incidente de seguridad en la instalación. La gerencia
debe verificar periódicamente el cumplimiento de los procedimientos políticas
y funciones a través de auditorías internas con el objetivo de verificar su
correcta ejecución.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el procedimiento documentado para la
operación del personal de seguridad y asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
I. Indicar el número del personal de seguridad que labora en
la empresa.
II. Señalar los cargos y/o funciones del personal y horarios de
operación.
III. En caso de contratarse un servicio externo, proporcionar
los datos generales de la empresa (clave en el RFC, razón social, domicilio),
y especificar número del personal empleado, detalles de operación, registros
y reportes que utilizan para desempeñar sus funciones.
IV. En caso de contar con personal armado, describa el
procedimiento para el control y resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los empleados.
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Debe
existir un sistema de identificación de empleados con fines de acceso a las
instalaciones. Los empleados sólo deben tener acceso a aquellas áreas que
necesiten para desempeñar sus funciones. La gerencia o el personal de
seguridad de la compañía deben controlar adecuadamente la entrega y
devolución de insignias, gafetes y/o credenciales de identificación de
empleados, visitantes y proveedores. Se deben documentar los procedimientos
para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo,
llaves, gafetes y/o credenciales, tarjetas de proximidad, etcétera). El
acceso a las áreas sensibles debe estar restringido según la descripción del
trabajo o las tareas asignadas.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir
el procedimiento para la identificación de los empleados y asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
I. Mecanismos de identificación (gafete y/o credencial con
foto, control de acceso, biométricos, tarjetas de proximidad, etcétera).
II. Indicar si los empleados utilizan uniformes, cómo son asignados (por
puesto, área, funciones, etcétera) y retirados (en su caso).
III. Indicar cómo se identifica al personal contratado por un
socio comercial, que labore dentro de las instalaciones (contratistas,
sub-contratados, servicios in house sub-maquila, etcétera).
Describir cómo la
empresa entrega, cambia y retira las identificaciones y controles de acceso
del empleado y asegúrese de incluir las áreas responsables de autorizarlas y
administrarlas.
Indicar cómo asegura
que el acceso a las áreas sensibles este restringido según la descripción del
trabajo o las tareas asignadas (incluya el tipo de registros y controles que
utiliza).
Anexar el
procedimiento documentado para el control de las identificaciones.
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3.3 Identificación de visitantes y proveedores.
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Para
tener acceso a las instalaciones, los visitantes y proveedores deberán
presentar identificación oficial con fotografía con fines de documentación a
su llegada y se deberá llevar un registro. Todos los visitantes y proveedores
deben recibir una identificación temporal, deberán estar acompañados por
personal de la empresa durante su permanencia en las instalaciones y
asegurarse que el visitante/proveedor porte siempre en un lugar visible la
identificación provisional proporcionada. Este procedimiento deberá estar
documentado.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para el control de acceso de los visitantes y proveedores,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar qué registros se llevan a cabo (formatos
personales por cada visita, bitácoras, entre otros).
II. El registro de visitantes y proveedores debe incluir lo siguiente:
a) Fecha de la visita.
b) Nombre del visitante.
c) Número de identificación con foto (documentos oficiales como:
licencia de manejo, pasaporte, INE, etcétera).
d) Hora de entrada y de salida.
e) En el caso de acceso vehicular, el formato deberá incluir los
datos del vehículo particular o de carga (modelo, placa, número de remolque,
etcétera).
III. Señalar quién es la persona responsable de acompañar al visitante y/o
proveedor y si existen áreas restringidas para su ingreso.
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3.4
Procedimiento de identificación y retiro de personas o vehículos no
autorizados.
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La empresa debe
contar con procedimientos documentados que especifiquen cómo identificar,
enfrentar o reportar a personas y/o vehículos no autorizados o identificados,
dicho procedimiento debe ser comunicado al personal responsable mediante
capacitación. La capacitación debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para identificar, enfrentar o reportar personas
y/o vehículos no autorizados o identificados.
El
procedimiento deberá incluir:
I. Personal
responsable.
II. Designar a una
persona o área responsable para ser informado de los incidentes de seguridad.
III. Indicaciones
para enfrentar y dirigirse al personal no identificado.
IV. Señalar en qué
casos deberá reportarse a las autoridades correspondientes.
V. Cómo se lleva a
cabo el registro de los incidentes de seguridad y las medidas adoptadas en
cada caso.
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3.5 Entregas de mensajería y paquetería.
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La
mensajería y paquetería destinada a personal de la empresa debe ser examinada
a su llegada y salida, antes de ser distribuida a las áreas y destinos
correspondientes. Asimismo, la empresa deberá de tener un procedimiento
documentado para la recepción y revisión de mensajería y paquetería, el cual
debe ser comunicado al personal responsable mediante capacitación. La
capacitación debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento para la recepción y revisión de mensajería y paquetería y
asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Personal encargado de llevar a
cabo el procedimiento.
II. Indicar cómo se identifica al
personal o proveedor del servicio de mensajería y paquetería (señale si
requiere de procedimiento adicional al de acceso a proveedores).
III. Señalar cómo
se lleva a cabo la revisión de la mensajería y/o paquetes, qué mecanismo
utiliza, los registros que se llevan a cabo y en su caso, los incidentes
detectados.
IV. Describir las
características o elementos para determinar qué mensajería y/o paquetería es
sospechosa.
V. Señalar qué
acción realiza en el caso de detectar mensajería y/o paquetes sospechosos.
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4. Socios comerciales.
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La
empresa debe contar con procedimientos escritos y verificables para la
selección y contratación de nuevos socios comerciales y monitoreo de los
socios con los que ya se encuentra trabajando, como: transportistas (largo
recorrido, de cruce o transfer, Ex Works, subcontratados, etcétera), para el
traslado y/o distribución de mercancías objeto de comercio exterior, agentes
aduanales, proveedores de tercerización logística (3PL/4PL), almacenes,
empresas de sub-maquila, fabricantes, vendedores, proveedores de partes y
materias primas nacionales y extranjeros, directos e indirectos, proveedores
de servicios de limpieza, seguridad privada, contratación de personal,
proveedores de sellos de alta seguridad, recolección y reciclaje, proveedores
de sistemas y Tecnologías de la Información, entre otros), y de acuerdo a su
análisis de riesgo, exigir que cumplan con las medidas de seguridad para
fortalecer la cadena de suministros internacional.
El
análisis de riesgo que realice la empresa respecto a sus socios comerciales
(clientes y proveedores), deberá incluir riesgos relacionados con la
identificación de actividades relacionadas con el lavado de dinero y la
financiación del terrorismo. Adicionalmente, la empresa debe de tener una
política y un programa de cumplimiento social documentado entre sus empleados
y socios comerciales que, como mínimo, aborde cómo la empresa garantiza que
los bienes, insumos o mercancías nacionales e importadas a México para la
elaboración de su producto final, no fueron extraídos, producidos o
fabricados, total o parcialmente, con formas prohibidas de trabajo, es decir,
forzoso u obligado, incluido el trabajo infantil forzoso u obligatorio al
amparo del artículo 23.6 del T-MEC y el Acuerdo que establece las mercancías
cuya importación está sujeta a regulación a cargo de la Secretaría del
Trabajo y Previsión Social, publicado en el DOF el 17 de febrero de 2023.
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4.1 Criterios de selección.
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Deben
existir procedimientos documentados para la selección, seguimiento y
renovación de relaciones comerciales con los asociados de negocio o
proveedores, que incluyan entrevistas, verificación de referencias, métodos
de evaluación y uso de la información proporcionada. La información
derivada de la investigación y/o evaluación de los asociados de negocio y/o
proveedores deberá documentarse y estar integrada en un expediente (físico o
electrónico). El procedimiento para la selección de socios comerciales deberá
incluir, indicadores para detectar clientes o proveedores que podrían no ser
legítimos o con domicilios no localizados, además de investigaciones,
revisiones o evaluaciones de dichos socios para la identificación y control
de las actividades relacionadas con el lavado de dinero y la financiación del
terrorismo. Si la investigación y/o evaluación de algún socio comercial
conduce a dudas sustanciales sobre la veracidad de sus operaciones o
servicios, la empresa deberá evitar su contratación y, en su caso, notificar
a su especialista de seguridad o contacto del Programa Operador Económico
Autorizado y a la autoridad correspondiente sobre sus sospechas.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para la selección y contratación de nuevos
socios comerciales y monitoreo de los socios con los que ya se encuentra
trabajando esto comprende cualquier tipo de proveedor que tenga una relación
comercial con la empresa y en su caso, con la tercerizadora de
servicios, en su cadena de suministros (es en el siguiente sub-estándar donde
se solicita diferenciar aquellos de riesgo en su cadena de suministros),
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Qué
información es requerida a su socio comercial.
II. Qué aspectos
son revisados e investigados.
III. Los
indicadores para identificar clientes o proveedores que podrían no ser
legítimos (pagos por encima de la tarifa estándar, en efectivo; tener poco
conocimiento de la mercancía que se va a enviar; ser evasivo; información de
contacto mínima (teléfono celular, puntos de contacto, correos electrónicos,
entre otros); empresas de reciente creación o negocios sin historial
comercial, etcétera) o con domicilios no localizados. Este punto refiere a
señalar todas aquellas alertas para determinar que un socio comercial no es
confiable y así, realizar una investigación más profunda y evaluar si se debe
trabajar con él.
IV. Indicar si
mantiene un expediente físico o electrónico de cada uno de sus socios
comerciales, así como la información que debe contener.
V. Señalar de
qué manera se evalúan los servicios de su socio comercial y qué puntos
revisa.
El expediente debe
incluir como mínimo lo siguiente:
I. Datos de la empresa (nombre,
clave en el RFC, actividad, etcétera).
II. Datos del representante legal.
III. Comprobante de domicilio.
IV. Referencias comerciales (en su
caso).
V. Contratos, acuerdos y/o convenios
de confidencialidad y políticas de seguridad.
VI. En su caso, certificado o número
de certificación en los programas de seguridad a los que pertenezca.
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4.2 Requerimientos en seguridad.
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La
empresa debe contar con un procedimiento documentado en el que, de acuerdo a
su análisis de riesgo, solicite requisitos adicionales en materia de
seguridad a aquellos socios comerciales que intervengan en su cadena de
suministro, ya sea como proveedores de materiales para la elaboración,
empaque o embalaje de las mercancías que sean objeto de comercio exterior,
así como de los proveedores de servicios de transporte (largo recorrido, de
cruce o transfer, Ex Works, subcontratados, etcétera), para el traslado y/o
distribución de mercancías objeto de comercio exterior, agentes aduanales,
proveedores de tercerización logística (3PL, logística de terceros o 4PL,
principal proveedor de logística), almacenes, empresas de sub-maquila,
fabricantes, vendedores, proveedores de partes y materias primas nacionales y
extranjeros, directos e indirectos, proveedores de servicios de limpieza,
seguridad privada, contratación de personal, proveedores de sellos de alta
seguridad, recolección y reciclaje, proveedores de sistemas y Tecnologías de
la Información, entre otros.
Los
requisitos deberán estar basados en el “Perfil de la empresa” establecido
por la AGACE, o en caso de existir, el Perfil específico para cada actor de
la cadena de suministros que le corresponda.
La
empresa debe solicitar a sus socios comerciales la documentación que acredite
y compruebe que cumple con los estándares mínimos de seguridad establecidos
en el “Perfil de la empresa”, ya sea a través de una declaración escrita
emitida por el representante legal del socio, convenios o cláusulas
contractuales, respaldado con documentación que avale el cumplimiento de los
requisitos establecidos en el Programa de Operador Económico Autorizado. Para
el caso de la empresa Tercerizadora de Servicios que cuente con socios
comerciales contratados para prestar en su nombre los servicios de gestión
aduanera, almacenaje, manejo, traslado y/o distribución de mercancías objeto
de comercio exterior, deberán estar inscritos en el Registro en el Esquema de
Certificación de Empresas, en las modalidades de Operador Económico
Autorizado y Socio Comercial Certificado en cualquiera de sus rubros o contar
con el Programa CTPAT, otorgado por la CBP. De igual manera, la empresa debe
tener en cuenta y conocer los requisitos específicos del Programa Operador
Económico Autorizado que serán aplicables a cada uno de sus socios
comerciales, en función de su actividad dentro de la cadena de suministro.
En
el caso de los socios comerciales de la empresa que presten sus servicios en
el interior de las instalaciones, deberán estar obligados al cumplimiento de
estos requerimientos de seguridad en la cadena de suministro.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir
el procedimiento que indique cómo lleva a cabo la identificación de
socios comerciales que requieran el cumplimiento de estándares mínimos en
materia de seguridad. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Un registro de
los socios comerciales que deben cumplir con requisitos en materia de
seguridad, y mencione que tipo de proveedores son estos
(transportistas para el traslado y/o distribución de mercancías objeto de
comercio exterior, almacenes, servicio de custodia, empresa de seguridad
privada, agentes aduanales, etcétera).
II. Indicar de qué
forma documental (convenios, acuerdos, cláusulas contractuales y/o adendas),
asegura que sus socios comerciales cumplan con los requisitos en materia de
seguridad.
III. Indicar si
existen convenios, acuerdos, cláusulas contractuales y/o adendas, respecto a
la implementación de medidas de seguridad con sus proveedores de servicios al
interior de su empresa, tales como: seguridad privada, comedor, jardinería,
servicios de limpieza y mantenimiento, proveedores de Tecnología de la
Información, etcétera.
IV. Indicar si
cuenta con socios comerciales que se les exija pertenecer a un programa de
seguridad de la cadena de suministros (por ejemplo: CTPAT o algún otro
Programa de Operador Económico Autorizado de la OMA), así como la información
y documentación que le son solicitadas.
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4.3 Revisiones del socio comercial.
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La empresa, a través del Comité de Seguridad debe
realizar evaluaciones periódicas de seguridad (así como derivadas de
situaciones de riesgo), de los procesos e instalaciones de los asociados de
negocios con base a un análisis de riesgo para garantizar que cuentan con
estándares mínimos en materia de seguridad requeridos por la empresa basados
en el Programa Operador Económico Autorizado, mantener registros de las
mismas, que permitan constatar que los procesos y medidas de seguridad se
están ejecutando, así como del seguimiento correspondiente.
Cuando se encuentren inconsistencias, la empresa deberá
comunicarlo a su socio y/o proveedor y proporcionar un período justificado
para atender las observaciones o áreas de oportunidad identificadas o,
en caso contrario, tener las medidas necesarias para sancionarla.
Realizar evaluaciones de seguridad de los socios
comerciales es importante para garantizar que exista un programa de seguridad
sólido y que funcione correctamente, es por eso que, además de un
procedimiento documentado, debe existir un programa o calendario para la
ejecución de dichas revisiones o evaluaciones de seguridad priorizando a los
socios que son más críticos conforme a su análisis de riesgo. Si un miembro
no es evaluado y la empresa desconoce si los procesos e instalaciones de sus
socios comerciales funcionan correctamente, ponen en riesgo su cadena de
suministro.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para realizar evaluaciones para la verificación de los
requisitos en materia de seguridad (procesos e instalaciones) de sus socios
comerciales, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Periodicidad con la que realiza las visitas al socio
comercial (estas deben de ser por lo menos una vez al año y derivadas
de situaciones de riesgo).
II. Programa o calendario para la ejecución de las revisiones de
seguridad.
III. Registro o reporte de la verificación, y en su caso del
seguimiento correspondiente.
IV. El o los formatos de verificación tendrán que estar debidamente
requisitados, colocando la fecha, nombre y cargo de quienes participan en la
revisión, firmas, etcétera.
V. Señalar qué medidas de acción se toman cuando los socios
comerciales no cumplan con los requisitos de seguridad establecidos.
En
caso de contar con socios comerciales con la certificación de CTPAT u otro
programa de certificación de seguridad en la cadena de suministros, indique
la periodicidad con la que es revisado su estatus, cómo lo registran y las
acciones que toma en caso de detectarse que esté suspendida y/o cancelada,
conforme a lo establecido en su procedimiento.
El
procedimiento deberá incluir:
I. Periodicidad de las visitas.
II. Puntos de revisión en materia de seguridad.
III. Elaboración de reportes.
IV. Retroalimentación y acuerdos con el socio comercial.
V. Seguimiento a los acuerdos.
VI. Medidas en caso de la detección del incumplimiento de los
requisitos.
VII. Registro de evaluaciones.
VIII. Área o responsable de llevar a cabo este procedimiento.
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5. Seguridad de procesos.
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Deben establecerse medidas de control para garantizar la
integridad y seguridad de la mercancía de los procesos relacionados con el
transporte (en cualquiera de sus modalidades), manejo, despacho aduanero,
almacenaje y/o distribución de carga a lo largo de la cadena de suministros.
Estas medidas de control y procedimientos deben documentarse y asegurarse de
mantener la integridad de sus embarques de importación y exportación desde el
punto de origen hasta su destino final.
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5.1 Mapeo de procesos.
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Se
deberá contar con un mapa que muestre paso a paso el proceso logístico del
flujo de las mercancías y la documentación requerida a través de su cadena de
suministros internacional.
La
empresa debe tener en cuenta e incluir dentro de su mapeo todas las partes
involucradas en su cadena de suministro, conteniendo aquellas que manejan la
documentación de importación y exportación, como agentes aduanales, otros que
pueden no manejar directamente la carga, pero pueden tener un control
operativo como transportistas (largo recorrido, de cruce o transfer, Ex
Works, subcontratados, etcétera), proveedores de tercerización logística
(3PL/4PL), almacenamiento, sub-maquila, proveedores nacionales y extranjeros,
directos e indirectos, etcétera. Si dentro de su cadena de suministro se
subcontrata alguna parte del transporte, es indispensable que se considere
dentro de su análisis de riesgo y su mapeo de proceso, toda vez que, mientras
más proveedores directos e indirectos, mayor es el riesgo involucrado.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el documento
donde se ilustre y describa el mapeo de procesos por los que atraviesan sus
mercancías de importación y exportación, desde el punto de origen hasta su
destino, con la finalidad de tener correctamente identificados cada uno de
los pasos que involucran la elaboración y entrega del producto final.
El
mapeo de procesos debe incluir, los nombres (clave en el RFC y razón social)
de las empresas que le proporcionan los servicios en su cadena logística.
Este
mapeo debe contener por lo menos los siguientes aspectos:
I. Origen de:
a) Materia prima.
b) Envase, empaque y/o embalaje.
c) Contenedor y/o semirremolque.
II. Entrega y/o recepción de la mercancía.
III. Traslado de la mercancía.
a) Señalar los puntos y áreas de descanso o resguardo de los vehículos
de carga durante el traslado de mercancías objeto de comercio exterior
(importación y exportación), así como la documentación que se genera cuando
la carga entra y sale de las instalaciones.
b) Indicar los tiempos estimados que dichos vehículos permanecen en las
áreas de descanso (reposo) o resguardo (patios de la empresa, aduana de
salida, instalaciones del agente aduanal o agencia aduanal, almacenes, patios
de intercambio (transfer) o transporte, entre otros).
IV. Almacenamiento y/o distribución.
V. Despacho aduanero.
VI. Entrega a destino final.
VII. Flujo de información relacionado con la mercancía.
En
su caso, indique si existe un proceso de sub-manufactura y proporcione los
datos generales de la empresa (Nombre, clave en el RFC y dirección) y el
permiso de la SE en el que se otorga la autorización como empresa de
sub-manufactura, así como el proceso productivo que realizan.
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5.2 Almacenes y centros de distribución.
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Cuando
la empresa cuente con almacenes y centros de distribución para las mercancías
objeto de comercio exterior, fuera de las instalaciones de producción y/o
manufactura que le pertenezcan, estas deberán sujetarse, de acuerdo a sus
características, a lo establecido en este documento, con el objeto de
mantener la integridad en su cadena de suministros.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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De
acuerdo al mapeo de procesos de sus mercancías, si en la cadena logística de
las mercancías de comercio exterior se considera el trasladarse a un almacén
o centro de distribución, estos deben cumplir con los requisitos mínimos en
materia de seguridad establecidos por la AGACE. De tal forma, que están
obligados a llenar un “Perfil de la empresa” por cada una de estas
instalaciones aquí mencionadas.
Por
lo anterior, indique cuántos almacenes y/o centros de distribución utiliza,
proporcione sus datos generales (denominación y domicilio), y explique
brevemente que actividad se lleva a cabo en esta instalación.
Adicionalmente,
incluya también aquellos almacenes y/o centros de distribución que se
utilicen para productos nacionales, o activo fijo, como referencia
(estos no deberán llenar un “Perfil de la empresa”).
Asimismo,
indique si estos pertenecen a la empresa o es un servicio contratado a través
de un tercero. En este caso, conforme a los criterios de selección de
proveedores que se mencionan en lo referente a “Socios Comerciales”, indique
de qué forma se cercioran de que cumple con los requerimientos mínimos en
materia de seguridad (los almacenes y/o centros de distribución administrados
por un tercero, no están obligados a presentar un “Perfil de la empresa”).
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5.3 Entrega y recepción de carga.
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La
empresa debe asegurarse de la identificación de los operadores de medio de
transporte que efectúen la entrega o recepción de la carga. Asimismo, la
empresa debe designar a un responsable que supervise la carga o descarga del
embarque, verificando la descripción detallada de las mercancías, peso,
etiquetas, marcas y cantidad, cotejando dicha información con las órdenes de
compra o de entrega correspondientes.
De
igual forma, debe entregarse al conductor que transporta las mercancías, la
información documental requerida para su correcto traslado en el que se
incluya, de manera enunciativa más no limitativa, destino, ruta que deberá
mantener, datos de contacto y/o procedimiento en caso de ocurrir algún
incidente de seguridad o de la inspección por parte de alguna autoridad,
entre otros.
Cuando
la carga se almacena durante la noche o durante un período prolongado en el
área de embarques, deben tomarse medidas para asegurar la carga contra el
acceso no autorizado; dicha área debe estar monitoreada por sus sistemas de
alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y tener un
acceso restringido. Las áreas de preparación de la carga y las áreas
circundantes inmediatas deben inspeccionarse regularmente para garantizar que
estas áreas permanezcan libres de contaminación visible de plagas.
Durante
el proceso de carga y descarga de mercancías, el área de seguridad de la
empresa (supervisor o guardia de seguridad) deberá estar presente para
validar que el proceso se está realizando de manera correcta, mitigar el
riesgo de contaminación de embarques (mercancía prohibida, ilícita o plagas)
y registrar dicha revisión (parte de novedades, registros, reportes,
etcétera), cómo evidencia de que el sello y/o candado de alta seguridad fue
colocado correctamente, se deben tomar fotografías digitales al momento de
cargar los vehículos. En la medida de lo posible, estas imágenes deberán
enviarse electrónicamente al punto de contacto de destino o entrega de la
mercancía con fines de verificación.
También,
el personal responsable del área de embarques y/o recibos debe revisar la
información incluida en los documentos de importación y/o exportación para
identificar o reconocer envíos de carga sospechosos. Asimismo, se debe
brindar capacitación específica sobre la identificación de errores comunes en
la documentación de los embarques de exportación, con el objetivo de prevenir
que estos deriven en incidentes de seguridad o mercancía sospechosa.
En
caso de contar con transporte de carga propio, debe brindar capacitación a
los operadores de transporte para revisar la documentación de importación y/o
exportación a fin de identificar o reconocer envíos de carga sospechosos,
como:
I. Originados o destinados a lugares inusuales;
II. Rutas distintas;
III. Pagos en
efectivo;
IV. Observar prácticas inusuales de envío y/o recepción;
V. Falta de información.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado en el que indique el procedimiento para la
entrega y recepción de la carga y asegúrese que se incluyan los siguientes
puntos:
I. Método para
identificar a los operadores de transporte.
II. Documentación
que se entrega a los operadores. Además de los documentos de transporte y los
documentos de aduanas (Bill Of Lading, manifiestos, etcétera, debiéndose
presentar ante la autoridad de manera legible, completa, exacta y. oportuna),
debe de haber un registro que acompañe la entrada y salida de las mercancías,
que incluya:
a) Fecha.
b) Nombre del
conductor.
c) Número de
identificación con foto (documentos oficiales como: licencia de manejo,
pasaporte, INE, etcétera).
d) Dirección del punto
de origen (ubicación/instalación) donde el transportista recolecta la carga
destinada al extranjero.
e) Número de sello o
candado de alta seguridad.
f) Hora de entrada y
de salida (el registro de carga debe mantenerse asegurado y los conductores
no deben tener acceso a él).
g) En el caso de
acceso vehicular, el formato deberá incluir los datos del vehículo de carga
(modelo, placa, número de remolque, etcétera). Este registro debe mantenerse
asegurado y los conductores no deben tener acceso a él.
III. La entrega y
recepción de la carga debería ser con cita previa, siempre que la operación
de la empresa lo permita y en un área o lugar específico para que se
encuentre monitoreado por personal de seguridad, algún empleado o sistemas de
circuito cerrado de televisión y video vigilancia.
IV. El transportista
debe notificar a la instalación la hora estimada de llegada para la recolecta
programada, el nombre del conductor y el número de camión.
V. Responsable de
la supervisión de la carga o descarga de la mercancía y cotejo de la
información.
VI. Cómo verifica y
garantiza que las áreas de preparación de la carga y las áreas circundantes
inmediatas permanecen libres de contaminación visible de plagas. En caso de
identificar algún tipo de plaga visible, contaminación, basura, insectos,
pasto, hierba o zacate crecido, cómo se reporta y que acciones realizan al
respecto.
VII. Indicar quién es
el responsable de tomar fotografías digitales del lugar y la colocación del
sello y/o candado de alta seguridad, así como del proceso de carga de la
mercancía y, en su caso, cómo las envía al punto de contacto de destino o
entrega de la carga (incluido el o los números de sello y/o candado).
VIII. Indicar cómo
controla o qué medidas de seguridad tiene implementadas para mitigar el
riesgo de colusión o complicidad entre los empleados, como el conductor y el
personal de las áreas despacho o embarques, recibos, almacén, guardias de
seguridad, etcétera.
IX. Indicar si realiza revisiones permanentes o aleatorias al equipaje de
los operadores de transporte que ingresan a sus instalaciones a entregar o
recoger carga. En caso de identificar alguna anomalía o tener una sospecha,
describa las acciones que realiza al respecto y cómo reporta a la autoridad.
X. En áreas de alto riesgo, cuando sea factible desde el punto de vista
operativo, el transportista terrestre debería utilizar un método de convoy
(ej., un mínimo de dos camiones que viajen juntos) para transportar la carga,
además de contar con comunicación entre los otros vehículos de carga y el
personal responsable del traslado de las mercancías.
El
procedimiento de entrega y recepción de la mercancía deberá incluir:
I. Método de inspección en el punto de acceso a la empresa.
II. Designación del personal responsable de recibir al conductor y las
mercancías en la llegada.
III. Mantenimiento de un horario de las llegadas previstas y tratamiento
de las llegadas inesperadas.
IV. Registro de los documentos de transporte y los documentos de
aduanas que acompañan en la entrada y salida de las mercancías (Bill
Of Lading, manifiestos, etcétera, debiéndose presentar ante la autoridad de
manera oportuna), que acompañan en la entrada y salida de las mercancías,
debiendo mostrar el punto de origen (ubicación/instalación) donde el
transportista recolecta la carga destinada al extranjero.
V. Designar al personal responsable de supervisar el proceso de carga
y/o descarga de mercancías.
VI. Pesaje, recuento, medición y
marcaje de las mercancías (comparar con la documentación proporcionada).
VII. En el caso de la
salida de mercancías, verificar si existen requisitos de seguridad
adicionales impuestos por clientes.
VIII. Comprobación de
la integridad de cualquier candado y/o sellos en la carga y/o descarga (como
se usan y registran en los documentos los candados o sellos, colocados según
el procedimiento establecido en los estándares y de acuerdo con los
requisitos legales vigentes).
IX. Identificación e
informe de discrepancias.
X. En caso de la
salida de mercancías, indicar qué documentación se le entregará al
transportista.
XI. Informe al
departamento correspondiente de la recepción y/o salida de las mercancías.
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5.4 Procedimiento de seguimiento de la mercancía.
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La
empresa es la responsable de vigilar y monitorear la integridad de sus
mercancías a lo largo de la cadena de suministros, por lo que debe contar con
procedimientos documentados en los que se establezca el uso de tecnología
para el seguimiento y supervisión de actividades del movimiento del medio de
transporte que traslada la mercancía de comercio exterior. Para los traslados
terrestres, las empresas deberán tener una política documentada que prohíba
las paradas no programadas.
La
empresa debe establecer procedimientos documentados, internos o con su
proveedor, para asegurarse en todo momento de la ubicación del vehículo del
transportista en tránsito. Estos procedimientos deben realizarse bajo un
análisis de riesgo en el que se incluya, de manera enunciativa más no
limitativa, la identificación de rutas predeterminadas, tiempos estimados de
entrega entre puntos intermedios, así como de pernocta y/o descanso (patios,
aduana de salida, instalaciones del agente aduanal o agencia aduanal, agentes
de carga, entre otros), mismos que deben registrarse e incorporarse al
proceso de seguimiento. De igual manera, se deben incluir las medidas y
acciones a realizar en el caso de identificar cualquier retraso en la ruta
debido a condiciones climáticas, tráfico, cambios de ruta o la inspección de
alguna autoridad o algún incidente en materia de seguridad. Si tienen
contratados los servicios de un proveedor, la empresa debe tener acceso al
sistema de monitoreo de GPS de su transportista, para que pueda rastrear el
movimiento de sus envíos.
Si
el conductor realiza paradas durante su trayecto, deberá registrarlas y
realizar inspecciones de los medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques utilizados como Instrumentos de Tráfico Internacional, así
como de los dispositivos de cierre, sellos y/o candados para verificar su
integridad e identificar signos de manipulación antes de reanudar el viaje.
Los datos de supervisión y registro de todos los vehículos en tránsito que
transportan mercancías de comercio exterior, así como los historiales de ruta
deben preservarse durante un año cuando la autoridad y/o el transportista
deban realizar una evaluación debido a un incidente de seguridad o con fines
de auditoría.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el
procedimiento documentado para monitorear el traslado de la mercancía.
Este procedimiento
debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
I. Contar con GPS cuyo hardware
externo se encuentre oculto y que pueda resistir los intentos de quitarlo,
indique el tipo de sistema que tienen implementado las unidades que utiliza
y, en caso de ser un servicio tercerizado o subcontratado, describa las herramientas
de consulta de que dispone para poder monitorear la mercancía.
II. Identificación
de rutas predeterminadas tiempos estimados de entrega, entre puntos
intermedios, así como de pernocta y/o descanso (patios, aduana de
salida, instalaciones del agente aduanal o agencia aduanal, agentes de carga,
entre otros). Una vez que se ha determinado el tiempo entre los puntos
asignados, deben tener un proceso de seguimiento (auditoría de rutas) y los
registros correspondientes.
III. En el caso de
las geocercas, dentro de sus parámetros deben existir o establecerse
tolerancias mínimas permitidas para la ruta de tránsito preestablecida.
IV. Deben existir
sistemas o procedimientos con instrucciones en caso de existir una demora en
el recorrido (detenciones, cambios o desvíos de ruta, fallas mecánicas,
accidentes, etcétera). Asimismo, los conductores deben notificar (a su
supervisor y en su caso a al remitente o consignatario de la mercancía)
cualquier retraso significativo en la ruta debido al clima, el tráfico,
accidentes, fallas mecánicas, cambio de ruta, etcétera. Y por su parte, la
empresa debe de verificar de manera independiente la causa de dicho retraso.
V. Detalle si
cuenta con un medio que permita la comunicación con el transportista durante
su traslado y si cuenta con más de una forma de comunicación.
VI. Cuando el
seguimiento lo realice un tercero, indique quien es el responsable, y cómo
verifica que se esté llevando a cabo correctamente, conforme a los
procedimientos que la empresa le señale.
VII. En caso de
contar con transporte de carga propio, se debería usar GPS o tecnología
equivalente para garantizar que el remolque también sea monitoreado y
rastreado. Describa cómo realiza este seguimiento.
VIII. Los registros de
GPS o historiales de ruta, deberán resguardarse para casos de incidentes de
seguridad y auditorías.
El
procedimiento también debe incluir que, en caso de identificar una amenaza
real o concretada a la seguridad de un envío o medio de transporte; cómo es
que la empresa informa a los socios comerciales de su cadena de suministro
que puedan verse afectados y, en su caso a la autoridad según corresponda,
sobre este tipo de incidentes o presuntivas.
Indicar si la empresa utiliza servicios de custodia para sus embarques y, en
su caso, señale si existe un proceso documentado para la operación de los
mismos en el que se señalen las políticas y restricciones, así como los
medios de comunicación entre la escolta y los transportistas (en su caso,
indique la clave en el RFC y razón social de la empresa que proporciona el
servicio).
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5.5
Reporte de discrepancias en la carga.
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Deben existir
procedimientos documentados para detectar y reportar la mercancía faltante,
sobrante, prohibida o cualquier otra discrepancia en la entrega o recepción
de las mercancías, las cuales deben ser investigadas y resueltas. Se debe
verificar que la carga coincida con lo indicado en la descripción declarada
en la lista de empaque o el documento de embarque, especificando la
descripción detallada de las mercancías y los datos que permitan la correcta
identificación y cuantificación de las mismas.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el procedimiento
documentado para detectar y reportar discrepancias en la entrega o recepción
de las mercancías y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
I. Responsables de llevar a cabo la revisión.
II. Documentos a cotejar.
III. Áreas a las que se reporta la información.
Este procedimiento, deberá aplicarse tanto a la
mercancía que se recibe de importación; en caso de aplicar, en la revisión en
puntos intermedios; así como en la entrega final de las mercancías a su
cliente.
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5.6 Procesamiento de la
información y documentación de la carga.
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La empresa debe contar con procedimientos documentados
para asegurar que la información electrónica y/o documental utilizada durante
el movimiento y el despacho de la carga, así como la información recibida por
los asociados de negocio sea legible, completa, exacta, reportada en tiempo y
protegida contra cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
De igual manera, los formularios y la documentación
relacionada con la importación y/o exportación deberían asegurarse para
evitar el uso no autorizado.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el procedimiento para el
procesamiento de la información y documentación de la carga, asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
I. Detallar cómo transmite la información y documentación
relevante al traslado de su carga con todos lo que intervienen en su cadena
de suministro (indique si utiliza un sistema informático de control
específico y explique brevemente su función). Asimismo, detalle cómo valida
que la información proporcionada sea legible, completa, exacta, reportada en
tiempo y protegida contra cambios pérdidas o introducción de información
errónea.
II. Los formularios y la documentación relacionada con la importación y/o
exportación deberán asegurarse para evitar el uso no autorizado.
III. Señalar de qué forma los asociados de negocio transmiten
información con la empresa y cómo aseguran la protección de la misma.
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5.7 Gestión de Inventarios,
control de material de empaque, envase y embalaje.
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La empresa debe tener procedimientos documentados para
el control de inventarios y almacenaje de la carga y deben llevarse a cabo de
forma periódica revisiones y auditorías para comprobar su correcta gestión.
Así mismo, debe tener un procedimiento documentado para el control del
material de empaque, envase y embalaje de las mercancías, en el que también
se incluya el procedimiento de control, diseminación y prevención de la
contaminación visible de plagas, en el caso de uso de materiales de embalaje
de madera (como tarimas o pallets, cajas, cajones, jaulas, carretes, estiba,
calzas, soportes o plataformas) para apilar la carga, moverla y protegerla a
lo largo de toda su cadena de suministros.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento
documentado para la gestión de inventarios. Este debe incluir, entre otros
aspectos de acuerdo a su operación:
I. La frecuencia con la que lleva a cabo la verificación de
existencias (inventario periódico). Indique si existe un calendario
programado documentado para realizarlos.
II. Indicar qué se realiza en el caso de existir excedentes y
faltantes en los inventarios.
III. Señalar el tratamiento que se brinda para el control y
manejo del material de empaque, envase y embalaje, y en su caso, de las
mermas, desperdicios o material sobrante, en el que también se incluya el
procedimiento de control, diseminación y prevención de la contaminación
visible de plagas, en el caso de uso de materiales de embalaje de madera
(como tarimas o pallets, cajas, cajones, jaulas, carretes, estiba, calzas,
soportes o plataformas) para apilar la carga, moverla y protegerla.
Este
punto, también está enfocado a reducir el riesgo de introducción o
diseminación de plagas de importancia cuarentenaria al país a través del
embalaje (importaciones), por lo anterior, describa cómo cumple con las
disposiciones señaladas por la SEMARNAT y la NOM-144 SEMARNAT-2017, en
concordancia con la Norma Internacional de Medidas Fitosanitarias No.15 denominada
“Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el Comercio
Internacional”, las cuales emanan de la Organización de las Naciones Unidas para
la Alimentación y la Agricultura.
IV. Señalar cómo es el proceso de fumigación para matar, inactivar,
esterilizar, desvitalizar o eliminar plagas. Qué acciones realiza en caso de
requerir cuarentena de los materiales de embalaje.
V. Indicar el o área responsable de llevar a cabo
este proceso, así como la documentación o certificado.
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
I. Almacén solamente accesible a personal autorizado.
II. Periodicidad del control de existencias.
III. Control de mercancías entrantes, transferencias a otros
almacenes, retiradas permanentes y temporales.
IV. Acciones que se toman si se identifican irregularidades,
discrepancias, pérdidas o hurtos.
V. Tratamiento del deterioro o de la destrucción de las
mercancías.
VI. Separación de los diversos tipos de mercancías por ejemplo de
alto valor o peligrosas.
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6. Gestión aduanera.
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La
empresa debe contar con procedimientos documentados en los que se establezcan
políticas internas y de operación, así como de los controles necesarios para
el debido cumplimiento de las obligaciones aduaneras.
Asimismo,
deberá contar con personal especializado y procedimientos documentados que
establezcan la verificación de la información y documentación generada por el
agente aduanal o, en su caso, asegurar los procesos que realiza el apoderado
aduanal.
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6.1 Gestión del despacho aduanero.
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La
empresa debe contar con un procedimiento documentado en el que se establezcan
los criterios para la selección de un agente o, en su caso, un apoderado
aduanal, quienes conforme la legislación nacional, son los autorizados para
promover por cuenta ajena el despacho de las mercancías.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el procedimiento de selección y evaluación del agente o apoderado
aduanal y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
I. Criterios de
selección.
II. Métodos de
evaluación y periodicidad.
III. Describir los
indicadores con los que evalúa el servicio de los agentes aduanales.
Indicar el nombre completo y el número de la patente y/o autorización del
agente o apoderado aduanal autorizado para promover sus operaciones de
comercio exterior.
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6.2 Obligaciones aduaneras.
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La empresa debe contar con un procedimiento documentado
que establezca cómo mantiene actualizado el control de inventarios de
las mercancías de comercio exterior conforme a lo establecido en el artículo
59, fracción I de la Ley y la información a que se refiere el Anexo 24
apartados A y B, según corresponda.
La empresa deberá contar con un procedimiento documentado
para el cumplimiento de las obligaciones aduaneras que se deriven de las
operaciones de comercio exterior que realicen. Este debe incluir, por lo
menos, el cumplimiento de lo establecido en el artículo 59, fracciones II y
III de la Ley, que permitirá la comprobación del origen y procedencia de las
mercancías, a través de un control que permita identificar el país de
procedencia, el Tratado de Libre Comercio o Acuerdo Comercial del cual se
aplicó la preferencia arancelaría y el documento que ampare dicha
preferencia, en caso de aplicar una preferencia arancelaria de acuerdo a una
auto certificación, contar con todos los elementos que acrediten el origen de
las mercancías, así como la correcta determinación del valor en aduana.
Estos procedimientos respecto al origen de las mercancías
deben describir los casos en que se declara el origen de las mismas y la
documentación con la que se debe demostrar el carácter originario. En
el caso de las empresas que introduzcan mercancías al territorio nacional
bajo un programa de diferimiento o de devolución de aranceles, la empresa
deberá contar con un procedimiento en el que se describa cómo determina el
pago de los impuestos al comercio exterior, de acuerdo con los Tratados de
que México sea parte, conforme a lo establecido en el artículo 63-A de la
Ley.
En el caso de contar con un programa de fomento
autorizado por la SE, debe contar con procedimientos documentados para
cumplir con lo requerido en el mismo, entre los cuales se encuentra el
control de inventarios, plazos de retorno y restricciones en cuanto al cambio
de destino de la mercancía importada temporalmente, entre otros establecidos
en el artículo 24 del Decreto IMMEX, así como el Reporte Anual de Operaciones
de Comercio Exterior a que se refiere el artículo 25 del citado decreto.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el procedimiento mediante
el cual establezca cómo mantiene actualizado el control de inventarios
en los términos de la fracción I del artículo 59 de la Ley.
Anexar el procedimiento para
cumplir con las obligaciones aduaneras que deriven en la comprobación del
país de origen y la valoración de las mercancías de comercio exterior en los
términos de la fracción II y III del artículo 59 de la Ley.
Al respecto, para los efectos de restricciones a la
devolución de aranceles aduaneros sobre productos exportados y a los
programas de diferimiento de aranceles aduaneros, solo se requiere demostrar
el origen cuando la mercancía importada es originaria y se envía
subsecuentemente a otra parte signataria del Tratado Internacional o Acuerdo
Comercial de que se trate. Tratándose de cuotas compensatorias, se
debe demostrar el origen cuando la fracción arancelaria de la mercancía
importada esté sujeta a dichas medidas. Y también debe demostrarse el origen
tratándose de mercancías que se importen con trato arancelario preferencial
al amparo de algún Tratado Internacional o Acuerdo Comercial del que
México sea parte. El origen se tendrá por demostrado cuando la empresa cuente
con el certificado de origen u otro documento previsto en las disposiciones
aplicables.
Indicar si cuenta con un Programa
IMMEX autorizado por la SE, y en su caso, anexe el procedimiento para cumplir
con las obligaciones establecidas en el artículo 24 y 25 del Decreto IMMEX,
entre las que se incluyen, de manera enunciativa, más no limitativa los siguientes:
I. Registro donde se llevan a cabo los procesos productivos.
II. Retorno de las mercancías en los plazos autorizados.
III. Control de inventarios automatizado.
IV. Reporte Anual de Operaciones, entre otros.
En caso de contar con algún otro programa de fomento a
la exportación, anexe el procedimiento para cumplir con las obligaciones que
se deriven del mismo.
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6.3 Comprobación aduanera.
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La
empresa, con el objeto de garantizar el cumplimiento de la encomienda
otorgada a un tercero, así como verificar la veracidad de la información
declarada a su nombre ante las autoridades competentes, debe tener
procedimientos documentados para que el personal que designa la empresa,
verifique periódicamente que los pedimentos que tiene registrados en su
contabilidad coinciden con lo que aparece registrado en el SAAI Web y, en su
caso, reportar a la autoridad aduanera cualquier discrepancia en dicha información.
La empresa, de igual forma, debe contar con un procedimiento para el archivo
de los pedimentos para su adecuado control.
Asimismo,
la empresa debe contar con procedimientos documentados, en los que se
establezca la verificación periódica de la correcta clasificación arancelaria
de las mercancías sujetas a comercio exterior y la comprobación de las
regulaciones y restricciones arancelarias y no arancelarias a que estén
sujetas.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento establecido para verificar la información que
aparece registrada en el SAAI Web, y cotejar con los pedimentos y
documentación solicitados al agente aduanal y/o apoderado aduanal.
Anexar el procedimiento documentado para la comprobación de la correcta
clasificación arancelaria y NICO. Este debe incluir, entre otros aspectos de
acuerdo a su operación:
I. Método para la revisión y comprobación de la clasificación
arancelaria y NICO de las mercancías y sus correspondientes tasas
arancelarias, regulaciones y restricciones no arancelarias.
II. Mantenimiento de un fichero actualizado de los productos de
comercio exterior. Detalle qué rubros concentra en el mismo (fracción
arancelaria, NICO, Tasas, Regulaciones, Dictámenes, entre otros) y con qué
periodicidad se actualiza.
III. Las herramientas, sistemas, programas o información técnica
que utiliza para clasificar sus mercancías.
IV. Reporte a las áreas correspondientes los cambios en las
fracciones arancelarias y las implicaciones que se generan en tasas y
regulaciones; así mismo cuando se trate de cambios en los NICO.
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7. Seguridad de los vehículos de carga,
contenedores, carros de tren, remolques y/o semirremolques.
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Se debe mantener la seguridad de los medios de
transporte (incluyendo vehículos de carga, tipo camionetas pick
up, furgoneta o van, entre otros), contenedores, carros de tren, remolques y
semirremolques para protegerlos de la introducción de personas y/o materiales
no autorizados. Por lo anterior, es necesario tener procedimientos
documentados para identificar, revisar, sellar y mantener la integridad de
los mismos. De igual manera, el proceso de inspección de medios de
transporte, contenedores, carros de tren, remolques y semirremolques
utilizados como Instrumentos de Tráfico Internacional, debe de incluir un
procedimiento de inspecciones agrícolas para buscar plagas visibles y
deficiencias estructurales graves. La contaminación por plagas se define como
formas visibles de animales, insectos u otros invertebrados (vivos o muertos,
en cualquier etapa del ciclo de vida, incluidos huevos, etcétera), o
cualquier material orgánico de origen animal (incluidos sangre, huesos,
cabello, carne, secreciones, excreciones, etcétera); plantas o productos
vegetales (incluidas frutas, semillas, hojas, ramitas, raíces, corteza,
etcétera); u otro material orgánico, incluidos los hongos, tierra o agua;
cuando dichos productos no sean la carga declarada dentro de los Instrumentos
de Tráfico Internacional.
Por lo anterior, es necesario contar con
procedimientos para sellar correctamente y mantener la integridad de los
contenedores y remolques desde el punto de origen de las mercancías.
Se debe aplicar un sello de alta seguridad a todos los contenedores y
remolques a los embarques de comercio exterior, los cuales deben cumplir o
exceder la Norma ISO 17712 para sellos de alta seguridad.
Con el objetivo de mantener la seguridad de la cadena de
suministros, la empresa debe inspeccionar todos los vehículos de carga de
forma sistemática a la entrada y salida de sus instalaciones (domésticos y de
tráfico internacional), además de llevar un registro.
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7.1 Integridad de la carga y uso de sellos en
contenedores y remolques.
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La empresa debe contar con un procedimiento documentado
donde se identifiquen los medios de transporte y, en su caso, de los
contenedores, carros de tren y/o semirremolques utilizados en su cadena
logística internacional y se indique de qué forma se mantiene la integridad
de los mismos.
Por lo anterior, como uno de los mecanismos de seguridad,
la empresa debe utilizar los candados o sellos de alta seguridad que cumplan
o excedan la Norma ISO 17712 en todos los contenedores y remolques cargados
que sean objeto de comercio exterior y mantener su integridad hasta la
entrega en el destino final. Para ello, la empresa debe tener procedimientos
documentados para colocar y verificar la correcta aplicación de los sellos,
su inspección en puntos intermedios, destino final y de su reemplazo cuando sean
abiertos por alguna autoridad. En caso de una inspección de este tipo,
los conductores deben notificar y registrar cualquier anomalía o modificación
estructural inusual que se encuentre en el medio de transporte derivado de
dicha revisión. Los procedimientos deben incluir los pasos a seguir si se
descubre que un sello está alterado, manipulado o hay un número de sello
incorrecto en la documentación, los protocolos de comunicación a los socios
comerciales involucrados en la cadena de suministros y la investigación del
incidente de seguridad. Estas deben notificarse al personal de seguridad,
socios comerciales que pueden ser parte de la cadena de suministro afectada,
especialista de seguridad o contacto del Programa Operador Económico
Autorizado.
Asimismo, es necesario contar con un procedimiento
documentado para la administración de los mismos donde se incluya el control,
asignación, resguardo, manejo de discrepancias y destrucción de sellos y
candados. Respecto al proveedor de los sellos y/o candados, se deberá
demostrar de qué forma estos cumplen con la Norma ISO 17712. La
gerencia de la empresa o un supervisor de seguridad debe realizar auditorías
periódicas y documentadas de los sellos y/o candados de alta seguridad, estas
revisiones deben incluir la verificación del inventario de sellos y/o
candados almacenados y la compulsa con los registros de inventario y los
documentos de envío. También, los supervisores del área de embarques y/o los
gerentes de almacén deben verificar periódicamente los números de sello
utilizados en los medios de transporte e Instrumentos de Tráfico
Internacional para corroborar que la información sea correcta.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Detallar el tipo de vehículos, medios de transporte, así como contenedores y
semirremolques que la empresa utiliza para el traslado de sus mercancías
(contenedores marítimos, cajas secas, contenedores ferroviarios, tanques,
entre otros).
Indicar si las unidades de transporte, contenedores y/o remolques son
propiedad de la empresa o de un tercero.
Indicar las empresas transportistas contratadas para efectuar el traslado de
las mercancías de comercio exterior, señalando su denominación o razón
social, clave en el RFC y domicilio fiscal.
Anexar el procedimiento documentado para la colocación y revisión de los
sellos y/o candados en los vehículos, medios de transporte, contenedores,
carros de tren, remolques y/o semirremolques. Este debe incluir, entre otros
aspectos de acuerdo a su operación:
I. Verificar que el sello o
candado esté intacto y determinar si existe evidencia de manipulación
indebida.
En caso de utilizar candado de alta seguridad, (tipo
botella, cable, candado, etcétera), debe utilizar el método de inspección de
VVTT:
a) V- Ver el sello y mecanismos de las
cerraduras del contenedor (View).
b) V- Verificar el número de sello
(Verify).
c) T- Tirar del sello para asegurarse
que está correctamente puesto (Tug).
d) T- Torcer y girar el sello para
asegurarse de que ha cerrado (Twist and Turn).
II. Revisar y cotejar la
documentación que contenga el número del sello o candado original y, en su
caso, de los adicionales que se lleven en el traslado de la mercancía. En
caso de utilizar el sello y/o candado de reemplazo, deberá de registrarse
dicho número dentro del control de la empresa. Si se identifican sellos y/o
candados alterados se deben guardar para ayudar a realizar la investigación
de dicho incidente o discrepancia y según corresponda, reportar los sellos
y/o candados comprometidos a la autoridad extranjera.
III. Si la empresa utiliza sellos de
cable este deberá colocarse a las dos barras verticales del contenedor.
IV. Revisar que los dispositivos de
cierre, bisagras y pasadores estén unidos al remolque o contenedor y soldados
o con remache. También, pueden colocar placas protectoras en las bisagras de
las puertas y/o colocar un sello/cinta adhesiva sobre al menos de cada lado.
De igual manera, se debe verificar el correcto funcionamiento de las manijas,
cerrojos y todos los demás mecanismos de bloqueo o cierre de los vehículos de
carga para detectar manipulaciones y cualquier inconsistencia antes de
colocar cualquier dispositivo de sellado.
V. Indicar cómo asignan y remplazan
los candados de alta seguridad, en el caso de que, durante el recorrido, sea
inspeccionado por alguna otra autoridad. Si se rompe un sello y/o
candado en tránsito, se debe examinar la carga, registrar el número de sello
y/o candado de reemplazo y el conductor debe de notificar de inmediato a los
asociados de negocios cuando esto suceda, indicar quién lo rompió y proporcionar
el nuevo número de sello.
Anexar el procedimiento documentado para el control y manejo de los sellos
y/o candados. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
I. Qué tipo de sellos y/o candados
utiliza en sus operaciones (comercio exterior, tránsito, almacenaje,
etcétera).
II. Quién tiene
acceso y cómo se resguardan los candados y/o sellos. La gestión
de los sellos y/o candados debe estar restringida solo al personal
autorizado; almacenarse en un lugar seguro, tener un inventario, control de
su distribución y seguimiento (registro de sellos que se utilizan, así como
de la recepción de nuevos sellos y/o candados).
III. Describir cómo
la gerencia de la empresa o el supervisor de seguridad participan en las
auditorías de los sellos y/o candados de alta seguridad, las revisiones que
realizan, los registros que generan y las acciones que realizan en caso de
identificar discrepancias. También, cómo los supervisores del área de
embarques y/o los gerentes de almacén verifican números de sello utilizados
en los medios de transporte e Instrumentos de Tráfico Internacional para
corroborar que la información sea correcta (este proceso también puede estar
incluido dentro de las auditorías internas a que refiere el sub-estándar 1.3
del presente documento).
IV. Cómo se atienden
las discrepancias en los números de sellos y/o candados.
V. Indique quién es
el proveedor(es) y cómo se comprueba que las especificaciones de los sellos
y/o candados cumplan con la Norma ISO 17712 (anexar certificado
expedido por la empresa certificadora encargada de verificar el cumplimiento
de la ISO correspondiente).
Todos
los procedimientos escritos deben difundirse y mantenerse a nivel operativo
para que sean de fácil acceso para los empleados encargados de ejecutar las
tareas arriba descritas, revisarse al menos una vez al año y actualizarse
según sea necesario.
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7.2
Inspección de los medios de transporte, contenedores, carros de tren,
remolques y semirremolques.
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Debe haber
procedimientos establecidos para verificar la integridad física de la
estructura del medio de transporte, contenedor, carros de tren, remolques y/o
semirremolque utilizados como Instrumentos de Tráfico Internacional, incluso
la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas, con la
finalidad de identificar compartimientos naturales u ocultos.
Las inspecciones de
los medios de transporte o vehículos de carga, contenedores y remolques (de
carga terrestre o ferroviaria) deben ser sistemáticas y efectuarse a la
entrada y salida de la empresa y en su caso, en el punto de
carga de las mercancías; y si la infraestructura lo permite, antes de llegar
a la aduana de despacho utilizando el método de inspección de VVTT.
Deberá llevarse un registro de estas inspecciones, en un área de acceso
controlado y realizarse en un lugar monitoreado por los sistemas de alarma y
de circuito cerrado de televisión y video vigilancia dicho sistema debe
cubrir el proceso de inspección en su totalidad.
El procedimiento
documentado para su inspección debe incluir de manera enunciativa, más no
limitativa, los siguientes puntos de revisión:
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Medios de Transporte
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Remolques, Carros de tren, Semirremolques y
Contenedores
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I. Defensa;
II. Llantas;
III. Piso (Tractor);
IV. Tanques de combustible;
V. Interior de la cabina
(dormitorio y compartimiento de herramientas);
VI. Tanques de aire;
VII. Chasis;
VIII. Área de la quinta rueda;
IX. Ejes de transmisión;
X. Tubo de escape;
XI. Motor.
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I. Puertas exteriores e
interiores;
II. Paredes laterales (izquierda
y derecha);
III. Techo interino y externo;
IV. Pared frontal;
V. Piso interno;
VI. Sistema de refrigeración.
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Para
los medios de transporte con remolque o compartimiento de carga integrado,
deberá adicionarse a los puntos de medios de transporte, lo indicado en el
apartado de Remolques.
De
igual manera, antes de cargar los medios de transporte, contenedores, carros
de tren, remolques y semirremolques utilizados como Instrumentos de Tráfico
Internacional, deben pasar por inspecciones agrícolas y de seguridad para
garantizar que sus estructuras no hayan sido modificadas para ocultar
contrabando o que hayan sido contaminadas con plagas agrícolas visibles,
mantener un registro y estar respaldadas por un procedimiento documentado. Si
se encuentra contaminación visible de plagas durante la inspección o
transporte de mercancías objeto de comercio exterior, se debe limpiar (lavar,
aspirar, etcétera) para eliminar dicha contaminación. El conductor debe
asegurar antes del cruce, que la cabina se encuentre limpia y libre de
basura.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para llevar a cabo la inspección de
seguridad y agrícola de los medios de transporte, contenedores,
remolques y semirremolques. Este debe incluir, entre otros aspectos de
acuerdo a su operación:
I. Responsables
de llevar a cabo la inspección.
II. Definición del
lugar o lugares donde se lleva a cabo la inspección e indicar como es el
monitoreo realizado por los sistemas de alarma y circuito cerrado de
televisión y de video vigilancia.
III. Los puntos de
revisión para medios de transporte, remolques, semirremolques y contenedores
tanto de seguridad como aquellas de calidad e inspecciones agrícolas cuya
finalidad es buscar plagas visibles.
IV. Instrucciones
para que el conductor se asegure antes del cruce, que la cabina se encuentre
limpia y libre de basura.
Anexar
el formato establecido para la inspección de medios de transporte o vehículos
de carga, contenedores, carros de tren, remolques y/o semirremolques. Si
utiliza otro tipo de vehículos de carga para el transporte de sus mercancías
(camionetas tipo van, pickup, 3.5 toneladas, pipas, etcétera), su
procedimiento y formato de inspección deberán de incluir el proceso y
puntos de revisión.
Asimismo,
el formato de inspección de seguridad y agrícola deberá incluir la siguiente
información:
I. Fecha de
inspección;
II. Hora de la
inspección;
III. Placas del
vehículo (tractor y remolque);
IV. Número de
contenedor/remolque;
V. Áreas
específicas de los vehículos de carga que fueron inspeccionadas; y
VI. Nombre y firma
del empleado que realiza la inspección y del supervisor.
El
formato de inspección de seguridad y agrícola de los contenedores e
Instrumentos de Tráfico Internacional, debe ser parte de la documentación de
importación y exportación.
La
documentación debe conservarse durante un año para una investigación en caso
de ocurrir algún incidente de seguridad, así como para demostrar el
cumplimiento continuo de estos requisitos de inspección.
Adicionalmente,
y conforme al análisis de riesgo, la empresa debería realizar revisiones
aleatorias periódicas de los vehículos de carga después de que el personal de
transporte haya realizado inspecciones de seguridad para verificar que se
hayan realizado de forma correcta, contrarrestar las conspiraciones internas
y prevenir incidentes de seguridad.
Las
revisiones deben realizarse al azar, sin previo aviso, para que no se vuelvan
predecibles, además de llevarse a cabo en distintos lugares donde el medio de
transporte pueda ser susceptible de contaminación.
Indicar si la reparación o mantenimiento de las unidades de transporte,
contenedores o remolques se realizan en las mismas instalaciones o son
llevados con un proveedor externo.
Describir,
cómo valida que los vehículos de carga, contenedores, remolques y
semirremolques utilizados como Instrumentos de Tráfico Internacional, que
transportan sus mercancías, cumplen con las condiciones físico-mecánicas
necesarias para su traslado y cruce, además de validar de que cuenten con
registros de este tipo de mantenimiento de por lo menos un año.
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7.3
Almacenaje de vehículos, medios de transporte, contenedores, carros de tren,
remolques y semirremolques.
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Cuando
los medios de transporte, contenedores, remolques y/o semirremolques que
serán destinados a transportar mercancías de comercio exterior se encuentren
vacíos y deban almacenarse en las áreas de estacionamiento, deberán ser
asegurados con un candado y/o sello indicativo, o en su caso, en un área
segura que se encuentre resguardada y/o monitoreada.
Cuando
se tenga que almacenar o pernoctar algún contenedor, remolque y/o
semirremolque cargado, este debe encontrarse en un área segura que tenga
barreras perimetrales y monitoreada por los sistemas de alarma y circuito
cerrado de televisión, para impedir el acceso no autorizado y la manipulación
de la mercancía, por lo que debe estar cerrado con un candado de alta
seguridad de acuerdo a la Norma ISO 17712.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar si la empresa almacena los contenedores, remolques y/o
semirremolques para su posterior despacho, o en su caso los que se encuentren
vacíos y de qué manera mantiene la integridad de los mismos dentro de sus
instalaciones:
I. En caso de utilizar candado y/o sellos, para los
contenedores, remolques y semirremolques vacíos, indique qué tipo utiliza.
II. En caso de utilizar algún contenedor, remolque y/o
semirremolque como almacén de materia prima y/o algún otro tipo de
mercancías, señale cómo mantiene la integridad y seguridad de las mismas.
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8. Seguridad del personal.
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Se debe contar con procedimientos documentados para el
registro y evaluación de personas que desean obtener un empleo dentro de la
empresa y establecer métodos para realizar verificaciones periódicas de los
empleados actuales.
También, deben existir programas de capacitación
continuos para el personal que difundan las políticas de seguridad de la
empresa, así como las consecuencias y acciones a tomar en caso de cualquier
falta o incidente de seguridad.
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8.1 Verificación de antecedentes laborales.
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La
empresa debe tener procedimientos documentados para investigar y verificar la
información asentada en el currículo antecedentes criminales (si la
legislación y las políticas de la empresa lo permiten) y
solicitud de los candidatos con posibilidad de empleo, de conformidad con la
legislación local, ya sea por cuenta propia o por medio de una empresa
externa.
De
igual forma, para los cargos que por su sensibilidad así lo requieran y
afecten la seguridad de los embarques que sean objeto de comercio exterior,
de conformidad con su análisis de riesgo efectuado previamente, deberán
considerar solicitar requisitos más estrictos para su contratación, los
cuales se deberán realizar de manera periódica. Respecto al personal
que ya labora en la compañía, se deben realizar investigaciones periódicas en
función de las actividades y/o la sensibilidad del puesto del empleado.
Toda
la información referente al personal deberá mantenerse en expedientes
personales, mismos que deberán tener un acceso restringido.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el procedimiento documentado para la contratación del personal, y
asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Requisitos y
documentación exigida.
II. Pruebas y
exámenes solicitados.
Indicar las áreas y/o puestos críticos que se hayan identificado como de
riesgo, conforme a su análisis y señale lo siguiente:
I. Indicar cuales
son los requerimientos adicionales para áreas y/o puestos de trabajo
específicos, como: antecedentes criminales (si la legislación y las políticas
de la empresa lo permiten), carta de antecedentes no penales, estudios
socioeconómicos, estudios clínicos, toxicológicos (uso de drogas), etcétera.
En su caso, señale los puestos o áreas de trabajo en que se requieren y con
qué periodicidad se llevan a cabo.
II. Indicar si previo a la contratación, el candidato debe firmar un acuerdo de
confidencialidad o un documento similar.
En
caso de contratar una agencia de servicios para la contratación de personal,
indique si esta cuenta con procedimientos documentados para la contratación
de personal y cómo se asegura de que cumplan con el mismo. Explique
brevemente en qué consisten.
Los
procedimientos para la contratación del personal y contratistas podrán
incluir:
I. Investigaciones
exhaustivas de los antecedentes laborales y personales de los nuevos
empleados.
II. Cláusulas de
confidencialidad y responsabilidad en los contratos de los empleados.
III. Requerimientos
específicos para puestos críticos.
IV. En su caso, la
actualización periódica del estudio socioeconómico y físico/médico de los
empleados que trabajen en áreas críticas y/o sensibles.
V. Proceso de
contratación y requisitos que solicitan para los empleados temporales y
contratistas.
La empresa puede considerar los resultados
de las verificaciones de antecedentes de los candidatos, según lo permita la
legislación vigente para tomar decisiones de contratación. Las verificaciones
de antecedentes no se limitan a la verificación de identidad y antecedentes
penales. En áreas de mayor riesgo, puede justificar investigaciones más
profundas.
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8.2 Procedimiento para baja del personal.
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Deben existir procedimientos documentados para la baja
del personal en los que se incluya la entrega de identificaciones y
cualquier otro artículo que se le haya proporcionado para realizar sus
funciones (llaves, uniformes, gafetes y/o credenciales, equipos informáticos,
contraseñas, herramientas, etcétera). Asimismo, este procedimiento debe
incluir la baja en aquellos sistemas informáticos, de accesos, entre otros
que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el procedimiento para la baja del personal, y asegúrese de incluir
lo siguiente:
I. Quién es el
responsable de llevar acabo y dar seguimiento a este procedimiento.
II. Cómo se
realiza y confirma la entrega de identificaciones, uniformes,
llaves y demás equipo.
III. Indicar el
control, registro y/o formato, en el que se identifique y asegure la entrega
de material y baja en sistemas informáticos (en su caso, anexar).
IV. Señalar el tipo
de registros del personal que finalizó su relación laboral con la
empresa, para que cuando haya sido por motivos de seguridad, se prevenga a
sus proveedores de servicios y/o asociados de negocio.
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8.3 Administración de personal.
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La empresa debe mantener un sistema, control o base de
datos de empleados activos actualizada. Asimismo, debe realizar y mantener
actualizados los registros de afiliación a instituciones de seguridad social
y demás registros legales de orden laboral.
En el caso de que la empresa cuente con personal
contratado por sus socios comerciales y labore dentro de las instalaciones,
deberá asegurarse de que cumplan con los requerimientos establecidos para el
resto de sus empleados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar si la empresa cuenta con
un sistema, control o base de datos actualizada, tanto del personal empleado
directamente, como aquel contratado a través de una empresa proveedora de
servicios y asegúrese que incluya de forma enunciativa más no limitativa la siguiente
información:
I. Nombre completo.
II. Fotografía actualizada mínimo cada 5 años.
III. Datos personales (edad, nombre, fecha de nacimiento, número
telefónico, domicilio, CURP, número de seguridad social, tipo sanguíneo,
alergias, etcétera).
IV. Filiación.
V. Antecedentes laborales.
VI. Enfermedades.
VII. Exámenes médicos.
VIII. Capacitación.
IX. Resultados de evaluaciones periódicas.
X. Observaciones.
XI. Este personal, deberá estar contratado de acuerdo con las leyes y
reglamentos de orden laboral vigentes.
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9.
Seguridad de la información y documentación.
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Deben
existir medidas de prevención para mantener la confidencialidad e integridad
de la información y documentación generada por los sistemas de la empresa,
incluyendo aquellos utilizados para el intercambio de información con otros
integrantes de la cadena de suministros. Asimismo, deben existir
políticas y/o procedimientos integrales documentados para proteger los
sistemas de Tecnología de la Información, que incluyan las medidas contra su
mal uso, además de identificar y priorizar acciones para reducir el riesgo de
la ciberseguridad. También, podrían abordar cómo un miembro comparte
información sobre amenazas de seguridad cibernética con el gobierno y otros
socios comerciales.
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9.1
Clasificación y manejo de documentos.
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Deben existir
procedimientos para clasificar documentos de acuerdo a su sensibilidad y/o
importancia. La documentación sensible e importante debe ser almacenada en un
área segura que solamente permita el acceso a personal autorizado. Se debe
identificar el tiempo de vida útil de la documentación y establecer
procedimientos para su destrucción.
La empresa deberá
conducir revisiones de forma regular para verificar los accesos a la
información y asegurarse de que no sean utilizados de manera indebida.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para el registro, control y
almacenamiento de documentación impresa (clasificación y archivo de
documentos), debiendo incluir:
I. Registro de control para
entrega, préstamo, entre otros de documentación.
II. Acceso restringido al área de
archivos.
III. Políticas de almacenamiento y
clasificación.
IV. Un plan de seguridad actualizado
que describa las medidas en vigor relativas a la protección de los documentos
contra accesos no autorizados, así como contra la destrucción deliberada o la
pérdida de los mismos.
V. Para el caso de información
electrónica o digital, deberá apegarse a los criterios de seguridad del
sub-estándar de 9.2 Seguridad de la tecnología de la información.
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9.2
Seguridad de la tecnología de la información.
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Para proteger los
sistemas de Tecnología de la Información contra amenazas comunes de
ciberseguridad, una empresa debe contar con suficiente protección que impulse
la seguridad en la infraestructura de Tecnología de la Información (software
y hardware) contra “malware” (virus, spyware, gusanos, troyanos, etcétera),
“baiting”, “phishing” e intrusiones internas/externas (firewalls) en los
sistemas informáticos de las compañías. De igual manera, las empresas deben
asegurarse de que su software de seguridad esté activo y reciba
actualizaciones periódicas.
En el caso de los
sistemas automatizados y equipos de cómputo, se deben utilizar cuentas
individuales que exijan un cambio periódico de la contraseña. Con el fin de
proteger la confidencialidad, integridad y disposición de la información, la
empresa debe tener políticas, procedimientos y normas de tecnología de
informática establecidas, que se deben comunicar mediante un programa de
capacitación para todos los empleados que manejan equipos de cómputo y
sistemas, que incluya temas para prevenir ataques a través de la ingeniería
social y todas aquellas amenazas a los que están expuestos (malware, baiting,
phishing, etcétera). Las empresas que permiten a sus empleados conectarse de
forma remota a una red, deben emplear tecnologías seguras, como redes
privadas virtuales (VPN), para permitir que los empleados accedan a la
intranet de la empresa de forma segura cuando se encuentran fuera de la
oficina, así como procedimientos diseñados para evitar el acceso remoto de
usuarios no autorizados.
Por lo anterior, debe
existir procedimientos escritos e infraestructura para proteger a la empresa
contra pérdidas, robo, fuga, “hackeo” y/o secuestro de información, esto
incluye el procedimiento para la recuperación (o reemplazo) de los sistemas
y/o datos de Tecnología de la Información, así como un sistema o software
establecido para identificar el abuso de los sistemas de Tecnología de la
Información y detectar el acceso inapropiado y/o la manipulación indebida o
alteración de los datos comerciales y del negocio, así como un procedimiento
escrito para la aplicación de medidas disciplinarias apropiadas a todos los
infractores. El acceso a los sistemas de Tecnología de la Información debe
protegerse contra la infiltración mediante el uso de contraseñas seguras, que
incluyan frases u otras formas de autenticación. Los usuarios de dichos
sistemas de Tecnología de la Información, deben salvaguardar y no compartir
sus claves de accesos o contraseñas. Toda la infraestructura de Tecnología de
la Información debe estar protegida físicamente contra el acceso no
autorizado.
Si se produce una
filtración de datos u otro evento inesperado que derive en la pérdida de
datos y/o equipos, los procedimientos deben incluir la recuperación o
reemplazo de los sistemas y/o datos de Tecnologías de la Información.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento para la recuperación o reemplazo de los sistemas y/o datos
de Tecnologías de la Información, que incluya cómo respalda y garantiza la
seguridad de su información, además de protegerla de posibles pérdidas.
Asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar la
frecuencia con que se llevan a cabo las copias de respaldo de la información.
II. Quién tiene
acceso a las mismas y quién autoriza la recuperación de la información.
III. Indicar que
tipo de pruebas realiza y cada cuando, para verificar la seguridad de la red,
los sistemas y la infraestructura.
IV. Mencionar si
para realizar este tipo de pruebas o escaneos de vulnerabilidad, lo hace a
través de un software, un tercero o proveedor y, en su caso indique el nombre
o razón social.
V. En caso de
encontrar vulnerabilidades, describa las acciones correctivas que deben
implementarse.
VI. Indicar si
comparte información sobre las amenazas a la seguridad cibernética con sus
socios comerciales que participan dentro de su cadena de suministro (por
ejemplo: comunicados, boletines, correos electrónicos, etcétera).
VII. Los sistemas
deben estar protegidos bajo contraseñas y con frecuencia deben ser
modificadas, por lo anterior indique el procedimiento para cambiarlas.
VIII. Señale si
existen políticas de seguridad de la información para su protección.
IX. Debe existir un
sistema o software para detectar e identificar el abuso, intrusión o acceso
de personas no autorizadas a sus sistemas y/o datos de Tecnologías de la
Información (cualquier sistema que sea utilizado por la empresa), así como el
abuso de las políticas y procedimientos establecidos por la empresa, incluido
el acceso indebido a sistemas internos, sitios web externos y la manipulación
o alteración de datos comerciales por parte de empleados o contratistas.
X. Todos los
infractores deben estar sujetos a la aplicación de medidas disciplinarias,
por lo anterior, indique las políticas correctivas y/o sanciones en caso de
la detección de alguna violación a los sistemas y políticas de seguridad de
Tecnologías de la Información.
Las
políticas y los procedimientos de tecnologías de la información y seguridad
cibernética deben revisarse anualmente y actualizarse derivado de algún
ataque o de acuerdo a situaciones que puedan poner en riesgo los sistemas de
la empresa.
Describir
las medidas de seguridad que utiliza para permitir a sus empleados conectarse
de forma remota a una red (VPN), para permitir que los empleados accedan a la
intranet de la empresa de forma remota cuando se encuentran fuera de la
oficina.
En
caso de permitir que los empleados usen dispositivos personales para realizar
el trabajo de la empresa, dichos dispositivos deben cumplir con las políticas
y procedimientos de seguridad cibernética de la empresa, las actualizaciones
de seguridad deben ser periódicas y contar con método para acceder de forma
segura a la red de la empresa.
Señalar si los socios comerciales tienen acceso a los sistemas informáticos
de la empresa. En su caso, indique qué programas y cómo controlan el acceso a
los mismos.
Indicar si el equipo de cómputo cuenta con un sistema de respaldo de
suministro eléctrico que permita la continuidad del negocio.
Los
procedimientos referentes al respaldo de la información de la empresa también
deberán incluir:
I. Cómo y por
cuánto tiempo se almacenan los datos (los datos deberían respaldarse
una vez a la semana o según corresponda).
II. Plan de
continuidad del negocio en caso de incidente y de cómo recuperar la
información.
III. Frecuencia y
localización de las copias de seguridad y de la información archivada.
IV. Si las copias de
seguridad se almacenan en sitios alternativos a las instalaciones donde se
encuentra el centro de proceso de datos.
V. Pruebas de la
validez de la recuperación de los datos a partir de copias de seguridad.
Los
procedimientos referentes a la protección de la información de la empresa
también deberán incluir:
I. Una política
actualizada y documentada de protección de los sistemas informáticos de la
empresa de accesos no autorizados y destrucción deliberada o pérdida de la
información. Todos los datos sensibles y confidenciales deben almacenarse en
un formato cifrado o encriptado.
II. Detalle si
opera con sistemas múltiples (sedes/sitios) y cómo se controlan dichos
sistemas.
III. Quién es
responsable de la protección del sistema informático de la empresa (la
responsabilidad no debería estar limitada a una persona, sino a varias, de
forma que cada uno pueda controlar las acciones del resto).
IV. El acceso de
cada usuario debe asignarse a través de cuentas individuales y estar
restringido según la descripción del trabajo o las tareas asignadas. Por lo
anterior, describa cómo se conceden autorizaciones de acceso y nivel de
acceso a los sistemas informáticos (el acceso a la información sensible debe
estar limitado al personal autorizado a realizar modificaciones y uso de
la información). El acceso autorizado debe monitorearse por parte del área
responsable de concederlo, para verificar o en su caso reportar que el acceso
a los sistemas confidenciales se basa en los requisitos del trabajo.
V. Indicar los
elementos o formato que deben tener las contraseñas para el acceso a sistemas
de Tecnología de la Información y equipos de cómputo, frecuencia de cambios,
si existen otros métodos de autenticación y quién o qué área proporciona esas
contraseñas.
VI. Indicar el nombre del cortafuego “firewall” y
anti-virus utilizados (incluir lo relacionado al licenciamiento), debiendo
evidenciar que este software de seguridad está activo y recibe
actualizaciones periódicas.
Por lo
anterior, las políticas y procedimientos de ciberseguridad deberían incluir
medidas para prevenir el uso de productos tecnológicos falsificados o con
licencias incorrectas (software y hardware).
Todos los
equipos de cómputo, medios electrónicos (discos duros, teléfonos celulares,
etcétera) y hardware de tecnologías de la información que contengan
información confidencial relacionada con el proceso de importación y
exportación, deben contabilizarse mediante inventarios periódicos y contar
con dicha evidencia. Cuando estos equipos tecnológicos se tengan que
desechar, debe existir un procedimiento documentado que incluya como deben
formatearse, desinfectarse o destruirse adecuadamente para evitar fuga de
información.
VII. En caso de baja de personal, el acceso equipos de cómputo,
telecomunicaciones y red debe eliminarse al momento de la separación del
empleado, esto incluye cuentas de correo electrónico, cuentas de accesos a
sistemas, software, programas, etcétera.
VIII. Medidas previstas para tratar
incidentes cuando el sistema se vea comprometido.
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10. Capacitación en seguridad y concientización.
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Debe contar con un programa documentado de
concientización sobre amenazas establecido, diseñado y actualizado por el
Comité de Seguridad para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas de
terroristas y contrabandistas en cada punto de la cadena de suministros. El
programa de capacitación debe ser integral y cubrir todos los requisitos de
seguridad del Programa Operador Económico Autorizado.
Los empleados administrativos y operativos deben conocer
los procedimientos establecidos de la compañía para considerar una situación
de riesgo y saber cómo denunciarla. Se debe brindar capacitación específica a
los empleados que se encuentren en áreas críticas y/o sensibles determinadas
bajo su análisis de riesgo (áreas de seguridad, embarques y recibos; así como
también, a aquellos que reciben y abren mensajería y paquetería, entre
otros).
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10.1 Capacitación y concientización sobre
amenazas.
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La empresa debe contar con un programa de capacitación y
concientización de las políticas de seguridad en la cadena de suministros
dirigido a todos sus empleados (operativos y administrativos) y,
adicionalmente, poner a su disposición material informativo respecto de los
procedimientos establecidos en la compañía para considerar una situación que
amenace su seguridad y saber cómo denunciarla.
De igual forma, se debe ofrecer capacitación específica
conforme a sus funciones para ayudar a los empleados a mantener la integridad
de la carga, realizar la revisión de contenedores, remolques y/o
semirremolques con fines agrícolas y de seguridad, recepción y revisión de
mensajería y paquetería, prevención de operaciones con recursos de
procedencia ilícita (lavado dinero, financiamiento al terrorismo, etcétera),
cómo reconocer y cómo reportar conspiraciones internas, proteger los
controles de acceso, así como capacitación referente a contrabando, robo de
mercancía, colocación de sellos y candados de alta seguridad (método de
inspección VVTT), prevención sobre contaminación visible de plagas, etcétera.
Estos temas deben establecerse como parte de la inducción de nuevos empleados
y mantener periódicamente programas de actualización. La capacitación de
actualización debe realizarse periódicamente, después de un incidente de
seguridad y cuando haya cambios en los procedimientos de la empresa.
Aunado a los programas de capacitación en seguridad, se
debe incluir un programa de concientización sobre consumo de alcohol y
drogas. También, difundir y capacitar al personal sobre las políticas,
procedimientos y normas de ciberseguridad de la empresa (robo, fuga, hackeo
y/o secuestro de información), incluyendo el acceso al equipo de cómputo y
sistemas mediante contraseñas o frases. El personal que opera y administra
los sistemas de tecnología de seguridad debe recibir capacitación relacionada
a su operación y mantenimiento, incluyendo autoformación a través de manuales
operativos y otros métodos. Estos temas deben establecerse como parte de la
inducción de nuevos empleados y mantener periódicamente programas de
actualización.
Los programas de capacitación deben fomentar la
participación activa de los empleados en los controles y mecanismos de
seguridad, así como mantener registros de todos los esfuerzos de capacitación
que haya brindado la empresa y la relación de quienes participaron en ellos
(videos, fotografías, minutas, listas de asistencia, intranet u otro sistema,
material didáctico, presentaciones en PowerPoint, folletos, etcétera). Los
registros de capacitación deben incluir la fecha de la capacitación, los
nombres de los asistentes, los temas impartidos, además de tener medidas para
verificar que la capacitación brindada cumplió con todos los objetivos de
capacitación.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Deben contar con un
programa de capacitación en materia de seguridad y prevención de incidentes
de seguridad en la cadena de suministros para todos los empleados que laboren
para la empresa (administrativos, operativos, directos o indirectos).
Explique brevemente en qué consiste el programa de capacitación y asegúrese
de incluir lo siguiente:
I. Breve descripción de los temas
que se imparten en el programa.
II. En qué momento se imparten
(inducción, períodos específicos, derivado de auditorías, incidentes de
seguridad, etcétera).
III. Periodicidad de las
capacitaciones, así como, las actualizaciones y reforzamiento.
IV. Indicar de qué forma se documenta
la participación en las capacitaciones de seguridad en la cadena de
suministros (videos, fotografías, minutas, listas de asistencias, intranet u
otro sistema, material didáctico, presentaciones en PowerPoint, folletos,
etcétera). Los registros de capacitación deben incluir la fecha, los nombres
de los asistentes, los temas impartidos, además de tener medidas para
verificar que la capacitación brindada cumplió con todos los objetivos de la
misma.
V. Explicar cómo se fomenta la
participación de los empleados en cuestiones de seguridad en la cadena de
suministros.
La capacitación para
realizar la revisión los vehículos de carga, contenedores, remolques y/o
semirremolques con fines agrícolas y de seguridad debe incluir los siguientes
temas:
I. Signos de compartimentos
ocultos;
II. Contrabando oculto en
compartimentos naturales;
III. Señales de contaminación por
plagas;
IV. Procedimientos a seguir si se
encuentra algo durante una inspección del medio de transporte o si ocurre un
incidente de seguridad durante el tránsito; y
V. La capacitación sobre revisiones
agrícolas debe abarcar las medidas de prevención de plagas, los requisitos
reglamentarios aplicables a los materiales de embalaje de madera en
concordancia con la Norma Internacional de Medidas Fitosanitarias No.15. denominada
“Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el Comercio
Internacional”, las cuales emanan de la Organización de las Naciones Unidas
para la Alimentación y la Agricultura y la identificación de la madera
infestada.
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10.2 Concientización a los operadores de los
medios de transporte.
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La empresa debe dar a conocer a los operadores de los
medios de transporte que utiliza para el traslado de las mercancías que se
destinarán al comercio exterior, las políticas de seguridad respecto de
procedimientos de inspección agrícola y de seguridad de medios de transporte,
de carga y descarga, manejo de incidentes de seguridad, cambio de candados en
caso de inspección por otras autoridades, entre otros, que se tengan
implementados. Los operadores y el personal que realiza inspecciones
agrícolas y de seguridad de medios de transporte, deben estar capacitados
para inspeccionar los vehículos de carga con dichos fines.
En el caso de que el servicio de transporte sea
proporcionado por un socio comercial, deberá asegurarse de que los operadores
y/o choferes conozcan todas las políticas de seguridad y procedimientos
establecidos.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el programa de difusión en materia de seguridad en la cadena de
suministros enfocada a los operadores de los medios de transporte y asegúrese
de incluir lo siguiente:
I. Indicar cómo
se lleva a cabo esta difusión.
II. Señalar los
temas que se cubren.
III. En caso de
utilizar los servicios de un socio comercial para el traslado de sus
mercancías, indique de qué manera se informa a los operadores las políticas
de seguridad y procedimientos de la empresa.
IV. Indicar de qué forma se documenta la participación en las capacitaciones de
seguridad en la cadena de suministros de los operadores de los medios de
transporte (videos, listas de asistencia, folletos, etcétera).
Los
temas que deberán incluir, de manera enunciativa mas no limitativa,
son:
I. Políticas de
acceso y seguridad en las instalaciones.
II. Entrega-recepción
de mercancía (que incluya envíos de carga sospechosos).
III. Confidencialidad
de la información de la carga.
IV. Instrucciones de
traslado.
V. Reportes de
accidentes y emergencias.
VI. Instrucciones
para la colocación de candados y/o sellos de alta seguridad en caso de la
inspección por otras autoridades, así como el control y uso de sellos y
candados de alta seguridad en tránsito (colocación de uno nuevo, revisión
después de alguna parada autorizada, etcétera).
VII. Instalación y
prueba de alarmas de seguridad y de rastreo de unidades, cuando aplique.
VIII. Identificación
de los formatos autorizados y documentos que utilizará.
IX. Signos de
compartimentos ocultos.
X. Contrabando
oculto en compartimentos naturales.
XI. Señales de
contaminación por plagas.
XII. Procedimientos a
seguir si se encuentra algo durante una inspección del medio de transporte o
si ocurre un incidente de seguridad durante el tránsito.
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11. Manejo e investigación de incidentes.
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Deben existir procedimientos documentados para reportar e
investigar incidentes de seguridad en la cadena de suministros, las acciones
a tomar para evitar su recurrencia, así como notificarse al personal de
seguridad, socios comerciales que pueden ser parte de la cadena de suministro
afectada, especialista de seguridad o contacto del Programa Operador
Económico Autorizado y demás autoridades competentes. Los procedimientos de
reporte e investigación deben incluir la información de contacto o directorio
actualizado que enumere los nombres y números de teléfono del personal que
requiere notificación. La investigación y análisis de incidentes deberá estar
documentada (expediente físico y/o electrónico), así como acciones
correctivas para evitar que vuelvan a ocurrir, mismas que deben implementarse
lo más pronto posible.
En el caso de que la empresa identifique que alguno de
sus embarques de comercio exterior, se encuentra involucrado en alguna
situación que ponga en riesgo la seguridad de la cadena de suministro, debido
a la sospecha de algún socio comercial o persona, deberá de informar al
personal de seguridad, socios comerciales que pueden ser parte de la cadena
de suministro afectada, especialista de seguridad o contacto del Programa
Operador Económico Autorizado, así como a la autoridad competente y, de ser
posible, antes del cruce fronterizo, salida o despacho aduanero (importación
y exportación). Los procedimientos deben incluir los pasos a seguir si se
descubre que un sello está alterado, manipulado o hay un número de sello
incorrecto en la documentación, los protocolos de comunicación a los socios
comerciales involucrados en la cadena de suministros y la investigación del
incidente. Todos los procedimientos anteriormente señalados deben revisarse
periódicamente o mínimo una vez al año para garantizar que la información de
contacto y los protocolos de actuación sean correctos.
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11.1 Reporte de anomalías y/o actividades
sospechosas.
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En
caso de detección de anomalías y/o actividades sospechosas relacionadas con
la seguridad de la cadena de suministros y de conformidad con sus procesos
logísticos (relacionadas al control de accesos, entrega, recepción y
almacenamiento de mercancía, inspecciones de seguridad de los vehículos de
carga y operadores de transporte, etcétera), estas deben notificarse al
personal de seguridad, socios comerciales que pueden ser parte de la cadena
de suministro afectada, especialista de seguridad o contacto del Programa
Operador Económico Autorizado y las demás autoridades competentes, llevando
un registro de dichas anomalías y/o actividades inusuales.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el procedimiento para denunciar o reportar anomalías y/o actividades
sospechosas, así como los contenga los mecanismos para informar de forma
anónima los problemas relacionados con la seguridad, asegúrese de incluir lo
siguiente:
I. Quién es el
responsable de reportar los incidentes.
II. Detallar cómo
determina e identifica con qué autoridad comunicarse en distintos supuestos o
presunción de actividades sospechosas.
III. Mencionar si
lleva un registro del reporte de estas actividades y/o sospechas y describa
brevemente en que consiste.
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11.2 Investigación y análisis.
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Deben
existir procedimientos escritos para denunciar o reportar anomalías y/o
actividades sospechosas, así como para el análisis e investigación de
incidentes de seguridad en la cadena de suministros para determinar su causa,
además de las acciones correctivas para evitar que vuelvan a ocurrir, mismas
que deben implementarse lo más pronto posible. La información derivada de
esta investigación deberá documentarse y estar disponible en todo momento
para las autoridades que así lo requieran.
Esta
información deberá incluir la documentación generada para llevar a cabo la
operación de comercio exterior de las mercancías afectadas que permita
identificar cada uno de los procesos por los que atravesó la mercancía, hasta
el punto en que se detectó la incidencia y que permita reconocer la
vulnerabilidad de la cadena.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento documentado para iniciar una investigación en caso de
ocurrir algún incidente de seguridad y asegúrese de incluir lo
siguiente:
I. Responsable de
llevar a cabo la investigación.
II. Documentación
que integra el expediente de la investigación.
Los
documentos a incluir en el expediente derivado de la investigación, de manera
enunciativa más no limitativa, podrán ser:
I. Información
general del embarque, orden de compra.
II. Solicitud de
transporte; confirmación de medio de transporte; identificación del operador
de transporte (registros de acceso, salida, registro de las inspecciones de
seguridad, etcétera).
III. Formatos de
inspección del contenedor; orden de salida; registros de entrega.
IV. Videos de los
sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia.
V. Documentación
generada para el transportista (lista de empaque, carta porte, hoja de
instrucciones).
VI. Documentación
generada para socios comerciales (descripción de mercancías, proformas, CFDI
o documentos equivalentes, etcétera) y autoridades aduaneras.
VII. Documentación
generada por el socio comercial (pedimentos, manifiestos, reportes de
seguimiento e inspección, videos en su caso, etcétera).
VIII. Reporte de
seguimiento y monitoreo de la unidad (rastreo del GPS).
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Perfil del Agente Aduanal
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Acuse de Recibo
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Primera Vez: o
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Renovación:
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o
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Adición:
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o
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Modificación:
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o
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Los datos que
proporcione sustituirán los que proporcionó cuando solicitó su autorización.
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Información
General.
El
objetivo de este Perfil es asegurar que el Agente Aduanal implemente
prácticas y procesos de seguridad, que ayuden a fortalecer la cadena de
suministro mitigando el riesgo de contaminación en los embarques con
productos ilícitos y asimismo reduciendo el riesgo de incurrir en incidencias
durante el despacho aduanero de las mercancías.
Los
agentes aduanales interesados en obtener la autorización a que se refiere la
regla 7.1.5., deberán tener procesos documentados y verificables. Asimismo,
el Agente Aduanal que se encuentre interesado en la autorización deberá
integrar los criterios exigidos en el presente documento al modelo o diseño
empresarial que tenga establecido, buscando durante la implementación de los
estándares en materia de seguridad, la aplicación de una cultura de análisis
que soporte la toma de decisiones acorde a los valores, la misión, la visión,
los códigos de ética y conducta del propio Agente Aduanal.
Es
importante mencionar que los alcances de los criterios mínimos de seguridad
exigidos en el presente Perfil son aplicables a la operación esencial que
realiza el Agente Aduanal, principalmente a los procesos relacionados con el
despacho aduanero de mercancías.
Asimismo,
y tomando en cuenta la variedad de servicios logísticos integrados que puede
brindar actualmente un Agente Aduanal a sus clientes, se contemplan ciertos
criterios adicionales a cumplir, específicamente a los agentes aduanales que
concentran o que cuentan con patios de resguardo y/o maniobras para los
medios de transporte de mercancías objeto de comercio exterior en las mismas
instalaciones donde presten sus servicios.
Instrucciones de llenado:
I. Deberá llenar
un Perfil por cada una de las instalaciones asociadas a la aduana de
adscripción, así como por cada una de las instalaciones asociadas a las
aduanas adicionales de la patente aduanal. Esta información deberá coincidir
con lo manifestado en su solicitud para Socio Comercial Certificado de Agente
Aduanal.
II. Detallar cómo
el Agente Aduanal cumple o excede con lo establecido en cada uno de los
numerales conforme a lo que se indica.
III. El formato de
este documento, se encuentra dividido, en dos secciones, como se detalla a
continuación:
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1. Estándar
Descripción
del estándar
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1.1 Sub-estándar
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Descripción del
sub-estándar
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Respuesta
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Notas
Explicativas
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Describa y/o anexe…
a) Puntos a destacar…
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IV. Indicar cómo
cumple con lo establecido en cada uno de los sub-estándares, por lo que
deberá anexar los procedimientos en idioma español, estos procedimientos
deben caracterizarse por describir o definir el objetivo que persigue el
documento, el inicio y fin del proceso, indicadores de medición, requisitos,
documentos o formatos a utilizar, responsables, por mencionar algunos.
V. En los casos en
los que se requiera solo una explicación del procedimiento, esta deberá ser
detallada y colocarse en el campo de “Respuesta”.
El campo, referente a las “Notas
Explicativas” es una guía respecto a los puntos que se deben incluir en
la “Respuesta” de cada sub-estándar, señalando de manera indicativa
aquellos puntos que no deben excluirse de su respuesta.
VI. Una vez
contestado este “Perfil del Agente Aduanal”, deberá anexarlo a la Solicitud
de Registro en el Esquema de Certificación de Empresas a que se refiere el
primer párrafo de la regla 7.1.5., fracción II, inciso b).
Para efectos de verificar lo manifestado
en el párrafo anterior, el SAT a través de la AGACE, podrá realizar una
inspección a la instalación, con el exclusivo propósito de verificar lo
manifestado en este documento.
VII. Cualquier
“Perfil del Agente Aduanal” incompleto no será procesado.
VIII. Cualquier
pregunta relativa a la Solicitud de Registro en el Esquema de Certificación
de Empresas y el “Perfil del Agente Aduanal”, dirigirla a los contactos que
aparecen en el Portal del SAT.
IX. En el caso de
ser autorizado con el Registro en el Esquema de Certificación de Empresas,
este formato deberá mantenerse actualizado y dar aviso cuando las
circunstancias por las cuales se les otorgó el registro hayan variado y
derivado de estas se requieran cambios o modificaciones en la información
vertida y proporcionada en este “Perfil del Agente Aduanal” a la autoridad.
de conformidad con lo establecido en la regla 7.2.1., cuarto párrafo,
fracciones I, II y VII.
X. Para la
renovación del socio comercial certificado se someterá al procedimiento
marcado en la regla 7.2.3.
XI. Cuando derivado
de la visita de inspección resulten incumplimientos relacionados con los
estándares mínimos en materia de seguridad, la solicitante podrá subsanarlos
antes de la emisión de la resolución establecida en la regla 7.1.6., para lo
cual tendrá un plazo máximo de tres meses contados a partir de la
notificación de los incumplimientos señalados.
|
|
Datos de la
Instalación
Se deberá llenar un
“Perfil del Agente Aduanal” por cada una de las instalaciones asociadas a la
aduana de adscripción, así como por cada una de las instalaciones asociadas a
las aduanas adicionales bajo la patente aduanal.
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Información del Agente Aduanal.
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Número de “Perfil del Agente Aduanal”:
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de:
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Nombre del Agente
Aduanal:
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____________________
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Patente:
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_______________
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Autorización:
Adscripción:
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_________
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Adscripción:
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________________
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Aduanas Autorizadas
(nombre):
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Nombre
y/o Denominación de la instalación:
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Tipo
de Instalación
(oficinas
administrativas, instalaciones con servicio de almacenaje de mercancía o
transporte, etcétera):
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Calle
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Número y/o letra exterior
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Número y/o letra interior
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Colonia
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Código Postal
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Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
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Antigüedad
de la Instalación (años de operación)
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Actividad preponderante
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Tipos
de servicios:
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Realiza
validación de pedimentos en esta instalación:
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No.
de operaciones promedio mensual (EXP):
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(Por medio de transporte, marítimo, aéreo,
terrestre, ferroviario, etcétera)
|
|
No.
de operaciones promedio mensual (IMP):
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(Por medio de transporte, marítimo, aéreo,
terrestre, ferroviario, etcétera)
|
|
Número
de empleados total de esta instalación:
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Superficie de la Instalación (m2):
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Certificaciones
en programas de seguridad: (Indicar si esta instalación cuenta con una
certificación por alguno de los siguientes programas)
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Programas de
Seguridad en la Cadena de Suministros
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Si
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No
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Programa:
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Registro:
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Certificaciones:
(Indicar si cuenta con certificaciones que consideren que impactan en el
proceso de su cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000; Procesos
Logísticos Confiables, entre otros)
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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1.
Planeación de la seguridad en la cadena de suministros.
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El
Agente Aduanal debe elaborar políticas y procedimientos documentados para
llevar a cabo un análisis que le permita la identificación de riesgos y
debilidades en su cadena de suministros con el objeto de implementar
estrategias que ayuden a mitigar el riesgo en sus operaciones.
Asimismo,
para construir un programa sólido de seguridad de la cadena de suministro, el
Agente Aduanal debe de contar con un Comité de Seguridad que incorpore
representantes de todos los departamentos relevantes, formando un equipo
multifuncional que identifique áreas de oportunidad y proponga acciones de
mejora continua a lo largo de la cadena de suministro e instalaciones del
Agente Aduanal.
De
igual manera, el Agente Aduanal debe tener designados puntos de contacto para
el Programa Operador Económico Autorizado, dicho personal debe involucrarse,
conocer los requisitos del programa, pertenecer a la compañía y acreditar su
relación con la misma, así como responder a su especialista en seguridad de
la cadena de suministro (este es asignado una vez que la empresa ya cuenta
con el Programa Operador Económico Autorizado).
Si
derivado del análisis de riesgo, surgen nuevas medidas de seguridad que el
Agente Aduanal debe de incorporar, estas deben incluirse en los
procedimientos existentes del Agente Aduanal y, en su caso, elaborar
procedimientos nuevos, lo que crea una estructura más sostenible y enfatiza
que la seguridad de la cadena de suministro es responsabilidad de todos.
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1.1
Análisis de riesgo.
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El
Agente Aduanal debe tener medidas para
identificar, analizar y mitigar los riesgos de seguridad a lo largo de la
cadena de suministro, incluyendo sus instalaciones. Por lo anterior, debe
contar con un procedimiento escrito y verificable para determinar el riesgo
en todas sus operaciones, basado en el modelo de su organización (ejemplo:
ubicación de las instalaciones, tipo de mercancía y país de origen, volumen,
clientes, proveedores, rutas, contratación de personal, clasificación y
manejo de documentos, Tecnologías de la Información, amenazas potenciales,
etcétera) que le permita implementar y mantener medidas de seguridad
apropiadas. Conforme a lo anterior, el Agente Aduanal también debe tener un
proceso escrito basado en su análisis de riesgo para seleccionar nuevos
socios comerciales y monitorear a los socios con los que ya se encuentra
trabajando.
Este procedimiento
debe ejecutarse por lo menos una vez al año, de manera que permita
identificar de forma permanente otras amenazas o riesgos que se consideren en
su operación y en la cadena de suministro, por el resultado de algún
incidente o cuando se originen por cambios en las condiciones iniciales de
las instalaciones y procesos del Agente Aduanal, así como para identificar
que las políticas, procedimientos y otros mecanismos de control y seguridad
se estén cumpliendo. Es importante señalar, que el Comité de Seguridad de la
compañía que el Agente Aduanal designe debe de participar en la elaboración y
actualización del análisis de riesgo y el mantenimiento del Programa Operador
Económico Autorizado.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Indicar
cuáles son las fuentes de información utilizadas para calificar los riesgos
durante la fase de análisis.
Anexar
la matriz de riesgos, así como el procedimiento documentado para identificar
riesgos en sus operaciones diarias a lo largo de la cadena de suministro y en
sus instalaciones, el cual debe incluir como mínimo los siguientes puntos.
I. Periodicidad con que revisa y/o actualiza el análisis de
riesgo.
II. Aspectos y/o áreas que el Agente Aduanal incorpora al
análisis de riesgo.
III. Metodología o técnicas utilizadas para realizar el análisis
de riesgo.
IV. Responsables de revisar y/o actualizar el análisis de riesgo
de la empresa.
Asimismo,
el procedimiento documentado para identificar riesgos en la cadena de
suministro y sus instalaciones, deberá contemplar el proceso de apreciación y
gestión del riesgo, e incluir los siguientes aspectos:
I. Establecimiento de un contexto (cultural, político, legal,
económico, geográfico, social, etcétera).
II. Identificación de los riesgos en su cadena de suministros y sus
instalaciones.
III. Análisis del riesgo (causas,
consecuencias, probabilidades y controles existentes para determinar el nivel
de riesgo como “alto”, “medio” y “bajo”).
IV. Evaluación del riesgo (toma de decisiones para determinar los
riesgos a tratar y prioridad para implementar el tratamiento).
V. Tratamiento del riesgo (aplicación de alternativas para
cambiar la probabilidad de que los riesgos ocurran).
VI. Seguimiento y revisión del riesgo (monitoreo de los
resultados del análisis de riesgo y verificación de la eficacia de su
tratamiento).
Se
sugiere utilizar las técnicas de administración, gestión y evaluación de
riesgos de acuerdo a las normas internacionales ISO 31000, ISO 31010 e ISO
28000 que, de acuerdo a su modelo de negocio, deban implementar.
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1.2 Políticas de seguridad.
|
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El
agente aduanal debe contar con políticas orientadas a prevenir, asegurar y
reconocer amenazas en la seguridad de la cadena de suministro e
instalaciones, como lo son el tráfico de drogas, lavado de dinero, tráfico de
armas, contrabando de personas, mercancías prohibidas, actos de terrorismo,
así como en el intercambio de información, reflejadas en los procedimientos
correspondientes.
Para
promover una cultura de seguridad, el Agente Aduanal debe demostrar su
compromiso con la seguridad de la cadena de suministro y el Programa Operador
Económico Autorizado a través de una declaración que resalte la importancia
de proteger el flujo del comercio nacional e internacional de actividades
delictivas, establecida por medio de la política de seguridad. El Agente
Aduanal, debe respaldar y firmar la política de seguridad.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Enunciar las políticas en materia de seguridad
orientadas a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la cadena de
suministros e instalaciones del Agente Aduanal, quién es el responsable de su
revisión firma y difusión hacia los empleados, así como la periodicidad con
la que se lleva a cabo su actualización.
Dicha política se debe comunicar a los empleados
mediante un programa y/o campaña de difusión.
La política de seguridad debe estar firmada por el
Agente Aduanal y estar exhibida en diversas áreas de la instalación,
incluyendo el sitio web del Agente Aduanal, carteles en áreas clave de la
instalación (recepción, importación y/o exportación, recursos humanos,
etcétera), y como parte de la capacitación inicial y de reforzamiento.
|
|
1.3 Auditorías internas en la
cadena de suministros.
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Además del monitoreo de rutina en control y seguridad,
es necesario programar y realizar auditorías por lo menos una vez al año que
permita evaluar todos los procesos en materia de seguridad en la cadena de
suministros de una manera más crítica y profunda, así como garantizar que sus
empleados sigan los procedimientos de seguridad del Agente Aduanal.
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|
Las auditorías deben ser realizadas por el Comité de
Seguridad y se debe establecer un procedimiento documentado, así como un
programa o calendario para su realización. Si bien es necesario que las
auditorías, estén enfocadas en la seguridad de la cadena de suministro y
basadas en la evaluación, revisión y ejecución de los estándares mínimos en
materia de seguridad su enfoque se debe ajustar al tamaño de la organización,
nivel de riesgo, modelo de negocio y variaciones entre instalaciones.
El objetivo de una auditoría interna enfocada al
Programa Operador Económico Autorizado, es verificar y garantizar que los
empleados sigan los procedimientos de seguridad del Agente Aduanal. El
proceso de revisión no tiene que ser complejo, sin embargo, los formatos y
registros que se utilicen para la aplicación de dichas revisiones deben de
evidenciar que se validó la aplicación y ejecución de los procesos evaluados,
además del seguimiento y cierre de acciones preventivas, correctivas y de
mejora identificadas.
La alta gerencia de la organización debe revisar los
resultados de las auditorías, analizar las causas y emprender las acciones
correctivas y/o preventivas requeridas. El proceso de auditoría debe
garantizar que se recoja la información necesaria para permitir que la
gerencia realice está evaluación. La revisión debe estar documentada, además
de que el Comité de Seguridad del Agente Aduanal deben proporcionar y
registrar las actualizaciones periódicas sobre el progreso o los resultados
de cualquier auditoría, ejercicio o validación.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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|
Describir el procedimiento documentado para llevar a
cabo una auditoría interna, enfocada en la seguridad en la cadena de
suministros, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar cómo se lleva a cabo la programación o
calendarización, para realizar una auditoría interna en materia de seguridad
en la cadena de suministros, que tienen implementada por parte del Agente
Aduanal.
II. Indicar quienes participan en ella, y los registros que se
efectúan de la misma, así como la periodicidad con la que se llevan a cabo.
III. Indicar cómo es que, la gerencia o el Agente Aduanal
verifica el resultado de las auditorias en materia de seguridad, cómo realiza
y/o implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora además del
seguimiento y cierre de las mismas.
IV. Los formatos utilizados durante las auditorías internas
deberán de estar debidamente requisitados, y a través de ellos, evidenciar
que los procedimientos y medidas de seguridad se están poniendo en
práctica.
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1.4 Planes de contingencia y/o
emergencia.
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|
Debe existir un plan de contingencias y/o emergencia
documentado, dicho plan debe de abordar la gestión de crisis, los planes de
recuperación de la seguridad y la reanudación de la organización relacionado
con la seguridad de la cadena de suministro y sus instalaciones para asegurar
la continuidad del negocio en el caso de una situación que afecte el
desarrollo normal de las actividades y las operaciones de comercio exterior.
Una crisis o contingencia puede incluir la interrupción del movimiento de
datos comerciales debido a un ataque cibernético, un incendio, el
secuestro de un conductor de transporte por personas armadas, un cierre de
aduanas, una amenaza de bomba, la detección de paquetes sospechosos, el corte
de energía eléctrica, el robo y/o daño de mercancías, amenazas o extorsiones,
bloqueos o cierre de carreteras, entre otros.
Dichos planes deben ser comunicados al personal
administrativo y operativo mediante programas de difusión y capacitaciones
periódicas, así como realizar pruebas, ejercicios prácticos y simulacros
anuales de los planes de contingencia y emergencia para constatar su
efectividad, mismos de los que deberá mantener un registro debidamente
requisitado y firmado (por ejemplo: reportes de resultados, minutas o
informes los cuales deben ir respaldados de videograbaciones, fotografías,
etcétera, que demuestren su ejecución).
El plan de contingencia y/o emergencia debe
actualizarse según sea necesario, en función de los cambios en las
operaciones y el nivel de riesgo de la organización.
|
|
Respuesta:
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Notas Explicativas:
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|
Anexar el procedimiento o plan de contingencia y/o
emergencias documentado relacionado con la seguridad de la cadena de
suministros y sus instalaciones, para asegurar la continuidad del negocio en
caso de una situación de emergencia o de seguridad, que afecte el desarrollo
normal de las actividades de comercio exterior (cancelación o suspensión de
patente, cierre de aduanas, actividades de comercio exterior consideradas de
riesgo conforme a su análisis, actos de terrorismo, bloqueos, robos,
accidentes, etcétera).
Este
procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas no limitativa, lo
siguiente:
I. Qué situaciones contempla describiendo el plan de acción y
pasos que hay que seguir en caso de crisis, así como las tareas que el
personal tenga asignadas durante el manejo de dichas contingencias.
II. Qué mecanismos utiliza para difundir y asegurarse que estos
planes sean efectivos.
III. Contemplar la programación y realización de pruebas,
ejercicios prácticos y simulacros anuales y cómo se documentan (por ejemplo:
reportes de resultados, minutas o informes, mismos que deberán ir acompañados
de videograbaciones, fotografías, etcétera, que demuestren su ejecución).
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2. Seguridad física.
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El Agente Aduanal debe contar con mecanismos establecidos
y procesos documentados para impedir, detectar o disuadir la entrada de
personal no autorizado a sus instalaciones, y en su caso, patios para los
medios de transporte de mercancías ubicados en las mismas instalaciones, así
como el área donde se resguarda la información sensible. Conforme al análisis
de riesgos del Agente Aduanal, las áreas sensibles identificadas en sus
instalaciones deberán tener barreras físicas, elementos de control y disuasión
contra el acceso no autorizado.
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2.1 Instalaciones.
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|
Las
instalaciones deben estar construidas con materiales que puedan resistir
accesos no autorizados. Se deben realizar inspecciones periódicas
documentadas para mantener la integridad de las estructuras, y en el caso de
haberse detectado una irregularidad, efectuar la reparación correspondiente
y lo antes posible por parte del personal designado para estas tareas.
Asimismo, se deben tener identificados plenamente los límites territoriales,
así como los diversos accesos, rutas internas y la ubicación de los edificios.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar
los materiales predominantes con los que se encuentran construidas las
instalaciones (por ejemplo, de estructura de metal y paredes de lámina,
paredes de ladrillo, concreto, malla ciclónica, entre otros.), y señale de
qué forma se lleva a cabo la revisión y mantenimiento de las estructuras.
Indicar
el personal o área responsable para realizar las tareas de inspección,
mantenimiento y reparación de daños de las instalaciones.
Anexar
un plano de distribución o arquitectónico de las instalaciones, donde se
puedan identificar los límites de las instalaciones, rutas de acceso, salidas
de emergencia, ubicación de los edificios u oficinas, áreas críticas,
estacionamientos y colindancias.
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|
2.2 Accesos en puertas y casetas.
|
|
Las
puertas de entrada o salida de personal y/o vehículos de las instalaciones
del Agente Aduanal o en su caso el acceso a los patios para los medios de
transporte de mercancías ubicados en el mismo lugar, deben ser atendidas,
controladas, vigiladas y/o supervisadas ya sea por medio de personal propio
debidamente capacitado o bien por personal de seguridad privada. La cantidad
de puertas de acceso debe mantenerse al mínimo necesario. El acceso a las
áreas sensibles debe estar restringido según la descripción del trabajo o las
tareas asignadas.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar
cuantas puertas y/o accesos existen en las instalaciones, así como el horario
de operación de cada una e indique de qué forma son monitoreadas (en caso de
tener personal asignado, indicar la cantidad).
Detallar
si existen puertas y/o accesos bloqueados, o permanentemente cerradas.
Describir
cómo asegura que el acceso a las áreas sensibles este restringido según la
descripción del trabajo o las tareas asignadas (incluya el tipo de registros
y controles que utiliza).
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2.3 Bardas perimetrales.
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Las
bardas perimetrales y/o barreras periféricas deben instalarse para asegurar
los perímetros de las instalaciones del Agente Aduanal, conforme a un
análisis de riesgo. En el caso de contar con patio para los medios de
transporte de mercancías ubicados en las mismas instalaciones deberá estar
delimitado, así como el lugar donde exista cualquier maniobra y/o manejo de
la carga según corresponda. Estas deben ser inspeccionadas regularmente y
llevar un registro de la revisión con la finalidad de asegurar su integridad
e identificar daños, mismos que deben repararse lo antes posible por parte
del personal designado para estas tareas.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir
el tipo de cerca, barrera periférica y/o bardas con las que cuentan las
instalaciones del Agente Aduanal, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar las
características de las mismas (material, dimensiones, etcétera).
II. En caso de no
contar con bardas, justificar detalladamente la razón.
III. Periodicidad
con la que se verifica la integridad de las bardas perimétricas, y los
registros que se llevan a cabo con la finalidad de asegurar su integridad e
identificar daños, mismos que deben repararse lo antes posible.
IV. Indicar el personal o área responsable para realizar las tareas de
inspección y reparación de daños.
En
caso de contar con patio para medios de transporte en sus instalaciones,
describa como se encuentra delimitado.
El
procedimiento para la inspección de las bardas perimétricas podrá incluir:
I. Personal
responsable para llevar a cabo el proceso.
II. Cómo y con qué
frecuencia se llevan a cabo las inspecciones de las cercas, bardas
perimétricas y/o periféricas y los edificios.
III. Cómo se lleva
a cabo el registro de la inspección.
IV. Quién es el
responsable de verificar que las reparaciones y/o modificaciones cumplan con
las especificaciones técnicas y requisitos de seguridad necesarias.
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2.4 Estacionamientos.
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En
el caso de contar con estacionamientos en las instalaciones el acceso a los
mismos debe ser controlado y monitoreado por el personal de seguridad o
designado para esta tarea. Se debe prohibir que los vehículos privados (de
empleados, visitantes, proveedores y contratistas, entre otros) se estacionen
en su caso dentro del patio para medios de transporte, así como en áreas
adyacentes.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir
el procedimiento para el control y monitoreo de los estacionamientos,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Responsables
de controlar y monitorear el acceso a los estacionamientos.
II. Identificación
de los estacionamientos (en su caso) especifique si el estacionamiento de
empleados, visitantes, se encuentra separado de las áreas de almacenaje y
manejo de mercancías.
III. Cómo se lleva a cabo el control
de entrada y salida de vehículos a las instalaciones. Indicar los registros
que se realizan para el control del estacionamiento, los mecanismos de
control existentes, por ejemplo: tarjetones, tarjetas lectoras, corbatines,
etcétera, cómo se asignan y el área responsable de hacerlo.
IV. Políticas o mecanismos (en su
caso) para no permitir el ingreso de vehículos privados a las áreas de
almacenaje y manejo de mercancía.
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2.5 Control de llaves y dispositivos de
cerraduras.
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Las
ventanas, puertas, así como las cercas interiores y exteriores deberán
asegurarse con dispositivos de cierre, estos dispositivos se deben
implementar conforme al análisis de riesgo del Agente Aduanal. Asimismo, el
Agente Aduanal debe contar con procedimientos documentados para el manejo,
resguardo, asignación y control de las llaves en las instalaciones, llevando
un registro y establecer cartas responsivas firmadas por las personas que
cuentan con llaves o accesos autorizados conforme a su nivel de responsabilidad
y labores dentro su área de trabajo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar
si todas las puertas, ventanas, entradas interiores y exteriores disponen de
mecanismos de cierre o seguridad.
Anexar
el o los procedimientos documentados para el control, resguardo, asignación y
manejo de las llaves y/o dispositivos de cierre de las instalaciones,
oficinas y áreas interiores
Asegurar
que dichos procedimientos incluyan los siguientes puntos:
I. Responsables
de administrar y controlar la seguridad de las llaves.
II. Formato y/o
registro de control para el préstamo de llaves.
III. Tratamiento de
pérdida o no devolución de llaves.
IV. Señalar si
existen áreas en las que se acceda con dispositivos electrónicos y/o algún
otro mecanismo de acceso.
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2.6 Alumbrado.
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El
alumbrado dentro y fuera de las instalaciones debe permitir una clara
identificación de personas, material y/o equipo que ahí se encuentre,
incluyendo las siguientes áreas: entradas, salidas, bardas perimetrales y/o
periféricas, cercas interiores y áreas de estacionamiento en su caso. Se debe
contar con un sistema de emergencia y/o respaldo en las áreas sensibles.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para la operación y mantenimiento del sistema de
iluminación. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar qué
áreas se encuentran iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo
(Indique si cuenta con una planta de poder auxiliar o algún otro mecanismo
para suministrar energía eléctrica en caso de alguna contingencia).
II. De qué manera
se cerciora que el sistema de iluminación tenga continuidad ante la falta de
suministro en cada una de las áreas de las instalaciones, de manera que
permita una clara identificación del personal, material y/o equipo que ahí se
encuentra.
III. Responsable
del control de los sistemas de iluminación.
IV. Programa de
mantenimiento y revisión (en caso de coincidir con otro proceso, indicarlo).
El
procedimiento podrá incluir:
I. Cómo se
controla el sistema de iluminación.
II. Horarios de
funcionamiento.
III. Identificación
de áreas con iluminación permanente.
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2.7
Sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia.
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Los sistemas de
alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y las
tecnologías de la seguridad, se deben utilizar para vigilar, notificar o
disuadir accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones
y demás áreas consideradas sensibles, notificar al área correspondiente,
además de utilizarse como herramienta de prueba en investigaciones derivadas
de algún incidente de seguridad.
Estos sistemas y
tecnologías de seguridad, deben colocarse de acuerdo a un análisis de riesgo
previo de tal forma que se mantengan vigiladas y monitoreadas las áreas que
impliquen el acceso de personal, visitantes y proveedores, y en su caso las
áreas de acceso para vehículos de pasajeros y vehículos de carga y demás
consideradas sensibles.
Dichos sistemas deben
permitir una clara identificación del área o ambiente que vigila, estar
permanentemente grabando y mantener un respaldo de las grabaciones por lo
menos de un mes, con la finalidad de tener los elementos necesarios para
deslindar responsabilidades en caso de un incidente de seguridad.
Los sistemas de
alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y las
tecnologías de seguridad, debe contar con un procedimiento documentado de
operación que incluya la supervisión del buen estado del equipo y la
verificación de la correcta posición de las cámaras, indicando la frecuencia
con la que debe realizar el respaldo de las grabaciones, así como los
responsables de su operación. Dicho sistema y toda la infraestructura de
tecnología de seguridad deberá tener un acceso restringido.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Mencionar el
procedimiento documentado en que indique el funcionamiento del sistema
central de alarmas externo o sensores, y en su caso, describa los siguientes
puntos:
I. Indicar si las puertas y
ventanas tienen sensores de alarma, así como las áreas donde se cuenta con
sensores de movimiento.
II. Procedimiento a seguir en caso
de activarse una alarma.
III. Indicar
el personal, área responsable o proveedor de servicio de dar mantenimiento,
cómo se reportan fallas y los registros que utilizan.
Describir el
procedimiento documentado para la operación de los sistemas de alarma y de
circuito cerrado de televisión y video vigilancia y las tecnologías de
seguridad (este debe revisarse y actualizarse anualmente y de acuerdo con el
análisis de riesgo o las circunstancias), asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
I. Indicar el
número de cámaras de seguridad de los sistemas de alarma y de circuito
cerrado de televisión y video vigilancia instaladas, características técnicas
y su ubicación. Detallar si cubre los puntos de entrada y salida de las
instalaciones, para cubrir el movimiento de vehículos e individuos, así como
el lugar de almacenaje de los vehículos). Anexar un layout o mapa de
distribución de las cámaras de seguridad.
II. Señalar la
ubicación de los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y
video vigilancia y las tecnologías de seguridad, dónde se localizan los
monitores, quién los revisa, así como los horarios de operación, y en su
caso, si existen estaciones de monitoreo remoto. Toda la infraestructura de
tecnología de seguridad debe estar protegida físicamente contra el acceso no
autorizado.
III. Se deben
realizar revisiones periódicas y aleatorias de las grabaciones. Indicar de
qué forma las revisan (aleatoria, cada semana, eventos especiales, áreas
restringidas, etcétera), quién es el personal designado y cómo se involucra
en las revisiones. Los resultados de las revisiones deben documentarse para
incluir acciones correctivas para fines de auditoría.
IV. Indicar por
cuánto tiempo se mantienen estas grabaciones (debiendo ser por lo menos de un
mes).
V. Los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video
vigilancia y las tecnologías de seguridad deben de contar con una fuente de
energía alternativa que permita que estos continúen funcionando en caso de
una pérdida inesperada de energía directa. Por lo anterior, indique si los
sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y
las tecnologías de seguridad se encuentran respaldadas por una planta de
poder eléctrica o algún otro mecanismo para suministrar energía eléctrica que
garanticen su funcionamiento. Estos sistemas deberían de tener una función de
alarma/notificación, que indique una condición de falla en el funcionamiento
y/ o grabación, señale si sus sistemas tienen dicha función.
VI. Indicar si adicionalmente a los
sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia,
utilizan algún otro tipo de tecnología para robustecer las medidas de
seguridad con las que ya cuenta.
VII. Describir el procedimiento que se ha implementado para probar e
inspeccionar de manera regular los sistemas de alarma y de circuito cerrado
de televisión y video vigilancia y las tecnologías de seguridad para
asegurar su buen funcionamiento. Los resultados de las inspecciones y las
pruebas de funcionamiento deben estar documentadas, al igual que las acciones
correctivas necesarias (estas se deben implementar lo antes posible).
Adicionalmente, que los resultados documentados de estas inspecciones se
mantengan durante un tiempo suficiente para fines de auditoría.
VIII. Indicar si el proveedor de los
sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia,
tiene acceso a las cámaras de seguridad, si es el encargado de realizar el
monitoreo de las mismas, de qué forma se controlan los accesos y quién es el
responsable de dicho monitoreo.
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3.
Controles de acceso físico.
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Los
controles de acceso físico, son mecanismos o procedimientos que previenen e
impiden la entrada no autorizada a las instalaciones, mantienen control de
ingreso a personal administrativo y/o visitantes, así como a los
operadores/choferes de los medios de transporte en su caso y protegen los
bienes del Agente Aduanal.
Los
controles de acceso deben incluir la identificación de todos los empleados,
visitantes y proveedores en todos los puntos de entrada. Asimismo, se deben
mantener registros y evaluar permanentemente los mecanismos o procedimientos
documentados de ingreso a las instalaciones, siendo la base para comenzar a
integrar la seguridad como una de las funciones primordiales dentro de las
mismas.
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3.1
Personal de seguridad.
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De
acuerdo a su análisis de riesgo, el Agente Aduanal debe contar con personal
de seguridad y vigilancia o personal designado. Este personal desempeña un
rol importante en la protección física de las instalaciones y en su caso del
patio donde se resguardan los vehículos de carga, así como para controlar el
acceso de todas las personas al inmueble.
El
personal de seguridad o personal designado para estas tareas, deberá contar
con un procedimiento documentado para llevar a cabo sus funciones y tener
pleno conocimiento de los mecanismos y procedimientos en situaciones de
emergencia, detección de personas no autorizadas o cualquier incidente de
seguridad en la instalación. El Agente Aduanal debe verificar periódicamente
el cumplimiento de los procedimientos políticas y funciones a través de
auditorías internas con el objetivo de verificar su correcta ejecución.
Asimismo,
el Agente Aduanal deberá contar con dispositivos y/o sistemas de comunicación
con la finalidad de tener un contacto inmediato con el personal de seguridad
y/o con las autoridades correspondientes.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento documentado para la operación del personal de seguridad, y
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Describir el procedimiento que
el personal debe realizar para contactar al personal de seguridad, personal
designado o en su caso, con la autoridad correspondiente.
II. Indicar
qué aparatos de comunicación utiliza el personal de seguridad o el personal
designado (teléfonos fijos, celulares, radios, sistema de alarma, etcétera).
III. Indicar el número de personal
de seguridad que labora en las instalaciones del Agente Aduanal.
IV. Señalar los cargos y/o funciones
del personal, y horarios de operación.
V. En caso de contratarse un
servicio externo, proporcionar los datos generales de la empresa (clave en el
RFC, razón social y domicilio), especificar número de personal empleado,
detalles de operación, registros y reportes que utilizan para desempeñar sus funciones.
VI. En
caso de contar con personal armado; describa el procedimiento para el control
y resguardo de las armas.
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3.2
Identificación de los empleados, visitantes y proveedores.
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Debe existir un
sistema de identificación de empleados, visitantes y proveedores con fines de
acceso a las instalaciones. Los empleados sólo deben tener acceso a aquellas
áreas que necesiten para desempeñar sus funciones. El acceso a las áreas
sensibles debe estar restringido según la descripción del trabajo o las
tareas asignadas.
Los visitantes y
proveedores deberán presentar identificación oficial con fotografía con fines
de documentación a su llegada y se deberá llevar un registro. Todos los
visitantes y proveedores deben recibir una identificación temporal, estar
acompañados por personal que labore con el Agente Aduanal durante su
permanencia en las instalaciones y asegurarse que el visitante/proveedor
porte siempre en un lugar visible la identificación provisional
proporcionada.
La gerencia o el
personal de seguridad del Agente Aduanal, deben controlar adecuadamente la
entrega y devolución de insignias de identificación de empleados, visitantes
y proveedores y asegurarse que porten siempre en un lugar visible la
identificación proporcionada. Este procedimiento deberá estar documentado,
así como los procedimientos para la entrega, devolución y cambio de
dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, gafetes y/o credenciales,
tarjetas de proximidad, etcétera).
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para el control de las identificaciones.
Describir
el procedimiento para la identificación de los empleados y asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
I. Mecanismos de
identificación (gafete y/o credencial con foto, uniforme, control de acceso,
biométricos, tarjetas de proximidad, etcétera).
II. Identificar si los empleados utilizan uniformes, cómo son asignados
(por puesto, área, funciones, etcétera) y retirados (en su caso).
III. Indicar cómo se identifica al
personal contratado por un socio comercial, que labore dentro de las
instalaciones (contratistas, sub-contratados, etcétera).
El
procedimiento, también debe describir cómo el Agente Aduanal entrega, cambia
y retira las identificaciones y controles de acceso del empleado y asegúrese
de incluir las áreas responsables de autorizarlas y administrarlas.
Indicar
cómo asegura que el acceso a las áreas sensibles este restringido según la
descripción del trabajo o las tareas asignadas (incluya el tipo de registros
y controles que utiliza).
Describir
el procedimiento para el control de acceso de los visitantes y proveedores,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar qué
registros se llevan a cabo (formatos personales por cada visita, bitácoras,
entre otros).
II. El registro de visitantes y proveedores debe incluir lo siguiente:
a) Fecha de la visita;
b) Nombre del
visitante;
c) Número de identificación con foto (documentos oficiales, como:
licencia de manejo, pasaporte, INE, etcétera);
d) Hora de entrada y de salida;
e) En el caso de
acceso vehicular, el formato deberá incluir los datos del vehículo particular
o de carga (modelo, placa, número de remolque, etcétera).
III. Señalar quién
es la persona responsable de acompañar al visitante y/o proveedor, y si
existen áreas restringidas para su ingreso.
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3.3
Procedimiento de identificación y retiro de personas o vehículos no
autorizados.
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El
Agente Aduanal debe contar con procedimientos documentados que especifiquen
cómo identificar, enfrentar o reportar a personas y/o vehículos no
autorizados o identificados, dicho procedimiento debe ser comunicado al
personal responsable mediante capacitación. La capacitación debe estar
documentada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para identificar, enfrentar o reportar personas
y/o vehículos no autorizados o identificados. El procedimiento deberá
incluir:
I. Personal responsable.
II. Designar a una persona o área responsable para ser
informado de los incidentes de seguridad.
III. Indicaciones para enfrentar y dirigirse al personal no
identificado.
IV. Señalar en qué casos deberá reportarse a las autoridades
correspondientes.
V. Señalar cómo se lleva a cabo el registro de los incidentes y
las medidas adoptadas en cada caso.
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3.4 Entregas de mensajería y paquetería.
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La
mensajería y paquetería destinada al Agente Aduanal o a su personal debe ser
examinada a su llegada y antes de ser distribuida a las áreas y destinos
correspondientes. Asimismo, el Agente Aduanal deberá de tener un
procedimiento documentado para la recepción y revisión de mensajería y
paquetería, el cual debe ser comunicado al personal responsable mediante
capacitación. La capacitación debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento para la recepción y revisión de mensajería y paquetería y
asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Personal encargado de llevar a
cabo el procedimiento.
II. Indicar cómo se identifica al
personal o proveedor del servicio de mensajería y paquetería (señale si
requiere de procedimiento adicional al de acceso a proveedores).
III. Señalar cómo se lleva a cabo la
revisión de la mensajería y/o paquetes, qué mecanismo utiliza, los registros
que se llevan a cabo y en su caso, los incidentes detectados.
IV. Describir las características o
elementos para determinar qué mensajería y/o paquetería es sospechosa.
V. Señalar qué acción realiza en el
caso de detectar mensajería y/o paquetes sospechosos.
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4. Socios comerciales.
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El Agente Aduanal debe contar con procedimientos escritos
y verificables para la selección y contratación de nuevos socios comerciales
y monitoreo de los socios con los que ya se encuentra trabajando, como
sociedades con otros agentes aduanales, corresponsalías, empresas
manufactureras, almacenes, empresas transportistas, clientes, proveedores de
sistemas y Tecnologías de la Información, colocación y mantenimiento de los
sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia,
proveedores de sellos de alta seguridad, recolección y reciclaje, empresas
que brinden el servicio de digitalización de documentos, entre otros y de
acuerdo a su análisis de riesgo, exigir que cumplan con las medidas de
seguridad para fortalecer la cadena de suministros internacional.
El análisis de riesgo que realice el Agente Aduanal
respecto a sus socios comerciales (clientes y proveedores), deberá incluir
riesgos relacionados con la identificación de actividades relacionadas con el
lavado de dinero y la financiación del terrorismo. Adicionalmente, el Agente
Aduanal debe fomentar una política y un programa de cumplimiento social
documentado que, como mínimo, aborde cómo entre sus empleados y socios
comerciales podrían garantizar que los bienes, insumos o mercancías
nacionales e importadas a México para la elaboración de productos o
mercancías no provienen de la extracción, producción o fabricación, total o
parcialmente, con formas prohibidas de trabajo, es decir, forzoso u obligado
incluido el trabajo infantil forzoso u obligado, al amparo del artículo 23.6
del T-MEC y el Acuerdo del Trabajo y Previsión Social que establece las
mercancías cuya importación está sujeta a regulación a cargo de la Secretaría
del Trabajo y Previsión Social, publicado en el DOF el 17 de febrero de 2023.
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4.1 Criterios de selección.
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Deben
existir procedimientos documentados para la selección, seguimiento y
renovación de relaciones comerciales con los asociados de negocio o
proveedores, que incluyan entrevistas, verificación de referencias, métodos
de evaluación y uso de la información proporcionada. La información derivada
de la investigación y/o evaluación de los asociados de negocio y/o
proveedores deberá documentarse y estar integrada por un expediente (físico o
electrónico). El procedimiento para la selección de socios comerciales deberá
incluir, indicadores para detectar clientes o proveedores que podrían no ser
legítimos o con domicilios no localizados, además de investigaciones,
revisiones o evaluaciones de dichos socios para la identificación y control
de las actividades relacionadas con el lavado de dinero y la financiación del
terrorismo. Si la investigación y/o evaluación de algún socio comercial
conduce a dudas sustanciales sobre la veracidad de sus operaciones o
servicios, el Agente Aduanal deberá evitar su contratación y, en su caso,
notificar a su especialista de seguridad o contacto del Programa Operador
Económico Autorizado y a la autoridad correspondiente sobre sus sospechas.
El
Agente Aduanal debe contar con el procedimiento escrito para la
identificación de actividades vulnerables establecidas en el artículo 17,
fracción XIV, así como para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas
en el artículo 18 de la Ley Federal de Prevención e Identificación de
Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI).
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para la selección y contratación de
nuevos socios comerciales, y monitoreo de los socios con los que ya se
encuentra trabajando, esto comprende cualquier tipo de cliente y proveedor,
que tenga una relación comercial con el Agente Aduanal y asegúrese de incluir
los siguientes puntos:
I. Qué
información es requerida a su socio comercial.
II. Qué aspectos
son revisados e investigados (el resultado de la investigación debe
integrarse en el expediente).
III. Los
indicadores para identificar clientes o proveedores que podrían no ser
legítimos (pagos por encima de la tarifa estándar, en efectivo; tener poco
conocimiento de la mercancía que se va a despachar; ser evasivo; información
de contacto mínima (teléfono celular, puntos de contacto, correos
electrónicos, entre otros); empresas de reciente creación o negocios sin
historial comercial, etcétera) o con domicilios no localizados. Este punto
refiere a señalar todas aquellas alertas para determinar que un socio comercial
no es confiable y así, realizar una investigación más profunda y evaluar si
se debe trabajar con él.
IV. Indicar si
mantiene un expediente físico o electrónico de cada uno de sus socios
comerciales, así como la información que debe contener.
V. Para el caso de
los proveedores, señale de qué manera se evalúan los servicios de su socio
comercial y qué puntos revisa.
Asimismo,
los expedientes por cada uno de ellos deben contener al menos los documentos
que los identifiquen fiscal y administrativamente dependiendo el tipo de
relación que se tenga con el socio comercial. Considerando los siguientes:
I. Encargo
conferido: Lo otorgará en original independiente del que haya entregado en
forma electrónica, por cada operación de comercio exterior que realice.
II. Copia del
mandato o poder del representante legal en su caso.
III. Copia
certificada de acta constitutiva de la empresa (debidamente identificada ante
el Registro Público de la Propiedad y el Comercio).
IV. Alta en el RFC
del importador o exportador.
V. Aviso de cambio
de domicilio fiscal, en su caso.
VI. Copia de
identificación oficial con fotografía del importador/exportador y del
representante legal, en caso de ser persona moral.
Anexar
el procedimiento documentado para dar cumplimiento a la LFPIORPI, el cual
debe contener como mínimo:
I. Acciones a
tomar cuando se identifica alguna de las actividades vulnerables marcadas en
la Ley citada.
II. Avisos ante la
SHCP.
III. Integración de
expedientes de los clientes susceptibles a esta Ley.
El
expediente debe incluir como mínimo lo siguiente:
I. Datos de la
empresa (nombre, clave en el RFC, actividad, etcétera).
II. Datos del
representante legal.
III. Comprobante de
domicilio.
IV. Referencias
comerciales.
V. Contratos,
acuerdos y/o convenios de confidencialidad.
VI. Políticas de
seguridad.
VII. En su caso,
certificado o número de certificación en los programas de seguridad a los que
pertenezca.
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4.2
Requerimientos en seguridad.
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El agente aduanal
debe contar con un procedimiento documentado en el que, de acuerdo a su
análisis de riesgo, solicite requisitos adicionales en materia de seguridad a
aquellos socios comerciales que intervengan en su cadena de suministro tales
como transportistas, empresas de seguridad privada, prestadoras de servicio
para carga y descarga de mercancía, corresponsalías, además de los que arroje
el análisis efectuado. Así como de los proveedores de servicios de limpieza,
cafetería, seguridad privada, contratación de personal, proveedores de sellos
de alta seguridad, recolección y reciclaje, entre otros.
Los requisitos
deberán estar basados en los requisitos mínimos de seguridad establecidos por
la AGACE, o en caso de existir, el Perfil específico para cada actor de la
cadena de suministros que le corresponda.
El Agente Aduanal
debe solicitar a sus socios comerciales la documentación que acredite y
compruebe que cumple con los estándares mínimos de seguridad establecidos en
el “Perfil del Agente Aduanal”, ya sea a través de una declaración escrita
emitida por el representante legal del socio, convenios o cláusulas
contractuales, respaldado con documentación que avale el cumplimiento de los
requisitos establecidos en el Programa Operador Económico Autorizado. De
igual manera, el Agente Aduanal debe tener en cuenta y conocer los requisitos
específicos del Programa Operador Económico Autorizado que serán aplicables a
cada uno de sus socios comerciales, en función de su actividad dentro de la
cadena de suministro.
En el caso de los
socios comerciales que proveen un servicio dentro de las instalaciones del
Agente Aduanal, deben estar obligados al cumplimiento de estos requerimientos
de seguridad en la cadena de suministro.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento que indique cómo lleva a cabo la identificación de socios
comerciales que requieran el cumplimiento de estándares mínimos en materia de
seguridad. Asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
I. Un registro de los socios
comerciales que deben cumplir con requisitos en materia de seguridad, y
mencione que tipo de proveedores son estos (transporte, almacenaje, servicio
de custodios, empresa de seguridad privada, corresponsalías, servicio para
carga y descarga de mercancía, etcétera).
II. Indicar de qué forma documental
(convenios, acuerdos, cláusulas contractuales y/o adendas) asegura que sus
socios comerciales cumplen con los requisitos en materia de seguridad.
III. Indicar si existen convenios,
acuerdos, cláusulas contractuales y/o adendas, respecto a la implementación
de medidas de seguridad con sus proveedores de servicios al interior de la
instalación, tales como: seguridad privada, comedor, jardinería, servicios de
limpieza y mantenimiento, proveedores de Tecnologías de la Información,
etcétera.
IV. Indicar si cuenta con socios
comerciales que se les exija pertenecer a un programa de seguridad de la
cadena de suministro (por ejemplo: CTPAT o algún otro Programa
Operador Económico Autorizado de la OMA) así como la información y
documentación que le son solicitadas.
Indicar el número
total anual de pedimentos y el valor global de los mismos que se realizan por
cada una de las instalaciones desde las que transmita la validación de los
pedimentos en cada una de las aduanas autorizadas de la patente aduanal.
En el caso de las
sociedades con otros agentes aduanales, se deberá contar con un listado de
los clientes del Agente Aduanal certificado que son gestionados por dicha
sociedad.
Indicar
el número total anual de pedimentos y el valor global de los mismos que son
gestionados por cada una de las sociedades con otros agentes aduanales a las
que pertenecen e indique lo siguiente:
I. Nombre y denominación de la sociedad.
II. Aduanas por las que opera la sociedad.
III. Dirección completa de la(s) instalación(es).
Describir
cómo se asegura que las sociedades que tiene con otros agentes aduanales y en
las que su patente no es adscripción o adicional cumple con los
requerimientos mínimos en materia de seguridad.
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4.3
Revisiones del socio comercial.
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El Agente Aduanal a
través del Comité de Seguridad debe realizar evaluaciones periódicas de
seguridad (así como derivadas situaciones de riesgo), de los procesos e
instalaciones de los asociados de negocios con base a un análisis de riesgo,
para garantizar que cuentan con estándares mínimos en materia de seguridad
requerido por el Agente Aduanal basados en el Programa Operador Económico
Autorizado, mantener registros de las mismas, que permitan constatar que los
procesos y medidas de seguridad se están ejecutando, así como del seguimiento
correspondiente.
Cuando se encuentren
inconsistencias el Agente Aduanal deberá comunicarlo a su socio y/o proveedor
y proporcionar un período justificado establecido en un procedimiento para
atender las observaciones o áreas de oportunidad identificadas, o en caso
contrario, tener las medidas necesarias para sancionarla.
Realizar evaluaciones
de seguridad de los socios comerciales es importante para garantizar que
exista un programa de seguridad sólido y que funcione correctamente, es por
eso que, además de un procedimiento documentado, debe existir un programa o
calendario para la ejecución de dichas revisiones o evaluaciones de seguridad
priorizando a los socios que son más críticos conforme a su análisis de
riesgo. Si un miembro no es evaluado y el Agente Aduanal desconoce si los
procesos e instalaciones de sus socios comerciales funcionan correctamente,
ponen en riesgo su cadena de suministro.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento para realizar evaluaciones para la verificación de los
requisitos en materia de seguridad (procesos e instalaciones) de sus socios
comerciales, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Periodicidad con la que realiza
las visitas al socio comercial (estas deben de ser por lo menos una vez al
año y derivadas situaciones de riesgo).
II. Programa
o calendario para la ejecución de las revisiones de seguridad.
III. Registro o reporte de la
verificación y en su caso del seguimiento correspondiente.
IV. El o
los formatos de verificación tendrán que estar debidamente requisitados,
colocando la fecha, nombre y cargo de quienes participan en la revisión,
firmas, etcétera.
V. Señalar qué medidas de acción se
toman cuando los socios comerciales no cumplan con los requisitos de
seguridad establecidos.
VI. En caso de contar con socios
comerciales con la certificación de CTPAT u otro programa de certificación de
seguridad en la cadena de suministros, indique la periodicidad con la que es
revisado su estatus, cómo lo registra y las acciones que toma en caso de
detectarse que esté suspendida y/o cancelada conforme a lo establecido en su
procedimiento. Para los socios que cuenten con dicha certificación en
seguridad (otorgada por una autoridad), no será necesario realizar visitas,
siempre y cuando el estatus de la certificación se encuentre vigente conforme
a lo establecido en su procedimiento.
El procedimiento
deberá incluir:
I. Puntos de revisión en materia
de seguridad.
II. Elaboración de reportes.
III. Retroalimentación y acuerdos
con el socio comercial.
IV. Seguimiento a los acuerdos.
V. Medidas en caso de la detección
del incumplimiento de los requisitos.
VI. Registro de evaluaciones.
VII. Área o responsable de llevar a
cabo este procedimiento.
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5. Seguridad de procesos.
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Deben establecerse medidas de control para garantizar la
integridad y seguridad de los procesos relacionados con el flujo de la
información (en cualquiera de sus modalidades) proporcionada por el
importador/exportador, embarcador, recinto fiscalizado, etcétera, que se
utiliza para el movimiento de las mercancías y sus operaciones de comercio
exterior, cuidando en todo momento que esta información sea legible y se
encuentre protegida contra el intercambio, robo, pérdida o introducción de
datos erróneos.
Asimismo, deben existir procedimientos establecidos para
impedir y detectar mercancías o materiales no declarados, e impedir que el
personal no autorizado tenga acceso a la mercancía y a los medios de
transporte y contenedores. Estos procedimientos deben documentarse y
asegurarse de mantener la integridad de los embarques de importación y
exportación desde el punto de origen hasta su destino final.
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5.1 Mapeo de procesos.
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Se
debe contar con un mapeo de procesos que describa paso a paso el flujo de
información y operativo para el traslado de mercancías de comercio exterior a
lo largo de la cadena de suministros permitiendo tener una visión amplia
sobre sus operaciones en materia de comercio exterior.
El
Agente Aduanal debe tener en cuenta e incluir dentro de su mapeo todas las
partes involucradas en su cadena de suministro, conteniendo aquellas que
manejan la documentación de importación y exportación, otros que pueden no
manejar directamente la carga, pero pueden tener un control operativo como
transportistas (largo recorrido, de cruce o transfer, subcontratados,
etcétera), almacenamiento, sub-maquila, proveedores nacionales y extranjeros,
directos e indirectos, etcétera. Si dentro de su cadena de suministro se
subcontrata alguna parte del transporte, es indispensable que se considere
dentro de su análisis de riesgo y su mapeo de proceso, toda vez que, mientras
más proveedores directos e indirectos, mayor es el riesgo involucrado.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el documento donde se ilustre y describa el mapeo de procesos por los que
atraviesa el flujo de la información y las mercancías de importación y
exportación, desde el punto en que las recibe hasta su entrega, con la
finalidad de tener bien identificados cada uno de los pasos que involucran la
recepción, el despacho de la mercancía hasta su entrega en destino final.
Este
mapeo de procesos debe contener por lo menos los siguientes aspectos:
I. Verificación
del padrón correspondiente.
II. Encargo
conferido.
III. Revalidación
del documento de transporte en su caso.
IV. Revisión
previa al despacho.
V. Clasificación
arancelaria.
VI. Captura del pedimento.
VII. Cumplimiento de regulaciones y
restricciones no arancelarias (obligatoriedad que se cuente con los permisos
de la autoridad competente antes de presentarse al despacho de la mercancía).
VIII. Generación del COVE (en su
caso).
IX. Manifestación de valor.
X. Determinación de
contribuciones.
XI. Revisión de información
transmitida al SEA con la documentación generada del embarque (Glosa).
XII. Pago de contribuciones.
XIII. Pago de maniobras.
XIV. Validación del pedimento.
XV. Presentación de mercancía ante el
mecanismo de selección automatizado.
XVI. Desaduanamiento libre.
XVII. Reconocimiento Aduanero.
XVIII. Procedimiento en caso de toma de
muestras (Puede proporcionarlas el importador mediante su Agente Aduanal al
momento del despacho siempre y cuando las muestras contengan los precintos,
sellos o cualquier medio que manifieste que el resultado de laboratorio se
conserva estéril o bien lo podrá realizar la autoridad).
XIX. Manejo y control de medios de
seguridad, candados/sellos de alta seguridad y otros.
XX. Verificación de la entrega de la
mercancía en el destino acordado en su caso.
XXI. Procedimiento de reexpedición de
mercancías.
XXII. Procedimiento para la promoción
del desistimiento de una importación o exportación.
XXIII. Subdivisión del embarque.
XXIV. Comunicación efectiva a las
autoridades aduaneras para casos que representen un riesgo en materia de
seguridad.
XXV. Cuenta de gastos del embarque.
XXVI. Medición para la satisfacción de
clientes.
XXVII. Tratamiento para quejas.
XXVIII. Verificación de mercancía en
transporte.
XXIX. Consolidación del embarque.
XXX. Conformación del expediente
electrónico de cada uno de los pedimentos o documentos aduaneros (artículo
167 de la Ley).
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5.2 Entrega, recepción y discrepancias en la
carga.
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El
Agente Aduanal debe supervisar, de acuerdo al tipo de operaciones que realiza
y con base a su análisis de riesgo, la carga o descarga del embarque
verificando la descripción detallada de las mercancías, peso, etiquetas,
marcas, cantidades y demás datos que ayuden a cuantificar e identificar
plenamente la mercancía cotejando dicha información con las facturas,
conocimiento de embarque, guía aérea o lista de empaque correspondientes.
Considerando y derivado de estas revisiones el o los procedimientos documentados
para detectar y reportar mercancía faltante, sobrante, prohibida o cualquier
otra discrepancia en la entrega o recepción de las mercancías, las cuales
deben ser investigadas y resueltas.
De
igual forma, debe entregarse al conductor que transporta las mercancías, la
información documental requerida para su correcto traslado (por ejemplo:
pedimento, lista de empaque, factura, datos de contacto y/o procedimiento en
caso de ocurrir algún incidente de seguridad o de la inspección por parte de
alguna autoridad, entre otros).
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el
procedimiento documentado en el que indique paso a paso cómo se lleva a cabo
la entrega y recepción de la carga, indicando cómo controla o qué medidas de
seguridad tiene implementadas para mitigar el riesgo de colusión o
complicidad entre los empleados, como el conductor y el personal de las áreas
despacho (en su caso) almacén, guardias de seguridad, etcétera.
Anexar
el procedimiento documentado para detectar y reportar discrepancias en la
entrega o recepción de las mercancías y asegúrese que incluya los siguientes
puntos:
I. Responsables
de llevar a cabo la revisión.
II. Documentos a
cotejar.
III. Áreas a las
que se reporta la información.
Este
procedimiento, deberá aplicarse a la mercancía que se recibe de importación,
exportación; y en caso de aplicar, en la revisión en puntos intermedios.
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5.3 Procesamiento de la información y
documentación de la carga.
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El
Agente Aduanal debe contar con procedimientos documentados para asegurar que
la información electrónica y/o documental que es enviada por sus clientes a
partir de su solicitud de servicio, durante el movimiento y el despacho de
mercancía, así como la información recibida por los asociados de negocio sea
legible, completa, exacta, reportada en tiempo y protegida contra cambios,
pérdidas o introducción de información errónea.
El
Agente Aduanal deberá contar con la información de cada despacho de
mercancías que realice, de una manera accesible y segura, en forma escrita o
electrónica.
De
igual manera, los formularios y la documentación relacionada con el despacho
deberían asegurarse para evitar el uso no autorizado.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para el procesamiento de la información y
documentación de la carga. Explique brevemente en qué consiste.
I. Detallar cómo
recibe y transmite información y documentación relevante al traslado de
mercancía de comercio exterior con sus socios comerciales (indique si utiliza
un sistema informático de control específico y explique brevemente su
función). Asimismo, detalle cómo garantiza que la información proporcionada
sea legible, completa, exacta, reportada en tiempo y protegida contra
cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
II. La información electrónica de los
embarques y carga en general debe de incluir el número de sello y/o candado
con el que se aseguró la carga y en su caso de los cambios por la revisión de
alguna autoridad.
III. Señalar de qué forma los asociados de negocio transmiten
información al Agente Aduanal, y cómo aseguran la protección de la misma.
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5.4
Gestión de Inventarios, control de material de empaque, envase y embalaje.
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Se deben tener en su
caso, procedimientos documentados para el control de inventarios y almacenaje
de la carga y llevarse a cabo de forma periódica revisiones para comprobar su
correcta gestión (por ejemplo, para el caso de subdivisión de facturas o documentos
de embarque, etcétera). Asimismo, debe tener en su caso un procedimiento
documentado para el control y supervisión del material de empaque y embalaje
de las mercancías (por ejemplo en los procesos de etiquetado de las
mercancías), en el que también se incluya el procedimiento de control,
diseminación y prevención de la contaminación visible de plagas, en el caso
de uso de materiales de embalaje de madera (como tarimas o pallets, cajas,
cajones, jaulas, carretes, estiba, calzas, soportes o plataformas) para
apilar la carga, moverla y protegerla a lo largo de toda su cadena de
suministros.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el
procedimiento documentado para la gestión de inventarios. Este debe incluir
entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
I. La frecuencia con la que lleva a cabo la verificación de
existencias (inventario periódico). Indicar si existe un calendario
programado documentado para realizarlos.
II. Indicar qué se realiza, en el caso de existir excedentes y
faltantes en los inventarios.
III. Señalar el tratamiento que se brinda para el control y
manejo del material de empaque, envase y embalaje, en el que también
se incluya el procedimiento de control, diseminación y prevención de la
contaminación visible de plagas, en el caso de uso de materiales de embalaje
de madera (como tarimas o pallets, cajas, cajones, jaulas, carretes, estiba,
calzas, soportes o plataformas) para apilar la carga, moverla y protegerla.
IV. Este punto, también está enfocado a reducir el riesgo de introducción
o diseminación de plagas de importancia cuarentenaria al país a través del
embalaje (importaciones), por lo anterior, describa cómo cumple con las
disposiciones señaladas por la SEMARNAT y la NOM-144 SEMARNAT-2017, en
concordancia con la Norma Internacional de Medidas Fitosanitarias No.15 denominada “Reglamentación del embalaje de madera
utilizado en el Comercio Internacional,” las cuales emanan de la Organización
de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura.
Respecto
a los desperdicios o material sobrante de empaque y embalaje, señale el
procedimiento que se realiza para su manejo y/o destrucción.
Los
procedimientos del solicitante podrán incluir:
I. Almacén
solamente accesible a personal autorizado.
II. Periodicidad
del control de existencias.
III. Control de
mercancías entrantes, transferencias a otros almacenes, consolidación o
desconsolidación.
IV. Acciones que se
toman si se identifican irregularidades, discrepancias, pérdidas o hurtos.
V. Tratamiento del
deterioro o de la destrucción de las mercancías.
VI. Separación de
los diversos tipos de mercancías por ejemplo de alto valor, peligrosas.
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5.5 Comunicación interna.
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El Agente Aduanal debe contar con dispositivos y/o
sistemas de comunicación con la finalidad de tener un contacto inmediato con
el personal de las diferentes áreas encargadas de realizar el despacho
aduanero de las mercancías. Adicionalmente, se debe contar con un sistema de
respaldo y verificar su buen funcionamiento de manera periódica.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir detalladamente cómo se comunica el Agente
Aduanal con el personal encargado de llevar a cabo el despacho de la
mercancía, principalmente con aquellos que tienen contacto directo con la
mercancía y con los medios de transporte (mandatarios, dependientes,
clasificadores, etcétera), en caso de algún incidente de seguridad.
Indicar si el personal operativo y administrativo
cuenta o dispone de aparatos (radios, móviles, teléfonos fijos, etcétera),
para comunicarse entre sí y/o con quien corresponda.
Estos deberán estar accesibles a los usuarios, para
poder tener una pronta reacción.
Describir el procedimiento para el control y
mantenimiento de los aparatos de comunicación, asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
I. Políticas de asignación de aparatos de comunicación móvil.
II. Programa de mantenimiento o reemplazo de aparatos de
comunicación fija y móvil.
III. Indicar si cuenta con aparatos de comunicación de respaldo
cuando el sistema permanente fallara y en su caso, descríbalos brevemente.
El procedimiento podrá incluir:
I. Responsable del buen funcionamiento y mantenimiento de los
aparatos de comunicación.
II. Registro de verificación y mantenimiento de los aparatos.
III. Forma de asignación de los aparatos de comunicación.
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6.
Gestión aduanera.
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El
Agente Aduanal debe contar con procedimientos documentados, en el que se
establezcan políticas internas y de operación, así como de los controles
necesarios para el debido cumplimiento de las obligaciones aduaneras, con el
objeto de garantizar el cumplimiento de la encomienda otorgada.
Asimismo,
deberá contar con personal especializado y procedimientos documentados, que
establezcan la verificación de la información y documentación generada en su
nombre.
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6.1
Gestión del despacho aduanero.
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El Agente Aduanal
debe contar con procedimientos documentados que detallen cada uno de los
pasos que se muestran en su mapeo de procesos establecido en el sub-estándar
5.1.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
los procedimientos documentados que describan cada uno de los puntos o pasos
que contempla en su mapeo de procesos (5.1). Estos procedimientos deberán de
incluir los siguientes puntos:
I. Responsables
de cada procedimiento.
II. Formatos y
documentos utilizados.
III. Sistemas
utilizados.
IV. Actor de la
cadena logística con el que se intercambia la información.
La
revisión de estos procedimientos que detallan la operación del despacho
aduanero de la mercancía deberá en todo momento coincidir con la información
y/o documentación proporcionada por el cliente. Principalmente en los temas
siguientes:
I. Clasificación
arancelaria (respaldo de información o fichas técnicas de la mercancía que el
cliente envía al Agente Aduanal para su correcta clasificación).
II. Cumplimiento
de regulaciones y restricciones no arancelarias. [Interacción con sus
clientes y las diferentes dependencias de gobierno para el cumplimiento de
regulaciones y restricciones no arancelarias (RRNA)].
III. Manifestación
de valor (La verificación y confirmación de la información proporcionada por
el cliente servirá de respaldo para la utilización de los métodos de
valoración establecido en la Ley).
IV. Pago de
contribuciones (el intercambio de la información que se genera para el pago
de contribuciones deberá ser claro y preciso con el cliente).
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6.2 Control en recintos.
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El
Agente Aduanal deberá contar con procedimientos documentados en los que se
contemple el control de los gafetes oficiales que se soliciten para el
personal que ingresa a los recintos fiscales, cómo: mandatario aduanal,
dependiente, etcétera.
Asimismo,
una de las obligaciones aduaneras, es la evaluación y certificación de la
figura del mandatario aduanal, por lo que deberá contar con un procedimiento
documentado para dar cumplimiento establecido en la Ley.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado que describa el control de los gafetes
oficiales para el personal que ingresa a los recintos fiscales, asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
I. Procedimiento
de solicitud de gafetes con las Asociaciones o Confederaciones.
II. Políticas de
uso de gafetes.
III. Infracciones
relacionadas con el uso indebido de gafetes.
IV. Multas
aplicables a las infracciones relacionadas con el uso indebido de gafetes.
Se
deberá contar con una relación actualizada de los gafetes solicitados, así
como los que se han dado de baja.
Describir
el proceso que debe seguir el mandatario aduanal para aplicar las
evaluaciones y tener vigente sus certificaciones de actividades como:
I. La supervisión
de actos previos y derivados del despacho aduanero.
II. Elaboración
del pedimento.
III. El conjunto de
actos y formalidades relativos a la entrada de mercancías al territorio
nacional y a su salida del mismo.
El
Agente Aduanal deberá contar con la evidencia correspondiente que ampare las
evaluaciones y certificaciones de los temas antes mencionados.
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7. Seguridad de los vehículos de carga,
contenedores, remolques y/o semirremolques.
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Dependiendo el caso se debe mantener la seguridad en los
medios de transporte, tractores, contenedores, remolques y semirremolques
(incluyendo vehículos de carga tipo, camioneta, pick up, furgoneta o van,
entre otros), para protegerlos de la introducción de personas y/o materiales
no autorizados. Por lo anterior, es necesario tener procedimientos
documentados para identificar revisar, sellar y mantener la integridad de los
mismos.
De igual manera, el proceso de inspección de dichos
medios de transporte, contenedores, remolques y semirremolques utilizados
como Instrumentos de Tráfico Internacional, debe de incluir un procedimiento
de inspecciones agrícolas para buscar plagas visibles y deficiencias
estructurales graves. La contaminación por plagas se define como formas
visibles de animales, insectos u otros invertebrados (vivos o muertos, en
cualquier etapa del ciclo de vida, incluidos huevos, etcétera), o cualquier
material orgánico de origen animal (incluidos sangre, huesos, cabello, carne,
secreciones, excreciones, etcétera); plantas o productos vegetales (incluidas
frutas, semillas, hojas, ramitas, raíces, corteza, etcétera); u otro material
orgánico, incluidos los hongos, tierra o agua; cuando dichos productos no
sean la carga declarada dentro de los Instrumentos de Tráfico Internacional.
En caso de utilizar sellos de alta seguridad es necesario
contar con procedimientos para sellar correctamente y mantener la integridad
desde el momento que salga de sus instalaciones. Se debe aplicar un sello de
alta seguridad a todos los contenedores y remolques a los embarques de
comercio exterior, los cuales deben cumplir o exceder la Norma ISO 17712 para
sellos de alta seguridad. Por lo anterior, con el objetivo de mantener la
seguridad de la cadena de suministros, el Agente Aduanal debe inspeccionar todos
los vehículos de carga de forma sistemática a la entrada y salida de sus
instalaciones (domésticos y de tráfico internacional), además de llevar un
registro.
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7.1
Uso de sellos y/o candados en contenedores y remolques.
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El
Agente Aduanal debe contar en su caso, con un procedimiento documentado,
donde se identifiquen los medios de transporte, los contenedores, remolques
y/o semirremolques y sellos de alta seguridad utilizados en la cadena
logística internacional, indicando de qué forma se mantiene la integridad de
los mismos.
Por
lo anterior, como uno de los mecanismos de seguridad, el Agente Aduanal, en
su caso, debe utilizar los candados o sellos de alta seguridad que cumplan o
excedan la Norma ISO 17712 en todos los contenedores y remolques cargados que
sean objeto de comercio exterior y mantener su integridad hasta su despacho.
Para ello, el Agente Aduanal debe tener procedimientos documentados para
colocar correctamente los sellos de alta seguridad y verificar su integridad.
Los
procedimientos deben incluir los pasos a seguir si se descubre que un sello
está alterado, manipulado o hay un número de sello incorrecto en la
documentación, los protocolos de comunicación a los socios comerciales
involucrados en la cadena de suministros y la investigación del incidente de
seguridad, estas deben notificarse al personal de seguridad, socios
comerciales que pueden ser parte de la cadena de suministro afectada,
especialista de seguridad o contacto del Programa Operador Económico Autorizado.
Asimismo,
en dicho procedimiento es necesario que el Agente Aduanal incluya lo
relacionado a la administración de sellos de alta seguridad donde se incluya,
el control, asignación, resguardo, manejo de discrepancias y destrucción de
sellos y candados (este último es obligatorio siempre y cuando rompan sellos
en sus instalaciones). Respecto al proveedor de los sellos y/o candados, se
deberá demostrar de qué forma estos cumplen con la Norma ISO 17712 El Agente
Aduanal o un supervisor de seguridad debe realizar auditorías periódicas y
documentadas de los sellos y/o candados de alta seguridad, estas revisiones
deben incluir la verificación del inventario de sellos y/o candados
almacenados y la compulsa con los registros de inventario y los documentos de
envío. También, el Agente Aduanal debe verificar periódicamente los números
de sello utilizados en los medios de transporte e Instrumentos de Tráfico
Internacional para corroborar que la información sea correcta.
En
caso de contar con patio para almacenaje de vehículos de carga en las
instalaciones del Agente Aduanal, los contenedores vacíos deberán ser
asegurados con un candado y/o sello indicativo, o en un área segura que se
encuentre resguardada y monitoreada por los sistemas de alarma y de circuito
cerrado de televisión y video vigilancia.
Cuando
se tenga que almacenar (pernocta) algún contenedor, remolque y/o
semirremolque cargado, este debe encontrase en un área segura y monitoreada
por los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video
vigilancia para impedir el acceso y manipulación, debiendo estar cerrado con
un candado de alta seguridad.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Indicar si el Agente Aduanal cuenta con unidades de
transporte, contenedores y/o remolques propios o de un tercero.
Anexar el procedimiento documentado para la
colocación y revisión de los sellos y/o candados en los vehículos, medios de
transporte, contenedores, carros de tren, remolques y/o semirremolques. Este
debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
I. Verificar que el sello o candado esté intacto y determinar
si existe evidencia de manipulación indebida.
Utilizar
el método de inspección de VVTT:
a) V- Ver el sello y mecanismos de las cerraduras del contenedor
(View).
b) V- Verificar el número de sello (Verify).
c) T- Tirar del sello para asegurarse que está correctamente
puesto (Tug).
d) T- Torcer y girar el sello para asegurarse (Twist and Turn).
II. Revisar y
cotejar la documentación que contenga el número del sello o candado original
y, en su caso, de los adicionales que se lleven en el traslado de la
mercancía. En caso, de utilizar el sello y/o candado de reemplazo, deberá de
registrarse dicho número dentro del control del Agente Aduanal. Si se
identifican sellos y/o candados alterados se deben guardar para ayudar a
realizar la investigación de dicho incidente o discrepancia y según
corresponda reportar los sellos y/o candados comprometidos a la autoridad
extranjera.
III. Revisar que
los dispositivos de cierre, bisagras y pasadores, estén unidos al remolque o
contenedor y soldados o con remache. También, pueden colocar placas
protectoras en las bisagras de las puertas y/o colocar un sello/cinta
adhesiva sobre al menos de cada lado. Asimismo, se debe verificar el correcto
funcionamiento de las manijas, cerrojos y todos los demás mecanismos de
bloqueo o cierre de los vehículos de carga para detectar manipulaciones y
cualquier inconsistencia antes de colocar cualquier dispositivo de sellado.
IV. Indicar cómo
asignan y remplazan los candados de alta seguridad, en el caso de que,
durante el recorrido, sea inspeccionado por alguna otra autoridad. Si se
rompe un sello y/o candado en tránsito, se debe examinar la carga, registrar
el número de sello y/o candado de reemplazo y el conductor debe de notificar
de inmediato a los asociados de negocios cuando esto suceda, indicar quién lo
rompió y proporcionar el nuevo número de sello.
En su caso, anexe el procedimiento documentado
para el control y manejo de los sellos y/o candados. Este debe incluir, entre
otros aspectos de acuerdo a su operación:
I. Inventario de los candados y/o sellos.
II. Quién tiene acceso y cómo se resguardan los candados y/o sellos. La
gestión de los sellos y/o candados debe estar restringida solo al personal
autorizado; almacenarse en un lugar seguro, tener un inventario, control de
su distribución y seguimiento (registro de sellos que se utilizan, así como
de la recepción de nuevos sellos y/o candados.
III. Describir cómo el Agente Aduanal participa en las auditorías de los
sellos y/o candados de alta seguridad, las revisiones que realizan, los
registros que generan y las acciones que realizan en caso de identificar
discrepancias. También, cómo los dependientes verifican números de sello
utilizados en los medios de transporte e Instrumentos de Tráfico
Internacional para corroborar que la información sea correcta (este proceso
también puede estar incluido dentro de las auditorías internas a que refiere
el sub-estándar 1.3 del presente documento).
IV. Cómo se atienden las discrepancias en los números de sellos y/o
candados.
V. Registro de los sellos y/o candados utilizados al momento de
reconocimiento aduanero.
Para el caso de sellos y/o candados extraviados o
robados describa el procedimiento que sigue el Agente Aduanal.
Indicar quién es el proveedor(es) y cómo comprueba que
las especificaciones de los sellos y/o candados cumplan con la Norma ISO
17712 (anexar certificado de conformidad, expedido por la empresa
certificadora encargada de verificar el cumplimiento de la ISO
correspondiente).
En el caso de contar
con patio para almacenaje de vehículos de carga en las instalaciones del
Agente Aduanal, describa cómo se asegura de cuidar la integridad de los
medios de transporte.
Todos los
procedimientos escritos deben difundirse y mantenerse a nivel operativo para
que sean de fácil acceso para los empleados encargados de ejecutar las tareas
arriba descritas, revisarse al menos una vez al año y actualizarse según sea
necesario.
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7.2
Inspección de los medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques.
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En caso de contar
con patio para almacenaje de medios de transporte, el Agente Aduanal debe
tener procedimientos establecidos para verificar la integridad física de la
estructura del medio de transporte, contenedor, remolques y/o semirremolque
utilizados como Instrumentos de Tráfico Internacional, incluso la
confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas, con la
finalidad de identificar compartimientos naturales u ocultos.
Las inspecciones de
los medios de transporte o vehículos de carga, contenedores y remolques (de
carga terrestre) deben ser sistemáticas y contar con registros de estas,
inspecciones, en un área de acceso controlado y realizarse en un lugar
monitoreado por los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión
y video vigilancia, dicho sistema debe cubrir el proceso de inspección en
su totalidad.
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El procedimiento
documentado para su inspección debe incluir de manera enunciativa, más no
limitativa, los siguientes puntos de revisión:
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Medios de
Transporte
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Remolques,
Carros de tren, Semirremolques y Contenedores
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I. Defensa;
II. Llantas y rines (tracto y
remolque);
III. Piso (tractor);
IV. Tanques de combustible;
V. Interior de la cabina
(dormitorio y compartimiento de herramienta);
VI. Tanques de aire;
VII. Chasis;
VIII. Área de la quinta rueda;
IX. Ejes de transmisión;
X. Tubo de escape; y
XI. Motor.
|
I. Puertas exteriores e
interiores;
II. Paredes laterales
(izquierdo y derecho);
III. Techos interior y exterior;
IV. Pared frontal;
V. Piso interno;
VI. En su caso, el sistema de
refrigeración.
|
De igual manera,
antes de cargar los medios de transporte, contenedores, carros de tren,
remolques y semirremolques utilizados como Instrumentos de Tráfico
Internacional, deben pasar por inspecciones agrícolas y de seguridad para
garantizar que sus estructuras no hayan sido modificadas para ocultar
contrabando o que hayan sido contaminadas con plagas agrícolas visibles,
mantener un registro y estar respaldadas por un procedimiento documentado.
Si se encuentra contaminación visible de plagas durante la inspección o
transporte de mercancías objeto de comercio exterior, se debe limpiar
(lavar, aspirar, etcétera) para eliminar dicha contaminación.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para llevar a cabo la inspección de seguridad y
agrícola de los medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
I. Responsables de llevar a cabo la inspección.
II. Definición del lugar(es) donde se lleva a cabo la
inspección e indicar cómo es el monitoreo realizado por los sistemas de
alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia.
III. Los puntos de revisión para medios de transporte, remolques,
semirremolques y contenedores tanto de seguridad como aquellas de calidad e
inspecciones agrícolas con cuya finalidad es buscar plagas visibles.
Anexar
el formato establecido para la inspección de medios de transporte o vehículos
de carga, contenedores, carros de tren, remolques y/o semirremolques.
Asimismo,
el formato de inspección de seguridad y agrícola deberá incluir la siguiente
información:
I. Fecha de inspección;
II. Hora de la inspección;
III. Placas del vehículo (tractor y remolque);
IV. Número de contenedor/remolque;
V. Áreas específicas de los vehículos de carga que fueron
inspeccionadas; y
VI. Nombre del empleado que realiza
la inspección y del supervisor.
Los
formatos de inspección de seguridad y agrícola podrán estar firmados por el
supervisor para corroborar su información y ser parte de la documentación de
importación y exportación.
La
documentación debe conservarse durante un año para una investigación en caso
de ocurrir algún incidente de seguridad, así como para demostrar el
cumplimiento continuo de estos requisitos de inspección.
Indicar
si la reparación o mantenimiento de las unidades de transporte, contenedores
o remolques se realizan en las mismas instalaciones o son llevados con un
proveedor externo.
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8. Seguridad del personal.
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Se debe contar con procedimientos documentados para el
registro y evaluación de personas que desean obtener un empleo con el Agente
Aduanal y establecer métodos para realizar verificaciones periódicas de los
empleados actuales.
También, deben existir programas de capacitación
continuos para el personal administrativo y operativo difusión de las
políticas de seguridad del Agente Aduanal, así como las consecuencias y
acciones a tomar en caso de cualquier falta o incidente de seguridad.
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8.1 Verificación de antecedentes laborales.
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El
Agente Aduanal debe tener procedimientos documentados para investigar y
verificar la información asentada en el currículo, antecedentes criminales
(si la legislación y las políticas de la empresa lo permiten) y solicitud de
los candidatos con posibilidad de empleo, de conformidad con la legislación
local, ya sea por cuenta propia o por medio de una empresa externa.
De
igual forma, para los cargos que por su sensibilidad así lo requieran y
afecten la seguridad de los embarques que sean objeto de comercio exterior,
de conformidad con su análisis de riesgo efectuado previamente, deberán
considerar el solicitar requisitos más estrictos para su contratación y
durante su permanencia en el trabajo cuando sean contratados, los cuales se
deberán realizar de manera periódica por lo menos una vez al año. Respecto al
personal que ya labora en la compañía, se deben realizar investigaciones
periódicas en función de las actividades y/o la sensibilidad del puesto del
empleado.
Toda
la información referente al personal deberá mantenerse en expedientes
personales, mismos que deberán tener un acceso restringido.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el procedimiento documentado para la
contratación del personal y asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Requisitos y documentación exigida.
II. Pruebas y exámenes solicitados.
III. Indicar las áreas y/o puestos críticos que se hayan
identificado como de riesgo, conforme a su análisis.
IV. Indicar cuáles son los requerimientos adicionales para áreas y/o
puestos de trabajo específicos, como antecedentes criminales (si la
legislación y las políticas de la empresa lo permiten), carta de antecedentes
no penales, estudios socioeconómicos, estudios clínicos, toxicológicos (uso
de drogas), etcétera. En su caso, señale los puestos o áreas de trabajo en
que se requieren y con qué periodicidad se llevan a cabo.
V. Indicar si previo a la contratación, el candidato
debe firmar un acuerdo de confidencialidad o un documento similar.
VI. En caso de contratar con una agencia de servicios para la
contratación de personal, indique si esta cuenta con procedimientos
documentados para la contratación de personal y cómo se asegura de que
cumplan con el mismo. Explique brevemente en qué consisten.
Los procedimientos para la contratación del personal y
contratistas podrán incluir:
I. Investigaciones exhaustivas de los antecedentes laborales
y personales de los nuevos empleados.
II. Cláusulas de confidencialidad y
responsabilidad en los contratos de los empleados.
III. Requerimientos específicos para puestos críticos.
IV. En su caso, la actualización periódica del estudio socioeconómico y
físico/médico de los empleados que trabajen en áreas críticas y/o sensibles.
V. Proceso de contratación y requisitos que solicitan para los empleados
temporales y contratistas.
El Agente Aduanal puede considerar los resultados de las
verificaciones de antecedentes de los candidatos, según lo permita la
legislación vigente para tomar decisiones de contratación. Las verificaciones
de antecedentes no se limitan a la verificación de identidad y antecedentes
penales. En áreas de mayor riesgo, puede justificar investigaciones más
profundas.
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8.2 Procedimiento para baja del
personal.
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Deben existir procedimientos documentados para la baja
del personal, en los que se incluya la entrega de identificaciones, y
cualquier otro artículo que se le haya proporcionado para realizar sus
funciones (llaves, uniformes, gafetes y/o credenciales, equipos informáticos,
contraseñas, herramientas, etcétera). Asimismo, este procedimiento debe
incluir la baja en aquellos sistemas tanto informáticos como de accesos,
entre otros que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el procedimiento para la baja del personal, y
asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Quién es el responsable de llevar
a cabo y dar seguimiento a este procedimiento.
II. Cómo se realiza y confirma la entrega de
identificaciones, uniformes, llaves y demás equipo.
III. Indicar el control, registro y/o formato, en el que se identifique y
asegure la entrega de material, y baja en sistemas informáticos (en su caso,
anexar).
IV. Señalar el tipo de registros del personal que finalizó su
relación laboral con el Agente Aduanal, para que cuando haya sido por motivos
de seguridad, se prevenga a sus proveedores de servicios y/o asociados de
negocio.
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8.3 Administración de personal.
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El
Agente Aduanal debe mantener un sistema, control o base de datos de empleados
activos actualizada. Así mismo, debe realizar y mantener actualizados los
registros de afiliación a instituciones de seguridad social y demás registros
legales de orden laboral.
En
el caso de que el Agente Aduanal cuente con personal contratado por sus
socios comerciales y labore dentro de las instalaciones, deberá asegurarse de
que cumplan con los requerimientos establecidos para el resto de sus
empleados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar
si el Agente Aduanal cuenta con un sistema, control o base de datos
actualizada, tanto del personal contratado directamente, como aquel
contratado a través de una empresa proveedora de servicios y asegúrese que
incluya de forma enunciativa mas no limitativa los siguientes puntos:
I. Nombre
completo.
II. Fotografía
actualizada mínimo cada cinco años.
III. Datos
personales (edad, nombre, fecha de nacimiento, número telefónico, domicilio,
CURP, número de seguridad social, tipo sanguíneo, alergias, etcétera).
IV. Filiación.
V. Antecedentes
laborales.
VI. Enfermedades.
VII. Exámenes
médicos.
VIII. Capacitación.
IX. Exámenes
Psicométricos.
X. Exámenes
Toxicológicos.
XI. Resultados de
evaluaciones periódicas.
XII. Observaciones.
Este
personal, deberá estar contratado de acuerdo las leyes y reglamentos de orden
laboral vigentes.
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9.
Seguridad de la información y documentación.
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Deben
existir medidas de prevención para mantener la confidencialidad e integridad
de la información y documentación relativa a las operaciones de comercio
exterior, incluyendo aquellos utilizados para el intercambio de información
con otros integrantes de la cadena de suministros. Asimismo, deben existir
políticas y/o procedimientos integrales documentados para proteger los
sistemas de Tecnologías de la Información que incluyan las medidas contra el
mal uso además de identificar y priorizar acciones para reducir el riesgo de
la ciberseguridad. También, podrían abordar cómo un miembro comparte
información sobre amenazas de seguridad cibernética con el gobierno y otros
socios comerciales.
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9.1
Clasificación y manejo de documentos.
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Deben existir
procedimientos para clasificar documentos de acuerdo a su sensibilidad y/o
importancia. La documentación sensible e importante debe ser almacenada en un
área segura que solamente permita su acceso a personal autorizado. Se debe
identificar el tiempo de vida útil de la documentación y establecer
procedimientos para su destrucción de conformidad a la legislación
correspondiente.
El Agente Aduanal
deberá conducir revisiones de forma regular para verificar los accesos a la
información y asegurarse de que no sean utilizados de manera indebida.
Alguna de la
información sensible a la que hace referencia el párrafo anterior y
dependiendo el caso puede ser:
I. Integración de documentación
previa al despacho aduanero.
II. Pedimento de
exportación/importación.
III. Lista de empaque.
IV. El conocimiento de embarque (guía
aérea, bill of lading y carta porte) según sea el caso.
V. Copia de los documentos que
comprueben el cumplimiento de las restricciones y regulaciones no
arancelarias a la importación que se hubieran expedido conforme a las leyes
correspondientes.
VI. El documento con base en el cual
se determine la procedencia y el origen de las mercancías para la aplicación
de preferencias arancelarias.
VII. El documento en el que conste la
garantía otorgada mediante depósito efectuado en la cuenta aduanera de
garantía a que se refiere el artículo 84-A de la Ley, cuando el valor
declarado sea inferior al precio estimado que establezca la SE.
VIII. El certificado de peso o volumen
expedido por la empresa certificadora autorizada por la Secretaría mediante
reglas, tratándose del despacho de mercancías a granel en aduanas de tráfico
marítimo, en los casos que establezca el Reglamento.
IX. La información que permita la
identificación, análisis y control que señale la Secretaría mediante reglas.
X. Manifestación de valor de las
mercancías.
XI. Hoja de cálculo de determinación
de contribuciones, aprovechamientos y/o accesorios.
XII. Carta responsiva (técnica y hoja
de datos de seguridad de materiales MSDS en su caso).
XIII. Póliza de seguro de la mercancía
que se despachó.
XIV. El Agente Aduanal deberá conducir
revisiones de forma regular para verificar los accesos a la información y
asegurarse que no sean utilizados de manera indebida.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para el registro, control y almacenamiento de
documentación impresa (clasificación y archivo de documentos), debiendo
incluir:
I. Registro de control para entrega, préstamo, entre otros documentos.
II. Acceso restringido al área de archivos.
III. Políticas de almacenamiento y clasificación.
IV. Un plan de seguridad actualizado que describa las medidas en vigor
relativas a la protección de los documentos contra accesos no autorizados,
así como contra la destrucción deliberada o la pérdida de los mismos.
V. Para el caso de información electrónica o digital, deberá apegarse a
los criterios de seguridad del sub-estándar 9.2 Seguridad de la tecnología de
la información.
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9.2 Seguridad de la tecnología de la información.
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Para proteger los sistemas de Tecnologías de la
Información contra amenazas comunes de ciberseguridad, el Agente Aduanal debe
contar con suficiente protección para preservar la confidencialidad,
integridad, disponibilidad, auditabilidad de la información que se genere
derivado de las operaciones de comercio exterior que realice entre las
autoridades, sus clientes y demás actores. Asimismo, debe impulsar la
seguridad en la infraestructura de Tecnologías de la Información (software y
hardware) contra “malware” (virus, spyware, gusanos, troyanos, etcétera),
“baiting”, “phishing” e intrusiones internas/externas (firewalls) en los
sistemas informáticos de las compañías. De igual manera, las empresas deben
asegurarse de que su software de seguridad esté activo y reciba
actualizaciones periódicas.
En el caso de los sistemas automatizados y equipos de
cómputo, se deben utilizar cuentas individuales que exijan un cambio
periódico de la contraseña. Con el fin de proteger la confidencialidad,
integridad y disposición de la información, el Agente Aduanal debe tener
políticas, procedimientos y normas de tecnología de informática establecidas
que se deben comunicar mediante un programa de capacitación para todos los
empleados que manejan equipos de cómputo y sistemas, que incluya temas para
prevenir ataques a través de la ingeniería social y todas aquellas amenazas a
los que están expuestos (malware, baiting, phishing, etcétera). Los agentes
aduanales que permitan a sus empleados conectarse de forma remota a una red,
deben emplear tecnologías seguras, como redes privadas virtuales (VPN), para
permitir que los empleados accedan a la intranet de la empresa de forma
segura cuando se encuentran fuera de la oficina, así como procedimientos
diseñados para evitar el acceso remoto de usuarios no autorizados.
Por lo anterior, deben existir procedimientos escritos
e infraestructura para proteger al Agente Aduanal contra pérdidas, robo,
fuga, hackeo y/o secuestro de información, esto incluye el procedimiento para
la recuperación (o reemplazo) de los sistemas y/o datos de Tecnología de la
Información, así como un sistema o software establecido para identificar el
abuso de los Sistemas de Tecnologías de la Información y detectar el acceso
inapropiado y/o la manipulación indebida o alteración de los datos comerciales
y del negocio, así como un procedimiento escrito para la aplicación de
medidas disciplinarias apropiadas a todos los infractores.
La información sensible debe estar protegida a través
de estas políticas de seguridad informática, además de disponer de copias de
respaldo. El acceso a los Sistemas de Tecnología de la Información debe
protegerse contra la infiltración mediante el uso de contraseñas seguras, que
incluyan frases u otras formas de autenticación. Los usuarios de dichos
sistemas de Tecnologías de la Información, deben salvaguardar y no compartir
sus claves de accesos o contraseñas. Toda la infraestructura de Tecnología de
la Información debe estar protegida físicamente contra el acceso no
autorizado.
Si se produce una filtración de datos u otro evento
inesperado que derive en la pérdida de datos y/o equipos, los procedimientos
deben incluir la recuperación o reemplazo de los sistemas y/o datos de
Tecnologías de la Información.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento para la recuperación o reemplazo de los sistemas y/o datos
de Tecnologías de la Información, que incluya cómo respalda y garantiza la
seguridad de su información, además de protegerla de posibles pérdidas.
Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar la
frecuencia con que se llevan a cabo las copias de respaldo de la información.
II. Quien tiene
acceso a las mismas y quién autoriza la recuperación de la información.
III. Indicar que
tipo de pruebas realiza y cada cuando, para verificar la seguridad de la red,
los sistemas y la infraestructura.
IV. Mencionar si
para realizar este tipo de pruebas o escaneos de vulnerabilidad, lo hace a
través de un software, un tercero o proveedor y, en su caso indique el nombre
o razón social.
V. En caso de
encontrar vulnerabilidades, describa las acciones correctivas que deben
implementarse.
VI. Indicar si
comparte información sobre las amenazas a la seguridad cibernética con sus
socios comerciales que participan dentro de su cadena de suministro (por
ejemplo: comunicados, boletines, correos electrónicos, etcétera).
VII. Los sistemas
deben estar protegidos bajo contraseñas y con frecuencia deben ser
modificadas por lo anterior indique el procedimiento para cambiarlas.
VIII. Señalar si
existen políticas de seguridad de la información para su protección.
IX. Debe existir un
sistema o software para detectar e identificar el abuso, intrusión o acceso
de personas no autorizadas a sus sistemas y/o datos de Tecnología de la
Información (cualquier sistema que sea utilizado por la empresa), así como el
abuso de las políticas y procedimientos establecidos por la empresa, incluido
el acceso indebido a sistemas internos, sitios web externos y la manipulación
o alteración de datos comerciales por parte de empleados o contratistas.
X. Todos los
infractores deben estar sujetos a la aplicación de medidas disciplinarias,
por lo anterior, indicar las políticas correctivas y/o sanciones en caso de
la detección de alguna violación a los sistemas y políticas de seguridad de
Tecnologías de la Información.
Las políticas y los procedimientos de
Tecnologías de la Información y seguridad cibernética deben revisarse
anualmente y actualizarse derivado de algún ataque o de acuerdo a situaciones
que puedan poner en riesgo los sistemas del Agente Aduanal.
Describir las medidas de seguridad que
utiliza para permitir a sus empleados conectarse de forma remota a una red
(VPN), para permitir que los empleados accedan a la intranet de la empresa de
forma remota cuando se encuentran fuera de la oficina.
En caso de permitir que los empleados usen
dispositivos personales para realizar el trabajo de la empresa, dichos
dispositivos deben cumplir con las políticas y procedimientos de seguridad
cibernética de la empresa, las actualizaciones de seguridad deben ser
periódicas y contar con un método para acceder de forma segura a la red de la
empresa.
XI. Señalar si los
socios comerciales tienen acceso a los sistemas informáticos del Agente
Aduanal. En su caso, indique que programas y como aseguran el control de
acceso a los mismos.
XII. Indicar si el equipo de cómputo cuenta con un sistema de respaldo de
suministro eléctrico que permita la continuidad del negocio.
Los
procedimientos referentes al respaldo de la información del Agente Aduanal
también deberán incluir como mínimo lo siguiente:
I. Cómo y por
cuánto tiempo se almacenan los datos (los datos deberían respaldarse una vez
a la semana o según corresponda).
II. Plan de
continuidad del negocio en caso de incidente y de cómo recuperar la
información.
III. Frecuencia y
localización de las copias de seguridad y de la información archivada.
IV. Si las copias de
seguridad se almacenan en sitios alternativos a las instalaciones donde se
encuentra el centro de proceso de datos.
V. Pruebas de la
validez de la recuperación de los datos a partir de copias de seguridad.
Los procedimientos
referentes a la protección de la información del Agente Aduanal también
deberán incluir:
I. Una política actualizada y
documentada de protección de los sistemas informáticos del Agente Aduanal de
accesos no autorizados y destrucción deliberada o pérdida de la información.
Todos los datos sensibles y confidenciales deben almacenarse en un formato
cifrado o encriptado.
II. Detallar si opera con sistemas
múltiples (sedes/sitios) y cómo se controlan dichos sistemas.
III. Quién es responsable de la
protección del sistema informático del Agente Aduanal (la responsabilidad no
debería estar limitada a una persona sino a varias de forma que cada uno
pueda controlar las acciones del resto).
IV. El acceso de cada usuario debe
asignarse a través de cuentas individuales y estar restringido según la
descripción del trabajo o las tareas asignadas. Por lo anterior, describa
cómo se conceden autorizaciones de acceso y nivel de acceso a los sistemas informáticos
(el acceso a la información sensible debe estar limitado al personal
autorizado a realizar modificaciones y uso de la información). El acceso
autorizado debe monitorearse por parte del área responsable de
concederlo, para verificar o en su caso reportar que el acceso a los sistemas
confidenciales se basa en los requisitos del trabajo.
V. Indicar los elementos o formato
que deben tener las contraseñas, para el acceso a sistemas de Tecnologías de
la Información y equipos de métodos de autenticación y quién proporciona esas
contraseñas.
VI. Indicar el
nombre del cortafuego “firewall” y anti-virus utilizados (incluir lo
relacionado al licenciamiento), debiendo evidenciar que este software de
seguridad está activo y recibe actualizaciones periódicas.
Por lo anterior, las políticas y
procedimientos de ciberseguridad deberían incluir medidas para prevenir el
uso de productos tecnológicos falsificados o con licencias incorrectas
(software y hardware).
Todos los equipos de cómputo, medios
electrónicos (discos duros, teléfonos celulares, etcétera) y hardware de
Tecnologías de la Información que contengan información confidencial
relacionada con el proceso de importación y exportación, deben contabilizarse
mediante inventarios periódicos y contar con dicha evidencia. Cuando estos
equipos tecnológicos se tengan que desechar, debe existir un procedimiento
documentado que incluya cómo se deben formatearse, desinfectarse o destruirse
adecuadamente para evitar fuga de información.
VII. En caso de baja
de personal, el acceso equipos de cómputo, telecomunicaciones y red debe
eliminarse al momento de la separación del empleado, esto incluye cuentas de
correo electrónico, cuentas de accesos a sistemas, software, programas,
etcétera.
VIII. Medidas
previstas para tratar incidentes de seguridad cuando el sistema se vea
comprometido.
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10. Capacitación en seguridad y concientización.
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Debe contar un programa documentado de concientización
sobre amenazas establecido, diseñado y actualizado por el Comité de Seguridad
para reconocer y crear conciencia sobre amenazas de terroristas y
contrabandistas, en cada punto de la cadena de suministros. El programa de
capacitación debe ser integral y cubrir todos los requisitos de seguridad del
Programa Operador Económico Autorizado.
Los empleados administrativos y operativos deben conocer
los procedimientos establecidos por el Agente Aduanal para considerar una
situación de riesgo y saber cómo denunciarla. Se debe brindar capacitación
específica a los empleados que por sus funciones se encuentran en contacto
directo con las mercancías y/o los medios de transporte, así como a los
empleados que se encuentren en áreas críticas y/o sensibles determinadas bajo
su análisis de riesgo (áreas de seguridad, embarques y recibos, en su caso., así
como también, aquellos que reciben y abren mensajería y paquetería, entre
otros).
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10.1 Capacitación y concientización sobre
amenazas.
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El
Agente Aduanal debe contar con un programa de capacitación y concientización
de las políticas de seguridad en la cadena de suministro, dirigido a todos
sus empleados (operativos y administrativos) y, adicionalmente poner a su
disposición material informativo respecto a los procedimientos establecidos
por el Agente Aduanal para considerar una situación que amenace su seguridad
y saber cómo denunciarla.
Estos
programas de capacitación deben fomentar la participación activa de los
empleados en los controles y mecanismos de seguridad, el Agente Aduanal debe
asegurarse que todos sus empleados conocen, comprenden y aplican las
políticas de seguridad en la cadena de suministro, así como mantener
registros de todos los esfuerzos de capacitación que haya brindado, y la
relación de quienes participaron en ellas.
Asimismo,
y con el propósito de mantener la integridad de las operaciones y procesos
relacionados con el despacho aduanero de mercancías el personal deberá
recibir capacitación específica conforme a sus funciones. Los temas que deben
incluir son los siguientes: mantener la integridad de la carga, realizar la
revisión de contenedores, remolques y/o semirremolques con fines agrícolas y
de seguridad (en su caso), recepción y revisión de mensajería y paquetería,
prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita (lavado dinero,
financiamiento al terrorismo, etcétera), cómo, reconocer y cómo reportar
conspiraciones internas, protección de los controles de acceso, así como
capacitación referente a contrabando, robo de mercancía, colocación de sellos
control de sellos control de sellos de alta seguridad (método de inspección
VVTT), prevención sobre contaminación visible de plagas, uso de gafetes
oficiales, etcétera. Estos temas deben establecerse como parte de la
inducción de nuevos empleados y mantener periódicamente programas de
actualización. La capacitación de actualización debe realizarse
periódicamente, después de un incidente de seguridad y cuando haya cambios en
los procedimientos del Agente Aduanal.
Aunado
a los programas de capacitación en seguridad, se debe incluir un programa de
concientización sobre consumo de alcohol y drogas. También, difundir y
capacitar al personal sobre las políticas, procedimientos y normas de
ciberseguridad del Agente Aduanal (robo, fuga, hackeo y/o secuestro de
información), incluyendo el acceso al equipo de cómputo y sistemas mediante
contraseñas o frases. El personal que opera y administra los sistemas de
tecnología de seguridad debe recibir capacitación relacionada a su operación
y mantenimiento, incluyendo autoformación a través de manuales operativos y
otros métodos. Estos temas deben establecerse como parte de la inducción de
nuevos empleados y mantener periódicamente programas de actualización.
Los
programas de capacitación deben fomentar la participación activa de los
empleados en los controles y mecanismos de seguridad, así como mantener
registros de todos los esfuerzos de capacitación que haya brindado el Agente
Aduanal y la relación de quienes participaron en ellos (videos, fotografías,
minutas, listas de asistencia, intranet u otro sistema, material didáctico,
presentaciones en PowerPoint, folletos, etcétera). Los registros de
capacitación deben incluir la fecha de la capacitación, los nombres de los
asistentes, los temas impartidos, además de tener medidas para verificar que
la capacitación brindada cumplió con todos los objetivos de capacitación.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Debe
contar con un programa de capacitación en materia de seguridad y prevención
de incidentes de seguridad en la cadena de suministros para todos los
empleados que laboren para el Agente Aduanal (administrativos, operativos,
directos o indirectos). Explique brevemente en qué consiste el programa de
capacitación y asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Breve
descripción de los temas que se imparten en el programa.
II. En qué momento
se imparten (Inducción, períodos específicos, derivado de auditorías,
incidentes de seguridad, etcétera).
III. Periodicidad
de las capacitaciones, así como, las actualizaciones y reforzamiento.
IV. Indicar de qué
forma se documentan la participación en las capacitaciones de seguridad en la
cadena de suministros (videos, fotografías, minutas, listas de asistencias,
intranet u otro sistema, material didáctico, presentaciones en Power Point,
folletos, etcétera). Los registros de capacitación deben incluir la fecha,
los nombres de los asistentes, los temas impartidos, además de tener medidas
para verificar que la capacitación brindada cumplió con todos los objetivos
de la misma.
V. Explicar cómo se
fomenta la participación de los empleados en cuestiones de seguridad.
La
capacitación para realizar la revisión a los vehículos de carga,
contenedores, remolques y/o semirremolques con fines agrícolas y de seguridad
debe incluir los siguientes temas:
I. Signos de
compartimentos ocultos;
II. Contrabando
oculto en compartimentos naturales;
III. Señales de
contaminación por plagas; y
IV. Procedimientos a
seguir si se encuentra algo durante una inspección del medio de transporte o
si ocurre un incidente de seguridad durante el tránsito.
La
capacitación sobre revisiones agrícolas debe abarcar las medidas de
prevención de plagas, los requisitos reglamentarios aplicables a los
materiales de embalaje de madera, en concordancia con la Norma Internacional
de Medidas Fitosanitarias No. 15 denominada “Reglamentación del embalaje de
madera utilizado en el Comercio Internacional,” las cuales emanan de la
Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura y
la identificación de la madera infestada.
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11. Manejo e investigación de incidentes.
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Deben existir procedimientos documentados para reportar e
investigar incidentes de seguridad en la cadena de suministros y las acciones
a tomar para evitar su recurrencia, así como notificarse al personal de
seguridad, socios comerciales que pueden ser parte de la cadena de suministro
afectada, especialista de seguridad o contacto del Programa Operador
Económico Autorizado y demás autoridades competentes. Los procedimientos de
reporte e investigación deben incluir la información de contacto o directorio
actualizado que enumere los nombres y números de teléfono del personal que
requiere notificación. La investigación y análisis de incidentes deberá estar
documentada (expediente físico y/o electrónico), así como acciones
correctivas para evitar que vuelvan a ocurrir, mismas que deben implementarse
lo más pronto posible.
En el caso de que el Agente Aduanal identifique que
alguno de los embarques de comercio exterior, se encuentra involucrado en
alguna situación que ponga en riesgo la seguridad de la cadena de suministro,
debido a la sospecha de algún socio comercial o persona, deberá de informar a
la autoridad competente, socios comerciales que pueden ser parte de la cadena
de suministro afectada, especialista de seguridad o contacto del Programa
Operador Económico Autorizado, así como a la autoridad competente y, de ser
posible, antes del cruce fronterizo, salida o despacho aduanero (importación
y exportación). Los procedimientos deben incluir los pasos a seguir si se
descubre que un sello está alterado, manipulado o hay un número de sello
incorrecto en la documentación, los protocolos de comunicación a los socios
comerciales involucrados en la cadena de suministros y la investigación del
incidente. Todos los procedimientos anteriormente señalados deben revisarse
periódicamente o mínimo una vez al año para garantizar que la información del
contacto y los protocolos de actuación sean correctos.
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11.1 Reporte de anomalías y/o actividades
sospechosas.
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En
caso de detección de anomalías y/o actividades sospechosas, relacionadas con
la seguridad de la cadena de suministros y de conformidad con sus procesos
logísticos, (relacionadas al control de accesos, entrega, recepción y
almacenamiento de mercancía, inspecciones de seguridad de los vehículos de
carga y operadores de transporte, etcétera), estas deben notificarse al
personal de seguridad, socios comerciales que pueden ser parte de la cadena
de suministro afectada, especialista de seguridad o contacto del Programa
Operador Económico Autorizado y las demás autoridades competentes, llevando
un registro de dichas anomalías y/o actividades inusuales.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para denunciar o reportar anomalías y/o actividades
sospechosas, así como los mecanismos para informar de forma anónima los
problemas relacionados con la seguridad, asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Quién es el
responsable de reportar los incidentes de seguridad.
II. Detallar cómo
determina e identifica con qué autoridad comunicarse en distintos supuestos o
presunción de actividades sospechosas.
III. Mencionar si
lleva un registro del reporte de estas actividades y/o sospechas y describa
brevemente en que consiste.
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11.2 Investigación y análisis.
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Deben
existir procedimientos escritos para denunciar o reportar anomalías y/o
actividades sospechosas, el análisis e investigación de incidentes de
seguridad en la cadena de suministros para determinar su causa, además de las
acciones correctivas para evitar que vuelvan a ocurrir, mismas que deben
implementarse lo más pronto posible. La información derivada de esta
investigación deberá documentarse y estar disponible en todo momento para las
autoridades que así lo requieran.
Esta
información y documentación generada para llevar a cabo la operación de
comercio exterior de las mercancías afectadas, deberá incluirse en un
expediente con la finalidad de identificar cada uno de los procesos por los
que atravesó dicha operación hasta el punto en que se detectó la incidencia y
que permita reconocer la vulnerabilidad de la cadena.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el procedimiento documentado para iniciar una
investigación en caso de ocurrir algún incidente de seguridad, y asegúrese de
incluir lo siguiente:
I. Responsable de llevar a cabo la investigación.
II. Documentación que integra el expediente de la investigación
de la operación de comercio exterior.
Los documentos a incluir en el expediente derivado de
la investigación, de manera enunciativa más no limitativa, podrán ser:
I. Información general del embarque, orden de compra.
II. Solicitud de transporte; confirmación de medio de
transporte; identificación del operador de transporte (registros de acceso,
salida, registro de las inspecciones de seguridad, etcétera.
III. Formatos de Inspección del contenedor; orden de salida;
registros de entrega.
IV. Videos de los sistemas de alarma y de circuito cerrado de
televisión y video vigilancia.
V. Documentación generada para el transportista (lista de
empaque, carta porte, hoja de instrucciones).
VI. Documentación generada para socios comerciales (descripción
de mercancías, proformas, facturas, etcétera).
VII. Documentación generada por los socios comerciales (pedimentos,
manifiestos, reportes de seguimiento e inspección, videos en su caso,
etcétera).
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Perfil del Auto Transportista Terrestre
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Acuse de Recibo
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Primera Vez: £
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Renovación: £
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Adición: £
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Modificación: £
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Los datos que
proporcione sustituirán los que proporcionó cuando solicitó su autorización.
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Información
General.
El objetivo de este Perfil, es el de asegurar que el
auto transportista terrestre, implemente prácticas y procesos de seguridad
que aseguren su cadena de suministros mitigando el riesgo de contaminación de
sus vehículos con productos ilícitos, así como de pérdida, robo y/o cualquier
otro factor que pueda vulnerar la seguridad de la cadena de suministros.
Los auto transportistas terrestres interesados en
obtener la autorización a que se refiere la regla 7.1.5., deberán tener
procesos documentados y verificables.
Asimismo, la empresa transportista que se encuentre
interesada en la autorización que se mencionó anteriormente deberá integrar
los criterios exigidos en el presente documento al modelo o diseño
empresarial que tenga establecido, buscando durante la implementación de los
estándares en materia de seguridad la aplicación de una cultura de análisis
que soporte la toma de decisiones acorde a los valores, la misión, visión,
los códigos de ética y conducta de la propia empresa.
Como ejemplo de los puntos o temas que se pide realicen
los interesados durante el llenado de este documento, y que requieren un
análisis para poder identificar riesgos que afecten la cadena de suministros,
y a su vez ayude a detectar su tratamiento están los siguientes: puntos de
origen y destino, rutas, instalaciones, volumen de operaciones, seguridad en
patios, incidentes previos de seguridad, interacción con socios comerciales,
principalmente.
Instrucciones de llenado:
I. Deberá llenar un “Perfil del Auto Transporte Terrestre” de
la instalación matriz, así como de cada una de las instalaciones principales
donde se utilicen y resguarden vehículos para el traslado de mercancías de
comercio exterior. En el caso de los patios y/o sucursales que de igual forma
se encuentren bajo el mismo RFC, tendrán que desarrollar un Perfil por cada
uno de ellos, como seguir estrictamente lo establecido en el sub-estándar
7.3., del presente documento. Esta información deberá coincidir con lo manifestado
en su solicitud para Socio Comercial Certificado.
II. Detallar cómo la empresa cumple o excede con lo establecido en cada
uno de los numerales conforme a lo que se indica.
III. El formato de este documento,
se encuentra dividido, en dos secciones, como se detalla a continuación:
1. Estándar.
Descripción del
estándar
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1.1 Sub-estándar.
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Descripción del
sub-estándar
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Respuesta.
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Notas
Explicativas.
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Describa y/o anexe…
a) Puntos a destacar…
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IV. Indicar cómo cumple con lo establecido en cada uno de los
sub-estándares, por lo que deberá anexar los procedimientos en idioma
español, estos procedimientos deben caracterizarse por describir o definir el
objetivo que persigue el documento, el inicio y fin del proceso, indicadores
de medición, requisitos, documentos o formatos a utilizar, responsables, por
mencionar algunos.
V. En los casos en los que se requiera sólo una explicación del
procedimiento, esta deberá ser detallada y colocarse en el campo de “Respuesta”.
El campo,
referente a las “Notas Explicativas” es una guía respecto a los puntos
que se deben incluir en la “Respuesta” de cada sub-estándar, señalando
de manera indicativa aquellos puntos que no deben excluirse de su respuesta.
VI. Una vez contestado este “Perfil del Auto Transportista Terrestre”,
deberá anexarlo a la Solicitud de inscripción en el registro de Socio
Comercial Certificado a que se refiere el primer párrafo de la regla 7.1.5.,
fracción I, inciso b).
VII. Para efectos de verificar lo manifestado en el párrafo anterior, el
SAT a través de la AGACE, podrá realizar una inspección a la instalación aquí
señalada, con el exclusivo propósito de verificar lo señalado en este
documento.
VIII. Cualquier “Perfil del Auto Transportista Terrestre” incompleto
no será procesado.
IX. Cualquier pregunta relativa a la Solicitud para Socio Comercial
Certificado y el “Perfil del Auto transportista Terrestre”, dirigirla a los
contactos que aparecen en el Portal del SAT.
X. En el caso de ser autorizado como Socio Comercial Certificado, este
formato deberá mantenerse actualizado y dar aviso cuando las circunstancias
por las cuales se les otorgó el registro hayan variado y derivado de estas se
requieran cambios o modificaciones en la información vertida y proporcionada
en este “Perfil del Auto Transportista Terrestre” a la autoridad de
conformidad con lo establecido en la regla 7.2.1., cuarto párrafo, fracciones
I, II y VII.
XI. Cuando derivado de la visita de inspección resulten incumplimientos
relacionados con los estándares mínimos en materia de seguridad, la
solicitante podrá subsanarlos antes de la emisión de la resolución
establecida en la regla 7.1.6., para lo cual tendrá un plazo máximo de tres
meses contados a partir de la notificación de los incumplimientos señalados.
Datos de la Instalación.
Se deberá llenar un
“Perfil del Auto Transportista Terrestre” de la instalación matriz, así como
de cada una de las instalaciones principales donde se utilicen y resguarden
vehículos para el traslado de mercancías de comercio exterior. Y en su caso
de los patios y/o sucursales que de igual forma se encuentren bajo el mismo
RFC, tendrán que desarrollar un Perfil por cada uno de ellos, así como,
seguir estrictamente lo establecido en el sub-estándar 7.3., del presente
documento. Esta información deberá coincidir con lo manifestado en su
solicitud para Socio Comercial Certificado.
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Información de la Instalación.
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Número de “Perfil del Auto Transportista
Terrestre”:
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de:
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Clave
en el RFC:
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Nombre
y/o Razón Social:
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Nombre
y/o Denominación de la Instalación
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Tipo de Instalación:
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Calle:
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Número y/o letra exterior
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Número y/o letra interior
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Colonia:
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Código
Postal:
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Municipio/Delegación:
|
Entidad
Federativa:
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Antigüedad
de la Instalación (años de operación):
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Actividad preponderante (Transfer / Largo
Recorrido):
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Tipo
de servicio (Carga General/Especializada):
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|
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No.
de embarques promedio mensual (EXP):
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(Largo
recorrido y/o cruce)
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No.
de embarques promedio mensual (IMP):
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(Largo
recorrido y/o cruce)
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Número
de empleados total de esta instalación:
|
|
Superficie de la Instalación (m2):
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Número
total de patios y/o sucursales (propio y/o subarrendado) que se encuentren
habilitados y que se utilicen para el almacenaje de los medios de transporte:
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Certificaciones
en programas de seguridad:
(Indicar si esta instalación cuenta con una certificación por alguno de los
siguientes programas)
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CTPAT:
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Si
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No
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Nivel:
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Pre-Aplicante:
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Aplicante:
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Certificado:
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Certificado/
Validado:
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CTPAT Account
number (Ocho dígitos):
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Fecha de última
visita en esta instalación:
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Operador Económico
Autorizado de otros países (OEA)
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Si
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|
|
No
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Programa:
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Registro:
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Otros Programas de
Seguridad en la Cadena de Suministros
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Si
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No
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Programa:
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Registro:
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Certificaciones: (Indicar si cuenta con certificaciones que
consideren que impactan en el proceso de su cadena de suministros, por
ejemplo: ISO 9000; Procesos Logísticos Confiables, entre otros)
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Nombre:
|
|
Categoría:
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|
Vigencia:
|
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
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Categoría:
|
|
Vigencia:
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1.
Planeación de la seguridad en la cadena de suministros.
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La
empresa transportista debe elaborar políticas y procedimientos documentados
para llevar a cabo una gestión del riesgo que permita la identificación,
análisis, evaluación y tratamiento de riesgos y debilidades en su cadena de
suministros y en sus instalaciones, con el objeto de que la alta dirección de
la empresa implemente estrategias, que ayuden a mitigar y disuadir dichos
riesgos y por ende aporte elementos que fortalezcan a la seguridad de la
cadena de suministros.
Asimismo,
para construir un programa sólido de seguridad de la cadena de suministro, la
empresa debe de contar con un Comité de Seguridad que incorpore
representantes de todos los departamentos relevantes, formando un equipo
multifuncional que identifique áreas de oportunidad y proponga acciones de
mejora continua a lo largo de la cadena de suministro e instalaciones de la
compañía.
De
igual manera, la empresa debe tener designados puntos de contacto para el
Programa Operador Económico Autorizado, dicho personal debe involucrarse,
conocer los requisitos del Programa Operador Económico Autorizado, pertenecer
a la compañía y acreditar su relación con la misma, así como responder a su
especialista en seguridad de la cadena de suministro (este es asignado una
vez que la empresa ya cuenta con el Programa Operador Económico Autorizado).
Si
derivado del análisis de riesgo, surgen nuevas medidas de seguridad para
incorporarse dentro de la empresa, estas deben incluirse en los
procedimientos existentes de la empresa y, en su caso, elaborar
procedimientos nuevos, lo que crea una estructura más sostenible y enfatiza
que la seguridad de la cadena de suministro es responsabilidad de todos.
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1.1 Análisis de riesgo.
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La
empresa transportista debe establecer medidas para identificar, analizar y
mitigar los riesgos de seguridad a lo largo de la cadena de suministros,
incluyendo sus instalaciones. Por lo anterior, debe desarrollar un
procedimiento escrito en el que se determinen riesgos con base en el modelo
de su organización (ejemplo: volumen, unidades, patios, rutas, amenazas
potenciales, etcétera), que le permita implementar y mantener medidas de
seguridad apropiadas. Conforme a lo anterior, la empresa también debe tener
un proceso escrito basado en su análisis de riesgo para seleccionar nuevos
socios comerciales y monitorear a los socios con los que ya se encuentra
trabajando.
|
|
Este
procedimiento debe realizarse por lo menos una vez al año, de manera que
permita identificar otros riesgos o amenazas en la operación, que se puedan
dar por el resultado de algún incidente o que se originen por cambios en las
condiciones iniciales de la empresa, así como para identificar que las
políticas, procedimientos y otros mecanismos de control y seguridad se estén
cumpliendo. Es importante señalar, que el Comité de Seguridad de la compañía
debe de participar en la elaboración y actualización del análisis de riesgo y
el mantenimiento del Programa Operador Económico Autorizado.
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|
Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
la matriz de riesgos y el procedimiento documentado que utiliza para
identificar riesgos en sus operaciones diarias a lo largo de la cadena de
suministros y sus instalaciones (patios y/o sucursales, oficinas, pensiones,
talleres mecánicos, etcétera) debe incluir como mínimo los siguientes puntos:
I. Periodicidad
con que lleva a cabo este procedimiento.
II. Que aspectos
y/o áreas de la empresa transportista se incorporan al análisis de riesgo.
III. Tipo de
servicio:
a) Largo recorrido.
b) Tránsito interno e
internacional.
c) Transfer.
d) Consolidado.
IV. Metodología o
técnicas utilizadas para realizar el análisis de riesgo.
V. Responsables de
revisar y/o actualizar el análisis de riesgo de la empresa.
Asimismo, el
procedimiento documentado para identificar riesgos en la cadena de suministro
y sus instalaciones, deberá contemplar el proceso de apreciación y gestión
del riesgo, e incluir los siguientes aspectos:
I. Establecimiento de un contexto
(cultural, político, legal, económico, geográfico, social, etcétera).
II. Identificación de los riesgos
en su cadena de suministros y sus instalaciones.
III. Análisis del riesgo (causas,
consecuencias, probabilidades y controles existentes para determinar el nivel
de riesgo como “alto”, “medio” y “bajo”).
IV. Evaluación del riesgo (toma de
decisiones para determinar los riesgos a tratar y prioridad para implementar
el tratamiento).
V. Tratamiento del riesgo
(aplicación de alternativas para cambiar la probabilidad de que los riesgos
ocurran).
VI. Seguimiento y revisión del riesgo
(monitoreo de los resultados del análisis de riesgo y verificación de la
eficacia de su tratamiento).
Se sugiere utilizar
las técnicas de evaluación de riesgos de acuerdo a la norma internacional ISO
31000 vigente, y en específico la ISO 31010, donde de acuerdo a su modelo de
negocio deban implementar.
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|
1.2 Políticas de seguridad.
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|
Las
empresas deben contar con un manual de políticas orientadas a prevenir,
asegurar y reconocer amenazas en la seguridad de la cadena de suministros e
instalaciones de la compañía, como lo son el tráfico de drogas, tráfico de
armas, contrabando de personas, mercancías prohibidas, y actos de terrorismo.
Para
promover una cultura de seguridad, las compañías deben demostrar su
compromiso con la seguridad de la cadena de suministro y el Programa Operador
Económico Autorizado a través de una declaración que resalte la importancia
de proteger el flujo del comercio nacional e internacional de actividades
delictivas, establecida por medio de la política de seguridad.
Los
altos funcionarios o directivos de la empresa que deben respaldar y firmar la
política de seguridad pueden incluir al presidente de la compañía, el
director ejecutivo, el gerente general, el director de seguridad o personal
con cargo homólogo con facultad para toma de decisiones.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Enunciar la política
de seguridad orientada a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la cadena
de suministros e instalaciones de la compañía enfocados a garantizar la
integridad de sus recursos (unidades, operadores, instalaciones, patios y/o
sucursales, etcétera) así como para asegurar el traslado de las mercancías,
propiedad de terceros o propia e indique quién es el responsable de su
revisión y firma y difusión hacia los empleados, así como la periodicidad con
la que se lleva a cabo su actualización.
Dicha política se
debe comunicar a los empleados mediante un programa y/o campaña de difusión.
La política de
seguridad debe estar firmada por un alto funcionario de la compañía y estar
exhibida en diversas áreas de la empresa, incluyendo el sitio web de la
empresa, carteles en áreas clave de la empresa (recepción, embarques,
recibos, almacén, etcétera), y como parte de la capacitación inicial y de
reforzamiento.
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1.3 Auditorías internas en la cadena de
suministros.
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|
Además
del monitoreo de rutina en control y seguridad, es necesario programar y
realizar auditorías, por lo menos una vez al año, que permitan evaluar todos
los procesos en materia de seguridad en la cadena de suministros, de una
manera más crítica y profunda, así como garantizar que sus empleados sigan
los procedimientos de seguridad de la empresa.
Las
auditorías deben ser realizadas por el Comité de Seguridad de la compañía y
se debe establecer un procedimiento documentado, así como un programa o
calendario para su realización. Si bien es necesario que las auditorías estén
enfocadas en la seguridad de la cadena de suministro y basadas en la
evaluación, revisión y ejecución de los estándares mínimos en materia de
seguridad, su enfoque se debe ajustar al tamaño de la organización, nivel de
riesgo, modelo de negocio y variaciones entre instalaciones. Las auditorías
pueden ser generales o centrarse en áreas o procesos específicos conforme a
su programa de trabajo.
El
objetivo de una auditoría interna enfocada al Programa Operador Económico
Autorizado, es verificar y garantizar que los empleados sigan los
procedimientos de seguridad de la empresa. El proceso de revisión no tiene
que ser complejo, sin embargo, los formatos y registros que se utilicen para
la aplicación de dichas revisiones deben de evidenciar que se validó la
aplicación y ejecución de los procesos evaluados, además del seguimiento y
cierre de acciones preventivas, correctivas y de mejora identificadas.
La
alta gerencia de la organización debe revisar los resultados de las
auditorías, y emprender las acciones correctivas o preventivas requeridas. El
proceso de auditoría debe garantizar que se recoja la información necesaria
para permitir que la gerencia realice está evaluación. La revisión debe estar
documentada además de que el Comité de Seguridad de la empresa deben
proporcionar y registrar las actualizaciones periódicas sobre el progreso o
los resultados de cualquier auditoría, ejercicio o validación.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir
el procedimiento documentado para llevar a cabo una auditoría interna,
enfocada en la seguridad en la cadena de suministros, asegúrese de incluir
los siguientes puntos:
I. Señalar cómo
la empresa lleva acabo la programación o calendarización para realizar una
auditoría interna, en materia de seguridad, en la cadena de suministros.
II. Indicar
quiénes participan en ellas, y los registros que se efectúan del mismo, así
como la periodicidad con la que se llevan a cabo.
III. Indicar como
es que la Gerencia de la empresa verifica el resultado de las auditorias en
materia de seguridad, cómo realiza y/o implementa acciones preventivas,
correctivas y de mejora además del seguimiento y cierre de las mismas.
IV. Los formatos utilizados durante las auditorías internas deberán de
estar debidamente requisitados, y a través de ellos, evidenciar que los
procedimientos y medidas de seguridad se están poniendo en práctica.
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1.4 Planes de contingencia y/o emergencia.
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|
Debe
existir un plan de contingencia y/o emergencia documentado, dicho plan debe
de abordar la gestión de crisis, los planes de recuperación de la seguridad y
la reanudación del negocio, para asegurar la continuidad del negocio, en el
caso de una situación que afecte el desarrollo normal de las actividades y
operaciones de la empresa transportista. Una crisis o contingencia puede
incluir la interrupción de la transmisión e intercambio de datos comerciales
debido a un ataque cibernético, un incendio, el secuestro de un conductor de
transporte por personas armadas, un cierre de aduanas, una amenaza de bombas,
la detección de paquetes sospechosos, el corte de energía eléctrica, el robo
y/o daño de mercancías, amenazas o extorsiones, bloqueos o cierre de carreteras,
y cuando el operador identifique que lo observan o siguen durante el traslado
de las mercancías, entre otros.
Dichos
planes deben ser comunicados al personal mediante capacitaciones periódicas,
así como realizar pruebas, ejercicios prácticos y simulacros anuales de los
planes de contingencia y emergencia para constatar su efectividad, mismos de
los que se deberá mantener un registro debidamente requisitado y firmado (por
ejemplo: reportes de resultados, minutas o informes, los cuales deberán ir
respaldados de videograbaciones, fotografías, etcétera, que demuestren su
ejecución).
El
plan de contingencia y/o emergencia debe actualizarse según sea necesario, en
función de los cambios en las operaciones y el nivel de riesgo de la
organización.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento o plan de contingencia y/o emergencias documentado, para
asegurar la continuidad del negocio en caso de una situación de emergencia o
de seguridad, que afecte el desarrollo normal de las actividades de comercio
exterior de la empresa.
Este
procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas no limitativa, lo
siguiente:
I. Qué
situaciones contempla describiendo el plan de acción y pasos que hay que
seguir en caso de crisis, así como las tareas que el personal tenga asignadas
durante el manejo de dichas contingencias.
II. Qué mecanismos
utiliza para difundir y asegurarse que estos planes sean efectivos.
III. Contemplar la
programación y realización de pruebas, ejercicios prácticos y simulacros
anuales y cómo se documentan (por ejemplo: reportes de resultados, minutas o
informes, mismos que deberán ir acompañados de videograbaciones, fotografías,
etcétera, que demuestren su ejecución).
En
el caso de las empresas transportistas de Materiales y Residuos Peligrosos,
se deberá anexar una hoja de emergencia que indique las acciones a seguir
para casos de incidente o accidente (fugas, derrames, explosiones, incendios,
etcétera).
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2. Seguridad física.
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La
empresa transportista debe contar con mecanismos establecidos para impedir,
detectar o disuadir la entrada de personal no autorizado a sus oficinas
administrativas, patios (sucursales) y/o pensiones donde resguarda la
información y los medios de transporte (tractores), contenedores, remolques o
semirremolques respectivamente. Todas las áreas sensibles de la empresa,
deberán tener barreras físicas, elementos de control y disuasión contra el
acceso no autorizado.
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2.1 Instalaciones.
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Las instalaciones deben estar construidas con
materiales que puedan resistir accesos no autorizados. Se deben realizar
inspecciones periódicas documentadas para mantener la integridad de las
estructuras, y en el caso de haberse detectado una irregularidad, efectuar la
reparación correspondiente y lo antes posible por parte del personal
designado para estas tareas. Asimismo, se deben tener identificados
plenamente los límites territoriales, así como los diversos accesos, rutas
internas y la ubicación de los edificios.
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|
Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar los materiales predominantes con los que se
encuentran construidas las instalaciones (por ejemplo, de estructura de metal
y paredes de lámina, paredes de ladrillo, de madera, entre otros y señale de
qué forma se lleva a cabo la revisión y mantenimiento de la integridad de las
estructuras.
Indicar el personal o área responsable para realizar
las tareas de inspección, mantenimiento y reparación de daños de las
instalaciones.
Explicar cómo lleva a cabo la revisión y mantenimiento
de la integridad de las estructuras.
Anexar un plano de distribución o arquitectónico de
conjunto, donde se puedan identificar los límites, rutas de acceso la
ubicación de las oficinas, estacionamientos, áreas críticas, colindancias
patios y /o pensiones.
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2.2 Accesos en puertas y
casetas.
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Las puertas de entrada o salida de vehículos y/o
personal de accesos a los patios y/o pensiones de vehículos de carga y a las
oficinas administrativas, deben ser atendidas y/o supervisadas ya sea por
medio de personal propio o bien por personal de seguridad. La cantidad de
puertas de acceso debe mantenerse al mínimo necesario. El acceso a las áreas
sensibles debe estar restringido según la descripción del trabajo o las
tareas asignadas.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar cuantas puertas y/o accesos existen en las
instalaciones, así como el horario de operación de cada una, e indique de qué
forma son monitoreadas (En caso de tener personal asignado, indicar la
cantidad).
Detallar si existen puertas y/o accesos bloqueados, o
permanentemente cerradas.
Describir cómo asegura que el acceso a las áreas
sensibles este restringido según la descripción del trabajo o las tareas
asignadas (incluya el tipo de registros y controles que utiliza).
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2.3 Bardas perimetrales.
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Las
bardas perimetrales y/o barreras periféricas deben instalarse para asegurar
los perímetros de la empresa, conforme a un análisis de riesgo. El área de
los patios y/o pensiones deberán estar delimitadas para vehículos de carga
(tractores), remolques y/o semirremolques y/o contenedores según corresponda.
Estas deben ser inspeccionadas regularmente y llevar un registro de la
revisión con la finalidad de asegurar su integridad e identificar daños,
mismos que deben repararse lo antes posible por parte del personal designado
para estas tareas.
En
el caso de prestar servicios de almacenaje de mercancías, esta zona deberá
estar claramente delimitada, identificada y monitoreada de acuerdo al
servicio requerido (nacional o internacional, así como la de alto valor y
peligrosa) para prevenir ingresos no autorizados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el tipo de cerca, barrera periférica y/o bardas con las que cuenta la
empresa, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar las
características de las mismas (material, dimensiones, etcétera).
II. En caso de no
contar con bardas, justificar detalladamente la razón.
III. Periodicidad
con la que se verifica la integridad de las bardas perimétricas, y los
registros que se llevan a cabo con la finalidad de asegurar su
integridad e identificar daños, mismos que deben repararse lo antes posible.
IV. Indicar el
personal o área responsable para realizar las tareas de inspección y
reparación de daños.
V. Indicar como
están divididos sus patios (describir brevemente, de qué forma separan los
tractores, contenedores, remolques y/o semirremolques con carga doméstica y/o
internacional, vacíos, en reparación y/o mantenimiento; vehículos de carga;
talleres; oficinas; entre otros).
El
procedimiento para la inspección de las bardas perimétricas podría incluir:
I. Personal responsable para llevar a cabo el proceso.
II. Cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo las inspecciones de las
cercas, bardas perimétricas y/o periféricas y los edificios.
III. Cómo se lleva el registro de la inspección.
IV. Quién es el responsable de verificar que las reparaciones y/o
modificaciones cumplan con las especificaciones técnicas y requisitos de
seguridad necesarias.
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2.4 Estacionamientos.
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El acceso a los estacionamientos de las instalaciones
debe ser controlado y monitoreado por el personal de seguridad o
designado para esta tarea. Se debe prohibir que los vehículos privados (de
empleados, visitantes, proveedores y contratistas, entre otros) se estacionen
dentro de las áreas de manejo y almacenaje de medios de transporte, contenedores,
remolques y semirremolques, así como en áreas adyacentes.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el procedimiento para el control y
monitoreo de los estacionamientos, asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
I. Responsables de controlar y monitorear el acceso a los
estacionamientos.
II. Identificación de los estacionamientos (especificar si el
estacionamiento de empleados, visitantes, se encuentra separado de medios de
transporte, contenedores, remolques semirremolques y manejo de mercancías).
III. Cómo se lleva el control de entrada y salida de vehículos a las
instalaciones. Indicar los registros que se realizan para el control del
estacionamiento y los mecanismos de control existentes, (por ejemplo:
tarjetones, tarjetas lectoras, corbatines, etcétera), cómo se asignan y el
área responsable de hacerlo.
IV. Políticas o mecanismos para no permitir el ingreso de vehículos
privados a las áreas de almacenaje de medios de transporte y en su caso
manejo de mercancía.
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2.5 Control de llaves y dispositivos de
cerraduras.
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De
acuerdo al análisis de riesgo las ventanas, puertas y cercas interiores y
exteriores deberán asegurarse con dispositivos de cierre. La empresa
transportista deberá contar con procedimientos documentados para el manejo,
resguardo, asignación y control de las llaves de las instalaciones, de las
áreas interiores que se hayan considerado como críticas y de los vehículos de
carga, designando a los responsables para la administración, control y
registro de estas. Asimismo, se debe llevar un registro y establecer cartas
responsivas firmadas de las personas que en base a sus funciones cuenten con
llaves o accesos autorizados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar
si todas las puertas, ventanas, entradas interiores y exteriores disponen de
mecanismos de cierre o seguridad.
Anexar
el o los procedimientos documentados para el control, resguardo, asignación y
manejo de las llaves de los medios de transporte y de las instalaciones,
oficinas y áreas interiores.
Asegurar
que dichos procedimientos incluyan los siguientes puntos:
I. Responsables
de administrar y controlar la seguridad de las llaves.
II. Formato y/o
registro de control para el préstamo de llaves.
III. Tratamiento de
pérdida o no devolución de llaves.
IV. Señalar si
existen áreas en las que se acceda con dispositivos electrónicos y/o algún
otro mecanismo de acceso.
En
caso de utilizar candados de llave que se coloquen en contenedores, remolques
y/o semirremolques dentro de las instalaciones describa detalladamente los
criterios para el manejo, control y resguardo de las llaves de dichos
candados.
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2.6 Alumbrado.
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El
alumbrado dentro y fuera de las instalaciones debe permitir una clara
identificación de personas, material y/o equipo que ahí se encuentre,
incluyendo las siguientes áreas: entradas, salidas, áreas de estacionamiento
o almacenaje para tractores, remolques, equipos rodantes, bardas perimetrales
y/o periféricas, cercas interiores, carga, descarga, manejo y almacenaje de
la mercancía (en caso de prestar este servicio). Se debe contar con un
sistema de emergencia y/o respaldo en las áreas sensibles.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para la operación y mantenimiento del sistema de
iluminación. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señale qué
áreas se encuentran iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo
(Indique si cuenta con una planta de poder auxiliar o algún otro mecanismo
para suministrar energía eléctrica en caso de alguna contingencia).
II. De qué manera
se cerciora que el sistema de iluminación sea el apropiado en cada una de las
áreas de la empresa, de manera que permita una clara identificación del
personal, material y/o equipo que abarca.
III. Responsable
del control y mantenimiento de los sistemas de iluminación.
IV. Programa de
mantenimiento y revisión (en caso de coincidir con otro proceso, indicarlo).
El
procedimiento podrá incluir:
I. Como se
controla el sistema de iluminación.
II. Horarios de
funcionamiento.
III. Identificación
de áreas con iluminación permanente.
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2.7 Aparatos de comunicación.
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La
empresa transportista deberá contar con dispositivos y/o sistemas de
comunicación con la finalidad de tener un contacto inmediato con el personal
de seguridad y/o con las autoridades de emergencia y seguridad cuando se
requieran. Adicionalmente, se debe contar con un sistema de respaldo de
comunicación y verificar su buen funcionamiento de manera periódica.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir
el procedimiento que el personal debe realizar para contactar al personal de
seguridad o en su caso, con la autoridad correspondiente en caso de algún
incidente.
Indicar
si el personal operativo y administrativo cuenta o dispone de aparatos
(teléfonos fijos, móviles, botones de alerta y/o emergencia), para
comunicarse con el personal de seguridad y/o con quien corresponda (estos
deberán estar accesibles a los usuarios, para poder tener una pronta
reacción).
Indicar
qué aparatos de comunicación utiliza el personal de seguridad en la empresa
transportista (teléfonos fijos, celulares, radios, sistema de alarma, etcétera).
Describir
el procedimiento para el control y mantenimiento de los aparatos de
comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Políticas de asignación de
aparatos de comunicación móvil.
II. Programa de mantenimiento o reemplazo de aparatos de comunicación
fija y móvil.
III. Indicar si cuenta con aparatos de comunicación de respaldo cuando el
sistema permanente fallara, y en su caso, detalle brevemente.
IV. Indicar si los operadores/choferes de la empresa utilizan
teléfonos, radios, celulares, banda civil (CB), o algún otro medio para su
comunicación interna y las políticas de asignación de los mismos.
El
procedimiento podrá incluir:
I. Responsable del buen funcionamiento y mantenimiento de los
aparatos de comunicación.
II. Registro de verificación y mantenimiento de los aparatos.
III. Forma de asignación de los
aparatos de comunicación.
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2.8 Sistemas de alarma y de circuito cerrado de
televisión y video vigilancia.
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Los
sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y
las tecnologías de seguridad, se deben utilizar para vigilar, notificar o
disuadir accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones
y demás áreas consideradas sensibles, notificar al área correspondiente,
además de utilizarse como herramienta de prueba en investigaciones derivadas
de algún incidente.
Estos
sistemas y tecnologías de seguridad deben colocarse de acuerdo a un análisis
de riesgo previo, de tal forma que se mantengan vigiladas y monitoreadas las
áreas que impliquen el acceso de personal, visitantes, proveedores carga,
descarga y vehículos de carga y pasajeros y demás áreas consideradas
sensibles, asimismo, las áreas en las que se ubiquen normalmente los
vehículos y contenedores (estacionamientos, almacenaje donde pernoctan) y en
su caso donde se almacenan las mercancías (si prestan este servicio).
Dichos
sistemas deben permitir una clara identificación del área o ambiente que
vigila, estar permanentemente grabando y mantener un respaldo de las
grabaciones por lo menos de un mes, considerando que, en el caso de que sus
procesos logísticos excedan este periodo, deberá aumentar el periodo del
mantenimiento de estos respaldos, con la finalidad de tener los elementos
necesarios para deslindar las responsabilidades correspondientes en caso de
un incidente de seguridad.
Los
sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y
video vigilancia y las tecnologías de seguridad, deben contar con un
procedimiento documentado de operación que incluya la supervisión del buen
estado del equipo y la verificación de la correcta posición de las cámaras,
indicando la frecuencia con la que debe realizar el respaldo de las
grabaciones, así como los responsables de su operación. Dicho sistema y toda
la infraestructura de tecnología de seguridad deberá tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Mencionar
el procedimiento documentado en el que indique el funcionamiento del sistema
central de alarmas externo o sensores, y en su caso, describa los siguientes
puntos:
I. Indicar si las puertas y ventanas tienen sensores de
alarma o sensores de movimiento.
II. Procedimiento a seguir en caso de activarse una alarma.
Describir
el procedimiento documentado para la operación de los sistemas de alarma y de
circuito cerrado de televisión y video vigilancia y las tecnologías de
seguridad, (este debe revisarse y actualizarse anualmente y de acuerdo con el
análisis de riesgo o las circunstancias), asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
I. Indicar el número de cámaras de los sistemas de alarma y de circuito
cerrado de televisión y video vigilancia instaladas, características técnicas
y su ubicación (detalle si cubre los puntos de entrada y salida de las
instalaciones, para cubrir el movimiento de vehículos e individuos, así como
el lugar de almacenajes de los vehículos).
II. Señalar la ubicación los sistemas de alarma y de circuito cerrado de
televisión y video vigilancia y las tecnologías de seguridad, dónde se
localizan los monitores, quién los revisa, así como los horarios de
operación, y en su caso, si existen estaciones de monitoreo remoto. Toda la
infraestructura de tecnología de seguridad debe estar protegida físicamente
contra el acceso no autorizado.
III. Realizar revisiones periódicas y aleatorias de las grabaciones.
Indique de qué forma se revisan (aleatoria, cada semana, eventos especiales,
áreas restringidas, etcétera), quién es el personal designado y si la
gerencia se involucra en las revisiones. Los resultados de las revisiones
deben documentarse para incluir acciones correctivas para fines de auditoría.
IV. Indicar por cuánto tiempo se mantienen estas grabaciones (debiendo
ser por lo menos de un mes).
V. Los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video
vigilancia y las tecnologías de seguridad deben de contar con una fuente de
energía alternativa que permita que estos continúen funcionando en caso de
una pérdida inesperada de energía directa. Por lo anterior, indique si los
sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y
las tecnologías de seguridad se encuentran respaldadas por una planta de
poder eléctrica o algún otro mecanismo para suministrar energía eléctrica,
que garantice su funcionamiento. Estos sistemas deberían de tener una función
de alarma/notificación, que indique una condición de falla en el
funcionamiento y/ o grabación, señale si sus sistemas tienen dicha función.
VI. Indicar si adicionalmente a los sistemas de
alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia, utiliza algún otro tipo
de tecnología para robustecer las medidas de seguridad con las que ya cuenta.
VII. Describir el procedimiento que se ha
implementado para probar e
inspeccionar de manera regular los sistemas de alarma y
de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y
las tecnologías de seguridad y asegurar su buen funcionamiento. Los
resultados de las inspecciones y las pruebas de funcionamiento estén
documentados, al igual que las acciones correctivas necesarias (estas se
deben implementar lo antes posible). Adicionalmente, que los resultados
documentados de estas inspecciones se mantengan durante un tiempo suficiente
para fines de auditoría.
VIII. Indicar si el proveedor de alarmas y sistemas de alarma y de circuito
cerrado de televisión y video vigilancia, tiene acceso a las cámaras de
seguridad, si es el encargado de realizar el monitoreo de las mismas, de qué
forma se controlan los accesos y quién es el responsable de dicho monitoreo.
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3. Controles de acceso físico.
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Los
controles de acceso físico son mecanismos o procedimientos que previenen e
impiden la entrada no autorizada a las instalaciones (oficinas
administrativas, patios y/o pensiones de los medios de transporte, almacén de
mercancías (en caso de prestar este servicio), asimismo, mantienen el control
de ingreso a los operadores/choferes, personal administrativo y/o visitantes
y protegen los bienes de la empresa.
Los
controles de acceso deben incluir la identificación de todos los empleados,
visitantes y proveedores en todos los puntos de entrada. Asimismo, se deben
mantener registros y evaluar permanentemente los mecanismos o procedimientos
documentados de ingreso a las instalaciones, siendo la base para comenzar a
integrar la seguridad como una de las funciones primordiales dentro de
cualquier empresa.
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3.1 Personal de seguridad.
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La
empresa transportista debe contar con personal de seguridad y vigilancia.
Este personal desempeña un rol importante en la protección física de las
instalaciones, de los patios y/o pensiones donde se resguardan los vehículos
de carga (tractores), remolques y contenedores, así como para controlar el
acceso de todas las personas al inmueble.
El
personal de seguridad, deberá contar con un procedimiento documentado para
llevar a cabo sus funciones, y tener pleno conocimiento de los mecanismos y
procedimientos en situaciones de emergencia, detección de personas no
autorizadas, o cualquier incidente en las instalaciones. La gerencia debe
verificar periódicamente el cumplimiento de los procedimientos políticas y
funciones a través de auditorías internas con el objetivo de verificar su
correcta ejecución.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir
el procedimiento documentado para la operación del personal de seguridad, y
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Indicar el número de personal de seguridad que labora en la empresa.
II. Señalar los cargos y/o funciones del personal, y horarios
de operación.
III. En caso de contratarse un servicio externo, especificar número de
personal empleado, detalles de operación, registros, reportes, etcétera.
IV. En caso de contar con personal armado; describa el procedimiento para
el control y resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los empleados, visitantes y
proveedores.
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Debe
existir un sistema de identificación de empleados, visitantes y proveedores
con fines de acceso a las instalaciones. Los empleados sólo deben tener
acceso a aquellas áreas que necesiten para desempeñar sus funciones. Los
visitantes y proveedores deberán presentar una identificación oficial con
fotografía a su llegada y se deberá llevar un registro. Todos los visitantes
y proveedores deben recibir una identificación temporal estar acompañados por
personal de la empresa durante su permanencia en las instalaciones y
asegurarse que el visitante/proveedor porte siempre en un lugar visible la
identificación provisional proporcionada. Este procedimiento deberá estar
documentado.
La
gerencia o el personal de seguridad de la compañía deben controlar
adecuadamente la entrega y devolución de insignias de identificación de
empleados, visitantes y proveedores y asegurarse que porten siempre en un
lugar visible la identificación proporcionada. Este procedimiento deberá
estar documentado, así como los procedimientos para la entrega, devolución y
cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas de
proximidad, etcétera). El acceso a las áreas sensibles debe estar restringido
según la descripción del trabajo o las tareas asignadas.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para el control de las identificaciones.
Describir
el procedimiento para la identificación de los empleados, y asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
I. Mecanismos de identificación (credencial con foto, uniforme, etcétera).
II. Indicar si los empleados utilizan uniformes, cómo son asignados (por
puesto, área, funciones, etcétera) y retirados (en su caso).
III. Indicar cómo
se identifica al personal contratado por un socio comercial, que labore
dentro de las instalaciones (contratistas, sub-contratados, etcétera).
El
procedimiento, también debe describir cómo la empresa entrega, cambia y
retira las identificaciones y controles de acceso del empleado y asegúrese de
incluir las áreas responsables de autorizarlas y administrar.
Indicar
cómo asegura que el acceso a las áreas sensibles este restringido según la
descripción del trabajo o las tareas asignadas (incluya el tipo de registros
y controles que utiliza).
Describir
el procedimiento para el control de acceso de los visitantes y proveedores,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar que
registros se llevan a cabo (Formatos personales por cada visita, bitácoras).
II. El registro de
visitantes y proveedores debe incluir lo siguiente:
a) Fecha de la visita;
b) Nombre del
visitante;
c) Número de
identificación con foto (documentos oficiales como: licencia de manejo,
pasaporte, INE, etcétera);
d) Hora de entrada y
de salida.
e) En el caso de
acceso vehicular, el formato deberá incluir los datos del vehículo particular
o de carga (modelo, placa, número de remolque, etcétera).
III. Señalar quién
es la persona responsable de acompañar al visitante y/o proveedor, y si
existen áreas restringidas para su ingreso.
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3.3
Procedimiento de identificación y retiro de personas o vehículos no
autorizados.
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La empresa debe
contar con procedimientos documentados que especifiquen cómo identificar,
enfrentar o reportar a personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el
procedimiento documentado para identificar, enfrentar o reportar personas y/o
vehículo no autorizados o identificados.
El procedimiento
deberá incluir:
I. Personal responsable.
II. Designar a una persona o área
responsable para ser informado de los incidentes.
III. Indicaciones para enfrentar y
dirigirse al personal no identificado.
IV. Señalar en qué casos deberá
reportarse a las autoridades correspondientes.
V. Cómo se lleva a cabo el registro
de los incidentes y las medidas adoptadas en cada caso.
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3.4 Entregas de mensajería y paquetería.
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La
mensajería y paquetería destinada a personal de la empresa debe ser examinada
a su llegada y antes de ser distribuida al área correspondiente. Asimismo, la
empresa transportista deberá de tener un procedimiento documentado para la
recepción y revisión de mensajería y paquetería, el cual debe ser comunicado
al personal responsable mediante capacitación. La capacitación debe estar
documentada.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento para la recepción y revisión de mensajería y paquetería y
asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Personal encargado de llevar a
cabo el procedimiento.
II. Indicar cómo se identifica al
personal o proveedor del servicio de mensajería y paquetería (señale si
requiere de procedimiento adicional al de acceso a proveedores).
III. Señalar de qué
forma se revisan los paquetes y/o que mecanismo utiliza, así como los
registros que se llevan a cabo y en su caso, los incidentes detectados.
IV. Señalar qué
acción realiza en el caso de detectar un paquete sospechoso.
V. Indicar cómo se
lleva a cabo el registro de la inspección y en su caso de los incidentes
detectados.
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4. Socios comerciales.
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La
empresa transportista debe contar con procedimientos escritos y verificables
para la selección y contratación de nuevos socios comerciales y monitoreo de
los socios con los que ya se encuentra trabajando, como: empresas
manufactureras, fabricantes o ensambladoras, proveedores de partes y/o
refacciones, proveedores mecánicos sellos de alta seguridad, proveedores de
sistemas y Tecnologías de la Información, colocación y mantenimiento de los
sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia o
de cualquier otro servicio y de acuerdo a su análisis de riesgo, exigir que
cumplan con las medidas de seguridad para fortalecer la cadena de suministros
internacional.
El
análisis de riesgo que realice la empresa transportista respecto a sus socios
comerciales (clientes y proveedores), deberá incluir riesgos relacionados con
la identificación de actividades relacionadas con el lavado de dinero y la
financiación del terrorismo. Adicionalmente, la empresa transportista debe
fomentar una política y un programa de cumplimiento social documentado que,
como mínimo, aborde cómo entre sus empleados y socios comerciales podrían
garantizar que los bienes, insumos o mercancías nacionales e importadas a
México para la elaboración de productos o mercancías, no provienen de la
extracción, producción o fabricación, total o parcialmente, con formas
prohibidas de trabajo, es decir, forzoso u obligado, incluido el trabajo
infantil forzoso u obligado, al amparo del artículo 23.6 del T-MEC y el
Acuerdo que establecen las mercancías cuya importación está sujeta a
regulación a cargo de la Secretaria del Trabajo y Previsión Social, publicado
en el DOF el 17 de febrero de 2023.
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4.1 Criterios de selección.
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Deben
existir procedimientos documentados para la selección, seguimiento o
renovación de relaciones comerciales con los asociados de negocio o
proveedores, que incluyan entrevistas, verificación de referencias, métodos
de evaluación y uso de la información proporcionada. El procedimiento para la
selección de socios comerciales deberá incluir, indicadores para detectar
clientes o proveedores que podrían no ser legítimos o con domicilios no
localizados, además de investigaciones, revisiones o evaluaciones de dichos
socios para la identificación y control de las actividades relacionadas con
el lavado de dinero y la financiación del terrorismo. Si la investigación y/o
evaluación de algún socio comercial conduce a dudas sustanciales sobre la
veracidad de sus operaciones o servicios, la empresa deberá evitar su
contratación y, en su caso, notificar a su especialista de seguridad o
contacto del Programa Operador Económico Autorizado y a la autoridad
correspondiente sobre sus sospechas.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para la selección y
contratación de nuevos socios comerciales y monitoreo de los socios con los
que ya se encuentra trabajando, (esto comprende cualquier tipo de proveedor,
que tenga una relación comercial con su empresa; es en el siguiente
sub-estándar donde se solicita diferenciar aquellos de riesgo en su cadena de
suministros) y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
I. Qué información es requerida a su socio comercial.
II. Qué aspectos son revisados e investigados.
III. Los indicadores para identificar clientes o proveedores que podrían
no ser legítimos o con domicilios no localizados. Este punto refiere a
señalar todas aquellas alertas para determinar que un socio comercial no es
confiable y así, realizar una investigación más profunda y evaluar si se debe
trabajar con él.
IV. Indicar si mantiene un expediente de cada uno de sus socios
comerciales, así como la información que debe contener.
V. Señalar de qué manera se evalúan los servicios de su socio comercial
y qué puntos revisa.
El expediente debe incluir como mínimo lo siguiente:
I. Datos de la empresa (nombre, clave en el RFC, actividad, etcétera).
II. Datos del representante legal.
III. Comprobante de domicilio.
IV. Referencias comerciales (en su caso).
V. Contratos, acuerdos y/o convenios de confidencialidad.
VI. Políticas de seguridad.
VII. En su caso, certificado o número de certificación en los
programas de seguridad a los que pertenezca.
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4.2 Requerimientos en seguridad.
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La
empresa transportista debe contar con un procedimiento documentado en el que,
de acuerdo a su análisis de riesgo, solicite requisitos adicionales en
materia de seguridad a aquellos socios comerciales que intervengan en su
cadena de suministros tales como, Transportistas sub-contratados, Agentes
Aduanales, Seguridad Privada, almacenes, pensiones, empresas que brinden el
servicio de Reparación de los Medios de Transporte, Prestadoras de Servicio
para Carga y Descarga de mercancía, proveedores de servicios de limpieza,
seguridad privada, contratación de personal, proveedores de sellos de alta
seguridad, recolección y reciclaje, además de los que arroje el análisis
efectuado.
Los
requisitos deberán estar basados en el “Perfil del Auto Transportista
Terrestre” establecido por la AGACE, o en caso de existir, el Perfil
específico para cada actor de la cadena de suministros que le corresponda.
La
empresa debe solicitar a sus socios comerciales la documentación que acredite
y compruebe que cumple con los estándares mínimos de seguridad establecidos
en este “Perfil del Auto Transportista Terrestre”, ya sea a través de una
declaración escrita emitida por el representante legal del socio, convenios o
cláusulas contractuales respaldado con documentación que avale el
cumplimiento de los requisitos establecidos en el Programa Operador Económico
Autorizado. De igual manera, la empresa transportista debe tener en cuenta y
conocer los requisitos específicos del Programa Operador Económico Autorizado
que serán aplicables a cada uno de sus socios comerciales, en función de su
actividad dentro de la cadena de suministros.
En
el caso de los socios comerciales de la empresa que presten sus servicios en
el interior de las instalaciones, deben estar obligados al cumplimiento de
estos requerimientos de seguridad en la cadena de suministro, por ejemplo,
empresas que brinden el servicio de jardinería, limpieza, cafetería, etcétera.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento que indique cómo lleva a cabo la identificación de socios
comerciales que requieran el cumplimiento de estándares mínimos en materia de
seguridad y de qué forma, estos cumplen dichos requerimientos. Asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
I. Un registro de los socios comerciales que deben cumplir con
requisitos en materia de seguridad, y mencione que tipo de proveedores son
estos (transportistas, almacenes, servicio de custodios, empresa de
seguridad, servicios de reparación de medios de transporte, servicio de carga
y descarga, agentes aduanales, etcétera).
II. Indicar de qué
forma documental (convenios, acuerdos, cláusulas contractuales, y/o adendas),
asegura que sus socios comerciales cumplan con los requisitos en materia de
seguridad.
III. Indicar si existen convenios, acuerdos, cláusulas contractuales y/o
adendas respecto a la implementación de medidas de seguridad con sus
proveedores de servicios al interior de su empresa, tales como: guardias de
seguridad, servicios de limpieza y mantenimiento, etcétera.
IV. Indicar si
cuenta con socios comerciales que se les exija pertenecer a un programa de
seguridad de la cadena de suministros, ya sea de certificación por una
autoridad extranjera o del sector privado (Por ejemplo: CTPAT o algún otro
Programa Operador Económico Autorizado de la OMA) así como la información y
documentación que le son solicitadas.
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4.3
Revisiones del socio comercial.
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La
empresa, a través del Comité de Seguridad debe realizar evaluaciones
periódicas de seguridad (así como derivadas situaciones de riesgo), de los
procesos e instalaciones de los asociados de negocios en base a un análisis
de riesgo, para garantizar que cuentan con estándares mínimos en materia de
seguridad requeridos por la empresa basados en el Programa Operador Económico
Autorizado, mantener registros de las mismas, que permitan constatar que los
procesos y medidas de seguridad se están ejecutando, así como del seguimiento
correspondiente.
Cuando
se encuentren inconsistencias, la empresa transportista deberá comunicarlo a
su socio comercial y proporcionar un período justificado para atender las
observaciones o áreas de oportunidad identificadas, o en caso contrario,
implementar las medidas necesarias para sancionarla.
Realizar
evaluaciones de seguridad de los socios comerciales es importante para
garantizar que exista un programa de seguridad sólido y que funcione
correctamente, es por eso que, además de un procedimiento documentado, debe
existir un programa o calendario para la ejecución de dichas revisiones o
evaluaciones de seguridad priorizando a los socios que son más críticos
conforme a su análisis de riesgo. Si un miembro no es evaluado y la empresa
desconoce si los procesos e instalaciones de sus socios comerciales funcionan
correctamente, ponen en riesgo su cadena de suministro.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento para realizar evaluaciones de seguridad para la verificación de
los requisitos en materia de seguridad de sus socios comerciales, asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
I. Periodicidad con las que se
realizan las visitas al socio comercial (estas deben de ser por lo menos una
vez al año y derivadas de situaciones de riesgo).
II. Registro o
reporte de la verificación y en su caso del seguimiento correspondiente.
III. Programa o
calendario para la ejecución de las revisiones de seguridad.
IV. El o los
formatos de verificación tendrán que estar debidamente requisitados,
colocando la fecha, nombre y cargo de quienes participan en la revisión,
firmas, etcétera.
V. Señalar qué
medidas de acción se toman cuando los socios comerciales no cumplan con los
requisitos de seguridad establecidos.
En
caso de contar con socios comerciales con la certificación de CTPAT u otro
programa de certificación de seguridad en la cadena de suministros, indique
la periodicidad con la que es revisado su estatus, cómo lo registran y
las acciones que toma en caso de detectarse que este suspendido y/o
cancelado, conforme a lo establecido en su procedimiento.
El
procedimiento deberá incluir:
I. Periodicidad
de las visitas.
II. Puntos de
revisión en materia de seguridad.
III. Elaboración de
reportes.
IV. Retroalimentación
y acuerdos con el socio comercial.
V. Seguimiento a
los acuerdos.
VI. Medidas en caso
de la detección del incumplimiento de los requisitos.
VII. Registro de
evaluaciones.
VIII. Área o
responsable de llevar a cabo este procedimiento.
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5.
Seguridad de procesos.
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Deben establecerse
medidas de control para garantizar la integridad y seguridad de los procesos
relacionados con los medios de transporte (en cualquiera de sus modalidades),
manejo, almacenaje de mercancía de comercio exterior (en caso de aplicar),
empresas manufactureras, fabricantes o ensambladoras, proveedores de partes
y/o refacciones, proveedores mecánicos, o de cualquier otro servicio a lo
largo de la cadena de suministros.
Asimismo, deben
existir procedimientos establecidos para impedir, detectar o disuadir que
materiales no declarados o personal no autorizado tengan acceso a los medios
de transporte y contenedores. Estas medidas de control y procedimientos deben
documentarse con la intención y el objetivo de mantener en todo momento la
integridad del medio de transporte y el embarque de importación y exportación
desde el punto de origen hasta su destino final.
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5.1
Mapeo de procesos.
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Se debe contar con un
mapeo de procesos, que describa paso a paso el flujo operativo para el
traslado de mercancías de comercio exterior, a lo largo de la cadena de
suministro que incluya de forma enunciativa mas no limitativa y respecto del
servicio que solicite el contratante lo siguiente: asignación del medio de
transporte, contenedor, remolque, dentro y fuera de los patios conforme a la
disponibilidad, el ingreso a las instalaciones del fabricante, proveedor o
vendedor que describa la carga y descarga de las mercancías, el traslado con
rutas y puntos de descanso autorizados. Si dentro de su cadena de suministro
se subcontrata alguna parte del transporte, es indispensable que se considere
dentro de su análisis de riesgo y su mapeo de proceso, toda vez que, mientras
más proveedores directos e indirectos, mayor es el riesgo involucrado.
Asimismo, el
transportista terrestre deberá contar con procedimientos por escrito para la
designación de operadores/choferes, rutas previamente diseñadas, recolección
de carga y entrega de mercancía de comercio exterior al destino final; manejo
de documentación propia del embarque durante las maniobras de carga y/o
descarga o de forma anticipada; comunicación durante el trayecto de ruta del
embarque entre los puntos intermedios o finales, su relación con otros
actores de la cadena de suministros tales como operadores logísticos, Agentes
Aduanales entre otros y los clientes contratantes.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado donde describa detalladamente el mapeo de procesos o flujo operativo de su
servicio general de transporte y el tipo de servicio que prestan, que incluya
la designación de operadores/choferes, vehículos/unidades rutas previamente
diseñadas, recolección de carga y entrega de mercancía, el manejo de
documentación, la comunicación durante la operación con demás actores de la
cadena de suministros manejo, almacenaje de mercancía de comercio exterior
(en caso de aplicar), empresas manufactureras, fabricantes o ensambladoras,
proveedores de partes y/o refacciones, proveedores mecánicos, o de cualquier
otro servicio incluyendo a sus clientes contratantes.
Con la finalidad de tener bien identificados cada uno de los pasos que
involucran la transportación de la mercancía hasta la entrega en el destino
final.
El
mapeo de procesos debe incluir, los nombres (clave en el RFC y razón social)
de las empresas que le proporcionan los servicios en su proceso logístico.
Este
mapeo debe incluir, por lo menos los siguientes aspectos:
I. Solicitud de servicio.
II. Asignación de Unidad y contenedor o Remolque.
III. Asignación de Operador.
IV. Confirmación de servicio.
V. Instrucciones al Transportista.
VI. Recolección de carga.
a) Identificación ante la empresa.
b) Cartas de Instrucciones para entrega.
VII. Consolidación de la mercancía/Sello del contenedor (si aplica).
VIII. Almacenamiento durante espera de instrucciones de envió u orden de
despacho.
IX. Traslado de mercancías al puerto, frontera, aduana de salida:
a) Señalar los puntos y áreas de descanso o resguardo de los vehículos
de carga durante el traslado de mercancías objeto de comercio exterior
(importación y exportación).
b) Indicar los tiempos estimados que dichos vehículos permanecen
en las áreas de descanso o resguardo (patios de la empresa, aduana de salida,
instalaciones del agente aduanal o agencia aduanal, almacenes, patios de
intercambio (transfer) o transporte, entre otros).
X. Medio de comunicación constante con la empresa transportista
y la empresa contratante (durante el traslado y al término del servicio).
XI. Traslado a punto de des-consolidación (si aplica).
XII. Almacenamiento de espera.
XIII. Desconsolidación.
XIV. Traslado a destino final.
XV. Flujo de información asociado con el embarque.
Proceso de gestión administrativa (Proceso general de
envío de información documental, y cobranza).
Para efectos del proceso de gestión administrativa y
cobranza, la empresa transportista debe contar con un procedimiento
documentado para recibir y registrar la solicitud del servicio que va a
requerir el usuario, debiendo contener, por lo menos la solicitud de
servicio, que incluya de forma enunciativa mas no limitativa al menos la
siguiente información:
I. Origen (Recolección).
II. Destino.
III. Especificaciones de la carga (doméstica, internacional, peligrosa, de
alto valor, etcétera).
IV. Hora y fecha de entrega.
V. Costo por flete.
VI. Seguro:
a) Designación de unidad y operador.
b) Preparación y entrega de documentación:
1. Indicaciones para coordinarse con otros proveedores de servicios que
intervienen en el despacho aduanero y cruce fronterizo (agentes aduanales,
DOT, consolidadores/ des-consolidadores, entre otros).
2. Documentación que se requiera presentar en la aduana.
3. Equipo de protección personal, o alguna petición especial del
agente aduanal o la agencia aduanal.
VII. Lineamiento de carga y descarga de mercancía en la aduana y/o con el
cliente.
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5.2
Entrega y recepción de carga.
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La
empresa transportista debe dar a conocer a los operadores/choferes del
transporte que efectúen la entrega o recepción de carga de comercio exterior
los criterios y condiciones que sus clientes (fabricantes, proveedores, etcétera)
exigen para el manejo de su carga, así como cumplir con los lineamientos de
seguridad con que cuente la empresa para ingresar a sus instalaciones en el
momento de recolección y/o entrega de la carga de comercio exterior. La
empresa transportista deberá dar a sus clientes previamente a que estos
entreguen el embarque y se efectúen maniobras de carga y descarga en los
vehículos designados para tales efectos la información referente a los
operadores/choferes para que puedan ser plenamente identificados al llegar a
sus instalaciones. La empresa transportista debe contar con una base de datos
actualizada con información detallada de sus operadores/choferes.
El
operador/chofer debe conocer los documentos que se le entregarán, los cuales
amparan la propiedad de la carga que será trasladada, como la orden de
remisión o transferencia, así como la hoja de instrucciones que establecerá
de manera precisa los datos de contacto a quien se tendrá que dirigir en caso
de ocurrir algún incidente, inspección por parte de alguna otra autoridad o
modificación de las condiciones originales del embarque, rutas señaladas por
el cliente entre otros.
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Asimismo,
con la documentación que se le entregó, deberá corroborar al momento de carga
y descarga de la mercancía el número de bultos y los candados asignados
descritos en los mismos.
Además,
la empresa transportista deberá emitir por cada embarque, una carta porte
debidamente documentada, que deberá contener, además de los requisitos
fiscales, las disposiciones aplicables contenidas en el Reglamento de
Autotransporte Federal y Servicios Auxiliares.
Previo
a la carga de la mercancía, el operador debe inspeccionar el vehículo para
garantizar que el medio de transporte esté libre de contaminación visible de
plagas.
Adicionalmente,
se debe brindar capacitación a los operadores de transporte para revisar la
documentación de importación y/o exportación a fin de identificar o reconocer
envíos de carga sospechosos, como:
I. Originados o destinados a lugares inusuales;
II. Rutas distintas;
III. Pagos en efectivo;
IV. Observar prácticas inusuales de envío y/o recepción;
V. Falta de información.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado en el que indique paso a paso como se lleva a
cabo la entrega y recepción de la carga, incluyendo: como asignan al operador
y el medio de transporte, como se establece la hora de arribo a las
instalaciones de las empresas para la recolección y entrega de la carga y
como garantiza que el medio de transporte esté libre de contaminación visible
de plagas, en caso de identificar algún tipo de plaga visible, contaminación,
basura, insectos, pasto, hierba o zacate, cómo se reporta y que acciones
realizan al respecto.
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5.3
Procedimiento de seguimiento de la mercancía.
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La empresa
transportista es la responsable de vigilar la integridad del medio de
transporte, así como de la mercancía desde el momento de la carga y hasta su
entrega en el destino establecido por lo que debe contar con procedimientos
documentados en los que se establezca el uso de tecnología para el
seguimiento y supervisión de actividades del movimiento del medio de
transporte que traslada la mercancía de comercio exterior para los traslados
terrestres.
Se
debe contar con un dispositivo capaz de rastrear la posición de los vehículos
en el que se trasladan las mercancías vía GPS/Enlace Satelital durante el
tiempo que dure el traslado, contando con cobertura geográfica continua
durante la ruta. Dicho dispositivo deberá contar con las siguientes
características:
I. Asegurar que el dispositivo no pueda ser removido de la unidad en la
que fue fijado sin que esto se detecte y autorice.
II. Reconocer una Geocerca (límite de desvío).
III. Conocer en todo momento la posición del vehículo.
IV. El dispositivo deberá de contar con un número de Identificación Único
(número de serie).
V. Cuando se detecte una alerta, el dispositivo deberá ser capaz de
cambiar de manera automática la transmisión de la posición del vehículo, para
que se reporte cada quince minutos, en tanto se mantenga la condición que
detonó la alerta.
VI. El dispositivo deberá ser autónomo en su operación; esto es que no
requiera energía del vehículo durante su recorrido.
Se
requiere que el dispositivo cuente con un esquema de alertas, por lo menos
para los siguientes casos:
I. Dispositivo fuera de Geocerca.
II. Dispositivo excede tiempo de inmovilidad.
III. Vehículo excede el tiempo de permanencia en el país.
IV. Remoción no autorizada del dispositivo.
Así
mismo, la empresa transportista debería contar con un dispositivo de
acoplamiento, conector de sensor o tecnología equivalente desde el tractor
hasta el remolque para garantizar que este último también sea monitoreado y
rastreado, evitando que dicho dispositivo sea removido y que pueda contar con
alertas que indiquen el lugar, fecha y hora del enganche y desenganche.
De
igual forma, la empresa debe establecer procedimientos documentados, para
asegurarse en todo momento de la ubicación del vehículo del transportista en
tránsito. Estos procedimientos deben realizarse bajo un análisis de riesgo en
el que se incluya, de manera enunciativa más no limitativa, la identificación
de rutas predeterminadas, tiempos estimados de entrega, así como entre puntos
intermedios, así como de pernocta y/o descanso (patios, pensiones, aduana de
salida, instalaciones del agente aduanal o agencia aduanal, agentes de carga,
paradas autorizadas de comidas, carga de combustible, revisiones mecánicas de
rutina, entre otros) mismos que deben registrarse e incorporarse al proceso
de seguimiento. De igual manera, se deben incluir las medidas y acciones a
realizar en el caso de identificar cualquier retraso en la ruta debido a
condiciones climáticas, tráfico, incidente mecánico, cambios de ruta o la
inspección de alguna autoridad o algún incidente en materia de seguridad.
Debe existir personal capacitado y autorizado para la realización del
monitoreo y/o rastreabilidad permanente de los embarques que trasladen
mercancía de comercio exterior.
Los datos de
monitoreo, seguimiento, supervisión y registro de todos los vehículos en
tránsito que transportan mercancías de comercio exterior (ya sea que crucen
hacia Estados Unidos de América y/o hacia algún otro país), deben preservarse
durante un año cuando la autoridad y/o el transportista
deban realizar una evaluación debido a un incidente de seguridad y/o con
fines de auditoría. Si tienen contratados los servicios de un proveedor
subcontratado para el servicio de transporte de mercancías, la empresa debe
tener acceso al sistema de monitoreo de GPS de su transportista, para que
pueda rastrear el movimiento de sus envíos.
Si
derivado del monitoreo y seguimiento, se identifica una amenaza real (o
concretada) a la seguridad de un envío o medio de transporte, la empresa debe
alertar (tan pronto como sea posible) a los socios comerciales en la cadena
de suministro que puedan verse afectados y, en su caso a la autoridad según
corresponda.
Si
el conductor realiza paradas durante su trayecto, deberá registrarlas y
realizar inspecciones de los medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques utilizados como Instrumentos de Tráfico Internacional, así
como de los dispositivos de cierre, sellos y/o candados para verificar su
integridad e identificar signos de manipulación antes de reanudar el viaje.
De igual forma, el conductor debe ser capaz de reconocer, actuar y reportar
cuando se presenten amenazas durante el traslado de las unidades, como:
intento de robo, secuestro, entre otros.
Con
el objetivo de garantizar que se sigan los procedimientos de seguimiento y
monitoreo, además de supervisar el correcto llenado de los registros
relacionados, la gerencia involucrarse en la vigilancia y monitoreo de los
vehículos de carga en ruta, por lo que debe participar en la realización
periódica de revisiones aleatorias documentadas de los procedimientos de
seguimiento y control. Estas revisiones aleatorias deben comprender la
verificación de los registros de seguimiento que realiza el área encargada
contra los registros de GPS o historiales de ruta, para constatar los
indicadores de tiempo de entrega, puntos intermedios, pernocta y/o descanso.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir
cómo lleva a cabo la revisión de rutas predeterminadas
en base a su análisis de riesgo de forma individual o colectiva con sus
clientes y de qué forma se documenta.
Asimismo,
el monitoreo de los embarques debe documentarse, y este registro debe contar
con la siguiente información:
I. Nombre del
Operador.
II. Origen y
destino del servicio.
III. Cliente.
IV. Tipo de carga.
V. Registros de la
ubicación de la unidad.
VI. Bitácora de
horas de servicio del conductor, el cual es un registro diario que contiene
los datos necesarios para conocer el tiempo efectivo de conducción y
determinar el descanso de acuerdo al Reglamento de Tránsito en Carreteras
Federales.
Anexar
el procedimiento documentado para realizar el monitoreo de los vehículos o
medios de transporte que trasladan mercancía de comercio exterior.
El
procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas no limitativa, lo
siguiente:
I. El área y
persona (s) responsable (s) de la empresa transportista de rastrear y
monitorear los embarques.
II. Indique
quiénes son las personas autorizadas para monitorear y/o rastrear operaciones
de comercio exterior y de qué forma han sido instruidas y capacitadas para
realizar dicha labor.
III. Indicar
mediante qué forma y/o sistemas realizan el monitoreo de los embarques.
IV. Contar con GPS
cuyo hardware externo se encuentre oculto y que pueda resistir los intentos
de quitarlo, indique el tipo de sistema que tienen implementado las unidades
que utiliza y, en caso de ser un servicio tercerizado o subcontratado,
describa las herramientas de consulta de que dispone para poder monitorear la
mercancía.
V. En el caso de
las geocercas, dentro de sus parámetros deben existir o establecerse
tolerancias mínimas permitidas para la ruta de tránsito preestablecida.
VI. Periodicidad
para revisar el estatus de los embarques y conforme a su análisis de riesgo.
VII. Señalar los
medios de comunicación que existan con el operador de la unidad de transporte
(indique si existe más de una forma de comunicarse: Celular, sistema de
rastreo, sistemas de posicionamiento global (GPS) puntos de supervisión
fijos, etcétera).
VIII. Indicar, la
frecuencia con que los clientes son informados de la ubicación de sus
embarques, o si comparten algún sistema de rastreo.
IX. Tener sistemas o procedimientos con instrucciones para responder a
desviaciones significativas de ruta y en caso de existir una demora
(detenciones, cambios o desvíos de ruta, fallas mecánicas, accidentes,
etcétera) para el arribo al área de carga, puntos de transferencia
(intercambio de cajas y semirremolques) o destino final. Asimismo, los
conductores deben notificar (a su supervisor y en su caso al remitente o
consignatario de la mercancía) cualquier retraso significativo en la ruta
debido al clima, el tráfico, accidentes, fallas mecánicas, cambio de ruta,
cuando el operador identifique que lo observan o siguen durante el traslado
de las mercancías, resguardo de unidades, etcétera. Y por su parte, la
empresa debe de verificar de manera independiente la causa de dicho retraso.
X. El procedimiento también debe incluir que, en caso de identificar una
amenaza real o concretada a la seguridad de un envío o medio de transporte;
cómo es que la empresa informa a los socios comerciales de su cadena de
suministro que puedan verse afectados y, en su caso a la autoridad según
corresponda, sobre este tipo de incidentes o presuntivas.
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5.4 Procesamiento de la información y
documentación de la carga.
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Las
empresas transportistas deben tener procedimientos por escrito para asegurar
que tanto la información electrónica y/o documental que es enviada por sus
clientes a partir de su solicitud de servicio, durante el movimiento y el
traslado de la mercancía, así como la información recibida por los asociados
de negocio sea legible, completa, exacta, reportada en tiempo y protegida
contra cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
De
igual manera, los formularios y la documentación relacionada con la
importación y/o exportación deberían asegurarse para evitar el uso no
autorizado.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para el procesamiento de la documentación de la
carga. Explique brevemente en qué consiste.
I. Detallar como recibe y transmite información y documentación
relevante al traslado de mercancía de comercio exterior con sus socios
comerciales (Indique si utiliza un sistema informático de control específico
y explique brevemente su función). Asimismo, detalle cómo garantiza que la
información proporcionada sea legible, completa, exacta, reportada en tiempo
y protegida contra cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
II. La información electrónica de los embarques y carga en general debe
de incluir el número de sello y/o candado con el que se aseguró la carga.
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6. Gestión aduanera.
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La empresa transportista debe contar con procedimientos
documentados, en el que se establezcan políticas internas y de operación, así
como de los controles necesarios para el debido cumplimiento de las
obligaciones aduaneras.
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6.1 Obligaciones aduaneras.
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Para
el caso de empresas transportistas que ingresan a los recintos fiscales o
fiscalizados para el traslado de mercancías de comercio exterior deberán
contar con un procedimiento documentado para la obtención del registro del
CAAT, conforme a lo establecido en los artículos 1 y 20 de la Ley y la regla
2.4.5.
Las
empresas transportistas que cuenten con inscripción en el registro de
empresas transportistas de mercancías en tránsito, de conformidad con la
regla 4.6.11., deben contar con un procedimiento documentado con el objetivo
de cumplir con lo establecido en la regla 4.6.18.
Tratándose
de tránsitos internos de mercancía de comercio exterior a los que se refiere
los artículos 127 de la Ley y la regla 4.6.11., la empresa transportista
deberá contar con un procedimiento documentado con el que garantice el aviso
a las autoridades aduaneras causado por arribo extemporáneo, señalando las
causas que originaron el retraso, el lugar donde se encuentre el medio de
transporte, el número de pedimento de tránsito y el estado que guardan los
candados oficiales en su caso (artículo 188 del Reglamento).
Para
efectos de lo estipulado en el artículo 128 de la Ley y la regla 4.6.17., la
empresa transportista en su caso, deberá de contar con un procedimiento
documentado con el que garantice que el tránsito interno de las mercancías,
debe efectuarse dentro de los plazos máximos establecidos en el Anexo 15.
Para
los casos de destrucción de mercancías previstos en el artículo 94 de la Ley
y 141 del Reglamento, la empresa transportista deberá contar con un
procedimiento documentado por el que garantice la entrega de los avisos de
forma clara, precisa y exacta ante la aduana de destino.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Indicar si cuenta con
el CAAT y en su caso, indique su número de registro.
Anexar el
procedimiento que describa los pasos a seguir para la obtención del CAAT
(este procedimiento debe incluir los pasos a seguir para obtener el número de
dispositivo de identificación de radiofrecuencia (transponder), además de
incluir, quién y cómo se actualiza la información relacionada a su parque
vehicular y los operadores de transporte.
Indicar si cuenta con el “Registro para llevar a cabo
el tránsito de Mercancías”, en caso afirmativo, anexar los siguientes
procedimientos:
I. Procedimiento documentado para dar cumplimiento a la regla 4.6.18. el
cual deberá incluir de forma enunciativa más no limitativa lo siguiente:
a) Avisos a la autoridad, de los cambios en la información proporcionada
para la obtención del registro.
b) Integrar y mantener actualizado un registro diario automatizado
de usuarios del servicio.
c) Integración de un expediente por cada usuario del servicio.
II. Anexar el procedimiento documentado con el que garantice el
aviso a las autoridades aduaneras causado por arribo extemporáneo conforme
artículo 188 del Reglamento.
III. Anexar el procedimiento documentado al que se refiere el
artículo 128 de la Ley en relación con la regla 4.6.17, y en su caso describa
como garantiza el cumplimiento de los plazos establecidos de traslados a que
se refiere el Anexo 15.
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7.
Seguridad de los vehículos de carga, contenedores, remolques y/o
semirremolques.
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Se debe mantener la seguridad de
los medios de transporte, tractores, contenedores, remolques y semirremolques
(incluyendo vehículos de carga, tipo de camioneta pick up, furgoneta o van,
entre otros), para protegerlos de la introducción de personas y/o materiales
no autorizados. Por lo anterior, es necesario tener procedimientos
documentados para revisar, sellar y mantener la integridad de los mismos. De
igual manera, el proceso de inspección dichos medios de transporte,
contenedores, carros de tren, remolques y semirremolques utilizados como
Instrumentos de Tráfico Internacional, debe de incluir un procedimiento de
inspecciones agrícolas para buscar plagas visibles y deficiencias
estructurales graves. La contaminación por plagas se define como formas visibles
de animales, insectos u otros invertebrados (vivos o muertos, en cualquier
etapa del ciclo de vida, incluidos huevos, etcétera), o cualquier material
orgánico de origen animal (incluidos sangre, huesos, cabello, carne,
secreciones, excreciones, etcétera); plantas o productos vegetales (incluidas
frutas, semillas, hojas, ramitas, raíces, corteza, etcétera); u otro material
orgánico, incluidos los hongos, tierra o agua; cuando dichos productos no
sean la carga declarada dentro de los Instrumentos de Tráfico Internacional.
En caso de utilizar sellos de alta
seguridad, es necesario contar con procedimientos para sellar correctamente y
mantener la integridad de los contenedores y remolques desde el punto de
carga. Se debe aplicar un sello de alta seguridad a todos los contenedores y
remolques a los embarques de comercio exterior, los cuales deben cumplir o
exceder la Norma ISO 17712 para sellos de alta seguridad.
Con
el objetivo de mantener la seguridad de la cadena de suministros, la empresa
transportista debe inspeccionar todos los vehículos de carga de forma
sistemática a la entrada y salida de sus instalaciones (domésticos y de
tráfico internacional), además de llevar un registro.
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7.1
Uso de sellos y/o candados en contenedores y remolques.
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El
uso y colocación de sellos o candados en los medios de transporte
(contenedores, remolques y semirremolques), es considerado un proceso crítico
y necesario para mantener la integridad de los embarques que trasladan
mercancía de comercio exterior, es por ello que la empresa transportista
deberá documentar los procedimientos que incluyan el control, resguardo,
asignación, manejo de discrepancias, reemplazo y destrucción de candados y
sellos que cumplan o exceden la Norma ISO 17712.
La
empresa transportista debe contar con un procedimiento documentado donde se
identifiquen los medios de transporte y, en su caso, de los contenedores,
carros de tren y/o semirremolques utilizados en su cadena logística
internacional y se indique de qué forma se mantiene la integridad de los
mismos.
Por
lo anterior, como uno de los mecanismos de seguridad, la empresa
transportista debe utilizar los candados o sellos de Alta Seguridad que
cumplan o excedan la Norma ISO 17712 en todos los contenedores y remolques
cargados que sean objeto de comercio exterior y mantener su integridad hasta
la entrega en el destino final. Para ello, la empresa transportista debe
tener procedimientos documentados para colocar y verificar la correcta
aplicación de los sellos, su inspección en puntos intermedios, destino final
y de su reemplazo cuando sean abiertos por alguna autoridad.
En
caso de una inspección de este tipo, los conductores deben notificar y
registrar cualquier anomalía o modificación estructural inusual que se
encuentre en el medio de transporte derivado de dicha revisión. Los
procedimientos deben incluir los pasos a seguir si se descubre que un sello
está alterado, manipulado o hay un número de sello incorrecto en la
documentación, los protocolos de comunicación a los socios comerciales
involucrados en la cadena de suministros y la investigación del incidente de
seguridad, estas deben notificarse al personal de seguridad, socios
comerciales que pueden ser parte de la cadena de suministro afectada,
especialista de seguridad o contacto del Programa Operador Económico
Autorizado.
La
empresa transportista deberá verificar y evidenciar que durante los puntos de
carga, así como en las revisiones por parte de alguna autoridad o bien por
cambios en las condiciones originales del embarque, se apliquen y coloquen
correctamente los sellos o candados de alta seguridad que cumplan o excedan
la Norma ISO 17712; para el caso de operaciones de recolección y entrega de
carga consolidada que no utiliza los centros de consolidación para ordenar o
consolidar la carga antes de llegar al destino, la empresa transportista
deberá en cada parada y antes de llegar al destino colocar sellos de alta
seguridad al remolque, semirremolque o contenedor. La gerencia de la
empresa o un supervisor de seguridad debe realizar auditorías periódicas y
documentadas de los sellos y/o candados de alta seguridad, estas revisiones
deben incluir la verificación del inventario de sellos y/o candados
almacenados y la compulsa con los registros de inventario y los documentos de
envío.
Asimismo,
la empresa debe tener procedimientos documentados que describan claramente
cómo serán controlados los sellos de alta seguridad por el transportista
durante el tránsito en ruta, y que de manera enunciativa mas no limitativa
contengan lo siguiente:
I. Verificar la
correcta colocación de sellos o candados conforme al método de inspección
VVTT para evidenciar y descartar manipulaciones indebidas:
a) V- Ver el sello y
mecanismos de las cerraduras del contenedor.
b) V- Verificar el
número de sello.
c) T- Tirar del sello
para asegurarse que está correctamente puesto.
d) T- Torcer y girar
el sello para asegurarse.
II. Revisar y
cotejar la documentación que contenga el número del sello o candado original
y de los adicionales que se lleven consigo durante el traslado de la
mercancía.
III. Si la empresa utiliza sellos de cable este deberá colocarse a las dos
barras verticales del contenedor.
IV. Revisar que los dispositivos de
cierre, bisagras y pasadores, estén unidos al remolque o contenedor, y
soldados o con remache.
V. Considerar el tipo de reportes y
registros que se realizaran si el sello es removido, incluso por autoridades
oficiales o por motivo de incidente durante el traslado de la carga, debiendo
contemplar la instalación de un segundo sello como reemplazo y su debida
notificación con el dueño de la mercancía.
VI. Si la
empresa utiliza sellos de cable este deberá colocarse a las dos barras
verticales del contenedor.
VII. Revisar que los dispositivos de
cierre, bisagras y pasadores, estén unidos al remolque o contenedor, y
soldados o con remache.
VIII. Considerar el tipo de reportes y
registros que se realizaran si el sello es removido, incluso por autoridades
oficiales o por motivo de incidente durante el traslado de la carga, debiendo
contemplar la instalación de un segundo sello como reemplazo y su debida
notificación con el dueño de la mercancía.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento documentado para la revisión de los sellos y/o candados en los
vehículos, medios de transporte, contenedores, remolques y/o semirremolques.
Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
I. Verificar que el sello o
candado esté intacto y determinar si existe evidencia de manipulación
indebida.
II. Utilizar el método de
inspección de VVTT.
III. Revisar y cotejar la
documentación que contenga el número del sello o candado original y, en su
caso, de los adicionales que se lleven en el traslado de la mercancía. En
caso de utilizar el sello y/o candado de reemplazo, deberá de registrarse
dicho número dentro del control de la empresa transportista. Si se
identifican sellos y/o candados alterados se deben guardar para ayudar a
realizar la investigación de dicho incidente o discrepancia y según
corresponda, reportar los sellos y/o candados comprometidos a la autoridad
extranjera.
IV. Revisar que los dispositivos de
cierre, bisagras y pasadores, estén unidos al remolque o contenedor, y
soldados o con remache. También, pueden colocar placas protectoras en las
bisagras de las puertas y/o colocar un sello/cinta adhesiva sobre al menos de
cada lado. También, se debe verificar el correcto funcionamiento de las
manijas, cerrojos y todos los demás mecanismos de bloqueo o cierre de los
vehículos de carga para detectar manipulaciones y cualquier inconsistencia
antes de colocar cualquier dispositivo de sellado.
V. Indicar cómo
asignan y remplazan los candados de alta seguridad, en el caso de que,
durante el recorrido, sea inspeccionado por alguna otra autoridad. Si se
rompe un sello y/o candado en tránsito, se debe examinar la carga, registrar
el número de sello y/o candado de reemplazo y el conductor (así como la
empresa de transporte) debe de notificar de inmediato a los asociados de
negocio cuando esto suceda, indicar quién lo rompió y proporcionar el nuevo
número de sello.
Anexar
el procedimiento documentado para el control y manejo de los sellos y/o
candados. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
I. Qué tipo de
sellos y/o candados utiliza en sus operaciones (comercio exterior, tránsito,
almacenaje, etcétera).
II. Quién tiene
acceso y cómo se resguardan los candados y/o sellos. La gestión de los sellos
y/o candados debe estar restringida solo al personal autorizado; almacenarse
en un lugar seguro, tener un inventario, control de su distribución y
seguimiento (registro de sellos que se utilizan, así como de la recepción de
nuevos sellos y/o candados.
III. Describir cómo
la gerencia de la empresa o el supervisor de seguridad participan en las
auditorías de los sellos y/o candados de alta seguridad, las revisiones que
realizan, los registros que generan y las acciones que realizan en caso de
identificar discrepancias. También, cómo los supervisores del área de
embarques y/o los gerentes de almacén verifican números de sello utilizados
en los medios de transporte e Instrumentos de Tráfico Internacional para
corroborar que la información sea correcta (este proceso también puede estar
incluido dentro de las auditorías internas a que refiere el sub-estándar 1.3
del presente documento).
IV. Cómo se atienden
las discrepancias en los números de sellos y/o candados.
V. Indicar quién es
el proveedor(es) y cómo se comprueba que las especificaciones de los sellos
y/o candados cumplan con la Norma ISO 17712 (anexar certificado expedido por
la empresa certificadora encargada de verificar el cumplimiento de la ISO
correspondiente).
Todos
los procedimientos escritos deben difundirse y mantenerse a nivel operativo
para que sean de fácil acceso para los empleados encargados de ejecutar las
tareas arriba descritas, revisarse al menos una vez al año y actualizarse
según sea necesario.
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7.2
Inspección de los medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques.
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La
empresa transportista debe tener procedimientos para realizar de forma
permanente una revisión a los medios de transporte (tractores), contenedores,
remolques y semirremolques utilizados como Instrumentos de Tráfico
Internacional, incluso la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las
puertas con la finalidad de identificar compartimientos naturales u ocultos,
utilizando una lista de verificación o formato que incluya los principales
puntos a revisar. Dicha revisión debe ser efectuada por los operadores/choferes
o personal designado por la empresa para tal efecto. Asimismo, se deben
revisar periódicamente las condiciones físico-mecánicas de los medios de
transporte para comprobar su buen funcionamiento.
Las
inspecciones de los medios de transporte o vehículos de carga, contenedores y
remolques deben ser sistemáticas, y efectuarse en la entrada y salida de los
patios o sitios de resguardo y en su caso, en el punto de carga de las
mercancías (empresa contratante); y si la infraestructura lo permite, antes
de llegar a la aduana de despacho utilizando el método de inspección de VVTT.
Deberá llevarse un registro de estas inspecciones, en un área de acceso
controlado y realizarse en un lugar monitoreado por los sistemas de alarma y
de circuito cerrado de televisión y video vigilancia, dicho sistema debe
cubrir el sistema de inspección en su totalidad.
El procedimiento
documentado para su inspección debe incluir de manera enunciativa, más no
limitativa, los siguientes puntos de revisión:
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Medios de Transporte
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Contenedores, Remolques y Semirremolques
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I. Defensa.
II. Llantas y rines (tractor y
remolque).
III. Piso (tractor).
IV. Tanques de combustible.
V. Interior de la cabina
(dormitorio, y compartimiento de herramientas).
VI. Tanques de aire.
VII. Chasis.
VIII. Área de la quinta rueda.
IX. Ejes de transmisión.
X. Tubo de escape.
XI. Motor.
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I. Puertas exteriores e
interiores.
II. Paredes laterales (izquierda
y derecha).
III. Techos interno y externo.
IV. Pared frontal.
V. Piso interno.
VI. En su caso, el sistema de
refrigeración.
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De
igual manera, antes de cargar los medios de transporte, contenedores, carros
de tren, remolques y semirremolques utilizados como Instrumentos de Tráfico
Internacional, deben pasar por inspecciones agrícolas y de seguridad para
garantizar que sus estructuras no hayan sido modificadas para ocultar
contrabando o que hayan sido contaminadas con plagas agrícolas visibles,
mantener un registro y estar respaldadas por un procedimiento documentado. Si
se encuentra contaminación visible de plagas durante la inspección o
transporte de mercancías objeto de comercio exterior, se debe limpiar (lavar,
aspirar, etcétera) para eliminar dicha contaminación. El conductor debe
asegurar antes del cruce, que la cabina se encuentre limpia y libre de
basura.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el
procedimiento documentado para llevar a cabo la inspección de seguridad y
agrícola de los medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
I. Responsables de llevar a cabo
la inspección.
II. Definición del lugar(es) donde
se lleva a cabo la inspección e indicar si cómo es el monitoreo realizado por
los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video
vigilancia.
III. Los puntos de
revisión para medios de transporte, remolques, semirremolques y contenedores
tanto de seguridad como aquellas de calidad e inspecciones agrícolas con cuya
finalidad es buscar plagas visibles.
IV. Instrucciones
para que el conductor se asegure antes del cruce, que la cabina se encuentre
limpia y libre de basura.
Anexar
el formato que utiliza para realizar la inspección que dé cumplimiento a los
requisitos mínimos que se indican en el presente sub-estándar. Si utiliza
otro tipo de vehículos de carga para el transporte de las mercancías
(camionetas tipo van, pickup, 3.5 toneladas, pipas, etcétera), su
procedimiento y formato de inspección deberán de incluir el proceso y puntos
de revisión. Asimismo, el formato de inspección de seguridad y agrícola
deberá incluir la siguiente información:
I. Fecha de
inspección;
II. Hora de la
inspección;
III. Placas del
vehículo (tractor y remolque);
IV. Número de
contenedor/remolque;
V. Áreas
específicas de los vehículos de carga que fueron inspeccionadas; y
VI. Nombre del
empleado que realiza la inspección y del supervisor.
Los
formatos de inspección de seguridad y agrícola podrán estar firmados por el
supervisor para corroborar su información y ser parte de la documentación de
importación y exportación:
I. Tratándose de
empresas transportistas de materiales y residuos
peligrosos, cada vehículo deberá contar con una bitácora de revisión ocular
diaria de la unidad de autotransporte.
La documentación debe conservarse durante un año para
una investigación en caso de ocurrir algún incidente de seguridad, así como
para demostrar el cumplimiento continuo de estos requisitos de inspección.
Adicionalmente, y conforme al análisis de riesgo, la
empresa transportista debería realizar revisiones aleatorias periódicas de
vehículos de carga para verificar que se hayan realizado de forma correcta,
contrarrestar las conspiraciones internas y prevenir incidentes de seguridad.
Las revisiones deben realizarse al azar, sin previo aviso, para que no se
vuelvan predecibles, además de llevarse a cabo en distintos lugares donde el
medio de transporte pueda ser susceptible de contaminación (patio de maniobras,
áreas de embarque y desembarque, después de cargar la unidad y en ruta hacia
la frontera de los Estados Unidos de América).
Descripción del lugar(es) donde se lleva a cabo la
inspección e indicar si está monitoreada por los sistemas de alarma y de
circuito cerrado de televisión y video vigilancia.
Asimismo, describa el procedimiento que se realiza a
los medios de transporte, vehículos de carga, remolques, semirremolques y/o
contenedores utilizados como Instrumentos de Tráfico Internacional, para
validar que cumplen las condiciones físico-mecánicas para la operación diaria
en caminos y puentes de jurisdicción federal, además de validar de que
cuenten con registros de este tipo de mantenimiento de por lo menos un año.
Dicho procedimiento debe incluir adicionalmente lo
siguiente:
I. Personal responsable.
II. Lugares donde se realizan las inspecciones.
III. En caso de detectarse alguna condición y/o anomalía
físico-mecánica que afecte el buen funcionamiento de las unidades, cómo se
reportan, y qué medidas se deben llevar a cabo.
IV. Señalar que tipo de registro se
lleva a cabo.
Para
los casos en los que por motivo de modificaciones estructurales mayores en
los medios de transporte tales como ejes, muelles, modificaciones de chasis e
incluso adaptaciones en las cabinas, entre otros, el propietario y
responsable del parque vehicular, tendrá que contemplar de conformidad a su
análisis de riesgo, una revisión más exhaustiva al vehículo que se trate a
efecto de cuidar la integridad del mismo, ante esto:
I. Indicar si la reparación o mantenimiento de las unidades
de transporte (tractores), contenedores o remolques, se realizan en las
mismas instalaciones, o son llevados con un proveedor externo.
II. Describir brevemente cómo se lleva a cabo la
entrega-recepción de los vehículos que sufrieron una modificación como las
que se comentaron en el párrafo anterior.
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7.3
Almacenaje de vehículos, medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques.
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La empresa
transportista debe mantener la integridad en todo momento de los medios de
transporte (tractores, contenedores, remolques y/o semirremolques entre
otros) estableciendo controles dentro de sus instalaciones. Si estos se
encuentran vacíos y deben almacenarse en las áreas de estacionamiento,
deberán ser asegurados con un candado y/o sello indicativo o, en su caso, en
un área segura que se encuentre resguardada y/o monitoreada.
Cuando se tenga que
almacenar o pernoctar algún contenedor, remolque y/o semirremolque con
mercancías de comercio exterior, este debe encontrarse en un área segura que
cuente con barreras perimetrales y monitoreada por los sistemas de alarma y
de circuito cerrado de televisión y video vigilancia, para impedir el acceso
no autorizado y la manipulación de la unidad y la mercancía, por lo que debe
de estar cerrado con un candado de alta seguridad de acuerdo a la Norma ISO
17712.
Si durante el
trayecto en la ruta autorizada al destino final, se considera trasladarse a
una instalación que se encuentre habilitada como patio de almacenaje para
vehículos, medios de transporte, contenedores, remolques y semirremolques, ya
sea de su propiedad o a través de un tercero, la empresa transportista deberá
garantizar que dichas instalaciones cumplen los criterios mínimos en materia
de seguridad basados en este “Perfil del Auto Transportista Terrestre”
establecido por la AGACE, o en su caso, de algún otro Programa Operador
Económico Autorizado.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir de qué
manera asegura la integridad de los medios de transporte que trasladan
mercancía de comercio exterior (cajas, contenedores, remolques y/o
semirremolques).
Indicar los tipos de
sellos y/o candados utilizados para cajas, contenedores, remolques, y/o
semirremolques.
Indicar
cuantas instalaciones contempla la empresa para el almacenaje de vehículos,
medios de transporte, contenedores, remolques y semirremolques y agregue los
siguientes datos de cada una de estas:
I. Nombre o denominación de la instalación.
II. Dirección completa de la instalación.
III. Superficie de la instalación marcada en m2.
IV. Indicar cuantos embarques de comercio exterior ingresan a la
instalación (impo/expo).
V. Número de personas que laboran en esta instalación.
VI. Cuando alguna instalación haya sido visitada por parte de
CTPAT indique la fecha en la que se realizó la visita.
VII. Indicar en cada una de las instalaciones cual pertenece a la
empresa o es un servicio contratado a través de un tercero.
VIII. Describir cómo se asegura de que su socio
comercial que le presta el servicio de almacenaje cumple con los
requerimientos mínimos en materia de seguridad.
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8.
Seguridad del personal.
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Se
debe contar con procedimientos documentados para el registro y evaluación de
personas que desean obtener un empleo dentro de la empresa transportista y
establecer métodos para realizar verificaciones periódicas de los empleados
actuales.
También,
deben existir programas de capacitación continuos para el personal
administrativo y operativo que difundan las políticas de seguridad de la
empresa, así como las consecuencias y acciones a tomar en caso de cualquier
falta.
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8.1
Verificación de antecedentes laborales.
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La empresa
transportista debe tener procedimientos documentados para investigar y
verificar la información asentada en el currículo, antecedentes criminales
(si la legislación y las políticas de la empresa lo permiten) y solicitud de
los candidatos con posibilidad de empleo, de conformidad con la legislación
local, ya sea por cuenta propia o por medio de una empresa externa.
De igual forma, para
los cargos que por su sensibilidad así lo requieran y afecten la seguridad de
los embarques que sean objeto de comercio exterior, de conformidad con su
análisis de riesgo efectuado previamente, deberán considerar solicitar
requisitos más estrictos para su contratación, los cuales se deberán realizar
de manera periódica.
Respecto al personal
que ya labora en la compañía, se deben realizar investigaciones periódicas en
función de las actividades y/o la sensibilidad del puesto del empleado.
Este procedimiento
debe contemplar la creación y actualización de los expedientes del personal,
mismos que deberán tener un acceso restringido y contener la siguiente
información de manera enunciativa, más no limitativa:
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I. Solicitud de empleo.
II. Fotografía actualizada (en formato electrónico o impresa).
III. Copia de la identificación oficial.
IV. Copia de la licencia de conducir federal vigente expedida por
la SICT de acuerdo al tipo de servicio a prestar.
V. Copia del comprobante de domicilio actualizado.
|
VI. Copia del acta de nacimiento.
VII. Alta ante las Instituciones de seguridad social.
VIII. Cartas de recomendación.
IX. Evaluaciones (Examen Toxicológico obligatorio para
operadores/choferes) por lo menos cada seis meses.
X. Términos de contratación.
XI. Examen de conocimientos mecánicos mínimos.
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De igual forma, para
los puestos sensibles que se hayan identificado en el análisis de riesgo
efectuado previamente y afecten directamente la seguridad de los medios de
transporte, deberán considerar el solicitar requisitos más estrictos para su
contratación, los cuales se deberán realizar de manera periódica (ej.
Operadores/choferes).
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento documentado para la contratación del personal y asegúrese de
incluir lo siguiente:
I. Requisitos y documentación
exigida.
II. Pruebas y exámenes solicitados.
Indicar las áreas y/o
puestos críticos que se hayan identificado como de riesgo, conforme a su
análisis y señale lo siguiente:
I. Indicar cuales
son los requerimientos adicionales para áreas y/o puestos de trabajo
específicos como antecedentes criminales (si la legislación y las políticas
de la empresa lo permiten), carta de antecedentes no penales, estudios
socioeconómicos, estudios clínicos, toxicológicos (uso de drogas), etcétera.
En su caso, señale los puestos o áreas de trabajo en que se requieren y con
qué periodicidad se llevan a cabo.
II. Indicar si
previo a la contratación, el candidato debe firmar un acuerdo de
confidencialidad o un documento similar.
Los
procedimientos para la contratación del personal y contratistas podrán
incluir:
I. Investigaciones
exhaustivas de los antecedentes laborales y personales de los nuevos
empleados.
II. Cláusulas de
confidencialidad y responsabilidad en los contratos de los empleados.
III. Requerimientos
específicos para puestos críticos.
IV. En su caso, la
actualización periódica del estudio socioeconómico y físico/médico de los
empleados que trabajen en áreas críticas y/o sensibles.
V. Proceso de
contratación y requisitos que solicitan para los empleados temporales y
contratistas.
VI. Indicar los
exámenes médicos y toxicológicos que se realizan a los operadores/choferes.
VII. En caso de
contratar una agencia de servicios para la contratación de personal, indique
si esta cuenta con procedimientos documentados para la contratación de
personal y cómo se asegura de que cumplan con el mismo. Explique brevemente
en qué consisten.
VIII. La empresa puede
considerar los resultados de las verificaciones de antecedentes de los
candidatos, según lo permita la legislación vigente para tomar decisiones de
contratación. Las verificaciones de antecedentes no se limitan a la
verificación de identidad y antecedentes penales. En áreas de mayor riesgo,
puede justificar investigaciones más profundas.
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8.2 Procedimiento para baja del personal.
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Deben existir
procedimientos documentados para la baja del personal, en los que se incluya
la entrega de identificaciones, y cualquier otro artículo que se le haya
proporcionado para realizar sus funciones (llaves, uniformes, gafetes y/o
credenciales, equipos informáticos, contraseñas, herramientas, etcétera).
Asimismo, este procedimiento debe incluir la baja en aquellos sistemas tanto
informáticos como de accesos, entre otros que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir
el procedimiento para la baja del personal, y asegúrese de incluir lo
siguiente:
I. Quién es el
responsable de llevar a cabo y dar seguimiento a este procedimiento.
II. Cómo se realiza y confirma la entrega de identificaciones, uniformes,
llaves y demás equipo.
III. Indicar el
control, registro y/o formato, en el que se identifique y asegure la entrega
de material, y baja en sistemas informáticos (en su caso, anexar).
IV. Señalar el tipo
registros del personal que finalizó su relación laboral con la empresa
transportista, para que cuando haya sido por motivos de seguridad, se
prevenga a sus proveedores de servicios y/o asociados de negocio.
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8.3 Administración de personal.
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La
empresa transportista debe mantener un sistema, control o base datos de
empleados activos actualizada. Asimismo, se debe realizar y mantener
actualizados los registros de afiliación ante las Instituciones de seguridad
social y demás registros legales de orden laboral.
En
el caso de que la empresa cuente con personal contratado por sus socios
comerciales y laboren dentro de las instalaciones, deberá asegurarse de que
cumplan con los requerimientos establecidos para el resto de sus empleados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar
si la empresa cuenta con un sistema, control o base de datos actualizada,
tanto del personal contratado directamente, como aquel contratado a través de
una empresa proveedora de servicios y asegúrese que incluya de forma
enunciativa mas no limitativa los siguientes puntos:
I. Nombre
completo.
II. Fotografía
actualizada mínimo cada cinco años.
III. Datos
personales (edad, nombre, fecha de nacimiento, número telefónico, domicilio,
CURP, número de seguridad social, tipo sanguíneo, alergias, etcétera).
IV. Filiación.
V. Antecedentes
laborales.
VI. Enfermedades.
VII. Exámenes
médicos.
VIII. Capacitación.
IX. Tipo de licencia
y estatus de la misma (deben contar con un registro de licencias de
transportistas con la vigencia correspondiente, con el fin de evitar que sus
choferes viajen con la licencia vencida).
X. Resultados de
evaluaciones periódicas.
XI. Observaciones.
XII. Este personal,
deberá estar contratado de acuerdo a las leyes y reglamentos de orden laboral
vigentes.
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9.
Seguridad de la información y documentación.
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Deben
existir medidas de prevención para mantener la confidencialidad e integridad
de la información y documentación relativa a los embarques que trasladen
mercancía de comercio exterior, incluyendo aquellos utilizados para el
intercambio de información con otros integrantes de la cadena de suministros.
Asimismo, deben existir políticas y/o procedimientos integrales documentados
para proteger los sistemas de Tecnologías de la Información, que incluyan las
medidas contra el mal uso, además de identificar y priorizar acciones para
reducir el riesgo de la ciberseguridad. También, podrían abordar cómo un
miembro comparte información sobre amenazas de seguridad cibernética con el
gobierno y otros socios comerciales.
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9.1
Clasificación y manejo de documentos.
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Deben existir
procedimientos para clasificar documentos de acuerdo a su sensibilidad y/o
importancia, con especial énfasis en aquella recibida por sus contratantes
donde se describe información relacionada con rutas, materiales, mercancías
y/o bienes que se trasladan, cartas de instrucciones, horarios, nombres de
clientes y/o contactos, entre otros. La documentación sensible e importante
debe ser almacenada en un área segura que solamente permita su acceso a
personal autorizado. Se deben conducir revisiones de forma regular para
asegurar que los documentos no sean utilizados de manera indebida.
Se
debe identificar el tiempo de vida útil de documentación y/o expedientes y
establecer procedimientos para su destrucción.
I. La empresa
debe contar con expedientes actualizados y resguardados de los medios de
transporte, contenedores, remolques y semirremolques, con lo siguiente:
a) Acreditación de la
propiedad o legal posesión del vehículo con factura, carta factura,
pedimento, contrato de arrendamiento o documento del Registro Nacional de
Vehículos.
b) Tarjeta de
circulación.
II. Póliza de
seguro de responsabilidad civil por daños a terceros o fondo de garantía
vigente.
III. Certificado de
baja emisión de contaminantes.
IV. Para el caso del
traslado de materiales y residuos peligros, la empresa transportista deberá
contar con póliza de seguro de daños al medio ambiente.
Lo
anterior de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento de Autotransporte
Federal y Servicios Auxiliares y el Reglamento para el Transporte Terrestre
de Materiales y Residuos Peligrosos.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para el registro, control y almacenamiento de
documentación impresa (clasificación y archivo de documentos), debiendo
incluir:
I. Registro de
control para entrega, préstamo, entre otros de documentación.
II. Acceso
restringido al área de archivos.
III. Políticas de
almacenamiento y clasificación.
IV. Un plan de
seguridad actualizado que describa las medidas en vigor relativas a la
protección de los documentos contra accesos no autorizados, así como contra
la destrucción deliberada o la pérdida de los mismos.
V. Para el caso de
información electrónica o digital, deberá apegarse a los criterios de
seguridad del sub-estándar 9.2 Seguridad de la Tecnología de la Información.
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9.2
Seguridad de la Tecnología de la Información.
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Para
proteger los sistemas de Tecnologías de la Información contra amenazas
comunes de ciberseguridad, una empresa debe contar con suficiente protección
que impulse la seguridad en la infraestructura de Tecnologías de la
Información (software y hardware) contra malware (virus, spyware, gusanos,
troyanos, etcétera), baiting, phishing e intrusiones internas/externas
(firewalls) en los sistemas informáticos de las compañías. De igual manera,
las empresas deben asegurarse de que su software de seguridad esté activo y
reciba actualizaciones periódicas.
En
el caso de los sistemas automatizados y equipos de cómputo, se deben utilizar
cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la contraseña. Con el
fin de proteger la confidencialidad, integridad y disposición de la
información, la empresa debe tener políticas, procedimientos y normas de
tecnología de informática establecidas, que se deben comunicar mediante un
programa de capacitación para todos los empleados que manejan equipos de
cómputo y sistemas, que incluya temas para prevenir ataques a través de la
ingeniería social y todas aquellas amenazas a los que están expuestos
(malware, baiting, phishing, etcétera). Las empresas que permiten a sus
empleados conectarse de forma remota a una red, deben emplear tecnologías
seguras, como redes privadas virtuales (VPN), para permitir que los empleados
accedan a la intranet de la empresa de forma segura
cuando se encuentran fuera de la oficina, así como procedimientos diseñados
para evitar el acceso remoto de usuarios no autorizados.
Por
lo anterior deben existir procedimientos escritos e infraestructura para
proteger a la empresa contra pérdidas robo, fuga, hackeo y/o secuestro de
información, esto incluye el procedimiento para la recuperación (o reemplazo)
de los sistemas y/o datos de tecnologías de la información, así como un
sistema establecido para identificar el abuso de los sistemas de Tecnologías
de la Información y detectar el acceso inapropiado y/o la manipulación
indebida o alteración de los datos comerciales y del negocio, así como un
procedimiento escrito para la aplicación de medidas disciplinarias apropiadas
a todos los infractores. El acceso a los sistemas de Tecnologías de la
Información debe protegerse contra la infiltración mediante el uso de
contraseñas seguras, que incluyan frases u otras formas de autenticación. Los
usuarios de dichos sistemas de Tecnologías de la Información, deben
salvaguardar y no compartir sus claves de accesos o contraseñas. Toda la
infraestructura de Tecnologías de la Información debe estar protegida
físicamente contra el acceso no autorizado.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento para la recuperación o reemplazo de los sistemas y/o datos
de Tecnologías de la Información, que incluya cómo respalda y garantiza la
seguridad de su información, además de protegerla de posibles pérdidas.
Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar la frecuencia con que se llevan a cabo las copias
de respaldo.
II. Quién tiene acceso a las mismas, y quién autoriza la
recuperación de la información.
III. Indicar que tipo de pruebas realiza
y cada cuando, para verificar la seguridad de la red, los sistemas y la
infraestructura.
IV. Mencionar si para realizar este tipo de pruebas o escaneos de
vulnerabilidad, lo hace a través de un software, un tercero o proveedor y, en
su caso indique el nombre o razón social.
V. En caso de
encontrar vulnerabilidades, describa las acciones correctivas que deben
implementarse.
VI. Indicar si
comparte información sobre las amenazas a la seguridad cibernética con sus
socios comerciales que participan dentro de su cadena de suministro (por
ejemplo: comunicados, boletines, correos electrónicos, etcétera).
VII. Los sistemas
deben estar protegidos bajo contraseñas y con frecuencia deben ser
modificadas, por lo anterior indique el procedimiento para cambiarlas.
VIII. Señalar si
existen políticas de seguridad de la información para su protección.
IX. Tener un sistema
o software para detectar e identificar el abuso, intrusión o acceso de
personas no autorizadas a sus sistemas y/o datos de Tecnologías de la
Información, así como el abuso de las políticas y procedimientos establecidos
por la empresa, incluido el acceso indebido a sistemas internos, sitios web
externos y la manipulación o alteración de datos comerciales por parte de
empleados o contratistas.
X. Todos los
infractores deben estar sujetos a la aplicación de medidas disciplinarias,
por lo anterior, indique las políticas correctivas y/o sanciones en caso de
la detección de alguna violación a los sistemas y políticas de seguridad de
Tecnologías de la Información.
Las
políticas y los procedimientos de Tecnologías de la Información y seguridad
cibernética deben revisarse anualmente y actualizarse derivado de algún
ataque o de acuerdo a situaciones que puedan poner en riesgo los sistemas de
la empresa.
Describir
las medidas de seguridad que utiliza para permitir a sus empleados conectarse
de forma remota a una red (VPN), para permitir que los empleados accedan a la
intranet de la empresa de forma remota cuando se encuentran fuera de la
oficina.
En
caso de permitir que los empleados usen dispositivos personales para realizar
el trabajo de la empresa, dichos dispositivos deben cumplir con las políticas
y procedimientos de seguridad cibernética de la empresa, las actualizaciones
de seguridad deben ser periódicas y contar con un método para acceder de
forma segura a la red de la empresa.
Indicar
si el equipo de cómputo cuenta con un sistema de respaldo de suministro
eléctrico que permita la continuidad del negocio.
Los
procedimientos referentes al respaldo de la información de la empresa transportista
también deben incluir:
I. Cómo y por cuánto tiempo se almacenan los datos.
II. Plan de continuidad del negocio en caso de incidente y de
cómo recuperar la información.
III. Frecuencia y localización de las copias de seguridad y de la
información archivada.
IV. Si las copias de seguridad se almacenan en sitios
alternativos a las instalaciones donde se encuentra el centro de proceso de
datos.
V. Pruebas de la validez de la recuperación de los datos a
partir de copias de seguridad.
Los
procedimientos referentes a la protección de la información de la empresa también
deberán incluir:
I. Una política actualizada y documentada de protección de los sistemas
informáticos de la empresa de accesos no autorizados y destrucción deliberada
o pérdida de la información. Todos los datos sensibles y confidenciales deben
almacenarse en un formato cifrado o encriptado.
II. Detallar si opera con sistemas
múltiples (sedes/sitios) y cómo se controlan dichos sistemas.
III. Quién es responsable de la
protección del sistema informático de la empresa (la responsabilidad no
debería estar limitada a una persona sino a varias de forma que cada uno
pueda controlar las acciones del resto).
IV. El acceso de cada usuario debe asignarse a través de cuentas
individuales y estar restringido según la descripción del trabajo o las
tareas asignadas. Por lo anterior, describa cómo se conceden autorizaciones
de acceso y nivel de acceso a los sistemas informáticos (el acceso a la
información sensible debe estar limitado al personal autorizado a realizar
modificaciones y uso de la información). El acceso autorizado debe
monitorearse por parte del área responsable de concederlo, para verificar o
en su caso reportar que el acceso a los sistemas confidenciales se basa en
los requisitos del trabajo.
V. Indicar los elementos o formato
que deben tener las contraseñas para el acceso a sistemas de Tecnologías de
la Información y equipos de cómputo, frecuencia de cambios, si existen otros
métodos de autenticación y quién o qué área proporciona esas contraseñas.
VI. Indicar el nombre del cortafuego
“firewall” y anti-virus utilizados (incluir lo relacionado al
licenciamiento), debiendo evidenciar que este software de seguridad está
activo y recibe actualizaciones periódicas.
Por lo anterior, las políticas y procedimientos de
ciberseguridad deberían incluir medidas para prevenir el uso de productos
tecnológicos falsificados o con licencias incorrectas (software y hardware).
Todos
los equipos de cómputo, medios electrónicos (discos duros, teléfonos
celulares, etcétera) y hardware de Tecnología de la información que contengan
información confidencial relacionada con el proceso de importación y
exportación, deben contabilizarse mediante inventarios periódicos y contar
con dicha evidencia. Cuando estos equipos tecnológicos se tengan que
desechar, debe existir un procedimiento documentado que incluya como se deben
formatearse, desinfectarse o destruirse adecuadamente para evitar fuga de
información.
VII. En caso de baja de personal, el acceso equipos de cómputo,
telecomunicaciones y red debe eliminarse al momento de la separación del
empleado, esto incluye cuentas de correo electrónico, cuentas de accesos a
sistemas, software, programas, etcétera.
VIII. Eliminación, mantenimiento o actualización de los detalles de
usuario.
IX. Medidas previstas para tratar incidentes cuando el sistema se vea
comprometido.
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10.
Capacitación en seguridad y concientización.
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Debe contar con un programa documentado de
concientización sobre amenazas establecido, diseñado y actualizado por el
Comité de Seguridad para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas de
terroristas y contrabandistas en cada punto de la cadena de suministros. El
programa de capacitación debe ser integral y cubrir todos los requisitos de
seguridad del Programa Operador Económico Autorizado Los empleados
administrativos y operativos deben conocer los procedimientos establecidos de
la compañía para considerar una situación de riesgo y saber cómo denunciarla.
Se debe brindar capacitación específica a los operadores/choferes, así como a
los empleados que se encuentren en áreas críticas y/o sensibles determinadas
bajo su análisis de riesgo. áreas de seguridad; así como también, aquellos
que reciben y abren mensajería y paquetería, entre otros).
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10.1
Capacitación y concientización sobre amenazas.
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La
empresa transportista debe contar con un programa de capacitación y
concientización de las políticas de seguridad en la cadena de suministros
dirigido a todos sus empleados (operativos y administrativos) y,
adicionalmente, poner a su disposición material informativo respecto de los
procedimientos establecidos en la compañía para considerar una situación que
amenace su seguridad y saber cómo denunciarla.
La
empresa debe contar con un programa adicional para sus operadores/choferes
que utiliza para el traslado de las mercancías que se destinarán al comercio
exterior, en el que se incluyan temas específicos conforme a sus funciones
que le permitan mantener la integridad de los medios de transporte y su
carga, manejo de incidentes, cambio de candados en caso de inspección por
otras autoridades, cuando el operador identifique que lo observan o siguen
durante el traslado de las mercancías, entre otros, que se tengan
implementados.
De igual forma, se
debe ofrecer capacitación específica conforme a sus funciones para ayudar a
los empleados a mantener la integridad de los remolques y tractores con fines
agrícolas y de seguridad, recepción y revisión de mensajería y paquetería,
prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita (lavado dinero,
financiamiento al terrorismo, etcétera), cómo reconocer y cómo reportar
conspiraciones internas y proteger los controles de acceso, así como
capacitación referente a contrabando, robo de mercancía, colocación de sellos
y candados de alta seguridad (método de inspección
VVTT), prevención sobre contaminación visible de plagas, etcétera. Estos
temas deben establecerse como parte de la inducción de nuevos empleados y
mantener periódicamente programas de actualización. La capacitación de
actualización debe realizarse periódicamente, después de un incidente de
seguridad y cuando haya cambios en los procedimientos de la empresa
transportista.
Aunado a los
programas de capacitación en seguridad, se debe incluir un programa de
concientización sobre consumo de alcohol y drogas. También, difundir y
capacitar al personal sobre políticas, procedimientos y normas de
ciberseguridad de la empresa (robo, fuga, hackeo y/o secuestro de
información), incluyendo el acceso al equipo de cómputo y sistemas mediante
contraseñas o frases. El personal que opera y administra los sistemas de
tecnología de seguridad debe recibir capacitación relacionada a su operación
y mantenimiento, incluyendo autoformación a través de manuales operativos y
otros métodos. Estos temas deben establecerse como parte de la inducción de
nuevos empleados y mantener periódicamente programas de actualización. La
capacitación de actualización debe realizarse periódicamente, después de un
incidente de seguridad y cuando haya cambios en los procedimientos de la
empresa.
Los programas de
capacitación deben fomentar la participación activa de los empleados en los
controles y mecanismos de seguridad, así como mantener registros de todos los
esfuerzos de capacitación que haya brindado la empresa, y la relación de
quienes participaron en ellos (videos, fotografías, minutas, listas de
asistencia, intranet u otro sistema, material didáctico, presentaciones en
PowerPoint, folletos, etcétera). Los registros deben incluir la fecha de la
capacitación, los nombres de los asistentes, los temas impartidos, además de
tener medidas para verificar que la capacitación brindada cumplió con todos
los objetivos de capacitación.
Lo anterior, de
conformidad con la reglamentación establecida por la SICT, en donde establece
que los permisionarios tendrán la obligación, de proporcionar a sus
conductores capacitación y adiestramiento para lograr que la prestación de
los servicios sea eficiente, segura y eficaz.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Debe contar con un programa de capacitación en materia de seguridad y prevención
en la cadena de suministros para todos los empleados (administrativos y
operativos). Explique brevemente en qué consiste y asegúrese de incluir lo
siguiente:
I. Breve descripción de los temas
que se imparten en el programa.
II. En qué momento se imparten
(inducción, períodos específicos, etcétera).
III. Periodicidad de las
capacitaciones y en su caso, actualizaciones.
IV. Indicar de qué forma se documenta
la participación en las capacitaciones de seguridad en la cadena de
suministros (videos, fotografías, minutas, listas de asistencias, intranet u
otro sistema, material didáctico, presentaciones en PowerPoint, folletos,
etcétera). Los registros de capacitación deben incluir la fecha de la
capacitación, los nombres de los asistentes, los temas impartidos, además de
tener medidas para verificar que la capacitación brindada cumplió con todos
los objetivos de la misma.
V. Explicar cómo se
fomenta la participación de los empleados en cuestiones de seguridad.
Los
temas que deberá incluir, de manera enunciativa mas no limitativa:
I. Políticas de
acceso y seguridad en las instalaciones.
II. Entrega-recepción
de mercancía.
III. Confidencialidad
de la información de la carga.
IV. Instrucciones de
traslado.
V. Reportes de
accidentes y emergencias.
VI. Instrucciones
para la colocación de candados y/o sellos en caso de la inspección por otras
autoridades.
VII. Instalación y
prueba de alarmas de seguridad y de rastreo de unidades, cuando aplique.
VIII. Identificación
de los formatos autorizados y documentos que utilizará.
La
capacitación para realizar la revisión de los vehículos de carga,
contenedores, remolques y/o semirremolques con fines agrícolas y de seguridad
debe incluir los siguientes temas:
I. Signos de
compartimentos ocultos;
II. Contrabando
oculto en compartimentos naturales;
III. Señales de
contaminación por plagas;
IV. Procedimientos a seguir si se encuentra algo durante una inspección
del medio de transporte o si ocurre un incidente de seguridad durante el
tránsito;
V. La capacitación sobre revisiones agrícolas debe abarcar las medidas
de prevención de plagas, los requisitos reglamentarios aplicables a los
materiales de embalaje de madera y la identificación de la madera infestada.
Los operadores y el personal que realiza inspecciones agrícolas y de
seguridad de medios de transporte, deben estar capacitados para inspeccionar
los vehículos de carga con dichos fines, por lo anterior, describa cómo
cumple con las disposiciones señaladas por la SEMARNAT y la NOM-144 SEMARNAT-2017,
en concordancia con la Norma Internacional de Medidas Fitosanitarias No.15
denominada. “Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el Comercio
Internacional,” las cuales emanan de la Organización de las Naciones Unidas
para la Alimentación y la Agricultura y la identificación de la madera
infestada.
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11.
Manejo e investigación de incidentes.
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Deben existir procedimientos
documentados para reportar e investigar incidentes en la cadena de
suministros y las acciones a tomar para evitar su recurrencia, así como
notificarse al personal de seguridad, socios comerciales que pueden ser parte
de la cadena de suministro afectada, especialista de seguridad o contacto del
Programa Operador Económico Autorizado y demás autoridades competentes. Los
procedimientos de reporte e investigación deben incluir la información de
contacto o directorio actualizado que enumere los nombres y números de
teléfono del personal que requiere notificación. La investigación y análisis
de incidentes deberá estar documentada (expediente físico y/o electrónico),
así como acciones correctivas para evitar que vuelvan a ocurrir, mismas que
deben implementarse lo más pronto posible.
En el caso de que el recinto
fiscalizado estratégico identifique que alguno de los embarques de comercio
exterior, se encuentra involucrado en alguna situación que ponga en riesgo la
seguridad de la cadena de suministro, debido a la sospecha de algún socio
comercial o persona, deberá de informar al personal de seguridad, socios
comerciales que puedan ser parte de la cadena de suministros afectada,
especialista de seguridad o contacto del Programa Operador Económico
Autorizado, así como, a la autoridad competente y, de ser posible, antes del
cruce fronterizo, salida o despacho aduanero (importación y exportación). Los
procedimientos deben incluir los pasos a seguir si se descubre que un sello
está alterado, manipulado o hay un número de sello incorrecto en la
documentación, los protocolos de comunicación a los socios comerciales
involucrados en la cadena de suministros y la investigación del incidente.
Todos los procedimientos anteriormente señalados deben revisarse
periódicamente o mínimo una vez al año para garantizar que la información de
contacto y los protocolos de actuación sean correctos.
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11.1 Reporte de anomalías y/o
actividades sospechosas.
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En caso de detección de anomalías y/o actividades
sospechosas, relacionadas con la seguridad de la cadena de suministros y de
conformidad con sus procesos logísticos (relacionadas al control de accesos,
entrega, recepción y almacenamiento de mercancía, inspecciones de seguridad
de los vehículos de carga y operadores de transporte, etcétera), estas deben
notificarse al personal de seguridad, socios comerciales que pueden ser parte
de la cadena de suministro afectada, especialista de seguridad o contacto del
Programa Operador Económico Autorizado y/o demás autoridades competentes,
llevando un registro de dichas anomalías y/o actividades inusuales.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el procedimiento para denunciar o reportar
anomalías y/o actividades sospechosas, así como los contenga los mecanismos
para informar de forma anónima los problemas relacionados con la seguridad,
asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Quién es el responsable de reportar los incidentes.
II. Detallar cómo determina e identifica con qué autoridad
comunicarse en distintos supuestos o presunción de actividades sospechosas.
III. Mencionar si lleva un registro del reporte de estas
actividades y/o sospechas y describa brevemente en que consiste.
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11.2 Investigación y análisis.
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Deben existir procedimientos escritos para denunciar o
reportar anomalías y/o actividades sospechosas, así como para el análisis e
investigación de incidentes de seguridad en la cadena de suministros para
determinar su causa, además de las acciones correctivas para evitar que
vuelvan a ocurrir, mismas que deben implementarse lo más pronto posible. La
información derivada de esta investigación deberá documentarse y estar
disponible en todo momento para las autoridades que así lo requieran.
Esta información y documentación generada para llevar a
cabo la operación de comercio exterior, deberá incluirse en un expediente con
la finalidad de permitir identificar cada uno de los procesos por los que
atravesó el medio de transporte, hasta el punto en que se detectó la
incidencia y que permita reconocer la vulnerabilidad de la cadena.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el procedimiento documentado para iniciar una
investigación, en caso de ocurrir algún incidente de seguridad y asegúrese de
incluir lo siguiente:
I. Responsable de llevar a cabo la investigación.
II. Documentación que integra el expediente de la investigación.
III. Información relacionada con el/los operadores/choferes, vehículos
(tractores), contenedores, remolques y/o semirremolques, mercancía y rutas.
Los documentos a incluir en el expediente derivado de
la investigación, de manera enunciativa mas no limitativa, podrán ser:
I. Información general del embarque, Orden de compra.
II. Solicitud de transporte; Confirmación de medio de
transporte; Identificación del operador de transporte (Registros de acceso, etcétera).
III. Formatos de Inspección del contenedor; Orden de salida;
registros de entrega.
IV. Videos de sistemas de alarma y de circuito cerrado de
televisión y video vigilancia.
V. Documentación generada para el transportista (Lista de
empaque, Carta porte, hoja de instrucciones).
VI. Documentación generada para socios comerciales (Descripción
de mercancías, Proformas, facturas, etcétera).
VII. Documentación generada por el socio comercial (Pedimentos,
Manifiestos, Reportes de seguimiento e inspección, videos en su caso, etcétera).
VIII. Reporte de seguimiento y monitoreo de la unidad (Rastreo del GPS).
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Perfil de Mensajería y Paquetería
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Acuse de Recibo
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Primera Vez: £
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Renovación:
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£
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Adición:
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£
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Modificación:
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£
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Los
datos que proporcione sustituirán los que proporcionó cuando solicitó su
autorización.
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Información General
El
objetivo de este Perfil, es asegurar que las empresas de mensajería y
paquetería, cuenten con prácticas y procesos de seguridad implementados en
sus instalaciones, enfocados a fortalecer la cadena de suministro y a mitigar
el riesgo de contaminación de los embarques con productos ilícitos.
Las
empresas de mensajería y paquetería interesadas en
obtener la autorización a que se refiere la regla 7.1.5., deberán demostrar que cuentan con procesos documentados y verificables; así
mismo, deberán integrar los criterios exigidos en el
presente documento de acuerdo al modelo o diseño empresarial que tenga
establecido, buscando durante la implementación de los estándares en materia
de seguridad, la aplicación de una cultura de análisis de riesgos soportada en
la toma de decisiones acorde a los valores, la misión, visión, los códigos de
ética y conducta de la propia empresa.
Cuando
la empresa de mensajería y paquetería cuente con autorización de Recinto
Fiscalizado o Recinto Fiscalizado Estratégico; además de cumplir con el
presente documento, deberá de acreditar los requisitos y lineamientos
establecidos para el control, vigilancia, vías de acceso, infraestructura,
equipamiento y de seguridad de las mercancías de comercio exterior
establecidos por la ANAM y podrá comprobar su cumplimiento con aquello que
sea coincidente con lo establecido en el presente Perfil.
Instrucciones de llenado:
I. Deberá llenar
un “Perfil de Mensajería y Paquetería” por cada una de las instalaciones
principales en las que consolida mercancía de comercio exterior y en su caso
de aquellas instalaciones relacionadas como: almacenes, centros de
distribución, entre otros. El número de Perfil presentados deberá coincidir
con las instalaciones manifestadas en su solicitud de inscripción como socio
comercial certificado bajo el rubro de mensajería y paquetería y con los
domicilios registrados ante el RFC.
II. En cada
sub-estándar, la empresa de mensajería y paquetería deberá detallar cómo
cumple o excede con lo establecido en cada uno de los numerales conforme a lo
que se indica.
III. El formato de
este documento, se encuentra dividido en dos secciones, como se detalla a
continuación:
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1. Estándar.
Descripción del estándar
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1.1 Sub-estándar.
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Descripción
del sub-estándar
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa
y/o anexe…
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IV. Indicar cómo
cumple con lo establecido en cada uno de los sub-estándares, por lo que
deberá anexar los procedimientos en idioma español que, en su caso, se
requieran, o brindar una explicación detallada de lo solicitado en el campo
de “Respuesta”.
El apartado referente a las “Notas
Explicativas”, pretende ser utilizado como una guía respecto a los puntos
que se deben incluir en la “Respuesta” o en los procedimientos anexos,
según sea el caso, de cada sub-estándar, señalando de manera indicativa
aquellos puntos que no deben excluirse de su respuesta.
V. Una vez
contestado este “Perfil de Mensajería y Paquetería”, deberá anexarlo a la
Solicitud de Registro en el Esquema de Certificación de Empresas, modalidad
Socio Comercial Certificado a que se refiere la regla 7.1.5., primer párrafo,
fracción VI, inciso e).
Para efectos de verificar lo manifestado
en el párrafo anterior, el SAT a través de la AGACE, podrá realizar una
inspección a la instalación, con el exclusivo propósito de verificar lo
manifestado en este documento.
VI. Cualquier
“Perfil de Mensajería y Paquetería” incompleto no será procesado.
VII. Cualquier
pregunta relativa a la Solicitud de inscripción y el “Perfil de Mensajería y
Paquetería”, dirigirla a los contactos que aparecen en el Portal del SAT.
VIII. En el caso de
ser autorizado como Socio Comercial Certificado, este formato deberá
mantenerse actualizado, y dar aviso cuando las circunstancias por las cuales
se les otorgó el registro hayan variado y derivado de estas se requieran
cambios o modificaciones en la información vertida y proporcionada en este
“Perfil de Mensajería y Paquetería” a la autoridad de
conformidad con lo establecido en la regla 7.2.1., cuarto párrafo, fracciones
I, II y VII.
IX. Cuando derivado
de la visita de inspección resulten incumplimientos relacionados con los
estándares mínimos en materia de seguridad, la solicitante podrá subsanarlos
antes de la emisión de la resolución establecida en la regla 7.1.6., para lo
cual tendrá un plazo máximo de tres meses contados a partir de la
notificación de los incumplimientos señalados.
Datos de la instalación
Se
deberá llenar un “Perfil de Mensajería y Paquetería” por cada una de las
instalaciones de consolidación de carga y que manejen mercancía objeto de
comercio exterior, en su caso, de aquellas instalaciones relacionadas
como: almacenes, centros de distribución, consolidación, etcétera.
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Información
de la Instalación
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Número de “Perfil de Mensajería y Paquetería”:
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de
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Clave
en el RFC
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Nombre
y/o Razón social
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Nombre
y/o Denominación de la Instalación
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Tipo
de Instalación
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Calle
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Número
y/o letra exterior
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Número
y/o letra interior
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Colonia
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Código
Postal
|
Municipio/Delegación
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Entidad
Federativa
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Antigüedad
de la instalación (años de operación):
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Actividad
que se realizan en la instalación:
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Productos
preponderantes que manejan en la instalación de la empresa de mensajería y
paquetería:
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(Según
sea el caso)
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No.
de embarques promedio mensual (EXP):
|
(Por
medio de transporte marítimo, aéreo, terrestre, ferroviario, etcétera)
|
|
No.
de embarques promedio mensual (IMP):
|
(Por
medio de transporte marítimo, aéreo, terrestre, ferroviario, etcétera)
|
|
No.
de empleados total de esta instalación:
|
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Superficie
de la instalación (m2):
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Certificaciones en programas de seguridad: (Indicar si esta instalación cuenta con una
certificación por alguno de los siguientes programas)
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CTPAT
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Si
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£
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No
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£
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Nivel:
Pre-Aplicante: £
|
Aplicante:
£
|
Certificado:
£
|
Certificado/Validado:
£
|
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CTPAT Account number (8 dígitos):
|
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Fecha
de última visita en esta instalación:
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Operador
Económico Autorizado de otros países (OEA)
|
Si
|
£
|
No
|
£
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Programa:
|
|
Registro:
|
|
|
Otros
Programas de Seguridad en la Cadena de Suministros
|
Si
|
£
|
No
|
£
|
Programa:
|
|
Registro:
|
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Certificaciones: (Indicar si cuenta con certificaciones que consideren que
impactan en el proceso de su cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000;
Procesos Logísticos Confiables, entre otros)
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Nombre:
|
|
Categoría:
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Vigencia:
|
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Nombre:
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Categoría:
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|
Vigencia:
|
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Nombre:
|
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Categoría:
|
|
Vigencia:
|
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|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
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1. Planeación de la seguridad en la cadena de
suministros.
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La empresa de mensajería y paquetería debe elaborar
políticas y procedimientos documentados para llevar a cabo un análisis que le
permita la identificación de riesgos y debilidades en su cadena de
suministros con el objetivo de que la alta dirección de la empresa implemente
estrategias que ayuden a mitigar el riesgo en las operaciones de su
organización.
Asimismo, para construir un programa sólido de seguridad
de la cadena de suministro, la empresa debe de contar con un Comité de
Seguridad que incorpore representantes de todos los departamentos relevantes,
formando un equipo multifuncional que identifique áreas de oportunidad y
proponga acciones de mejora continua a lo largo de la cadena de suministro e
instalaciones de la compañía.
De igual manera, la empresa debe tener designados puntos
de contacto para el Programa Operador Económico Autorizado, el cual debe
estar involucrado y conocer los requisitos del Operador Económico Autorizado,
pertenecer a la compañía y acreditar su relación con la misma, así como
responder a su especialista en seguridad de la cadena de suministro (este es
asignado una vez que la empresa ya cuenta con el Programa Operador Económico
Autorizado).
Si derivado del análisis de riesgo, surgen nuevas medidas
de seguridad para incorporarse dentro de la empresa, estas deben incluirse en
los procedimientos existentes de la empresa y, en su caso, elaborar
procedimientos nuevos, lo que crea una estructura más sostenible y enfatiza
que la seguridad de la cadena de suministro es responsabilidad de todos.
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1.1 Análisis de riesgo.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe establecer medidas para
identificar, analizar y mitigar los riesgos de seguridad que
podrían derivar en alteraciones de mercancía de comercio exterior durante su
manejo, guardia, custodia y traslado en su cadena de suministro y sus
instalaciones, bajo el lineamiento de un procedimiento documentado. Dicho
análisis debe estar basado en el modelo de su organización (ejemplo:
ubicaciones de las instalaciones, tipo de mercancía, volumen y país de
origen, clientes, proveedores, rutas, fuga de información, contratación de
personal, clasificación y manejo de documentos, Tecnologías de la
Información, amenazas potenciales, etcétera), de modo que le permita
implementar y mantener medidas de seguridad apropiadas. Conforme a lo
anterior, la empresa también debe tener un proceso escrito basado en su
análisis de riesgo para seleccionar nuevos socios comerciales y monitorear a
los socios con los que ya se encuentra trabajando.
Este
procedimiento deberá actualizarse por lo menos una vez al año, de manera que
permita identificar de forma permanente nuevas amenazas o riesgos que se
consideren en la operación, por el resultado de algún incidente de seguridad
o que se originen por cambios en las condiciones iniciales, así como para
identificar que las políticas, procedimientos, mecanismos de control y de
seguridad se estén cumpliendo. Es importante señalar, que el Comité de
Seguridad de la compañía debe de participar en la elaboración y actualización
del análisis de riesgo, así como en el mantenimiento del Programa de Operador
Económico Autorizado.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar
cuáles son las fuentes de información utilizadas para calificar riesgos
durante la fase de análisis.
Anexar
la matriz de riesgo, así como el procedimiento documentado para
identificar riesgos en la cadena de suministro y las instalaciones de su
empresa, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar la periodicidad con que revisa y/o actualiza el análisis de
riesgo.
II. Indicar qué
aspectos y/o áreas de la empresa se incorporan al análisis de riesgo.
III. Describir que metodología o técnicas utilizadas para realizar el
análisis de riesgo.
IV. Mencionar
quienes son los responsables de revisar actualizar el análisis de riesgo.
Asimismo,
el procedimiento documentado para identificar riesgos en la cadena de
suministro y sus instalaciones, deberá contemplar el proceso de apreciación y
gestión del riesgo, e incluir los siguientes aspectos:
I. El contexto
(cultural, político, legal, económico, geográfico, social, etcétera) de la
instalación.
II. Identificar los riesgos en su cadena de suministros y sus
instalaciones.
III. Análisis del riesgo (causas, consecuencias, probabilidades y
controles existentes para determinar el nivel de riesgo como “alto”, “medio”
y “bajo”).
IV. Evaluación del
riesgo (toma de decisiones para determinar los riesgos a tratar y prioridad
para implementar el tratamiento).
V. Tratamiento del
riesgo (aplicación de alternativas para cambiar la probabilidad de que los
riesgos ocurran).
VI. Seguimiento y
revisión del riesgo (monitoreo de los resultados del análisis de riesgo y
verificación de la eficacia de su tratamiento).
Se
sugiere utilizar las técnicas de Administración, gestión y evaluación de
riesgos de acuerdo a las normas internacionales ISO 31000, ISO 31010 e ISO
28000 que de acuerdo a su modelo de negocio, deban implementar.
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1.2 Políticas de seguridad.
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La
empresa de mensajería y paquetería deben contar con una política orientada a
prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la seguridad de la cadena de
suministro e instalaciones de la empresa, como lo son el
tráfico de drogas, lavado de dinero, tráfico de armas, contrabando de personas,
mercancías prohibidas, actos de terrorismo.
Para
promover una cultura de seguridad, las compañías deben demostrar su
compromiso con la seguridad de la cadena de suministro y el Programa Operador
Económico Autorizado a través de una declaración que resalte la importancia
de proteger el flujo del comercio nacional e internacional de actividades
delictivas, establecida por medio de la política de seguridad.
Los
altos funcionarios o directivos de la empresa que deben respaldar y firmar la
política de seguridad, pueden ser el presidente de la compañía, el director
ejecutivo, el gerente general, el director de seguridad o personal con cargo
homólogo con facultad para toma de decisiones.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Enunciar
la política de seguridad orientada a prevenir, asegurar y reconocer amenazas
en la cadena de suministros e instalaciones, de la empresa, indique
quién es el responsable de su revisión, firma y difusión hacia los empleados,
así como la periodicidad con la que se lleva a cabo su actualización.
Dicha
política se debe comunicar a los empleados mediante un programa y/o campaña
de difusión.
La
política de seguridad debe estar firmada por un alto funcionario de la
compañía y estar exhibida en diversas áreas de la empresa, incluyendo el
sitio web de la empresa, carteles en áreas clave de la empresa
(recepción, embarques, recibos, almacén, etcétera), y como parte de la
capacitación inicial y de reforzamiento de la empresa.
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1.3 Auditorías internas en la cadena de
suministros.
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Además
del monitoreo de rutina en control y seguridad, es necesario programar y
realizar auditorías por lo menos una vez al año, bajo los lineamientos de un
procedimiento documentado que permita evaluar todos los procesos en materia
de seguridad en la cadena de suministros y sus instalaciones de manera
más crítica y profunda, así como garantizar que sus empleados
sigan los procedimientos de seguridad de la empresa.
Las
auditorías deben ser realizadas por el Comité de Seguridad de la compañía,
establecer un procedimiento documentando, así como un programa o calendario
para su realización. Si bien es necesario que las auditorías estén enfocadas
en la seguridad de la cadena de suministro y basadas en la evaluación,
revisión y ejecución de los estándares mínimos en materia de seguridad, su
enfoque se debe ajustar al tamaño de la organización, nivel de riesgos,
modelo de negocio y variaciones entre instalaciones. Las auditorías pueden
ser generales o centrarse en áreas o procesos específicos conforme a su
programa de trabajo.
El
objetivo de una auditoría interna enfocada al Programa Operador Económico
Autorizado, es verificar y garantizar que los empleados sigan los
procedimientos de seguridad de la empresa. El proceso de revisión no tiene
que ser complejo, sin embargo, los formatos y registros que se utilicen para
la aplicación de dichas revisiones deben de evidenciar que se validó la
aplicación y ejecución de los procesos evaluados, además del seguimiento
correspondiente de las observaciones identificadas.
La
alta gerencia debe revisar los resultados de las auditorías, analizar las
causas y emprender acciones correctivas o preventivas requeridas. El proceso
de revisión debe garantizar que se recoja la información necesaria para
permitir que la gerencia realice esta evaluación. La revisión debe estar
documentada, además de que los puntos de contacto de la empresa de mensajería
y paquetería deben proporcionar y registrar las actualizaciones periódicas
sobre el progreso o los resultados de cualquier auditoría, ejercicio o
validación.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento documentado para llevar a cabo una auditoría interna,
enfocada en la seguridad en la cadena de suministros, asegúrese de incluir
los siguientes puntos:
I. Señalar cómo
la empresa de mensajería y paquetería lleva a cabo la programación o
calendarización para realizar una auditoría interna, en materia de seguridad
en la cadena de suministros.
II. Indicar
quienes participan en ellas, y los registros que se generan, así como la
periodicidad con la que se llevan a cabo.
III. Indicar cómo
es que la gerencia de la empresa verifica el resultado de las auditorias en
materia de seguridad de la cadena de suministros y como realiza y/o
implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora además del
seguimiento y cierre de las mismas.
IV. Los formatos
utilizados durante las auditorías internas deberán de estar debidamente
requisitados, y a través de ellos, evidenciar que los procedimientos y
medidas de seguridad se están poniendo en práctica.
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1.4
Planes de contingencia y/o emergencia relacionados con la seguridad de la
cadena de suministros.
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Debe
existir un plan de contingencia y/o emergencia documentado, dicho plan debe
de abordar la gestión de crisis, los planes de recuperación de la seguridad y
la reanudación del negocio para asegurar la continuidad del negocio en caso
de afectación al desarrollo normal de las actividades y las operaciones de
comercio exterior de la empresa en su cadena de suministro (durante el
traslado, manejo, guarda y custodia de mercancía de comercio exterior
conforme a su proceso logístico. Una crisis o contingencia puede incluir la
interrupción del movimiento de datos comerciales debido a un ataque
cibernético, un incendio, el secuestro de un conductor de transporte por
personas armadas, cierre de aduanas, una amenaza de bomba, la detección de
paquetes sospechosos, el corte de energía eléctrica, el robo y/o daño de
mercancías, amenazas o extorsiones, bloqueos o cierre de carreteras, entre
otros).
La
empresa de mensajería y paquetería debe comunicar al personal dichos planes
mediante capacitaciones periódicas, así como realizar pruebas, ejercicios
prácticos y simulacros anuales de los planes de contingencia y emergencia
para constatar su efectividad, mismos de los que se deberá mantener un
registro debidamente requisitado y firmado (por ejemplo: reportes de
resultados, minutas o informes, los cuales deberán ir respaldados de
videograbaciones, fotografías, etcétera, que demuestren su ejecución).
El
plan de contingencia y/o emergencia debe actualizarse según sea necesario, en
función de los cambios en las operaciones y el nivel de riesgo de la
organización.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento o plan de contingencia y/o emergencia documentado,
para asegurar la continuidad del negocio en caso de una situación de
emergencia o de seguridad, que afecte el desarrollo normal de las actividades
de comercio exterior de la empresa de mensajería y paquetería.
Este
procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas no limitativa, lo
siguiente:
I. Qué
situaciones contempla, describiendo el plan de acción y pasos que hay que
seguir en caso de crisis, así como las tareas que el personal tenga asignadas
durante el manejo de dichas contingencias.
II. Qué mecanismos
utiliza para garantizar que el plan de continuidad del negocio sea efectivo.
III. Contemplar la
programación y realización de simulacros anuales y cómo se documentan (por
ejemplo: reportes de resultados, minutas o informes, mismos que deberán ir
acompañados de videograbaciones, fotografías, etcétera, que demuestren su
ejecución).
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2. Seguridad física.
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La empresa de mensajería y
paquetería debe contar con mecanismos establecidos y procesos documentados
para impedir, detectar o disuadir la entrada de personal no autorizado a
las instalaciones. Todas las áreas sensibles de la empresa, deben tener
barreras físicas, elementos de control y disuasión contra el acceso no
autorizado.
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2.1 Instalaciones.
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Las instalaciones deben estar construidas con
materiales que puedan resistir accesos no autorizados. Se deben realizar
inspecciones periódicas documentadas para mantener la integridad de las
estructuras y en el caso de haberse detectado una irregularidad, efectuar la
reparación correspondiente y lo antes posible por parte del personal
designado para estas tareas. Asimismo, se deben tener identificados
plenamente los límites territoriales, así como los diversos accesos, rutas
internas y la ubicación de los edificios.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar los materiales predominantes con los que se
encuentra construida la instalación (por ejemplo, de estructura de metal y
paredes de lámina, paredes de ladrillo, de madera, entre otros), y señale de
qué forma se lleva a cabo la revisión y mantenimiento de la integridad de las
estructuras.
Indicar el personal o área responsable para realizar
las tareas de inspección, mantenimiento y reparación de daños de las
instalaciones.
Anexar un plano de distribución o arquitectónico de
conjunto, donde se puedan identificar los límites de las
instalaciones, rutas de acceso, salidas de emergencia ubicación de los
edificios, áreas críticas, estacionamientos y colindancias.
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2.2 Accesos en puertas y
casetas.
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Las puertas de entrada o salida de personal y/o
vehículos deben ser atendidas, controladas, vigiladas y/o supervisadas. La
cantidad de puertas de acceso debe mantenerse al mínimo necesario. El acceso
a las áreas sensibles debe estar restringido según la descripción del trabajo
o las tareas asignadas.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar cuantas puertas y/o accesos existen en las
instalaciones, así como el horario de operación de cada una, e indique de qué
forma son monitoreadas (en caso de tener personal de vigilancia asignado,
indicar la cantidad).
Detallar si existen puertas y/o accesos bloqueados, o
permanentemente cerradas y su ubicación.
Describir cómo asegura que el acceso a las áreas
sensibles esté restringido según la descripción del trabajo o las tareas
asignadas (incluya el tipo de registros y controles que utiliza).
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2.3 Bardas perimetrales.
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Las
bardas perimetrales y/o barreras periféricas deben instalarse para asegurar
los perímetros de las instalaciones de la empresa de mensajería y paquetería,
con base en un análisis de riesgo. Se deben utilizar cercas, barreras
interiores o un mecanismo para identificar y segregar la carga internacional,
así como la de alto valor y peligrosa, Estas deben ser inspeccionadas
regularmente y llevar un registro de la revisión con la finalidad de asegurar
su integridad e identificar daños, mismos que deben repararse lo antes
posible por parte del personal designado para estas tareas.
Las
áreas de almacenaje, alto valor, peligrosas, y/o de acceso restringido, deben
estar claramente identificadas y monitoreadas para prevenir ingresos no
autorizados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el tipo de barrera periférica y/o bardas con las que cuenta la instalación,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Describir que
áreas se encuentran segregadas.
II. Señalar las
características de las mismas (material, dimensiones, etcétera).
III. En caso de no
contar con bardas, justificar detalladamente la razón.
IV. Periodicidad con
la que se verifica la integridad de las bardas perimétricas, y los registros
que se llevan a cabo con la finalidad de asegurar su integridad e
identificar daños, mismos que deben repararse lo antes posible.
Indicar
el personal o área responsable para realizar las tareas de inspección y
reparación de daños.
Describir
de qué manera se encuentra segregada la carga destinada al extranjero, el
material peligroso y la de alto valor; asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
I. Indicar cómo
separa la mercancía nacional y la de comercio exterior, y si está
identificada de manera adicional (por ejemplo: empaque distinto; etiquetas;
embalaje, entre otros).
II. Identificar y
señalar las áreas de acceso restringido (mercancías peligrosas, alto valor,
confidenciales, etcétera).
El procedimiento para
la inspección de las bardas perimétricas podría incluir:
I. Personal responsable para
llevar a cabo la revisión.
II. Cómo y con qué frecuencia se
llevan a cabo las inspecciones de las cercas, bardas perimétricas y/o
periféricas y los edificios.
III. Cómo se lleva el registro de la
inspección.
IV. Quién es el responsable de
verificar que las reparaciones y/o modificaciones cumplan con las
especificaciones técnicas y requisitos de seguridad necesarias.
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2.4 Estacionamientos.
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El acceso a los estacionamientos de las instalaciones
debe ser controlado y monitoreado, por el personal de seguridad o designado
para esta tarea. Se debe prohibir que los vehículos privados (de empleados,
visitantes, proveedores y contratistas, entre otros) se estacionen dentro de
las áreas de manejo y almacenaje de la mercancía, así como en áreas
adyacentes.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el procedimiento para el control y
monitoreo de los estacionamientos, asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
I. Responsables de controlar y monitorear el acceso a los
estacionamientos.
II. Identificación de los estacionamientos (especificar si el
estacionamiento de visitantes, se encuentra separado de las áreas de
almacenaje y manejo de mercancía).
III. Cómo se lleva el control de entrada y salida de vehículos a
las instalaciones, indicar los registros que se realizan para el control del
estacionamiento, los mecanismos de control existentes (por ejemplo:
tarjetones, tarjetas lectoras, corbatines, etcétera), cómo se
asignan y el área responsable de hacerlo.
IV. Políticas o mecanismos para no permitir el ingreso de vehículos
privados a las áreas de almacenaje y manejo de mercancía.
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2.5 Control de llaves y dispositivos de
cerraduras.
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Las
ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores, de acuerdo a su análisis
de riesgo, deben asegurarse con dispositivos de cierre. La empresa debe
contar con un procedimiento documentado para el manejo y control de llaves
y/o dispositivos de cierre de las áreas interiores que se hayan considerado
como críticas.
Asimismo,
deben llevar un registro y establecer un control a través de cartas
responsivas firmadas por las personas que cuentan con llaves o accesos
autorizados conforme a su nivel de responsabilidad y labores dentro su área
de trabajo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar
si todas las puertas, ventanas, entradas interiores y exteriores disponen de
mecanismos de cierre o seguridad.
Anexar
los procedimientos documentados para el manejo, y control de
llaves y/o dispositivos de cierre, asegúrese que incluya los siguientes
puntos:
I. Responsables de administrar y controlar la seguridad de las llaves.
II. Formato y/o registro de
control para el préstamo de llaves.
III. Tratamiento de pérdida o no devolución de llaves.
IV. Señalar si existen áreas en las que se acceda con dispositivos
electrónicos y/o algún otro mecanismo de acceso.
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2.6 Alumbrado.
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El
alumbrado dentro y fuera de las instalaciones debe permitir una clara
identificación de personas, material y/o equipo que ahí se encuentre,
incluyendo las siguientes áreas: entradas y salidas, áreas de manejo, carga,
descarga y almacenaje de la mercancía, bardas perimetrales y/o periféricas,
cercas interiores y áreas de estacionamiento, debiendo contar con un sistema
de emergencia y/o respaldo en las áreas sensibles.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para la operación y mantenimiento del sistema de
iluminación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar qué áreas se encuentran iluminadas y cuáles
cuentan con sistema de respaldo (indique si cuenta con una planta de poder
auxiliar o algún otro mecanismo para suministrar energía eléctrica en caso de
alguna contingencia).
II. De qué manera se cerciora que el sistema de iluminación sea
el apropiado en cada una de las áreas de la empresa de manera que permita una
clara identificación del personal, material y/o equipo que ahí se encuentra.
El
procedimiento podrá incluir:
I. Cómo se controla el sistema de iluminación.
II. Horarios de funcionamiento.
III. Identificación de áreas con iluminación permanente.
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2.7 Aparatos de comunicación.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe contar con aparatos y/o
sistemas de comunicación con la finalidad de contactar de forma inmediata al
personal de seguridad y/o con las autoridades de emergencia y seguridad que
se requieran. Adicionalmente, debe contar con un sistema de respaldo y verificar
su buen funcionamiento de manera periódica.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento que el personal debe realizar para contactar al personal de
seguridad de la empresa o, en su caso, de la autoridad correspondiente en
caso de algún incidente de seguridad.
Indicar
si el personal operativo y administrativo cuenta o dispone de aparatos
(teléfonos fijos, móviles, botones de alerta y/o emergencia, etcétera) para
comunicarse con el personal de seguridad y/o con quien corresponda (estos
deberán estar accesibles a los usuarios, para poder tener una pronta
reacción).
Indicar qué tipo de aparatos de comunicación utiliza el personal de
seguridad en la empresa (teléfonos fijos, celulares, radios, sistema de
alarma, etcétera).
Describir
el procedimiento para el control y mantenimiento de los aparatos de
comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Políticas de asignación de aparatos de comunicación móvil.
II. Programa de mantenimiento o remplazo de aparatos de
comunicación fija y móvil.
III. Indicar si cuenta con aparatos de comunicación de respaldo,
cuando el sistema permanente fallara y, en su caso, detalle brevemente.
El
procedimiento podrá incluir:
I. Responsable del buen funcionamiento y mantenimiento de los
aparatos de comunicación.
II. Registro de verificación y mantenimiento de los aparatos.
III. Forma de asignación de los aparatos de comunicación.
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2.8 Sistemas de alarma y de
circuito cerrado de televisión y video vigilancia.
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Los sistemas de alarma y de circuito cerrado de
televisión y video vigilancia y las tecnologías de seguridad, se deben
utilizar para vigilar, notificar o disuadir accesos no autorizados y
actividades prohibidas en las instalaciones y demás áreas consideradas
sensibles, notificar al área correspondiente, además de utilizarse
como herramienta de prueba en investigaciones derivadas de algún incidente
de seguridad.
Estos sistemas y tecnologías de seguridad, deben
colocarse de acuerdo a un análisis de riesgo previo de tal forma que se
mantengan vigiladas, monitoreadas y supervisadas las áreas que impliquen el
manejo, carga, descarga, almacenaje de las mercancías, inspecciones de
seguridad a los vehículos de carga, así como del acceso de personal,
visitantes, proveedores, vehículos de pasajeros y de carga y demás áreas
consideradas sensibles de forma permanente e ininterrumpida de conformidad
con lo establecido para dicho efecto por la ANAM y operación simultánea con
la aduana o área que se trate. Lo anterior resulta aplicable en los casos en
las que las empresas de mensajería y paquetería estén ubicadas dentro de un
recinto fiscalizado y/o fuera de él.
Dichos sistemas deben permitir una clara identificación
del área o ambiente que vigila y mantener un respaldo de las grabaciones por
lo menos de un mes, considerando que, en el caso de que sus procesos
logísticos excedan este periodo, deberá aumentar el periodo del mantenimiento
de estos respaldos, con la finalidad de tener los elementos necesarios para
deslindar las responsabilidades correspondientes en caso de un incidente de
seguridad.
La empresa de mensajería y paquetería debe contar con
un procedimiento documentado de operación. Para el caso de los
sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video
vigilancia y las tecnologías de seguridad, deben incluir la supervisión del
buen estado del equipo, la verificación de la correcta posición de las
cámaras, indicar la frecuencia con la que debe realizar el respaldo de
las grabaciones al menos por sesenta días de conformidad con la regla 2.3.8.,
para aquellos que cuenten con autorizaciones de recinto fiscalizado y recinto
fiscalizado estratégico, para los demás casos deberá de ser el plazo de
grabación al menos de treinta días, así como los responsables de su
operación. Dichos sistemas y toda la infraestructura de
tecnología de seguridad deberán tener un acceso restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Mencionar el procedimiento documentado en el que
indique el funcionamiento del sistema central de alarmas externo o sensores,
y en su caso, describa los siguientes puntos:
I. Indicar si las puertas y ventanas tienen sensores de
alarma, así como las áreas donde se cuenta con sensores de movimiento.
II. Procedimiento a seguir en caso de activarse una alarma.
III. Indicar el personal o área responsable de dar mantenimiento, cómo se
reportan fallas y los registros que utilizan.
Describir el procedimiento documentado para la
operación de los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y
video vigilancia y las tecnologías de seguridad, (este debe revisarse y
actualizarse anualmente y de acuerdo con el análisis de riesgo o las
circunstancias), asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Indicar el número de cámaras seguridad de los sistemas de alarma y de
circuito cerrado de televisión y video vigilancia instaladas, y su ubicación
por áreas (detalle si cubre las zonas de embarque y descarga, incluyendo los
puntos de entrada y salida de las instalaciones, para cubrir el movimiento de
vehículos e individuos, y donde se lleva a cabo la inspección señalada en el
sub-estándar 7.2). Anexe un layout o mapa de distribución de las cámaras de
seguridad.
II. Señalar la ubicación de los sistemas de alarma y de
circuito cerrado de televisión y video vigilancia y las tecnologías de
seguridad, dónde se localizan los monitores, quién los revisa, así como los
horarios de operación y, en su caso, si existen estaciones de monitoreo
remoto. Toda la infraestructura de tecnología de seguridad debe estar
protegida físicamente contra el acceso no autorizado.
III. Se deben realizar revisiones periódicas y aleatorias de las
grabaciones. Indique de qué forma las revisan (aleatoria, cada semana,
eventos especiales, áreas restringidas, etcétera), quién es el personal
designado y cómo gerencia se involucra en las revisiones. Los resultados de
las revisiones deben documentarse para incluir acciones correctivas para
fines de auditoría.
IV. Indicar por cuánto tiempo se mantienen estas grabaciones (debiendo
ser por lo menos de un mes).
V. Los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video
vigilancia y las tecnologías de seguridad deben de contar con una fuente de
energía alternativa que permita que estos continúen funcionando en caso de
una pérdida inesperada de energía directa. Por lo anterior, indique si el
sistema de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y las
tecnologías de seguridad se encuentran respaldadas por una planta de poder
eléctrica o algún otro mecanismo para suministrar energía eléctrica, que garantice
su funcionamiento. Estos sistemas deberían de tener una función de
alarma/notificación, que indique una condición de falla en el funcionamiento
y/ o grabación, señale si sus sistemas tienen dicha función.
VI. Indicar si adicionalmente a los sistemas de alarma y de circuito
cerrado de televisión y video vigilancia, utiliza algún otro tipo de
tecnología para robustecer las medidas de seguridad con las que ya cuenta.
VII. Describir el procedimiento que se ha implementado para probar e
inspeccionar de manera regular los sistemas de alarma y de circuito cerrado
de televisión y video vigilancia y las tecnologías de seguridad y asegurar su
buen funcionamiento. Los resultados de las inspecciones y las pruebas de
funcionamiento deben estar documentadas, al igual que las acciones
correctivas necesarias (estas se deben implementar lo antes posible).
Adicionalmente, que los resultados documentados de estas inspecciones se
mantengan durante un tiempo suficiente para fines de auditoría.
VIII. Indicar si el proveedor de los sistemas de alarma y de circuito
cerrado de televisión y video vigilancia, tiene acceso a las cámaras de
seguridad, si es el encargado de realizar el monitoreo de las mismas, de
forma se controlan los accesos y quién es el responsable de dicho monitoreo.
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3. Controles de acceso físico.
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Los controles de acceso físico, son mecanismos o
procedimientos que previenen e impiden la entrada no autorizada a las
instalaciones, mantienen control del ingreso de los empleados y visitantes y
protegen los bienes de la empresa.
Los controles de acceso deben incluir la identificación
de todos los empleados, visitantes y proveedores en todos los puntos de
entrada. Así mismo, se deben mantener registros y evaluar permanentemente los
mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las instalaciones,
siendo la base para comenzar a integrar la seguridad como una de las
funciones primordiales dentro de cualquier empresa.
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3.1 Personal de seguridad.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe contar con personal de seguridad y
vigilancia. Este personal desempeña un rol importante en la protección física
de las instalaciones y de la mercancía durante su traslado, manejo y
resguardo dentro de la empresa, así como para controlar el acceso y salida de
todas las personas al inmueble.
El
personal de seguridad deberá contar con un procedimiento documentado para
llevar a cabo sus funciones y tener pleno conocimiento de los mecanismos y
procedimientos en situaciones de emergencia, detección de personas no
autorizadas o cualquier incidente en la instalación. La gerencia debe
verificar periódicamente el cumplimiento de los procedimientos políticas y
funciones a través de auditorías internas con el objetivo de verificar su
correcta ejecución.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento documentado para la operación del personal de seguridad y
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Indicar el
número de personal de seguridad que labora en la empresa.
II. Señalar los
cargos y/o funciones del personal y horarios de operación.
III. En caso de
contratarse un servicio externo, proporcionar los datos generales de
la empresa (clave en el RFC, razón social, domicilio), y especificar número
de personal empleado, detalles de operación, registros y reportes que
utilizan para desempeñar sus funciones.
IV. En caso de
contar con personal armado, describa el procedimiento para el control y
resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los empleados.
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La
gerencia o el personal de seguridad de la compañía deben controlar
adecuadamente la entrega y devolución de insignias, gafetes y/o credenciales
de identificación de empleados, visitantes y proveedores. Se deben documentar
los procedimientos para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de
acceso (por ejemplo, llaves, gafetes y/o credenciales tarjetas de
proximidad, etcétera). El acceso a las áreas sensibles debe estar restringido
según la descripción del trabajo o las tareas asignadas.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para la identificación de los empleados y asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
I. Mecanismos de
identificación (gafete y/o credencial con foto, biométricos, tarjetas de
proximidad etcétera).
II. Indicar si los
empleados utilizan uniformes, cómo son asignados (por puesto, área,
funciones, etcétera) y retirados (en su caso).
III. Indicar cómo
se identifica al personal contratado por un socio comercial, que labore
dentro de las instalaciones (contratistas, sub-contratados, servicios in
house, personal de empresas de manejo de mercancías, etcétera).
El
procedimiento, también debe describir cómo la empresa entrega, cambia y
retira las identificaciones y controles de acceso del empleado y asegúrese de
incluir las áreas responsables de autorizarlas y administrarlas.
Indicar
cómo asegura que el acceso a las áreas sensibles este restringido según la
descripción del trabajo o las tareas asignadas (incluya el tipo de registros
y controles que utiliza).
Anexar
el procedimiento documentado para el control de las identificaciones.
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3.3 Identificación de visitantes y proveedores.
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Para
tener acceso a las instalaciones, los visitantes y proveedores deberán
presentar identificación oficial con fotografía con fines de documentación a
su llegada y se deberá llevar un registro. Todos los visitantes y proveedores
deben recibir una identificación temporal, estar acompañados por personal de
la empresa durante su permanencia en las instalaciones y asegurarse que el
visitante/proveedor porte siempre en un lugar visible la identificación
provisional proporcionada. Este procedimiento deberá estar documentado.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para el control de acceso de los visitantes y proveedores,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar qué registros se llevan a cabo (formatos
personales por cada visita, bitácoras, entre otros).
II. El registro de visitantes y proveedores debe incluir lo siguiente:
a) Fecha de la visita.
b) Nombre del visitante.
c) Número de identificación con foto (documentos oficiales como:
licencia de manejo, pasaporte, INE, etcétera).
d) Hora de entrada y de salida.
e) En el caso de acceso vehicular, el formato deberá incluir los datos
del vehículo particular o de carga (modelo, placa, número de remolque,
etcétera).
III. Señalar quién es la persona
responsable de acompañar al visitante y/o proveedor y si existen áreas
restringidas para su ingreso.
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3.4 Procedimiento de identificación y retiro de
personas o vehículos no autorizados.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe contar con procedimientos
documentados que especifiquen cómo identificar, enfrentar o reportar a
personas y/o vehículos no autorizados o identificados, dicho procedimiento
debe ser comunicado al personal responsable mediante capacitación. La
capacitación debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para identificar, enfrentar o reportar personas
y/o vehículos no autorizados o identificados.
El
procedimiento deberá incluir:
I. Personal responsable.
II. Designar a una persona o área responsable para ser
informado de los incidentes de seguridad.
III. Indicaciones para enfrentar y dirigirse al personal no
identificado.
IV. Señalar en qué casos deberá reportarse a las autoridades
correspondientes.
V. Cómo se lleva a cabo el registro de los incidentes de seguridad
y las medidas adoptadas en cada caso.
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3.5 Entregas de mensajería y paquetería.
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La
mensajería y paquetería destinada a personal de la empresa debe ser examinada
a su llegada y salida, antes de ser distribuida a las área y destinos
correspondientes. Asimismo, la empresa deberá de tener un procedimiento
documentado para la recepción y revisión de mensajería y paquetería, el cual
debe ser comunicado al personal responsable mediante capacitación. La
capacitación debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para la recepción y revisión de mensajería y paquetería y
asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Personal
encargado de llevar a cabo el procedimiento.
II. Indicar cómo
se identifica al personal o proveedor del servicio de
mensajería y paquetería (señale si requiere de procedimiento adicional al de
acceso a proveedores).
III. Señalar cómo
se lleva a cabo la revisión a la mensajería y/o los paquetes, qué
mecanismo utiliza, los registros que se llevan a cabo y en su caso,
los incidentes detectados.
IV. Describir las
características o elementos para determinar qué mensajería y/o paquetería es
sospechosa.
V. Señalar qué
acción realiza en el caso de detectar mensajería y/o paquetes
sospechosos.
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4.
Socios comerciales.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe contar con procedimientos escritos y
verificables para la selección y contratación de nuevos socios comerciales y
monitoreo de los socios con los que ya se encuentra trabajando, como:
transportistas, proveedores de servicios como limpieza, seguridad,
contratación de personal, colocación y mantenimiento de los sistemas de
alarma y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia, proveedores de
sistemas y Tecnologías de la Información, proveedores de sellos de alta
seguridad, prestadores de servicios de carga, descarga, almacenaje y maniobra
de mercancías, contratistas, líneas aéreas, entre otros., y de acuerdo a su
análisis de riesgo, exigir que cumplan con las medidas de seguridad para
fortalecer la cadena de suministros internacional.
El
análisis de riesgo que realice la empresa de mensajería y paquetería respecto
a sus socios comerciales (clientes y proveedores), deberá incluir riesgos
relacionados con la identificación de actividades relacionadas con el lavado
de dinero y la financiación del terrorismo. Adicionalmente, la empresa de
mensajería y paquetería debe fomentar una política y un programa de
cumplimiento social documentado que, como mínimo, aborde como entre sus
empleados y socios comerciales podrían garantizar que los bienes, insumos o
mercancías nacionales e importadas a México para la elaboración de productos
o mercancías no provienen de la extracción, producción o fabricación total o
parcialmente, con formas prohibidas de trabajo, es decir, forzoso u obligado
incluido el trabajo infantil forzoso u obligado al amparo del artículo 23.6
del T-MEC y el Acuerdo que establece las mercancías cuya importación está
sujeta a regulación a cargo de la Secretaria de Trabajo y Previsión Social,
publicado en el DOF el 17 de febrero de 2023.
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4.1
Criterios de selección.
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Deben existir
procedimientos documentados para la selección, seguimiento o renovación de
relaciones comerciales con los asociados de negocio o proveedores, que
incluyan entrevistas, verificación de referencias, métodos de evaluación y
uso de la información proporcionada. La información derivada de la
investigación y/o evaluación de los asociados de negocio y/o proveedores
deberá documentarse y estar integrada un expediente (físico o electrónico).
El procedimiento para la selección de socios comerciales deberá incluir,
indicadores para detectar clientes o proveedores que podrían no ser legítimos
o con domicilios no localizados. Si la investigación y/o evaluación de algún
socio comercial conduce a dudas sustanciales sobre la veracidad de sus
operaciones o servicios, la empresa deberá evitar su contratación y, en su
caso, notificar a su especialista de seguridad o contacto del Programa
Operador Económico Autorizado y a la autoridad correspondiente sobre sus
sospechas.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar la información
recabada para la selección y contratación de nuevos socios comerciales y
monitoreo de los socios con los que ya se encuentra trabajando, esto
comprende cualquier tipo de relación comercial que tengan con su empresa y
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Qué información es requerida a
su socio comercial.
II. Qué aspectos son revisados e
investigados.
III. Los indicadores para
identificar clientes o proveedores que podrían no ser legítimos (pagos por
encima de la tarifa estándar, en efectivo; tener poco conocimiento de la
mercancía que se va a enviar; ser evasivo; información de contacto mínima
(teléfono celular, puntos de contacto, correos electrónicos, entre otros);
empresas de reciente creación o negocios sin historial comercial, etcétera) o
con domicilios no localizados. Este punto refiere a señalar todas
aquellas alertas para determinar que un socio comercial no es confiable y
así, realizar una investigación más profunda y evaluar si se debe trabajar
con él.
IV. Indicar si mantiene un expediente
físico o electrónico de cada uno de sus socios comerciales, así como
la información que debe contener.
V. Señalar de qué manera se evalúan
los servicios de su socio comercial y qué puntos revisa.
El expediente debe
incluir como mínimo lo siguiente:
I. Datos de la empresa (nombre,
clave en el RFC, actividad, etcétera).
II. Datos del representante legal.
III. Comprobante de domicilio.
IV. Referencias comerciales (en su
caso).
V. Contratos, acuerdos y/o convenios
de confidencialidad, políticas de seguridad.
VI. En su caso, certificado o número
de certificación en los programas de seguridad a los que pertenezca.
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4.2
Requerimientos en seguridad.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe contar con un procedimiento
documentado en el que, de acuerdo a su análisis de riesgo, solicite
requisitos adicionales en materia de seguridad a aquellos socios comerciales
que intervengan en su cadena de suministro, como: los servicios que
proporciona como mensajería y paquetería, así como de los proveedores de
servicios como limpieza, seguridad, contratación de personal, colocación y
mantenimiento de los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y
video vigilancia, proveedores de sistemas y Tecnologías de la Información,
proveedores de sellos de alta seguridad, prestadores de servicios de carga,
descarga, almacenaje y maniobra de mercancías, contratistas, líneas aéreas,
entre otros.
Los
requisitos deberán estar basados en el “Perfil de Mensajería y Paquetería”
establecido por la AGACE, o en caso de existir, el Perfil específico para
cada actor de la cadena de suministros que le corresponda.
La
empresa de mensajería y paquetería debe solicitar a sus socios comerciales la
documentación que acredite y compruebe que cumple con los estándares mínimos
de seguridad establecidos en este “Perfil de Mensajería y Paquetería”, ya sea
a través de una declaración escrita emitida por el representante legal del
socio, convenios o cláusulas contractuales, respaldo con documentación que
avale el cumplimiento de los requisitos establecidos en algún otro Programa
de Operador Económico Autorizado.
De
igual manera, la empresa debe tener en cuenta y conocer los requisitos
específicos del Programa Operador Económico Autorizado que serán aplicables a
cada uno de sus socios comerciales, en función de su actividad dentro de la
cadena de suministro.
En
el caso de los socios comerciales de la empresa que presten sus servicios en
el interior de las instalaciones, deben estar obligados al cumplimiento de
estos requerimientos de seguridad en la cadena de suministro.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el procedimiento que indique cómo
lleva a cabo la identificación de socios comerciales que requieran el
cumplimiento de estándares mínimos en materia de seguridad. Asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
I. Un registro de los socios comerciales que deben
cumplir con requisitos en materia de seguridad, y mencione que tipo de
proveedores son estos (transportistas, almacenes, empresas de seguridad,
agentes aduanales, empresas autorizadas para prestar los servicios de carga,
descarga y manejo de mercancías, etcétera).
II. Indicar de qué forma documental (convenios, acuerdos, cláusulas
contractuales y/o adendas, asegura que sus socios comerciales cumplen con los
requisitos en materia de seguridad.
III. Indicar si existen convenios, acuerdos, cláusulas contractuales,
y/o adendas, respecto a la implementación de medidas de seguridad con sus
proveedores de servicios al interior de su empresa, tales agentes aduanales,
guardias de seguridad privada, servicios de limpieza, jardinería, comedor,
mantenimiento, proveedores de Tecnología de la Información, etcétera.
IV. Indicar si cuenta con socios comerciales que se les exija
pertenecer a un programa de seguridad de la cadena de suministro, ya sea de
certificación por una autoridad extranjera o del sector privado (por ejemplo:
CTPAT, o algún otro Programa de Operador Económico Autorizado de la OMA), así
como la información y documentación que le son solicitadas.
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4.3 Revisiones del socio comercial.
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La
empresa de mensajería y paquetería, a través del Comité de Seguridad debe
realizar evaluaciones periódicas y derivadas situaciones de riesgo, de los
procesos e instalaciones de los asociados de negocios con base a un análisis
riesgo, para garantizar que cuentan con estándares mínimos en materia de
seguridad requeridos por la empresa basados en el Programa Operador Económico
Autorizado, mantener registros de las mismas, que permitan constatar que los
procesos y medidas de seguridad se están ejecutando, así como del seguimiento
correspondiente.
Cuando
se encuentren inconsistencias, la empresa deberá comunicarlo a su socio o
proveedor y proporcionar un período justificado para atender las
observaciones identificadas o áreas de oportunidad, en caso contrario, tener
las medidas necesarias para sancionarla.
Realizar
evaluaciones de seguridad de los socios comerciales es importante para
garantizar que exista un programa de seguridad sólido y funcione
correctamente, es por eso que, además de un procedimiento documentado, debe
existir un programa o calendario para la ejecución de dichas revisiones o
evaluaciones de seguridad priorizando a los socios que son más críticos
conforme a su análisis de riesgo. Si un miembro no es evaluado y la empresa
desconoce si los procesos e instalaciones de sus socios comerciales funcionan
correctamente, ponen en riesgo su cadena de suministro.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el procedimiento para realizar evaluaciones
para verificación de los requisitos materia (procesos e instalaciones) de sus
socios comerciales, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Periodicidad con la que realiza las visitas al socio
comercial (esta debe de ser por lo menos una vez al año y derivadas de
situaciones de riesgo).
II. Programa o calendario para la ejecución de las revisiones de
seguridad.
III. Registro o reporte de la verificación y, en su caso, del
seguimiento correspondiente.
IV. El o los formatos de verificación tendrán que estar debidamente
requisitados, colocando la fecha, nombre y cargo de quienes participan en la
revisión, firmas, etcétera.
V. Señalar qué medidas de acción se toman cuando los socios
comerciales no cumplan con los requisitos de seguridad establecidos.
VI. En caso de contar con socios comerciales con la certificación
de CTPAT u otro programa de certificación de seguridad en la cadena de
suministros, indique la periodicidad con la que es revisado su estatus, cómo
lo registran y las acciones que toma en caso de detectarse que esté
suspendido y/o cancelado conforme a lo establecido en su
procedimiento.
El procedimiento deberá incluir:
I. Periodicidad de las visitas;
II. Puntos de revisión en materia de seguridad;
III. Elaboración de reportes;
IV. Retroalimentación y acuerdos con el socio comercial;
V. Seguimiento a los acuerdos;
VI. Medidas en caso de la detección del incumplimiento de los
requisitos;
VII. Registro de evaluaciones.
Área
o responsable de llevar a cabo este procedimiento.
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5. Seguridad de procesos.
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Deben establecerse medidas de control para garantizar la
integridad y seguridad de la mercancía, y los procesos relacionados con el
transporte (en cualquiera de sus modalidades), manejo, despacho aduanero,
almacenaje y/o distribución de carga a lo largo de la cadena de suministros.
Estas medidas de control y procedimientos deben documentarse y asegurarse de
mantener la integridad de sus embarques de importación y exportación desde el
punto de recepción hasta su entrega.
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5.1 Mapeo de procesos.
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La
empresa de mensajería y paquetería deberá contar con un mapa que muestre paso
a paso el proceso logístico del flujo de las mercancías de comercio exterior
y la documentación requerida a través de su cadena de suministros
internacional.
La
empresa debe tener en cuenta e incluir dentro de su mapeo todas las partes
involucradas en su cadena de suministro, conteniendo aquellas que manejan la
documentación de importación y exportación, como agentes aduanales, otros que
pueden no manejar directamente la carga, pero pueden tener un control
operativo como transportistas, prestadores de servicios de carga, descarga,
almacenaje y maniobra de mercancías y líneas áreas. Si dentro de su cadena de
suministro se subcontrata alguna parte del transporte, es indispensable que
se considere dentro de su análisis de riesgo y su mapeo de proceso, toda vez
que, mientras más proveedores directos e indirectos, mayor es el riesgo
involucrado.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el documento
donde ilustre y describa el mapeo de procesos por los que atraviesan sus
mercancías de importación y exportación, desde el punto de origen hasta su
destino, con la finalidad de tener bien identificados cada uno de los pasos
que involucran la recepción, guarda, maniobra, custodia y entrega de carga de
mensajería y paquetería.
El
mapeo de procesos debe incluir, los nombres (clave en el RFC y razón Social)
de las empresas que le proporcionan los servicios en su cadena logística.
Este mapeo debe contener por lo menos los siguientes aspectos:
I. Recolección,
entrega y/o recepción de mercancía de comercio exterior en el (los) centro
(s) de distribución y/o acopio.
II. Seguridad en
el traslado de la mercancía a recinto fiscal o fiscalizado:
a) Señalar los puntos
y áreas de descanso o resguardo de los vehículos de carga durante el traslado
de mercancías objeto de comercio exterior (importación y exportación), así
como la documentación que se genera cuando la carga entra y sale de las
instalaciones
b) Indicar los tiempos
estimados que dichos vehículos permanecen en las áreas de descanso (reposo) o
resguardo (patios de la empresa, aduana de salida, instalaciones del agente
aduanal o agencia aduanal, almacenes, patios de intercambio (transfer) o
transporte, entre otros).
III. Seguridad en
el almacenamiento y/o distribución en recinto fiscal o fiscalizado.
IV. Seguridad de
proceso durante el despacho aduanero.
V. Seguridad en
transporte internacional (aéreo, terrestre, marítimo o multimodal).
VI. Seguridad en
desaduanamiento y/o desconsolidación en país destino.
VII. Entrega a
destino final.
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5.2 Almacenes y centros de distribución.
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Cuando
la empresa de mensajería y paquetería cuente con almacenes y/o centros de
distribución externos registrados ante el mismo RFC, deberán sujetarse de
acuerdo a sus características, a lo establecido en este documento, con el
objeto de mantener la integridad en su cadena de suministros.
De
igual manera, indique si cuenta con socios comerciales que presten algún
servicio de almacén, centro de distribución u otros al interior de sus
instalaciones, los cuales deberán en todo momento cumplir con los estándares
mínimos en materia de seguridad establecidos por la propia empresa.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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De
acuerdo al mapeo de su proceso logístico, si las mercancías de comercio
exterior son transferidas o trasladadas a otro almacén y/o centro de
distribución alternos o diferente al que opere bajo la empresa de mensajería
y paquetería, deben indicar si están registrados ante su R.F.C.
proporcionando sus datos generales (Denominación y domicilio) y explicando
brevemente qué actividad se lleva a cabo en esa o esas instalaciones (Cross
Dock, almacén temporal, etcétera).
Asimismo,
indique si estos pertenecen a la empresa o es un servicio contratado a través
de un tercero y sean parte de un grupo accionista. En este caso, conforme a
los criterios de selección de proveedores que se mencionan en lo referente al
apartado de “Socios Comerciales” del presente documento, indique de qué forma
se cerciora que cumple con los requerimientos mínimos en materia de seguridad
(los almacenes administrados por un tercero, no están obligados a presentar
un “Perfil de Mensajería y Paquetería”).
Las
instalaciones que cuenten con concesión o autorización de Recinto Fiscalizado
o Recinto Fiscalizado Estratégico; registradas ante su R.F.C. deberán llenar
por cada instalación autorizada, el Perfil de la modalidad y rubro
correspondiente.
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5.3 Entrega y recepción de carga.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe garantizar la supervisión de la
identificación de los operadores de los medios de transporte propios o
subcontratados, que efectúan la recolección, entrega o recepción de mercancía
de comercio exterior dentro o fuera de sus instalaciones, almacenes y/o
centros de distribución.
Asimismo,
debe designar a un responsable que supervise la carga o descarga del
embarque, inclusive conforme a las instrucciones que reciba de los clientes
para su manejo y traslado. Por otro lado, debe supervisar, inspeccionar y
verificar mediante mecanismos, herramienta o tecnología no intrusiva que
disponga, la integridad de los medios de transporte y de la mercancía objeto
de comercio exterior que ingrese o salga de la empresa de mensajería y
paquetería, cotejando la información descrita en las listas de intercambio
recibidas de manera previa conforme al tráfico o modalidad de transporte que
se trate.
De
igual forma, debe garantizar que el conductor que transporta mercancías de
comercio exterior, durante la entrega o recepción cuente con la información
documental requerida antes de someterse a las formalidades del despacho
aduanero y autorizar su salida.
Las
áreas de preparación de la carga y las áreas circundantes inmediatas deben
inspeccionarse regularmente para garantizar que estas áreas permanezcan
libres de contaminación visible de plagas.
Durante
el proceso de carga y descarga de mercancías, el área de seguridad de la
empresa (supervisor o guardia de seguridad) deberá estar presente para
validar que el proceso se está realizando de manera correcta, mitigar el
riesgo de contaminación de embarques (mercancía prohibida, ilícita o plagas)
y registrar dicha revisión (parte de novedades, registros, reportes,
etcétera). Como evidencia de que el sello y/o candado de alta seguridad fue
colocado correctamente, se deben tomar fotografías digitales al momento de
cargar los vehículos. En la medida de lo posible, estas imágenes enviarse
electrónicamente al punto de contacto de destino o entrega de la mercancía
con fines de verificación.
También,
el personal responsable del área de embarques y/o recibos debe revisar la
información incluida en los documentos de importación y/o exportación para
identificar o reconocer envíos de carga sospechosos. Asimismo, se debe
brindar capacitación específica sobre la identificación de errores comunes en
la documentación de los embarques de exportación, con el objetivo de prevenir
que estos deriven en incidentes de seguridad o mercancía sospechosa.
En
caso de contar con transporte de carga propio, debe brindar capacitación a
los operadores de transporte para revisar la documentación de importación y/o
exportación a fin de identificar o reconocer envíos de carga sospechosos,
como:
I. Originados o
destinados a lugares inusuales;
II. Rutas
distintas;
III. Pagos en
efectivo;
IV. Observar
prácticas inusuales de envío y/o recepción;
V. Falta de
información.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el
procedimiento documentado para la entrega y recepción de carga debiendo
incluir los siguientes:
I. Método de inspección en el
punto de acceso a la empresa de mensajería y paquetería.
II. Designación del personal
responsable de recibir al conductor y las mercancías en la llegada.
III. Coordinación de las áreas de la
empresa de mensajería y paquetería quienes reciben las listas de intercambio
por parte de los transportistas de forma previa a su arribo y con las aduanas
donde se cumplen las formalidades del despacho aduanero.
IV. Registro de la introducción a la
empresa de mensajería y paquetería de las mercancías con carga completa y
consolidada.
V. Plazos de liberación.
VI. Solicitudes de previo.
VII. Servicios que ofrece la empresa
de mensajería y paquetería para el movimiento de mercancías previo a su
despacho aduanero.
VIII. Cómo garantiza que el medio de
transporte esté libre de contaminación visible de plagas, en caso de
identificar algún tipo de plaga visible, contaminación, basura, insectos,
pasto, hierba o zacate, cómo se reporta y que acciones realizan al respecto.
Anexar el
procedimiento documentado para detectar y reportar discrepancias en la
entrega o recepción de medios de transporte que traslada mercancías y
asegúrese que incluya los siguientes puntos:
I. Responsables de llevar a cabo
la revisión.
II. Documentos a cotejar.
III. Áreas a las que se reporta la
información.
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5.4 Procedimiento de seguimiento de la mercancía.
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La
empresa de mensajería y paquetería es la responsable de vigilar y monitorear
la integridad las mercancías de comercio exterior a lo largo de la cadena de
suministros, por lo que debe contar con procedimientos documentados en los
que se establezca el uso de tecnología para el seguimiento y supervisión de
actividades (durante la recolección; arribo a sus centros de consolidación de
carga, la guarda, custodia y liberación de mercancías, objeto de comercio
exterior), con la finalidad de garantizar el cumplimiento de las formalidades
del despacho aduanero, garantizando en todo momento contar con la siguiente
información: número e información del conocimiento de embarque, lista de
empaque, guía o demás documentos de transporte, según corresponda, nombre y
dirección del consignatario o remitente, descripción, valor y origen de la
mercancía, la ubicación física en la instalación, entre otras de conformidad
a la normatividad aplicable.
Para
efectos del seguimiento de unidades vía terrestre, la empresa debe incluir en
el procedimiento mencionado, la identificación de rutas predeterminadas,
tiempos estimados de recolección y entrega en almacenes y/o centros de
distribución o acopio, en su caso, puntos intermedios. Asimismo, describir
las medidas en caso de la identificación de retrasos en la ruta debido a
condiciones climáticas, tráfico, cambios de ruta, la inspección de
autoridades o incidentes relacionados con la seguridad.
Los
datos de supervisión y registro de todas las maniobras en la empresa de
mensajería y paquetería, así como los historiales de ruta deben preservarse
durante un año cuando la autoridad y/o transportista deban realizar una
evaluación debido a un incidente de seguridad.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para monitorear los traslados internos en la
empresa de mensajería y paquetería de mercancía de comercio exterior completa
y/o consolidada.
Este
procedimiento debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
I. Contar con GPS
cuyo hardware externo se encuentre oculto y que pueda resistir los intentos
de quitarlo, indique el tipo de sistema que tiene implementado las unidades
que utiliza y en su caso las herramientas de consulta que dispone para
monitorear la mercancía.
II. Identificar
las rutas predeterminadas, tiempos estimados de entrega, entre puntos
intermedios y maniobras en empresas de mensajería y paquetería conforme al
transporte que se trate. Una vez que se ha determinado el tiempo entre los
puntos asignados, deben tener un proceso de seguimiento (auditoría de rutas)
y los registros correspondientes.
Deben existir sistemas o procedimientos
con instrucciones en caso de existir una demora en el recorrido, asimismo,
los conductores deben notificar a su supervisor, cualquier retraso
significativo en la ruta debido al clima, el tráfico, accidentes, fallas
mecánicas, cambio de ruta, etcétera. Y por su parte, la empresa debe de
verificar de manera independiente la causa de dicho retraso.
III. Detallar si
cuenta con un medio que permita la comunicación con el transportista durante
su traslado y si cuenta con más de una forma de comunicación.
IV. Cuando el
seguimiento lo realice un tercero, indique quien es el responsable, y como se
verifica que se esté llevando a cabo correctamente, conforme a los
procedimientos que la empresa le señale.
V. En caso de
contar con transporte de carga propio, se deberá usar GPS o tecnología
equivalente para garantizar que el remolque también sea monitoreado y
rastreado. Describa cómo realiza este seguimiento.
VI. Los registros de
GPS o historiales de ruta, deberán resguardarse para casos de incidentes de
seguridad y auditorías.
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5.5 Reporte de discrepancias en la carga.
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Deben
existir procedimientos documentados para detectar y reportar mercancía
faltante, sobrante, prohibida o cualquier otra discrepancia en la entrega o
recepción de las mercancías que recolecta de forma previa a cumplir las
formalidades del despacho aduanero con la finalidad de disponer de
información que coadyuve a las investigaciones correspondientes por parte de
los consignatarios autorizados y en su caso por las autoridades competentes.
Asimismo, tendrá que describir las medidas y acciones a realizar en caso de
identificar el traslado y manejo de mercancías ilícitas, no declaradas y
prohibidas o aquellas que por su naturaleza pongan en riesgo la seguridad de
los usuarios pudiendo ser durante los siguientes procesos: recepción,
entrega, almacén para reconocimientos previos, consolidados,
des-consolidados, patios de medios de transporte y en su caso conforme a los
servicios que ofrezca.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para detectar y reportar discrepancias en la
entrega o recepción de las mercancías y asegúrese que incluya los siguientes
puntos:
I. Responsables
de llevar a cabo la revisión.
II. Documentos a
cotejar.
III. Áreas a las
que se reporta la información.
Este
procedimiento, deberá aplicarse a mercancía consolidada y ubicada en almacén.
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5.6 Procesamiento de la información y
documentación de la carga.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe contar con procedimientos
documentados para asegurar que la información electrónica y/o documental
utilizada durante el movimiento, guarda, custodia, maniobras y el despacho de
la carga, así como la información recibida por los asociados de negocio, sea
legible, completa, exacta, reportada en tiempo y protegida contra cambios,
pérdidas o introducción de información errónea.
De
la misma forma, debe haber procedimientos documentados para corroborar que la
información recibida por los asociados de negocio sea reportada en forma
exacta y oportuna. De igual manera, los formularios y la documentación
relacionada con la importación y/o exportación deberían asegurarse para
evitar el uso no autorizado.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el procedimiento para el procesamiento de la
documentación de la carga, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Detallar como transmite la información y
documentación relevante al traslado y maniobras de carga, así como, todos lo
que intervienen en su cadena de suministro de la empresa de mensajería
y paquetería, indique si utiliza un sistema informático de control específico
y explique brevemente su función. Asimismo, detalle cómo valida que la
información proporcionada sea legible, completa, exacta, reportada en tiempo
y protegida contra cambios, pérdidas o introducción de información errónea.
II. La información electrónica de los embarques y
carga en general debe de incluir el número de sello y/o candado con el que se
aseguró la carga.
III. Señalar de qué forma los asociados de
negocio transmiten información con la empresa de mensajería y paquetería y
aseguran la exactitud de las mismas, por ejemplo: el uso de la aplicación
institucional “Consulta Remota de Pedimentos” para corroborar el pago de las
contribuciones y/o cuotas compensatorias para la autorización de salida.
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5.7 Gestión de inventarios, control de material
de empaque, envase y embalaje.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe tener procedimientos documentados
para el control de inventarios y almacenaje de la carga, estos deben llevarse
a cabo de forma periódica revisiones y auditorías para comprobar su correcta
gestión. Así mismo, debe tener un procedimiento documentado para el control
del material de empaque, envase y embalaje de las mercancías en el que
también se incluya el procedimiento de control, diseminación y prevención de
la contaminación visible de plagas, en el caso de uso de materiales de
embalaje de madera (como tarimas o pallets, cajas, cajones, jaulas, carretes,
estiba, calzas, soportes o plataformas) para apilar la carga, moverla y
protegerla a lo largo de toda su cadena de suministros.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para la gestión de inventarios. Este debe
incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
I. La frecuencia con la que lleva a cabo la verificación de
existencias (inventario periódico). Indique si existe un calendario
programado documentado para realizarlos.
II. Indicar qué se realiza en el caso de existir excedentes y
faltantes en los inventarios.
III. Señalar el tratamiento que se brinda para el control y
manejo del material de empaque, envase y embalaje y, en su caso, de las
mermas, desperdicios o material sobrante, en el que también se incluya
el procedimiento de control, diseminación y prevención de la contaminación
visible de plagas, en el caso de uso de materiales de embalaje de madera
(como tarimas o pallets, cajas, cajones, jaulas, carretes, estiba, calzas, soportes
o plataformas) para apilar la carga, moverla y protegerla.
IV. Este punto, también está enfocado a reducir el riesgo de introducción
o diseminación de plagas de importancia cuarentenaria al país a través del
embalaje (importaciones), por lo anterior, describa cómo cumple con las
disposiciones señaladas por la SEMARNAT y la NOM-144-SEMARNAT-2017, en
concordancia con la Norma Internacional de Medidas Fitosanitarias No.15
denominada “Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el Comercio
Internacional”, las cuales emanan de la Organización de las Naciones Unidas para
la Alimentación y la Agricultura.
V. Señalar cómo es el proceso de fumigación para matar, inactivar,
esterilizar, desvitalizar o eliminar plagas. Qué acciones realiza en caso de
requerir cuarentena de los materiales de embalaje.
VI. Indicar el o área responsable de llevar a cabo este proceso, así como
la documentación o certificados que se obtienen.
Los procedimientos del solicitante podrán incluir:
I. Almacén solamente accesible a personal autorizado.
II. Periodicidad del control de existencias.
III. Control de mercancías entrantes, transferencias a otros
almacenes, retiradas permanentes y temporales.
IV. Acciones que se toman si se identifican irregularidades,
discrepancias, pérdidas o hurtos.
V. Tratamiento del deterioro o de la destrucción de las
mercancías.
VI. Separación de los diversos tipos de mercancías, por ejemplo:
de alto valor o peligrosas.
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6. Gestión aduanera.
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La empresa de mensajería y paquetería debe contar
con procedimientos documentados en los que se establezcan políticas internas
y de operación, así como de los controles necesarios para el debido
cumplimiento de las obligaciones aduaneras.
Asimismo, deberá contar con personal especializado y
procedimientos documentados que establezcan la verificación de la información
y documentación generada por el agente aduanal o, en su caso, asegurar los
procesos que realiza el apoderado aduanal.
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6.1 Gestión del despacho aduanero.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe contar con un procedimiento
documentado en el que se establezcan los criterios para la selección de un
agente aduanal o, en su caso, un apoderado aduanal, quienes, conforme a la
legislación nacional, son los autorizados para promover por cuenta ajena el
despacho de las mercancías.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento de selección y evaluación del agente aduanal o apoderado
aduanal y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
I. Criterios de
selección.
II. Métodos de
evaluación y periodicidad.
III. Describir los
indicadores con los que evalúa el servicio de los agentes aduanales.
Indicar
el nombre completo y el número de la patente y/o autorización del agente
aduanal o apoderado aduanal autorizado para promover sus operaciones de
comercio exterior.
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6.2
Obligaciones aduaneras.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe contar con un procedimiento
documentado para el cumplimiento de las obligaciones aduaneras que deriven de
las operaciones de comercio exterior que realicen. Este debe incluir al menos
lo siguiente: el proceso de comunicación con las autoridades aduaneras cuando
estén enterados del traslado y custodia de valores superiores al determinado
por la autoridad de conformidad al artículo 9 de la Ley. La transmisión de
los manifiestos de carga a través del SEA (Ventanilla Digital) y los plazos
establecidos, conforme al artículo 38 del Reglamento de la Ley y regla
1.9.15.; los avisos en los casos de destrucción, extravío y descomposición de
mercancías; el proceso de despacho aduanero por conducto del representante
legal de la empresa de mensajería siempre que no excedan los montos
determinados, las excepciones establecidas y la determinación de pago de la
tasa global que corresponde. Para los casos en los que preste el servicio de
pre-validación electrónica de datos, establecer cómo cumple las obligaciones
previstas en la Regla 1.8.2; los avisos que deben enviar a las autoridades
tratándose de mercancías explosivas y armas de fuego; la actualización de
datos en el registro CAAT y su periodicidad. Los procesos de retorno de mercancías
cuando estén en depósito ante la aduana; relativo al uso del RFC genérico en
caso de operaciones globales y el uso de RFC para operaciones individuales.
Aunado a lo anterior, la empresa de mensajería y
paquetería en caso de contar con autorización como Recinto Fiscalizado
Estratégico, Depósito Fiscal, elaboración, transformación o reparación en
Recinto Fiscalizado, debe contar con un procedimiento documentado para el
cumplimiento de las obligaciones aduaneras que deriven de las operaciones de
comercio exterior que manejan. Este debe incluir al menos lo siguiente: a) la
garantía anual que debe enterarse al interés fiscal conforme al valor
promedio de las mercancías que manejan; b) La identificación del espacio
físico para la realización de reconocimiento aduanero practicado por las
autoridades aduaneras; c) el espacio físico destinado para los servicios de
manejo, almacenaje y custodia tratándose de mercancías que haya pasado a
propiedad del fisco federal; d) el almacenamiento y custodia gratuita de
mercancías conforme a la normatividad; e) proceso de transferencia de
mercancías entre almacenes; f) proceso para acreditar el pago sobre los
aprovechamientos por ser recinto fiscalizado; g) sobre la autorización para
que las mercancías puedan ser objeto de elaboración, transformación o
reparación, en su caso.
Por otro lado, debe incluir en el procedimiento, el
proceso de comunicación con los consignatarios en caso de destrucción o
extravío de mercancía; garantizar el intercambio de información mediante
sistema simultáneo que contengan los datos señalados en la regla 2.3.8. y
establecer protocolos relacionados con el tratamiento, comunicación, guarda y
custodia de mercancía de comercio exterior bajo el régimen de tránsito
interno.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento para cumplir con sus obligaciones aduaneras.
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6.3 Comprobación aduanera.
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La
empresa de mensajería y paquetería, con el objeto de garantizar el
cumplimiento de la información de las operaciones para la realización del
despacho aduanero de mercancías de comercio exterior, así como verificar la
veracidad de la información declarada ante las autoridades competentes, debe
tener procedimientos documentados para verificar que los pedimentos que
recibe para su trámite de liberación de la empresa, coinciden con lo que
aparece registrado en el SAAI Web y, en su caso, reportar a la autoridad
aduanera cualquier discrepancia en dicha información. La empresa, de igual
forma, debe contar con un procedimiento para el archivo de las constancias de
liberación correspondiente.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento establecido para verificar la información que aparece
registrada en el SAAI Web, y cotejar que las contribuciones y/o cuotas
compensatorias hubieran sido pagadas previo a la liberación de los embarques
para someterse a las formalidades del despacho aduanero.
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7.
Seguridad de los vehículos de carga, contenedores, remolques y/o
semirremolques.
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La empresa de mensajería y paquetería debe mantener la
seguridad de los medios de transporte, tractores, contenedores, remolques y
semirremolques (incluyendo vehículos de carga, tipo camioneta pick up,
furgoneta o van, entre otros), para protegerlos de la introducción de
personas y/o materiales no autorizados. Por lo anterior, es necesario tener
procedimientos documentados para revisar, sellar y mantener la integridad de
los mismos. De igual manera, el proceso de inspección dichos medios de
transporte, tractores, contenedores, remolques y semirremolques (incluyendo
vehículos de carga, tipo camioneta pick up, furgoneta o van, entre otros),
utilizados como Instrumentos de Tráfico Internacional, debe de incluir un
procedimiento de inspecciones agrícolas para buscar plagas visibles y
deficiencias estructurales graves. La contaminación por plagas se define como
formas visibles de animales, insectos u otros invertebrados (vivos o muertos,
en cualquier etapa del ciclo de vida, incluidos huevos, etcétera), o cualquier
material orgánico de origen animal (incluidos sangre, huesos, cabello, carne,
secreciones, excreciones, etcétera); plantas o productos vegetales
(incluidas frutas, semillas, hojas, ramitas, raíces, corteza, etcétera); u
otro material orgánico, incluidos los hongos, tierra o agua; cuando
dichos productos no sean la carga declarada dentro de los Instrumentos de
Tráfico Internacional.
En
caso de utilizar sellos de alta seguridad, es necesario contar con
procedimientos para sellar correctamente y mantener la integridad de los
contenedores y remolques desde el momento en el que salen de sus
instalaciones. Se debe aplicar un sello de alta seguridad a todos los
contenedores y remolques a los embarques de comercio exterior, los cuales
deben cumplir o exceder la Norma ISO 17712 para sellos de alta seguridad.
Con
el objetivo de mantener la seguridad de la cadena de suministros, la empresa
de mensajería y paquetería debe inspeccionar todos los vehículos de carga de
forma sistemática a la entrada y salida de sus instalaciones (domésticos y de
tráfico internacional), además de llevar un registro.
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7.1
Uso de sellos y/o candados.
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La
empresa de mensajería y paquetería, en su caso, debe identificar los medios
de transporte de carga propios o sub contratados que transportan mercancías
de comercio exterior que pueden ser: marítimos, aéreos, terrestres
nacionales, transfronterizos, ferroviarios y/o multimodales que estén sujetos
a la colocación de sellos y/o candados que cumplan o excedan la Norma ISO
17712 con la finalidad de garantizar en todo momento la integridad de la
carga.
Por
lo anterior, como uno de los mecanismos de seguridad, el recinto fiscalizado,
en su caso debe utilizar los candados o sellos de alta seguridad que cumplan
o excedan la Norma ISO 17712 en todos los contenedores y remolques cargados
que sean objeto de comercio exterior y mantener su integridad hasta la
entrega en el destino final. Para ello, el recinto debe tener procedimientos
documentados para colocar y verificar la correcta aplicación de los sellos,
su inspección en puntos intermedios, destino final y de su reemplazo cuando
sean abiertos por alguna autoridad. En caso de una inspección de este tipo,
los conductores deben notificar y registrar cualquier anomalía o modificación
estructural inusual que se encuentre en el medio de transporte derivado de dicha
revisión. Los procedimientos deben incluir los pasos a seguir si se descubre
que un sello está alterado, manipulado o hay un número de sello incorrecto en
la documentación, los protocolos de comunicación a los socios comerciales
involucrados en la cadena de suministros y la investigación del incidente de
seguridad, estas deben notificarse al personal de seguridad, socios
comerciales que pueden ser parte de la cadena de suministro afectada,
especialista de seguridad o contacto del Programa Operador Económico
Autorizado.
Asimismo,
es necesario contar con un procedimiento documentado para la administración
de los mismos donde se incluya el control, asignación, resguardo, manejo de
discrepancias y destrucción de sellos y candados (este último es obligatorio
siempre y cuando rompan sellos en sus instalaciones). Respecto al proveedor
de los sellos y/o candados, se deberá demostrar de qué forma estos cumplen
con la Norma ISO 17712. La gerencia de la empresa o un supervisor de
seguridad debe realizar auditorías periódicas y documentadas de los sellos
y/o candados de alta seguridad, estas revisiones deben incluir la
verificación del inventario de sellos y/o candados almacenados y la compulsa
con los registros de inventario y los documentos de envío. También, los
supervisores del área de embarques y/o los gerentes de almacén deben
verificar periódicamente los números de sello utilizados en los medios de
transporte e Instrumentos de Tráfico Internacional para corroborar que la
información sea correcta.
Para
este caso, la empresa de mensajería y paquetería debe contar con un
procedimiento documentado en el que de conformidad a su análisis de riesgo
supervise la colocación de sellos y/o candados a los medios de transporte que
trasladan mercancía de comercio exterior de conformidad a su proceso
logístico y en aquellos tráficos que lo requieran por su alta probabilidad de
ocurrencia e impacto del riesgo identificado. En él, debe evidenciar
controles que permitan acreditar que supervisa la portabilidad de sellos y/o
candados derivado de entradas o salidas del recinto fiscalizado estratégico
en los medios de transporte. En todos los casos, debe utilizar el método de
inspección VVTT para mitigar manipulaciones indebidas conforme a lo
siguiente:
I. V- Ver el
sello y mecanismos de las cerraduras del contenedor.
II. V- Verificar
el número de sello.
III. T- Tirar del
sello para asegurarse que está correctamente puesto.
IV. T- Torcer y girar el sello para
asegurarse.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Enlistar de acuerdo a su análisis de riesgo y su
proceso logístico, los medios de transporte que están sujetos a la colocación
de sellos y/o candados de alta seguridad.
Anexar el procedimiento
documentado para la colocación y revisión de sellos y/o candados en los
medios de transporte que transportan mercancía de comercio exterior. Este
debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
I. Verificar que el sello o candado esté intacto y determinar si existe
evidencia de manipulación indebida.
II. En caso de utilizar candados de
alta seguridad, de tipo de botella, utilizar el método de inspección de VVTT.
a) V- Ver el sello y mecanismos de las cerraduras del contenedor (View).
b) V- Verificar el número de sello (Verify).
c) T- Tirar del sello para asegurarse que está correctamente puesto
(Tug).
d) T- Torcer y girar el sello para asegurarse de que ha cerrado (Twist
and Turn).
III. Revisar y cotejar la documentación que contenga el número
del sello o candado original y, en su caso, de los adicionales para efectos
de entradas o salidas de la empresa de mensajería y paquetería.
IV. Revisar que los dispositivos de cierre, bisagras y pasadores estén
unidos al remolque o contenedor y soldados o con remache. También, pueden
colocar placas protectoras en las bisagras de las puertas y/o colocar un
sello/cinta adhesiva sobre al menos de cada lado. También, se debe verificar
el correcto funcionamiento de las manijas, cerrojos y todos los demás
mecanismos de bloqueo o cierre de los vehículos de carga para detectar
manipulaciones y cualquier inconsistencia antes de colocar cualquier dispositivo
de sellado.
V. Indicar cómo asignan y remplazan los candados de alta
seguridad, en el caso de maniobras como reconocimiento previo, reemplazo,
entre otros.
En
su caso, anexe el procedimiento documentado para el control y manejo de los
sellos y/o candados, este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
I. Qué tipo de sellos y/o candados utiliza en sus operaciones (comercio
exterior, tránsito, almacenaje, etcétera).
II. Quién tiene acceso y cómo se resguardan los candados y/o sellos. La
gestión de los sellos y/o candados debe estar restringida solo al personal
autorizado; almacenarse en un lugar seguro, tener un inventario, control de
su distribución y seguimiento (registro de sellos que se utilizan, así como
de la recepción de nuevos sellos y/o candados.
III. Describir cómo la gerencia de la empresa o el supervisor de seguridad
participan en las auditorías de los sellos y/o candados de alta seguridad,
las revisiones que realizan, los registros que generan y las acciones que
realizan en caso de identificar discrepancias. También, cómo los supervisores
del área de embarques y/o los gerentes de almacén verifican números de sello
utilizados en los medios de transporte e Instrumentos de Tráfico
Internacional para corroborar que la información sea correcta (este proceso
también puede estar incluido dentro de las auditorías internas a que refiere
el sub-estándar 1.3 del presente documento).
IV. Cómo se atienden las discrepancias en los números de sellos y/o
candados.
V. Indicar quién es el proveedor(es) y cómo comprueba que las
especificaciones de los sellos y/o candados cumplan con la Norma ISO 17712
(anexar certificado expedido por la empresa certificadora encargada de
verificar el cumplimiento de la ISO correspondiente).
Todos los
procedimientos escritos deben difundirse y mantenerse a nivel operativo para
que sean de fácil acceso para los empleados encargados de ejecutar las tareas
arriba descritas, revisarse al menos una vez al año y actualizarse según sea
necesario.
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7.2
Inspección de los medios de transporte, contenedores, remolques y
semirremolques.
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Debe
haber procedimientos establecidos para verificar la integridad física de la
estructura de los medios de transporte, contenedor, carros de tren, remolques
y/o semirremolques utilizados como Instrumentos de Tráfico Internacional, que
entran o salen de la empresa de mensajería y paquetería conforme a su
naturaleza, incluso la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las
puertas, con la finalidad de identificar compartimientos naturales u ocultos.
Las
inspecciones de los medios de transporte deben ser sistemáticas y efectuarse
a la entrada y salida de la empresa, y en su caso, en el punto de carga de
las mercancías, utilizando el método de inspección de VVTT. Deberá llevarse
un registro de estas inspecciones, en un área de acceso controlado y
realizarse en un lugar, monitoreado por los sistemas de circuito cerrado de
televisión y video vigilancia, dicho sistema debe cubrir el proceso de
inspección en su totalidad.
El
procedimiento documentado para su inspección debe incluir de manera
enunciativa, más no limitativa, los siguientes puntos de revisión:
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Medios de Transporte
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Remolques, Carros de tren, Semirremolques y
Contenedores
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I. Defensa.
II. Llantas y rines (tractor y remolque).
III. Piso (tractor).
IV. Tanques de combustible.
V. Interior de la cabina (dormitorio y compartimiento de
herramientas).
VI. Tanques de aire.
VII. Chasis.
VIII. Área de la quinta rueda.
IX. Ejes de transmisión.
X. Tubo de escape.
XI. Motor.
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I. Puertas exteriores e interiores.
II. Paredes laterales (izquierda y derecha).
III. Techos interno y externo.
IV. Pared frontal.
V. Piso Interno.
VI. En su caso, el sistema de refrigeración.
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Para los medios de
transporte con remolque o compartimiento de carga integrado, deberá
adicionarse a los puntos de medios de transporte, lo indicado en el apartado
de remolques.
De igual manera,
antes de cargar los medios de transporte, contenedores, carros de tren,
remolques y semirremolques utilizados como Instrumentos de Tráfico
Internacional, deben pasar por inspecciones agrícolas y de seguridad para
garantizar que sus estructuras no hayan sido modificadas para ocultar
contrabando o que hayan sido contaminadas con plagas agrícolas visibles,
mantener un registro y estar respaldadas por un procedimiento documentado. Si
se encuentra contaminación visible de plagas durante la inspección o
transporte de mercancías objeto de comercio exterior, se debe limpiar (lavar,
aspirar, etcétera) para eliminar dicha contaminación.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar
el procedimiento documentado para llevar a cabo la inspección de
seguridad y agrícola de los medios de transporte conforme a su naturaleza y
proceso logístico que se trate en las entradas y salidas de la empresa de
mensajería y paquetería. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a
su operación:
I. Responsables
de llevar a cabo la inspección.
II. Definición
del/los lugar(es) donde se lleva a cabo la inspección e indicar como es el
monitoreo realizado por los sistemas de alarma y de circuito cerrado de
televisión y video vigilancia.
III. Los puntos de
revisión de seguridad para medios de transporte, remolques, semirremolques,
contenedores transportación ferroviaria y/o multimodal tanto de seguridad
como aquellas de calidad e inspecciones agrícolas con cuya finalidad es
buscar plagas visibles.
IV. Instrucciones
para que el conductor se asegure antes del cruce, que la cabina se encuentre
limpia y libre de basura.
Anexar
el formato establecido para la inspección de medios de transporte o vehículos
de carga, contenedores, remolques y/o semirremolques. Si utiliza otro tipo de
vehículos de carga para el transporte de sus mercancías (camionetas tipo van,
pickup, 3.5 toneladas, pipas, etcétera), su procedimiento y formato de
inspección deberán de incluir el proceso y puntos de revisión.
Asimismo,
el formato de inspección de seguridad y agrícola deberá incluir la siguiente
información:
I. Fecha de
inspección;
II. Hora de la
inspección;
III. Placas del
vehículo (tractor y remolque);
IV. Número de
contenedor/remolque;
V. Áreas
específicas de los vehículos de carga que fueron inspeccionadas; y,
VI. Nombre y firma
del empleado que realiza la inspección y del supervisor.
Los
formatos de inspección de seguridad y agrícola podrán estar firmados por el
supervisor para corroborar su información y ser parte de la documentación de
importación y exportación.
La
documentación debe conservarse durante un año para una investigación en caso
de ocurrir algún incidente de seguridad, así como para demostrar el
cumplimiento continuo de estos requisitos de inspección.
Adicionalmente,
y conforme al análisis de riesgo, la empresa de mensajería y paquetería
debería realizar revisiones aleatorias periódicas de los vehículos de carga,
después de que el personal de transporte haya realizado inspecciones de
seguridad para verificar que se hayan realizado de forma correcta,
contrarrestar las conspiraciones internas y prevenir incidentes de seguridad.
Las
revisiones deben realizarse al azar, sin previo aviso, para que no se vuelvan
predecibles, además de llevarse a cabo en distintos lugares donde el medio de
transporte pueda ser susceptible de contaminación.
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7.3 Almacenaje de vehículos, medios de
transporte, contenedores, carros de tren, remolques y semirremolques.
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Cuando
los medios de transporte, contenedores, remolques y/o semirremolques que
serán destinados a transportar mercancías de comercio exterior se encuentren
vacíos y deban almacenarse en las áreas de estacionamiento, deberán ser
asegurados con un candado y/o sello indicativo o, en su caso, en un área
segura que se encuentre resguardada y/o monitoreada.
Cuando
se tenga que almacenar o pernoctar algún contenedor, remolque y/o
semirremolque cargado, este debe encontrarse en un área segura que tenga
barreras físicas y monitoreada por los sistemas de alarma y de
circuito cerrado de televisión y video vigilancia para impedir el
acceso no autorizado y la manipulación de la mercancía, por lo
que debe estar cerrado con un candado de alta seguridad de
acuerdo a la Norma ISO 17712. Cuando la carga se almacena durante la
noche o durante un período prolongado, deben tomarse medidas para asegurar la
carga contra el acceso no autorizado.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Indicar
si la empresa almacena los contenedores, remolques y/o semirremolques
para su posterior despacho o, en su caso los que se encuentren vacíos y de
qué manera mantiene la integridad de los mismos dentro de sus instalaciones.
I. En caso de utilizar candado y/o sellos, indique qué tipo
utiliza.
II. En caso de utilizar algún contenedor, remolques y/o
semirremolques como almacén de materia prima y/o algún otro tipo de
mercancías, señale como mantiene la integridad y seguridad de las mismas.
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8.
Seguridad del personal.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe contar con procedimientos
documentados para el registro y evaluación de personas que desean obtener un
empleo dentro de la empresa de mensajería y paquetería y establecer métodos
para realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.
También,
deben existir programas de capacitación continuos para el personal que
difundan las políticas de seguridad de la empresa de mensajería y paquetería,
así como las consecuencias y acciones a considerar en caso de cualquier falta
o incidente de seguridad.
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8.1
Verificación de antecedentes laborales.
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La empresa de
mensajería y paquetería debe tener procedimientos documentados para
investigar y verificar la información asentada en el currículo, antecedentes
criminales (si la legislación y las políticas de la empresa lo
permiten) y solicitud de los candidatos con posibilidad de empleo, de
conformidad con la legislación local, ya sea por cuenta propia o por medio de
una empresa externa.
De igual forma, para
los cargos que por su sensibilidad así lo requieran y afecten la seguridad de
los embarques, de conformidad con su análisis de riesgo efectuado
previamente, deberán considerar solicitar requisitos más estrictos para su
contratación, los cuales se deberán realizar de manera periódica. Respecto
al personal que ya labora en la compañía, se deben realizar investigaciones
periódicas en función de las funciones y/o la sensibilidad del puesto del
empleado.
Toda la información
referente al personal deberá mantenerse en expedientes personales, mismos que
deberán tener un acceso restringido.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento documentado para la contratación del personal y, asegúrese de
incluir lo siguiente:
I. Requisitos y documentación
exigida.
II. Pruebas y exámenes solicitados.
Indicar las áreas y/o puestos
críticos que se hayan identificado como de riesgo, conforme a su análisis y
señale lo siguiente:
I. Indicar si existen requerimientos adicionales para áreas
y/o puestos de trabajo específicos cómo, de antecedentes criminales, (si la
legislación y las políticas de la empresa lo permiten), estudios
socioeconómicos, estudios clínicos, toxicológicos (uso de drogas), etcétera.
En su caso, señale los puestos o áreas de trabajo en que se requieren y con
qué periodicidad se llevan a cabo.
II. Indicar si previo a la contratación, el candidato debe
firmar un acuerdo de confidencialidad o un documento similar.
En caso de contratar una agencia de servicios para la
contratación de personal, indique si esta cuenta con procedimientos
documentados para la contratación de personal y cómo se asegura de que
cumplan con el mismo. Explique brevemente en qué consisten.
Los procedimientos para la contratación del personal y
contratistas podrán incluir:
I. Investigaciones exhaustivas de los antecedentes laborales
y personales de los nuevos empleados.
II. Cláusulas de confidencialidad y responsabilidad en los
contratos de los empleados.
III. Requerimientos específicos para puestos críticos.
IV. En su caso, la actualización periódica del estudio socioeconómico y
físico/médico de los empleados que trabajen en áreas críticas y/o sensibles.
V. Proceso de contratación y requisitos que solicitan para los empleados
temporales y contratistas.
La empresa puede considerar los resultados de las
verificaciones de antecedentes de los candidatos, según lo permita la
legislación vigente para tomar decisiones de contratación. Las verificaciones
de antecedentes no se limitan a la verificación de identidad y antecedentes
penales. En áreas de mayor riesgo, puede justificar investigaciones más
profundas.
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8.2 Procedimiento para baja del personal.
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Deben
existir procedimientos documentados para la baja del personal, en los que se
incluya la entrega de identificaciones y cualquier otro artículo que se le
haya proporcionado para realizar sus funciones (llaves, uniformes, gafetes
y/o credenciales, equipos informáticos, contraseñas, herramientas,
etcétera). Asimismo, este procedimiento debe incluir la baja en aquellos sistemas
informáticos y de accesos, entre otros que pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para la baja del personal y asegúrese de incluir lo
siguiente:
I. Quién es el
responsable de llevar a cabo y dar seguimiento a este procedimiento.
II. Cómo se
realiza y confirma la entrega de identificaciones, uniformes, llaves y demás
equipo.
III. Indicar el
control, registro y/o formato, en el que se identifique y asegure la entrega
de material y baja en sistemas informáticos (en su caso, anexar).
IV. Señalar el tipo
de registros del personal que finalizó su relación laboral con la empresa,
para que cuando haya sido por motivos de seguridad, se prevenga a sus
proveedores de servicios y/o asociados de negocio.
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8.3 Administración de personal.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe mantener un sistema, control o
base de datos de empleados activos actualizada. Asimismo, debe realizar y
mantener actualizados los registros de afiliación a instituciones de
seguridad social y demás registros legales de orden laboral.
En
el caso de que la empresa cuente con personal contratado por sus socios
comerciales y labore dentro de las instalaciones, deberá asegurarse de que
cumplan con los requerimientos establecidos para el resto de sus empleados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar
si la empresa de mensajería y paquetería cuenta con un sistema,
control o base de datos actualizada, tanto del personal contratado
directamente, como aquel contratado a través de una empresa proveedora de
servicios y asegúrese que incluya de forma enunciativa mas no limitativa los
siguientes puntos:
I. Nombre
completo.
II. Fotografía
actualizada mínimo cada cinco años.
III. Datos
personales (edad, nombre, fecha de nacimiento, número telefónico, domicilio,
CURP, número de seguridad social, tipo sanguíneo, alergias, etcétera).
IV. Filiación.
V. Antecedentes
laborales.
VI. Enfermedades.
VII. Exámenes
médicos.
VIII. Capacitación.
IX. Exámenes
Psicométricos.
X. Exámenes
Toxicológicos.
XI. Resultados de
evaluaciones periódicas.
XII. Observaciones.
Este
personal, deberá estar contratado de acuerdo con las leyes y reglamentos de
orden laboral vigentes.
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9. Seguridad de la información y documentación.
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Deben existir medidas de prevención para mantener la
confidencialidad e integridad de la información y documentación relativa a
las operaciones de comercio exterior, incluyendo aquellos utilizados para el
intercambio de información con otros integrantes de la cadena de suministros.
Asimismo, deben existir políticas y/o procedimientos integrales documentados
para proteger los sistemas de Tecnología de la Información, que incluyan las
medidas contra su mal uso además de identificar y priorizar acciones para reducir
el riesgo de la ciberseguridad. También, podrían abordar cómo un miembro
comparte información sobre amenazas de seguridad cibernética con el gobierno
y otros socios comerciales.
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9.1 Clasificación y manejo de documentos.
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Deben
existir procedimientos para clasificar documentos de acuerdo a su
sensibilidad y/o importancia. La documentación sensible e importante debe ser
almacenada en un área segura que solamente permita el acceso a personal
autorizado. Se debe identificar el tiempo de vida útil de la documentación y
establecer procedimientos para su destrucción.
La
empresa deberá conducir revisiones de forma regular para verificar los
accesos a la información y asegurarse de que no sean utilizados de manera
indebida.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el procedimiento documentado para el registro,
control y almacenamiento de documentación impresa y electrónica
(clasificación y archivo de documentos), debiendo incluir:
I. Registro de control para entrega, préstamo, entre otros
documentos.
II. Acceso restringido al área de archivos.
III. Políticas de almacenamiento y clasificación.
IV. Un plan de seguridad actualizado que describa las medidas en
vigor relativas a la protección de los documentos contra accesos no
autorizados, así como contra la destrucción deliberada o la pérdida de los
mismos.
V. Para el caso de información electrónica o digital, deberá apegarse a
los criterios de seguridad del sub-estándar 9.2. Seguridad de la tecnología
de la información.
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9.2 Seguridad de la tecnología
de la información.
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Para proteger los sistemas de Tecnología de la
Información contra amenazas comunes de ciberseguridad, una empresa debe
contar con suficiente protección que impulse la seguridad en la
infraestructura de Tecnologías de la Información (software y hardware) contra
“malware” (virus, spyware, gusanos, troyanos, etcétera), “baiting”,
“phishing” e intrusiones internas/externas (firewalls) en los sistemas
informáticos de las compañías. De igual manera, las empresas deben asegurarse
de que su software de seguridad esté activo y reciba actualizaciones
periódicas.
En el caso de los sistemas automatizados y equipos de
cómputo, se deben utilizar cuentas individuales que exijan un cambio
periódico de la contraseña. Con el fin de proteger la confidencialidad,
integridad y disposición de la información, la empresa de mensajería y
paquetería debe tener políticas, procedimientos y normas de tecnología de
informática establecidas que se deben comunicar mediante un programa de
capacitación para todos los empleados que manejan equipos de cómputo y
sistemas, que incluya temas para prevenir ataques a través de la ingeniería
social y todas aquellas amenazas a los que están expuestos (malware, baiting,
phishing, etcétera). Las empresas que permiten a sus empleados conectarse de
forma remota a una red, deben emplear tecnologías seguras, como redes
privadas virtuales (VPN), para permitir que los empleados accedan a la
intranet de la empresa de forma segura cuando se encuentran fuera de la
oficina, así como procedimientos diseñados para evitar el acceso remoto de
usuarios no autorizados.
Por lo anterior, deben existir procedimientos escritos
e infraestructura para proteger a la empresa contra pérdidas de información,
esto incluye el procedimiento para la recuperación (o reemplazo)
de los sistemas y/o datos de Tecnología de la Información, así como un
sistema o software establecido para identificar el abuso de los sistemas de
tecnología de la información y detectar el acceso inapropiado y/o la
manipulación indebida o alteración de los datos comerciales y del negocio,
así como un procedimiento escrito para la aplicación de medidas
disciplinarias apropiadas a todos los infractores. El acceso a los
sistemas de Tecnología de la Información debe protegerse contra la
infiltración mediante el uso de contraseñas seguras, que incluyan frases u
otras formas de autenticación. Los usuarios de dichos sistemas de Tecnologías
de la Información, deben salvaguardar y no compartir sus claves de accesos o
contraseñas. Toda la infraestructura de Tecnología de la Información debe
estar protegida físicamente contra el acceso no autorizado.
Si se produce una filtración de datos u otro evento
inesperado que derive en la pérdida de datos y/o equipos, los procedimientos
deben incluir la recuperación o reemplazo de los sistemas y/o datos de
Tecnologías de la Información.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el
procedimiento para la recuperación o reemplazo de los sistemas y/o datos de
Tecnologías de la Información, que incluya cómo respalda y garantiza la
seguridad de respalda y garantiza la seguridad de su información, además de
protegerla de posibles pérdidas. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar la frecuencia
con que se llevan a cabo las copias de respaldo.
II. Quién tiene acceso a las
mismas, y quién autoriza la recuperación de la información.
III. Indicar qué tipo de pruebas
realiza y cada cuándo, para verificar la seguridad de la red, los sistemas y
la infraestructura.
IV. Mencionar si para realizar este
tipo de pruebas o escaneos de vulnerabilidad, lo hace a través de un
software, un tercero o proveedor y, en su caso indique el nombre o razón
social.
V. En caso de encontrar
vulnerabilidades, describa las acciones correctivas que deben implementarse.
VI. Indicar si comparte información
sobre las amenazas a la seguridad cibernética con sus socios comerciales que
participan dentro de su cadena de suministro (por ejemplo: comunicados,
boletines, correos electrónicos, etcétera).
VII. Los sistemas deben estar
protegidos bajo contraseñas y con frecuencia deben ser modificadas por lo
anterior indique el procedimiento para cambiarlas.
VIII. Señalar si existen políticas de
seguridad de la información para su protección.
IX. Debe
existir un sistema o software para detectar, identificar el abuso, intrusión
o acceso de personas no autorizadas a sus sistemas y/o datos de
tecnologías de la información, así como el abuso de las políticas y
procedimientos establecidos por la empresa, incluido el acceso indebido a
sistemas internos, sitios web externos y la manipulación o alteración de
datos comerciales por parte de empleados o contratistas.
X. Todos los infractores deben estar
sujetos a la aplicación de medidas disciplinarias, por lo anterior, indique
las políticas correctivas y/o sanciones en caso de la detección de alguna
violación a los sistemas y políticas de seguridad de Tecnología de la Información.
Describir las medidas
de seguridad que utiliza para permitir a sus empleados conectarse de forma
remota a una red (VPN), para permitir que los empleados accedan a la intranet
de la empresa de forma remota cuando se encuentran fuera de la oficina.
En caso de permitir
que los empleados usen dispositivos personales para realizar el trabajo de la
empresa, dichos dispositivos deben cumplir con las políticas y procedimientos
de seguridad cibernética de la empresa, las actualizaciones de seguridad
deben ser periódicas y un contar con método para acceder de forma segura a la
red de la empresa.
Señalar si los socios
comerciales tienen acceso a los sistemas informáticos de la empresa. En su
caso, indique que programas y como aseguran el control de acceso a los
mismos.
Indicar si el equipo de cómputo cuenta con un sistema de respaldo de
suministro eléctrico que permita la continuidad del negocio.
Los procedimientos
referentes al respaldo de la información de la empresa de mensajería y
paquetería también deberán incluir:
I. Cómo y por cuánto tiempo se
almacenan los datos (los datos deberían respaldarse una vez a la semana o
según corresponda).
II. Plan de continuidad del negocio en caso de incidente y de
cómo recuperar la información.
III. Frecuencia y localización de las copias de seguridad y de la
información archivada.
IV. Si las copias de seguridad se almacenan en sitios
alternativos a las instalaciones donde se encuentra el centro de proceso de
datos.
V. Pruebas de la validez de la recuperación de los datos a
partir de copias de seguridad.
Los procedimientos referentes a la protección de la
información de la empresa de mensajería y paquetería también deberán incluir:
I. Una política actualizada y documentada de protección de
los sistemas informáticos de accesos no autorizados y destrucción deliberada
o pérdida de la información. Todos los datos sensibles y
confidenciales deben almacenarse en un formato cifrado o encriptado.
II. Detallar si opera con sistemas múltiples (sedes/sitios) y
cómo se controlan dichos sistemas.
III. Quién es responsable de la protección del sistema
informático (la responsabilidad no debería estar limitada a una persona sino
a varias de forma que cada uno pueda controlar las acciones del resto).
IV. El acceso de cada usuario debe asignarse a través de cuentas
individuales y estar restringido según la descripción del trabajo o las
tareas asignadas. Por lo anterior, describa como se conceden autorizaciones
de acceso y nivel de acceso a los sistemas informáticos (el acceso a la
información sensible debe estar limitado al personal autorizado a realizar
modificaciones y uso de la información). El acceso autorizado debe
monitorearse por parte del área responsable de concederlo, para verificar o
en su caso reportar que el acceso a los sistemas confidenciales se basa en
los requisitos del trabajo.
V. Indicar los
elementos o formato que deben tener las contraseñas para el acceso a sistemas
de Tecnologías de la Información y equipos de cómputo, frecuencia de cambios,
si existen otros métodos de autenticación y quién o qué área proporciona esas
contraseñas.
VI. Indicar nombre
del cortafuego “firewall” y anti-virus utilizados incluir lo relacionado al
licenciamiento), debiendo evidenciar que este software de seguridad está
activo y recibe actualizaciones periódicas.
Por lo anterior, las políticas y
procedimientos de ciberseguridad deberían incluir medidas para prevenir el
uso de productos tecnológicos falsificados o con licencias incorrectas
(software y hardware).
Todos los equipos de cómputo, medios
electrónicos (discos duros, teléfonos celulares, etcétera) y hardware
de Tecnologías de la información que contengan información
confidencial relacionada con el proceso de importación y exportación, deben
contabilizarse mediante inventarios periódicos y contar con dicha evidencia.
Cuando estos equipos tecnológicos se tengan que desechar, debe existir un
procedimiento documentado que incluya como se deben formatearse,
desinfectarse o destruirse adecuadamente para evitar fuga de información.
VII. En caso de baja
de personal, el acceso equipos de cómputo, telecomunicaciones y red debe
eliminarse al momento de la separación del empleado, esto incluye cuentas de
correo electrónico, cuentas de accesos a sistemas, software, programas,
etcétera.
VIII. Medidas
previstas para tratar incidentes cuando el sistema se vea comprometido.
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10. Capacitación en seguridad y concientización.
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Debe contar con un programa documento de concientización
sobre amenazas diseñado y por el Comité de Seguridad para reconocer y crear
conciencia sobre las amenazas de terroristas y contrabandistas en cada punto
de la cadena de suministros. El programa de capacitación debe ser integral y
cubrir todos los requisitos de seguridad del Programa Operador Económico
Autorizado.
Los empleados administrativos y operativos deben que
conocer los procedimientos establecidos de la empresa de mensajería y
paquetería para considerar una situación de riesgo y saber cómo denunciarla.
Se debe brindar capacitación específica a los empleados que por sus funciones
se encuentran en contacto directo con las mercancías y/o los medios de
transporte, así como a los empleados que se encuentren en áreas críticas y/o
sensibles determinadas bajo su análisis de riesgo (áreas de seguridad, carga
y descarga; así como también a aquellos que reciben y abren mensajería y
paquetería, entre otros).
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10.1 Capacitación y concientización sobre
amenazas.
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La
empresa de mensajería y paquetería debe contar con un programa de
capacitación y concientización de las políticas de seguridad en la cadena de
suministros dirigido a todos sus empleados y, adicionalmente, poner a su
disposición material informativo respecto de los procedimientos establecidos
en la empresa para considerar una situación que amenace su seguridad y saber
cómo denunciarla.
De
igual forma, se debe ofrecer capacitación específica conforme a sus funciones
para ayudar a los empleados a mantener la integridad de la carga, realizar la
revisión de contenedores, remolques y/o semirremolques con fines agrícolas y
de seguridad, recepción y revisión de mensajería y paquetería, prevención de
operaciones con recursos de procedencia ilícita (lavado dinero,
financiamiento al terrorismo, etcétera), cómo reconocer y cómo reportar
conspiraciones internas, proteger los controles de acceso, así como
capacitación referente a contrabando, robo de mercancía, colocación de sellos
y candados de alta seguridad (método de inspección VVTT), prevención sobre
contaminación visible de plagas, etcétera. Estos temas deben establecerse
como parte de la inducción de nuevos empleados y mantener periódicamente
programas de actualización. La capacitación de actualización debe realizarse
periódicamente, después de un incidente de seguridad y cuando haya cambios en
los procedimientos de la empresa.
Aunado
a los programas de capacitación en seguridad, se debe incluir un programa de
concientización sobre consumo de alcohol y drogas. También, difundir y
capacitar al personal sobre las políticas, procedimientos y normas de
ciberseguridad de la empresa (robo, fuga, hackeo y/o secuestro de
información), incluyendo el acceso al equipo de cómputo y sistemas mediante
contraseñas o frases, el personal que opera y administra los sistemas de
tecnología de seguridad debe recibir capacitación relacionada a su operación
y mantenimiento, incluyendo autoformación a través de manuales operativos y
otros métodos. Estos temas deben establecerse como parte de la inducción de
nuevos empleados y mantener periódicamente programas de actualización.
Los
programas de capacitación deben fomentar la participación activa de los
empleados en los controles y mecanismos de seguridad, así como mantener
registros de todos los esfuerzos de capacitación que haya brindado la empresa
y la relación de quienes participaron en ellos (videos, fotografías, minutas,
listas de asistencia, intranet u otro sistema, material didáctico,
presentaciones en PowerPoint, folletos, etcétera). Los registros de
capacitación deben incluir la fecha de la capacitación, los nombres de los
asistentes, los temas impartidos, además de tener medidas para verificar que
la capacitación brindada cumplió con todos los objetivos de capacitación.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Debe
contar con un programa de capacitación en materia de seguridad y
prevención de incidentes seguridad en la cadena de suministros para
todos los empleados que laboren para la empresa (administrativos,
operativos, directos indirectos.
Explicar
brevemente en qué consiste, y asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Breve
descripción de los temas que se imparten en el programa.
II. En qué momento
se imparten (inducción, períodos específicos, derivado de auditorías,
incidentes de seguridad, etcétera).
III. Periodicidad
de las capacitaciones, así como las actualizaciones y reforzamiento.
IV. Indicar de qué
forma se documentan la participación en las capacitaciones de seguridad en la
cadena de suministros (videos, fotografías, minutas, listas de
asistencias, intranet u otro sistema, material didáctico, presentaciones en
PowerPoint, folletos, etcétera). Los registros deben incluir la fecha de la
capacitación, los nombres de los asistentes, los temas impartidos, además de
tener medidas para verificar que la capacitación brindada cumplió con todos
los objetivos de la misma.
V. Explicar cómo se
fomenta la participación de los empleados en cuestiones de seguridad.
La
capacitación para realizar la revisión los vehículos de carga, contenedores,
remolques y/o semirremolques con fines agrícolas y de seguridad debe incluir
los siguientes temas:
I. Signos de
compartimentos ocultos.
II. Contrabando
oculto en compartimentos naturales.
III. Señales de
contaminación por plagas.
IV. Procedimientos a
seguir si se encuentra algo durante una inspección del medio de transporte o
si ocurre un incidente de seguridad durante el tránsito.
V. La capacitación
sobre revisiones agrícolas debe abarcar las medidas de prevención de plagas,
los requisitos reglamentarios aplicables a los materiales de embalaje de
madera en concordancia con la Norma Internacional de Medidas Fitosanitarias
No.15 denominada “Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el
Comercio Internacional”, las cuales emanan de la Organización de las Naciones
Unidas para la Alimentación y la Agricultura y la identificación de la madera
infestada.
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10.2 Concientización a los
operadores de los medios de transporte.
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La empresa de mensajería y paquetería debe dar a
conocer a los operadores de los medios de transporte que utiliza para el
traslado de las mercancías que se originen o destinaran al comercio exterior,
las políticas de seguridad respecto de procedimientos de inspección agrícola
y de seguridad de medios de transporte de carga y descarga, manejo de
incidentes, cambio de candados en caso de inspección por otras autoridades,
entre otros, que se tengan implementados. Los operadores y el personal que
realiza inspecciones agrícolas y de seguridad de medios de transporte, deben
estar capacitados para inspeccionar los vehículos de carga con dichos fines.
En el caso de que el servicio de transporte sea
proporcionado por un socio comercial, deberá asegurarse de que los operadores
conozcan todas las políticas de seguridad y procedimientos establecidos.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el programa de difusión en materia de
seguridad en la cadena de suministros enfocada a los operadores de los medios
de transporte y asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Indicar cómo se lleva a cabo esta difusión.
II. Señalar los temas que se cubren.
III. En caso de utilizar los servicios de un socio comercial para
el traslado de sus mercancías, indique de qué manera se informa a los
operadores las políticas de seguridad y procedimientos de la empresa.
IV. Indicar de qué forma se documenta la
participación en las capacitaciones de seguridad en la cadena de suministros
de los operadores de los medios de transporte (videos, listas de asistencia,
folletos, etcétera).
Los temas que deberán incluir, de manera enunciativa
mas no limitativa, son:
I. Políticas de acceso y seguridad en las instalaciones.
II. Entrega-recepción de mercancía (que incluya envíos de carga
sospechosos).
III. Confidencialidad de la información de la carga.
IV. Instrucciones de traslado.
V. Reportes de accidentes y emergencias.
VI. Instrucciones para la colocación de candados y/o sellos de
alta seguridad en caso de la inspección por otras autoridades, así
como el control y uso de sellos y candados de alta seguridad en tránsito
(colocación de uno nuevo, revisión después de alguna parada autorizada,
etcétera).
VII. Instalación y prueba de alarmas de seguridad y de rastreo de
unidades, cuando aplique.
VIII. Identificación de los formatos autorizados y documentos que
utilizará.
IX. Signos de compartimentos ocultos.
X. Contrabando oculto en compartimentos naturales.
XI. Señales de contaminación por plagas.
XII. Procedimientos a seguir si se encuentra algo durante una inspección
del medio de transporte o si ocurre un incidente de seguridad durante el
tránsito.
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11.
Manejo e investigación de incidentes.
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Deben existir procedimientos documentados para reportar e
investigar incidentes de seguridad en la cadena de suministros, las acciones
a tomar para evitar su recurrencia, así como notificarse al personal de
seguridad, socios comerciales que pueden ser parte de la cadena de suministro
afectada, especialista de seguridad o contacto del Programa Operador
Económico Autorizado y demás autoridades competentes. Los procedimientos de
reporte e investigación deben incluir la información de contacto o directorio
actualizado que enumere los nombres y números de teléfono del personal que
requiere notificación. La investigación y análisis de incidentes deberá estar
documentada (expediente físico y/o electrónico) así como acciones correctivas
para evitar que vuelvan a ocurrir, mismas que deben implementarse lo más
pronto posible.
En
el caso de que la empresa mensajería y paquetería identifique que alguno de
sus embarques de comercio exterior, se encuentra involucrado en alguna
situación que ponga en riesgo la seguridad de la cadena de suministro, debido
a la sospecha de algún socio comercial o persona, deberá de informar al
personal de seguridad, socios comerciales que puedan ser parte de la cadena
de suministros afectada, especialista de seguridad o contacto del Programa
Operador Económico Autorizado, así como a la autoridad competente y, de ser
posible, antes del cruce fronterizo, salida o despacho (importación y
exportación). Los procedimientos deben incluir los pasos a seguir si se
descubre que un sello está alterado, manipulado o hay un número de sello
incorrecto en la documentación, los protocolos de comunicación a los socios
comerciales involucrados en la cadena de suministros y la investigación del
incidente. Todos los procedimientos anteriormente señalados deben revisarse
periódicamente o mínimo una vez al año para garantizar que la información de
contacto y los protocolos de actuación sean correctos.
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11.1 Reporte de anomalías y/o actividades
sospechosas.
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En
caso de detección de anomalías y/o actividades sospechosas relacionadas con
la seguridad de la cadena de suministros y de conformidad con sus procesos
logísticos, (relacionadas al control de accesos, entrega, recepción y
almacenamiento de mercancía, inspecciones de seguridad de los vehículos de
carga y operadores de transporte, etcétera), estas deben notificarse al
personal de seguridad, socios comerciales que pueden ser parte de la cadena
de suministro afectada, especialista de seguridad o contacto del Programa
Operador Económico Autorizado y las demás autoridades competentes, llevando
un registro de dichas anomalías y/o actividades inusuales.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para denunciar o reportar anomalías y/o actividades
sospechosas, así como los mecanismos para informar de forma anónima los
problemas relacionados con la seguridad, asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Quién es el responsable de reportar los incidentes.
II. Detallar cómo determina e identifica con qué autoridad
comunicarse en distintos supuestos o presunción de actividades sospechosas.
III. Mencionar si lleva un registro de reporte de
estas actividades y/o sospechas y describa brevemente en que
consiste.
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11.2 Investigación y análisis.
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Deben
existir procedimientos escritos para denunciar o reportar anomalías y/o
actividades sospechosas, así como para el análisis e investigación de
incidentes de seguridad en la cadena de suministros para determinar su causa,
así como acciones correctivas para evitar que vuelvan a ocurrir mismas que
deben implementarse lo más pronto posible. La información derivada de esta
investigación deberá documentarse y estar disponible en todo momento para las
autoridades que así lo requieran.
Esta
información deberá incluir la documentación generada para llevar a cabo la
operación de comercio exterior de las mercancías afectadas que permitirá
identificar cada uno de los procesos por los que atravesó la mercancía, hasta
el punto en que se detectó la incidencia y que permita reconocer la
vulnerabilidad de la cadena.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento documentado para iniciar una investigación en caso de ocurrir
algún incidente, y asegúrese de incluir lo siguiente:
I. Responsable de llevar a cabo la
investigación.
II. Documentación que integra el expediente de la investigación del incidente de
seguridad.
Los documentos a
incluir en el expediente derivado de la investigación, de manera enunciativa
mas no limitativa, podrán ser:
I. Información general del
embarque, orden de servicio.
II. Solicitud de transporte;
confirmación de medio de transporte; identificación del operador de
transporte (registros de acceso, salida, registro de las inspecciones de
seguridad, etcétera).
III. Formatos de Inspección de
medios de transporte; órdenes de salida; registros de recolección, entrega y
recepción de mercancía de comercio exterior.
IV. Videograbaciones del sistema de
circuito cerrado de televisión y video vigilancia.
V. Documentación generada para el
transportista, (lista de embarque, carta porte, hoja de
instrucciones).
VI. Documentación generada para
socios comerciales (orden de servicio, descripción de mercancías, proformas,
CFDI o documentos equivalentes, etcétera).
VII. Documentación generada por socios
comerciales y autoridades aduaneras.
VIII. Reporte de seguimiento y
monitoreo de la unidad (rastreo del GPS).
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Perfil del Recinto Fiscalizado
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Acuse de Recibo
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Primera
Vez: £
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Renovación:
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£
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Adición:
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£
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Modificación:
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£
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Los
datos que proporcione sustituirán los que proporcionó cuando solicitó su
autorización.
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Información General
El
objetivo de este Perfil es asegurar que los recintos fiscalizados, cuenten
con prácticas y procesos de seguridad implementados en sus instalaciones,
enfocados a fortalecer la cadena de suministro y a mitigar el riesgo de
contaminación de los embarques con productos ilícitos.
Los
recintos fiscalizados interesadas en obtener la autorización a que se refiere
la regla 7.1.5., deberán demostrar que cuentan con procesos documentados y
verificables; así mismo, deberán integrar los criterios exigidos en el
presente documento de acuerdo al modelo o diseño empresarial que tengan
establecido, buscando durante la implementación de los estándares en materia
de seguridad, la aplicación de una cultura de análisis de riesgos soportada
en la toma de decisiones acorde a los valores, la misión, visión, los códigos
de ética y conducta de la propia empresa.
Lo
establecido en este Perfil, se deberá acreditar con independencia de los
requisitos y disposiciones establecidas para el control, vigilancia, vías de
acceso, infraestructura, equipamiento y de seguridad de las mercancías de
comercio exterior establecidos por la ANAM, para otorgar la autorización de
Recinto Fiscalizado, y podrá comprobar su cumplimiento con aquello que sea
coincidente con lo establecido en el presente Perfil.
Instrucciones de llenado:
I. Deberá llenar
un “Perfil del Recinto Fiscalizado” por cada una de las instalaciones que
cuenten con concesión o autorización como recinto fiscalizado. El número de Perfiles presentados deberá coincidir
con las instalaciones que cuenten con concesión o autorización para prestar
los servicios de manejo, almacenaje y custodia de mercancías de comercio
exterior de conformidad con los artículos 14 y 14-A de la Ley, manifestadas
en su solicitud de inscripción como socio comercial certificado bajo la
modalidad de recinto fiscalizado, así como indicar todos los domicilios
registrados ante el RFC.
II. En cada
sub-estándar, el recinto fiscalizado deberá detallar como cumple o excede con
lo establecido en cada uno de los numerales conforme a lo que se indica.
III. El formato de
este documento, se encuentra dividido en dos secciones, como se detalla a
continuación:
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1. Estándar.
Descripción
del estándar
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1.1 Sub-estándar.
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|
Descripción
del sub-estándar
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Respuesta.
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Notas Explicativas
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Describa
y/o anexe…
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IV. Indicar cómo
cumple con lo establecido en cada uno de los sub-estándares, por lo que
deberá anexar los procedimientos en idioma español que, en su caso, se
requieran, o brindar una explicación detallada de lo solicitado en el campo
de “Respuesta”.
El apartado referente a las “Notas
Explicativas”, pretende ser utilizado como una guía respecto a los puntos
que se deben incluir en la “Respuesta” o en los procedimientos anexos, según sea el caso, de cada sub-estándar, señalando de manera
indicativa aquellos puntos que no deben excluirse de su respuesta.
V. Una vez contestado este “Perfil del Recinto
Fiscalizado”, deberá anexarlo a la Solicitud de inscripción en el registro de
Socio Comercial Certificado a que se refiere el primer párrafo de la regla
7.1.5., fracción V, inciso b).
Para efectos de verificar lo manifestado
en el párrafo anterior, el SAT a través de la AGACE, podrá realizar una
inspección a la instalación aquí señalada, con el exclusivo propósito de verificar lo señalado en este documento.
VI. Cualquier “Perfil del Recinto Fiscalizado”
incompleto no será procesado.
VII. Cualquier pregunta relativa a la Solicitud de
inscripción y el “Perfil del Recinto Fiscalizado” dirigirla a los contactos
que aparecen en el Portal del SAT.
VIII. En el caso de
ser autorizado como Socio Comercial Certificado, este formato deberá
mantenerse actualizado y dar aviso cuando las circunstancias por las cuales se les otorgó el registro hayan variado y
derivado de estas se requieran cambios o modificaciones en la información
vertida y proporcionada en este “Perfil del Recinto Fiscalizado” a la
autoridad de conformidad con lo establecido en la regla 7.2.1., cuarto párrafo, fracciones I, II y VII.
IX. Cuando derivado
de la visita de inspección resulten incumplimientos relacionados con los
estándares mínimos en materia de seguridad, la solicitante podrá subsanarlos
antes de la emisión de la resolución establecida en la regla 7.1.6., para lo
cual tendrá un plazo máximo de tres meses contados a partir de la
notificación de los incumplimientos señalados.
Datos de la instalación
Se
deberá llenar un “Perfil del Recinto Fiscalizado” por cada una de las
instalaciones que pertenezcan y operen bajo la concesión o autorización de
recinto fiscalizado y que presten los servicios de manejo, almacenaje
y custodia de mercancías de comercio exterior.
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Información
de la Instalación
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Número de “Perfil del Recinto Fiscalizado”:
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de
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Clave en el RFC
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Nombre y/o Razón social:
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Nombre y/o Denominación
de la Instalación
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Tipo de Instalación
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Calle
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Número y/o letra
exterior
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Número y/o letra
interior
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Colonia
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Código Postal
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Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
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Antigüedad de la instalación (años de operación):
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Actividad que se
realizan en la instalación:
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Productos preponderantes que manejan en el recinto fiscalizado:
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(Según sea el caso)
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No. de embarques promedio mensual (EXP):
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No. de embarques promedio mensual (IMP):
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Número de empleados total de esta instalación:
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Superficie de la
Instalación (M2):
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Certificaciones
en programas de seguridad: (indicar si esta instalación cuenta con una
certificación por alguno de los siguientes programas)
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CTPAT.
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Si
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¨
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No
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¨
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Nivel: Pre-Aplicante: ¨
|
Aplicante: ¨
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Certificado: ¨
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Certificado/ Validado: ¨
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CTPAT. Account number
(8 dígitos):
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Fecha de última visita
en esta instalación:
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Operador Económico
Autorizado de otros países (OEA)
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Si
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¨
|
No
|
¨
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Programa:
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Registro:
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Otros Programas de
Seguridad en la Cadena de Suministros
|
Si
|
¨
|
No
|
¨
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Programa:
|
|
Registro:
|
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Certificaciones: (indicar si cuenta con
certificaciones que considere que impactan en el proceso de su cadena de
suministros, por ejemplo: ISO 9000; Procesos Logísticos Confiables, entre
otros)
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Nombre:
|
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
|
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Categoría:
|
|
Vigencia:
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|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
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1. Planeación de la seguridad en la cadena de
suministros.
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El recinto fiscalizado debe elaborar políticas y
procedimientos documentados para llevar a cabo un análisis que le permita la
identificación de riesgos y debilidades en su cadena de suministros con el
objetivo de que implemente estrategias que ayuden a mitigar el riesgo
en el recinto fiscalizado.
Asimismo, para construir un programa sólido de seguridad
de la cadena de suministro, el recinto fiscalizado debe de contar con un
Comité de Seguridad que incorpore representantes de todos los departamentos
relevantes, formando un equipo multifuncional que identifique áreas de
oportunidad y proponga acciones de mejora continua a lo largo de la cadena de
suministro e instalaciones del recinto.
De igual manera, la empresa debe tener designados puntos
de contacto para el Programa Operador Económico Autorizado, dicho personal
debe involucrarse, conocer los requisitos del programa, pertenecer al recinto
fiscalizado y acreditar su relación con el mismo, así como responder a su
especialista en seguridad de la cadena de suministro.
Si derivado del análisis de riesgo, surgen nuevas medidas
de seguridad para incorporarse dentro del recinto fiscalizado, estas deben
incluirse en los procedimientos existentes del recinto y, en su caso,
elaborar procedimientos nuevos, lo que crea una estructura más sostenible y
enfatiza que la seguridad de la cadena de suministro es responsabilidad de
todos.
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1.1 Análisis de riesgo.
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El
recinto fiscalizado debe establecer medidas para identificar, analizar y
mitigar los riesgos de seguridad que podrían derivar en alteraciones de
mercancía de comercio exterior durante su manejo, guardia y custodia en su
cadena de suministro y sus instalaciones, debe desarrollar un proceso por
escrito para determinar riesgos con base en el modelo de su organización
(ejemplo: tipo de mercancía, volumen, clientes, rutas, fuga de información,
amenazas potenciales, etcétera), de modo que le permita implementar y
mantener medidas de seguridad apropiadas. Conforme a lo anterior, la empresa
también debe tener un proceso escrito basado en su análisis de riesgo para
seleccionar nuevos socios comerciales y monitorear a los socios con los que
ya se encuentra trabajando.
Este
procedimiento deberá actualizarse por lo menos una vez al año, de manera que
permita identificar de forma permanente nuevas amenazas o riesgos que se
consideren en la operación y en la cadena de suministros, por el resultado de
algún incidente o que se originen por cambios en las condiciones iniciales,
así como para identificar que las políticas, procedimientos, mecanismos de
control y de seguridad se estén cumpliendo. Es importante señalar, que el
Comité de Seguridad del recinto fiscalizado debe de participar en la
elaboración y actualización del análisis de riesgo y el mantenimiento del
Programa Operador Económico Autorizado.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Indicar
cuáles son las fuentes de información utilizadas para calificar riesgos
durante la fase de análisis.
Anexar
la matriz de riesgos, así como el procedimiento documentado para identificar
riesgos en la cadena de suministro y las instalaciones, del recinto, el cual
debe contemplar el proceso de apreciación y gestión del riesgo, del recinto,
debiendo incluir los siguientes puntos:
I. Señalar la periodicidad con la que revisa y
en su caso actualiza el procedimiento y su matriz de riesgos.
II. Indicar qué aspectos y/o áreas del recinto se
incorporan al análisis de riesgo.
III. Describir que metodología
usa para determinar un análisis de riesgo.
IV. Mencionar quienes son los responsables de actualizar el
análisis de riesgo del recinto.
Asimismo,
el procedimiento documentado para identificar riesgos en la cadena de
suministro y sus instalaciones, deberá contemplar el proceso de apreciación y
gestión del riesgo, e incluir los siguientes aspectos:
I. Establecimiento de un contexto (cultural, político, legal, económico,
geográfico, social, etcétera).
II. Indicar los riesgos identificados
en la instalación y en su cadena de suministros o logística.
III. Análisis de riesgo las causas,
consecuencias, probabilidades y controles existentes para determinar el nivel
de riesgo como “alto”, “medio” y “bajo”.
IV. Evaluación del riesgo (toma de decisiones para determinar los riesgos
a tratar y prioridad para implementar el tratamiento).
V. Tratamiento del riesgo (aplicación de alternativas para cambiar la
probabilidad de que los riesgos ocurran).
Seguimiento y
revisión del riesgo (monitoreo de los resultados del análisis de riesgo y
verificación de la eficacia de su tratamiento).
I. Indicar periodo de revisión y/o
actualización de los resultados del análisis de riesgos.
Se sugiere utilizar
las técnicas de Administración, gestión y evaluación de riesgos de acuerdo a
las normas internacionales ISO 31000, ISO 31010 e ISO 28000 que de acuerdo a
su modelo de negocio, deba implementar.
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1.2 Políticas de seguridad.
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El
recinto fiscalizado debe contar con una política orientada a prevenir,
asegurar y reconocer amenazas en la seguridad de la cadena de suministro e
instalaciones del recinto como lo son el tráfico de drogas, lavado de dinero,
tráfico de armas, contrabando de personas, mercancías prohibidas y actos de
terrorismo. Dichas políticas deben estar reflejadas en los procedimientos y/o
manuales correspondientes.
Para
promover una cultura de seguridad los recintos fiscalizados deben demostrar
su compromiso con la seguridad de la cadena de suministro y el Programa
Operador Económico Autorizado a través de una declaración que resalte la
importancia de proteger el flujo del comercio nacional e internacional de
actividades delictivas, establecida por medio de la política de seguridad.
Los
altos funcionarios o directivos del recinto fiscalizado que deben respaldar y
firmar la política de seguridad pueden incluir al presidente del recinto, al
director ejecutivo, al gerente general, al director de seguridad o personal
con cargo homólogo con facultad para tomar decisiones.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Enunciar
la política de seguridad orientada a prevenir, asegurar y reconocer
amenazas en la cadena de suministros e instalaciones del recinto fiscalizado,
indicar quien es el responsable de su revisión, firma y difusión hacia los
empleados, así como la periodicidad con la que se lleva a cabo su
actualización.
Dicha
política se debe comunicar a los empleados mediante un programa y/o campaña
de difusión.
La
política de seguridad debe estar firmada por un alto funcionario de la
compañía y estar exhibida en diversas áreas del recinto fiscalizado,
incluyendo el sitio web del recinto, carteles en áreas clave de la empresa
(recepción, embarques, recibos, almacén, etcétera), y como parte de la
capacitación inicial y de reforzamiento de la empresa.
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1.3 Auditorías internas en la
cadena de suministros.
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Además del monitoreo de rutina en control y seguridad,
es necesario programar y realizar auditorías por lo menos una vez al año,
bajo los lineamientos de un procedimiento documentado que permita evaluar
todos los procesos en materia de seguridad en la cadena de suministros y sus
instalaciones, de una manera más crítica y profunda, así como garantizar que
sus empleados sigan los procedimientos de seguridad del recinto.
Las auditorías deben ser realizadas por el Comité de
Seguridad del recinto, se debe establecer un procedimiento documentado, así
como un programa o calendario para su realización. Si bien es necesario que
las auditorías estén enfocadas en la seguridad de la cadena de suministro y
basadas en la evaluación, revisión y ejecución de los estándares mínimos en
materia de seguridad, su enfoque se debe ajustar al tamaño de la
organización, de riesgo, modelo de negocio y variaciones entre instalaciones.
Las auditorías pueden ser generales o centrarse en áreas o procesos
específicos conforme a su programa de trabajo.
El objetivo de una auditoría interna enfocada al
Programa Operador Económico Autorizado, es verificar y garantizar que los
empleados sigan los procedimientos de seguridad de la empresa. El proceso de
revisión no tiene que ser complejo, sin embargo, los formatos y registros que
se utilicen para la aplicación de dichas revisiones deben de evidenciar que
se validó la aplicación y ejecución de los procesos evaluados, además del
seguimiento correspondiente de las observaciones identificadas.
La alta gerencia debe revisar los resultados de las
auditorías, analizar las causas y emprender acciones correctivas o
preventivas requeridas. El proceso de auditoría debe garantizar que se recoja
la información necesaria para permitir que la gerencia realice está
evaluación. La revisión debe estar documentada, además de que el Comité de
Seguridad del recinto fiscalizado deben proporcionar y registrar las
actualizaciones periódicas sobre el progreso o los resultados de cualquier
auditoría, ejercicio o validación.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el procedimiento documentado para
llevar a cabo una auditoría interna, enfocada en la seguridad en la cadena de
suministros, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar cómo el recinto lleva acabo la programación o
calendarización para realizar una auditoría interna, en materia de seguridad
en la cadena de suministros.
II. Indicar quienes participan en
ellas, y los registros que se generan, así como la periodicidad con la que se
llevan a cabo.
III. Indicar cómo es que la gerencia del recinto fiscalizado
verifica el resultado de las auditorias en materia de seguridad y cómo
realiza y/o implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora, además
del seguimiento y cierre de las mismas.
IV. Los formatos utilizados durante las auditorías internas deberán de
estar debidamente requisitados, y a través de ellos, evidenciar que los
procedimientos y medidas de seguridad se están poniendo en práctica.
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1.4 Planes de contingencia y/o emergencia
relacionados con la seguridad de la cadena de suministros.
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Debe
existir un plan de contingencia y/o emergencia documentado, dicho plan debe
de abordar la gestión de crisis, los planes de recuperación de la seguridad y
la reanudación del negocio, para asegurar la continuidad del negocio cuando
una situación afecte al desarrollo normal de las actividades y las
operaciones de comercio exterior en las instalaciones y durante el traslado,
manejo, guarda y custodia de mercancía de comercio exterior conforme a su
proceso logístico en la cadena de suministros. Una crisis o contingencia
puede incluir la interrupción del movimiento de datos comerciales debido a un
ataque cibernético, un incendio, el secuestro de un conductor de transporte
por personas armadas, una amenaza de bomba, la detección de paquetes
sospechosos, el corte de energía eléctrica, el robo y/o daño de mercancías,
amenazas o extorsiones, entre otros).
Dichos
planes deben ser comunicados al personal mediante capacitaciones periódicas,
así como realizar pruebas, ejercicios prácticos o y simulacros anuales de los
planes de contingencia y emergencia para constatar su efectividad, mismos de
los que deberá mantener un registro debidamente requisitado y firmado (por
ejemplo: reportes de resultados, minutas o informes, los cuales deberán ir
respaldados de videograbaciones, fotografías etcétera), que demuestren su
ejecución.
El
plan de contingencia y/o emergencia debe actualizarse según sea necesario, en
función de los cambios en las operaciones y el nivel de riesgo de la
organización.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el procedimiento o plan de contingencia y/o emergencia documentado, para
asegurar la continuidad del negocio en caso de una situación de
emergencia o de seguridad, que afecte el desarrollo normal de las actividades
comercio exterior del recinto fiscalizado.
Este
procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas no limitativa, lo
siguiente:
I. Qué
situaciones contempla. Describiendo el plan de acción y pasos que hay que
seguir en caso de crisis, así como las tareas que el personal tenga asignadas
durante el manejo de dichas contingencias.
II. Qué mecanismos
utiliza para garantizar que el plan de continuidad del negocio sea efectivo.
III. Contemplar la
programación y realización de pruebas, ejercicios prácticos y simulacros
anuales y cómo se documentan (por ejemplo: reportes de resultados, minutas o
informes, mismos que deberán ir acompañados de videograbaciones, fotografías,
etcétera, que demuestren su ejecución).
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2. Seguridad física.
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El recinto fiscalizado debe contar con mecanismos
establecidos y procesos documentados para impedir, detectar o disuadir la
entrada de personal no autorizado a las instalaciones. Todas las áreas
sensibles de la empresa, deben tener barreras físicas, elementos de control y
disuasión contra el acceso no autorizado.
Lo anterior podrá acreditarse mediante el cumplimiento de
las medidas de control, vigilancia, vías de acceso, infraestructura,
equipamiento y de seguridad del recinto fiscalizado y de las mercancías de
comercio exterior establecidos por la ANAM, siempre que dichas medidas sean
suficientes para acreditar lo establecido en el presente estándar.
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2.1 Instalaciones.
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Las
instalaciones deben estar construidas con materiales que puedan resistir
accesos no autorizados. Se deben realizar inspecciones periódicas
documentadas para mantener la integridad de las estructuras y en el caso de
haberse detectado una irregularidad, efectuar la reparación correspondiente y
lo antes posible por parte del personal designado para estas tareas.
Asimismo, se deben tener identificados plenamente los límites territoriales,
así como los diversos accesos, rutas internas y la ubicación de los edificios.
|
|
Respuesta:
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Notas Explicativas:
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|
Indicar
los materiales predominantes con los que se encuentra construida la
instalación (por ejemplo, de estructura de metal y paredes de lámina, paredes
de ladrillo, de madera, entre otros), y señale de qué forma se lleva a cabo
la revisión y mantenimiento de la integridad de las estructuras.
Indicar
el personal o área responsable para realizar las tareas de inspección,
mantenimiento y reparación de daños de las instalaciones.
Anexar
un plano de distribución o arquitectónico de conjunto, donde se puedan
identificar los límites de las instalaciones, rutas de acceso, salidas de
emergencia, flujo vial, la ubicación de los edificios, áreas críticas,
estacionamientos y colindancias.
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2.2 Accesos en puertas y casetas.
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Las
puertas de entrada o salida de personal y/o vehículos de las instalaciones de
la empresa deben ser atendidas, controladas, vigiladas y supervisadas. La
cantidad de puertas de acceso debe mantenerse al mínimo necesario. El acceso
a las áreas sensibles debe estar restringido según la descripción del trabajo
o las tareas asignadas.
|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indicar cuantas puertas y/o accesos existen en las
instalaciones, así como el horario de operación de cada una, e indique de qué
forma son monitoreadas (en caso de tener personal de vigilancia asignado,
indicar la cantidad).
Detallar si existen puertas y/o accesos bloqueados, o
permanentemente cerradas y su ubicación.
Describir cómo asegura que el acceso a las áreas
sensibles este restringido según la descripción del trabajo o las tareas
asignadas (incluya el tipo de registros y controles que utiliza).
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2.3 Bardas perimetrales.
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Las bardas perimetrales y/o barreras periféricas deben
instalarse para asegurar los perímetros de las instalaciones del recinto
fiscalizado, y de manera particular, las áreas de guarda, custodia y
almacenaje de mercancía, de comercio exterior, alto valor, peligrosa,
conforme a la normatividad aplicable, áreas con acceso restringido y otras
que determine conforme a su análisis de riesgo con el objeto de prevenir
ingresos no autorizados. Estas deben ser inspeccionadas regularmente y llevar
un registro de la revisión con la finalidad de asegurar su integridad y
prevenir o identificar daños, mismos que deben repararse lo antes posible por
parte del personal designado para estas tareas.
Las áreas de almacenaje, alto valor, peligrosas, y/o de
acceso restringido, deben estar claramente identificadas y monitoreadas para
prevenir ingresos no autorizados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir el tipo de barrera periférica y/o bardas con
las que cuenta la instalación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Especificar qué áreas segrega en la instalación por ser
consideradas críticas y/o sensibles.
II. Señalar las características de las mismas (material,
dimensiones, etcétera).
III. En caso de no contar con bardas, justificar detalladamente
la razón.
IV. Periodicidad con la que se verifica la integridad de las
bardas perimétricas, y los registros que se llevan a cabo, con la finalidad
de asegurar su integridad e identificar daños, mismos que deben repararse lo
antes posible.
V. Indicar el personal o área responsable para realizar las tareas de
inspección y reparación de daños.
Describir de qué manera se encuentra segregada la carga
destinada al extranjero, el material peligroso y la de alto valor; asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
I. Indicar cómo separa la mercancía nacional y la de comercio
exterior, y si está identificada de manera adicional (Por ejemplo: empaque
distinto; etiquetas; embalaje, entre otros).
II. Identificar y señalar las áreas de acceso restringido
(mercancías peligrosas, alto valor, confidenciales, etcétera).
El procedimiento para la inspección de las bardas
perimétricas podría incluir:
I. Personal responsable para llevar a cabo el proceso.
II. Cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo las inspecciones
de las cercas, bardas perimétricas y/o periféricas y los edificios.
III. Cómo se lleva el registro de la inspección.
IV. Quién es el responsable de verificar que las reparaciones y/o
modificaciones cumplan con las especificaciones técnicas y requisitos de
seguridad necesarias.
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2.4
Estacionamientos.
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El acceso a los
estacionamientos de las instalaciones debe ser controlado y monitoreado por
el personal de seguridad o designado para esta tarea. Se debe prohibir que
los vehículos privados (de empleados, visitantes, proveedores y contratistas,
entre otros) se estacionen dentro de las áreas de manejo y almacenaje de la
mercancía, así como en áreas adyacentes.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir el
procedimiento para el control y monitoreo de los estacionamientos, asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
I. Responsables de controlar y
monitorear el acceso a los estacionamientos.
II. Identificación de los
estacionamientos (especificar si el estacionamiento de visitantes, se
encuentra separado de las áreas de almacenaje y manejo de mercancía).
III. Cómo se lleva
el control de entrada y salida de vehículos a las instalaciones. Indicar los
registros que se realizan para el control del estacionamiento, los mecanismos
de control existentes (por ejemplo: tarjetones, tarjetas lectoras,
corbatines, etcétera), cómo se asignan y el área responsable de hacerlo.
IV. Políticas o
mecanismos para no permitir el ingreso de vehículos privados a las áreas de
almacenaje y manejo de mercancía.
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2.5 Control de llaves y dispositivos de
cerraduras.
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Las
ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores, de acuerdo a su análisis
de riesgo, deben asegurarse con dispositivos de cierre. La empresa debe
contar con un procedimiento documentado para el manejo y control de llaves
y/o dispositivos de cierre de las áreas interiores que se hayan considerado
como críticas. Asimismo, se debe llevar un registro y establecer
cartas responsivas firmadas por las personas que cuentan con llaves o accesos
autorizados conforme a su nivel de responsabilidad y labores dentro su área
de trabajo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar
el o los procedimientos documentados para el manejo, resguardo,
asignación, control y no devolución de llaves, en las instalaciones,
oficinas, interiores y áreas críticas y/o sensibles.
Asegurar
que dichos procedimientos incluyan los siguientes puntos:
I. Responsables
de administrar y controlar la seguridad de las llaves.
II. Registro de
control para el préstamo de llaves.
III. Indicar el
tratamiento de pérdida o no devolución de llaves.
IV. Señalar si
existen áreas en las que se acceda con dispositivos electrónicos y/o algún
otro mecanismo de acceso.
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2.6 Alumbrado.
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El
alumbrado dentro y fuera de las instalaciones debe permitir una clara
identificación de personas, material y/o equipo que ahí se encuentre,
incluyendo las siguientes áreas: entradas y salidas, áreas de manejo, carga,
descarga y almacenaje de la mercancía, bardas perimetrales y/o periféricas,
cercas interiores y áreas de estacionamiento, debiendo contar con un sistema
de emergencia y/o respaldo en las áreas sensibles.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para la operación y mantenimiento del sistema de
iluminación. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Señalar qué
áreas se encuentran iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo
(indique si cuenta con una planta de poder auxiliar).
II. De qué manera
se cerciora que el sistema de iluminación sea el apropiado en cada una de las
áreas del recinto fiscalizado, así como que tenga continuidad ante la falta
de suministro en cada una de las áreas de la instalación y con especial
énfasis de las áreas consideradas como críticas y/o sensibles, de manera que
permita una clara identificación del personal, material y/o equipo que
abarca.
III. Responsable
del control y mantenimiento de los sistemas de iluminación.
IV. Programa de
mantenimiento y revisión (en caso de coincidir con otro proceso, indicarlo).
El
procedimiento podrá incluir:
I. Cómo se
controla el sistema de iluminación.
II. Horarios de
funcionamiento.
III. Identificación
de áreas con iluminación permanente.
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2.7 Aparatos de comunicación.
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El
recinto fiscalizado debe contar con aparatos y/o sistemas de comunicación con
la finalidad de contactar de forma inmediata al personal de seguridad y/o con
las autoridades de emergencia y seguridad que se requieran. Adicionalmente,
debe contar con un sistema de respaldo y verificar su buen funcionamiento de
manera periódica.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento que el personal debe realizar para contactar al personal de
seguridad de la empresa o en su caso, de la autoridad correspondiente en caso
de algún incidente de seguridad.
Indicar
si el personal operativo y administrativo cuenta o dispone de aparatos
(teléfonos fijos, móviles, botones de alerta y/o emergencia) para comunicarse
con el personal de seguridad y/o con quien corresponda (estos deberán estar
accesibles a los usuarios, para poder tener una pronta reacción).
Indicar
qué aparatos de comunicación utiliza el personal de seguridad en la empresa
(teléfonos fijos, celulares, radios, sistema de alarma, etcétera).
Describir
el procedimiento para el control y mantenimiento de los aparatos de
comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Políticas de asignación de aparatos de comunicación móvil.
II. Programa de mantenimiento o reemplazo de aparatos de
comunicación fija y móvil.
III. Indicar si cuenta con aparatos de comunicación de respaldo,
cuando el sistema permanente fallara y, en su caso, detalle brevemente.
El
procedimiento podrá incluir:
I. Responsable del buen funcionamiento y mantenimiento de los
aparatos de comunicación.
II. Registro de verificación y mantenimiento de los aparatos.
III. Forma de asignación de los aparatos de comunicación.
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2.8 Sistemas de alarma y de circuito cerrado de
televisión y video vigilancia.
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Los
sistemas de alarmas y de circuito cerrado de televisión y video vigilancia y
las tecnologías de seguridad, se deben utilizar para vigilar,
notificar o disuadir accesos no autorizados y actividades prohibidas en las
instalaciones y demás áreas consideradas sensibles, notificar al área
correspondiente, además de utilizarse como herramienta de prueba en investigaciones
derivadas de algún incidente.
Estos
sistemas y tecnologías de seguridad, deben colocarse de acuerdo a un análisis
de riesgo previo y a la normatividad aplicable, de tal forma que permita una
clara identificación de las áreas que impliquen el manejo, almacenaje,
custodia, carga y descarga de mercancía de comercio exterior, inspecciones de
seguridad a los vehículos de carga, así como el acceso y salida de personal
autorizado, visitantes, proveedores, vehículos de pasajeros, y demás
áreas consideradas sensibles de forma permanente e ininterrumpida de
conformidad a su operación y a la coordinación establecida con la aduana, la
DGIA o la AGCTI, en su caso.
El
recinto fiscalizado debe contar con procedimientos documentados de operación
de los sistemas mencionados. Para el caso de los sistemas de alarma y de
circuito cerrado de televisión y video vigilancia, debe incluir la
supervisión del buen estado del equipo, la verificación de la correcta
posición de las cámaras, el mantenimiento para el respaldo de las grabaciones
al menos por sesenta días de conformidad con la regla 2.3.8 la continuidad en
el funcionamiento en caso de fallas de suministro eléctrico, así como los
responsables de su operación. Dichos sistemas deberán tener un acceso
restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Mencionar
el procedimiento documentado en el que indique el funcionamiento del sistema
central de alarmas externo o sensores, y en su caso, describa los siguientes
puntos:
I. Indicar si todas las puertas y ventanas tienen sensores de
alarma o sensores de movimiento.
II. Procedimiento a seguir en caso de activarse una alarma.
III. Indicar el personal o área responsable de dar mantenimiento, cómo se
reportan fallas y los registros que utilizan.
Describir
el procedimiento documentado para la operación de los sistemas de alarma y de
circuito cerrado de televisión y video vigilancia y las tecnologías de
seguridad (este debe revisarse y actualizarse anualmente y de acuerdo con el
análisis de riesgo o las circunstancias), asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
I. Indicar el número de cámaras de
seguridad de los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y
video vigilancia instaladas, y su ubicación por áreas, (detalle
si cubre los puntos de entrada y salida de las instalaciones, para cubrir el
movimiento de vehículos e individuos, así como el lugar de almacenajes de
mercancías de comercio exterior) y donde se lleva a cabo la inspección
señalada en el sub-estándar 7.2). Anexe un layout o mapa de distribución de
las cámaras de seguridad.
II. Señalar la ubicación de los sistemas de circuito cerrado de
televisión y video vigilancia y las tecnologías de seguridad, dónde se
localizan los monitores, quién los revisa, así como los horarios de
operación, y en su caso, si existen estaciones de monitoreo remoto. Toda la
infraestructura de tecnología de seguridad debe estar protegida físicamente
contra el acceso no autorizado.
III. Se deben realizar revisiones periódicas
y aleatorias de las grabaciones. Indique de qué forma las revisan (aleatoria,
cada semana, eventos especiales, áreas restringidas, etcétera), quién es el
personal designado y si la gerencia se involucra en las revisiones. Los
resultados de las revisiones deben documentarse para incluir acciones
correctivas para fines de auditoría.
IV. Indicar por cuánto tiempo se mantienen estas grabaciones
debiendo ser por lo menos 60 días.
V. Los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y
video vigilancia y las tecnologías de seguridad deben de contar con una
fuente de energía alternativa que permita que estos continúen funcionando en
caso de una pérdida inesperada de energía directa. Por lo anterior, indique
si los sistemas de alarma y de circuito cerrado de televisión y video
vigilancia y las tecnologías de seguridad se encuentran respaldadas
por una planta de poder eléctrica, o algún otro mecanismo para
suministrar energía eléctrica, que garanticen su funcionamiento. Estos
sistemas deberían de tener una función de alarma/notificación, que indique
una condición de falla en el funcionamiento y/ o grabación, señale si sus
sistemas tienen dicha función.
VI. Indicar si adicionalmente al sistema de circuito cerrado de
televisión y video vigilancia, utiliza algún otro tipo de tecnología para
robustecer las medidas de seguridad con las que ya cuenta.
VII. Describir el procedimiento que se ha implementado para probar e
inspeccionar de manera regular el sistema de circuito cerrado de televisión y
video vigilancia y las tecnologías de seguridad y asegurar su buen
funcionamiento. Los resultados de las inspecciones y las pruebas de
funcionamiento estén documentados, al igual que las acciones correctivas
necesarias (estas se deben implementar lo antes posible). Adicionalmente, que
los resultados documentados de estas inspecciones se mantengan durante un
tiempo suficiente para fines de auditoría.
VIII. Indicar si el proveedor de los sistemas de alarma y de circuito
cerrado de televisión y video vigilancia, tiene acceso a las cámaras de
seguridad, si es el encargado de realizar el monitoreo de las mismas, de qué
forma se controlan los accesos y quién es el responsable de dicho monitoreo.
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3. Controles de acceso físico.
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Los controles de acceso físico, son mecanismos o
procedimientos que previenen e impiden la entrada no autorizada a las
instalaciones, mantienen control del ingreso de los empleados y visitantes y
protegen los bienes de la empresa.
Los controles de acceso deben incluir la identificación
de todos los empleados, visitantes y proveedores en todos los puntos de
entrada. Así mismo, se deben mantener registros y evaluar permanentemente los
mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las instalaciones,
siendo la base para comenzar a integrar la seguridad como una de las
funciones primordiales dentro de cualquier empresa. La evaluación de lo
señalado en el presente sub-estándar, se realizará de acuerdo a las
disposiciones normativas aplicables al recinto fiscalizado.
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3.1 Personal de seguridad.
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El
recinto fiscalizado debe contar con personal de seguridad y
vigilancia. Este personal desempeña un rol importante en la protección física
de las instalaciones y de la mercancía durante su traslado y manejo dentro de
la empresa, así como para controlar el acceso de todas las personas al
inmueble.
El
personal de seguridad, deberá contar con un procedimiento documentado para
llevar a cabo sus funciones y tener pleno conocimiento de los mecanismos y
procedimientos en situaciones de emergencia, detección de personas no
autorizadas o cualquier incidente en la instalación. La gerencia debe
verificar periódicamente el cumplimiento de los procedimientos políticas y
funciones a través de auditorías internas con el objetivo de verificar su
correcta ejecución.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describir
el procedimiento documentado para la operación del personal de seguridad y
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
I. Indicar el
número de personal de seguridad que labora en la empresa.
II. Señalar los
cargos y/o funciones del personal y horarios de operación.
III. En caso de
contratarse un servicio externo, proporcionar los datos generales de la
empresa (clave en el RFC, Razón social, domicilio), y especificar número de
personal empleado, detalles de operación, registros, reportes, etcétera.
IV. En caso de
contar con personal armado, describa el procedimiento para el control y
resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los empleados.
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Debe
existir un sistema de identificación de empleados con fines de acceso a las
instalaciones. Los empleados sólo deben tener acceso a aquellas áreas que
necesiten para desempeñar sus funciones. La gerencia o el personal de
seguridad del recinto fiscalizado deben controlar adecuadamente la entrega y
devolución de insignias, gafetes y/o credenciales de identificación de
empleados, visitantes y proveedores. Se deben documentar los procedimientos
para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo,
llaves, tarjetas de proximidad, etcétera). El acceso a las áreas sensibles
debe estar restringido según la descripción del trabajo o las tareas
asignadas.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describir
el procedimiento para la identificación de los empleados y asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
I. Mecanismos de
identificación (gafete y/o credencial con foto, control de acceso,
biométricos, tarjetas de proximidad, etcétera).
II. Indicar si los
empleados utilizan uniformes, cómo son asignados (por puesto, área,
funciones, etcétera) y retirados (en su caso).
III. Indicar cómo
se identifica al personal contratado por un socio comercial, que labore
dentro de las instalaciones (contratistas, sub-contratados, servicios in
house, personal de empresas de manejo de mercancías, etcétera).
IV. Describir cómo la empresa entrega, cambia y retira las
identificaciones y controles de acceso del empleado y asegúrese de incluir
las áreas responsables de autorizarlas y administrar.
El
procedimiento también debe describir cómo la empresa entrega, cambia y retira
las identificaciones y controles de acceso del empleado y asegúrese de
incluir las áreas responsables de autorizarlas y administrarlas.
Indicar
cómo asegura que el acceso a las áreas sensibles este restringido según la
descripción del trabajo o las tareas asignadas (incluya el tipo de
registros y controles que utiliza).
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3.3
Identificación de visitantes y proveedores.
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Para tener acceso a
las instalaciones, los visitantes y proveedores deberán presentar
identificación oficial con fotografía con fines de documentación a su llegada
y se deberá llevar un registro. Todos los visitantes y proveedores deben
recibir una identificación temporal, estar acompañados por personal del
recinto durante su permanencia en las instalaciones y asegurarse que el
visitante/ proveedor porte siempre en un lugar visible la identificación
provisional proporcionada. Este procedimiento deberá estar documentado.
Para el caso de
proveedores y usuarios que laboren de manera regular en el recinto, la
empresa debe contar con un sistema de validación físico de gafetes de
identificación conforme lo establezca la aduana de su circunscripción
para conceder las autorizaciones de entrada y de salida en su caso.
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